档案管理的难点模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理的难点，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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一、引言

所谓城建声像档案，其全称就是城市建设工程声像档案，就是在城市规划、建设、管理的过程中产生的，存在着一定的保存意义的照片、底片、影片、录像带、光盘及磁性载体等等，以声像为主，并且辅以文字说明的历史记录。城建声像档案能够通过图形、声音、文字并茂的方式展示出城市的建设过程，对于城市建设发挥着举足轻重的作用，尤其是在新城建设、旧城改造的过程中，城建声像档案能够对于城市的传统特色进行传承和发展，有利于实现城市建设品味的大幅度提升。接下来，本文将首先从不同的角度来深入地探索城建声像档案管理的难点，主要包括：档案的保存处置存在着较大的随意性、不具备健全的管理制度和管理措施、城建声像档案拍摄工作不到位等等；在此基础上，本文将提出解决城建声像档案管理的难点的对策。

二、城建声像档案管理的难点

1.档案的保存处置存在着较大的随意性

在当前形势下，尽管许多城建声像档案已经实现了数字化管理，然而，还是面临着档案的保存处置存在着较大的随意性的问题，导致城建声像档案的损毁或丢失，这就导致城建声像档案的收集面临着一定的困难。

2.不具备健全的管理制度和管理措施

在城建声像档案管理的过程中，不具备健全的管理制度和管理措施。具体来说，在城建项目的建设过程中，一般都是将城建声像档案分散在不同的作业部门，缺乏一个统一的部门来对于城建声像档案开展集中管理。与此同时，没有根据城建声像档案的种类、时间等各个方面的特性来加以分类管理，这就导致城建声像档案的价值不能够得到科学有效地发挥。

3.城建声像档案拍摄工作不到位

城建声像档案收集工作具备非常强的专业性，这就要求城建声像档案拍摄工作者具备较强的工作技能。但是，在现阶段，城建声像档案拍摄工作者工作技能低下的问题比较严重，这就导致城建声像档案的收集工作存在困难。具体来说，部分城建声像档案拍摄工作者是业余兼职人员，这就导致城建声像档案的拍摄时间很难得到保证，也很难确保城建声像档案的内容的有效性。

三、解决城建声像档案管理的难点的对策

1.进一步改善城建声像档案保存条件

城建声像档案的载体存在着特殊性，所以，在保存城建声像档案的过程中，必须遵守其特殊要求。例如，城建声像档案一定要利用声像柜来进行单独地保存，并且也一定要远离光线、磁场等介质。进一步改善城建声像档案保存条件，从而实现城建声像档案的使用寿命的增长，有利于实现城建声像档案的集中管理。

2.进一步建立健全城建声像档案集中管理制度

一方面，必须切实提升广大的公众对于城建声像档案集中管理的重要意义的认识程度。应该大力宣传城建声像档案集中管理的重要意义，通过广播、电视、散发宣传小册子等等各种各样的途径来切实保证广大的公众都真正意识到城建声像档案集中管理的重要意义。

另一方面，必须进一步建立健全档案管理的法制建设，同时通过相关的制度来严格落实。对于分散在不同的业务部门的城建声像档案，必须通过制度的方式来增强城建声像档案管理部门的执法权力，保证档案部门能够依法跨部门收集声像档案，从而能够在很短的时间之内有效地集中城建声像档案。另外，针对现阶段城建声像档案保存分散的问题，必须督促各个保存单位统一建立相应的科学管理制度，实现城建声像档案资料的拍摄、收集和保存流程的完整性。在进一步建立健全城建声像档案集中管理制度的过程中，也必须采取科学有效的奖惩方法来进行保障，通过这种方式，保证城建档案声像资料的归档和科学管理有序进行。

3.搞好城建声像档案集中管理的各个方面的保障工作

一方面，必须切实保障城建声像档案管理的资金需求。城建声像档案的采集、移交和管理，离不开大量的人员和专业设备，更是离不开足够的资金保障。这就要求政府必须保证城建声像档案的资金投入，并且借助于向社会进行融资等一系列的方式来保障城建声像档案管理的资金需求。

另一方面，必须进一步加强对于城建声像档案管理工作者的业务技能培训以及监督指导工作，通过这种方式，最大限度地提升城建声像档案管理工作者的职业素养。在现阶段，城建声像档案实现集中统一管理依然面临着很多困难，必须通过循序渐进的方式来进行管理，先在各工作项目部门形成该项目的完整声像档案的集中管理。由此看来，有必要对于各个项目部门设立专业人员、专门制度和专项经费，切实保障项目部门声像档案集中采集和管理工作的正常开展。

四、结束语

综上所述，必须根据城建声像档案管理的难点，采取切实可行的对策来进行应对，以便促使城建声像档案管理工作的科学发展。在今后的城建声像档案管理工作的过程中，一定要想方设法来科学有效地应对城建声像档案管理的难点，切实搞好城建声像档案工作，为将来城市建设工作的开展奠定坚实的基础。

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在建筑工程建造的全部过程中，档案管理起着特别的作用，它不仅仅能够客观地记录工程建造的全部信息、资料，还能为以后工程的维修等等工作起到一定的参考作用。现阶段很多的建筑工程都没有意识到档案管理的优点，很多时候都忽略了档案管理的工作。本文作者根据自身的经验以及理解提出了以下一些看法与建议。

一、现阶段建筑工程档案管理中存在的难点

虽然已经有很多的建筑工程开始重视了档案管理的工作，也开始逐步的实施了这项工作，可是在现实的建筑工程档案管理工作中的难点有很多，作者将其主要分为了以下几个方面，具体表现如下所示：

1.1档案的收集过程复杂[1]。建筑工程档案管理工作中最基础的工作就是档案的收集，一旦档案的收集出了问题，那么之后的档案管理也就会出现相应的问题了。许多的建筑工程在工程建造的过程中，由于工程量大、工程建设时间久等问题而忽略了档案的收集，或者说在工程建造的过程中丢失了部分资料，这都会造成档案收集的困难。

1.2很难实现对于建设工程的各个部门的监督管理。建筑工程的档案管理是复杂而系统的，要想做好建筑工程的档案管理就必须对于工程建设的各个部门进行监督管理。一般来说，建筑工程的施工是由多个部门共同实施的，在这种情况下很难实现对于所有部门进行管理，无法实现对于所有部门的监督就会导致档案收集的不全面，这对于档案管理来说是非常不利的。

1.3档案的编制与组卷的工作比较困难[2]。在一项建筑工程的建设完成之后，档案管理的工作人员需要进行整理资料，将档案进行编制与装订成册，这两项工作的要求是非常高的，因为它需要工作人员拥有较高的专业素质。可是现阶段档案管理工作人员普遍面临着专业素质不够高的问题。

