人事档案建设模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇人事档案建设，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理,当前社会经济以及信息技术快速发展,企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理,认识管理是人力资源管理的重要组成部分,对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天,传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要,因此应积极转变人事档案的管理方法,促进人事档案实现信息化的管理与建设,更好的适应社会以及单位发展的实际需要。

一、人事档案管理信息化建设的意义

当前信息技术发展迅速,人类活动主要通过信息资源来承载,人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载,在人力资源管理中有着十分重要的作用,随着科学技术的快速发展,人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托,不再是传统的纸质管理,将人事档案信息录人到计算机中,利用计算机进行管理,保证人事档案信息的全面、真实,避免出现信息丢失的情况。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性,有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大,利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度,强化信息资源的共享,避免传统纸质管理中复杂的工作环节,减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料,企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况,为人动提供了科学的依据。同时,实现人事档案管理的信息化建设,能够促进人事档案管理效率以及效果的实现,促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的,能够避免破坏原始档案资料,保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工,保证员工的知情权,这样人事档案才有利用的价值,对人事档案进行信息化建设,员工能够通过网络查询了解自己的档案信息,为员工解疑答惑,体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设,促进人力资源管理效果和水平的提高。

二、新时期人事档案管理的信息化建设对策

1.提高对人事档案信息化管理的重视程度

当前信息化建设逐渐推进,人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展,人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设,促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度,了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的,应将人事档案管理信息化建设纳人到日常管理工作中,从企事业单位的实际情况出发,循序渐进,不断提升人事档案信息化的建设效果和水平,对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析,及时发现存在的问题,并积极采取措施加以解决2j[,使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。

2.加强信息化软件的开发力度

人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现,因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用,对各种操作系统进行升级,建立完善的人事档案信息管理数据系统,实现人事档案管理信息化建设的有效推进,在人事档案数据系统建设时,应注重管理系统的功能实现,数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能3j[,在人事档案信息化管理建设中,数据库中包含着大量人员信息,这些信息数据是需要重复利用的,因此要以人事档案管理信息化建设为核心,促进信息资源的利用效率,实现信息的共享,保证信息资源的科学性、安全性,提高人事档案的信息服务质量,促进人事档案管理信息化建设的高效推进。

3.提高档案管理人员的素质能力

人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的,因此在人事档案管理的信息化建设中,应努力提高人事档案管理人员的素质能力,提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中,需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理,实现人事档案信息的数字化存储,并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享,以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础,明确档案管理的相关知识,以高度的责任感投人到人事档案管理信息化建设中,促进人事档案管理水平的提高。

4.做好人事档案的安全管理工作

由于计算机本身的局限性,使得在人事档案管理信息化建设中,应加强对人事档案信息安全的管理,在做好人事档案信息资源共享的同时,也应注重档案信息的安全问题,避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作,做好安全保护措施,保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作,并明确人事档案数据库的使用权限,保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行,实现人事档案的安全管理。

三、结束语

当前社会经济以及信息技术快速发展,计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域,在人事档案管理中,计算机技术也得到了普及,实现了纸质档案向信息化档案管理的转变,促进了人事档案管理效率的提升。

参考文献:

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析口].科协论坛(下半月),2013.14(11):148一149.

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（一）现代化管理的重要体现

为了更好的适应国家改革和发展折需要，国家档案局对于档案信息化建设的总体目标和主要任务进行了明确，所以人事档案进行信息化建设不仅是适当国家信息化建设的要求，而且与当前档案事业的发展方向也具有一致性。而且人事档案管理信息化建设工作的开展，不仅可以有效的改善人事档案管理工作，而且对于人事部门工作效率的提高及在社会中的有效利用都具有极为重要的意义，所以可以说人事档案信息化建设是适应信息化建设的要求，同时也是现代化管理的重要体现。

（二）能够更好的实现人事档案信息资源共享

当前我们处于信息高速发展时代，在社会活动及经济活动中信息资源具有极为重要的战略意义，加快档案的信息化建房，可以将档案信息都归入到国家信息化建设的总体格局中，通过档案网络建设，从而加快档案信息资源的开发利用，推进档案资源的数字化、标准化和网络化进程，实现档案信息资源的共享，有效的推动档案事业的健康发展，使其能够更好的为社会发展提供良好的服务。

二、目前人事档案信息化建设中存在的问题

（一）人事档案信息化系统的整体水平较为落后

目前我国人事档案在管理上缺乏完善的管理制度，而且没有先进的管理观念，管理水平和管理手段还较为落后。通常情况下人事档案管理工作仅局限在个人历史信息记录的维护方面，对档案中内容不能及时进行更新和补充，使人事档案的发展受到了较大的制约，也影响了人事档案整体水平的提升，不利于人事档案管理水平的提高。

（二）人事档案信息化系统缺乏完善的管理

目前在我国各个部门多是各自为政，再加之人事档案信息化系统缺乏统一的领导和总体的规划，各个部门在数据库建立时由于缺乏必要的沟通和联系，这样每个部门的数据库中都包括了大量的人事信息，这些人事信息需要重复的进行填写和录入，导致大量的人力和物力的浪费，人事档案信息资源的共享难以实现。

（三）人事档案管理人员整体水平不高

目前我国从事人事档案信息化管理的工作人员多数都没有经过正规的学习和专业的培训，这就就导致其业务水平及职业素质都处于一个较低的水平，对人事档案信息化建设工作的重要性缺乏必要的认识，不能科学合理的对档案资料进行收集、整理和归档，缺乏对档案的合理规划，各种新技术也得不到有效的利用，在很大程度上影响了人事档案信息化建设进程的快速推进。

三、提高人事档案信息化的重要途径

（一）提高人事档案信息化的整体水平

人事档案的管理工作要达到主动服务并安全管理的良好效果，要想搜索人事档案的相关信息就必须在指定的网络进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法以及相关的安全管理的协议等规章制度对人事档案信息进行有效的管理和合法的使用。作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用应在信息技术方法能够确保数字化档案的真实性的前提下得到良好的体现。我国当前的相关法律条款也应进行相应的修改，这样才能确保档案凭证作用的良好有效发挥。

（二）采取集中统一的管理体制

要想更加集中地采集和使用人事信息，就应该采取集中统一的管理体制。用信息科学技术为支撑，实现人事信息资源的数字化以及人事信息资源共享。人事档案信息化的软件和硬件平台要在自主研发的基础上，保证归档、编研、移交、借阅等工作环节逐渐的实现信息网络化、信息数字化以及信息数据库化。让人事档案信息资源可以有效快捷的得到整合和使用。

