档案全流程管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案全流程管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

    一、商业银行运用内审经验，开发计算机模型

    在该步骤主要运用的审计技术是审计重要性水平的测定（可结合PPS抽样）和审计分析程序。运用的计算机技术主要是计算机编程。该步骤依据“持续审计”的定义来确定“相关被审计事项发生”的情况。下面结合实例进行分析。

    1.重要性模型。设计该模型主要考虑内审人员对于行内开展的各项业务重要性水平的认定，重要性水平可以设定为必审项和审计项两类。第一类必审项重要性水平，比如内审人员认为单笔超过一千万元的集中采购项目为重要且必须要审计，那么“集中采购子模型”就可以设定一千万元为阈值，对于单笔集中采购项目标的超过一千万元的，就可以自动筛选出来，持续审计流程系统将生成“及时审计任务单”，分配任务后，由内审人员全程跟踪该集中采购项目，最后形成审计报告。第二类抽样审计项重要性水平，可以结合风险控制重要性水平进行设计，设计后由计算机辅助进行PPS抽样，确定具体的审计事项。比如“大额个贷重要性模型”的设计：风险控制要求，同一身份证号的客户发生的所有个人住房贷款、消费贷款、助业贷款等，单笔或累计超过50万元的，都需要两个专职贷款负责人审批，且在设计“大额个贷重要性模型”时可将阈值设定为50万元，该模型可以每周、每旬、每月运行一次，具体运行频次由持续审计计划决定，这样确定的贷款可能有很多笔，因此，在设计“大额个贷重要性模型”编程时，编入计算机辅助PPS抽样相关程序。

    2.审计经验模型。设计该类模型的总体思想是：将银行的案件、审计发现以及审计经验，转换为数据信息疑点，或者直接定位差错。例如，疑似假个贷模型——同质子模型的设计主要是运用Match函数。不同的借款人客户信息相同.如同一楼盘或汽车经销商，有多个不同借款客户为同一单位：多个客户的联系电话、个人贷款对账单地址、家庭月收入、本人月收入相同；同一楼盘或汽车经销商，三笔以上贷款连续拖欠期数相同：多名借款人是销售商或员工；多笔贷款（不同客户）还款来源于同一个人账户；多笔贷款（不同客户）发放后转入同一单位（非房地产公司、汽车经销商）或个人账户。上述都是反常情况，有可能是假个贷.而上述情况是内审人员审计出假个贷或者是假个贷案发之后所总结出的假个贷数据特征。该子模型的设计思路是：比对客户贷款信息，找出不同客户的相同信息，从而找出高度同质性贷款，即疑似假个贷。

    该类模型是分析程序在内审中通过计算机程序运行实现，分析程序概念不再描述，主要是要找到“反常”数据（疑点）。分析程序还可以实现差错的直接定位，比如“个人信贷资金流向投资市场模型”的设计思路：比对客户发放贷款账号与客户本人及其密切关系人的证券、基金账户，在贷款发放之后两账户的资金变化情况。该模型是信贷资金流向子模型，通过该模型，内审人员可以定位差错，比如发现客户A，发放贷款后10日内，将贷款全部转至客户A名下的证券账户。

    二、开发持续审计流程管理系统

    笔者认为持续审计流程管理系统应包括以下模块：计算机模型及管理、任务管理模块、电子审计工作底稿及报告模块、质量控制复核模块以及系统管理模块。将持续审计流程管理系统与各业务系统、核心账务处理系统进行对接，审计项目数据每日日结后，持续审计流程管理系统接收各业务系统、核心账务处理系统数据，运行计算机模型，生成审计任务，任务分派后审计人员在电子审计工作底稿及报告模块录入相关审计证据、审计工作及审计报告，完成审计工作后，电子流任务交至质量控制系统复核。系统管理模块主要是复杂系统的维护以及内审人员的权限配置。

    以“集中采购子模型”进行说明。计算机模型已开发出持续审计流程管理系统下的“计算机模型及管理模块”已加载了该模型，且持续审计流程管理系统与本行的“集中采购管理系统”已对接，每日接收集中采购管理系统的数据，运行“集中采购子模型”，发现有无单笔超过一千万元的集中采购项目。该项目的流程状态是“立项通过”，如果符合，则将相关信息形成审计任务，内审分派岗位登录该持续审计流程管理系统，在“任务管理模块”下的“待分派审计项目”中可以看到，并进行分派；相应的内审人员登录系统在“任务管理模块”下的“待办审计项目”中看到任务，接受该项任务，就可以在电子审计工作底稿及报告模块录入相关信息，完成之后按程序提交，任务将发送至内审质量控制部：质量控制工作人员登录该系统，在“质量控制复核模块”下的“待复核项目”中看到需复核的任务，并调阅审计工作底稿和审计报告：质量控制复核完成提交后，整个内审流程结束。

    开发持续审计流程管理系统运用的主要是流程管理理论，它通过计算机编程来实现审计业务的电子任务流程，其效果不仅使得内审的效率和质量有显著的提高，而且也方便考核内审人员的工作效率。

    三、内审人员按照持续审计任务开展常态化及时审计

    在这个环节，内审人员登录持续审计流程管理系统，在任务管理模块下的“侍办审计项目”中看到任务及其生成过程。与传统内审不同的是，持续审计可以实现常规化及时跟踪审计。如果商业银行将柜面会计凭证、个人贷款档案、公司类贷款档案等会计凭证及资料电子化，形成电子档案数据库，内审人员就可以做到足不出户进行审计。“待办审计项目”接受任务后，持续审计流程管理系统赋予内审人员临时权限，临时权限用于远程登录电子档案数据库，获取相关的资料。内审人员进行事后审计时，除非认为必须去业务经办所在地实地查证，否则可以不下现场，从而可提高审计效率。纸质资料电子化主要是扫描等影像技术的运用、计算机辅助开发程序支持数据库的建设以及查询等功能的实现。