二、如何做好建筑工程的档案管理工作

如何才能科学、有效地解决以上提到的建筑工程档案管理中的难点，如何才能做好档案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解决的问题之一。本文作者根据自身的经验以及理解，将解决的措施分为了以下几点：

2.1完善建筑工程的档案管理系统[3]。良好有效地档案管理系统是进行有效地档案管理工作的前提条件。建筑企业必须为档案管理提供良好的环境，比如说将建设单位的各个部门结合起来，建立档案管理系统，来避免收集资料困难的问题。除此之外，还应该全面的实行责任制度。这种责任制度是指将责任具体的划分到档案管理的每一位工作人员的身上，实现工作内容与责任相结合的制度，这样的话哪一环节出现问题可以直接找到相应的负责人。这样既可以快速的收集资料信息，还可以减少档案管理中的失误情况。所以建立完善的建筑工程档案管理系统是非常有必要的。

2.2颁布相关的档案管理的法律法规[4]，使得档案管理工作“有法可依”。目前关于建筑工程档案管理的相关法律法规相对来说还比较少，政府应该积极的颁布相关的法律来规范档案管理的各项工作。比如说，在建筑工程档案管理的过程中，应该严格按照《建筑工程资料管理规程》来进行一系列的工作，这样的档案管理才能更加的合理、有效。同时，颁布的相关档案管理法律还应该严格的规定档案管理的相关工作流程，让这些法律起到真实的指导、管理作用。

2.3强化对于档案管理工作人员的培训，在培训的基础上对于工作人员进行认真的考核。建筑企业应该积极的对于档案管理的工作人员进行培训来提高工作人员的专业素质，可以开展档案管理专业的课程，来教授档案收集的方法、管理的方法等等内容，使其在将档案进行编制等等的工作完成的更加出色。在对于工作人员进行培训之后，还应该对其进行严格的考核，实施严格地考核制度。对于优秀的工作人员进行相应的奖励，增加工作人员的信心与热情；而对于工作表现不太好，能力不突出的档案管理工作人员则要给与一定的惩罚，这种惩罚的目的并不是单纯的惩罚，而是起到警醒的作用，是让工作人员在以后的档案管理工作中更加细心的目的。档案管理的工作人员还应该积极地对于工作进行总结思考，努力将档案管理工作做到最好。

2.4加强对于建筑工程的各项监督工作[5]，使得档案管理工作人员能够轻松的收集资料。面对档案管理资料收集困难的问题，建筑工程只有对于建设过程的各方面进行严格的监督，对于各个参与建设的单位档案进行监督才能切实的收集到相关资料。比如说，对于参与建设单位的实际情况进行监督；对于原材料的质量进行监督等等。但是在资料收集的过程中会出现不容易收集的部分，这种时候档案管理工作人员应该特别注意，比如各类原材料的检验证书等等，这些尤其要注意收集管理，这样才能为将来的工作提高保障。

2.5做好建筑工程档案交底的各项工作。档案交底的工作是非常重要的，它能够进一步的对于建筑工程的档案进行管理。尤其是在某些较大的施工建筑中，这项工作更是十分重要，一般来说都是由工程负责人、档案管理负责人。技术人员等等一起举办交底的会议。很多情况下，交底主要是探讨了以下几个问题，具体如下：

2.5.1明确每个部门的责任，提出相应的档案管理的工作方法。这一点主要是工程建设单位对于档案管理的详细情形进行交底，使得档案管理顺利进行。

2.5.2工程建设单位为其他部门或者是单位就工程的基本问题进行介绍。这里介绍的内容包括了工程的建设方案、预算工期等等。通过这一类介绍，档案管理的工作人员可以迅速的了解需要收集的资料种类，也便于档案管理者做好最终的档案编制工作。

2.5.3监督部门就档案的监督管理工作进行了明确的交底[6]。包括了档案的归类、整理等等部分。

三、结语

随着社会的不断发展与进步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都会进行改革，随之建筑工程的档案管理工作也会变得越来越困难，也需要进行一定的改革。本文作者认为，只有首先认识到了档案管理中的难点才有可能克服这些难点，其次需要建筑部门、档案管理人员等等各方面的努力，最后切实的做到了以上提出的几点措施，建筑工程的档案管理工作才能真正的有效地完成，最终建筑工程的发展才会更好。

参考文献

[1] 林燕萍，朱志勇. 关于建筑工程档案有效管理措施的探讨[J]. 经营管理者. 2013（20）

[2] 张雪云. 工程建设档案管理的现状问题及解决措施[J]. 中国新技术新产品. 2011（15）

[3] 张亚红. 浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J]. 科技信息. 2009（21）

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随着社会的发展，城市建设也在日新月异，但是在城建档案的管理上却存在一系列的问题其主要的原因有以下几点：（1）城建档案管理的法律意识不够，并且对城建档案管理工作的重要性认识不够。（2）档案质量不够高。（3）有些建设工程决算文件难以收集。（4）有很多施工建设后再“补，做”档案的现象。（5）国家关于档案管理的法律法规不完备。

1、城建档案管理的法律意识不够，并且对城建档案管理工作的重要性认识不够。

很多的建设单位和施工单位的管理人员对城建档案管理的工作认识不够清楚，往往都是重视建设工程的进度、质量轻视工程资料档案。建设工程档案必须包含完整，真实，原始等一些基本条件。但是在实际的工作中很多建设工程也没有提交完整的档案或者是提交的档案存在着种种缺陷，这都是我们在档案管理中经常会遇到的一些问题。

2、档案质量不够高。

由于一些施工建设单位不重视档案日常的收集工作，就算是他们建立了档案，其档案的质量也往往不高。有些建设工程单位有时会将一些完全不符合规范的档案移交给城建档案管理部门，主要表现在工程档案的资料不全、书写不够规范，竣工图折叠不规范， 使用了一些不符合要求的材料，纸张严重破损，字迹潦草，这些情况都给档案的管理带来很大的影响。

3、有些建设工程决算文件难以收集。

有很多的建设施工单位对于档案的忽视，总是迟迟不提交工程决算文件，这些单位对于档案的管理有着错误的认识，导致建设工程档案的不及时报送甚至是不去报送。据了解很多的建设、施工单位都没有专门的档案室和资料员，很多重要的建设工程文件材料在使用后也不及时归档，对于人员的变动也没有做好档案的交接工作，正是因为这些原因导致了档案资料的缺失，给档案资料管理产生了很大的难度。

4、有很多施工建设单位有先建工程后再“补、做”档案的现象。

在城市的建设方面，往往都是强调加快建设工程的进度、质量，忽略了档案管理问题。有些建设单位对城建档案不重视，很多施工单位对档案管理意识不强，在进行建设的过程中对标准、规范执行力度不够，方案任意改变，档案经常发生临时拼凑的问题，建设工程档案的完整收集很困难。有相当大的一部分档案都是事后为了办理竣工验收手续而请人进行“补做”的资料，这种情况下做的档案缺乏其真实性和准确性，也会造成大量的工程档案资料丢失，造成的损失也很难进行弥补。

