档案管理信息化建设模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理信息化建设，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。

一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

（一）对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

（二）对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。

（三）档案部门信息化水平存在差异

由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。

二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

（一）加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

（二）建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献：

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.

篇2

档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。

1.档案信息化建设的涵义

“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。

2.促进档案信息化建设的几点建议

2.1档案工作人员要树立档案信息意识

档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。

2.2提高档案信息化水平技术

①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3全面提高档案信息的管理水平

信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。

③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3.全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向

信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。

①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。

②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。

③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。

④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。

4.结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。

篇3

Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02

随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。

1 医院档案信息化建设的重要性

医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。

2 医院档案信息化建设的优越性

2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。

2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。

3 医院档案信息化建设以及档案管理内容

3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。

3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。

3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。

3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。

3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。

4 小结

医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。

参考文献

[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44

篇4

随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

一、档案管理信息化的现状

社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进

档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的着录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.档案管理的技术标准

组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、着录标准及有关规定已不能完全适应。

4.档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、加强档案管理信息化建设

1.建立网络档案系统

在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

2.1电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

2.3做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.4解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制，以防止信息损失。

三、档案管理信息化建设应采取的措施

1.加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

2.从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型

篇5

2.表层化地开发信息资源

在对城建档案信息资源予以开发时，仍旧将目光停留在数字化扫描和目录录入方面。假如信息化城建档案建设的目的只在于将传统保管形式转变为数字化保管形式，而不改变信息利用方式，那么信息化的城建档案建设也就没有什么实质性的意义了。

3.开发标准不统一

要想使信息化的城建档案建设得到推广就必须对开发标准进行统一，如若开发标准不统一，那么数据间的互通和共享也就无法实现了。现如今，在开发信息资源时，由于缺乏统一标准使得系统不能连通。当然，此种现象的产生还与城建档案信息秘密性有关。

4.安全保密意识弱

通过网络终端设备便能将存放在网络设备中的电子城建档案索取出来。一个终端上面的电子城建档案可以同时发给不同的网络终端，这便对一定时间段内须要限制使用或保密的安全问题造成了一定威胁。因而对其采取一定的保密举措也就显得意义重大了。但有的城建档案管理部门的安全管理制度不够完善，并且对城建档案秘密性欠缺认定范围。所以说，在对城建档案进行信息资源开发时，城建档案管理部门欠缺安全保密的意识。

二、城建档案信息化建设的方案

1.信息化管理意识的提升

由于城建档案管理的信息化意识薄弱，因而要通过各种形式，让组织管理人员对城建档案的信息化管理予以重视，使他们能加大对法规和法律的宣传力度，使他们能增强对城建档案的管理意识，让其明白城建档案文件的归档和累积都是他们应该完成的工作，通过对城建档案进行信息化建设可以打破城建档案管理中的许多局限，从而更好地为社会提供服务。

2.建设标准规范

城建档案信息化管理非常重要的一项保障便是管理机制以及管理标准的完善。通过对各种规范和标准加以制定及落实，能让分工协作以及技术应用有统一的依据，进而确保城建档案管理各项工作可以联系起来，同时在城建档案管理过程中获取最佳效益。标准化的规范建设内容包括：技术标准、统计标准、城建档案管理标准等的建设。假如欠缺这些标准，信息资源便不能建立，假如公司各单位不能按照标准化去进行城建档案的管理，那么就无法实现城建档案信息网的畅通，同时也不能使资源共享得以实现。

3.建设基础设施

城建档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。城建档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统，通过构建信息数据库，使城建档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了城建档案的数字化设备，对这些设备加以利用，可以使城建档案的一体化管理得以实现。而在这个过程中，城建档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。

4.建设城建档案信息资源

通过各种信息技术使城建档案数字化得以实现，使文档管理能实现网络一体化。在网络的协助下，使城建档案资源数字化得以完成，作为城建档案的管理人员须对文件的归档和鉴定予以监督，避免出现归档不及时、不规范和不完善的情况。作为一项长期工作，城建档案信息资源的建设是城建档案信息化建设最为基础和信息化水平加以衡量的标志，同时也是信息化城建档案建设成败至关重要的一环。因而一定要建立统一标准，打破各自为政局面，使资源共享得以实现，让使用者能够更方便的获取城建档案信息资源，并获取核心内容。由于城建档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源，利用和开发信息资源就是使案资源能更有效地为社会提供服务。