篇2

山东省档案馆在山东省数字档案馆项目的建设中，以数字档案馆建设带动电子文件中心建设，探索出了一种电子文件中心紧密结合数字档案馆整体共建的建设模式：电子文件中心通过政务网与各机关档案室直接连接，汇集各个部门的电子文件；电子文件的管理以传统档案业务管理的成熟理论、技术、方法为指导，同时认真分析电子文件的特性，制定电子文件管理的相关标准，保证电子文件管理的科学，有序。电子文件到达进馆年限后移交到数字档案馆，成为电子档案，保证了电子文件、电子档案的延续性；电子文件中心与数字档案馆在流程、标准、技术、软件设计、硬件配置等方面相互衔接，相互匹配，两者紧密结合，整体共建。

标准先行，项目同步建设，走出了一条标准指导实践，实践完善标准的模式

标准化在信息化发展中具有举足轻重的作用。在具体实施山东省数字档案馆项目之前，山东省首先制定了《山东省档案目录数据采集规范》、《山东省数字档案馆建设规程》、《山东省数字档案室建设规程》、《山东省电子文件归档管理暂行办法》等地方标准和规定。为保证项目的科学性、规范性，又制定了《山东省档案馆管理系统功能和技术要求》，《山东省档案局网站管理办法》、《山东省电子公文元数据标准(草稿)》等省馆标准。这些标准为本项目的开展打下了坚实基础。在项目开展以后，为做好省市档案馆、档案馆室之间的互联工作，又制定了《基于Web Service技术档案数据互联互通接口标准(草稿)》。在利用标准指导实践的同时，也在实践中进一步完善了标准。

以科学发展观为指导。开发具有自主知识产权的关键技术，实现了自主创新、自主研发的可持续发展的开发模式

本项目的目标是建立一个将电子文件、档案业务工作流程和日常工作流程完全纳入的综合性管理系统，并结合电子政务发展的趋势，能够实现省市县档案馆之间和省直馆室之间的数据互联互通，是一个集电子文件管理系统、档案管理系统、办公自动化和网站管理系统于一体的综合管理系统。这一系统涉及面广，有许多领域的关键技术不为我们所掌握。如果完全购买公司的技术，那么日后系统的升级、维护将依赖提供该技术的公司，并且，公司服务到期后关键技术方面的支持将会成为非常严重的问题，同时，在档案数据的维护方面也存在安全性问题。为解决上述问题，山东省档案局技术处和济南泽信达科技有限公司(原山东省档案科学技术研究所)以科学发展观为指导，集中力量，群策群力，对关键技术进行了科技攻关。通过工作人员的不懈努力，最终研制出了具有自主知识产权的ZXRS搜索引擎技术，在关键技术方面做出了创新。同肘，又采用了数据传输过程中的加密技术、省市(馆室)档案数据的互联互通技术两种新技术，在应用方面也做出了创新。通过两个创新――技术创新和应用创新，解决了在关键技术方面对公司的依赖性。系统完全自主开发，开发过程中系统研发人员与业务人员及时、充分的沟通，大大有利于系统的实施，开发出的系统完全符合档案业务需求，并且以后系统的升级、维护完全由自己的人员进行，解除了公司到期后不服务的问题，走出了一条适合山东省档案馆发展的模式，实现了软件开发的可持续发展。

制定省市县(区)、馆室档案数据互联互通标准，创造了异构结构网络环境下互联互通的模式。建成国内首家省域异构结构数字档案馆

依托政务网，建成在全省范围内异构结构网络环境下的分布式档案数据库，建成国内首家省域异构结构数字档案馆，是本项目的一个目标。近年来，山东省各级档案馆都在大力推进信息化建设，但总体看来，现有系统中，档案部门之间以及档案馆和档案室之间信息和系统衔接不紧密，各类信息系统相对独立，信息汇总能力弱，信息孤岛、重复建设、资源浪费等问题比较突出。这些问题是当前山东省档案信息化建设中的共性问题。而档案部门在“加强政务信息资源开发，健全政府信息资源管理和公开制度，积极开展公共信息服务”新形势下，建立省市县之间和馆室之间数据共享的机制、建立覆盖全省的档案信息利用体系已经是大势所趋，但是鉴于档案管理软件的这种现状，要求各级档案馆和档案室放弃现在使用的档案管理软件，使用全省统一的软件很不现实。为此，按照科学发展观的要求，在保证全省档案部门以前的信息化投入，不改变全省档案管理软件使用现状的情况下，我们提出在全省制定一个统一的与平台无关、与语言无关的档案信息共享技术标准，使基于不同平台的档案管理软件实现系统之间的数据共享，在逻辑上将所有联网单位提供的共享信息集中到了一个数据库中，建成所有联网单位全部共享信息的数据库。由于各个单位所使用的数据库不同、数据库中的表名、表中的字段名也都不尽相同，为解决这个问题，我们考虑采用中间件的方式，由中间件负责与联网单位的数据库进行交互，中间件对外提供一致的接口，这样就解决了名称不一致的问题。基于这种思路，我们制定了《基于WebService技术档案数据互联互通接口标准(草稿)》，并研制开发了相应的中间件。在各个联网单位安装中间件后，档案利用者只需登录一个已经采取这种方式的联网单位的网站，就可以查询到全部联网单位所提供的信息。通过这种方式，山东省档案馆已经成功实现了与市县区档案馆、省直馆室之间异构结构网络环境下的数据共享。现在，只需要登录山东省档案馆政务网的网站，就可以查询到已经联网的市县区档案馆和机关档案室的档案目录信息，基本建立了全省范围内异构结构网络环境下的分布式档案数据库，建成了国内首家省域异构结构数字档案馆。

将日常办公和网站管理紧密结合，实现了日常工作的网络化、

现代化和日常办公与网站管理的一体化

目前，山东省档案馆的日常办公还以传统的工作模式为主，为此，我们对档案馆的办公工作流程进行了调整，引入现代化办公的理念和流程管理的思想，充分利用现有的网络条件，实现了日常工作的网络化和现代化。将日常办公和网站的管理工作紧密结合，日常办公的结果及时体现在网站上，实现了日常办公与网站管理的一体化。这主要表现在以下几个方面：

1　适应电子政务的发展。首次提出网上利用档案的收费管理方式

纸质档案的利用收费是目前常用的，而电子档案的利用收费还无人涉及。而在电子政务蓬勃发展的形势下，电子档案的利用将要成为主流。为此我们提出了网上利用电子档案的收费管理方式。鉴于电子档案的特殊性，目前我们主要提供会员制的管理方式。