5、国家关于档案管理的法律法规不完备。

随着国家的发展，我国也陆续的颁布了一些关于档案管理方面的法律、法规，但是这些法律、法规还不够完备，从整体上来看，在我国城市建设档案管理上还没有形成完整的“城建档案系统”，这都会影响到城建档案的管理工作。在我看来，国家应该将城建档案管理制成一套完整的系统，这样才能更好的去完成这个工作，每一项工作都有一个度的参考。

2 如何加强城建档案管理

既然我们已经清楚的明白了城建档案管理的重要性，那么我们就要对症下药，找到解决方法。要加强城建档案管理的工作需要的是以下几点：（1）加强领导，落实责任。（2）加强城建档案业务指导。（3）加强与相关单位的联系和协调。（4）加大宣传力度，提高对于社会档案的意识。（5）完善城建档案管理管理制度。（6）加强档案的执法，对档案的验收把好关。

1、加强领导，落实责任。

领导的重视和支持是做好城建档案管理的重中之重。各级领导应该在建设工作会议和相关的工程建设检查上，着重强调城建档案管理的“及时性、完整性、真实性、”的重要性，同时还应该要求建设单位在工程项目建设之前就将档案管理人员，制度确定下来，将档案管理的工作责任切实落实到工程管理的每个环节当中。

2、加强城建档案业务指导。

城建档案管理机构应该协助建设、施工单位做好档案的业务指导管理工作，切实认真履行好自己的职责义务，帮助他们建立健全档案管理制度，明确工程档案收集的范围及规范要求，帮助其解决一些工作上的问题。与此同时还可以举办关于档案收集.管理.整档的培训，让建设单位和施工单位更加清楚的了解关于档案管理的流程。

3、加强与相关单位的联系和协调。

城建档案管理机构应该加强和其他相关单位的协调和联系，尽最大的努力来促使城建档案管理向更深层次发展。加强与这些部门的联系，同时与他们进行沟通，让他们在需要提交各种材料的时候及时提交，这样才能保证城建档案管理的系统性和完整性。

4、加大宣传力度，提高社会对于城建档案的意识。

城建档案的管理对城市建设，社会经济的发展起着重要的推动作用，我们应该重视城建档案管理工作，努力去宣传这个工作的重要性，让社会上更多的人明白档案收集管理的重要性，增强档案意识，扩大城建档案的知晓度。

5、完善城建档案管理制度。

要转变当前城建档案管理的被动局面，必须要建立健全法律制度，然后依法进行管理。对于完善城建的档案管理主要体现三个方面：（1）程序的规范。应该完善建设单位在工程 “签订报送责任书”之前，应该对其责任主体就工程档案收集.整理等方面提出的相应要求。（2）建立档案临检制度。建立档案临检制度也就是在对建设单位在施工过程中档案应该进行临检，及时指出在他们施工过程中档案收集出现的一些问题。（3）建立档案联络员的制度。应该在施工和建设单位增加档案管理员，这样可以定期与城建档案馆联系，推进工作的进行。

6、加强档案的执法，对档案的验收把好关。

没有法律的制约这个社会是一盘散沙，对于城建档案管理也是一样的道理，城建档案管理也同样需要法律法规的制约，据我们调查很多建设、施工单位的档案管理人员的工作流程并没有按照国家规定的来做，最后导致档案的损毁，这些都会对档案资料造成巨大的损失，对以后的城市建设发展也会产生很多不利的影响。可想而知建立健全城建档案管理的法律法规的重要性，我国应该加强对这一方面的规范，建立完善的制度，这样管理人员可以做好各项工作，全面将法律法规贯彻落实的实际的工作当中。

3 城建档案管理工作对城市建设和发展的意义

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当前城建档案管理已经延伸、渗透到城市社会生活的各个领域，其收集、整理、编研、保管、利用以及执法等都已经逐渐完善，但随着近些年城建行业的迅速崛起，城建档案管理也面临着诸多的问题亟待解决。

一、城建档案管理存在的难点问题

（一）档案收录存在问题

档案的收集存在着偏差，首先，从整体的收集资源上看，在进行城建档案资料的收集过程中，地上部分收集的多，而地下部分收集较少。在实际的城建档案收集过程中，实际上城建档案管理部门很难将城市建设项目档案收集齐全存在遗漏现象，有些收集上来的资料存在图纸缺失，或审批手续缺失等问题，而且有些甚至收集上来的资料不是最终稿。其次，就管理权限方面来看，建设系统各专业部门，内部资料收集的多，而外部收集的较为欠缺。

（二）城建档案管理工作人员观念落后

现阶段我国很大一部分城市档案管理工作人员其观念依然比较陈旧，仍停留在传统的管理时代，并没有及时更新管理观念，无法跟上时代的步伐，欠缺主动服务的意识。当前已经进入了信息时代，然而城建档案管理工作无法顺应时代的发展，没有主动的进行自我革新，无法为社会提供有效可靠的重要信息服务，城建档案管理工作落后于高速发展的信息社会，似乎与外界的发展相隔离。从而无法体现城建档案应有的价值，档案管理工作人员也无法得到自身价值的体现。

（三）信息化建设滞后

档案的信息化管理要求的是资源共享与快速的流转，但当前的城建档案管理一些硬件设施的配置及网络的组建依然比较落后。当前各大院校的档案管理基本已经实现信息化网络化，软件以及信息的开发应用已经趋近成熟，然而城建档案管理其硬件配置以及网络的组建结构仍然 比较滞后，单纯地靠现有的人力进行档案的收集、整理、保管以及利用显然已经跟不上信息化的步伐

二、解决城建档案管理问题的对策

（一）加大管理力度

城建档案是整个城市建设工程完整的历史资料，是城市建筑文化重要的组成部分。因此各级建设行业的管理部门应加大对建筑档案管理的重视，加大对城建档案管理的扶持力度。积极争取上级领导及相关财政部门的支持，从而加大管理经费的投入力度，加强建筑档案管理相关体制及相关编制的构建。随着城市建设项目的增加、档案管理工作量的加大，需要相应的从事档案管理工作人员数量也会随之增加，因此需要相关领导部门意识到这项工作的重要性，进而提供全力支撑。同时相关管理部门及领导还应将档案管理工作列入相关考核内容，升级管理部门应进一步完善《城建档案馆目标管理认定办法》。通过进行灵活有效的管理机制的制定，激励管理人员、加强内部管理、充分调动起相关管理人员工作的积极性，从而推动城建档案管理工作的进一步发展。

