档案管理优化模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理优化，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

关键词：档案管理；优化方式；提升管理质量

档案管理的初步概念是拓展管理人员自身的工作素质和知识结构领域，其概念的形成主要基于档案管理人员的综合业务素质。现阶段档案中包含多元化的信息内容和个人资料，其管理模式主要建立计算机等智能设备的应用。其管理对象也随着时代的快速发展而逐步改变，当下系统性的掌握管理知识已无法满足现在的档案管理要求。

1 认清蜕化，准确把握知识结构方面存在的问题

1.1 管理对象发生蜕化

随着时代的快速发展，档案的管理模式也随之发生改变，尤其是对档案管理对象出现的转变尤为明显。其变化形式主要是由于档案介质变化之快，已逐步突破文件印刷的传统格局，这种突破主要体现在档案形式的变更。档案介质众多其中主要有磁带、胶片及电介质档案。现阶段伴随着计算机应用的普及化，全新形式的档案走进了人们的视野，其记录方式相较传统档案更为详细、高效，且资源信息的搜索范围也更为广阔，采集内容也更为全面。其中的档案信息门类齐全，我国著名杂志编辑家比尔曼曾经f过：“当下的档案管理形式仅是一时之需，在未来其形式将会延伸至多样化，且以虚拟档案为中心，虚拟档案会随着时间逐步替代传统档案的管理方式。”

1.2 管理目标发生蜕化

管理目标的蜕化主要体现在管理范围的变更，现阶段虚拟档案的管理目标搜索目标广，应用范围大，其管理形式刚好符合我国当下的发展需求。而传统档案的管理方式则是注重对档案信息的内容搜集，其缺陷主要是索引引擎应用范围较小，且不符合现阶段发展趋势。档案具备了一定程度的经济性价值，这份价值在市场价值中逐步体现。彼时，档案的审批进程琐碎不堪，并且针对材料的记录手段也非常欠缺，自立档起便造成材料相关单位和工作人员情绪上的畏难，令工作人员逐渐产生拖延和逃避心理，且逐渐疏忽档案资料之重要。

1.3 管理类别发生蜕化

经济的飞速进展导致档案类别增多，其管理措施也随着现代化经济建设的发展逐步规范，其审查程序也逐渐标准化。其目标形式出现的转变致使人们重新审视起档案的地位，档案也从新回归其原本面貌。其蜕化主要体现在员档案管理者从原本保管档案人员的身份逐渐转变为服务员，针对这一转变，其原有工作规划也发生了变动，全新的规划要求档案业务的从业人员要在全新的管理环境下树建树新的服务概念，这项概念要求工作人员深入档案材料的探究、调查。第一时间了解用户对信息的需求以及导向，且遵从“服务至上”理念开展工作内容。

1.4 管理实践发生蜕化

现阶段人们逐渐加深依法办事的基本概念，这项概念令人们重新审视档案的重要性。我国法治程序主要依靠审批的性质实施行政纲领，并且依据规范化管理模式展开对信息资料盘查与获取的操作，其核心操作项主要基于服务类别的信息和资料。国际交流日带动了现代化经济建设的发展，其交流核心在于对“知产权维系”下档案管理的重视，其目的在于规范现阶段的管理秩序。由此可见，档案管理人员熟练掌握法律常识不仅有助于日常工作，同时更可充分提升自身权法意识。加深探究权法可全面提升管理人员的产权素质，管理人员应在保密规定的约束下，依法为公众提供服务。

2 理论先行，合理构建管档人员业务能力标准体系

2.1 业务素质要系统

做一个合格的档案管理人员，要系统学习档案管理的基础理沦和专业知识，掌握档案管理的各个环节的技能，熟悉档案工作的政策、法规、标准、范围及职能，还要具备一定的统筹管理能力，同时为做好档案材料的开发和利用，还应有广博的科学和文史知识。

2.2 法律意识要确立

档案管理是一项法规性很强的工作，《档案法》对档案管理各个方面都做出了明确规定，相关的法律、法规对档案查询、使用的范围、方式，涉及到个人隐私和商业秘密也做出界定。相关人员要增强档案法律意识，坚持依法行政，推进依法治档是否具有牢固依法管档的意识，应该成为考评管档人员能力素质的标准之一。

2.3 服务水平要跟上

管理人员应根据公众的意见逐步改善自身的管理基准，这项基准主要建立在工人人员的服务形式，惟有提升档案服务质量，建立全新的特色服务模式，才能提升档案部的整体服务水准，也仅有服务概念逐渐赋予现代化要求，才能充分提升档案的服务水平，致使档案部得以延续发展。传统服务模式缺乏主动性的特征，只有改进此问题，档案管理人员的综合素质才能符合服务标准。