2　引入流程管理方式。实现查档利用的全过程控制和利用结果的统计分析

使用流程管理的方式，将每一个利用者的个人信息、每一步的查档过程和利用结果记录在案，查档接待人员能够查看到每个利用者的当前状态，并能对其进行必要的干预，对各类档案的收费情况进行设置，可以方便地进行收费管理。利用结果可以进行统计分析：一是可以方便地生成接待利用情况工作量的统计结果，代替传统的、手工的、烦琐的工作量统计工作，即计算机自动生成某段时间的利用者、利用目的、利用率等信息的统计表；二是可以自动生成由全宗到目录直至案卷的档案利用情况统计表，即计算机可以自动生成某段时间的各个全宗、全宗中的各个目录一直到各个案卷的利用次数；三是可以通过分析档案利用情况统计表来指导今后馆藏档案的数字化工作，在以后的档案数字化工作中可以对利用率比较高的全宗、目录和案卷先进行数字化；四是便于利用者今后的再利用。对于今后再来进行查档的利用者，可以方便地调出其个人的信息以及以前利用档案的情况，便于利用者的查找。

3　充分使用先进技术。实现了办公自动化和网站管理的一体化

篇3

中图分类号TP39 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2014）110-0207-02

随着信息技术的飞速发展和司法改革的不断深入，法院面临审判业务复杂化、案件日益增多等新局面，也对法院案件管理系统提出了更高的要求，只有利用新兴技术不断完善更新案件管理系统，使其能够更加科学、高效地服务于审判业务工作，才能适应新时期法院工作需要。

1法院案件管理系统的运行状况

目前江苏法院案件管理系统主要以《法院综合信息系统》为基础，辅助以《南京航星科技法庭系统》、《人民法院案件信息与司法统计》、《档案信息管理系统》等软件。通过这些软件的使用，在案件审理过程中实现自动化与智能化，以提高法官办案效率。但是，当前多系统运行、多标准并存的状况造成了使用过程中的“不方便”、“不自动”、“不智能”，与预期目标之间存在较大差距，主要存在以下问题：

1）软件设计不合理，缺乏统一规划。《法院综合信息系统》设计的初衷是涵盖法院信息化工作的方方面面，片面追求“大而全”，而忽视专业性与实用性，因此许多功能设计不专业、不合理的模块遭到弃用。同时，软件设计时偏重于某个业务环节或某一个管理功能的信息化，注重单元技术和短期效益，“缺什么补什么”。其后果是各部门的工作无法在系统中顺利衔接形成工作流，无法发挥计算机信息系统的真正优势；

2）使用软件众多，缺少统一标准。目前法院使用的信息化软件众多，由不同的厂商开发，使各个信息系统之间的兼容性和集成性成为问题。在使用过程中，一台机器往往要装上多个不同的软件，这些软件的数据结构不尽相同，大量有效信息无法被充分利用，成为一个个物理上互联、逻辑上却不能互通的“数据孤岛”，在实践中表现为使用人需要在不同的软件中反复填报案件数据，反而降低了工作效率；

3）强调部门信息化，忽略了对案件流程的管理。现行的法院管理软件，采用的是一种“模拟手工”的建设方式，根据现有管理模式，将可以填写的数据或表格等信息电子化，由计算机存储，提高检索的效率，方便的进行数据统计。在现行的软件中，主要表现为重视业务部门的信息化管理，以审判管理部门为核心来建立整套的案件流程管理模式，而没有把案件流程管理提到首要地位上来；

4）缺乏对信息数据的深层次处理与分析，造成数据资源浪费。现有的法院信息系统收集到大量的数据，不仅可以反映出法院系统内部管理存在的现状和问题，同时还经包含了大量的有价值的社会信息。透过这些数据信息的分析，可以有效反映经济社会发展的状况，为管理决策提供依据。但从目前的使用来看，信息系统仅提供了少量数据汇总、统计功能，没起到信息关联和逻辑判断作用。

2 法院案件管理系统优化方案

2.1 总体思路

1）以审判业务需求为导向，重塑法院管理业务流程。改变现有软件重部门管理忽视案件整体流程管理的现状，以审判工作为对象，运用信息化手段，实现对审判工作系统化、信息化管理；

2）改变传统办案模式，推进无纸化办案。案件从立案时进入系统即以电子文档、电子笔录、电子卷宗等形式呈现，流转时通过网络传送，一旦案件结案，即可形成完整的电子档案；

3）引入业务流程管理。案件进入系统后，立案、分案、送达、开庭、合议、文书签发、归档等各个环节，不再由人工推动流转，改由系统流程推动，上一项工作完成后自动触发激活下一流程节点，直至结案归档；

4）整合现有资源，集成部分原有应用系统。现有部分软件侧重于应用，对案件流程影响不大，推到重建并无必要。可以采用数据通讯标准，制定规范的数据交换接口，集成至法院案件管理系统中来，以充分利用现有资源，节约成本。

2.2优化目标

1）将办公OA功能与案件管理功能剥离，形成以实现案件审理各环节信息化管理为目标的案件管理系统和集成了后勤管理、公文流转、人事管理等功能的办公OA两大软件平台，前者注重专业化流程管理，后者侧重于办公自动化；

2）弃用C/S架构，改用B/S架构。使用C/S架构，需在每台电脑上安装客户端程序，遇有更新、病毒、系统崩溃等问题，均要重新安装或维护。采用B/S架构的系统，可以很好地解决以上问题，只要接入内网，安装了浏览器，即可使用，还可大大减轻系统维护与升级成本；

3）建立功能强大的审判质量效率分析评估。实现包括各级法院绩效评估、案件质量评查、法官业绩考核、数据综合查询、各类统计报表等在内相关应用。案件信息实时生成，统计报表可多维度生成，考核指标、公式能灵活设置，以此为领导决策、为审判管理提供依据；

4）实现卷宗电子化，推进无纸化办案。以现有《档案信息管理系统》为基础，引进先进的扫描技术和电子数据压缩存储技术，从立案时即通过扫描、拍照等手段将纸质卷宗以电子文件形式录入系统，案件在系统中流动时，所有相关数据同步流向下一节点，归档时，与案件有关的所有电子文档自动生成完整的电子档案。

