档案管理规范化模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理规范化，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

档案管理观念落后，重视不够：档案管理工作者在观念认识上比较落后，认为自己就是一个“仓库管理员”，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了档案管理规范化的进程。

档案管理人员素质有待提高：档案管理工作是一个需要有一定责任心，工作认真、细心、严谨的岗位，专业素质要求也较高。然而目前档案管理工作人员多数综合素质偏低，新时代新形势对档案工作人员的素质的要求更高，管理者的整体素质问题更加严重。对于档案管理工作缺乏认识和重视，安排一些年龄偏大、兼职、新调动人员做档案工作，导致档案工作的质量得不到保证，严重影响管理工作的效率和水平。 管理技术手段落后，设施陈旧：同样由于对档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了档案管理现代化的建设。二、档案管理规范化的重要性及研究1档案管理规范化的重要性档案是一个单位能否健康发展的重要因素，随着时代的快速进步，档案的管理工作也更为重要，受到社会各界的重视。要想使档案工作适应新时展的脚步，做好档案管理的规范化是实现档案工作现代化的重要条件。档案对单位的各种决策、提议都提供了有价值的依据，档案管理的规范化能为今后档案的使用提供方便，对单位的信息采集起到的巨大的作用，发挥出了档案的最大贡献。2档案管理规范化的前提工作是公文制发公文经过转化才演变为今天的档案，所以在公文制发中一定要妥善处理好规范化的问题，为提高档案的总体质量以及实施规范化的管理打下坚实的基础。公文用纸的质量要符合标准，纸的尺寸、规格要统一规范。制发公文的签发手续是否符合审批标准，公文的标题是否准确无误，抄送单位和主送单位是否准确，其落款同公文是否相同。公文的使用文种要合理、格式也要规范，文中不能出现简称以及不规范的字，这样做有利于标准化检测手段的实施。公文上的字迹要清晰牢固，不仅是公文还是各种报表、记录、批注，都不能使用容易褪色的笔，要保证字迹的清晰明了有利于长久保管。3档案管理规范化的保证是提高档案的质量通过很多的实践证明了，影响档案价值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷装订质量和立卷方法则成为影响档案工作规范化的主要因素。所以在档案管理规范化的工作中，首先要重视案卷装订方面的质量问题，其次重视解决立卷方法上的问题，这样做有利于档案的规范化管理。4档案管理规范化的关键内容是“以我为主”的归档原则档案管理规范化的任务就是实现档案管理利用价值的最大程度，而实现这个目标的关键就在于“以我为主”的立卷归档工作。“以我为主”原则就是指文件以本单位形成的文件为主，这不仅是我国归档工作中坚持的一条原则同时也是有效推进档案工作规范化的一条重要原则。它要求我们在执行《不归档文件销毁办法》的基础之上解决好以下三个问题：（1）在坚持执行“以我为主”原则的前提上，要维护全宗的完整性。（2）明确立卷归档中的重点以及合理的分工。要在《以我为主》的原则下明确立卷归宗的重点方向，工作中要特别注意在内容形式上有很都相同点的文件，降低档案管理中的重复率，整体提高档案利用的效果。（3）要把握好文件立卷归档的时效性，对现行阶段任务的可以进行立卷归档，但是对没有完成的则不能立卷归档，否则就会造成档案管理的混乱。三.档案管理规范化的改革目标

科技不断发展创新，档案的管理技术逐步发展得更深层次。以前的传统管理方式都是以人力资源来管理，最近的档案管理根据用户的需要在不断提高，不仅在服务质量上有所改进，在不同层面也用不同方法进行尝试。

篇2

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）24-0069-02

地质档案是地质信息的重要载体，是开展地质工作、总结工作经验的主要信息源。地质档案是指对地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案有地质原本档案和地质复制本档案两种形式。地质档案一般可划分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案。因此，实现地质档案管理的规范化显得尤为重要，更是加强档案管理的重要方式。

对煤田地质这种国有事业单位而言，档案管理规范化是非常重要的一项内容，是决定着能否做好档案工作的关键所在。地质档案管理工作不仅关系到煤田地质单位每一位员工的切身利益，更是关系到每一位员工工作情绪及积极性的重要工作。在对地质档案进行管理时，应当尽可能地将所有材料及时收集及时整理归档，并注意对档案进行检查整理，保证其完整性，并根据档案中展现的各项信息积极为地质工作的开展进言献策，使其成为煤田地质工作的重要信息来源。地质档案资料是地质勘探开发过程中取得和形成的原始地质资料、信息的载体和成果地质资料，是地质工作不可缺少的重要基础资料。尤其是近几年煤田地质的勘探和开采不断扩大，归档数量也日益增长，怎样解决电子档带来的规范化问题、网络利用安全问题、资料共享和知识产权保护问题，都值得我们进一步探讨。

近年来，由于国家对煤田地质越来越重视，使得地质档案管理得到了较大程度的改变，对档案管理的规范化也随着社会的需求发生了改变，这就使得地质档案管理对象和范围越来越大，同时工作人员对自身的要求也随之提高。我们要将地质档案管理工作定位为一项专业服务性工作，提高工作的主动性，创建实际成效，实现地质档案管理为科研服务、为企业建设服务的目标。结合时代形式加强煤田地质单位的地质档案管理规范化是推进煤田地质单位发展的必然趋势，同时在工作中，应当尽可能地使其更加规范，使地质档案管理工作更加符合发展的需要，具备规范化的特色。

