人事档案用途模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇人事档案用途，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

1、全面性。事业单位的人事档案主要指记载单位员工的工作情况、奖惩情况、工资情况等方面的文件。可以说，人事档案记录着员工的个人发展以及思想发展，通过该档案我们可以了解员工的详细情况，是员工个人信息与资料的储存库。

2、现实性。只要员工在事业单位工作一天，单位领导就可根据个人的人事档案来利用人才，并以此解决员工的工资问题。

3、真实性。事业单位的人事档案在记录信息的过程中必须要做到全面性，只有保证信息的全面性、客观性与真实性，才能够保证事业单位领导合理的用人，为事业单位的发展创造条件。

4、动态性。当事业单位人事档案存档之后并不是不能改变的，而是随着员工的工作情况而不断修改，是员工所有工作情况的真实反映。因此事业单位工作人员在管理人事档案的过程中，必须要对员工工作的实际情况进行了解，然后将其记载到人事档案中。另外，还需要将人事档案进行打孔装订，这样有利于管理人员对员工的情况进行详细记载。

5、流动性。在事业单位发展过程中，管理者必须要将人事档案与人事管理有机的结合起来，充分发挥人事档案的作用。

6、机密性。人事档案中所记载的内容涉及到员工的功劳与过错等所有情况，绝不能够向其他人透露，我国法律中有明确规定，绝不可擅自泄露员工的人事档案信息，不可将其公布社会。

二、事业单位人事档案的作用

事业单位人事档案是事业单位中的重要组成部分，在事业单位管理工作中占有非常重要的地位。

1、人事档案对事业单位的作用

从事业单位的角度来讲，人事档案的作用主要是为事业单位的人事部门提供依据。档案是对个人所有情况的真实记录，通过人事档案可以很清楚的了解员工过去的工作情况，单位领导可以通过人事档案做出决策，对员工进行全面管理。在当前的事业单位发展中，为了能够充分发挥员工的才能，就需要领导通过档案来全面了解员工，事业单位在用人的过程中，对于员工的任免、晋升、奖惩都需要归入到档案当中。因此在现代化社会发展中，事业单位在聘用员工的过程中往往需要将使用档案，了解员工的情况，然后据此合理配置单位的人力资源。如今，自我国《新劳动合同法》实施以来，事业单位在聘用员工的过程中更加谨慎，这就更需要将人事档案的作用充分发挥出来。

2、人事档案对个人的作用

现如今，人们依然会将人事档案作为自己的凭证与依据。由于人事档案具有真实性与原始性的特点，其他材料根本不能够降低代替，具有一定的法律效力。事业单位在选人、用人的过程中，一般都会利用人事档案来了解个人的真实情况，如果没有档案，又是涉及到个人的切身利益根本无法解决。从个人的角度而言，人事档案至关重要，当人们在就业、考验、出国、社会保险及退休手续的办理等方面时，人事档案都发生着巨大的变化。

三、规范事业单位人事档案管理工作，为现代化人力资源管理提供优质的服务

随着信息化时代的到来，人事档案是人力资源管理部门的重要组成部分，是其重要的凭证、依据，必须要受到人们的广泛关注。因此在实际工作中，我们必须要有效提高人事档案的管理水平，合理开发、利用人才，促进事业单位的全面发展。

1、采取有效的措施提高档案管理人员的综合素质。在现代化社会发展中，传统的人事档案管理模式已经无法满足当前社会发展的需求，因此事业单位必须要在档案管理部门引进高技能、高素质的人才，然后通过培训等各种方式来提高档案管理人员的综合组织，从而适应当前社会的发展。首先，我们必须要通过培训转变档案管理人员的思想观念，将其被动服务转变为主动服务；其次，通过加强各个部门的沟通，使档案管理人员了解员工的情况，补充人事档案信息，为单位领导的决策提供依据；再次，通过各种宣传方式向档案管理人员以及全体员工普及档案知识，让全体员工了解到人事档案的重要性，这样可以间接避免员工在工作中出现违法乱纪的现象。

2、建立健全合理的人事档案管理制度。现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

篇2

在煤矿企业档案中，人事档案相对特殊，由于人事档案记录了所有干部和基本员工的人事信息，是干部晋升和员工培训的基本依据，对煤矿企业的人力资源管理工作有着重要影响。基于对煤矿企业人事档案管理工作的了解，要想提高人事档案管理质量，做好档案保管是关键。具体应从以下几个方面入手：

