档案管理情况模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理情况，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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1、领导高度重视，成立档案工作领导小组。在组织建设上，切实加强对档案工作的组织领导。镇委、镇政府把档案管理工作列入重要议事日程，把提高档案管理水平作为加强自身建设的一项重要工作来抓，并成立了档案工作组织机构，纳入了本镇年度工作计划中。一是明确分管领导，强化档案工作责任意识，并做到定时检查，定时总结，把档案工作的决策贯彻好、落实好，把工作落到实处。成立了以副镇长吴光伟同志任组长、党政办主任饶弟明同志为副组长的档案管理工作领导小组。领导小组下设办公室，由饶弟明任办公室主任，具体负责机关档案的收集、整理、保管、利用等相关工作。各村配备一名兼职档案员，分别负责各村档案收集、移交工作。二是加强学习，提高认识。今年以来，镇委、镇政府先后组织工作人员学习了《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》、《机关档案工作条例》、《档案管理违法违纪行为出风规定》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》以及本单位制定的档案工作规章制度，积极参加上级相关部门组织的档案工作人员培训，组织召开各村兼职档案员培训会，加强对各村文件材料的收集、整理、归档，有效地保证了档案工作的顺利开展。

2、强化档案安全工作，制定安全保管及制度。事前防范，制定档案安全保管制度。要求：档案工作人员要提高警惕，认真做好库房的保卫、保密工作，确保库房安全。档案库房应配备防盗、防火、防水湿、防高温、防强光、防尘、防有害生物等必备设施。库房标准温度应控制在14—24摄氏度，相对湿度为45%—60%，为控制库房温湿度情况，应配备精确、可靠的温湿度测量仪器，定期测量并建立登记制度。库房应严格封闭，保证库房内环境的相对稳定，并采取相应措施加以调整和控制。建立严格的进出库制度，非档案工作人员原则上不能进入档案库房。库房内档案柜应统一编号，排放有序，并与墙壁保持一定距离。档案库房必须具备防磁、防震、防静电、防磁厂、防化学腐蚀等条件，符合温度、湿度等要求。建立定期检查制度，对库房安全等情况定期进行检查。库房内不准存放其他物品，严禁存放易燃、易爆及易潮霉变物品。保持库房卫生整洁，库房中无人时必须关灯、关窗、上锁。

定期进行安全自查，在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，防止发生各种危害档案安的全事故。建立健全了档案保管、利用、保护、保密等规章制度；同时，做好室内通风、防虫工作。从自查情况来看，我镇档案无霉变、褪色、破损、虫蛀、鼠咬、丢失等现象，切实做到了安全保管。截止目前，我镇无档案损毁、丢失、失泄密、将应归档文件占为己有等违反《档案法》事件发生。

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一、基本情况

我委组建于20*年7月，在机构改革中由原*县经济贸易委员会、*县乡镇企业局、*县二轻行业办公室组建*县经济委员会（增挂*县中小企业局牌子），是主管全县工业经济的县政府工作部门。我委党委高度重视档案管理工作，为认真贯彻好档案法，切实抓好各类档案管理工作，我委着重抓了如下几个方面工作：

1、领导重视，分工明确。我委明确了一名副主任分管档案工作，由经委李发*副主任分管档案工作；并由办公室主管档案管理工作，并落实了一名办公室（兼）职档案工作员具体抓这项工作，各股室配合档案管理工作，做到了专人专管，工作分工明确。

2、经费及设施落实。经委设立了专门的经委综合档案室，并配备了档案柜等必须设备。近几年来，我委共投入档案管理工作的经费*2万多元，主要用于档案管理的设备及整理等费用。

3、各类档案管理规范。一是我委在2003年专门抽调4名工作人员历经三个多月整理了（1993年至2002年期间）档案，投入经费*1万多元，并进行档案分类，装袋、装盒，并进行了入柜，做到了无积存零散文件。二是各企业的人事、破产清算组的档案由各清算组指派一名人员专门负责管理，目前，已有多个清算组的人事、文书档案移交相关存档部门（建设煤矿、同仁中药村公司、奋发水泥厂、磷铵厂）。三是档案查阅必须经主管领导同意，按照相关手续借阅，并在当天归还借阅文件。

通过妥善的保管和及时的整理档案，我委目前档案规范，未出现人为造成的档案丢失和损坏。

二、存在问题

我委在档案管理中虽然取得了一定的成绩，但也存在着如下主要问题。

1、20*年7月、20*年1月我委先后两次单位进行了机构改革，由于机构改革等原因，我委在机改后未能及时将机改前的文书档案进行规范整理。

2、档案室设施落后，有等进一步完善。

3、破产企业档案移交困难。主要原因是移交企业档案收费过高，由于我委经费不足，致使多个企业的人事、文书档案目前未移交相关存档部门。

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一、 基本评价

06年以来，区政府能够认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，努力完善档案机构建设，推进档案软硬件条件改善，做好档案管理日常工作，取得了一定成效。具体体现在以下几方面：

1、建立档案管理机构和工作网络。区档案局于06年4月正式挂牌成立，新增对本区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定期开展活动；各镇、街道及部分职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到具体科室及个人；部分政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下延伸，如区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村（社区）劳动保障室一级，区教育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；55个城市社区档案管理基本达到四有标准（有制度、有人管、有库房、有实体）。

2、档案管理工作逐步规范。一是建立了各项制度。区、镇两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。区各相关单位都制定相应的档案人员岗位责任制度，部分还纳入了机关岗位责任制考核。区内各档案馆室的档案人员基本都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创建。区政府把档案工作纳入全区年度目标管理考核范围，每年通过单位自查、组内互查、档案局抽查等方式开展档案年检；部分单位还在系统内部开展档案工作自查和考核，通过职能部门各科室档案工作考核评比，提高档案管理整体水平；指导建档单位创建达标，目前全区档案工作达省级标准的有25家单位，达市级标准的有35家单位。