（二）强化管理意R

城建档案管理工作是整个城市的大事，做好这项工作的关键就是要强化城建档案的管理意识，尤其要提升城建档案领导的管理意识，这是做好城建档案管理工作的关键。各部门应加大管理力度，同时争取新闻媒体的关注支持、加大宣传的力度，提高市民的关注度，同时想方设法让各级领导部门意识到城建档案管理工作的重要性，创造出良好的管理氛围。同时管理人员应革新思想，转变陈旧的管理观念，每年根据社会需求及社会的发展现状以及当前的管理情况制定相应的管理办法及管理目标，同时完善相应的检查监督管理体系。

（三）加大城市档案管理信息化建设力度

首先，根据当前的信息化需求，充分运用现有的现代化办公设施，进行档案资源流转以及利用平台的建立。从而提升档案归档工作的效率，进一步提升城建档案信息收集的准确性以及利用率。第二、积极地进行软件管理系统的开发，合理地进行开发设计，对横向及纵向档案信息管理实施分步开发的策略，首先满足当前小区既有档案资源信息化的需求，同时兼顾到大区域信息化开发的过度，同时合理地进行大区域城建档案管理信息化规划，为整体城建档案管理信息化提供强有力的支撑。第三、加大城建档案管理信息化的宣传力度，同时注重管理人才的培养，对管理人员采取予以培训、学习、观摩或参与研发等方式，提升管理人员的素质，从而切实转变传统的管理观念，促进信息化建设的进程。

三、结语

城建档案管理工作是城市发展过程中不可或缺的一项重要工作，其记录着每一个城市的发展历程，甚至每一个角落的变化，每一个瞬间的转变都有着详尽的记载。但在城建档案管理工作的发展过程中，难免存在一些难点问题。因此应转变传统的管理观念，提升管理意识，把握好正确的方向，突破难点，完善城建档案管理工作，使其更好地为城市、为社会服务。

（作者单位为山东省威海市文登区建筑工程管理处）

参考文献

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1 机关事业单位档案管理工作的重要性

（一）有利于促进机关事业单位发展

在机关事业单位内部，档案管理工作已经成为重要的工作，它不仅是单位员工信息资料的记录，而且是事业单位发展的基础。规范化的档案管理是衡量事业单位管理能力的标准之一。事业单位档案管理工作的水平高低，直接决定着事业单位领导能否清楚了解本单位的具体运行状况，能否做出正确的决策。因此，加强机关事业单位档案管理工作，提升档案管理的规范化程度尤为重要。同时，加强机关事业单位档案管理，提升档案管理理念，探索新形势下有效的档案管理途径，如实高效地将本单位的发展状况反映出来，不仅能促进社会经济的健全发展，而且对于提高机关事业单位的市场竞争力，促进机关事业单位健康发展有重要的作用。

（二）可以为机关事业单位的后期管理提供参考依据

机关事业单位的档案资料不仅包含员工的各项信息，而且包含了单位发展中所取得的成果和总结，以及单位发展的全过程，是对单位集中管理的体现。通过对机关事业单位档案信息的查询和应用，能够为机关事业单位后期的管理工作提供参考依据。同时，机关事业单位的档案资料是单位发展和自身建设的重要记录资料，是机关事业单位信息材料的总体汇总，对机关事业单位健康持续发展有重要的促进作用，因此，加强机关事业单位档案管理工作尤为重要。

2 机关事业单位档案管理工作的难点

（一）档案管理人员素质有待提高

部分机关事业单位没有配备合格的工作人员来专门从事档案管理工作，因而只能让其他工作人员身兼数职，或是通过招聘临时整档人员来应对档案管理的工作需要。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出，档案管理工作较为混乱。同时，即便是在配备有足够专职人员的情况，档案管理工作人员的工作态度也直接影响到档案管理工作的实效。部分档案管理工作人员工作中抱着消极应付的态度，缺乏责任心和岗位自豪感，导致档案无法整齐归类，或是及时更新。又或是，在档案管理人员变动的时候，没有做好交接工作。以上这些都不利于档案的充分利用。

（二）机关事业单位内部缺乏科学规范的档案管理和利用制度

规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。然而，目前部分机关事业单位档案管理还只是停留在依靠各个部门自己来进行管理的阶段，导致档案分散在各科室，缺乏统一高效利用的制度。此外，在档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难。并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。

（三）机关事业单位的档案信息化管理程度不高

随着互联网以及网络技术的应用日益普遍，社会的日常办公以及档案管理工作的面貌也为之一变。电子档案较纸质档案更能够实现便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分机关事业单位已经实现了档案的信息化管理，但是在档案的保密制度建设上还有待加强。

3 加强机关事业单位档案管理工作的对策

（一）健全档案管理制度，明确档案管理职责

首先，机关事业单位要依据自身发展的状况建立一套完善详细的档案管理制度，合理划分各个岗位人员的职责，严格依据档案管理的制度进行档案管理工作，严禁杜绝违法违纪行为。

其次，机关事业单位档案管理人员要遵循“统一领导、分级管理”的原则，

遵守领导的安排，对档案信息进行分级管理，依据制度要求进行分类管理，保证档案管理的规范化。同时要将档案管理工作列入重要日常工作中，在单位内部建立专门的档案规范化管理小组，制定健全详细的工作计划，明确依据工作计划开展工作，保证档案规范化管理的有序进行。

（二）提升档案管理工作者素质

由于档案管理工作自身具有综合性特征、专业性特征以及复杂性特征，档案管理工作的这些特征要求工作者必须要具备很高的能力和素质，档案管理人员不仅要具备专业技能和知识，还要有很高的责任心和政治素养，可以说，档案管理工作者自身素质直接影响到档案管理工作的质量和水平。因此，机关事业单位必须要注重提升档案管理工作者的素质。机关事业单位要尽可能避免档案管理工作者频繁变动，使档案管理队伍具有很强的稳定性。此外，机关事业单位要加强档案管理工作者的培训和教育，促使工作者具备良好的综合素质。由于档案管理工作需要坚持与时俱进，所以，机关事业单位对工作者进行培训和考核，促使工作者对原有知识进行不断总结和更新，注重提升工作者的职业道德，提升工作者的职业道德观念以及荣誉感，这些均能够从本质上提升机关事业单位档案管理工作的水平和质量。

（三）加大档案管理资金投入

想要提升档案管理工作的水平和质量，不仅要在思想上和观念上高度重视档案管理工作，还要在物质上对档案管理工作进行支持。因此，事业单位必须要加大资金投入，促使档案管理工作的基础设施得以逐步完善，更加有序、安全以及科学的存放档案资料。