（一）建立专门的人事档案保管场所。为了提高人事档案管理质量，提高人事档案的保管效果，煤矿企业应建立专门的人事档案保管场所，温度、湿度等指标都要达到档案的保管条件。同时还要有专门的管理人员进行管理，确保人事档案管理工作得到有效开展。

（二）将人事档案分类保管。在人事档案保管过程中，应将干部档案与普通员工档案分开保管，起到分类保管提高保管针对性的目的，提高人事档案管理的针对性和有效性，因此，分类保管是人事档案管理的重要着力点。

（三）建立人事档案检索目录。由于人事档案数量较多，在管理过程中只有建立专门的检索目录，才能提高人事档案的查阅质量，为人事档案的管理和调阅提供有力的支持。所以，建立人事档案检索目录是人事档案管理的重点。

二、煤矿企业人事档案管理应及时更新档案信息

由于煤矿企业的干部职工队伍经常会发生人员岗位变动以及个人的人事信息也会出现变动，这就需要在人事档案中进行体现，并及时更新档案信息。因此，做好人事档案信息的更新，应成为煤矿企业人事档案管理的重要内容，具体应做好以下工作：

（一）及时记录并更新人事信息。考虑到煤矿企业干部职工人事信息的频繁变动，在人事档案中应对变动信息进行全面体现，这就需要煤矿企业人事档案管理工作中应及时记录人事信息，并对人事信息进行及时分析，提高人事档案的全面性。

（二）对人事档案信息进行及时归档。人事档案在发生变动之后，应进行及时归档，如果不及时归档，容易造成人事档案信息混乱，不利于人事档案管理工作的开展。因此，对人事档案信息进行及时归档是提高人事档案管理质量的关键。

（三）加强对人事档案信息的审核，提高准确性。鉴于人事档案的特殊性和严肃性，在人事档案管理过程中，应对档案中的信息准确性负责，除了要及时记录人事信息之外，还要加强人事信息的审核，保证人事档案信息准确性能够满足实际需要。

三、煤矿企业人事档案管理应规范借阅程序

考虑到人事档案信息的特殊性，在人事档案管理过程中，做好人事档案管理的借阅工作，对于规范人事档案管理工作和提高人事档案管理质量具有重要意义。为此，应从以下几个方面入手：

（一）对人事档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中，会对人事档案进行调阅，为了规范人事档案的调阅管理质量，应对人事档案借阅进行准确登记，对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。

（二）对借阅归还的人事档案进行检查。人事档案在外借归还之后，档案管理部门需要对借阅归还的人事档案进行检查，避免人事档案发生涂抹或者丢失内容的现象，使人事档案做到和借阅之前一样，规范人事档案借阅行为。

篇3

中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0334-01

人事档案鉴别工作应当本着“取之有据，弃之有理”的原则来进行，即凡要确定有关材料应当归档就要符合有关规定；要严格按照有关政策和规定办事，不该归档的材料，一份也不能归档；应该归档的材料，一份也不能销毁。人事档案鉴别工作的内容范围大致包括以下几个方面。

一、判断材料是否属于本人

鉴别这个问题的主要方法是：1、辨认姓名的异同。（1）同姓同名，这是最容易混淆也最难发现的一种情况；对这种情况的辨认方法是逐份地核对同姓同名的材料，尤其是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成分、人党时间、参加工作时间、工资级别等情况是否相同，主要经历是否一致。为了达到互相印证的目的，要尽可能地多核对一些项目，使鉴别结论有可靠的依据和基础。（2）同姓异名或异姓同名，这是收集人事档案材料时造成的。鉴别时要特别留心材料上的姓名，对那些姓名有某些相向之字的材料，更要提高警惕。如果在鉴别材料时只注意看内容，而不大注意看姓名，就很容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。（3）一人多名，有的人在不同时期有不同的名字，比如孩童时期有乳名（或叫小名），上学时有学名，还有的人有字号、笔名、化名等，如果不认真辨认，就很容易使一个人的档案材料分散保管。辨别这种情况的方法有三种：第一，核对后期材料姓名栏内留用名，是否有与前期原名相同的名字；第二，清查档案内是否有更改姓名的报告和审批材料；第三，将不同姓名的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。2、辨认材料的内容和作用。（1）看内容，即审核材料的内容是否与该人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系、是否是结论的依据。（2）看用途，例如对于证明材料，要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁。如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的。该人员所证明他人问题的材料，由于它的用途不是让明该人员的，所以不该归入该人员档案。