5.建设应用系统

城建档案信息的安全、利用、管理、收集等都属于应用系统建设的内容。在对城建档案信息进行收集和管理时，会涉及报表处理、事务处理、数据查询等程序的设计。信息化城建档案建设的基础便是确保城建档案信息的安全，它涉及身份安全、利用安全、存储安全等内容。身份安全：运用动态口令、身份认证等形式使城建档案的安全保密得到加强。利用安全：采取防火墙和物理隔断等对策。存储安全：应将城建档案信息存储在专用服务器上面，并确保其具备自动备份的功能，与此同时还定期对其进行刻录备份处理。

篇6

随着网络信息技术的不断延伸与扩展，在构建档案管理信息化建设的同时，也要切实保证档案信息资源的真实性与可靠性。因此，构建与遵循档案信息化建设的标准与规范，也早已成为档案信息化建设的重要基础。

1．2城建档案信息化建设中的人才队伍

档案信息化人才作为城建档案信息化建设的直接执行者，其个人素质、专业技能水平的高低，直接影响到档案信息化建设成功与否。因此，可以说档案信息化人才是档案信息化建设的关键。各级档案部门在构建档案信息化建设中，应该高度重视档案信息化人才队伍的建设，从而为档案信息化管理提供更好的服务。

2加强档案管理信息化建设的几点建议

2．1加强对档案信息化硬件设施的建设，提高城建档案管理信息化质量

目前我国绝大多数的城建档案馆所拥有的硬件设备严重落后，制约了城建档案信息化建设的发展与落实。因此，应以硬件建设为突破口，提高城建档案信息化质量。主要可从以下两点入手:首先，改造档案馆舍。在档案存储中，必须拥有一个安全的保管场所，使其重要的信息资源能够得以长久保护。其次，为档案管理环境工程配备相应的辅助工具。为了更好满足档案信息的存储要求，应配备相应的档案消毒设备与空气净化设备，以达到保护档案信息的目的。

2．2加强对档案信息化的软件建设，提升城建档案管理信息化水平

为了更好地加强城建档案信息化建设，不仅要从硬件设施入手，更应该从软件建设着眼，提升城建档案管理的信息化水平。首先，做好档案信息资源的网络建设。档案信息资源网

络是档案信息资源开发与应用的基础，也是档案信息资源进行交换、共享、传递的必要前提。因此，在实际建设中，档案工作人员应该以互联网建设为起点，加强档案管理现代化软件基础设施建设。其次，提高信息化档案软件处理信息技术的水平。就城建档案信息资源的种类来看，城建档案信息中不乏图片、图形、声像等信息资源，而这类的信息资源在存储处理中具有很强的专业性。因此，应针对城建档案信息资源的根本特点，提高档案应用软件信息处理技术水平。同时，也应该重点考虑从应用软件的承载形式、预览功能以及对今后电子文件的处理等多个方面进行完善。

2．3加强对档案信息化专业人才的培养，强化城建档案管理信息化水平

档案工作人员个人素质、专业技术水平的高低，直接影响到档案信息化管理水平的高低。尤其是随着网络信息技术的快速发展，要想做好档案信息化建设，更应该引进一批专业能力强、职业道德素质高的档案计算机人才，从而满足档案信息化建设的根本需求。也正因如此，从长远角度出发，城建档案部门在日常档案信息化管理、建设中，更应该以培养复合型人才为重点，引进一支管理型人才队伍。同时，加强对现有档案工作人员信息化意识的培养，以适应档案信息化的发展需求。

篇7

城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容，是城市的发展“日记”（1）。对城建档案进行信息化的建设，主要是包括现有档案的数字化，并收集与整理各方面的电子文档，并将其统一的纳入到信息的数据库中。

2 城建档案信息化建设的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一种信息化的档案管理模式，为工作人员的档案建立与查询提供了极大的方面。现阶段纸质档案的建设，使得管理人员工作任务十分的繁重，导致他们工作压力相对加大，极易出现差错。计算机技术在档案管理中的应用，能够帮助工作人员效率的提升，做到轻松处理的效果，同时也节省了档案储存的占地空间。

2.使城建档案管理的服务更加全面。城建档案管理中计算机技术的广泛应用使得档案管理的服务质量更加的优化，同时对档案机构中的人员设置也有了一定的影响，这在整体上更加的完善了档案管理工作的服务性能和操作效果。以计算机技术作为依托的档案管理能?蛉糜没?通过软件单独进行操作，达到资源的最有效整合。档案信息的条理化储存，能够更加的方便用户进行信息查询与操作。

3.操作效率较高。传统的城建档案管理需要在设备维护上投入大量的人力和经费，这对政府来说，是一项重要的支出成本，由于档案的管理人员素质高低不一，也对档案的管理带来了一种潜在的危害，加之部分城市的档案管理制度不够完善，也会导致城建档案管理的危险性。但是计算机技术的使用，能够在很大程度上减少了档案管理的人力工作量，能够直观有效的提高档案的管理和服务水平，同时也优化了资源的高效配置，使得档案的管理更加系统化。