3、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高，06年以来档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷20__余卷、件。二是信息化建设有所推进。区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏中重要全宗及查找利用率高的档案已录入电脑，开放档案案卷目录在##区档案馆网站上公布；06年区档案局开展专题培训，在全区推广新型档案管理软件即档案检索系统；部分涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如区城管办的数字城管管理系统，区人才交流服务中心的应届毕业生档案管理系统，区婚姻登记服务中心的婚登档案管理系统等，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地服务了群众。

二、 存在困难和问题

档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点，档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程，具有很强的程序性、规范化和权威性要求。虽然我区的档案管理工作已经取得了一定的成绩，但与我区当前完成区划调整、重大工程项目推进，社会体制改革力度加大、基层组织民主自治水平提升，社会稳定要求提高的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距。

1、档案管理意识不够强。

一是部分领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作，对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致许多单位的档案管理问题得不到解决，人、财、物保障不足。二是部分单位之间档案管理工作不平衡。目前，我区的各类档案管理工作主要是根据业务线上的台帐要求来开展，各级各部门的档案管理标准不统一，除业务线上较重视的公文、财务、执法档案相对规范外，如科技类（包括科学研究、设备仪器、基本建设、产品资料等）、 文化类（包括各类文化活动、历史资料、非物质文化遗产等）及经济活动档案（如合同、会议纪要等重要文书）在现阶段发挥重要作用的档案管理问题较多。各级各部门档案管理水平高低不均，差距较大，并且有相当一部分领导和单位还没有意识到差距存在，没有及时落实措施加以改进，导致全区档案管理工作发展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作，是功在当代、利在千秋的工作，很难在短期内体现出业绩和作用。由于宣传的活动和载体不多，相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、氛围不浓。机关干部欠缺档案概念，自觉管理、依法收集的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。

2、档案管理体系不够完善。

一是档案管理组织网络不够健全。据了解，区档案局尚未完全担负起对全区档案工作实施监督指导的职能，与基层联系不多，有些部门甚至不知道档案馆已经变成档案局；部分单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，部分村（社区）还未落实兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边；各级各部门的档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作，从业人员必须具备强烈的工作责任心，相应的专业知识，花费大量的工作精力。但目前，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力不足；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，在调研单位中除一两个镇街外，其他单位的档案员都未经过专业培训后持档案管理证件上岗，档案业务知识培训很少，近两年来绝大部分档案管理员参加的业务培训不超过一次，特别是针对基层村（社）档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案收集、管理规范和标准不够明细。一方面，区级层面缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，各级各部门虽然有归档的意识，但对哪些要归档、如何归档没有具体的标准。另一方面，省、市制订的许多专业档案管理规范、标准未能得到贯彻落实,镇、街道和村（社）领导、档案管理人员不知道规范存在，或是没有完全按照这些规范开展工作。更重要的，特殊时期、临时机构和重大建设项目的档案管理缺乏指导性意见。当前我区正处在完成重大行政区划调整，城市化建设开发大幅推进的重要时期，这个时期机构变动大、人员流动频繁、临时机构多、资料依据性强、工作要求高，本身就存在着许多不利于档案收集管理的困难问题，同时，这些特殊时期和重大项目档案与政府、群众利益密切相关、具有非常重要的现实意义和保存要求，但目前，政府对这些档案管理还缺少明确的管理规范标准方面的要求，已经出现有的重要资料遗失，有的重要资料收集不全，有的交接制度不明确，有的档案资料收集程序缺失等种种问题，工作隐患严重。如，有的重大工程项目由于缺少必要的档案资料接收程序，致使建设档案中部分承包单位的资料不齐全，且补充完善的难度较大，直接影响了工程后期权证的办理等。

3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要。

随着档案库存量的急剧增加，馆室紧张、建设简陋的问题在全区各个职能部门都普遍存在，这已经成为影响和制约全区档案管理工作发展的突出问题，具体表现在：一是库房容量不足。目前区档案馆库存档案已经饱和，收集工作受到影响，如行政区划调整后原转塘、龙坞、周浦、袁浦等乡镇街道的档案按规定应当收入区档案馆，但现阶段只能留在原单位，其他单位和职能部门也普遍存在库房紧张的问题。二是档案馆室建设不规范。有的档案室建设不标准、不规范，三室不分，基础条件很差，如区人才交流服务中心9个平方的档案室内存放了四千余份人才档案，地方小、通风差，八防措施无法落实，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合人事档案管理标准；有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些部门档案分散在各职能科室，如区人事局各类工作档案与全区工资统发系统计算机中心机房、复印室及其他杂物同室，既不符合档案管理要求，也不符合统发工资中心机房安全管理要求。三是村（社区）档案室建设滞后。随着城市化推进和体制的调整，村（社区）经济活动越来越多、村务公开要求越来越高，与股民、村民利益密切相关的档案资料也越来越多，村（社区）档案已经成为维护基层社会稳定的重要依据。但目前，绝大多数行政村和撤村建居社区的资料保管，多半是凭着村（社区）领导或者会计的个人判断，或者是遇到实际问题后才注意收集，基本未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员>:请记住我站域名/书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。

4、信息化档案管理工作相对滞后。

档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，今年政府计划设立信息公开中心，档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一，信息化工作量巨大等原因，各级各部门的档案信息化程度不高，发展较为缓慢。同时，随着电子政务的推广，非纸质档案也越来越多，如人事、城管、劳动保障等部门都通过大型数据库开展工作，部门间通过oa办公系统完成公文往来，工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理，迫切需要探索和加强。