（三）重视对人事档案管理人员的人才培养

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（一）人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期停步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。

（二）人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，人事调整，人员成果不能及时反映到纸质档案上，?е氯耸碌蛋赋戮桑?信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理，建立相应的人事档案信息库及检索目录，可以大大提高医院人事档案管理工作效率，节省人力、物力。

传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率，对于提高资源的整合能力具有突出作用。

二、人事档案信息化建设措施分析

（一）增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限。其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次，安装杀毒软件并进行定期升级。最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

（二）重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础。其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

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当今的时代是信息化的时代，随着各项工作的信息化建设逐步取代传统手工操作的同时，人事档案也将破茧而出，步入信息化建设的行列。但任何新工作的推动都面临着旧思想的固封和新思想的起步困境，人事档案更是以绝对保密的形式阻挡着信息化建设的脚步。人事档案在信息化建设中将面临着哪些困境，有什么对策建议，本文作者就这些问题提出拙见。

一、人事档案信息化建设中面临的困境

1.传统思想的固封。

一提起人事档案，大家首先想到的就是铁门铁窗的专用房间，专人管理，绝对保密。因为很多人的思想都受着传统思想的影响，认为人事档案记录着一个人的成长过程、思想变化、家庭信息、受教育情况以及政治生涯等等一些本人和单位才知道的个人材料，它起着凭证、依据和参考的作用，这些特点决定了一是不能将它公开于众，二是不能将它放到本人手里保管，所以要放在单位的人事部门，由组织选派党性较强的专人保管，而且绝不能泄密。其实，人事档案分类十种，这十种里，有不能向其他人泄露的秘密，当然也有很多公众所知道的，并且还要时常利用到的资料。如果每次利用这些可以查阅复印的资料，都需要到人事部门当面申请领导，再由档案专管登记、查阅、复印所需的内容，手续相当繁琐。但因长期受到人事档案绝对保密这种传统思想的影响，大部分人很难突破手工操作尽管繁琐但很安全这一事实，去寻求别的办法。

2.信息化建设中存在的问题。

一是信息化建设本身存在不安全性弊端。人事档案一旦成为电子版并且进入网络就会存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建设中需要大量的资金保障来提供不断的技术支持和硬件维护。档案信息化建设不是说单位只要买一套档案信息化管理软件就大事告成了，档案信息化软件在使用时与单位档案工作是否一直契合，如单位在购买档案软件后，档案的整理归档原则又发生变化，已有的软件功能不能满足现有的管理需要，单位在购买软件的售后服务期满后再次出现相关的技术难题以及需要补充完善软件模块时，我们是否可以投入大量的资金保障来提供不断的技术支持。此外，我们还需要准备一定的资金作为后期硬件设备的维护费。

3.信息化建设起步时的繁琐。

要实现人事档案信息化，必须建立健全人事档案信息管理数据库，也就是需要录入单位每位员工的基本信息，包括花名册、简历及其家庭成员情况等信息，这些信息的录入需要大量的时间和繁琐的翻阅档案的过程，信息化建设的起步对一个从来没有建立过电子档案的单位来说，其过程是繁琐的。所以，很多单位的人事处因为平时工作繁多，很难抽调人员进行专门的信息化基础数据录入，或是很难抽出时间进行此项工作，所以进行信息化建设需要很大的决心和起步时花费比手工操作要多很多的经历和时间这一点，也足以让想实现人事档案信息化管理的许多单位，望而却步。

二、对策建议

1.破除传统思想。

既然人事档案不是所有的内容都对个人绝对保密，例如在参加考学、职称评审中需要复印的年终考核表，需要不断更新的个人简历、自传等这些内容完全可以向个人开放，那么就应该在本人需要利用和补充时，有一个局域网中的档案信息化管理程序进行利用和补充申请。这样既可以简化了利用、补充的过程和档案人员的工作量，也可以维护人事档案纸质材料的完整性，防止纸质材料因经常翻阅而损坏。所以，一直受人事档案绝对保密这种传统思想影响的人，应该逐步接受人事档案个别信息可以对本人公开的事实，并且这种公开是有利于档案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.对信息化建设扬长避短。

第一，尽管信息化时代的确存在不安全性弊端，并且也曾发生过网络泄密事件，但信息化建设本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是从外部进行计算机硬件安全隔离的防护措施，如防火墙技术、VPN技术可有效隔离单位以外人员的随意访问和黑客的攻击；其次是从软件内部一方面加强人事档案信息系统的用户管理，通过设置用户名权限和密码等方式，有效防止用户越权操作或非法操作；另一方面引进安全防范技术，防止第三方软件截取文件，破解源文件。之所以会发生信息泄露主要原因是由于网络安全知识的疏忽和缺乏，有了对这些方面的加强，防范单位人事档案信息的泄露便不成问题。第二，如果不能阻止档案整理归档原则的变化，那么单位档案在进行信息化管理的同时，就应该预支一部分能投入到信息化软件售后服务和硬件维护中的资金。

3.派专人学习录入档案信息化软件。

万事开头难，有了基础数据的保障，后面的工作都将变得简便。所以一定要克服人事档案刚起步时的困难，多想想今后工作的便利性。单位应该选派专人，最好是档案专管对档案信息化软件进行学习，给予充足的录入信息的时间，尽量把基础工作打牢，这样的话，后面繁琐的统计工作、档案的查阅利用工作都会高效率完成。

参考文献

[1]唐菖霞.干部人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化,2016(12)

[2]陈锦红.关于事业单位人事管理信息化建设的思考[J].中国管理信息化,2015(12)

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1 前言

医院的人事档案是医院整体管理工作的重要组成部分，因为一个医院需要服务的对象往往有很多，因此就需要更多的医生才能满足患者的需求。因此对相关的医务人员的人事档案进行管理就成为了一项非常重要的工作内容。在传统的医院人事档案管理过程中，人们往往是通过纸质记录的形式来进行档案的管理，但是随着档案的增加，想要快速的调取某个医务人员的档案进行查阅就会非常不方便，档案管理人员需要找很长时间才能找到，同时还要面临档案丢失和损毁的风险。但是随着信息化技术的不断发展，越来越多的信息被载入到电脑之中，因此将医务人员的人事档案进行信息化建设就能够很好的解决上述问题的出现，还能够极大的提高人事档案管理的效率，提高医院的整体管理水平，所以医院应该切实重视对医务人员的信息化管理。

