电子档案管理基础模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子档案管理基础，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带，人们在查找文件的过程中，需要利用计算机，因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体，因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中，电子文件的类型有很多种，电子文件的产生主要有两种，一种是与科技有关的电子文件，这种文件是技术性的，例如光栅图等，另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件，这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种，因此在储存技术上需要不断的完善。

1 管理文件中存在的问题

1.1 未能够有效的进行归档处理

我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛滥成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题，如果以上问退没有得到有效的解决，就会出现一系列的问题，需要引起我们的注意。

1.2 版本管理存在着不足之处

现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的，尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难，一定要引起我们的注意。

2 存储技术

首先；在进行文件贮存的^程中，一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜，最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候，一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮，在存储的过程中，一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制，这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候，一定要保证直立的状态，在存储环境上必须要避光，不能够有大量的灰尘，也要与磁场远离，这样就能够将整个运行的状态处理好，使存储介质能够正确的保存电子文件。

其次，要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。

再次，在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。

在检验文件的时候有了必要的较验技术，从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储，如果硬盘出现了故障，那么会影响文件，带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起，可以使存储量增加，这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候，会因为磁盘损坏等原因而丢失，使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中，要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。

最后，加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严格把好电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。第二，保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三，要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。

结束语

由上述可知，将电子文件存储是一个单位必要的工作，而且在存储的时候，还要保证有效性，是电子文件能成为单位发展的重要资源，拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候，会遇到问题，但是在改革存储方式之后，也取得较高效果，对于单位的发展有积极的作用。

参考文献

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（一）外部环境

在电子病历档案管理环境中，各种因素下产生的自然灾害、磁场干扰以及温度变化都会对计算机储备载体性能造成影响，从而使计算机结构发生变质，导致数据丢失以及图像失真。因医院电子病历档案中包含的内容较多，每天的信息流动量也较大，使得电子病历档案管理的储备电脑一直处在扰的状态下，若是没有对其采取有效手段进行防护，就较易使电子病历档案遭到损坏。

（二）电子技术

这里所说的电子技术，并不是人为控制下的电子技术因素，虽然医院在实施电子病历档案管理后，使病历档案管理工作变得十分便捷，但是因电子信息技术本身存在较多缺陷以及漏洞，会使医院电子档案存在被盗用以及非法增删的危险。电子病历档案主要是依赖计算机系统所存在的，另一方面，因电子信息技术发展速度较快，唯有不断对计算机硬件以及软件进行更新，且运用高级程序对其进行保护，才能保证电子病历档案可以得到有效的保护。

（三）管理手段

管理手段指的是电子病历档案的管理人员以及相应操作人员对病历的篡改以及破坏等情况。在一般情况下，发生此种状况的主要原因主要可以包括以下几种：蓄意破坏、操作不规范以及管理疏忽。其中蓄意破坏是因操作人员可以从中获得较大利益，进而通过一些非法手段对电子病历载体以及系统进行的恶意破坏。

二、针对电子病历档案的安全防范手段

（一）优化外部环境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有现代化的管理理念，在对前端控制管理有效实施后，可以快速提升管理效率，优化功能配置。同时前端控制也可同样建立在文件保存生命周期的理论上，即将电子档案保存、形成以及销毁等阶段融合在一起。具体管理过程为在对电子档案实施管理时，结合具体要求或是目标对管理手段进行科学、规范的整合，从而使电子病历档案在形成阶段所需功能尽量通过前端管理手段实现，还要将各个环节下的不同业务需要实施重复性操作，使其能够提前实施。依靠这些方法不但可以减少滞后作业以及重复作业量，还能有效提升工作效率。

第二，实施支出以及风险平衡式管理在对电子病历档案管理过程中，本身就会存在较多的风险性因素，但是我们要明确一点，无论我们怎样降低风险发生几率，风险都会存在，也就是说，我们若想将风险性几率降低到零是几乎不可能的。因此，在实施风险管理过程中，要充分保障支出以及风险因素之间的平衡性，其中主要表现在以下几个方面：第一，在对风险控制过程中，是需要消耗一定成本的，维护成本消耗有时比电子病历档案管理受到损坏的费用更大，此时说明电子档案管理是非常不恰当的；第二，因绝对保证电子病历档案的安全性是几乎不可能实现的，因而要有选择性地对电子病历档案实施风险控制，并将剩余风险控制在合理范围之内。在对电子病历档案承受风险性进行考量的过程中，首先要对其成本预期进行控制，若是风险控制成本比损伤成本大的话，可以适当考虑接受风险。