二、判断材料是否属于人事档案

一个人的档案材料包括人事档案内存的材料及非人事档案内容的材料两大部分。在非人事档案材料之中，有的是属于文书、业务考绩、案件等档案内容的材料，有的属于本人保存的材料，有的是应转送有关部门处理的材料，鉴别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案内容的材料另加处理。下面是一些常见的人事材料：1、政审材料，审查结论、复审结论、甄别结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料。2、纪检案件材料，处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、决定，个人检讨、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件。3、任免、调动材料，职务任免、调级、出国人员审查材料、调动登记人、调级审批表、出国人员审查表。4、入党入团材料，入党志愿书、入团志愿书、入党申请书、入团申请书（也括自传材料）、转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料。5、司法案件材料，判决书复制件及撤销判决的通知书。6、晋升技术职称、学位审批表以及业务考绩资料，晋升技术职称、学位审批表，技术人员登记表，考试成绩表，业务自传，技术业务方面的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表，重要论文篇目和著作书目。7、奖励材料，授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋申批表、事迹材料。8、考核及考察材料，组织正式的考核、考察材料，考核登记表。9、离退休材料，退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，个人申请材料。10、履历、自传或鉴定材料，各种履历表、登记表、本人或组织写的个人经历材料，本人写的自传，以及各种鉴定表。11、其他材料，个人与的思想、工作、学结或检查，近期的体检表，残废登记表，死亡报告表，悼词。

三、判断材料是否真实、准确

人事档案工作必须讲究实事求是，来不得半点虚假和含糊其辞，由此要求人事档案资料所记述的内容必须真实而且准确，不能前后矛盾，模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实、观点不明确、言词不达意或词义含含糊的情况，应立即退回原单位重新改正。

四、判断材料有无重复

要保持人事档案的精练，重份材料或内容重复的材料必须请出。鉴别的时候，无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的可以清出。

五、确定材料是否有保存价值

归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长爱好等方面情况。对于一些没有价值或价值不大的材料以及似是而非、模梭两可、不能说明问题、没有定论、起不了说明作用的旁证材料，不要归档，尤其对内容不真实、不淮确其至诬蔑陷害等材料更不能归入。

档案工作是一项细致的工作，容不得马虎，这就要求工作人员按要求和规定来处理档案，杜绝错误。

作者单位：伊春职业学院综合档案室

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中图分类号：：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。

一、实现档案管理工作的标准化建设

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

二、完善人事档案管理对策

（一）严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。

（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序

建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

（三）完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。

（四）建章立制，有章可循，规范操作

主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。

（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。

（六）加快档案信息化进程，提高工作效率

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一、含义

这种模式是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

3.利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关 的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

4.人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、特点

1.人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

2.人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

3.社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

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卫生技术人员档案主要包括六大部分:（1）个人基本情况；（2）学历、学位证书；（3）专业技术进修证明；（4）定期工作总结以及年度考核资料；（5）专业技术资格任职材料；（6）专业技术科研成果鉴定资料。

档案对医疗工作者的意义

医务人员的业务档案是医务人员本人在临床医疗工作中形成的反映工作过程、职称职务、科研成果的文字材料，这是医务人员自身价值的一种体现，也是用人单位在选用人才时的一个考量资料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。其实在日常工作中，工资调级、职务晋升，专业技术职称评定都是以本人的档案材料为凭据。如果自身档案有着很大的不确定性，比如参加工作时间、出生年龄不确切，就会给制定工资标准和退休时间带来麻烦，事实上也是给自己带来许多不必要的麻烦；还有的档案缺少干部任免表和相关的考察考核材料，晋升职务就无凭据，甚至参与考试考核的资格都无从说起。档案还是组织人事部门全面考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据，试想如果一份档案中各项材料漏洞百出自相矛盾，即使考察对象有极高的素质，组织部门也是难以着手录用的。因此，医务人员业务技术档案、人事档案的收集管理和开发利用不仅仅对医务人员有提供信息的作用，对促进医院医疗、教学科研以及干部选用也具有十分重要的意义。