一、建立健全规范的地质档案管理制度

不管是何种岗位，制度必然是有效约束岗位行为的重要法门。我们地质档案管理的归档范围是凡有记录和反映本队勘察、设计、施工活动，具有保存价值的技术资料和技术成果以及以队为名收集的科技资料。由于时代的变化，制度也应当随着新形势、新任务进行及时的调整改革，并围绕地质档案管理工作进行逐步的完善，使地质档案管理工作制度更加规范化、科学化。在对重要的地质档案材料进行收集时，必须做到及时、整齐；同时在对档案材料进行审核时，需严格按照有证有据、真实可靠来开展工作；在进行材料的整理和收集时，要确保档案材料的严谨性；在借阅档案时，应严格按照档案的借阅条例进行，经过负责人批准后再进入查阅，若需借出则应当经过上级领导批准方可外借，并且一定要注意将地质档案的各个部分区分开来，防止出现档案混淆或者不安全情况；管理人员需注意对档案进行随时的更新，多渠道地开展收集工作确保档案的完整性，根据时代对档案材料的新需求，积极主动地对地质档案材料进行补充完善。

二、对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范

首先，在对具体的地质调查研究、矿产勘探等地质档案实施规范化管理的过程中，需要对相关制度进行完善，并且要以实际情况为出发点，例如，文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度地保障地质档案规范化管理的安全程度。加强制度建设，是实现档案规范化的重要前提。最后，在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要加强地质资料归档接收、库房管理、借阅利用等，将档案馆各个区域的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度地防止在转换过程中或者兼容性的问题导致档案文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，每个环节做到有章可循、有记录可查。同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步，最终实现地质档案管理的规范化。

篇3

一、高校档案管理规范化的必要性

随着高校对档案管理重视度的不断提升，档案管理的情况有所改善，利用率也有所提高，但是现行的管理条例仍存在较多的问题，管理规范化问题还没有得到有效解决，有关部门仍需加强改进，不断提升档案管理质量。高校档案采用规范化管理的原因主要有以下几点：

（一）没有规矩不成方圆

当前，涉及高校档案管理的制度主要有材料收集制度、鉴定制度、保密制度等，这些制度的建立主要为了保障各项工作的开展能够有据可依，但是在现有的高校档案管理人员体系中，制度的落实情况并不可观。[1]造成制度落实不佳的原因主要有以下几点：首先，制度的建设并不完善，现有的档案管理制度并没有形成完善的体系，管理内容也没有经过严谨的理论验证，导致制度与实践之间存在一定的差异，很多制度都无法落到实处；其次，现有的档案管理人员配置不合理，管理人员的素质也不能满足要求。高校在进行档案管理人员招聘时并没有建立明确的标准，很多工作人员的专业素养都不够，而且在?F有的条件下，要求管理人员不仅要具备扎实的档案管理知识体系，还要能够熟练操作计算机，善于利用现代技术实现档案管理的信息化；最后，管理人员工作的积极性有待加强。工作人员的态度和行动力会直接影响管理的效果，但是现有人员大部分都消极怠工，执行力不足，无法发挥制度的优势。

（二）只有严起来，才能落下去

档案管理制度的建立最主要的是为了规范管理人员的行为，制定严格的操作标准，从而建立标准化的管理准则，提高管理效率和质量。而要真正将制度落到实处，最主要的就是建立严格的落实政策，加强对管理人员日常行为的监督，只有从意识上加强对工作人员的要求，才能从根本上解决高校档案管理存在的问题。自《档案法》出台以来，各高校都逐步建立了与此相对应的制度和政策，但是人们并没有建立对系统的认知，在思想上也没有提高重视度，从而导致在操作上严不起来，进而出现档案管理混乱的现象。

二、加强高校档案管理规范化的措施

为了提高档案管理效率和服务质量，高校必须从以下几点加强对档案的规范化管理：

（一）优化档案管理的路径

随着现代科技的不断发展，社会各行各业都在向信息化、智能化方向转变，只有采用信息化的管理方法，加强对信息技术的使用，才能进一步提升管理效率，提高服务质量。在新时期的档案管理中，必须依靠高校领导层的力量，自上而下的推动档案管理工作的开展，逐步提升档案管理在高校管理中的地位，加快信息化建设。[2]首先，高校应加强对信息技术的引进，加强对管理人员的日常培训，建立开放的信息化环境，从而为信息化措施的落实提供积极的环境支持；其次，应制定完善的档案管理制度并加强对落实情况的监督，不断提升制度的使用率，充分做到档案的规整与接收同步，保证档案的完整性；最后，应引进优秀的档案管理人员，加强对网络技能的培训，从而全面提升工作人员的整体素质，实现信息化管理，不断提升管理人员的信息化操作水平。

（二）探索优化档案管理的对策

档案管理作为高校工作的重要组成部分，应作为校园建设的主要成分。首先，应建立档案管理的意识，提高对档案管理重要性的认识，逐步转变工作人员的态度，提高他们工作的积极性，加强其它部门对档案管理部门的配合，从而为档案管理工作的开展提供积极的环境支持；其次，应加大对档案管理工作的资金、技术及人才投入，各部门应积极响应领导层的号召并将政策落到实处，基层工作人员应加强对自身素质的建设，转变传统的管理思想，积极学习先进的管理方法，从而提高基层档案管理工作的规范化，进而实现高校档案管理规范化的目标。