3 总结与展望

改进后的法院案件管理系统是在当前法院综合信息系统及其它应用软件的基础上，运用先进的信息化技术进行优化完善，以提高办案效率、降低诉讼成本、减轻法官负担等，从而更好地服务于法院审判工作。

未来，随着数码技术一体化、远程视频、电子签名等技术的不断完善和发展，虚拟智能法院将逐步兴起，简易案件的审理都可以通过互联网进行，法官、原告和被告足不出户即可完成完整的案件审理过程，功能强大的案件管理系统将在审判工作中发挥越来越重要的作用。

参考文献

[1]信义.法院司法审判业务系统设计与实现.北京工业大学，2012年

篇4

归档流程。勘测工程从初始登记到档案归档，经过了“任务受理外业作业内业处理多重质量监控工程归档（案卷整理）档案质量控制档案资源建库更新基本地形图数据库档案利用”流程。作业部门首先使用“勘测工程项目管理信息系统”初始登记，获取任务号，纳入院项目管理流程；然后使用“城市勘测电子档案分发服务系统”，收集资料，利用已有成果，实施外业作业、内业处理，形成电子文件和纸质资料，经质量监控合格后提交用户，同时将原始记录等档案资料提交档案部门。档案人员接收纸质资料和电子文件，验收、鉴别资料的及时性、完整性、准确性和一致性，检查资料是否完备、内容是否一致及文件幅面、格式是否符合标准；合格的归档资料进行整理和立卷，根据工程信息配赋案卷信息，属案卷变更的任务用已有档案号，新案卷建立新归档信息；对完成案卷整理的档案实施质量控制，确保案卷和电子档案的正确性和规范性；成品纸质档案入库管理，电子档案进行数据入库；同步进入“城市勘测电子档案流程管理系统”，记录整个档案管理流程。

档案分类。勘测工程档案的一个鲜明特点就是借阅、利用频率高。为提高工程档案的检索、使用效率，我们参照国家标准，制定了勘测工程档案号编制规则。档案号由分类号、年度、任务号和分卷号四部分组成，中间以“.”号隔开，分类号描述工程档案类别，分为“E1”测绘工程档案、“E2”岩土工程档案和“E3”基础地理信息档案三大类；年度号表示任务受理年份；任务号以四位数值表示(不足四位者，前补零)；分卷号即案卷的分卷代号。如，2001年的第78个地形图测量任务，其档案号为“E141.2001.0078.1”。

纸质归档。由于城市勘测档案的双套制归档要求，纸质资料归档仍是重要的档案工作之一，采用传统手工方式进行，归档范围主要包括技术设计书、利用资料、计算资料、成果表、点之记、变更记录表和成果图等。验收后，按传统方法整理、装订、编写页码、填写卷内文件目录表和备考表、登记卷内目录、编制案卷封面、装盒入库。同时，档案工作人员依据不同权限在“城市勘测电子档案流程管理系统”中同步填写工程信息、作业信息、案卷目录、管理信息和利用信息等元数据，当然大部分信息可以从“勘测工程项目管理信息系统”中自动迁移过来，尽量减少手工录入工作量。

电子归档。电子归档除依纸质归档流程外，还有其特殊性。勘测工程电子文件归档的整理、验收采用人机交互方式完成，不仅要鉴定电子文件的完整性、正确性，更要保证电子文件与纸质档案的一致。档案人员利用专门软件整理电子文件，生成工程信息文件，记录工程的任务和案卷信息，包括表示工程位置与范围的坐标和相关文件名称；然后将工程信息文件与工程任务文件夹整合在一起，按顺序、分任务案卷刻入光盘，存入库房，光盘的案卷编号根据刻录的工程档案号编制。归档电子文件再由专业人员导入数据库，建立档案资源库，从而为“城市勘测电子档案分发服务系统”构建资源数据，实现勘测工程电子档案的检索与分发利用。

归档质量控制

1. 归档常见问题

勘测工程档案验收和工程信息录入受到作业人员自身操作水平、作业习惯与经验的影响，人工操作自由度较大，都可能出现质量问题。大多质量问题是由于数据录入不规范、不严谨造成的。通过质量控制的实践和分析，现罗列出勘测工程归档常出现的问题：

(1)归档资料不完整，作业部门提交的成果有缺漏。

(2)归档资料内容错误、缺漏，如资料中必须填写的内容没有填写或填写不完整。

(3)归档文件内容不一致，特别是纸质资料和电子文件不一致(包括图形)。

(4)工程属性错误，主要是指整理电子文件时生成的工程信息文件中属性录入不合规范要求，有：①重复性录入，如出现多条相同工程记录；②必填属性缺漏或空白；③格式错误，如工程日期、档案总张数、坐标等出现非数字字符，档案号未按标准格式录入等；④逻辑性错误，即具有逻辑关系的属性间发生错误，如工程开始日期比结束日期晚，结束日期大于归档日期；⑤相关联的属性没有一致，主要是档案号与任务号中的年度、类别和流水号不相同。

(5)电子文件缺漏或错放，导致工程任务夹中电子文件与工程信息的记录不一致，出现缺漏、文件命名不统一等情况。

2. 质量检查机制

档案资料中心针对上述问题，建立了一套较合理的质量检查机制，主要包括：

(1)完整性检查：检查作业部门提交的纸质资料和电子文件是否完备，有无缺漏，纸质资料检查由人工完成，电子文件采用人机交互方式。

(2)准确性检查：检查纸质资料和电子文件的内容是否正确、是否与工程任务相符，格式是否符合标准，检查方式与(1)相同。

(3)一致性检查：人机交互完成，主要是将纸质资料与电子文件进行一一比对，检查两者是否相同，特别是图纸和电子图的比较，需运用AutoCAD专业软件。

(4)电子档案属性规范性检查：检查工程信息文件各属性是否正确。利用“工程电子档案质量检查”软件自动完成，针对上述常出现的问题，主要包括重复性检查、格式检查、逻辑性检查和属性一致性检查等。