如何提高对人事档案的重视

1提高认识，加强专业队伍建设与管理

档案工作者多为兼职人员，一人分管多项工作且人员流动频繁，不利于档案工作的稳定[2]。领导应重视人事档案工作，设定专人管理，建立人事档案管理达标升级考核机制，推进人事档案规范化建设，比如使用计算机管理。随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变[3]。定期组织举办人事档案工作者技术学习，完善新知识和有关知识的补充，使人们对档案工作人员的工作认识不再是抄一抄、写一写、借一下、收一下，提高了专业档案管理人员的素质也就必然提高了档案的质量，使档案的信息收集全面准确，真实反映出卫生人员的德能绩勤，也就凸显出了档案的意义，使人们对于档案的价值不再小视。

2加强档案保护设施，提高档案质量

随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房严重不足[4]，档案用房就更加紧张。目前大多医院人事档案硬件保护方面设施陈旧落后，很多档案库都是废弃的库房改建，防火、防潮措施几乎全无。部分档案纸张损坏严重，字迹模糊不清，纸张残缺不全，完全失去提供信息的价值，变成无任何参考价值的废纸，直接影响到档案的完整性；更有甚者，调阅纪律没有得到严格执行，档案室可随便进出，档案也可随意翻阅，使档案的机密性完全丧失，甚至发生档案被改动或者丢失的情况。所以，加强档案保护硬件设施，建立独立规范的档案室，实现人事档案管理工作规范化势在必行。同时，严格阻止虚假材料进档，对不符合要求的材料坚决退回，手续不全的材料要及时补办，保证人事档案的权威性、准确性、真实性，不断提高人事档案质量，全面反映出个人能力。

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人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的历史记录，是考察人才，科学用人的重要依据，在干部选拔任用、人员调动、职称评审、退休等方面发挥着非常重要的作用。高职院校现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着高职院校建设，限制高职院校各方面工作。

一、目前高职院校人事档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识薄弱、管理思想陈旧

高职院校领导不重视档案管理工作，认为档案的管理仅仅是学校辅的工作。高职院校没专门负责档案管理的机构部门，只是从人事部门安排较少的人员以兼职形式管理。大多高职院校对于档案持有“重藏轻用”的落后观念，没意识到档案管理的重要性。学校对于人事档案工作不够重视，投入的财力、物力及人力不足，管理工作仍停留在传统的管理模式。传统的人事档案管理模式是将档案接收和保存当作主要工作内容，采用手工操作方式整理完善档案，存在效率低，易出错、查阅困难等缺点。对于新的信息化人事档案管理模式，不太愿意投入资金，不愿意去尝试，固步自封。

（二）档案管理制度不健全

在人事档案管理工作不被重视的情况下，大多数的高职院校没有制定关于规范管理人事档案的相关规章制度。档案管理工作缺少制度的规范，导致当前档案管理工作繁杂、混乱、无章可循。档案管理的大部分工作需要根据规章制度开展，对于档案进行严格的管理、审查，以及对档案资料的收集、完善和归档。同时，很多学校没有安排专门的档案管理岗位，即使有专人的管理也是缺乏档案管理知识的背景，无形中使档案管理工作专业度不够，档案工作做不好。

（三）档案管理信息化程度低

高职院校人事体制改革不断深化，无形的加重了人事档案的工作，传统的管理模式已不能满足当下新形势的需要，高职院校档案信息化的建设工作比较滞后。高职院校的人事档案基础设施落后，收集、整理、归类等一系列的工作还需依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化的程度不高，影响了档案管理工作的效率、利用率。

（四）工作人员不够专业

档案管理工作的开展，归根到底要依靠“人”来推动。高职院校的档案管理工作人员通常都学历不高，没有档案管理知识背景。工作人员不是全职的从事档案管理工作，只是临时安排人员负责，没有形成长期化、延续化，专业化的管理模式。对人事档案管理投入的经费不足，工作人员没有太多的系统的、专业的培训以及技术指导，使得档案管理能力得不到提升。

二、加强高职院校人事档案管理的几点思考

（一）更新观念，提高对档案管理工作的认识

为适应高职院校人事的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想，更新观念，提高对档案管理工作的认识。档案的管理不仅仅是简单的收集、整理、保管，更重要的是档案服务。在工作中，要加强档案服务的主动性、及时性，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用。档案管理工作要为高职院校的人事选拔、职称晋升、评优评奖等提供真实可靠的档案信息。高职院校领导及档案工作人员务必跟上发展形势，转换观念，提高对档案管理工作的认识。