（二）提升电子技术水平

在对电子技术水平提升过程中，要采取静态保护以及动态管理相结合的方式。对系统管理理念进行明确，并重视电子档案周期中各项活动之间的衔接性，使电子档案管理的总体性以及整体性可以充分结合在一起。其中电子档案风险管理主要包括静态以及动态两种风险管理方式。静态风险管理是指对传统档案实施的安全维护工作，具体指的是在对传统档案实施安全维护的过程中，强化对电子档案载体的管理以及库房管理工作；动态风险管理是指将电子病历档案从档案库中逐步延伸到库房之外，因此更加重视对电子病历档案的风险管理工作。

（三）管理手段控制

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[23]胡哈力， 方俊岚， 关世延等.社区卫生服务计算机三级网络化建设的体会[J].中国初级卫生保健，2003，17（6）：42

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2基础设施落后

在我国用于医院电子信息档案管理的设备较为落后，不能满足信息化档案管理的需要，电子信息技术的应用需要良好的硬件和软件设施作为支撑，医院中聚集了医疗方面的专业人才，但是对于先进档案管理设施没有概念，基础设施建设的不健全，也使得医院电子信息档案管理的发展缓慢。医院缺少对世界先进电子信息档案管理工作发展的关注，不能及时更新设备来为医院电子信息档案建设创造良好的条件。

3如何加强医院电子信息档案建设

3.1加强培训

针对目前我国医院现代化建设中档案管理人员素质较低和专业人才缺乏的问题，加强相关培训无疑是最有效的方法，通过加强各部门人员的计算机知识培训,来为提高医院电子信息档案管理水平的创造条件。对于档案管理人员来说，加强业务学习,在自觉学习掌握专业的档案管理理论基础上，时刻关注国内外先进的电子信息类档案工作发展动态,从而实现通过计算机档案管理软件对电子信息档案进行科学规范的管理。

3.2提高重视程度

医院的重视是医院电子信息档案建设的关键，医院的现代化建设不能只着眼于硬件，医院电子信息档案的建设工作关系到全局，医院相关负责人需要树立全局意识，对于医院电子信息档案管理工作给予充分的理解和足够的重视，硬件是医院医疗水平提高的基础，软件则是硬件的重要辅助，两者互相补充、互相促进。医院电子信息档案建设惠及广大民众，同时也需要社会各界的大力支持，医院的支持和社会的支持构成医院电子信息档案建设的发展动力，我们需要为其提供便利的资源和技术，在医院现代化建设中为电子信息档案建设创造更多条件。

3.3制定相关制度

针对相关制度缺失的问题，我们需要建立科学规范、高效合理的电子信息档案管理制度，只有通过严格的制度化管理才能保障医院档案管理的现代化和信息化发展。依据国家相关法律法规建立严格的档案查阅制度，在此同时，逐步建立起严格的采集制度、传送制度、保存制度、归档制度、鉴定制度和清理制度等。严格的管理制度需要明确相关管理人员的职责，对电子信息档案管理中出现的各类问题要进行详细的规定和解释，确保问题发生后采取的处理方法有着科学合理的依据。制度制定后必须严格遵守，对应着档案管理制度可以出台相应的奖惩措施，这样的方式能够充分调动管理人员积极性，对推进医院电子信息档案建设也有着很好的推动作用。

3.4加强软硬件建设

在医院的现代化建设中，软硬件设施的建设是基础性的工作，我们在医院的电子信息档案建设中，需要加强基础的设施的建设，医院电子信息档案建设需要先进色软硬件设备作为保障，只有在保障先进设备和软件的基础上才能实现电子信息档案管理工作的高效和准确，电子信息管理系统的应用能够有效提高医院电子信息档案的管理效率。保持与世界接轨，关注世界电子信息技术发展动态，及时进行设备和软件更新，只有时刻保持与世界先进水平相一致，才能使得我国医院信息化水平得到不断提高。医院要将电子信息档案建设作为重点工作认真对待，为其发展创造条件。

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基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。