3 学用结合，切实做到管理队伍缘合素质的提高

3.1 继续教育是提高的根本途径

做好现有人员继续教育，通过专业学历教育、在职教育、岗位技能培训和资格认证培训等方法，是提高整体能力素质最根本的途径学历教育目标明确，课程设置系统，有利于全面提高受教育者的水平。岗位技能培训侧重于岗位所需理沦和技能训练，为理沦更好地运用于实践提供了可能。资格认证培训，另一方面学到相关的业务知识。

3.2 引进高素质人才是提高的有效手段

知识经济时代是学习的时代，在这个学习的时代里终身教育成为永恒的主题。根据需要培养人才和让人才在实践中成长，是提高管理队伍综合素质的有效方法对档案管理人员的培训要做到对症下药，避免盲目性、随意性高素质人才的引进是提高综合素质的最快捷、最有效的手段，也符合我国现有的人才发展战略。

4 结论

管理人员在工作中应正视档案管理层次的划分，此结构正确的排序方式应依次展开排列模式，其层次划分反映出当下管理人员知识结构导向。结构分层划分代表了档案管理者的全新工作态度，积极向上的工作态度可引领档案管理工作在未来向着更好的方向发展。现阶段，几乎在各行各业之中都能看到档案管理者的身影，这意味着我国档案管理模式逐渐赋予规范化。

篇2

公司领导：

现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。

一、纸质档案管理现状

目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目 笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。

（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。

（二）存储空间问题。

（三）未来业务量压力

二、电子档案进展情况

2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：

（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；

（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；

三、业务档案管理优化建议

（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；

（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；

（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；

篇3

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

篇4

一、基本情况

我局于年组建了专门的档案室，自成立以来，局领导非常重视档案管理工作，配备了5名专职档案员，并且均为大专以上文化。房产档案库房面积1300多平方米，库存案卷40余万卷(其中产权档案30余万卷；抵押档案约5万卷；按揭档案4万余卷)；文书档案2840件，其中，永久104件，30年1065件，10年1670件。档案资料归档采用电子归档和物理纸卷两套办法进行。

二、工作情况

（一）加强组织领导，落实工作责任

我局为了更好地做好档案工作，成立了由局长任组长，分管领导为副组长，各相关科室负责人为成员的房产档案数据清理整合工作领导小组，档案管理人员加班加点，各职能科室积极配合，局领导实时跟踪工作进展，为早日完成此项工作提供了强有力的组织保证。工作中不管遇到什么情况、什么困难，确保做到领导力量不减、工作劲头不松。为全面理顺档案管理，落实了工作责任，将档案管理工作纳入全局总体工作计划，制定了档案工作管理目标，把档案管理工作与年度工作计划挂钩，纳入年终目标考核，明确工作责任，严格奖惩制度。为适应新形势下档案管理工作的新要求，我们加强了对档案人员的职业道德教育及业务培训，要求努力钻研档案管理业务、爱岗敬业、不断进取，基本建立了一支思想政治素质高、业务技术能力强、较为稳定的房产档案管理工作队伍。

（二）加大资金投入，保障基础设施设备

在—年期间，我局共投入300余万元资金，专门用于房产权属档案数字化网络建设和硬件设施配套，新增密集架160组，档案库房配备了空调机、温湿度计、灭火器、消毒柜等设施设备，进一步优化了房产档案室的环境。在电子信息化建设上，配备了8台电脑以及打印机、复印传真一体机等现代化设备。根据市政府办公厅《关于加快个人住房信息系统建设的通知》和市局《关于开展地房籍档案数据的清理整合及个人住房信息系统建设的通知》要求，为了更好更快的完成这项工作，我局又投入了100万余元资金。现该工作正在进行中，力争在今年6月底前完成这项工作。

（三）对照规范要求，加快电子档案建设步伐

为进一步加快电子档案建设步伐，更好的有一套严格档案管理制度和科学的业务操作程序，使档案能更好的管理。一是制定了档案查阅、档案接收移交、安全保障、年度统计、库房管理等一系列管理制度。二是规范了档案移交、审核、整理、分类、归档、入库等业务操作程序，明确各个环节所要做的工作及要达到的要求，建立了档案的电子和物理两套统计台帐以及档案借阅登记薄、档案移交登记薄、档案库房检查记录薄、档案收进移出登记薄等，做到台帐清晰规范。三是对档案管理人员进行明确分工，做到职责分明、各司其责。四是建立了档案管理系统局域网络，对现存30余万卷房地产产权档案进行扫描数字化处理，努力实现数字网络化和档案资源的信息共享，从而进一步加快办证一体化步伐。五是开展档案信息咨询，编制了索引目录、案卷目录等必要的检索工具，将收集到的档案信息资料重新组合汇编，为用户提供高效、快捷的服务。