2 医院人事档案管理信息化的作用及实现问题

2.1 医院人事档案管理信息化的作用

当前社会各行各业发展迅速，主要得益于先进科学技术的发展，提升了很多事情的办事效率。因此，在医院的管理过程中，我们也应该不断完善其信息化的管理方式，尤其是人事档案方面的信息化进程，这样能够全面提升档案管理工作的效率，尽量避免出现档案管理工作的失误。从整体来看，引进档案管理的信息化工作方式，能够保证档案管理工作的准确性和保密性，减少因档案保管出错导致的工作问题。在人事的调动任免方面来看，信息科学化的管理方式，能够帮助医院直接从数据库中对他们的信息进行更新，直接了解每个干部和工作人员的情况，有利于提升医院办事的效率。

另一方面来看，在对信息进行统计和查找时，传统的方式只能依赖于人工在众多档案袋之中寻找，既浪费时间也消耗人力。而实现了信息化管理之后，就可以利用网络对有用信息进行检索，非常容易的就找到了需要的内容。同时，在进行档案整理的过程中，还可以利用一些网络平台制作表格和备份等，也能够大大减少医院人事档案管理的流程。医院提升自身的信息化建设水平，有利于帮助医院和外界其他行业互相了解和传递信息，实现共同的提升。

2.2 医院人事档案管理能够实现的前提

医院对档案管理实行信息化，必须以引进网络等先进科学技术为前提。在构建网络架构的过程中，医院必须有足够的资金支持，这些财力投入基本上用于购进电子信息设备和计算机终端的维护等方面。其次，档案信息管理的电子化过程需要医院提前制定相应的规章制度，防止因为一些规则漏洞而造成的信息泄漏等情况，从而保证信息管理能够安全有效的为医院服务。

档案的信息化建设离不开技术管理人员的相关支持，因此这就对医院的工作人员提出了更高的技术和专业要求，我们必须注重对员工的定期培训和考核，保证他们具有相应的信息处理能力。而在专业管理方面，医院应该引进专业先进的平台维护措施，保证系统和设备的正常使用。

3 当前医院人事档案管理方式的不足

3.1 管理制度不健全

在当前医院管理的过程中，很多医院由于一些条件的限制，仍然采取了传统的档案信息管理方式，整w来看信息的更新缓慢落后，也无法和其他医疗卫生单位实现资源的共享。医院之中人事的变动比较频繁，而传统的管理制度对档案实行了终身制的管理，并没有及时的对人员变动信息进行更新和录入，导致医院中有一部分的工作人员出现档案缺失等情况，给他们的工作流动带来了障碍。

3.2管理方式存在问题

对档案和人事进行管理，需要工作人员具有良好的职业素养和专业水准，同时还必须保证相关人员信息的安全保密性，这些要求都是对医院工作人员的重大考验。从现在很多医院的管理现状分析来看，一些工作人员的保密意识不高，对员工的档案和个人信息进行泄漏的情况数见不鲜，并且档案的归纳整理过程进展缓慢，耽误了医院的正常运转。除此之外，还有一些单位的档案工作岗位没有设置专业的工作人员，而是让其他员工进行兼职，这就使得一些人事管理工作不能及时得到完成，出现滞后性。

实现医院人事档案信息化建设的方式

4.1提升对档案信息建设的重视程度

在医院进行人事档案管理的信息化，能够从整体上了解医院员工的具体情况，有利于对员工进行有针对性的培训和考核，从而为医院提供人才，保证其服务的质量。因此我们必须从各个方面保证医院人事档案信息化工作的推进。随着社会中科学技术的不断进步，医院人事档案信息化的趋势已经成为了主要发展前景，它已经不仅仅关系到医院人事管理层面，更对医院的整体发展产生了深远的影响。

我们应该提升医院中各个层面和科室人员对档案信息化管理的重视程度，这样才能保证他们在工作中对此提起重视，投入更多的精力关注和学习信息化的内容。每个工作人员在意识上对信息化管理工作的重视，还表现在对档案材料的编辑和提供上，力求每个信息都是真实有效而且规范性强，这样才能为后续的档案管理工作打下坚实的基础。作为医院的管理部门，我们更要从经济上保证信息化投入的精准性，保证各个设备能够正常运转，做好信息化管理的保障工作。

4.2 加强对档案信息化技术的研究

在进行医院人事档案信息化建设的过程中，档案信息管理平台是进行一切活动的基础，因而医院应该组织专业的技术人员对平台进行开发和维管，从而保证数据的准确性和及时性。同时，对信息管理平台的维护，有利于医院内部和各个部门之间进行信息的交流，促进信息的流通性。同时，单位也应该对使用信息管理平台的人员进行职责和使用范围的规定，做到档案管理的保密性和精准性。对于和工作无关的人员，必须严格进行档案查询或者借阅的记录工作，保证医院人事档案管理工作的正常发展。

4.3 保证医院人事档案信息化的安全

档案信息管理系统中最重要的特点就是安全保密性，如果个人的信息和隐私遭到了泄漏，那么档案管理信息平台也就失去了其应有的作用。对此，我们应该不断优化档案信息管理系统的网络设置，保证平台免受病毒和木马等程序的侵袭。同时，我们也应该对平台的使用人员进行严格的监督，对一些没有经过认证的移动数据等硬件进行单独的设置，做好全方位的防火墙工作。

4.4 提高档案管理人员的综合素质

医院应该组织相关的档案管理人员定期进行业务培训，因为只有不断提升管理人员的综合素质，才能更好的发挥档案信息化建设的作用。首先医院的档案管理人员应该具备较高的知识水平，其次医院应该邀请专业的档案管理人员来进行现场培训。最后，医院也应该定期对这些人进行专业的考核，同时制定一些奖惩措施。通过这样一系列的举措，就能够有效的提升档案管理人员的素质水平，从而为信息化建设铺平道路。

5 小结

在人事档案信息化建设的过程中，医院的相关部门一定要认识到档案信息化建设的重要性，积极对医院的档案管理制度进行改革，不断提高档案信息化建设的重视程度，加强对相关技术的研究，在研究的同时也要重视对档案的保密工作，定期对档案管理人员进行培训。通过这样一系列的手段，才能从根本上提高医院的人事档案管理水平，促进医院的信息化建设。

参考文献

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前言

档案信息化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为信息化的档案信息，以信息化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、人事档案信息化流程