三、 建议意见

为了进一步做好我区的档案管理工作，促使档案工作跟上我区经济和社会发展的步伐，并为全区各项事业实现“走在前列、争当示范”作出积极贡献，提出以下三点建议：

1、进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度。

一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入国民经济和社会发展计划，摆入各级各部门的重要工作议程，从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。进一步解放思想,转变观念，适应新形势下的发展要求，要从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理，从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，用改革的精神研究新情况, 解决新问题, 不断地把档案事业推向前进。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、 传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律和业务知识，还要根据不同的环境、不同的人群，如领导干部、各业务部门、具体工作人员、广大人民群众等开展有针对性地宣传教育，通过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传，着力提高全民档案意识。

2、进一步完善档案管理体系。

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目前，我单位现有专职档案员1名，各业务科室兼职档案员1名。 受客观条件限制，我街道现档案室、档案柜等各种硬件条件严重不足。档案室与办公室公用办公场所1间，档案柜4个。现存档案共 余件（卷），其中：文书档案   件（永久   件、30年存档期限   件，10年存档期限 件）；照片档案  册，共计 张；实物档案  件；电子档案  盘；会计档案  件；科技档案  卷 ；专业档案  卷。

二、多措并举，进一步做好档案管理工作

（一）加强组织领导，健全档案管理网络。为加强对档案工作的组织领导，我单位成立了档案管理工作领导小组，负责对档案工作的领导、监督、检查和鉴定工作。综合档案室专职档案管理人员，统一管理全单位文书、声像、实物等各种档案的收集、管理、整理、保管、移交及开发利用，指导和监督各科室档案管理工作。各科室主要负责人为本科室档案管理第一责任人，安排一名同志担任兼职档案员，负责收集、整理本科室已形成的文件材料，按规定时间向站档案室移交应归档的文件材料，协助综合档案室做好有关档案整理工作。

（二）健全管理制度、加强档案规范管理。建立健全各项档案管理制度，使档案管理工作更加有组织、有计划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上，不断完善、细化全单位档案管理的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，加强了档案收集、整理、移交、鉴定、统计、保管等各个环节管理工作。收集和整理做到齐全完整、分类清楚、编排有序，无当年积存零散文件；文件归档做到归档范围明确、保管期限准确、档案完整安全；在档案移交上做到数据准确、及时上报、全面移交。不断加强档案的保管、鉴定、统计工作，档案保管安全，从没有出现过档案失密、泄密、损坏等违反《档案法》现象，档案鉴定工作在正常的规范制度下进行。在现代化管理上，我单位配备了“档案管理软件”，实现了便捷、高效、安全的计算机检索与查询，较好地发挥了档案现代化管理工具的作用，提高了档案利用效率和效果。

（三）加强能力建设，提高档案管理水平。我单位按档案规范化管理标准，要求全体工作人员都参与档案的收集、整理，理顺内部关系，完善各个环节的工作，消除了各部门之间相互推诿、扯皮现象，解决了管理缺位、协调不畅的问题。一是加强自身建设，提高服务意识。我单位以转变干部作风，加强行政效能建设为契机，认真学习上级文件和领导讲话精神，不断提高业务水平，并在加强档案基础建设、推进档案管理创新、强化行政职能、提供档案服务等方面做了大量工作。二是加强档案法制建设，推进档案事业发展沿着制度化、规范化方向迈进。我们认真组织相关人员学习《档案法》和省、市有关档案工作会议精神，在全单位干部职工中树立档案法律意识。在工作中增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证了档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。定通过建立健全档案保管、利用、保护、保密等规章制度，做到了档案使用制度化、规范化。三是重视对档案管理人员的培训。除积极参加市档案单位组织的业务培训外，还组织档案管理人员及各村（居）“两委”到市档案局学习经验，交流心得，使档案管理人员业务水平和工作能力有了明显提高。

三、今后主要思路和打算

今后档案工作重点做好以下几项工作：

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一、工作开展情况

1.明确任务，压实责任。去年3月由县档案局起草，重建办下发了《加强县“8.8”地震灾后恢复重建项目档案管理工作的通知》，明确了灾后重建项目档案责任分工。指出项目建设单位及项目建设管理单位应当对设计、施工、监理等单位项目档案工作进行监督指导，灾后重建工程项目建设单位(业主)要建立、健全档案相关管理制度，设立档案室，落实档案管理专职人员;勘察、设计、施工、监理等单位要各司其职，配合项目建设单位做好灾后恢复重建工程项目档案管理工作，并对项目档案管理登记和验收申请作了明确要求。

2.强化培训，服务重建。举办了灾后重建项目档案业务专题培训班，各项目主管部门和项目建设单位专兼职档案人员120余人参加了培训。重点讲解了《建设项目档案管理规范》“科技档案整理”“建设项目档案管理登记、验收申请及档案安全保密要求”等业务知识，开展了现场实训观摩。通过培训，深化了各项目建设单位对档案工作重要性的认识，掌握了项目档案工作业务知识，增强了项目档案管理能力。

3.精心指导，规范管理。县档案部门不定期联合县重建办和相关部门分别到项目主管部门、建设单位、施工单位开展业务指导。工作中做到有求必应，主动到灾后重建项目单位上门服务，对档案收集整理过程中遇到的问题及时解答，避免走弯路，减少在档案收集、整理、归类、装订过程中的盲目性。在档案部门的精心指导下，各灾后恢复重建工程项目建设单位(业主、项目法人)建立健全了档案相关管理制度，设立了档案室，落实档案管理专兼职人员，实现了工程项目档案资料的集中统一管理，确保项目档案完整、准确、安全。

4.集中人力，及时归档。县档案部门牵头，集中人力对全县抗震救灾期间形成的档案进行了统一集中收集归档进馆，包括文书档案500余盒(卷)，声像和实物档案等。确保了抗震救灾工作档案资料的完整性和系统性，为灾后重建打下了坚实基础，为今后工作查考、历史研究、经验借鉴以及弘扬中华民族伟大精神将提供重要的历史依据。