首先，要求事业单位的领导层要高度重视档案管理工作，对档案管理工作的作用、重要性以及地位进行高度重视，为档案管理部门拨放充足的资金，逐渐完善档案室基础设施。促使档案管理部门建设档案库房，做到防火防潮，还要购买档案柜。这样可以对档案进行妥善的保存，杜绝发生档案材料损坏等情况。其次，要求档案管理工作者必须要对档案室基础设施进行及时的检查，包括档案柜、空调、灭火设施等，一旦设施出现损坏，必须要及时上报，申请维修。

（四）充分运用现代化的设备，提高档案管理的现代化程度

随着社会经济和科技的发展，计算机技术已经逐渐普及，通过计算机进行档案管理，不仅能够提高档案管理的效率，而且可以促进档案分类，为单位发展提供更加全面的资料信息。机关事业单位可以建立档案共享平台，通过档案共享平台进行档案的查询和登记工作，可以方便对档案资料的利用。还可以通过计算机加强档案信息的搜集力度，记录更加全面清晰的档案信息，争取让档案信息涵盖图像、影音和文字等信息，提升档案信息的全面性。另外，要加强对单位档案管理人员的现代化知识培训，提升档案管理工作人员的积极性和效率，让档案管理人员通过现代化的设备进行档案信息的完善，提升工作的效率和质量。

（五）开展档案管理的创新服务，提升档案管理的服务意识

档案管理人员要摒弃传统的管理理念和服务理念，积极开展新形势下的创新理念，提高服务意识。可以依据目前网络方便、快捷的优势进行档案信息的自主查询功能、分类查询功能的开展，对档案信息进行及时的更新和补充，充分发挥档案信息的有效性和准确性，为领导决策提供参考依据。也可以改变传统的档案管理模式，采用与单位发展相符的档案管理模式，将单位发展的实际状况融合进档案管理制度的制定中，提升档案管理的效率。档案管理人员只有创新管理理念，转变保守思想，开拓新的档案管理方式，创新服务意识，才能提高档案管理的效率和质量，促进档案管理工作更上一层楼。

4 结语

综上，机关事业单位要依据本单位具体的发展状况建立全面的档案管理体系，并针对目前档案管理工作中存在的问题找出相对应的解决办法，同时要提升档案管理人员的素质和积极性，积极推进机关事业单位档案管理的标准化和规范化进程，为机关事业单位高效发展提供保障。

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一、城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题

1、拍摄难

一方面，表在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，表在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。

2、收集难

主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。

3、管理难

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高校档案馆是对高校档案进行收集以及管理的地方。高校档案管理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。高校档案管理工作做得好，就能够为高校以后的教学活动、科研活动提供较好的理论基础，能够真实地展现高校的历史面貌。当前，随着我国政府对教育事业的重视与发展，我国高等学校的教学规模越来越大，教学条件越来越好，学校的科研活动以及对外交流活动日益增多，因此，高校的档案日益增多。高校档案管理工作是高校建设中一项基础工作，必须要重视高校档案的管理工作。当前，我国高校档案管理工作中存在一些难点，不利于高校档案管理工作的开展，高校档案管理工作有待进一步完善。本文将从高校档案管理工作中的常见难点以及高校管理工作中的应对对策两方面进行详细阐述，以期促进高校档案的管理工作。

一、高校档案管理工作中的常见难点

1.高校档案管理手段极其落后

当前，大部分高校在进行高校档案管理工作时，都是采取人工方式。所谓人工方式，就是指高校档案管理人员将所要记录的高校信息以手工的方式将其录入高校档案，并对该高校档案以手工的方式进行汇总整编，这种档案录入以及汇整方式，不仅使档案管理人员的工作量大大增加，工作难度加大，延长了档案管理人员的工作时间，而且还会使档案管理人员无法分出精力来进行编研以及科学开发。同时，这种手工的档案管理方式也给档案查找者带来不便。一方面档案查找者在查找自己所需的高校档案时也相应地必须要采取手工方式，这种查找方式一方面会增大档案检索者的检索时间，增大检索能力，降低检索效率；另一方面，由于档案检索者是手工查阅，因此，会在一定程度上造成高校档案的磨损。随着信息化的发展以及办学条件的改善，计算机网络技术在高校中得到广泛利用。其中，很多高校将计算机网络技术引入了高校档案管理工作。很多高校都为本校的档案馆配置了相应地计算机设备并购入了档案管理软件，在很大程度上促进了高校档案管理工作的发展，但是从其管理效果的实现来看，有待进一步完善。

2.高校档案管理工作的重视程度不够

由于受传统档案管理思想的影响，高校领导者往往不能正确认识高校档案管理工作的重要性，因而，在高校档案管理工作中经常会存在一些问题。高校领导普遍认为高效的主要任务就是办好学、搞好科研、培育优秀人才，高校档案管理工作只是个形式问题，因此，在实际工作中，忽视高校档案管理工作。高校领导认为高校档案管理工作只是个形式问题，因此，只是在形式上设置档案馆管理人员这个职位，并且通常职位数很少，造成高校档案管理工作人手紧缺。部分学校部门认为录入档案是高校档案管理人员的职责，与自身无关，因此，在档案材料的提交方面通常会存在滞后现象，导致高校档案管理人员不能够及时将档案资料录入档案，从而造成归档延误。高校档案管理人员的待遇比较低、升迁机会不大，由此，高校档案管理人员的工作积极性不高，不能够认识到本工作的重要性。

3.高校档案的利用率比较低

高校档案馆是对高校档案进行收集以及管理的地方。高校档案管理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。高校档案存在的意义在于，它能够为高校以后的教学活动、科研活动提供较好的理论基础，能够真实地展现高校的历史面貌。但是在现实中，高校档案的利用率却比较低，不能够充分发挥它的作用。高校档案管理人员的管理意识以及管理观念不能够与时俱进，仍固守传统的档案管理思想，不能够正确处理好高校档案管理的开放性与保密性之间的关系。高校档案管理人员的管理手段不能够与时俱进，仍然固守以前传统的手工录入汇编方式，一方面会给档案查找者带来不便，档案查找者在查找自己所需的高校档案时也相应地必须要采取手工方式，这种查找方式会增大档案检索者的检索时间，增大检索能力，降低检索效率。档案检索的复杂性使一些档案利用者不愿意进行档案检索，从而极大地降低了高校档案管理的利用效率，不能够充分发挥高校档案管理的作用。

4.高校档案管理人员素质不高

高校档案管理人员素质不高是当前高效档案管理工作中一个普遍存在的问题。高校档案管理人员素质不高主要表现在以下几方面：

第一，高校档案管理人员没有受过专业的档案管理培训，专业能力比较差，专业素质比较低；

第二，高校档案管理人员不能熟练的操作计算机设备以及档案管理系统，大部分高校档案管理人员只能采取手工的方式进行档案的录入以及汇编。

二、高校档案管理工作中的应对对策

1.加强对高校档案管理人员的专业培训，提高高校档案管理人员的专业素质

第一，要注重培养高校档案管理人员的社会责任感以及政治意识。高校档案管理工作要求从事档案管理的工作人员严守高校档案的秘密，不得随便告诉于人。为了保证高校档案管理人员能够更好地履行自己的职责，各高校必须要加强对相关管理人员的政治意识以及社会责任感的培养。