（一）人事档案信息化管理：医院人事档案管理系统是对传统人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的信息化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能，可以大大提高工作效率。

（二）人事档案信息化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

（三）人事档案信息化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

二、医院人事档案信息化策略

（一）转变观念，强化人事档案管理理念

信息化是档案管理进步的重要标志。档案管理信息首先要做到管理理念的转变。若是医院的档案人员不转变陈旧的思想观念，就会阻碍人事档案管理信息化的实施。如果不积极进行人事档案管理信息化，就算购买了先进的档案保存与应用设备，也不是真正的人事档案管理信息化。在进行人事档案管理信息化的工作中，档案管理人员要切实理解并依靠技术进步与科学管理的思想，学习新时期新环境的管理意识，真正扭转过去陈旧的对档案重管理轻使用、人海战术、汗牛充栋的文件等做法，达到人事档案管理的主动、高效，让医院档案工作能够更符合医院业务的要求。

（二）提高硬件设施更新换代，达到设备的信息化

要充分配置人事档案管理信息化所必要的计算机、网络、传真机设备等信息化设施，同时要大方利用最新科技、扫描技术在人事档案管理中的作用，有条件的可以聘请专业人员来设计符合医院需要的软件，提高人事档案信息化、无纸化的速度。所以，医院要专门投入相关资金，档案管理人员也要努力强化自己的工作能力，提高资金、设备的使用效率；而且，人事档案管理部门要在现有工作基础上，发挥拥有许多档案资源的特点，大力发挥各方面又是，尤其是在档案的提供上，可以充分提供丰富的人事档案信息给各个业务科室，为日常工作提供帮助，提高医院的经济效益。而信息化技术在医院人事档案管理的使用，也会给档案管理提高一个台阶，有利于医院在员工管理和患者信息掌握上提高效率，从而产生一定的社会效益与经济效益，达到局部促进整体优化的效果。

（三）医院要建立科学的管理模式

在医院人事档案信息化操作过程里，为明确具体的责任，保确保系统和信息的安全规范，还必须要从管理的角度出发实施科学的管理模式。

完善医院人事档案管理制度。医院要制定符合信息化、无纸化的人事档案管理制度。首先是建立与规范人事档案管理工作大的各个环节，以及使用设备、系统的技术规范，将电子档案管理各个部分详细落实到各人；其次是应用一些有效的安全保障技术，尤其是对电子信息与数据。

促进人事档案管理的规范化。这里的规范化是指人事档案信息化的各个标准：人事档案整理标准、收集标准、查阅标准、信息设备使用标准等，这些标准是保障工作效率的规范。若是缺乏这些标准，或者不完善，人事档案数据库就难以条理规范；若是医院的人事档案管理人员不根据这些标准来工作，而是沿用传统做法，或者率性而为，则会大大降低人事档案管理信息化的工作效率。

（四）组件复合型的人才团队

医院人事档案管理团队是保障人事档案管理信息化顺利进行的基础，关系着人事档案信息化的建立效果和应用水平。这就需要医院的领导者不能只是关注业务部门的人才引进，同时也要引进、培养档案管理人才。同时也要求档案管理人员不但要掌握电子信息的特点与信息化人事档案的各宗操作规范，同时要雪辉计算机系统网络的应用与安全技术。医院可以在工作之余，安排相关人员进行信息化教育培训，学习最新的专业内容，学习内容要IT、互联网、系统应用等方面。医院的管理者还要提供良好的条件，让相关工作人员能够充分了解未来人事档案管理的趋势与前沿技术，不断提高他们的能力素质与应用水平。

参考文献：

[1]王平.浅谈医院档案管理的信息化建设[J].科技信息, 2007,(10)

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引言

人事档案的信息化建设，是信息时代的必然趋向，但是从目前我国人事档案信息化建设的总体情况来看，不得不说其中还存在一些弊端，传统人事制度和体制对信息化建设的制约，传统人事档案内容的不合理等等，这些问题的存在，都严重制约了人事档案信息化建设的脚步。本文以信息化建设为视角，对其在人事档案建设发展中的应用进行具体分析。

1 人事档案信息化建设优越性分析

在人事档案建设发展中引入信息化技术，并逐渐实现信息化的工作模式，其优势是非常显著，具体进行如下分析：

1.1 文档输入是人事档案工作的主要内容，在这个部分进行信息化建设，不仅降低了传统工作模式工作强度，操作方便，解放了人们的双手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此从整体上大幅提升了人事档案工作的效率和质量。另外，由于人事档案工作是一个动态化的过程，工作人员需要随时将变动的人事信息记录和更正过来，保障每个时期人事信息的完整性与正确性。这样一来，工作人员的工作就会相对繁琐，并一直处于紧张的状态中。信息化工作模式构建之后，档案管理人员就能够从繁重的模式化的工作状态中解脱出来，信息化模块会自动更新人事信息，并保障人事信息的全面与准确。

1.2 信息化的人事档案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。领导进行员工培训计划拟定、绩效管理等都可以快速而准确的查找到依据。从大量研究中发现，传统的人事信息档案工作，以纸质档案为主，档案数量庞大，整理、分类与管理、储藏都费时费力，工作效率十分低下，很比较容易出错。另外，人们在调取档案信息的时候，会消耗比较长的时间，快速而全面了解一个员工的档案是一件很难的事。但是信息化档案工作模式，在信息查找功能上十分完善，员工的所有信息都可以通过信息检索完成，动一动鼠标就可以轻松查找到想要的信息，这位相关人事计划制定以及管理工作的开展提供了非常有利的支持。

1.3 除了以上优势，信息化人事档案信息管理模式，还具有提醒功能，会及时提醒领导以及相关管理者一些员工退养、退休等事项，一般来说，在一个单位中，员工数量比较多，领导公务繁重，不可能每项工作事宜都记忆得细致入微，但是信息化档案信息管理，会自动提醒这些事项，这种备忘的功能非常人性化，大大减轻了人们的工作压力，也保障了各种工作有条不紊的进行。

2 人事档案管理信息化建设现状

人事档案工作信息化建O优势显著，目前其主要的形式基本有以下四种：

2.1 利用offic中的word与excel软件进行的档案信息管理以及目录打印、系统分析等。offic的功能十分强大、齐全，操作简单便捷，能够满足档案管理的基本要求。但是相对来说，其缺点也是十分明显的，比如人事档案信息录入虽然简单，但是检索内容过于单一化，数据处理功能不完善，工作效率相对低下，数据安全性也不高。