二、存在的问题

在工作中也发现一些问题，集中表现在：

一是重视不够。项目主管部门(业主单位)对项目设计、施工、监理等单位督查指导力度不够，重视不够，个别单位工作环境仍存在不安全，工作人员不固定，业务不熟悉。

二是材料不够规范。部分卷内材料无日期、签字，签章不齐全，目录题名不规范，卷内材料页码未编写，填写不完整等。

三是收集、归档不及时。项目完工后，归档整理档案材料不及时，项目业主单位未及时向档案行政管理部门申请项目档案验收，相关部门密切配合、工作合力不够，项目档案验收工作推进吃力。

三、下步工作建议

今后，若要在灾后重建档案管理中规避如上存在的问题，进一步规范重建项目档案管理工作，需要做好以下几方面的工作：

一是加强培训。加强对重大项目档案业务人员各层次培训力度，培养一批懂管理、熟悉业务、爱岗敬业的档案人才队伍。

二是强化责任落实。加大对灾后重建项目单位档案指导检查力度，对检查中发现的问题，及时反馈情况，督促及时整改，促使重建项目档案收集及时、完整。质监部门要严格把关，密切配合项目档案验收工作，对工程档案未经档案行政管理部门进行初验合格的不得进行工程验收。同时把项目档案管理工作纳入相关项目建设单位(业主、项目法人)灾后恢复重建年终目标绩效考核内容，对在灾后重建过程中造成档案损失的，将依法追究相关单位及人员责任。

三是注重影像资料收集。建议各项目建设单位要加大对项目建设过程中的图片和视频的收集力度，要主动与设计、施工、监理等单位对接，做到专人负责，应收尽收。

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1.1 种类、数量状况。经过文化部门普查统计，目前，漯河市非物质文化遗产档案共涉及14个门类，3457项，其中语言文字258项，民间文学1432项，民间美术60项，民间音乐302项，民间舞蹈207项，传统戏曲81项，曲艺43项，传统手工技艺268项，传统体育、杂技与竞技108项，民间习俗267项，民间信仰29项，民间知识32项，传统医药120项，其他250项，从中筛选出1780项作为非物质文化遗产名录申报的备选项目。从项目在全市分布的差异性来看，不少项目具有较强的独立性，并带有鲜明的个性和地域特色。

1.2 资源分布状况。从行政区域的分布数量来看，临颍县1007项，舞阳县1268项，郾城区、源汇区、召陵区以及经济开发区（以上四区是原郾城县区划调整后成立的新区）1182项。目前，漯河市列入国家级非物质文化遗产名录1项，省级非物质文化遗产名录7项，市级非物质文化遗产名录53项，县区级非物质文化遗产名录76项。其中，国家级非物质文化遗产名录是心意六合拳；省级非物质文化遗产名录分别是心意六合拳、农民画、双人旱船舞、沙河船工号子、双狮舞、合伯宝剑锻造技艺、中医正骨疗法刘氏正骨。

1.3 传承人状况。非物质文化遗产主要通过人来进行传承，经过调查发现了一批扎根民间的老艺人，掌握了丰富的非物质文化遗产资源信息，对重要项目的传承人，登记了年龄、职业、家庭住址、联系方式及健康状况，并进行了拍照存档。其中，省级非物质文化遗产代表性传承人3个，市级非物质文化遗产代表性传承人38人。

1.4 档案管理状况。目前，漯河市建立了市级非物质文化遗产保护中心，下辖5个县区有4个县区建立了县级非物质文化遗产保护中心，初步建立了非物质文化遗产档案资料。其中，文字档案资料491.5万字，照片7849张，录音、录像194.3小时，电子档案93G，收集登记民间作品实物246件。并且编撰了市、县、乡三级成果汇编106卷324册，编制了漯河市非物质文化遗产资源分布图，为进一步开展非物质文化遗产档案保护、开发利用、传承发展奠定了基础。

2 存在的问题

2.1 管理主体多样，资源相对分散。漯河市非物质文化遗产保护工作开展以来，非物质文化遗产项目普查、非物质文化遗产名录申报等各项保护措施产生了大量的实体和数字档案资料，分散保存在市、县、乡三级文化部门，大体由非物质文化遗产保护中心、群艺馆、文化馆、文化站等文化事业单位保管，有些散失在民间个人手中，不同地域、不同机构和个人对非物质文化遗产档案的处置方法不同，造成归档范围、保管期限、保管条件、信息化水平等参差不齐，不利于资源整合和地区间共享利用，直接为保护工作所用带来一定难度。

2.2 档案资料缺乏规范管理。漯河市非物质文化遗产档案管理处于起步阶段，文化部门在开展非物质文化遗产保护工作中做了大量工作，但对归档重要性的认识程度不够，在档案收集、整理、鉴定、保管、编研、利用等各环节难以规范管理，档案部门也没有实行过程监管，承担起必要的监督指导职能，事后有些档案资料出现无人收集或随意保存的状态，由于缺乏专业档案人员操作，许多档案资料得不到全面收集和规范保管。

2.3 保护经费投入不足，实物档案收集乏力。目前，漯河市虽然建立了非物质文化遗产保护中心，但尚不具备达到专业保管条件的场所，在收集非物质文化遗产项目的制成品、工具、字画、剧本、曲谱等实物档案过程中，由于没有专项资金保障，加上保管主体不一，收集乏力和收集不全在所难免，即使收上来也难以得到系统管理和科学保护。

3 建议对策

3.1 明确责任主体，建立多种主体合作的管理体制。建议依托非物质文化遗产保护中心，联合各种主体分工协作、协调发展，由非物质文化遗产保护中心统一制订方案、统一管理，承担必要的协调和监督工作，群艺馆、文化馆等承担具体的收集整理工作，档案馆提供档案管理技术支持或保管场所。通过多元主体在人员、设备、智力等方面的全面整合，有利于节约非物质文化遗产档案管理成本、降低管理风险、在各主体的最优发挥中寻求管理效益最大化。