（二）建立健全人事档案管理制度

任何工作开展之前都需要制定相关制度，做到有法可依、有章可循，档案管理工作也不例外。高职院校对档案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作规范和章程，确保档案管理工作制度化、规范化和标准化。人事档案管理必须明确职责，对人事档案工作中存在的问题，要及时研究、及时解决，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项工作得到落实。

（三）运用信息化手段进行管理

传统的人事档案工作以纸质为载体存储资料，而应用计算机后，电子文件取代了纸质材料，档案管理将进入信息化的时代。越来越多的高职院校利用现代技术手段管理人事档案，将档案的资料数字化、集成化、高效化，通过信息检索系统进行人事档案的检索，为高职院校人事调动、科研开发、人员晋升、评优评奖等各种用途提供方便、快捷、准确的服务。档案信息电子化实现档案现代化管理，实现档案信息的网上检索和电子文件信息的共享，规范了档案管理的各项工作。档案管理工作的信息化需要提高工作人员掌握计算机能力，将档案电子化、数字化，建立起存储信息的数据库。档案管理信息化很好的将档案资料系统地、规范地整理出来，发挥了档案的信息作用，体现档案的信息价值。

（四）提高工作人员的素质

加强对档案工作人员的培养，打造一支具有高素质、高水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训力度，鼓励支持他们参加档案管理工作培训、研讨会、学历教育，甚至到外地考察学习、交流经验等。通过多种是培训途径，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的培训，不断提高档案人员的业务素质、工作素质。人事档案管理是一项专业程度较高的工作，工作人员应具备档案管理的知识背景，最好是有档案管理类的技术职称资格。

三、结语

高职院校的人事档案管理是为师资队伍管理和利用提供相关人事数据和信息服务，在为学院选拔干部、职称评聘等工作提供了真实可靠的信息。高职院校应重视档案管理工作，明确档案工作的服务目的，拓宽人事档案利用领域，使人事档案更好的服务于高职院校的发展。

参考文献：

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（一）干部人事档案改革管理制度不太全面。??前，缺乏全面的管理制度就不能正确对待管理工作，也无法达到预期的管理目的，更难以全面改革管理方式，导致人事资源管理中资源配置优化流程受到影响，难以提升高素质人才的流动效率，特别是高素质人才的流动直接影响企业人事干部档案管理工作质量，所以说，人事干部档案改革管理制度的不完善直接影响企业的档案管理工作，从而影响企业的健康发展。

（二）干部人事档案分类准确性不太高。分类就是将干部人事档案材料，按照材料的主要内容或用途确定类别，干部人事档案材料有的是按材料内容的主次关系来进行分类，有的是按形成时间来进行分类。干部人事档案管理分类的不准确不利于企业干部人事档案的利用及相关查阅工作的开展，同时对其进行整理过程中，档案管理人员也极易造成干部人事档案分类的不合理与不准确等现象。

（三）干部人事档案信息化管理水平不太高。在实践工作当中，干部人事档案管理工作的信息化水平不高。管理工作人员自身的计算机能力薄弱，对于管理系统的了解不全面也不深入，所以，严重制约了档案管理工作的开展。同时，干部人事档案管理人员不能够充分利用先进的技术手段，难以使计算机在档案管理工作中发挥自身的价值。部分企业在干部人事档案管理工作中加强了对电子管理系统的使用，但是它仅在对工作人员的基本信息记录工作中发挥作用，却很难对工作原件进行相应的收录工作等，使用效率较低，所以，干部人事档案的利用很难充分展现管理系统自身的实用性，这对于干部人事档案保管工作的开展十分不利，而且会影响到工作开展的效率。

二、加强企业档案整理工作的对策

（一）积极落实责任追究制度。为避免档案的改动与丢失问题，用人单位应当积极构建档案工作管理机制，确保责任追究制度的落实。同时，企业还应该加强对档案材料转入、接受等的记录工作。首先，在借阅档案时，应该由两人以上持单位开具的证明向相关档案管理部门进行档案借阅申请，之后由相关领导对其进行相应的审批工作；其次，为了提高对档案的使用效率及管理效果，企业各部门之间应该加强对档案相关工作的协调沟通工作；最后，对于档案的转入和转出，一定要确保其密封性，盖密封章，另外，在各级审查单位审核完成以后，需要再次盖密封盖章。