（四）做好日常管理工作

1、接收档案。接收工作主要是负责核对档案的数量、档案资料是否齐全、票据（税票、购房发票）的粘贴等。2、归档管理。对每天产生的档案根据移交清册核对一致后及时进行微机归档，归档完毕后将档案信息入库。3、整理档案。按照要求对档案进行规范化整理、数字化加工，建立影像档案，并入库上架，建立了存放索引表等；对预售抵押档案进行清理，并对其做好整理、入库、上架工作，同时配合交易所做好入库、调出完善的登记工作。4、办理注销登记。包括房屋灭失注销、抵押注销等。5、接待查档。房地产档案日常查询并出具证明，司法协助办理查封、解除查封、复印档案资料等工作。6、档案库房日常维护。定期打扫库房卫生，保持档案整洁，下班前关好电、门窗，确保档案安全，按期投放鼠药，灭害灵，做好防鼠防虫工作。

三、存在问题

近几年来，我局房产档案规范化管理工作虽然取得了一些成绩，但在实际工作中，还存在一定的差距。主要有两个方面的问题。一是房产档案管理人员专业知识的培训有待于进一步加强。二是档案库房规范化建设有待进一步完善。

四、下一步打算

在今后的工作中，我们将不断增添措施、加大力度、克服困难，力争把房产档案建设推向新的高度。下一步将着重抓好以下六个方面的工作：

一是进一步加强学习、提高认识，增强全员档案意识，把档案管理工作作为我局工作的一项重要内容抓好抓实。加强对《物权法》、《档案法》和《房屋登记办法》等法律法规和业务知识的学习，以学习促提高，以学习促发展。

二是进一步完善管理制度，加大制度落实的力度，做到有章可依、有章必依、违章必究。

三是按照市局要求，力争在今年6月底前完成我区个人住房信息系统及档案数据清理整合工作并通过市局验收。

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中图分类号： F407.61 文献标识码：A 文章编号：

电力工程档案管理，由于受工程项目投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等因素的影响，虽然投入大量人力、物力，却往往不能满足档案管理的及时性、完整性和准确性“三性”要求。通过对供电系统有关单位工程档案管理现状的调研，发现并分析存在的问题，提出改进措施，不断提高电力档案管理水平。

一、电力建设工程档案管理的重要价值

随着科技化与信息化的发展，对于大规模的电力建设项目来说，加强其档案管理工作非常必要，它可为施工建设过程中的各种工作流程提供极为方便的指导，也可为今后的工程项目的预决算提供可靠资料保存，有很重要的参考价值。把电力工程项目管理作为重点对象，为其中的多种专业性、技术性、服务性工作程序提供了有效保障，使电力建设逐步趋向科学化管理发展目标。做好电力工程建筑的档案管理也是一项不可或缺的重要内容，由于零星的存在工期长短不统一、施工项目有差别，施工地点较分散等特点，为确保有效的集中管理，根据实时记载和反映工程建设详细情况的档案，必须重点关注，及时整理材料，对有问题的地方及时提出应对策略。对于较大的电力基本建设项目，则因为工程建设周期长，参与的施工单位多，技术性要求高和专业性强等特点，导致管理的精细和繁杂，更离不开实时有效的档案管理。

二、电力工程档案管理中存在的问题及其原因

1、主要问题。(1)工程档案不能及时归档。按工程项目管理要求，档案应随工程项目竣工而及时归档，但在实际工作中，由于档案管理人员不能及时整理，往往造成工程档案迟迟不能建账立册。特别是基建与技改项目的竣工图纸，电力部门通常要求在三个月内完成，更加剧了档案归档及时性不能满足要求。(2)档案资料经常缺失。工程档案涉及面广、数量巨大，任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递、移交，最终到达档案人员手上就已缺乏。特别是对于工程中的一些细节资料，普遍不被人们重视，所以在实际工作中的遗失几率较高。(3)归档信息与实际不相符。该类问题主要体现在设计与实际产品的不一致或替代性信息资料方面。一些设计单位不了解设备厂家产品信息，而设备厂家定型产品没能按典型设计生产产品; 一些集成厂商只提供设备总装资料，而没能提供单元设备资料或提供的是通用替代性资料。

2、原因探究。

(1) 各级人员对工程档案重要性的认识不足。不少工程项目建设与施工单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关; 有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂; 还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