4.持续性更好。传统的城建档案储存和管理方式是将纸质的答案放在固定地点存放，一旦发生意外事件如火灾、水灾等，就会对档案带来毁灭性的损失，这很容易对城建档案带来阻碍，难以保证档案存储的完整性。计算机信息化的档案管理方式是给网络云技术的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类的保存在计算机的服务器中，避免了因为灾害事件造成的档案资料损失，使得档案的保存持续性更加的好。

3 城建档案信息化建设的策略

1.提高对档案进行信息化管理的意识。为了能够保证城建档案的管理问题更好解决，档案组织管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（2），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求，让管理人员明白城建档案的归档和管理都是他们应该完成的工作，打破思想上的局限，更好的为社会服务。

2.建立城建档案信息的数据库。城建档案是记载城市的规划、建设和管理过程中形成的资料和信息，包括一些文字、影像、图片等内容。城建资料原件是档案管理的最原始资料（3），有着不可替代的作用，这种原始资料是建立档案数据库的最重要来源。因此城建档案的管理必须施行多元化、全方位的模式，建立网站是一种沟通政府和民众的重要桥梁。发挥我国政府的主导作用，将城建档案中的重要信息公布到网络上，供相关人员和用户根据实际需要查询（4）。在网站上设置沟通平台，用户可以将自己不明白的问题通过网站来咨询相关人员，方便管理人员及时的了解用户的需要，并通过问题的回答来提高自己的服务质量，做好档案的管理工作，方便群众。

篇8

随着信息时代的到来，档案管理信息化建设已经变得越来越重要，以应用多媒体技术为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。档案管理的信息化建设充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其定量化、系统化、智能化、信息化管理。档案管理现代化具有占用空间小、应用能力强、储存信息量大、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域，将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。本文从档案工作创新，行政人事档案的重要性、行政档案服务手段创新、行政档案拓展服务领域、高校行政档案管理工作的创新途径、等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。

一、档案管理工作的现状及问题

（一）保密性差

目前许企业档案工作都是由人工来操作的，加上档案管理部门人员流动性较大，从这个角度上来说，接触档案工作的人数就比较多，在日常档案工作管理中，就会出现许多意外事故，尤其是对于一些保密级的档案来说，其保密性就得不到有效保障。

（二）成本高、效率低

传统的基层档案是以纸质为主，成本高，档案的维护与查阅非常不方便，档案整理过程更是工作量大、操作烦琐、易出错，同时，纸质档案容易受到潮湿、虫蚀及火灾等灾害的威胁，而且文档没有备份，容易造成文档损失。纸质文档经常反复的查阅还会让原件受损或遗失，从而给档案管理工作带来一定难度。

二、信息化建设的重要性

随着现代信息技术的发展，办公自动化系统开始越来越多得到企业的推广及使用，档案信息化建设应运而生。过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻，工作量极大，找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化建设后，档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料，同时使用者也不必亲自到档案室寻找，提高了档案信息远程化传输，极大地提高了管理以及办公的效率。通过对档案的信息资源的整理和分类，进而分析与提取来提高档案管理的质量与效率。信息化档案是以计算机为载体，以录像、录音、多媒体、网络等多种形式来呈现的电子档案。电子档案与传统档案管理相比，具有易于保管和修改，查询便利，可以通过网络进行传递等特点，电子档案在提高档案的利用率的同时，降低了档案的管理成本。

三、档案信息化建创新性措施

（一）加强信息化建设。

信息化时代档案管理工作的重点就在于加强信息化建设，档案管理实现信息化管理的最终目的是实现档案资源的有效共享，让档案的价值得到最大程度的发挥。首先应该利用先进的信息化技术实现档案管理工作的自动化，例如在档案分类的时候，为管理软件进行编程，自动识别不同类型的档案资源，从而实现对资源分类的高效统计、整理、分析。其次借助互联网的传输通道，实现远程操作和相互交流的目的。

（二）增强档案数字化管理水平

信息化建设进一步发展的现阶段，档案管理工作也应该紧跟时展的步伐，强化信息化建设，有效的增强档案管理工作的重要性，增强其信息化质量以及数字化水平，并且有效的通过信息化技术进而提升档案管理的整体水平。档案管理的信息化建设对于档案工作的工作效率有着直接的影响，是将信息资源科学化利用的有效手段以及有效途径，所以在档案的管理过程中要进一步强化档案的数字化管理水平，将档案信息进行数字化的保存以及记录，强化信息档案的安全管理。