二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题

（一）电子存档的滞后

虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。

但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。

电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。

（二）两种档案的内容不相符

在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。

在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。

三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补

（一）及时做好归档整理工作

众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。

首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。

明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。

（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质

与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。

此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。

这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。

这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。

（三）加强监督与核查工作

最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。

一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。

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（一）方便、高效、快捷

档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、强化事业单位电子档案管理的策略

（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

（二）加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

（三）培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。

（四）加强对基础设施的管理

电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。

（五）确保电子档案管理工作的安全性

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一、基层档案管理工作现状及存在的问题

近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：

一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。

二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。

三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。

四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。

二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行

一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。

二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。

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中图分类号：G642文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2011）07-0-01

一、电子档案管理中出现的问题

1.电子档案管理中的接收格式不一致，导致电子档案难于统一化管理。由于各单位形成档案和处理档案的方法格式不一致，且各地区之间、单位之间使用不统一的软件，所以同一项目所形成的电子档案格式也就不一样，这样增加了电子档案统一化管理的难度。

2.电子档案的管理存在缺乏原始性、真实性和完整性。电子档案的内容与形式是相对独立的，内容没有固定形式并且变化大，档案管理部门对其进行检验时，很难判断电子档案的原始性、真实性和完整性。这样使得电子档案信息内容的错误率远高于传统档案容易被复制，甚至被篡改后不留任何痕迹。电子文件是处于流动状态，储存方式多样，所以容易造成信息的缺损，导致电子档案的不完整。

3.档案管理的标准化进展缓慢，并且计算机技术尚未大规模应用于档案管理，制约了电子档案文件的整理与归档。档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础，但是各单位、各地区没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，制定了不同的实施方法，使得档案管理工作的标准化、规范化难以实现。并且很多电子档案的管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能熟练的使用电子档案软件，所以不能充分发挥电子档案管理的便利作用，从而制约了电子档案文件的整理和归档。

4.电子档案信息安全问题亟待解决。由于我国已经步入了全球化、信息化和网络化的时代，换句话说就是我们使用了全球性、开放性、共享性、动态性发展因特网，电子政务系统的政府公文通过因特网和流转，所以电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，甚至电子档案在发送、接收、保管、归档时会面临病毒的入侵，对黑客高手防不胜防，使电子档案信息的安全存在严重的威胁。

二、针对电子档案管理中出现的问题提出解决对策

1.建立电子档案管理中统一的接收数据格式，推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板，采用通用、统一的文件格式，形成统一的接收数据格式，并推广应用到各个单位和各个地区，从而保证电子档案管理建立的统一性，减小电子档案统一化管理的难度，保证电子档案的长期可读。

2.采用有关的技术措施，保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性，提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有：使用背景信息和元数据，作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据；使用签署技术，如光笔签名、数字签名；实行消息认证和身份验证，存储该用户的相关资料，在使用时必须进行认证；推行一种访问控制技术――防火墙技术，在本机构和其它系统网络之间设置障碍，防止非法访问，盗窃机要信息和专利信息；使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性，增加人们对于电子档案的信任，使其能够为更多的人、更多的单位有效利用，并且放心使用。

3.加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才，并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时，加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习，使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强，为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训，增强他们的档案管理专业知识，提高他们的素质，同时让他们与时俱进，熟悉和使用计算机进行档案管理操作，做到档案管理现代化。

4.建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范，使各单位、各地区统一使用，推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改或者丢失，所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定，使人们能够自觉地遵守这些规定，建立健全相关的法律法规和管理制度，者有利于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全性。同时在各地区、各单位，电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来，使电子档案得以科学、有序、规范地管理，为电子档案的统一化管理奠定基础。

三、结语

我国处于这个信息时代，为了适应社会的需求，促进档案管理的有效管理，提高档案管理的效率，档案管理面临一个重大的转变――由纸质档案管理向电子档案管理转变。这对档案管理人员提出了更高要求，他们要转变原有的管理模式和思维模式，对电子档案的管理进行系统的学习和运用；这也对我国研究档案管理的人员提出了挑战，他们需要不断地研究、探索电子档案管理中出现的问题，并且要及时给出措施，改进电子技术，解决这些问题，保证电子档案文件的原始性、真实性、完整性、安全性和有效性，使档案资源得到安全可靠的保护，并且能够准确地、快速地向社会提供有用的信息资源，为电子档案管理的发展成熟奠定技术基础，从而促进社会经济建设的稳步发展。

参考文献：

[1]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用[J].安徽科技,2008,(10).