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按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔2013〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：

一、组织管理

（一）管理办法

1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）。

2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔2013〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔2012〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。

3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔2012〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。

4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔2013〕5号）。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）档案人员

1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。

2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。

3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。

4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。

5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。

此项标准分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。

2.工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。

3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。

4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。

5.监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。

此项标准分7分，自查得分7分。

二、设施建设

（一）档案用房

1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。

2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。

3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。

4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。

5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。

此项标准分10分，自查得分10分。

（二）档案用具

1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年（含）前的社保业务档案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保业务档案。

2.业务档案备用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。

3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。

此项标准分5分，自查得分5分。

（三）设施设备

1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。

2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。

3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。

此项标准分10分，自查得分10分。

三、专业建设

（一）相关制度

为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）归档

1.业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。

2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。

3.平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。

此项标准分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。

2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。

此项标准分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。

2.业务档案分类上架。我局2011年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，2012年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。

3.业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。

此项标准分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。

2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。

3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。

4.档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。

5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。

此项标准分5分，自查得分5分。

（六）鉴定销毁统计

1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔2013〕6号），负责档案鉴定销毁工作。

2.业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。

3.业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，2011年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。

4.业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。

此项标准分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。

2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。

3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。

此项标准分3分，自查得分3分。

四、利用服务

（一）检索工具

1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。

2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。

3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。

4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。

5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。

此项标准分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。

2.查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。

4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。

此项标准分5分，自查得分5分。

(三)查询

1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。

2.查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。

此项标准分2分，自查得分2分。

综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。

特此报告

自查评分表

 

 

篇8

课题组采用问卷调查的方式，对河南省18个省辖市的市级疾控中心档案管理情况进行了调查。调查收回问卷15份，回收率为83.33%。

1 基本情况

1. 性别分布女多男少。参与调查者中，男6人，占40%；女9人，占60%。

2. 年龄分布中年多青年少。参与调查者中，20岁的没有，21～30岁的3人，占20%；31～40岁的3人，占20%；41～50岁的8人，占53.33%；51～60岁的1人，占6.67%。

3. 工作年限分布十年以上的为主。参与调查者中，参加工作不到2年的1人，占6.67%；3～5年的2人，占13.33%；6～10年的1人，占6.67%；11～20年的6人，占40%；21～30年的5人，占33.33%；30年以上的没有。

4. 档案工作年限分布十年以内的占多。参与调查者中，在档案工作岗位工作不到2年1人，占6.67%；3～5年5人，占33.33%；6～10年2人，占13.33%；11～20年4人，占26.67%；21～30年2人，占13.33%；30年以上1人，占6.67%。

5. 学历分布全部受过高等教育。参与调查者中，全部具有大专以上高等教育学历，其中本科10 人，占66.67%；专科5 人，占33.33%。

6. 档案专业占比不足15%。参与调查者中，档案专业的2人，占13.33%；非档案专业的13人，占86.67%。

7. 相关专业背景占比不及非相关专业。参与调查者中，专业背景为档案管理的1人，占6.67%；档案相关专业（图书、情报、文秘、中文、管理）3人，占20%；疾控及相关专业3人，占20%；计算机及信息技术相关专业3人，占20%；其他专业5人，占33.33%。

8. 职称分布多数具有档案专业职称。参与调查者中，副研究馆员2人，占13.33%；馆员5人，占33.33%；助理馆员3人，占20%；管理员1人，占6.67%；其他系列2人，占13.33%；无职称2人，占13.33%。

9. 多数人员接受过档案专业（继续）教育培训情况。接受过档案专业（继续）教育培训的有10人，占66.67%；未参加过档案专业（继续）教育培训的5人，占33.33%。

10. 参与调查者中专职多兼职少。参与调查者中，专职10人，占66.67%；兼职有5人，占33.33%。

11. 参与调查者认为本单位的档案工作者专职少兼职多。参与调查者中，专职有10人，占41.67%；兼职有14人，占58.33%。

12. 参与调查的单位绝大多数实行了统一管理。参与调查者中，实施统一管理的14个，占93.33%，未实施统一管理的1个，占6.67%。

13. 参与调查的单位均建立了档案管理制度。参与调查者中，建立并落实归档制度的有15个，占100%。

14. 参与调查的单位都建立了综合档案室。参与调查者中，建立综合档案室有15个，占100%。

15. 90%以上的单位实现了办公、借阅、库房三分开。参与调查者，实行并“三分开”的有14个，占93.33%；未实行“三分开”的有1个，占6.67%。

16. 档案库房面积50O上下各半。参与调查者中，档案库房面积在10～30O1个，占6.67%；30～50O6个，占40%；50～100O7个，占46.67%；〉100O1个，占6.67%。

17. 所有单位均设有消防灭火设施。参与调查者中，使用人工灭火器的15个，占100%；自动喷淋5个，占33.33%；气体1个，占6.67%；其他1个，占6.67%。近半数单位设置了两种以上的消防灭火设施。

18. 温湿度调节方法以设备调节为主，自然调节为辅。参与调查者中，使用空调调节温湿度的有13个，占86.67%；使用去湿机调节温度的有7个，占46.67%；使用自然通风方法调节温湿度的有5个，占33.33%；使用其它方法调节温湿度的1个，占6.67%。

19. 专用设施设备配备相对齐全。参与调查者中，列举的13种专用设施设备均有配备。以装备单位数量多少排序：电脑13个，占86.67%；打印机13个，占86.67%；密集架12个，占80%；空调12个，占80%；装订机12个，占80%；铁柜11个，占73.33%；缝纫机10个，占66.67%；复印机8个，占53.33%；照相机7个，占46.67%；除湿机7个，占46.67%；消毒灭菌机7个，占46.67%；检索柜6个，占40%；木柜2个，占13.33%。电脑、打印机、密集架、空调、装订机5种设备的配备率在80%以上，铁柜、缝纫机、复印机3种设备的配备率在50%以上，照相机、除湿机、消毒灭菌机、检索柜的使用率在40%以上，木柜的使用率只有不到15%。