(5)电子文件一致性检查：检查相关电子文件是否和工程信息中罗列的电子文件名称一致，从而避免工程电子文件的缺漏或错放。同样由“工程电子档案质量检查软件”自动实现。

(6)数据库检查：将电子档案导入数据库后，利用数据库高级语言的聚类分析、字符串处理、数学和逻辑函数查询、统计出各种数据，从全库整体角度检查错误。这是一种高级的自动化检查机制，需要具有一定数据库管理基础的档案员完成。

3. 电子档案质量检查软件的实现

针对勘测工程电子档案的特点和档案工作的流程，我们档案资料中心研发了“电子档案质量检查软件”，利用计算机完成电子档案质量的自动检查。“电子档案质量检查软件”是针对工程信息文件与电子工程文件夹整合模式，在环境下开发，实现电子档案属性合法性和文件一致性检查。软件操作简单，指定工程信息文件和存储电子文件的工程文件夹，程序将自动读取信息文件中各工程项目，提取属性信息，检索相关电子文件，并按照“重复性检查格式规范检查逻辑性检查属性一致性检查电子文件一致性检查”步骤检查，同时以进度条动态显示检查进度。最后的检查结果直接显示在窗口结果栏中，也可导出保存。

该软件已检查了1999～2006年18000多个工程档案，查出错误约200个，检查错误率约为1.11％，使电子档案的质量得到了有效保障。

结语

在规范档案工作流程的同时，我们将档案工作与生产管理同步规划，初步实现了档案的全过程管理和前端控制，并利用先进的数据库平台和实用的应用系统完成档案相关工作。这些工作的开展和新技术的探索，已取得初步成效：

1. 初步形成了一套规范的勘测电子档案的工作流程，通过基于网络的流程管理系统规范档案的全过程管理，并建立了奖惩机制。

篇5

一、任职教育教学档案管理需求分析

（一）任职教育教学档案特点

任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任职教育教学档案管理问题

教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。

（三）教学档案管理系统应用现状

传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。

二、教学档案全寿命周期管理

（一）全寿命周期管理思想

在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。

（二）教学档案全寿命周期系统

教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。

三、教学档案全寿命管理系统设计

（一）系统设计思想

1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。

（二）系统功能设计

教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。

（三）用户与职能设计

系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。

四、教学档案全寿命管理流程优化

教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下

（一）档案建立流程

系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。

（二）档案管理流程

档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。

（三）档案传阅流程

档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，

五、档案全寿命管理系统使用制度

（一）用户端使用控制

院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。

（二）制定档案参考标准

院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。

（三）定期组织档案数据评比

定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。

参考文献

[1]张莉雅.高等学校教学档案信息化管理[J].贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2011(5).

[2]潘虹.加强军队任职教育院校教学档案建设的思考[J].西安政治学院学报,2014(6).

[3]姜雪.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育,2013(1).

[4]张锐.基于B/S结构的教学档案计算机管理系统研究[J].现代远程教育研究2017(1).

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“伞”状经营管理模式(以下简称“伞”状模式)是笔者根据自身工作经验所总结出来的一种经营管理模式。该模式是“贷款营销前台充分发散、贷款中后台高度集中”的贷款中心模式。通过该模式可减轻营销前台工作量，提升营销能力，进行集约化贷后管理，统一风险偏好提升审批效率。该模式适用于个人贷款中心及中小企业贷款中心建设与经营管理。下面主要以个人贷款中心为例进行说明。

“伞”状模式下的机构设置及分工

依据“伞”状模式进行机构设置，主要遵循方便客户办理贷款业务原则，以及流程管理的需要。商业银行在一个地市，建立一个贷款中后台中心(比如建行郑州个人贷款中心，以下简称管理中心)和若干个人贷款营销中心(比如郑州二七个人贷款营销中心、郑汴路个人贷款营销中心等等，以下简称营销中心)，建立个人贷款营销中心的数量需要综合考虑业务量、区域经济特点等等因素。设立多个营销中心的目的就是为了方便广大的个人客户办理贷款业务，营销中心一个城市有多个，就象是“伞”面，管理中心一个城市只有一个，就象是“伞”柄。

“伞”状模式下的机构分工，要依据个人贷款业务流程进行，商业银行个贷业务流程为：营销受理、贷款调查、贷款审批、贷款发放(含抵押环节)、贷后管理五大部分。营销受理、贷款调查需要直面客户，通常称之为“前台”。营销中心只负责个人贷款“营销受理”、“贷款调查”环节；管理中心只负责个人贷款“贷款审批”、“贷款发放”以及“贷后管理”环节；银行信贷审批部的个人贷款专职贷款审批人进驻“管理中心”，在“管理中心”现场办公；资产保全部门派资产保全工作人员进驻“管理中心”。

与“伞”状机构相比，传统模式不设置“管理中心”，各贷款中心负责除“贷款审批”环节的全部环节，专职贷款审批人只是进驻业务量大的贷款中心现场办公。抵押是各自去办，抵押权证、档案也是各自存放，存放地点不符合档案管理要求，档案甚至抵押权证时有丢失现象，催收只能由客户经理亲自上阵，很多催收方式不能使用(比如委外催收，电话外包催收、信函催收等等，并且由于人员紧张，混岗，一人兼多个不相容岗位时有发生，甚至发生了一个人可以办理全流程这种“一手清”严重违规情况。对此可以看出传统方式存在极大的风险引患，贷后管理薄弱，难以实施“规模经济”的集约化经营，客户经理营销、服务时间被大量占用等一系列的问题。下面主要说明一下该方式的优点。

中后台集约化经营

管理中心进行中后台业务集约化经营，可以大量节约办理贷款时间和提升效率，减少重复性劳动，以往不能用的工具可以方便使用。

减少重复性劳动，传统模式下，各贷款中心各自去房管理局等地办理抵押，而在“伞”状模式下，则是由“管理中心”抵押岗工作人员统一进行，减少重复性劳动，提高了办理抵押的效率。而且方便与抵押有权部门进行沟通协调等事宜。

更多的管理工具应用于贷后管理工作中，贷后管理主要由贷后检查、催收、账单服务、档案及抵押物保管等工作。传统模式下，根本没有贷后检查，原因很简单，没有相应岗位，自己检查自己是毫无意义的。而“伞”状模式下，就有了专门贷后检查及贷款监测人员，抽取一定比例的个人贷款进行专业检查，通过相应的贷款监测系统，发现预警信息进行专门检查。传统模式下，客户想了解自己的还款情况，只能是到各中心打印还款计划，而“伞”状模式下，有专门的账单服务岗位，通过计算机程序提取数据信息，交由邮政部门进行统一邮寄。