（三）建立信息化档案管理平台。

对数据资料进行统一的搜集和处理，并建立信息化档案管理平台。要将科学技术与档案管理工作相结合，从档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进的原则，做好两者的协调工作，实现由初级到高级的有效转变，并成立综合性档案管理资料库和分级化档案管理资料库，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。同时，在创新思维的引导之下，要建立档案共享平台，实现各单位资源的有效共享，打破传统档案管理工作中时间和空间的限制。

（四）提高档案管理人才队伍的素质

进行档案工作人员的筛选优化。对于档案管理人员存在的素质不高的问题，首先需要对现有的档案工作人员进行甄选，剔除档案管理工作中缺乏工作热情，工作态度消极，工作技能严重不过关和的人员，保证整体档案管理队伍的先进性和积极性。

进行科学的档案工作人员学习管理。档案室管理人员需要从自身出发，认识到档案管理人员工作中存在的问题，需要根据档案室的实际情况，进行细致严格的档案管理人员的工作管理，制定出合理的档案管理工作的规章制度，明确各部门工作人员的工作内容和职责。同时需要进行定期档案管理人员的工作技能培训，对于新行业新领域的进行足够的培训学习，同时要求工作人员不断完善自身的知识结构，即使不能做到所有行业的档案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常见的行业和部分新兴行业上做到档案管理工作技能达标。

四、结束语

当今社会，想要适应新形势下档案管理并达成新目标，只能科学并且规范的做好档案管理的信息化建设。只有具有规范性，坚持与时俱进，不断更新细化信息化建设工作，才能将档案管理工作做好。通过自身对档案管理信息化建设的研究和创新开发，才可以体现档案管理工作的价值。当今时代，在挑战中才能发现机遇。故步自封只会停滞不前，我们要抓住机遇，将我国自己的管理优势和其他国家的优势相结合，走出具有中国特色的档案管理信息化建设道路，做到百花齐放，将档案管理工作达到一个新高度。

参考文献：

篇9

企业档案管理的信息化属于比较复杂的工作类型，并且档案管理工作质量会直接影响企业的发展，所以必须要不断地完善企业内部档案管理建设，提升档案管理质量及管理的科学性。虽然各大企业都在努力完善档案管理，但是依然存在较多的问题影响信息化建设在企业中的应用效率。档案的信息化建设不平衡，是比较常见的问题。许多企业都为了顺应时展的脚步，引入信息化档案管理技术，但是差异较大。一些大型企业可以通过档案管理信息化建设的方式来实现档案管理高效建设，提升企业综合管理能力，为企业盈利。但是这一情况却不适合经济效益比较差的企业，财政入不敷出，效益不好，是影响企业档案管理信息化建设的主要因素之一。

一些企业基础条件比较差，不论是在技术方面还是资金方面都达不到社会同行业企业的平均水平，外加企业内部高技术档案管理人才缺失，导致这部分企业没有专业化的设备及工作人员对档案管理信息化进行支撑，影响企业档案管理信息化建设力度，影响企业档案信息化管理的同时，也会影响企业的正常发展。因为缺少统筹规划，导致许多企业都在盲目建设信息化档案管理设施。从我国整体发展情况来看，在企业的档案信息化建设方面缺乏统一性的规划以及组织协调措施。因为企业的档案管理信息化建设章程及相关标准缺乏统一性规定，使企业的档案管理信息化运行效率低，影响企业正常运行。企业档案管理信息化建设不是孤立建设体，是需要与企业其余管理方向相互结合的，其中文书处理以及生产活动管理等，都是比较常见的管理模式。因为企业档案管理信息化建设在机制上存在较大的问题，影响了企业档案管理信息化建设与其余管理环节的正常沟通。

二、完善企业档案管理信息化的措施

（一）制定标准规范。想要提升企业档案管理信息化建设质量，首先要保证其基础建设（标准规范与章程）落到实处，并且这也是企业档案管理信息化建设的必要制度保证，只有在明确的标准规范监督下，才能全面提升企业档案管理信息化建设质量。企业可以构建档案管理综合性信息管理机构，提升工作人员的责任意识，不断强化企业档案管理信息化建设机构管理职能的重要性，提升员工工作积极性，进而保证档案管理质量。不断完善企业档案管理信息化建设相关制度及管理体系，在基层管理体系的基础之上来强化体系的综合执行能力，让企业档案管理工作有法可依，在遇到各种问题时有相应的规章制度管理，提升企业档案管理信息化建设的科学性。