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1.高校档案电子商务化管理的特点。

档案电子商务化管理与传统管理方法相比，具有明显不同的特点。一是虚拟性。电子商务行为发生在虚拟的网络空间，与直观的纸质档案相比，电子档案需要借助计算机才能识别。二是便捷性。高校档案电子商务化管理可以节省大量存储空间，大量人力物力，通过网络可以实现信息的快速采集和传输，实现档案信息的共享和通用。三是复杂性。随着信息技术的快速发展，电子商务档案的信息格式、传输协议、存储形式、链接方式不尽相同，造成了电子商务档案的复杂性[2]。四是集成性。与纸质档案相比，电子商务档案包括文字、图像、影像等不同形式的信息。五是综合性。高校档案既包括学生理论学习、社会实践的信息，也包括教学过程中的教学档案、教职工的人事档案、财务活动中的会计档案，还包括科研项目申报、科研立项、项目验收等信息，具有综合性特点。

2.高校档案电子商务化管理的意义。

高校档案电子商务化管理能实现档案管理模式的现代化、可控化、高效化，为客户提供便捷、快速的服务。一是实现档案管理模式现代化。档案的信息化管理，把档案管理人员从繁重的整理、搜集、维护工作中解脱出来，更好地从事档案搜集和编研工作。二是实现档案检索便捷化。档案电子商务化管理后，档案检索和查询只需通过网络就能马上实现，节省了大量的时间和劳动力。三是实现档案阅用可控化。传统的档案借阅、查询都以手工为主，费时费力。档案电子商务化管理后，通过计算机可以准确、快速地查阅需要的档案信息，操作方便，过程可控。四是实现科研服务高效化。档案电子商务化管理后，科研人员能共享科研资源，避免重复劳动，提高研究质量和效益。

二、高校档案电子商务化管理存在的问题

1.基础设施薄弱。

多数高校档案信息网还处于孤立状态，没有接入校园网，档案馆各自为政、急功近利，不能实现网络数据的传递和共享。由于经费有限，用于档案电子商务化建设的经费有限，没有配备专门管理档案的计算机、打印机、扫描仪等基础设施，计算机老旧，多为淘汰或者廉价产品，反应速度慢，性能质量差，操作使用不便。同时，高校档案管理软件功能单一，界面复杂，使用不便，不能实现跨库检索、数据传输，运行还停留在维持日常简单业务的功能上，与高校档案电子商务化管理还有一定差距。

2.组织管理不力。

在信息化背景下，高校档案信息化管理取得了一定进步，但服务意识树得不牢，创新动力不足，管理理念滞后等问题依然存在。高校领导只重视教学科研工作，对档案管理信息化建设缺乏清醒认识，没有建立档案信息化建设的决策机构，档案管理工作处于边缘位置，在建设规划、制度设置、系统设计等方面没有得到足够重视。档案管理人员业务知识匮乏，很多科研、教学、管理等方面的电子文档游离于档案管理范畴外，甚至有的已经丢失或损坏。高校对信息化背景下档案管理的组织管理不力，只满足于设备购买了，人员纳编了，机构设置了，场地开设了，而对如何做好档案管理工作，如何发挥档案效益，如何提升服务水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.标准规范不一。

高校档案信息化建设还处于起步阶段，高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，接口规格不一；档案管理软件没有遵循国际规范，使得不同高校之间标准不统一，甚至同一高校不同院系之间的标准也不统一，不能实现资源的共享和通用。档案信息化管理缺乏统一、规范的管理软件和完备的管理制度，大量的纸质文档、书面材料都没有系统、规范地处理，而是简单地输入到电脑里，类属不清，存储混乱，造成资源的浪费。受高校管理和运行机制的影响，不同高校隶属不同的行政主管部门，造成各高校档案管理自成系统，缺乏馆际之间的交流合作，进一步造成档案管理标准规范的不统一。

4.专业力量不足。

高校档案电子商务化管理，对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要求专业技术过硬，而且还要求熟悉电子技术、计算机网络、计算机操作等知识。但目前高校档案工作人员普遍存在“一少、二弱、三不稳”的现象。即：高校档案管理人员较少，高校主管者对档案管理工作关注不够，投入不足，高校档案管理人员数量与担负的大量烦琐的工作不匹配。档案管理人员专业素质偏弱，大多数高校档案管理人员专业知识匮乏，业务不精；由于构成复杂、知识老化，大多数档案管理人员计算机使用和操作能力偏弱。由于档案管理工作任务重，福利待遇差，出彩机会少，导致档案管理队伍人才引入困难重重，缺乏既懂档案管理知识，又熟练掌握计算机使用和管理的复合型人才。