第二，要注重提高高校档案管理人员的专业素质。当前，高校档案管理人员没有受过专业的档案管理培训，专业能力比较差，专业素质比较低，不能很好地胜任目前的管理工作，因此，各高校要定期对其进行专业培训，组织相关管理人员积极学习相关专业知识。

第三，要注重提高高校档案管理人员的计算机操作能力。当前高校档案管理人员不能熟练的操作计算机设备以及档案管理系统，大部分高校档案管理人员只能采取手工的方式进行档案的录入以及汇编。高校领导必须组织高校管理人员进行计算机知识的学习，以提高高校档案管理人员的计算机操作能力。

2.加强宣传，重视高校档案管理工作

由于受传统档案管理思想的影响，高校领导者往往不能正确认识高校档案管理工作的重要性，因而，在高校档案管理工作中经常会存在一些问题。高校普遍认为高校的主要任务就是办好学、搞好科研、培育优秀人才，高校档案管理工作只是个形式问题，因此，在实际工作中，忽视高校档案管理工作。必须要加强宣传，重视高校档案管理工作。一方面，高校领导应该转变观念，高校档案管理工作是高校建设中一项基础工作，必须要重视高校档案的管理工作。另一方面，要增强师生的档案形成意识。部分学校部门认为录入档案是高校档案管理人员的职责，与自身无关，因此，在档案材料的提交方面通常会存在滞后现象，导致高校档案管理人员不能够及时将档案资料录入档案，从而造成归档延误。在现实中，要通过报纸、广播等形式传播档案形成的重要性，增强师生的档案形成意识。

结 语

高校档案管理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。高校档案管理工作做得好，就能够为高校以后的教学活动、科研活动提供较好的理论基础，能够真实地展现高校的历史面貌。高校档案管理工作是高校建设中一项基础工作，必须要重视高校档案的管理工作。

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在信息化、数字化浪潮汹涌而来的今天，我们供电企业在生产经营等各类活动中，使用数码录音和数码照相机、摄像机，形成了大量的音频、视频文件和存储载体…一光盘、录音带、等。 以及收集企业在生产、科研与经营活动中形成的照片、奖牌、奖状、奖杯、奖旗、证书、录音、录像带与光盘资料等，很大程度的真实的反映了企业的成长历程，从而对声像档案也有了进一步的认识。

1. 企业声像档案管理工作的重要性

声像档案能将鲜活的现实场景原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人的视、听觉感官，因此，较之其他载体材料的档案，就显现出自己优势。

2. 企业声像档案管理工作存在的难点

2.1声像档案意识谈薄。

在如何看待声像档案上，普遍存在着这样两种思想认识上的误区：一种是部分人根本就不清楚声像也是档案。他们一直误以为只有纸质的文件、资料、报告、总结、履历等等才是档案，而企业在生产经营或其他活动中形成的照片、录音、录像等，一旦拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，用完就算完了，怎么处理这些声像资料属于个人行为，还有个别人以个人版权为借口不交照片等等。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像资料长期在个人或业务部门内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的大量流失，导致企业档案不齐全不完整，严重影响了企业声像档案的完整归档、长久保护和开发利用。

2.2收集整理归档不及时。

（1）管理分散，声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中，谁制作谁保管，只拍、录，事后不按档案的规范标准去进行整理，更不向档案部门移交。致使大多数有价值的生产实践工、科学实践或有纪念意义的社会活动，往往不能留下完整、系统的声像档案资料。

（2）损失严重，有的单位对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带，私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录，这种离奇“制造”的资料，说它是赝品未免有些过分，但总会给人一种掺假的感觉，因此它已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感。此外，在保管条件上，有部分单位或部门因不具备保护声像档案的特殊条件，而严重影响了声像档案的寿命。

（3）遗留问题多，其一有的虽有声像资料，但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容，缺少有意义的特写镜头，人物专访和事件细节，没有内涵和深度。其二有的声像资料摄录后，没有及时辅以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、任务和制作者等），相隔时间一长，时过境迁，人事更动，在就无法记忆和认知了。这种声像资料的作用和价值必然受损，大打折扣。

现在，企业受档案产生经济效益不大的局限，不可能花大量资金投入到档案的现代化建设中，结果就是没有专门的保管库房保存声像档案，即使有也不能享受和人事、科技档案同样的待遇。由于温湿度无法保证控制在规定范围内，致使声像档案难以长久保存。

3. 进一步加强本单位声像档案集中管理的对策

3.1加强领导，强化声像档案意识。

要积极争取领导的重视和支持，将声像档案工作纳入各单位工作计划、规划，列入领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力、资源的配备。通过媒体或举办声像档案展览，向社会大力宣传档案工作的重要性，以提高全民的档案意识，还要认真贯彻落实好《档案法》，按照法律和政策规定，以对党负责、对历史负责，对人民负责的高度历史责任感，切实做好这项工作。

3.2建立健全声像档案管理的各项制度。

3.2.1首先要制定一个管理办法来规范声像档案归档工作。完善制度建设，确保声像档案的齐全、完整、系统。 完善声像档案的管理标准和有关人员岗位职责，档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作，将这项工作也要纳入档案工作人员职责范围，使声像档案管理工作更加制度化、标准化。

3.2.2档案部门要运用行政手段和经济手段，对声像资料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通过正常移交接收。业务部门移交档案馆。

（2）重点单位、重点部门重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通，及时掌握情况。

（3）重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除承担本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。

（4）广泛的社会征集。对散存在个人手中的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等多种方式广泛征集。

（5）档案部门直接征集。档案人员参与各类重大活动的拍摄针对公司重大活动（重要会议）声像档案收集，由主办单位通知档室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保公司重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面开发利用。

3.2.4此外，对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实，确保有关规章制度落到实处；必须制定有效的配套措施，明确与声像档案有关部门和人员的责任，做到有章可循、有法必依。还要加大宣传力度，利用广播、电视、报刊等多种形式宣传声像档案的重要作用，增强企业员工的档案意识，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量和时效。

3.3结合实际，创造条件，力求妥善保管。

（1）企业声像档案保存条件普遍达不到要求，短时间内都设专室又不现实。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。按照《照片管理规范》的要求，底片控制在13～15℃，相对湿度在35～45%；照片控制在14～ 24℃.相对湿度在40～60%的环境中。磁带一般要求其环境的温度在25℃以下，湿度以50%左右为宜。保存的母带，温度在8一l2c|C，45～50%的湿度中保存。保存期间温度的波动应该小于正负5℃，湿度波动小于正负l0%。光盘理想的贮藏条件是有温度湿度控制的计算机房，环境温度为20℃，湿度45%。