20. 库房“五防”措施落实率整体达到了80%以上。参与调查者中，“五防”措施中落实防火的15个，占100%；防光的14个，占93.33%；防盗的14个，占93.33%；防潮的13个，占86.67%；防虫的12个，占80%。最高的是防火，最低的是防虫。

21. 大多数单位实施了档案规范化管理。参与调查者中，达到档案规范化管理国家一级的1个，占6.67%；国家二级的7个，占46.67%；省一级的1个，占6.67%；省二级的2个，占13.33%；市级1个，占6.67%；没有实施规范化达标的3个，占20%。

22. 室存档案门类众多，以文书档案、业务档案为最。参与调查者中，存有文书档案的15个，占100%；业务档案15个，占100%；会计档案13个，占86.67%；音像档案12个，占80%；照片档案12个，占80%；绩效考核档案11个，占73.33%；荣誉档案10个，占66.67%；科技档案8个，占53.33%；仪器设备档案8个，占53.33%；实物档案8个，占53.33%；人事档案5个，占33.33%；其他2个，占13.33%。

23. 业务档案主要保管在单位综合档案室。参与调查者中，业务档案保存在综合档案室的有13个，占86.67%；保存在业务部门2个，占13.33%。

24. 对单位文书档案、业务档案、会计档案起止时间的知晓程度最高。参与调查者中，知晓本单位文书档案14人，占93.33%；业务档案13人，占86.67%；会计档案12人，占80%；绩效考核档案8人，占53.33%；荣誉档案8人，占53.33%；音像档案7人，占46.67%；科技档案6人，占40%；实物档案6人，占40%；仪器设备档案6人，占40%；照片档案6人，占40%；人事档案4人，占26.67%；其他2人，占13.33%。

25. 对文书档案、业务档案数量的知晓度最高。知晓本单位各类档案数量的，文书档案13人，占86.67%；业务档案12人，占80%；会计档案11人，占73.33%；绩效考核档案9人，占60%；照片档案9人，占60%；荣誉档案8人，占53.33%；音像档案7人，占46.67%；科技档案6人，占40%；仪器设备档案6人，占40%；实物档案5人，占33.33%；人事档案3人，占20%；其他2人，占13.33%。

26. 40%的受访者认为业务档案与单位职能相关度最高。参与调查者中，认为与单位职能相关高最高的档案有业务档案、文书档案、绩效考核档案、荣誉档案和仪器设备档案5种。其中认为是业务档案的6人，占40%；文书档案4人，占26.67%；绩效考核档案3人，占20%；荣誉档案1人，占6.67%；仪器设备档案1人，占6.67%。

27. 既按件也按卷整理是采用最多的整理方式。参与调查者中，既按件也按卷整理有10个，占66.67%；只按件整理3个，占20%；只按卷整理有2个，占13.33%。

28. 年度-组织机构-问题（事由）组卷法是市级级疾控中心采用最多的组卷方式。参与调查者中，采用年度-组织机构-问题（事由）组卷法11人，占73.33%；采用年度-组织机构组卷法5人，占33.33%；采用年度-问题（事由）组卷法3人，占20%。

2 情况分析

（1）在人员构成方面：女多男少；年龄偏大；工作年限长任现职短，存在大龄换岗问题；受教育程度高；少档案专业背景；大多数具有档案专业技术职称。

（2）在人员配置与制度方面：多数人受过档案专业（继续）教育培训；兼职为主，专职为辅；所有单位基本上落实了主要档案制度。

（3）从保管条件看，近95%的单位落实了“三分开”、库房面积超过了30O；所有单位均设有消防灭火设施；温湿度调节以设备调节为主，自然调节为辅，多种并用；专用设施设备的配备齐全；库房“五防”措施落实比率超过八成；规范化达标率达80%。

（4）从室藏档案情况看，门类多样，文书档案、业务档案最普遍；业务档案大多数保管在综合档案室；工作人员多对家底清楚；与同级档案行政管理部门沟通联络良好。

（5）从档案整理方法上看，即按件也按卷整理是市级疾控系统单位整理档案采用的主要方式；年度-组织机构-问题（事由）组卷法是主要的组卷方式。

3 对策与建议

综上，河南省市级疾控机构档案工作的整体情况好于全省平均水平，但仍然存在一些需要重视的问题和需要弥补的短板。

（1）在人员构成方面：适时招录或补充具备档案高等教育专业背景的新人进入市级疾控档案工作队伍，防止年龄偏大趋势的扩大；充分发挥档案工作者普遍受教育程度高、具有档案专业技术职称的优势，通过参加档案继续教育的方式，提高专兼职档案工作者的专业知识与技能；尽量减少大龄换岗情况的发生，稳定档案工作者队伍。

（2）在制度建设与落实方面：巩固已经落实的档案制度，消灭集中统一管理和“三分开”的死角，努力实现档案规范化管理全覆盖。加强与同级档案行政管理部门良好沟通与联络，争取得到其的支持与帮助。

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[中图分类号] S220.1 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）07-0203-02

农业机械和驾驶员的技术档案管理对于农机安全监管工作来说非常重要，同时也是农机安全监理工作人员制定正确决策的依据。当今科学技术发展的日新月异，信息技术的发展伴随着计算机的普及不断壮大，我国农业机械化事业的蓬勃发展，为农业机械电子档案管理工作者带来严峻的挑战。农机电子档案工作者要努力提高自身素质，适应信息化社会对档案信息的需求。做好农机档案信息资源开发利用管理工作，就必须要求档案工作者通过多种途径，系统地学习信息技术。努力提高档案管理业务知识和信息技术的掌握，是档案管理工作者一项长期的重要任务。