(2) 工程档案管理责任制落实不力。电力工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

(3) 工作量加大而各类工作人员匮乏。基层供电企业每年都有大量的工程建设与改造项目，而随着企业定编、定员工作的推进，各环节的人力资源都在优化减少。设计人员不足影响设计质量，极易造成准确性偏差; 施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求; 建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档。

（4）对档案管理的创新意识不够。在信息化迅猛发展的今天，很多电力企业还没有使用数字化档案管理，导致电力工程的档案不能得到有效和长久的保存，造成重要的档案遗失，无法查找，造成很大的损失。

三、改进电力工程档案管理的主要措施

1、提高各级人员对工程档案重要性认识

电力工程档案是电力工程建设的真实记录，也是整个电力档案的重要组成部分，要切实提高各级领导的认识。无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导，都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作。提高工程全过程参与人员的认识。电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节，工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料，这要靠工程参与者精心收集与整理，否则极易发生档案资料流失。

2、建立健全工程档案管理与考核制度

(1) 建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

（2）全面做好档案管理人员教育与培训。加强档案管理人员职业道德教育，培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神，增强其工作责任感和使命感。加强各级档案工作的相关法律、法规学习，以及电力系统内关于档案工作的文件规定学习，增强档案管理人员法律意识，提高其遵守国家法律、法规和行业规定的能力，做到规范管理，依法治档。

（3）进一步加强电力建设工程档案信息化管理。当前，很多企业已经完成了档案工作的数字化管理，也就是在档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。但是在实施档案工作数字化的同时，应该对档案进行好类别规整，进一步完善档案数字化管理中的各类体系索引，使档案的数字化实现质的飞跃。

（4）建立良性的档案人员激励机制。目前，在县级的各级部门档案工作中，由于档案工作的严谨性和保密性，通常是一人负责，工作比较繁重，同时又不能出现差错。因此，在各级企事业单位应该推行完善的激励机制，对档案工作人员的繁重工作予以肯定，并对工作优秀的档案人员进行适当奖励，实现档案工作的良性运转。

四、结语

电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。有效的、科学化、信息化完备的工程档案是一个工程全过程的真实反映，是一种能够长久利用的信息化与科技化完美结合的宝贵财富，是建筑工程史上的重要参考资料与文化资源。相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法，从而使电力工程档案管理水平迈上一个新台阶。

参考文献:

篇6

在“互联网+”时代下，包括互联网技术在内的各类信息技术皆取得了翻天覆地的进步，在其巨大进步幅度的影响下，各行各业均与互联网技术等信息技术产生了一定程度的结合，事业单位内的档案管理工作亦不例外。这恰好为事业单位内档案管理工作的优化提供了优化思路，通过“互联网+”与传统档案管理的结合能够令事业单位的档案管理的工作效率与质量得到有效提升，同时也能够增强档案的利用率与利用效果，最终可使事业单位更好地服务于人民与社会。

1“互联网+”时代事业单位档案管理的现状分析

1．1事业单位的档案管理缺乏现代元素

在“互联网+”时代下，与互联网技术等高新技术的融合程度直接决定了行业繁荣昌盛与否，融入了“互联网+”进行发展已然成为“大势所趋”，为了迎合此趋势，事业单位的档案管理虽然也相应地融入了部分现代信息化元素，但信息化建设的落实度并不算高，较之其余行业仍然较为滞后，无法在档案管理工作中真正发挥出信息化技术的真正优势，在实际对档案进行管理时未能真正应用到现代化管理元素，同时一些先进的设备与技术皆未能得到真正应用，档案管理手段更不尽科学，举例而言，在我国目前的许多事业单位中，信息化技术的应用仍然仅仅限于档案的借阅登记，这种情况足以说明目前我国事业单位档案管理的现代化状况，如此现状已然无法满足当代社会的需求［1］。

1．2档案管理创新不受重视

目前我国的事业单位在档案意识方面仍然有所匮乏，大多事业单位受意识影响，无法意识到档案管理的重要性，久而久之档案的利用效率与利用效果也自然受到了影响，虽然我国于近几年中亦曾推动事业单位中档案管理工作的发展，但大多事业单位的档案管理模式仍沿用了以往的纸质档案管理模板，兼之对其进行创新需要投入大量人力物力，故此档案管理的创新也一度停滞。就目前而言，我国大多事业单位在档案管理方面缺乏有效的重视，领导在此方面的监管力度不足，档案管理中比较重要的信息录入、整合等工作内容不尽及时等状况时有发生，档案管理方式相对落后，最终致使档案信息于完整性方面难以得到有效保证，这也为事业单位的档案管理带来了严重阻碍。