（2）从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。 首先，声像档案要使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；再次，增加空调控制好温湿度，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。2004年一次性投入资金30余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架130组、底图柜10个、电子文档2柜个、购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为我公司在今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。

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在工程设计过程中，一个工程项目需多个设计部门精诚合作才能完成。个别人员将职责范围内的设计成果当作自己的私有财产，不及时向档案部门移交，造成档案不完整。

2、管理制度不健全

在设计档案管理工作中，缺乏设计文件材料归档方面的制约措施，造成档案资料不能及时归档，影响整个设计档案工作的开展。

3、档案重视程度不够

个别人重设计轻归档，总以为档案收集和管理是档案人员的事，使档案管理工作滞后于设计工作。因此，给档案管理增加了难度，势必影响到设计产品质量。

设计产品是设计人员运用基础资料，先进技术、科研成果、实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现形式为技术文件、技术图纸等。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想，科技方法和科技成果，真实地反映了设计实践活动的历史过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就其工程设计档案的主要特点，谈一下观点。

一、组成的成套性

一个单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成队，按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律的展开设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定了设计档案的成套性，一项工程设计的全部设计技术文件材料的总和，包括设计依据材料厂、中间计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中的每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案的收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”、“三参加”和“四同步”，从而按照工程项目将设计文件材料收集齐全归档，有头有尾、完整无缺；按工程项目进行配套整理，如实地、系统地反映出一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地排架保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。

二、形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备即前期）阶段，初步设计阶段，施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段的工作任务，工作内容，工作程序和工作环节，应具备的工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度，章节的组成、格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作。前一阶段的设计文件经过批准成为后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件又是前一阶段的设计的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，双有明显的严格控制的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成部分各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。根据这一特点，在管理工作上强调设计成品必须按阶段归档并随时复制向外分发使用，以便设计工作和基建采购、施工准备等紧密衔接，做到不间断和不脱节。在整理、分类、立卷、编号时应将不同阶段形成的技术文件材料区另开来。

三、内容的专业性

一项工程设计是由多种专业的设计人员按不同专业分别开展具体的设计作业，双相互配合共同完成的，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计条件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都有专业特点，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。目前我国的设计部门大体上分为建筑。一个设计单位承担的某项工程设计也需要多种专业共同投入。每一个专业的设计文件又是其专业技术活动的产物，它反映了该专业设计实践活动的规律及特点，记载着该专业学科的科技知识、科技思想和科技成果，体现了该专业设计活动的表达方式。因此工程设计档案在分类、编号、编制检索工具时，都要考虑到设计文件材料的专业性，以及各专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、编号的结构层次时，要考虑图纸文件所属关系。此外，还要求档案人员学习本单位各专业的基本知识，了解各专业的业务范围，能识别看懂各专业的图纸文件，不断提高管理水平。

四、修改和补充的多样性

工程设计是从技术上和经济上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，在施工安装过程中经常发生设计变更，需要对设计文件进行必要的修改和补充。如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等自然条件可能出现了新的情况等等。这些不可预见的意外情况都要多次地修改、补充，有的部分图纸甚至成套图纸作废，要重新设计换版。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的，、必要的和允许的，但又应是严格的。这是工程设计档案有别于其他档案的重要特点。为此，设计单位必须及时重视对设计变更、修补充文件材料的管理，严格审批手续，建立健全修改制度，并加强检查和监督工作。当设计变更时，按照有关规定及时修改原底图与蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案既反映工程设计活动的历史状况，确保档案的准确、完整。档案人员应当了解设计变更情况，避免对外提供已经作废了的或已修改过的错误图纸，以免生产建设中造成失误。

五、使用的通用性

设计是一项继承和创造性很强的工作，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是“全新”的设计。工程图纸文件具有广为复用的的条件，这些也就决定了工程设计档案通用性的特点。工程设计图纸文件除了用于某一特定的工程建设项目外，还用于本单位其它工程项目的设计工作中，或外单位生产建设中作参考和借鉴，套用其中一部分甚至全部图纸。大大避免了重复劳动，缩短设计周期，为整个工程建设赢得了时间，提高了工程效益。鉴于工程设计档案具有通用性的特点，设计单位在确定归档份数时，一般除了复制一套存档外，还要多复制1-2套专门提供利用。同进还要建立一个规模较大的资料的接待、咨询、借阅、复制、等工作系统，采用现代化程度较高的档案管理手段。

六、经济效益的社会性

设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先，它是为某具体工程项目的妨提供设计图纸文件，作为施工的必要条件；其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此，保存工程设计档案完全是为满足生产建设的需要而向社会提供服务的。它的作用范围、实现作用价值、发挥经济效益等，主要不在本单位，而是在更大的范围和广阔的领域发挥社会效益，增加社会财富。因此，设计单位的设计的目的，是为工程建设取得了最大综合效益，而不是以自身盈利为主要目的。

明确了工程设计档案的这一特点，档案管理工作中必须克服技术封锁，保护主义，变封闭型为开放型，面向社会，面向技术市场，面向设计和生产第一线，面向广大设计人员和现场施工人员，及时准确、方便有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度地在社会上更加广阔的领域里充分发挥经济效益。

七、作用价值的时效性

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医院档案是指医院在医疗、教学、科研等活动中形成的各种资料的原始记录，其涉及的方面非常广泛，主要包括医疗、护理、研究、党政管理、公共卫生等活动，对于临床医疗和医院行政管理决策或工作标准等方面的制定、问题和纠纷的处理等都提供了重要的参考依据，因此医院档案管理工作的意义十分重要。

1医院档案管理工作的问题和现状

按照目前各医院档案管理工作实际来看，医院档案管理工作均依照各自的经验进行，缺乏相对统一的标准和模式，医院档案管理工作容易产生混乱。有的医院建有三级档案管理网络，但缺乏强有力的制度约束，档案管理工作人员图方便省事而随意放置档案的现象时有发生，存在着不能及时归档或被丢失的风险，对档案管理工作的考核措施相对也不太健全。另外，目前多数医院档案管理工作者已经意识到通过计算机网络是实现医院档案现代化管理的重要途径，关于这方面的尝试也不在少数[1]，不过由于档案管理工作者不太能参与管理软件的设计与开发工作，软件开发方对档案管理工作的专业要求了解不足，管理软件的支持力度还有欠缺，有的管理软件不仅不能体现快捷方便高效的优点，反而因设计不合理、不严谨而常常出现错误，影响工作效率。