三、高校档案电子商务化管理创新途径探索

1.夯实电子商务化管理之基础。

用发展的眼光看问题、做决策、谋发展，紧跟科技进步潮流，结合高校自身特点，进一步配套完善高校档案信息网。将各高校档案信息网链接到Internet网，实现不同省市、不同区域、不同领域高校之间信息的共享和通用，为高校之间的交流沟通架设桥梁，构建纽带。合理统筹经费使用，进一步加大档案信息网投入，建立有效的档案电子商务化管理系统，按照“先急后缓、急事急办”的原则，配套功能完善、专机专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。加大对硬件系统的管理维护力度，制定专门的使用管理规程，严格按章操作，确保设施设备性能良好。结合档案电子商务化管理的实际需求，邀请既懂档案电子商务管理，又深谙软件设计的复合型软件工程师，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的档案管理软件，实现档案的录取、分类、存储、管理、检索一体化服务，为高校档案电子商务化管理提供可靠的硬实力和软实力保障。

2.健全电子商务化管理的组织。

加强档案管理工作的组织领导，根据教学、科研的实际，及时调整策略，成立决策机构，负责档案管理工作的组织领导和检查监督，对档案资源、数量及内外部环境进行革新。加大档案电子商务化管理的宣传贯彻力度，营造“档案电子商务化管理为我谋利，我为档案电子商务化管理出力”的良好氛围，形成全校“上下互动，内外联动”的良性发展局面。筑牢档案管理人员服务中心思想，唤醒他们的岗位荣誉感和事业责任心，确保为客户提供优质、高效、便捷的服务。构建顺畅的反馈机制，根据客户对档案管理的意见建议，改进档案管理模式、管理方法，使高校档案电子商务化管理向全方位、多层次、系统性的方向发展。积极借鉴电子商务的成功经验，注重自主创新，适时组织评估，改进技术手段，构建智能化的档案信息检索查询系统，为客户提供最便捷化、人性化、个性化的档案服务。

3.完善电子商务化管理之标准。

“没有规矩、不成方圆”，制定和实施档案工作的标准和规范，是实现高校档案电子商务化管理的基础，是提高工作质量和效益的前提，是实现资源交流和信息共享的保证。高校档案电子商务化管理过程中，要购置标准统一，接口通用，性能配套的硬件设备，确保新旧设备、接口管理的延续性和通用性。积极完善档案电子商务化管理制度，确保档案的整理鉴别、信息输入、分类归档、迁移保管、使用查询都有完善的规章制度，明确不同类型电子文件的存储格式，为档案的电子商务化管理奠定良好基础。设计档案管理软件时，要统筹协调、注重长远、细化功能，确保电子档案在不同软件、系统之间的通用性。各高校、院系之间要加强合作、分享经验、互通信息、共享资源，避免不必要的重复劳动，充分发挥档案对科研、教育、管理的促进作用。

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社会科技带动着市场经济的发展，促进了计算机技术的加速应用。随着计算机技术的不断应用，各个企业和单位都不同形式的出现了办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，在当前文件的各种管理过程中，计算机技术与信息技术已成为各种文件交流的主要形式，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。

1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。由于当前档案管理的过程中各个部门所使用的计算机型号不同，各种应用软件开发过程不同造成在档案管理过程中出现各种不协调因素和不利的影响，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

1.2 随着社会的飞速发展，生产力水平的不断提高，档案管理的效率也随之不断的提高和改进，传统的档案管理模式已无法满足当前日益发展的需要，随着当前计算机技术的发展，电子档案管理已成为当前档案发展的主体，但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，在当前，由于在管理的过程中，各种计算机软件和计算机记性的不同造成档案自动化你管理过程中的各种不一致和不标准，因此在未来发展过程中，电子信息档案还有待加强。

1.3 档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

2 加强档案管理信息化建设

2.1建立网络档案系统。随着数字化信息技术在各个领域的不断应用，网络档案系统已成为未来档案管理过程中的主要形式。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键。1）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。2）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用。3）做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。4）解决好档案电子文件的保存问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。

3 档案管理信息化建设应采取的措施