2.2 单机人事档案管理系统。此系统包括人员基本情况信息数据库、档案目录数据库以及植物变动数据库等。能够对档案基本信息以及查询进行管理，会自动记录档案节约、转递以及归档等记录。该系统功能分为两类：一类是档案业务、人事信息采集以及查询输出、统计分析融为一体。第二类通过计算机对人事档案目录进行管理，实现目录管理的统一与规范。单机档案管理是目前单位人事信息化管理中主要形式。

2.3 部门局域网系统。此类系统就是在本单位档案部门建立局域网平台，并借助计算机与数据管理，实现对人事档案目录信息的网络化管理。此系统包括信息管理、档案管理以及档案变动等几个部分。局域网应用十分便捷，能够达到良好的管理效果。比如，在该系统采用条形码技术，能够进行档案盘点，并保证人事档案目录信息的管理统一化与动态监控。

2.4 人事档案信息化在人事部门的应用，实现了人事基本信息的共享，同时也能够自动实现档案信息管理的接收、移交以及借阅、传递等基本业务。另外，在获取相关部门授权的基本前提下，人事部门可以快速实现对人事档案信息的查阅。此系统的特点包括以下几点：一是人事档案基本信息与人事信息能够保持一致，这大幅提高了档案管理的质量和效率；二是人事档案管理成为了人事信息管理的一部分，这使得人事档案归档更加容易，操作也更加便捷，这全面推动了人事工作效率。

3 人事档案信息化建设存在的问题

虽然人事档案信息化建设的优势显著，并且在我国已经初具规模，但是从科学化、规范化的角度来看，其建设水平还有待提高，财力、物力以及使用效果之间的差距比较明显。就其原因，总结为以下几点：

3.1 人事档案信息化建设缺乏统一领导和总体规划

从现阶段人事档案信息化建设的情况来看，一些单位领导并没有明确信息化建设的重要性，没有将档案信息化建设上升到战略高度，人事档案信息化管理的重视程度并不高，导致人事档案信息化管理缺乏领导支持，在落实上也更加困难，经费与政策投入都明显不足，这样一来，人事档案信息化建设就无法得到彻底落实。

3.2 一些软件在功能设置上存在缺陷

一些单位虽然落实了档案信息化管理，并且也非常积极的开展建设工作，但是却忽略相关软件的建设与完善，功能设计过于随意，存在很多隐性缺点。软件售后服务不完善，后续开发与升级不够及时，缺乏良好的数据迁移功能，进而导致软件寿命缩短，如此一来，人力、财力、物力都消耗严重，进而影响了人事档案管理信息化建设的步伐。

3.3 标准化、规范化水平低

由于人事档案信息化建设尚无相关标准与规范，人事档案数据库建设问题多多，诸如数据著录、数据格式、元数据标准、数据库质量等等都存在一定问题，影响了数据库的查全率和查准率。此外，一些人事部门的人事、考核、职称评审、薪酬管理、人事档案管理等科室都有各自的软件，彼此互不兼容，数据库通用性差，数据难以交换和共享，无法体现信息化技术的优越性。

4 人事档案信息化建设发展的工作思路

4.1 以融入单位的总体规划作为指导原则

人事档案信息化建设不仅是本部门业务发展的要求，也是单位相关部门之间实现办公自动化的要求。人事档案信息管理系统的开发和服务平台的建设不能闭门造车，只有主动融入单位层面的信息化建设，才有利于部门内部、部门之间的数据共享与传递，才有利于局网络内人事信息的综合利用。同理，单位应充分认识到人事档案信息化在单位信息化建设中的地位和作用，将其纳入单位信息化建设的总体规划之中。在人事档案信息管理系统开发之时，单位应考虑该系统与单位办公自动化系统的对接问题。惟其如此，方可避免重复建设，从而节约大量人力、物力和财力。

4.2 以人事档案信息资源建设作为基础工作和核心任务

人事档案信息化建设有很多工作要做，建设过程中会面临种种困难，会受多种隐形因素的制约。在此情况下，我们既不可急于求成，亦不可无所作为，而应当统筹规划，突出重点，以点带面，逐步推进。具体措施是：将人事档案信息资源作为人事档案信息化建设的基础和核心，从而带动人事档案信息化建设整体提升。目前，我国各地办公自动化系统正在建设之中，在此背景下，人事档案信息资源建设应分三步走。首先是建立人事信息数据库和人事档案目录数据库，以满足快速检索的需要。同时要注意收集电子档案材料，为数字档案数据库积累资源。第二步是将使用频率高的档案信息（干部履历表、学历学位材料、职称申报表、干部任免表等）数字化，以提高档案的利用率。第三步是在办公自动化系统投入使用后，开展人事档案信息的接收、存储和提供利用的一体化建设，全面实施人事档案信息化建设。

4.3 以建立和健全人事档案信息安全保障体系作为决键环节

所谓先进的技术手段，是指信息化系统开发过程中必须采用数据加密技术、访问控制技术、资格认证技术等技术，以确保档案信息传输和存储的安全性。同时，在防范恶意侵入方面要严把软件设计质量关，通过先进的软件技术和可靠的软件性能将各类风险降到最低程度。要在技术上使人事档案部门的局域网与外网真正实行物理隔离。

所谓科学的规章制度，是指在人事档案信息化建设中不能照搬传统手工管理阶段的制度，需要建立一套科学、规范、完善的规章制度来保证整个实施过程的安全。同时，还必须在人事档案管理系统中建立严格的用户管理机制，并合理分配用户管理权限。

所谓严格的管理措施，是指在信息化建设的每个环节加强安全管理，行安全责任制。在操作管理层面，必须及时有效地对数据予以备份和维护。此外，要加强对人事档案管理工作人员的宣传和教育，使其在意识上对人事档案系统数据的保密性和安全性引起足够重视，从源头上杜绝安全隐患。

4.4 以建立一支高素质的档案管理人才队伍作为人才保障

人才建设是人事档案信息化建设的成功之本。人事档案人才队伍建设，一靠培养，二靠引进。传统的单一的知识结构已不能满足人事档案信息化建设的需要，因此，应积极支持现有档案管理人员参加必要的信息技术培训，切实提高其现代化管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力。要引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，以其系统的专业知识为人事档案管理软件的研发提供技术保障，有效改变档案管理人员在信息化管理中的薄弱环节。

结束语

本文首先明确了档案信息化管理建设的优势，并提出了目前建设中存在的相关问题，并有针对性的提出了完善对策，通过本文的分析，希望能够为我国档案信息化建设发展有所助力。

参考文献

[1]瞿晓菁.刍议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（22）.