催收方法进一步完善，传统模式下，工作人员往往在月底，全员出动，打电话催收、上门催收，业务也不做了，否则完不成不良控制任务，催收方法单一，耗时费力。而在“伞”状模式下，营销中心人员就不需要参与催收了。“伞”状模式下，由专门催收工作人员负责：①通过专门系统，对于扣款日前客户账户资金不足批量发送短信提醒，对刚发生贷款拖欠客户批量发催收短信②对于拖欠31天至60天客户，外包电话催收或信函催收③对拖欠61天以上客户，委托律师事务所或咨询公司催收④对于需诉讼客户，委托律师事务所进行诉讼。

抵押权证及档案管理规范化、电子化。传统模式下，抵押权证、档案没地方存放，大都成堆的存放在柜子中，管理混乱。而“伞”状模式下，由“管理中心”专门的人员进行管理。所有的抵押权证、档案全部集中存放在专门档案中心，分门别类。存放、借阅等就变得规范有序。“伞”状模式下，可以采用扫描档案、权证形成电子档案，方便二次归档、多次归档，外部检查、内部审计可以直接调阅电子档案，可大幅提高效率。电子档案牵涉到影像技术应用，同时也需要开发相应的计算机程序，将电子档案数据库与个人贷款流程系统关联起来，使用户通过个人贷款流程系统查阅电子档案。而在传统模式下，电子档案工作受档案存放混乱等因素无法开展。

统一风险偏好、提升审批效率

传统模型下，贷款审批人员难以集中，部分有业务量大的贷款中心，部分在二级分行本部审批部，逐渐的形成了不同的风险偏好以及对贷款材料要示的不同，时常出现这样的情况，一旦贷款审批人轮换工作地点，客户经理就要适应一段时间(比如有的审批人要求客户提供工资存折明细，而有的不要)，贷款审批不是一次性通过，而是要补充资料的话，直接由审批环节退回至受理环节，逆流程最为费时。而“伞”状模式可以很好的统一风险偏好，专职贷款审批人全部进驻“管理中心”，不断的进行沟通交流、学习探讨业务规章制度，定期与营销中心进行沟通，风险偏好统一了，申请贷款需要提交的材料也会统一。

“伞”状模式的扩展

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一、电能计量信息化管理的发展进程

电能量计量功能已成为继SCADA、AGC功能之后电网调度自动化的又一个基本功能,并在电能作为商品走向市场的进程中发挥着重要的作用。其发展进程分2个阶段:(1)电能量的采集和统计处理仅作为SCADA/RTU中的一项功能。由于受当时设备的能力限制,其采集的精度和数据均存在不少问题,只能作为SCADA系统监视电网运行工况之用。(2)国外知名厂商先后推出独立于原SCADA/RTU系统的电能量计量系统。国内在20世纪90年代后期推出了自行研制的电能量计量系统,其特点是采用了独立的主站系统,专门的电能量远方终端,采用了专用通道、专用的通信规约来进行电能量的采集,计算和统计考核,以适应电力市场的商业化运作的需求。

二、如何促进电能计量信息化管理

(一)系统功能模块设计

根据系统功能的需求,在功能上应该将系统主要划分为5个子系统,即关口计量装置管理、计量标准装置管理、计量人员信息管理、计量器具质量管理、系统权限和流程管理。

(二)电能计量信息系统的各部分具体实现的功能

1.关口计量装置管理。子系统实现关口计量装置管理的流程化、信息化和网络化,主要功能包括运行管理、库存管理、流程管理、统计查询和文件,实现从设计选型、采购、安装、调试、运行和维护到最终报废的全生命周期管理流程,并及时处理、传递和反馈关口计量监督信息,实现动态监督管理,以促进关口计量监督规范化、系统化,从而确保关口计量公平、公正、公开。

2.电能计量标准装置器管理。电能计量装置器包括电能表、TA、TV,及计量箱(屏)等在内的电能计量设备。该模块应能实现电能计量器具资产的动态管理,即对各种计量器具装置进行台账管理,其审批和考核都要一定的流程,对于记录、修改、打印资产卡片、查询、删除都要有具体的实行功能。一是电力用户档案管理;二是计量点信息管理。

3.系统权限流程管理。该模块应实现电能计量的权限和角色管理。主要是对电能计量的异动情况进行登记:(1)有功、无功及多功能电能表的轮换、新装、拆除、倍率分界等业务,并记录应换应校日期、工作日期、工作人员,根据计量点和电能表的情况记录有关的总、峰、平、谷的起止码及换表时因2次回路少计电量等信息。(2)根据计量点的具体情况最多可记录三相TA、TV的相关业务,对计量点上的TA、TV的新装、拆除、轮换业务的各项数据记录。包括工作日期、数据更换等。(3)失压计时仪的新装、轮换、拆除等业务发生的相关数据记录。(4)高压计量箱的新装、拆装、轮换等业务,并记录各种业务数据。(5)建立日志管理和计量故障信息管理,便于进行登录查询和错误查询。登记用户计量点故障发生的各项数据,如故障类型、差错电量等;打印、查询故障登记表、故障明细表等。

4.计量器具质量管理。(1)计量点设备现场校验。现场校验包括电能表的现场校验和互感器的现场校验。在实际工作中对高中电能计量设备的校验是十分重要的,利于提高电能计量的服务质量。记录电能表的现场校验数据,包括功率因数、误差、短路电量、UIP、自动设置二次校验的时间等;统计电能表的校验历次记录;记录二次压降及TA、TV的比差、角差等;计算计量点的电能表、互感器的合成误差;查询和打印电能表、互感器当前及历次的校验情况。(2)电能计量标准信息管理。标准设备资产管理用于登记所属标准设备资产,包括各项铭牌参数和技术数据及标准设备的历次送检记录等,查询打印标准设备台账、清单等。(3)统计报表管理。统计报表管理主要针对电能计量器具的统计、计量标准清单、流转登记表、电能计量器具分类账等进行统一管理;还有很多年度、季度清单,一些工作流程计划表,这些统计报表都可以实现信息化管理。