2医院档案管理工作的难点

2.1档案管理工作者自身工作能力不足 当前有部分医院管理者错误的认为，医院核心工作仅仅是向社会提供医疗服务，片面强调提升医疗服务质量以获取更大的社会效益和经济效益，认为档案管理不能产生任何经济利益，反而需要付出投资，因此忽略了对档案管理工作者专业素养和工作能力的要求，再加上部分档案管理工作者对自身工作的意义没有清晰的认识，错误的将医院档案管理理解为简单的档案装订、收集、存放与调用，也就忽视了自身岗位理论知识和专业能力的提高。另外，医院档案管理工作人员多数并非档案管理专业毕业的从业人员，大多是由医疗、护理或行政岗位改行到档案管理室的，缺少系统的档案专业培训，业务能力相对薄弱，管理队伍也不够稳定，容易造成档案管理工作的混乱。

2.2档案管理手段不够完善 医院档案管理的计算机软件没有统一的标准，在实际工作中不具有通用性，管理手段的标准化还有待加强。有些档案管理软件系统只注重了档案专业流程研究，而忽视了与医院办公自动化OA系统的无缝衔接[2]。有些档案管理工作者局限于档案的收集和管理，满足于传统被动式工作模式，缺少主动开发档案资源的意识，对医院档案深层次的开发和利用还不够。有些档案管理的手段、设备落后，工作环境较差，硬件陈旧，计算机等现代化管理设备相对匮乏，一些医院的管理者认为增添这些硬件设备的投资过多，使得相当多档案管理工作基本靠手工完成，不仅造成医院档案管理工作的效率低下，也容易造成档案管理工作的混乱[3]。

2.3医院档案收集、借阅管理不合理 由于医院对档案管理工作重要性缺乏足够的认识，因此在人员配备上，很多档案管理人员专业度存在欠缺，有的甚至聘请兼职人员进行医院档案管理，同时，多数医院各部门间档案处于分室保管状态，管理起来相对分散[4-5]，导致一些档案资料长期未及时作归档整理，档案的相应作用无法得到体现，同时也给档案的查询和使用造成了一定的困难。另外，目前多数医院并未设立专门的档案借阅室，仅仅只配备了档案存放的库房，在需调用档案时，由于没有专门的地方进行阅读查看，只能由调用者借走，而往往借阅也没有严格按照规章制度执行，有时借阅手续不齐全，归还期限不明确，造成借出档案的及时回收困难。若再加上医院档案管理者人员出现变动，交接不科学不合理，时间久远有时档案借阅者主动归还的意识较差，往往容易造成档案的丢失或损坏。

3医院档案管理工作难题的相应对策

3.1加强档案管理工作者自身工作能力 医院管理者应当摒弃档案管理工作不能产生任何经济利益，所以无需对此付出过多投入的错误观念，应加强对档案管理工作者专业素养和工作能力的要求，提高档案管理工作者对自身工作重要性的认识，加大岗位理论知识和专业能力提高的力度。选拔档案管理专业毕业的专业人员进行医院档案管理，尽量少用由医疗、护理、行政岗位改行到档案管理室人员，加强系统的档案专业培训，建立稳定的专业管理队伍，避免造成档案管理工作的混乱。

3.2完善档案管理手段 建立统一的医院档案管理计算机软件标准，提高实际工作中的通用性，强化管理手段的标准化建设。注重档案专业流程研究的同事建立档案管理系统与医院办公自动化OA系统的无缝衔接[6]。形成主动开发档案资源的服务意识，加强对医院档案深层次的开发和利用。加强些档案管理设备、环境和硬件建设，配备计算机等现代化管理设备，能有效提高医院档案管理工作的效率，避免档案管理工作出现混乱情况。档案管理工作人员需要深入医院各职能部门及临床一线，深入了解在医疗、科研、教学等工作中对于档案资料的需求，根据各类人员的各种不同特点，有针对性地为各职能科室人员提供档案信息，在工作实践中使其充分意识到档案管理工作对他们的工作所能起到的积极作用。同时重视档案资源的开发和合理利用，多途径多手段多渠道地进行档案信息资源的开发[7]。

3.3健全医院档案收集、借阅管理制度 应充分认识到医院档案管理工作的重要性，在人员配备上选用专业性强的档案管理人员，杜绝非专业兼职人员。采取各部门档案集中保管形式，实施集约化的档案管理，避免部分档案资料长期未及时归档整理的现象，使档案的实际作用得以充分体现，为档案的查询和使用提供便利。设立专门的档案借阅室，在需要调用档案时，严格按照借阅规章制度执行，借阅者集中在专门的档案借阅室查看，健全借阅手续，明确档案归还期限，以便于借出档案的及时回收。档案管理者人员若出现变动时，交接应科学合理，不仅需要交接钥匙等物品，也要详细交接档案借阅、归档、存放等相关记录，以免造成档案的丢失或损坏。

3.4确保医院档案的齐全完整 档案的收集、归档是医院档案管理工作的基础和重点，其前提是医院档案的归档范围明确。先要结合医院档案的具体特点以及形成的规律，按照院内各职能科室职责这根主线对医院档案归档范围进行针对性的修订，使医院档案归档重点明确，通过与各职能科室进行积极的沟通，完善并确定医院档案的归档范围[8]。在医院档案管理的实际工作中明确区分文件与资料，特别是将内容、形式、作用等具有相似之处的文件资料进行区分，以降低医院档案管理工作的重复性和冗余度[4]。根据各类医院档案保管的期限明确划分具体年限，如永久性、50年、20年、10年等，以适应档案材料日益增长的数量以及鉴定销毁的需求。要求档案管理员认真对照档案的归档范围，进行文件资料的收集整理，追踪档案资料的去向等，确保医院档案资料齐全、完整、去向明确。

总之，目前在医院档案管理工作中的确还存在着一些难点问题，大体而言主要是由于医院档案管理人员专业能力不够以及医院对档案管理工作重视程度不足引起的。近年来的大量经验证明，只有医院管理者对医院档案管理工作高度重视，建立健全科学合理的医院档案管理制度，任用专业程度高的医院档案管理人员，强化现代化高科技管理技术、设备的运用，加大档案管理资金的投入度，改善医院档案管理工作软、硬件环境，才能够真正提高医的档案管理工作水平。

参考文献：

[1]张海波，姜蕾.医院档案管理难点分析[J].健康必读，2012，11（10）：545-546.

[2]陆艳，蔡栋.当前医院档案管理工作分析[J].中国医院管理，2000，20（10）：55-56.

[3]李文旭.当前医疗设备档案管理的难点及对策分析[J].健康之路 ，2013，（12）：537-537.

[4]彭诗媛.医院文书档案管理的难点及应对措施[J].办公室业务，2014，（3）：180.

[5]叶兹礼，欧霞.关于如何加强医院档案管理工作的分析[J].中国医药指南，2012，10（23）：691-692.