（三）加强收集工作，使高校学生档案更加立体化、规范化

篇4

高职院校档案管理脱胎于企业档案管理，在对档案管理工作进行完善过程中，更多地借鉴了其他高校成熟的档案管理经验。高职院校档案管理的本土适应性差，契合高职院校的档案管理规范与措施的缺失，使得高职院校档案管理不能与院校建设相适应，造成档案利用率低、学术成果不能更好地推广，档案资源未能更好地推动高职院校健康发展，反而成为其发展的阻力。要改变高职院校档案管理现状，首先要在思想认识层面端正对档案管理的态度，充分地认识到档案管理的重要性，其次在制度方面进行有效规范，使档案管理规范化、体系化，最后在资源上进行倾斜，使档案管理网络化、信息化，使档案资源的作用得以充分发挥。

一、高职院校档案管理存在的问题

总结而言，高职院校档案管理存在两个突出问题，其一是对档案管理重要性的认识不足，其二是对档案资源利用率低下。首先，对档案管理重要性的认识不足，使档案管理工作长期处于学院管理的底层位置。高职院校现阶段将主要管理精力放在教学管理中，学科建设、学术研究、学生管理等工作是学院管理的重点，对待档案管理的态度则是需要时查阅，不需要时无人关注。陈旧管理制度下的档案管理，也不能发挥出档案资源的价值，在学院建设中，对档案管理的资源投入较少，管理人才滞后、管理设备落后等因素，严重制约档案管理的正常发展。其次，对档案资源的利用率低下。现阶段高职院校档案管理中，档案资源只是作为被查询的资料，被动服务于高职院校建设，而档案管理的目标，是档案资源主动服务于高职院校建设。档案资源的利用率低还表现在档案资源的共享性差，区域内高职院校的档案管理工作各自为政，导致档案管理的重复建设，档案资源不能共享，使得档案资源的深层次价值不能更好地挖掘出来。

二、高职院校档案管理规范化路径

规范高职院校档案管理，应从以下几点做起：以制度为保障，以人员为基石，以技术为支撑，以服务为目的。

（一）以制度为保障

统一化、科学化的管理机制才能保证高职院校档案管理工作的顺利开展，才能实现档案管理工作的标准化和规范化。高职院校应出台针对档案管理的规章制度，以此来强化档案管理，使档案管理真正成为高职院校管理的重要环节。高职院校档案管理制度的出台，要借鉴成熟院校档案管理的先进经验，并以自身特点作为基础，对档案管理中的各个环节进行规范，制定行之有效的档案管理制度。

（二）以人员为基石

档案管理工作的质量与工作人员的素质密切相关。现阶段档案管理工作未受重视，档案管理工作人员也是鱼龙混杂，普遍认为档案管理工作所需要的专业性不高，因此担任管理的人员多不是专业出身。另外，由于对档案管理工作的认知误区，使档案管理工作待遇不高，难以留住专业人才，人员流失现象严重。如果要把档案管理工作提升到一个新的台阶，就必须建立一支专业性强、有责任心、综合素质高的队伍。在吸收专业人才的同时，也要注重现有员工的知识更新，轮番进行技能培训，使专业的管理团队成为档案管理工作全面提升的动力。

（三）以技术为支撑

高职院校应积极推行档案管理信息化系统，使档案的收集、整理、检索更加高效。完善高职院校办公自动化的建设，将文献资料进行数字化处理，丰富档案资源拓展档案服务范围。在档案管理中，不仅要对传统的管理模式进行优化，更要结合信息技术、网络技术、大数据技术等，以技术手段提高档案管理效率，提高档案资源利用率。

（四）以服务为目的

传统的档案管理，更注重档案的归档、保存，新时期的档案管理，其目标是档案资源价值的深层次挖掘。档案管理要突破传统观念，档案资源不仅是记录历史的凭证，更要成为建设高职院校的武器。

三、结语

综上所述，高职院校档案管理的规划化，要从思想认识入手，以行之有效的制度规范档案管理的各个流程，做好高职院校档案管理工作，提高档案管理部门的服务质量与服务意识，立足于档案管理工作是服务于院校建设的基本点，进一步推动档案管理的数字化建设，为高职院校的发展做出应有的贡献。

参考文献：

［1］张艳．浅谈高职档案管理的创新与优化［J］．职业，2016（5）．

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一、目前档案管理的现状和问题

我国目前档案管理工作已经开展了几十年的时间，通过几代人的努力，取得了比较大的工作成果，但是随着社会经济的发展，科学技术的不断进步，越来越多的问题逐渐暴露出来。

(一)重视程度不足

长久以来，很多企事业单位的领导决策者和执行者对待档案管理这个问题上一直持忽视的态度，认为档案管理工作可有可无，长期主观上忽视档案管理工作的重要性，虽然口头上能够表示重视档案管理，但在实际工作当中，对档案管理的认识偏差度过大，导致行为上放松档案管理的指导和操作动作，降低了档案管理的规范标准，导致档案管理缺乏科学的规划，在日常工作中逐渐沦为仅为了应付检查，正是因为平时对档案管理工作的重视程度不足，不正确的认识逐渐积累，使档案管理工作水平日益下降，档案管理者的主观能动性受到了非常大的消极影响。