5.计量人员管理。在计量人员管理中包括对计量人员的培训、考试内容、成绩等的记录和管理,还将考核结果与年终评价相结合,方便领导对计量人员做出综合地评价。这个系统还包括授奖情况、人员基本信息、技术人员管理体系文件、登记出勤等,都可以在信息管理中体现出来。

电能计量信息化管理是一项长期而艰巨的任务,其强大的优势是明显的,不但实现了电能计量的流程化、信息化和网络化,而且保证了统计数据的真实性、有效性、及时性,提高了管理效率和管理水平。随着科技和社会的不断发展,应该不断的总结和完善电能计量的信息化管理,努力为保障社会和经济的发展做出贡献。

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烟草行业因体制的特殊（国家专卖体制）、富有“争议”的烟草产品和被外界视为近乎“暴利”的产品收益等因素，一直以来都处于社会舆论的高度监督之中。涉及大量金额、容易引起社会公众关注的各类采购业务，自然而然成为行业内各级单位的管理重点和焦点。

问题重重 沟通桎梏

2010年以来，烟草行业以河北烟草为试点，各省、市单位借鉴实施的方式，陆续开展了以信息化为依托的“两项工作”，主要是建设了采购信息门户网站或政务公开平台，对采购信息进行公开，对采购结果进行公示。通过近几年的摸索与建设，各地烟草单位的采购信息化工作初步实现了从无到有，从有到大，部分省市单位甚至实现了从大到全的应用。

但还有很多省市的工、商企业采购信息化建设要求还存在着以下几方面的问题：其一，无法实现采购人、采购管理部门、集中采购机构、供应商、专家等在网上的一体化电子采购功能，也无法实现各级采购监管部门、审计、监察部门对采购全程的网上实时电子监督、效能监察功能；其二，无法实现对部分协议定点采购的二次竞价采购功能；其三，无法实现从单位采购系统到预算系统最终到统一支付系统的网上对接和网上结算，以及从网上对资金流向进行有效实时监控和管理的功能；其四，无法实现各省、市单位专家库、供应商库和商品价格信息库三库资源在网上的统一共享功能；最后，现有门户网站的栏目、功能设置还不够完善、信息量不足、服务功能不强等。

六“化”一体 高效协同

经过研究，笔者认为烟草企业采购综合管理信息化建设可按照“一体化设计，全程服务，实时监控”的总体思想，以“明确职责、加强规划、严格程序、强化监管”的原则进行信息化平台设计的整体规划，分步实施。平台的功能应覆盖投资项目管理、采购计划管理、招投标管理和合同管理及辅助管理，并与行业的投资管理系统、全面预算管理系统、采购管理系统、办事公开民主管理系统等进行系统集成，实现从立项、预算、采购计划、采购执行、合同、资金支付、数据上报及过程事务公开信息等的全流程管理。

其中，投资项目管理包括：项目计划申请、审核、省公司批复、项目立项、项目审批、项目过程管理、项目决算、项目验收等内容；采购计划管理包括采购需求申请、采购计划审核、采购计划批复等内容；招投标管理包括招投标申请、招投标评审、招投标完成等内容；合同管理包括合同草拟、合同审批、合同复核、合同确认等内容。辅助管理包含专家库管理、机构库管理、会议管理等。

烟草企业采购综合管理信息化平台在建设过程中应注重以下关键点：

采购管理全程化：即实现从项目计划申请、采购计划申请、采购计划上报及审批、采购过程管理、采购供应商确定及合同签订，到后续报销业务的合同支付控制等整个采购活动生命周期的信息化管理；实现从计划、过程、结果“三部曲”的管理；实现三项业务采购活动的流程规范化和办事公开、民主管理活动的监督有效化以及这两个环节的紧密融合。

流程管理高效化：以自定义审批流和工作流引擎作为采购管理平台的核心，通过建立标准规范的管理流程，并将流程固化在系统中，实现流程对管理活动状态的驱动，使得用户使用系统的过程就是按规范操作的过程，从而积极推进企业管理流程的高效化。

过程管理可控化：实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源以及其他方式的全部采购管理过程控制，环环相扣，并在每一个流程节点，都提供丰富的辅助决策查询。

知识成果档案化：建立采购项目及活动过程中的知识管理机制，获取、吸收和整合各种知识，形成合同文本库、专家库、机构库和合格供应商名录等各类规范知识库，实现知识共享，不断提高企业管理水平，并对采购过程及合同管理形成有力的支撑。

系统集成自动化：系统集成自动化是指采购综合管理信息化平台应与各采购活动关联系统如行业财务管理、报销管理、办事公开平台及各企业的ERP业务系统（设备、备件、原辅料）等实现应用集成和信息共享，融合各业务系统自有的计划、采购、合同、审计、付款及评价等一系列完整的经济活动过程并形成闭环管理，同时通过办事公开平台对各环节的信息进行必要的、有效的公开和监管。

公开管理程序化：应按照行业“三项业务”项目实施过程关键环节同步公开的相关要求，实现采购综合管理系统中招标评审、中标公示、招标结果公告、谈判和询价结果公告中与办事公开信息平台自动同步，实现关键采购信息如月度采购计划、月度监督事项、月度合同签订情况等的定期自动。通过一系列信息化手段辅助“三项业务”相关公开事项的日常，用信息化流程固化办事公开民主管理工作。

厦烟标杆 信息化体现

厦门烟草工业有限责任公司（以下简称厦烟）采购综合管理平台于2012年初正式启动建设，并于同年6月投入使用。在2012年7月的国家局两项工作现场检查中作为工作平台之一，供检查组专家进行在线抽查和数据核查。该系统的“一体化设计，全程服务，实时监控”总体设计思想及实际应用实践得到了现场检查组专家的认可。

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）32-0248-02

0 引言

PDE软件是专业的档案综合管理信息系统，开发对象主要是大规模集团化企业和政府综合性档案馆。软件的功能符合国家档案局2010年颁布的《数字档案馆建设指南》对数字档案管理系统的基本要求[1]。此软件具有非常灵活的管理策略，提供多种档案收集渠道，适用各种归档方式的档案整理功能和强大的信息维护能力，其流程管理设计思想的提出将档案管理行业的软件设计提升到了新的