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? ? ? ?1.1有利于实现现代化管理

? ? ? ?随着网络时代的全面到来，现代生活形态发生了显著变化，各种信息技术普遍应用于各项生活、工作活动中，智能信息技术的应用，给人们的生活提供了便利的保障。而在事业单位人事管理领域，人事档案作为重点管理内容，其工作形态理应跟随社会形态发展变化，加以改进和更新。将信息技术与人事档案相结合，构建信息化管理体系，能够促进事业单位在未来市场领域实现现代化管理，对事业单位实现可持续发展具有重要的意义。

? ? ? ?1.2有利于实现档案资源共享

? ? ? ?信息技术具有信息传播速度快、传播范围广的特点，将信息技术应用于人事档案管理中，能够有效实现资源共享。例如，当完成人事档案信息化管理平台建设后，用户完全可以在家或者任意具有网络的地方，利用电子设备对档案信息进行查阅。如此一来，不仅能够有效提高人事档案管理的效率，还能够实现资源共享，进而促进人事档案信息实现最大化利用。

? ? ? ?1.3有利于实现档案信息查阅

? ? ? ?以往，人事档案管理方式比较滞后，由于档案信息比较繁杂，检索流程比较烦琐，所以用户在查阅档案信息时，查阅效率比较低下。而选择将信息技术有效应用于查阅平台建设中，能够有效解决传统查阅体系效率低的问题。利用信息技术建立智能检索平台，对人事档案信息进行分门别类。用户可以利用现代化检索软件，对档案信息进行有效检索，从而提高用户的信息查阅效率。

? ? ? ?1.4有利于档案资源开发与利用

? ? ? ?众所周知，信息技术与传统管理手段相比，存在的优势在于该技术手段具有加强的信息存储和传播的功能。因此，利用信息技术对人事档案进行管理，能够实现原有档案信息基础上的人事资源有效开发与利用。可见，将信息技术有效应用于人事档案管理中，对此项管理工作未来深入发展，以及提高事业单位在行业中的整体竞争力与影响力，具有重要的作用。

2新时期人事档案信息化管理中存在的问题

? ? ? ?2.1意识淡薄，缺乏重视

? ? ? ?目前，国内机关事业单位在人事管理方面不够重视。很多事业单位在建设与发展过程中，重点关注内部业务开发，以及技术研发与创新，而对于人才在事业单位建设与发展中的作用，并未形成正确的思想认知。事业单位在人事档案管理方面花费较少的人力、物力和财力，导致内部人事管理工作并不理想。因为思想缺乏重视，导致档案管理发展受限，这对于事业单位未来发展都是极为不利的。因此，事业单位要想顺利实现人事档案信息化管理，当务之急便是在思想上加以转变和更新。

? ? ? ?2.2数据库系统不完善，信息安全建设滞后

? ? ? ?据了解，在信息化环境中，事业单位人事档案管理工作系统逐渐衍生出一系列问题，由于数据库系统建设不全面，导致事业单位构建的档案信息管理平台，存在较大的安全风险与漏洞。例如，在不健全的档案管理体系运行过程中，经常会出现人事信息记录错误、混淆，甚至出现重要人事信息丢失的问题。由于人事档案数据库建设不够系统、完整，导致档案信息管理效率低下，同时也因为记录错误或混淆，导致部分人事信息失真，这对于事业单位实现人事信息资源共享也较为不利。

? ? ? ?2.3缺乏高素质、全能型的管理人才

? ? ? ?目前，在人事管理领域，关于档案信息化建设效率低下的问题，主要在于在该领域缺乏高素质、全能型的管理人才。目前，档案管理人才在管理意识与工作理念方面存在一定的问题，并未清楚地意识到信息技术在档案管理中的重要作用，所以在工作中比较依赖传统的档案信息管理方式，而不重视建设信息化管理平台。同时，在专业技能与素养方面，管理人员在信息技术方面所掌握的专业技能比较匮乏，信息化管理平台建设与实施能力比较薄弱，导致事业单位现代化人事档案管理体系建设遭受明显阻碍。

? ? ? ?2.4现代化基础设施滞后

? ? ? ?据了解，当前机关事业单位之所以在人事档案信息化建设方面存在发展局限，主要原因在于事业单位内部缺乏完善的现代化设施和器材。事业单位因为投入资金有限，所以在计算机硬件方面存在明显的功能障碍，对完善档案管理系统功能十分不利。同时，事业单位当前在软件方面的开发与创新，也存在很大的不足，正是因为基础设施落后，才导致人事档案信息化发展受到限制。因此，在新时期，事业单位必须采取有效策略，改善并解决当前信息化建设中存在的问题。

3新时期人事档案信息化建设的路径

? ? ? ?3.1更新思想，完善体制，加强队伍建设

? ? ? ?事业单位若想在未来的市场竞争中占据有利地位，必须加强人事管理工作体制完善与创新，尤其是在人事档案方面的管理，事业单位领导者一定要加强重视。首先，事业单位应该向内部管理部门和人员渗透正确的工作理念，要求从事人事档案管理的工作人员，必须在思想上重视信息化管理，并根据事业单位自身人事管理发展需求，结合信息技术应用条件完善现代化管理体制。其次，确保在正确的思想、体制引导下，人事档案能够实现高效管理，真正实现信息化管理平台建设。最后，事业单位应该重视内部信息化管理技术开发人才队伍建设，在招聘环节重点考查应聘者的信息技术操作能力，并加强技术人员专业素质培训，进而为实现信息化管理平台开发与建设提供高素质的人才储备。

? ? ? ?3.2加强人事档案信息数据库网络化建设

? ? ? ?为解决人事档案数据库功能不健全问题，事业单位应该重点围绕数据库进行运行功能和安全系统建设，加强人事信息数据库网络安全，全面提高人事档案信息化管理的质量。因此，事业单位可以重点发挥网络服务器功能，将其用于数据库建设。同时，事业单位应该针对不同部门，满足人事档案的信息检索和查阅需求，并在数据库中设定不同管理模块，以确保内部各个部门能够高效地实现人事档案信息检索和应用。