(二)管理水平较差

档案管理水平不高，业务能力较差，缺乏对档案管理要求中的规范意识，在日常工作中对档案材料的收集、整理、保密的重视程度不够，容易发生“知法犯法”的现象。并随着信息科技技术不断进步，档案管理工作需要能够对档案信息进行深层次研究开发的高科技专业人才。同时由于兼职的人员出现，他们的主要精力都放在了本职工作，因此在档案管理工作的投入十分有限，操作不熟悉、返工现象严重，这就无法胜任档案管理的工作，间接导致了此岗位的不稳定性，造成了较大的流动性。因此档案管理工作急需职业素质较高、业务操作能力较强的工作人员。

(三)硬件设施落后

在众多企事业单位当中存在着大量的档案库房老旧、环境潮、脏、差等问题，由于没有专门的档案室存放档案，很多单位都是把档案和其他杂物一共放与仓库中，这就直接增大档案被侵染、损坏的风险;同时缺乏相关设备，随着档案管理工作进程的加快，红外线监控设备、湿度测试仪等现代化高科技设备的需求逐渐加大，而现有的设备却老化严重，新设备无法及时更新。由于对档案管理的投入力度不足，导致工作陈腐、活力不足等问题，同时极为落后的工作设备带来极为落后的工作方法，非常容易导致档案材料原件出现遗丢、虫蛀、受潮，甚至极端现象导致文件烧毁等等严重问题。档案信息丢失是无法弥补的巨大损失，因此加大档案管理的硬件设施的投入是十分有必要的。

(四)制度不够完善

仅仅就企事业单位目前的档案管理工作整体水平来讲，其档案管理部门在档案管理制度上的制定和编写漏洞较多，整体性不足、全面性不够。由于档案管理制度仍有所欠缺和不够完善，直接导致了档案管理工作在实际操作中缺乏理论上的有力指导，无法做到有法可依、有法可循。由于缺乏健全的档案管理体系，目前的档案管理工作非常容易受到局限，档案管理操作人员在实际工作中明显感受比较被动。

二、如何做好档案管理规范化操作

(一)增强对档案管理的认识程度

档案管理工作的规范化在企事业单位的日常工作中起到了重要作用，作为各级领导和管理干部都要在思想认识上重视档案管理的工作，应加强对档案管理流程和规范的学习，深刻了解到档案管理是必不可取的工作内容之一，同时要确保档案管理工作流程规范化。可以说领导的重视能够起到导向作用，思想认识上的充分重视是做好工作的前提，作为部门领导应需通过会议上对档案管理工作的重要性进行宣讲，培养出全员重视、全员参与的良好档案管理工作氛围，同时还要做好督查安排工作，形成对档案进行定期检查、指导和纠错，确保档案管理的规范化。

(二)努力提高档案管理水平

档案管理工作是一项枯燥无趣且有重要机密的工作，如果作为档案管理的操作人员，自身综合素质和业务水平不高，会直接影响档案管理工作的开展，档案管理工作的工作质量和工作效果也会不够理想。因此作为档案管理人员应对自身严格要求，提高自身业务能力，加强责任心，在平时工作中不断总结经验和教训，努力学习和提高档案管理能力，降低和减少工作总的失误。同时作为部门领导，应认真选拔和培养适合并且热爱档案管理工作的人员，组成一支业务能力强、敬业认真的档案管理队伍。

(三)加强档案管理的硬件建设

过硬的硬件设施是保障档案管理工作水平的重要工具，应当加大对档案管理的投入，考虑到年限发展问题，适当扩大档案室面积，预留至少三年到五年的库容空间，坚决做到档案与杂物分离;建立属于档案管理的专项资金，选购高质量合规格的档案柜，并引进红外线摄像头、湿度测试仪等等高科技设备，以高标准、高要求完成科学的、规范的档案管理工作，同时对防失火、防受潮、防虫蛀等重点事项进行重点预防。

(四)完善档案管理工作制度

我们知道如果缺乏相对完善的管理制度，就很难真正地做好档案管理工作，因此应建立相对完整、系统科学、健全合理的档案管理制度是非常有必要的，同时应形成行之有效的档案管理体系，能够符合现代档案管理的实际情况，做到有法可依、有法必依，档案管理工作才能发挥作用。规范性强的档案管理制度才能弥补先前管理制度的漏洞，防止管理工作的随意性，使得档案管理工作变得更为缜密安全，提高了工作效率，档案质量能够得以保证。

参考文献:

［1］张记铭．浅析档案管理现代化［J］．黑龙江对外经贸，2010，05:105-106．

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二、社区档案管理规范化措施

（一）强化宣传，加强档案意识

社区档案管理工作关系到社区居民委员会的种种工作的开展，仅仅依靠档案部门来工作是不够的，必须应用多种多样的方式，积极组织社区居民委员会工作人员学习与宣传《中华人民共和国档案法》，加强社区居民委员会工作人员的档案观念，将社区档案管理工作与领导责任挂钩，以此来保证社区档案的完整。

（二）健全档案管理，建设合理的社区档案管理制度

根据社区档案管理工作的需求，制定并健全社区档案管理的相关制度，促进社区档案管理工作纳入法制轨道。加强对档案管理办公用品的投资，完善社区档案管理条例，要将制约社区档案管理工作发展的因素一一解决。

（三）加大对档案人员的业务培训与指导工作

积极组织各个社区档案部门的工作人员参与关于档案的培训，让其了解档案整理与立卷等规范的工作形式，同时还需要对社区工作相关知识有一定的了解。社区档案管理工作人员只有熟练掌握社区档案工作的详细步骤以及了解社区工作的相关职能与性质，才可以在日常工作中做好社区档案管理工作。