层次。

1 高校档案管理应用PDE软件的问题

1.1 软件应用中易出现的问题

1.1.1 实际操作者对软件性能不熟悉导致的错误

PDE软件的管理流程设置规定案卷级档案的编目应在文件级档案的编目之后，只有将文件整理录入目录库后才能组卷建立案卷级档案。一些档案管理人员按照自己惯有的工作方式，先把案卷级目录信息录入完毕，然后进入相应的卷内文件库录入文件信息，结果导致由公式设计自动生成的“总页数”、“总件数”等著录项会自动发生篡改。

PDE软件的检索功能是其技术优势，可以在目录信息内无主题词的情况下输入任意关键词进行目录检索和全文检索。关键词的录入格式必须与著录的原始信息严格一致才能检索到结果，这样可以提高档案的查准率，但不了解情况的档案查询者操作时则可能增加档案的漏检率。

1.1.2 软件设计的问题 PDE软件的数据备份与恢复功能没有设置专门的快捷按钮。档案管理人员要进行档案数据备份只能通过实施工程师在服务器上对整个数据库专门进行备份策略设计，或者将所有的档案库逐个选择数据然后分别数据打包到自己的硬盘上，这两种方式备份操作都不是很方便的工作。

软件的报错提示比较机械化，一般是很长的一串既有数字又有字母的符号。这些代码基本上只有具备软件开发知识的人才能看得懂，普通档案管理人员无法据此找出

对策。

1.1.3 网络和计算机对软件的影响 PDE软件采用的是C/S和B/S双重开发技术架构。C/S一般建立在专用的网络上，小范围里的网络环境，局域网之间再通过专门服务器提供连接和数据交换服务。对网络环境的要求比较高，如果高校档案管理者没有构建档案馆及兼职档案员小范围的专用局域网，而采用整校园网作为最底层网络，则很容易受校园网不稳定的情况影响。

1.2 软件的整体构架和实际使用的矛盾 PDE软件客户端包括两套系统，一套是业务管理系统，另一套是后台管理系统。业务管理系统既有文件管理、整理编目、档案保管、档案统计、档案检索、档案利用、档案鉴定等基本的常用功能模块，又有档案编研、档案移交、工作管理等专用模块。后台管理系统既包括元数据管理、模板管理、系统表字段管理、用户管理、日志管理等常用功能模块，又包括系统参数管理、工作流设置等与服务器系统关联的专用功能模块。此外PDE软件还具有信息门户集成模块、数据安全控制、数据一体化接口、库房图形化系统等若干产品扩展模块。对于常用的功能模块，使用者经过多次操作后基本能够熟练运用，而系统管理、元数据管理、权限管理、工作流程设置等方面的专用功能模块需要具备一定的计算机、数据库和网络技术知识的人员才能较好掌握。还有一些功能，如全宗管理，全宗定位，对于中南民族大学这种全宗唯一的高校档案馆可能会永远都不会用到，而其还往往放在软件的醒目位置，比较容易影响视觉。

1.3 软件的维护需求与相关人才不匹配 PDE软件属于比较高端的档案管理软件，必须由具备一定计算机技术、SQL语言之类的数据库技术和网络技术，同时又掌握档案学专业知识的人来担任系统管理员。在高校档案馆中，一般档案工作者熟悉业务不懂技术，而引进的计算机人才又对业务不熟悉，目前普遍缺乏业务与技术兼通的复合型人才。有些高校的档案工作者属于兼职性质，专业知识不熟悉、业务不精通，综合素质特别是计算机水平不高，这些都会阻碍软件功能的发挥，使得软件的利用率不高，使用效果不理想[2]。

2 相关问题的对策

2.1 改进软件设计，体现高校档案管理需求 针对各高校的档案管理通用的功能需求，如“学生成绩翻译”，“毕业生去向查询”，“学生档案管理”，“数据备份”等模块，可以向软件公司提出开发要求。高校档案工作者应在软件试运行期间积极与软件公司进行沟通，并提出改进的意见。在具体实施过程中，尤其要注意，档案管理系统基础硬件设施一定要按照PDE软件硬件配套要求。包括服务器性能，局域网连接，客户端计算机的配置和使用维护必需遵照软件公司提出的要求，这是软件正常运行的基本保障。

2.2 了解软件性能，规范档案业务，适应软件功能 一些关键的问题可以通过软件升级来改进，更重要的一方面则要求使用者了解软件的性能，按照软件的设计来规范档案业务，适应软件的功能。比如前面提到的检索功能对检索词的要求比较精确，则可以要求档案目录录入者在录入时，尽量做到标准化，当遇到档案自身表述不规范时，可以在主题词中增加几种表述方式，以提高查全率。又比如在挂接原文时文字文件提交的格式尽量为PDF、WORD、EXCEL和TXT格式，图像文件提交的格式尽量为JPEG、TIFF格式，视频文件为WAV格式，音频文件为MP3、WMA格式。归档文件的日期应以8位阿拉伯字表示。档案工作者则要在使用软件的过程中，总结经验，互相沟通学习，要善于发现问题、提出问题，更重要的是运用专业档案知识解决问题[3]。

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北方公司高度重视信用风险管理文化建设，提出了“全员参与，学用结合”的原则，用较短时间将风险管理的理念深植于企业的文化和员工的心中，实现了全面风险管理理念、战略、行动的统一。

在整体管理框架中，构建严密的双重信用风险管理保障机制：各部门作为信用风险管理的第一重保障，是所管业务风险的责任者；第二重保障是成立了“信用风险管理体系建设小组”和“信用风险管理决策领导小组”，分别进行日常工作的协调、推进、监督和评价。3.制定相关制度，再造业务流程（1）制定相关制度。按照宝钢国际总部要求，建立了《交易对象授信管理规定》、《信用管理制度》、《信用总额管理办法》等制度，包括：信用风险管理的职责、信用标准、总额管理、日常管理、客户档案管理、应收账款的管理和商账的催收等。（2）再造业务流程：纵向申报制度和横向通报制度。对现有业务流程进行梳理和再造，实现从申请、评估、授信到监控的全流程管理。