? ? ? ?3.3加强档案管理人员素质与能力建设

? ? ? ?在事业单位人事档案信息化建设与管理的过程中，档案人员自身素质在很大程度上决定了档案信息化管理发展的进程。因此，事业单位应针对内部档案人员进行素质教育和培训，向档案人员渗透正确的信息化管理平台操作方式，规范管理流程，从而保证人事档案管理更加高效。同时，档案管理人员需要掌握一定的计算机图像处理、信息扫描、信息分类、存储等功能，并定期对重要人事档案信息进行备份、检查，避免出现档案信息泄漏、错误、丢失等问题，为真正实现档案信息共享提供便利条件。此外，管理人员应积极学习与人事档案管理有关的法律、法规，在进行人事档案信息化管理时，应严格遵守管理规章体制，杜绝出现档案信息恶意泄露问题。

? ? ? ?3.4加强人事档案管理信息化系统网络安全

? ? ? ? 在信息化管理平台建设的过程中，确保网络安全是事业单位人事档案管理深入发展的必要前提。因此，事业单位应该重视管理平台运行环境安全检测与优化。首先，事业单位技术开发人员，应重点加强安全系统功能建设，在数据库中安装安全检测软件，即时监测人事档案管理中可能存在的风险因素，一旦发现，需要及时进行专业操作处理，有效规避人事档案信息化管理系统中存在的安全风险。同时，技术人员应该在数据库中安装病毒查杀系统，并定期进行数据库垃圾信息清理、系统内部结构功能检测，确保信息化管理系统运行环境安全，提高系统运行效率，全面提升人事档案管理质量。此外，针对不同部门人事档案信息检索要求，设置不同类型的安全密钥，以及数据库访问权限。

3.5加强现代化管理软件的开发与应用

事业单位在建设人事档案信息化管理平台时，应重点关注管理软件开发与应用，不断完善数据库的硬件和软件设施，全面提高管理系统工作的效率和质量。事业单位应该加大资金投入，引进创新性的技术人才，专门致力于高科技、智能化管理软件的系统研发，在做好系统功能安全和运行速度测试之后，将其与内部人事档案管理要求相结合，完善管理系统内部结构和功能，在提高信息化管理平台工作效率的同时，更要保证档案信息管理的质量。

4结语

人事管理在当前事业单位管理领域，发挥的管理作用十分显著。事业单位为了在未来的市场环境中占据良好的发展地位，应重点加强人事管理，完善档案管理体系。因此，事业单位需要合理利用信息技术，构建现代化人事档案管理体系，不断更新思想、体制，加强信息数据库、系统安全、软件开发等实施力度，全面提高人事档案管理的效率与质量。只有在信息技术的支撑下，事业单位的人事档案管理体系才会不断完善，进而为在新时期的市场环境中获得快速发展，提供良好的人才数据依据。

主要参考文献

［1］乔萌.浅谈新时期人事档案管理信息化建设策略［J］.人力资源管理,2018(5).

［2］徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析［J］.办公室业务,2017(1).

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中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)29-0167-02

人事档案是在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和表现,以个为单位组合起来的,以备考察的文件材料。其内容主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,记载着个人的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励惩罚等方面的原始资料,内容反映了个人参与社会各方面活动的记载和个人自然情况。人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

一、人事档案的结构

在我国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用,甚至可以说人事档案是每个公民的第二生命。一般来说,人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用通常由各单位内部人事机构行使和掌握。人事档案包含以下十大类内容。

1.履历材料:(1)职工履历表;(2)干部履历表;(3)专业技术人员履历表;(4)军人履历表;(5)学生登记表。

2.自传。

3.鉴定、考核、考察材料:(1)工作鉴定;(2)学习鉴定;(3)出国人员鉴定表;(4)学生毕业鉴定、实习鉴定;(5)干部的年度考核表;(6)组织正式出具的考核材料。

4.学历和评、聘专业技术职务材料:(1)高中及以上的毕业生成绩表、登记表;(2)报考中专以上学历报名登记;(3)论文、科研成果材料;(4)一个月以上各类专业培训学习成绩;(5)聘任、解聘专业技术职务审批表; (6)职称评定审批表。

5.政治历史审查材料:(1)社会关系调查证明材料;(2)入党入伍审查材料。

6.党团材料:(1)入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员民主评议表、入团志愿书(90年以后入团的需要入团申请书)、取消预备党员资格的材;(2)加入派材料。

7.奖励材料:先进工作者、(区级以上)劳动模范、三八红旗手、特级教师、三好学生、战斗英雄、优秀团员、各类嘉奖登记表或审批表等。

8.违纪材料:(1)受到党政部门的纪律处分材料,如开除党、团籍,留党查看、记过处分等材料;(2)违反法律材料,如逮捕、法办、拘留、劳改等材料;(3)组织通报批评材料,被企业除名材料。

9.工资级别、任免、工作调动、出国、退休材料:(1)工资级别审批表、增资审批表:(2)干部任免表;(3)入伍登记、退伍登记表;(4)招工登记表、劳动合同、流动表、商调表、视作连续工龄缴费审定表、终止劳动合同证明书。

10.其他:(1)体检表;(2)工会会员登记表;(3)大中专毕业生就业报到证;(4)职工报到介绍信;(5)有价值的学结、体会。

注:档案材料一律用黑色或蓝黑色钢笔填写,纸型均用16K。

二、人事档案管理的重要性

我国人事档案制度自20世纪50年代产生以来,对国家的信用建设、干部管理、福利分配、国家安全等方面作出了重大贡献。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用。目前,出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。

三、人事档案管理的法律依据

对人事档案管理工作,国家制定出台了一系列的法律法规来加以保障。1996年7月修订的《中华人民共和国档案法》强调,人事档案作为国家档案的组成部分,所有权归国家,实行强制性归口管理。1991年4月颁布的《干部档案工作条例》规定,“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”。1996年12月颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》明确指出,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位未经授权均不得擅自存放和保管人事档案。这些指导性法律法规为人事档案管理工作提供了政策依据,并使人事档案管理工作迈入了专业、权威的发展阶段。

四、档案信息电子化的必然性

随着社会的发展,信息化已经成为社会发展的一个重要标志,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,档案现代化管理和信息化建设,成为档案工作发展的必然趋势。

人事档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案资源全面处理。也就是对馆、室藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

档案信息电子化,可一次投入、多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

五、当前人事档案管理存在的问题

近年来,由于机构编制和用人制度的改革,单位管档人员变动频繁,出现了忽视人事档案管理现象,影响了干部管理工作。目前主要存在以下问题。

1.硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差,有的单位档案多、档案室狭窄、影响档案的美观整洁、完整,有的单位必备的基础设施如切刀、档案夹等都不具备。