（四）加大档案管理的信息化建设

社区档案管理工作要提升档案管理人员的综合素养，就必须加大档案管理信息化建设的步伐。当今世界计算机和网络信息技术的迅猛发展，国内计算机档案管理的网络程度也在持续强化。而档案人员必须要通过现代化的先进技术以及先进的管理观念来强化社区档案管理工作，并改善档案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落实好电子企业档案的网络安全工作，针对一些十分重要的档案文件，需要应用非常严格的保密方式，实施重点保护。另外，要尽量保障一些关系到商业机密及知识产权的档案文件的完整。与此同时，社区档案部门的工作人员要积极学习，拓宽知识面，掌握工作所相关的知识以及行业的现状与未来，提升自己的综合素质，应用现代化的科学装备与技术，应用先进的管理方法进行指导及改善档案工作，这样才能做好社区档案的管理工作。

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摘要：评估档案的规范化管理是高校评估工作的重要组成部分，也是促进高校教学水平提高的重要方式.学校的精品课评估、实验室评估等评估工作都可以通过查阅档案得到及时的信息反馈，为高校评估工作带来了极大的方便，因此规范高校评估档案的管理一直都是教育界的重要研究课题.本文结合高校评估档案管理的重要地位，分析教学评估中档案管理存在的缺陷，提出高校评估档案规范化管理的优化措施.

关键词 ：高校评估；档案管理；规范化

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0197-02

在高校开展教学评估不仅是政府职能部门管理方式上的创新，也是对高校办学进行规范管理的要求[1].因此为了更好的发挥评估档案管理在教学评估中的重要作用，提高高校评估工作的效率，促进评估过程的可靠性，需要高校转变已有的档案观念以及管理制度，加强档案管理的规范化建设.

1 高校评估档案及其范围

1.1 上级机关的评估文件

这里所指的上级主要是国家教育部以及省（自治区）教育厅，其评估文件则是指有关教学评估的政策性方针，以及对评估工作的批复和正式的评估结论，上级领导来校视察过程中的讲话、会议资料也属于上级机关评估文件的范畴.除此之外，校外的有关评估专家所形成的正式的录音录像等材料也可以被纳入此行列.

1.2 评估专家组形成的指导文件

专家听课，对教学环境、教学设备的实地考察，师生会议记录以及课堂抽查过程中所形成的记录材料都属于专家组的评估指导文件，专家组根据这些记录材料可以对评估结果形成初步的反馈意见，供上级机关参考[2].

1.3 本校有关评估工作的文件资料

本校的教学工作计划、季度总结、请示建议、各种会议材料以及本校的自评总结等资料都属于本校评估工作中的文件.本校根据评估工作制定的一系列规章制度以及关于评估工作的计划和经费支出等，也属于本校的评估文件.

1.4 评估后有关教学整改的材料

高校在评估结束之后，要根据上级的工作指示和教育专家的意见进行为期一年的整改工作，整改是评估工作结束之后的重要环节，是深化教育体制改革的重要手段.高校评估的最终目的是为了提高高校的办学水平与教学质量，因此广大高校要对不符合评估标准的事项进行及时的整改，整改过程中所形成的整改方案需要向教育部评估中心报送，所以有关整改方案的评估材料也是评估档案的重要组成部分[3].

2 高校评估档案规范化管理的重要地位

我国高校普遍实行本科教学水平评估制度，这也是继“211工程”之后教育领域的又一次重大教育改革.在高校开展教学评估不仅有利于进一步明确教学理念，更有利于深化教育体制改革，保证人才培养的质量，提升高校的办学水平和社会地位[4].因此高校评估作为一项重要的实践活动，需要不断向着规范化的方向发展，广大高校也要将这一过程中所产生的文件资料及时的转化为档案，因此加强高校评估档案的规范化整理可以有效的促进教学评估工作的顺利开展.

2.1 保证评估工作的连续性

高校评估工作并不是一次性的评定工作，而是实行“五年一轮”的评估制度，这就意味着高校评估工作是一项经常性的工作，不能使高校因为一次评估结果符合要求标准就放松教学管理.高校评估最主要的目的就是使未获得优秀的高校奋起直追，努力改变现有的教学情况，兴利除弊，为下一次的教学评估做准备.评估档案真实的记录了每一次的评估情况，因此可以保证评估工作的连续性，起到承上启下的重要作用.

2.2 丰富高校档案内容

高校评估作为一项崭新的激励机制，可以极大的促进我国高等教育的快速发展，因此从形式上来讲，评估档案也丰富了现有档案的内容，为高校的教育科研工作增添了新的研究内容，促进了高校档案事业的进一步发展[5].

2.3 提升高校的管理水平

高校评估档案可以为高校的长期发展提供完整、详尽的记录，其明确的标准和严格的程序也记载了评估工作的整个过程，为高校提供了成功的经验和失败的教训，同时也为高校管理水平的提高提供了宝贵的参考意见，对于高校管理质量的全面提升具有重要的意义.

2.4 提高学校的社会影响力

只有提高档案管理的规范化水平，才能对档案资源进行充分的利用.教学档案管理中有关专业、课堂设置等方面的资料可以为教学改革提供原始的参考信息，并能够满足广大用人单位的实际需求，加强学校与社会的联系，因此只有保证档案管理质量，才能为学校与外界的联系及时提供有效的教学信息，提高学校的社会影响力和声誉[6].