随着我国经济快速增长，农村土地流转的加快，为促使农业机械化快速普及并得到蓬勃发展，这些使得农业机械化格局也在发生变化，就必须按照国家提出的农业机械化目标落实“以科技支撑，以科技引领”。农业机械化发展的具体工作，以加强标准化、规范化、制度化的管理水平体现，加强农业机械及驾驶（操作）人员技术档案的管理和具体实施农业机械以及农机电子档案系统的不断完善，软件升级和应用，为农业机械档案管理工作提供必然条件。

一、建立并完善农机电子档案管理系统的意义

农业机械电子档案管理系统的开发应用与不断完善升级，对全面开展农业机械档案资料的整理、保管和实现业务服务快捷性、资源的共享性等农机安全生产监督管理提供科学、标准、规范的服务具有十分重要的现实意义。

1.档案管理信息化是现代社会发展的需要和必然

当今随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，使档案工作已逐步实现现代化管理。档案资料的数字化、信息化管理和计算机检索、查询是电子档案成了档案管理的重要形式，也成为当前档案管理工作的重要内容和档案管理的重要组成部分，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革发展和增效的宝贵资源。档案信息化是现代社会行政事务管理水平的体现。

2.档案管理信息化是实现资源整合，充分打破各个档案之间毫无联系和勾连的关系，使其能够实现共享和勾连，从多方便查找和管理。档案资源的整合，可以通过建立数据电子档案和管理机构的方式来实现对信息的有效利用和管理，从而实现资源的共享，使之更好的为社会发展服务。

3.档案管理信息化是电子建档的前提，也是比纸质档案管理更为有效和便捷的一种方式；同时电子档案也是档案发展的需要，两者之间相辅相成，在现代档案工作中缺一不可。但是电子档案尤其更具有优越性，更能适合现代化工作的需要。因为电子档案具有服务处理快捷性；查找不复杂；传输速度节省时间；还有资源共享性的优势。这些也是建立电子档案的现实要求。在现行档案管理工作中，纸质档案与电子档案两者只有对比结合起来，相互补充才能更好地完成电子档案管理工作。所以说档案管理信息化是开展实际工作的需要。

二、农机电子档案管理系统现状

1.电子档案规范化程度不够，岗位职责不明确

目前我区虽然有计算机等先进科学的管理设备已列入装备，但是仍然没有建立好一套完整的电子档案管理制度，不能很好的落实岗位责任制，使档案从收集、整理、备份等一系列工作缺乏制度化约束。

2.档案信息化、科学化管理程度不高

目前虽然普及了档案电子信息化管理，但是系统中仍然有很多方面不完备，甚至没有建立、建全起农机统计信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行数据分析。

3.上级领导对农机档案管理重视不足

当前，各地区普遍缺乏专业的农机档案管理人员，有些地方对档案管理专业性存在认识不足，甚至出现无专人员管理或临时代管现象，造成农机档案缺失，而专职管理农机档案人员，大多数都不是专业的档案管理人员，没有参加过甚至很少参加任何业务培训，不熟悉档案工作的业务流程，有的出现领导重视不够，人动频繁，造成档案管理人员责任心不强，借出档案不能及时归档现象。这些人为造成了档案材料的不完整性和不确切性。

三、农机档案管理存在的问题

1.单位领导重视不够

目前，很多地区的档案管理工作分工不明确，领导不够重视档案管理工作，出现兼职管理，无人管理，多人管理，岗位变动频繁，加上管理人员意识淡薄、责任心不强，导致农业机械档案管理混乱，出现档案丢失，查询困难的局面。

2.档案信息没有完全发挥作用

农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

3.管理维护水平较低

有的农机档案管理人员因信息更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能确认，一旦工作不细就形成了错误信息，上级系统单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询。到目前为止，统计报表之类的工作还没有成熟的参与到农机电子档案管理中去，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。

四、加强农机电子档案管理的措施

1.加强组织领导，强化责任

按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管借阅、记录统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求建立农机档案室，实行“谁负责，谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。

2.加强基础建设，强化环境管理

加强农机电子档案管理的电子设备（如电脑、打印机、照相机复印机）等办公器材的管理，确保硬件设施以及软件提档升级，档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用档案管理用品，切实做好防盗、防火、防水、防蛀工作，保证了农机监理档案的安全。

3.定期开展档案清查，确保档案真实完整

在加强源头管理的基础上，定期对所有农机监理业务档案进行全面检查、清理、整理，及时对存在的问题、缺少资料的档案进行查漏补缺，进一步健全和完善农业机械及其驾驶（操作）人员总台账和分台账。

4.加强信息化建设，完善电子档案台账

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北京市档案馆馆藏数据主要包括：各类档案数字化副本（纸质文书档案、纸质照片档案、音视频档案等数字化副本）、电子文件（含数码照片）、档案机读目录数据、档案系统管理数据等。其中档案系统管理数据通常包括档案实体表、档案存址表、档案原缺表、利用者信息表、调归卷信息表等数据。

这些数据可分为结构化数据和非结构化数据两类。结构化数据是指存储在数据库里，可以用二维表结构来逻辑表达实现的数据。非结构化数据无法用数字或统一的结构表示，如文本、图像、声音、网页等，称之为非结构化数据。结构化数据包括档案机读目录数据和档案系统管理数据。非结构化数据包括各类数字化副本、电子文件、数码照片等。两类数据存在问题和解决的方法不同。结构化数据整体存储在数据库中，数据清理依赖数据库执行指令完成。非结构化数据是以单个文件形式存储在磁盘驱动器中，可以人工进行清理，但当数据量非常大的情况下，则需依靠定制开发计算机程序完成。在向北京数字档案馆系统迁移数据的过程中，纸质档案数字化副本和档案机读目录是存在问题最多、清理工作量最大的两类数据资源。因此，数据清理的重点也集中在纸质档案数字化副本和档案机读目录数据上。