（二）加强对档案管理质量的提升。领导重视是做好档案管理工作的关键，在此次干部人事档案改版升级工作中，企业领导高度重视，加大了对干部人事档案管理工作的支持保障力度。同时，对于干部人事档案管理工作人员及领导进行明确安排，提高档案管理工作人员的责任意识，明确其岗位的重要性，根据干部人事档案改版升级，加强对档案管理工作规范性及高效性的管理，从而提高企业档案管理的整体水平。

（三）提升档案管理信息化水平。我国档案管理改革部门必须要提升其信息化管理水平，首先，要摒弃传统纸质化管理模式，积极应用计算机管理设备与网络信息技术；其次，企业相关领导及管理人员应该意识到干部人事管理电子化建设的重要性，加强对档案管理工作中信息技术的应用，从而提高档案管理工作效率；最后，档案管理人员应该重视档案管理电子化的建设工作，提升管理工作效率与质量，同时，还要提升人事干部人事档案阅读软件质量，增强我国人事干部人事档案管理改革工作效果。

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1.社会对人事档案管理工作普遍不够重视

人事档案管理工作是一项平凡琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出工作成绩，所以很难引起社会的重视。一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。有些档案管理人员“半路出家”，缺乏应有的专业知识。许多用人单位尤不愿在人事档案管理方面投入人员和财力。许多毕业生意识不到档案的重要用途，工作后流动性强，档案又不能随身自带，只好把档案长期留在学校或人才交流中心置之不理，导致大量“死档”。

由于对档案管理工作普遍重视不够，导致人事档案管理工作常常处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能。

2.档案管理内容不能与时俱进

目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。

3.档案材料不够规范

一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。二是档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。

4.档案材料失实现象严重

有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，近年来发现的王红英、黄梅芳、王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型地反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度。这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。

5.档案管理的信息化程度不高

大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录了工作人员“三龄一历”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。

二、加强人事档案管理工作的对策

1.加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作

领导干部要重视档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。

同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”、“死档”等现象。

2.完善丰富档案内容，提升档案利用价值

在档案内容上，要与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等，提升人事档案的社会服务功能。

3.统一档案材料要求，促进档案材料规范化

一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等的材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。

4.加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力

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（Nan’an Department of Education in Fujian Province，Nan’an 362300，China）

摘要： 学校档案工作是中小学教育事业的重要组成部分，是记录教学发展历史，收集存储教育教学活动信息的手段，其中人事档案是重要的组成部分。人事档案反映了教师教学的过程和成果,是学校选拨优秀教职工的考核依据。

Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.

关键词 ： 教师人事档案保管；服务意识；传统管理模式；信息收集

Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection

中图分类号：G270 文献标识码：A

文章编号：1006-4311（2015）02-0246-02

0 引言

人事档案是以记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的。以纸质文件、电子文档形式保存起来以备考察的历史记录。准确的人事档案信息是知人善任、选贤举能的重要工具。人事档案在国家机构、学校、企事业单位在人事管理活动中起着重要的价值和作用，尤其在学校的教育管理中发挥着重要作用，是学校教师评定职称、提拨学校教师的重要依据。由于传统人事档案不能满足现阶段教育发展的需要，所以我们要改进在人事档案管理中的方式和方法。

1 传统人事档案管理存在的不足

1.1 传统人事档案模式比较僵硬，属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。

1.2 档案材料单一。传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。

2 创新人事档案管理工作的措施

2.1 充分认识人事档案管理工作的重要性 我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。

2.2 改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识 学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。

建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。 教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。

2.3 人事档案应转变功能定位，实现“绩效化” 传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。

2.4 强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性 国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。

由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。

2.5 提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度 随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。

2.6 健全人事档案的管理制度 健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。

2.7 提高人事档案工作者的业务素质 随着我国经济、社会的高速发展，传统的人事档案管理模式已经不能适应社会需要了。学校人事档案服务对象已从过去单一的服务“少数人”，发展成为一个为全体教职工、学生等各个群体。学校人事档案的任务、工作环境、管理模式等都发生着变化，这些都对人事档案管理工作者提出了更高的要求，因此，广大人事档案工作者要学习专业知识，提高业务水平，顺应档案信息化，功能多样化的需求。信息化不仅要求人事档案管理者具备良好的专业素质、道德素养，还要有较强的创新能力、创新意识。

参考文献：

[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008（03）：11.