3 高校评估档案管理的现状

3.1 没有对评估资料进行全面收集

评估档案是对评估资料的归纳统一，要保证评估档案的完整性，就需要对评估资料进行科学系统的收集，形成一系列的评估文件.在实际的评估工作中，许多高校往往忽略了本校评估资料的收集，而且只注重文字资料的收集，忽视了音像资料等的收集，有些学校对领导视察的讲话和评估专家的访谈也没有进行及时的记录和归档，造成真正被记载下来的评估资料少之又少，档案沉淀不多，使评估档案失去了完整性，不能有效的记录评估工作的全部过程.

3.2 对评估档案没有进行统一管理

评估工作是近年来才开展的一项教育实践活动，因此大部分高校还没有形成一套合理有序的档案管理制度，在实际的工作中往往重视评估工作的现实投入却忽略了评估材料的归档整理，有些高校认为评估结果出来了评估工作就结束了，至于评估文件的档案整理则抛之脑后，教务处、财务处、人事处各管各的，各部门对评估档案进行分别管理，失去了档案资料之间的联系和沟通，严重影响了评估档案的有效利用.

3.3 评估档案归档之前没有进行科学鉴定

在整个评估过程中会形成大量的文件资料记载，如果对这些资料没有统一的鉴定标准与明确的归档范围，就很难及时发现有价值的资料.因此在评估资料归档前应该进行科学系统的划分和鉴定，去伪存真，实现评估档案的科学管理和有效利用.

3.4 缺乏评估档案的专业管理人员

高校评估工作存在的时间并不长，因此对评估档案的管理还没有形成规范化的管理制度，许多评估档案都没有专门的工作人员进行管理，大部分院校还是将档案管理工作交给现职工作人员，导致评估档案管理工作因为缺乏专业管理而无法有序的开展[7].

4 实现高校评估档案管理规范化的措施

4.1 增强评估档案规范化管理的意识

对档案规范化管理意识的缺乏是导致我国高校评估档案管理水平不高的主要原因.评估档案是衡量学校教学水平和管理水平的重要参考，因此为了发挥评估档案在管理工作中的重要作用，就需要加强档案管理人员的意识教育，通过形式多样的宣传活动，使评估档案管理的重要性深入高校每一个教职工的心里，鼓励高校全体成员参与到评估档案的管理工作中，增强档案管理人员的积极性和主动性.高校管理人员还要改变传统的管理观念，提高自身的服务创新意识，合理的制定评估档案规范化管理的各项制度，保证学校各部门之间的协同合作，形成全员参与的良好局面，实现评估档案管理的规范化和科学化.

4.2 以教学评估档案管理为基础

教学评估是高校评估工作的重要内容，因此学校各部门要切实的以教学评估为基础，不断优化其他各项评估档案管理制度，提高评估档案管理的整体水平.教学评估能够及时发现档案管理中存在的缺陷，是衡量学校教学质量和档案管理水平的重要标准，因此要加强对教学评估档案的审查和监督.有些高校管理不到位，没有严格落实岗位责任制，归档机制也不健全，最终导致了重复归档和漏档现象的发生.针对这个问题，需要建立统一的院系档案，明确各院系的管理职责，加强管理人员的教育培训，提高实践技能，为日后评估档案的规范化管理奠定良好的基础[8].

4.3 健全评估档案管理制度

评估档案规范化管理离不开健全的管理制度，因此为了切实的发挥评估档案的重要作用，需要建立健全高校的评估档案管理制度，制定一系列科学有效的管理方法和措施来实现评估档案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科学的分类机制，按照评估档案的专题性质进行合理划分，对各类评估材料进行科学的归纳整理，建立一个全面有效的档案管理体系.对获取的评估档案要及时移交给学校的有关档案管理部门，防止评估资料的漏档.

4.4 提高评估档案信息化管理的水平

信息技术的迅猛发展使其在各行业领域都有了广泛的应用，因此评估档案的信息化管理也成为一种必然的趋势.高校评估档案的信息化管理离不开档案信息管理系统的网络建设，因此要不断加大评估档案的网络化建设力度，确保档案信息在网络环境下的共享和保存.评估档案管理系统首先要保证档案信息的安全保存，只有在对档案信息进行完整保存的前提下才能顺利开展其他工作.提高档案的管理水平还要通过网络信息技术实现对档案管理的动态监督和审查，及时发现存在的问题，保证网络环境的安全和档案资料的完整，保证档案信息化管理的质量.

结语

高校评估档案对高校的教学、科研、党政管理等各项活动都具有非常重要的作用，它不仅能够完整的记录学校的发展轨迹与历史沿革，还能衡量高校的管理水平，因此要切实做好评估档案的管理工作.为了提高评估档案的管理水平，需要增强管理人员的管理意识，加强专业技能的教育和培训，建立健全评估档案管理制度，提高评估档案信息化管理的水平，不断完善高校评估档案的管理，使评估档案管理向着规范化的方向发展.

参考文献：

〔1〕邱亚新.关于高校评估档案管理规范化的思考[J].黑龙江科技信息,2012（02）:151.

〔2〕刘长杰.高校评估档案管理规范化的探索[J].办公室业务,2012（07）:14-15.

〔3〕何艳平.高校评估档案规范化管理的建议[J].湖南广播电视大学学报,2012（03）:81-83.