二、北京市档案馆数据质量存在的典型问题（以机读目录和纸质档案数字化副本为例）

（一）档案机读目录数据存在以下四类问题：

1.重复数据

数据重复主要有两种情况，一种是在同一个库表中存在全部字段值完全相同的记录；另一种是在不同的库表中存在相同的记录。产生的主要原因均为数据被重复导入，数据库没有唯一性校验造成的。应保留一份数据，删除重复数据。

2.缺失数据

数据库表中很多记录缺失关键字段值，关键字段例如“全宗号”“目录号”“案卷号”“档号”“题名”“开控状态”等字段。产生问题的主要原因是目录在手工录入过程中遗漏造成的，数据库在设计上完整性约束不足也是原因之一。这些关键字段值应进行补充以保证数据检索、利用的需求得以满足。

3.错误数据

数据库表中有的记录中“档号”字段值编制错误，例如照片档案档号结构应该是“全宗号-目录号-案卷号-张号”，但是实际录入的是“全宗号-目录号-案卷号”。有的记录赋值错误，例如有的“张页数”字段中含有“+”等非法字符，其值域范围本应仅限于正整数。有的记录编制位数不足，例如“起始页号”字段值按照目前标准应该是5位，但是早期的记录只有3位或4位。这些错误的原因有的是由于手工录入错误造成的，有的是由于字段值编制标准发生变化造成的。错误的数据应通过数据清理进行修正。

4.无效数据

数据库表中的历史测试数据，暂存数据等，应通过清理工作直接删除。

（二）数字化副本数据存在四类问题

1.数据命名不规范

数字化副本文件命名有如下几类：3位流水号.tif、4位流水号.tif、5位流水号.tif、a_p流水号.tif、档号.tif。产生这种情况的原因是由于不同时期数字化加工采用的标准不同，还有一些不符合规范采用手工命名导致的特殊命名方式。不符合命名规范的数字化副本在数据管理和数据挂接中存在隐患，容易产生挂接错误等问题，应采用统一的命名标准，保证数据在案卷级和文件级挂接的可靠性。

2.数据质量不可靠

个别数字化副本存在无法打开的情况，属于数据扫描质量问题。错误的数据会导致无法挂接，系统无法正常读取数据。可以使用软件检测图像的可读性，保证数据质量。

3.数据保存不唯一

有些档案的数字化副本在系统中存在两份，彩色一份、黑白一份，黑白的是早期的数字化成果，彩色的是近期数字化成果。重复数据不利于数据管理，也浪费存储空间，选取图像质量好的副本进行存储即可。

4.存储方式不?y一

数据在磁盘上的存储方式不同，存在多种形式。有在线存储管理方式和离线存储脱机管理方式两类。在线存储管理方式使用不同的系统其数据具体存储方式也不相同。建议将同类型数据集中管理采取统一的数据存储方式。

三、北京市档案馆数据清理的步骤

档案数据清理的步骤为：数据分析、确定清理工作流程和清理规则、数据清理验证、清理脏数据、干净数据整理和核对。

（一）数据分析

数据分析是整个数据清理流程的第一步。数据分析的作用是在于得到一些数据的特征，根据这些属性可以确定合适的检测算法和清理规则，因此，数据分析也是数据清理中的非常重要的一步。档案机读目录采用结构化数据库管理，因此对数据库表进行分析是第一步。通过数据库表的单表查询和多表查询功能可以发现重复数据、不完整数据、错误数据和无效数据。数字化副本一方面实体存储在服务器磁盘，另一方面其命名、存储位置等信息也是由数据库保存，所以其数据问题可以从文件实体角度发现，也可以从数据表的查询对比中发现。

（二）确定清理工作流程和清理规则

数据清理工作根据数据分析的结果及数据所属标准定义清理工作流。数据清理的标准来自于各类数据所对应的数字档案馆标准和规范，这些标准和规范同时也是数据分析问题的来源和依据。由于各类数据存在的问题不同，清理的方法也不一样，要根据实际数据情况确定需要执行的数据清理的具体流程。

（三）数据清理验证

这一个阶段主要验证数据清理的正确性、评估工作流程的效率。可以根据数据分析情况和清理规则对部分待清理数据进行测试，通过测试发现问题，提高效率和准确性。

（四）清理“脏数据”

经数据清理验证无误后，可以按照数据清理验证阶段制定的规则对数据进行清理。但在这一个阶段特别要注意数据的安全性，应首先备份源数据，再对数据源进行数据清理，避免操作不当对数据造成的严重损失。清理过程可能持续时间会比较长，应该做好记录和管理工作。数据的修改有可能需要人工参与，需要相关部门的配合。

（五）干净数据整理和核对

数据清理工作完成后，将干净的数据进行整理和核对。可以将干净的数据集中整理存储，有必要的话可以再备份一份，可以有效地保障数据的安全性。

四、数据清理工作的经验总结和相关建议

（一）数据清理工作的几点经验

1.控制清理时间。数据集中清理工作尽管工作量很大，但时间不宜过长，一般应控制在4个月以内。

2.做好过程管理。要提前制定?细的清理计划，严格按照时间进度进行清理，并做好相关工作记录，清理过程中暂不接收导入新数据。

3.保证清理质量。数据清理工作主要依靠数据库技术、软件批量重命名技术、图形图像质量查验技术等，在具体操作之前要进行必要的测试。例如对数据库值的转换，从日期型转换成字符型就有可能出现丢失数据现象。

4.部门协同工作。数据清理是一个复杂的工作，需要多个部门共同实施。以北京市档案馆为例，在数据清理过程中，信息化部门负责牵头和管理工作，运维公司负责技术支撑工作，档案馆业务处室负责清理标准的提供和特殊数据修改的审核，各部门各司其职，协同工作。