（二）建设原则。企业档案管理信息化建设必须要遵循相关规定，才能保证建设速度及质量。首先应当遵循实用性原则，因为企业开展档案管理信息化建设的目的就是要让企业档案管理信息共享，进而提升企业管理质量与经济利益，促使企业走向科学化发展。其次要秉承有效化与逐步推进原则，因为企业的档案管理信息化建设不是可以在段时间内完成的工作，需要企业投入大量的资金与人力，所以企业必须要抓住机会，实现企业管理和档案管理工作的同步运行。最后要秉承全面发展与经济效益原则。企业的经营目标就是盈利，所以档案信息化管理的最终目的也必然是为企业赢取更大的利润，如果进行档案管理信息化建设，则企业必须要将档案管理工作和长期效益目标相互结合，保证企业的长远发展。因为企业档案管理信息化建设工作并不是独立运行的，所以其余部门必须全力配合该系统的建设，和企业其余建设项目、建设目标相互协调，保证信息与需求同步运转及相互协调发展，为企业未来更好更快的发展保驾护航。

篇10

随着科学技术的不断发展，我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展，为了促进企业档案管理的发展，提升档案管理的工作效率，为企业创造更多的经济效益，企业必须要转变思路，加快档案管理信息化进程，推动企业更快、更好地发展。新形势下，加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容，也是企业实现可持续发展的必然趋势。

1 企业档案管理信息化建设的必要性

1.1 是企业信息化发展的要求

档案是企业重要的参考资料。当前，随着办公自动化的发展和网络技术的普及，企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据，是企业进行各项生产和经营活动的基础，为企业提供了重要的参考依据，具有长期的保存价值。

1.2 是现代企业档案管理发展的需要

社会形势的不断发展和网络技术的革新，促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求，加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率，实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分，因此要加快企业信息化管理，适应市场经济的需求，满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用，企业的各类文件逐渐增加，给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率，必须要加大档案信息化建设。另外，由于近年来，网络技术的发展，信息技术已经渗透到企业发展的方方面面，所以必须要加强对档案的数字化建设，提升企业档案管理的软硬件条件，促进企业档案管理的现代化发展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加强档案管理信息化建设，有效地提升了企业的工作效率，节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力，在查询过程中也会耗费大量的时间，因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后，极大地提升了企业的办事效率，为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外，由于企业规模的不断扩大，档案的数量也在无形之中增长，这就要求企业扩大档案储存室面积和设备，增加档案管理人员，给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及，不仅减少了企业的成本，还方便了工作人员的查询，实现了资源共享，提升了工作效率。

2 企业档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理信息化制度不够完善

档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来，我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法，没有将现代信息技术与档案管理相结合，因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题，使得档案管理工作无法适应新时代的发展，档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效，甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式，影响了企业日常管理工作的有效进行。

2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持

档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持，使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金，使得信息化建设的步伐缓慢。另外，部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设，但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求，因此影响了档案管理信息化工作的开展。

2.3 档案管理人员的综合能力有待加强

要提升企业档案管理信息化建设的有效性，必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是，在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如，档案管理人员的专业素质不高，使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题，如果这些问题得不到及时解决，就会影响档案管理的效果。此外，由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实，导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题，阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此，企业必须要提升档案管理人员综合素质，让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术，及时掌握一些最新的档案管理技术，并将其应用到实际工作中来，这样不仅能够节省大量的时间，还能够节约大量的人力和物力，最终还能取得较好的工作效果。

2.4 档案管理信息化建设的技术缺失

档案管理信息化建设的过程中，由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中，需要的技术比较专业，由于人员和设备配备不到位，导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外，由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失，导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此，我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失，影响了档案管理信息化建设的进程。

3 加强企业档案管理信息化建设的对策

3.1 建立完善的信息化档案管理机制

完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度，可以从以下几个方面做起：

第一，对原有纸质档案资源进行妥善保管，另外，还要对一些硬盘中的信息资料进行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及时对档案资料进行备份，防止由于计算机损坏带来的损失；第三，建立健全的档案管理信息化使用制度，在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行，对档案资料的使用要做好审批和登记工作，使档案资料保持完整性和安全性，减少由于疏忽带来的损失。

3.2 加大对档案管理信息化的资全投入

加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先，企业要充分利用政府提供的资金支持，加快档案管理信息化建设；其次，企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备，使资金使用达到最大化。

3.3 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念；其次，要加强对档案管理人员信息化建设培训，提升他们的档案管理专业知识和实践能力；再次，加强档案管理人员计算机专业技能培训，使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能，保证档案管理现代化建设的有效进行，进而才能促进企业的健康、稳定发展。

3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导