〔4〕刘廿.浅谈高校评估档案的形成与管理模式[J].劳动保障世界(理论版),2013（09）:127.

〔5〕韩媛媛.高校评估中教学档案及其管理的重要性[J].石家庄职业技术学院学报,2011（02）:18-19.

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1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。

（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强档案管理规范化工作必要措施分析

2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

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（一）对档案管理不重视

目前卫生院档案管理工作人员大部分不是专业的管理人才，领导对档案管理工作也没有足够的重视，所以部分档案管理工作人员的工作热情降低，对管理工作的态度也以应付居多，没有足够的耐心和责任心，很多人认为档案管理就是抄抄写写，保管等事物性的工作，不能给单位创造经济效益，只要档案不丢失，不泄密，能应付检查就行了，档案管理没有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在卫生院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案管理体制不够健全，致使档案管理工作不够规范

目前绝大多数卫生院都制定了较为健全的院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的档案管理模式。由于管理制度不完善造成档案制度不健全，在的各项管理中，卫生院制定了医疗、药品、预防保健、行政后勤等各种管理制度，而涉及到档案管理的却很少，在各级的目标管理中，一般也未将档案管理纳入考核中。对档案缺少科学的分类管理，管理模式和手段比较落后，部分档案资料缺失现象严重，应该形成的重要档案没有形成，为今后的提供利用留下缺憾。档案收集效率不高：在卫生院管理中，各级卫生院制定了适用于本院的、较为健全的医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。造成档案收集效率不高，档案不齐全。

（三）缺少专业的高素质档案管理人员

由于较多的卫生院对档案管理工作不重视，因此，在很多的院中没有设立专职的档案管理人员，主要是通过招聘兼职人员进行简单的管理。兼职人员流动性较强，不仅给工作交接带来麻烦，也不利于档案管理水平的提升。出于各种原因，卫生院通常会为医疗技术人员提供大量的机会来提高自身的素质和进行继续教育，却很少组织档案管理人员进行培训、学习，这就使得档案管理人员缺少专业的、系统的档案管理知识，他们的思想观念、管理水平都停滞不前，无法更上社会和卫生院的前进步伐，自然无法满足卫生院发展的需求。

二、提高档案管理水平的措施

（一）思想上重视档案管理

档案管理工作是卫生院工作不可分割的一部分。随着社会的发展，在新时期下，传统的档案管理工作已不能满足人们的需求，这就需要我们紧跟时代的脚步，改进和完善档案管理工作中存在的问题，进一步推进档案管理工作的水平，为卫生院的发展添砖加瓦，使档案工作更上一层楼。因此，卫生院应该定期组织人员进行对档案管理重要性学习，在平时也要注意对档案管理重要性的宣传，提高整体的档案管理意识。另外，院领导要把档案管理纳入卫生院发展和管理的重要内容来抓，与业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传卫生院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与卫生院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

（二）健全档案管理体系

档案是卫生院发展的见证，它从各方面客观、全面地反映卫生院了在不同时期、不同背景下发生的重大事件以及重要工作，同时档案对于卫生院的发展起着保驾护航的作用，如在卫生院的改革、建设文明行业，提高医疗质量方面都扮演着不可替代的角色。因此，我们要制定合理的档案管理制度。卫生院首先要制定相对可靠和完善的档案管理制度，并要求相关的管理人员对制度的内容做到熟记在心，以此来改变档案人员随意、懒散的工作作风；有关领导要认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作给予支持。另外，还要将档案管理纳入卫生院发展规划。档案信息化管理应紧密联系卫生院的发展战略，领导要充分认识到，只有领导足够重视和支持，把档案管理纳入发展规划，才能把卫生院综合档案管信息化落到实处。

（三）提高档案管理人员素质

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中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

独立学院是近10多年来中国高等教育办学体制改革创新的重要成果，是国家为扩大高等教育资源，按照全新的机制和模式创办的本科学院。截至2015年上半年，教育部批准的独立学院共有275所。这种全新的办学方式给独立学院的档案管理工作也带来了前所未有的挑战。办学初期，独立学院是作为母体学院的二级学院存在，因此其档案放在一起进行管理，随着教育体制的不断深入，独立学院正逐步脱离母体院校，独立运行。因此，其档案工作也就不能再鸡鸭同笼管理。成立自己的档案管理机构，加强档案规范化管理，对于独立学院正常业务的开展具有重要的作用。

1 独立学院档案规范化建设的意义

独立学院进行规范化档案管理有助于教学任务的顺利开展。首先，档案管理工作的有效开展，与教学、教务人员以及一些日常事务的开展有着重要的联系，教学工作的开展，都是通过档案管理来实现，其记录的真实性对学校正常业务的开展具有重要的作用。其次，档案信息化在对学校的各项工作进行真实的记录以外，还是档案信息的重要资源之一，学校可以通过这些档案为教师和学生提供信息服务，一方面开展档案规范化管理是为了独立学院自身的发展；另一方面也是学校接受水平评估及专业评估的检查依据；其次，由于独立学院刚脱离母体进行管理，在档案管理工作上还属于刚刚起步的阶段，管理机制不够健全，档案管理人员专业水平也不是很高，只有加强独立学院档案管理的规范化建设，才能更好地保障学校教学任务的有效开展。