2.档案管理规范缺乏。在目前的人事档案中,大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料,而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全。还有个别单位档案下放到主管局管后,一直未按统一标准整理,材料多年未归档,造成档案材料不齐不全。

3.专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看,专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为:244%,186%,176%,244%。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求,专业技术人员占有极其微弱的比例,是目前档案工作急需解决的问题。

4.管理档案人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管理档案人员工作变动频繁,兼职人员占90%,加之没有经过各级档案部门组织专业知识培训,业务不熟,甚至有些档案管理员还停留在手写阶段,没有掌握必须的计算机技能,有些新从事管理档案管理工作的人员对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解,难以适应档案管理工作。

六、加强队伍建设,提高从业人员素质

社会现代化的实现,要求各行业的从业人员也要与时俱近,紧跟时代的步伐和节奏,所以,档案管理人员也具备较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象,尽管引进了现代化设备,却不能充分发挥作用,这就需要抓紧建设一支稳定而发展的档案干部队伍。

1.提高重视意识。在市场经济条件下,企业的竞争最终还是靠人才,无论是企业事业单位还是员工个人,都应该自觉更新观念,提高对档案的重视意识程度。因此,每个单位都应该提高对人事档案的认识,增强依法管档的意识,建立健全规章制度,配备专业的人员设备,把人事档案管理作为企业重要的基础工作抓紧抓好,做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。

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一、人事档案信息化建设的必要性

在当今的信息化时代，网络信息技术不断发展，并在潜移默化中改变着人们的生活。人事档案的管理是一种信息资源的管理，是人类社会活动和经济活动的战略资源，机关事业单位应该在信息技术的迅速发展过程中抓住契机，提高人事档案的社会化和开放化管理。人事档案管理的固有模式已经不能适应当前信息技术的发展，现代化建设的必要性已经日益凸显出来。人事档案的信息化建设是机关事业单位现代化建设的体现，同时也是我国政务信息化的表现。

二、档案信息化建设存在的问题

（一）档案信息化建设缺乏系统规范。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一。我国虽已有一些标准规范出台，但难以满足档案信息化快速有序发展的需要。立足于全国的档案系统，各地的信息化都各取所需，以本地区为中心，没有形成协调高效的系统；一些档案局的信息缺发长远规划，近期目标也不够明确，只是遇到缺口时进行补充，而没有提出全面系统有针对性的措施；不同地区的不同档案信息局没有统一的建设标准，使用的数据格式和标准各不相同，难以达成一致；档案信息管理的全行业没有方便快捷的检索体统，使得档案信息管理格局单一，给数据的传输和接收造成麻烦。

（二）档案信息化建设的基础设施不够完备。高性能的软件是档案信息化建设基础。我国较欧美等发达国家信息化程度较低，基础设施建设程度较低，难以满足档案信息化建设的要求。我国各地的档案管理机关的计算机、电信设备、网络设施的普及率较低。档案网站也没有形成行业体系，较其他网站相比档案网站与其他网站链接较少，专业性过强，搜索引擎少，查看网址困难，网站建设存在许多技术上的缺陷和不足。

（三）缺乏数字档案且档案资源结构不尽合理。目前为止，我国档案的馆藏资源以纸质资源为主，数字档案资源较为匮乏，且结构单一。档案资源也不仅仅是电子文件的收集与管理或纸质档案数字化，它要实现档案信息资源的高度共享，实现档案信息资源网络化。但是我国的档案管理模式僵化，亟待转变。

（四）我国档案信息化管理缺乏专业性人才。档案信息化管理需要的是同时掌握档案管理知识和计算机系统操作的高复合型人才。档案管理的从业人员需要掌握档案管理学基础理论和档案管理知识，除此之外还要掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。但是我国在这方面的人才培养程度较低，投入的力量较少，因此我国专业的档案信息化管理人才较为缺乏。

三、档案信息化建设存在的途径

（一）档案管理机关组织建立档案室信息化协调机构。档案管理机关可以从行政和技术两方面指导和规划档案馆（室）的信息化建设，制定一系列具有实际束缚力的规范和标准，尤其应该进行信息化建设和发展各阶段的规划制定。在制定规划时，必须要树立明确的近期目标，完成近期工作需要的档案的制定；还要有长远的规划，立足档案信息化工作的全局，来发展完善之前工作中的不足之处，不断创新融入新的时代特色，破除传统工作中自成一体、条块分割、各自为政的混乱局面，打破传统的思想观念，真正的做到档案资源信息共享，形成一个新型的统一领导、多层次、多功能、布局合理、相互结合的工作体系。一个完整有序的档案馆（室）信息化协调机构十大男信息化建设的关键。

（二）建设标准的档案信息。档案信息化建设必需要符合一定的标准。档案管理机关应该召集有关的有权威的专业人士共同研究商议，制定与档案有关的业务工作、技术方法和设备等方面的统一原则和规范，并根据国际国内的发展形势，制定出各地区共同行使的标准。各地区在协调组织的统一领导下，共同运用高质量的应用软件，建立标准统一化的档案信息数据库。

（三）开发已有资源，建立新的数据库。档案资源是档案信息化的核心，规范化的数据采集方法、建立规范、准则、系统的基础数据库是档案信息化建设的重要基础，同时也是向数字化、网络化、一体化转化的重要基础性工作。档案资源信息化建设分为整体规划和分层进行两部分。首先要建立档案的案卷级目录数据库、文件级目录数据库，再建立档案全文数据库，是档案信息资源更加丰富详尽。数据库的建设要以国家标准为依据，集中人力物力财力构建标准化、通用性较好的数据库。同时各地的档案管理馆（室）应该不断创新，建立有自己特色的数据库，来丰富当前的数据库模型。

（四）培养档案信息化建设的专业型人才。要加快培养掌握现代化信息技术、精通档案管理业务的高层次信息人员。加强对在职人员的继续教育和培训，更新在职人员的知识结构和业务水平。要让从事档案信息化管理工作的人员尽快掌握计算机技术及相关技术。对外还要努力引进计算机专业的人才，对他们进行相关业务知识的基础培训，使它们能够快速适应档案资源信息化建设的工作，为以后的档案信息化建设工作储备高水平的从业人员。国家还可以鼓励各大高校开设相关课程，或者定期安排相关考试并设置相关奖惩制度，以提高从业人员的水平。

四、结语