2 独立学院档案管理存在的主要问题

独立学院在办学之初，是作为母体学院下面的一个二级学院进行管理，所有的档案管理工作都是放在整个母体学校中统一进行管理的。随着教育体制的不断发展，独立院校逐步从母体学校中分离出来，在档案管理方面独立出来的时间也很短，其自身的设施不够完善，在开展档案管理工作时面临着很多的困难。其主要存在的问题有以下几点。

2.1 意识问题

由于原来独立学院的发展都是依托于母校进行的，在管理方式上有着很强的依赖性，由于其分离的时间比较短，多以在档案管理的意识上还是十分淡薄，不但在教师队伍中的意识淡薄，学校的管理者也不是十分注意对档案的管理，这就使得学校整体上对管理工作不够重视，再加上一些基础设施不够完善，缺乏对档案工作系统的管理。

2.2 制度问题

独立学院原有的管理方式是依托于母校发展的，所以在管理制度上都是与母校一致的，其自身没有明确的管理方案，所以在独立发展以后，一些规章制度并不是十分健全，对一些工作的划分也不是十分明确，而且很多档案材料都存在着丢失的现象，在检查时都是应付了事，严重影响工作的正常开展，在对档案资料进行收集的过程中存在很大的随意性，名有明确的制度来进行规定，给教学任务的开展带来很大的障碍。

2.3 管理问题

独立学院的开展时间较短，没有一套完整的管理制度，使得档案管理工作难以正常开展，其主要表现为以下几方面：档案管理制度不够健全，原有的管理制度都是与母校一致的，并不适合独立学院业务的开展，所以很多规章制度都存在部分的情况；档案管理的工作人员意识薄弱，工作人员没有认识到档案管理的重要作用，而且对于档案的管理水平也比较低，基本上都是属于应付了事的情况；而且档案管理工作与实际工作脱节，严重阻碍了正常教学任务的开展。

2.4 经费问题

原有的独立学院管理经费都是与母校共同使用的，在进行独立运作后，其经费上的力度非常有限，重心都投放在教学上，档案管理上的投入非常少，很多管理设备已经老化，难以适应正常工作的开展，甚至很多管理人员还是用手工的方式对档案进行管理，利用信息化技术进行管理的时候非常少，由于资金支持的不到位，学校也很少为管理人员提供学习培训的机会，在业务管理水平上也存在严重落后的局面。因此在独立学院开展档案规范化管理上，经费问题是最重要的制约因素。

3 规范独立学院档案管理工作的措施

针对独立学院在档案管理中存在的问题，必须采取有效的措施加以解决，加强对档案管理工作的重视程度，这样才能提高其档案管理水平，更好地服务教学。具体可以从以下几方面做起。

3.1 依法治档，建立健全规章制度

独立学院在开展档案管理工作时，要根据国家的相关法律规定进行，近几年针对独立学院的发展，我国颁布了很多的法律法规，所以学院在开展工作时，要依据国家的法律法规进行，把学校的正常工作开展纳入到档案管理的工作中去，以便更好地促进档案管理工作的有效开展。

3.2 完善组织机构

独立学院的发展时间较短，所以在很多管理机构上还不是十分健全，要想有效的开展档案管理工作，首先就要建立专业的组织机构，做好责任划分，把档案管理工作的各个环节落实到实处，通过相应的监督机制对其工作的管理水平进行探讨，把管理人员、技术人员、监督人员分开来管理，以保证档案管理工作的有效开展。

3.3 加强档案人才的培养

独立学院的很多档案管理人员责任心不是很强，多以要想保证管理工作的有效进行，必须要加强对工作人员的培训，使其认识到档案管理工作的重要作用，通过组织其进行学习培训，使其掌握先进的档案管理方法，借鉴其他学校先进的管理方法，针对该学校的实际工作开展，制定自己的档案管理方法，使其可以更好地为学校的业务开展服务。

3.4 开展形式丰富的培训活动，提升档案人员素质

开展各种形式的活动，调动广大档案人员的积极性，促进档案队伍上台阶。不定期对人员进行档案管理技术的培训，更要对人员进行二次培训，以加强档案管理策略的有效程度。每学年举办档案工作评比活动，组织对学校各部门档案工作进行检查、评比。最大限度调动档案人员工作的热情和积极性。

3.5 大力提升独立学院档案管理信息化水平

现代高校档案管理已逐渐进入了信息化时代，作为高校档案建设和管理基础的独立学院，也要与时俱进，适应新时代学校、学院建设和发展的要求，实现独立学院档案管理工作现代化。传统、粗犷式独立学院档案管理模式已不能适应高校改革深入的需要。只有运用现代信息技术，积极推行教学档案的网络化管理，建立教学档案信息平台，利用网络对教学档案进行收集、整理，以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务，才能对独立学院优化人才培养、促进教育事业发展和提高办学质量起到积极的推动作用，使独立学院档案管理工作逐渐步入正规化和现代化的轨道。

4 结语

通过对独立学院的档案管理工作介绍可知，独立学院作为异军突起的新生事物，在发展的过程中还存在着不少问题，尤其是将高等教育作为产业来经营的办学模式，往往只顾及眼前利益，而忽视将档案工作作为一项长期目标进行建设。因此，独立学院档案管理规范化是新时期档案管理工作的明确要求。在当前新形势下，首先需要加快观念的改变，尽快摆脱依赖母体院校的管理理念，完善管理制度，加强基础建设，有效发挥档案的功能性，推动档案管理工作逐渐向着规范化、标准化的道路发展。

参考文献