1．3事业单位内档案管理人员的整体素质不足

由于过去我国事业单位对档案管理的认知性不足，单位缺乏档案意识，因此在传统档案管理过程中档案管理人员一般由其余办公室的职工兼任，单位内并不存在专门的档案管理人员，负责兼职档案管理的职工一来可能在专业性方面有所匮乏，二来精力有限，在完成其本职工作之余难以真正投入至档案管理工作中，一般只能够做一些简单的档案收集、统计工作，这也是大部分事业单位目前的现状。除了这些未设置专门的档案管理人员的事业单位外，也有部分事业单位设置了专门的档案管理人员，但这些档案管理人员虽然任职于此，早先却并未接受过与档案管理相关的知识学习。这些档案管理人员在业务水平方面各有差异，但大多难以开展一些深层次的档案信息管理、处理工作，且放眼我国的事业单位，档案管理人员多存在年纪较大状况，几乎无法适应“互联网+”时代下的新设备或新技术，无法真正跟上时代的步伐，这也在一定程度上制约了事业单位档案管理工作的发展与进步［2］。

2“互联网+”时代下事业单位档案管理的优化对策

2．1构建信息化档案管理平台，建立档案数据库

档案管理的根本目的在于对档案信息进行利用，换句话说，档案管理的本质便是对档案信息进行资源开发、提高档案的利用效率与效果。在传统的档案管理中，纸质版的档案提升了档案管理的难度，也令档案管理与利用的效率达到了瓶颈，难以再进一步，而“互联网+”时代的到来则又为事业单位档案管理注入了新的活力，事业单位应当抓住“互联网+”这一历史机遇，不断加深自身对“互联网+”的理解，增大人力、资金及技术方面的投入，将人力、资金与技术投入至档案管理人才培训培养、软件硬件设施建设、技术革新之中，继而对各类信息资源进行有效整合，真正将互联网融入至档案管理中，在高端化、科学化的软件、硬件基础上搭建完善的信息化档案管理平台，实现档案管理信息化。除了构建信息化档案管理平台外，档案信息数据库的建立亦是对信息资源进行整合的有效方式，事业单位在构建档案信息数据库后应当技术更新数据库，保证档案信息的动态更新与实时录入，以事业单位的实际状况为根本依据推动单位内档案的数字化建设，实现档案信息的科学分类，对档案信息服务渠道进行积极、有效拓展，为档案使用者提供便利的检索、查阅服务，提高档案利用效率与效果［3］。

2．2提高归档质量，优化网络数据

在当下的“互联网+”时代下，先进技术争相涌现，这些先进技术已或多或少地融入了事业单位的档案管理工作中，同样随着信息化建设在事业单位内的落实，日后档案管理工作的复杂度将会日益提升，专业能力再非从事档案管理工作的唯一门槛，在这种情况下，事业单位内的档案管理人员需紧紧跟随“互联网+”时代的步伐，对网络数据进行优化，尽可能地确保网络数据的归档质量。在此过程中，事业单位的档案管理人员可尝试与新媒体运营商合作，通过对网络数据用户特征进行掌握进行网络数据的收集及分析，从根源上提升事业单位内档案的归档质量。

2．3打造综合素质过硬的档案管理团队

在“互联网+”时代下信息资源的获取已不能成为制约各行各业发展的桎梏，行业、单位间的差距多存在于人力资源的差距，在这种情况下打造高质量工作团队的重要性可见一斑。对于事业单位而言，要对档案管理工作进行优化不仅仅需要强大的技术、资金支持，人力支持亦是其中关键点，因此在“互联网+”时代下打造综合素质过硬的档案管理团队应当作为优化档案管理工作的首要任务对待。在实际实施时，事业单位一来需要对档案管理人员进行专业能力进行培养与培训，令档案管理人员的“专业性”得到有效弥补，二来也需加强档案管理人员道德素养的培训，提升事业单位内档案管理人员的荣誉感与使命感，令其以栖身于档案管理岗位为荣。除了专业能力、道德素养方面的培训外，现代信息技术的培养亦需作为培训的重点内容进行，可采取新老职工分组配合的方式进行工作，令老职工的“经验”与新职工的“创新”进行结合，通过相互学习保证所有档案管理人员能够灵活运用现代信息技术。另外，事业单位也应在单位内部设立档案管理考核制度，通过定期考核调动职工的工作积极性，同时也可在考核制度的基础上设置激励制度，对年度、月度考核及日常绩效成绩较高的职工予以职称等方面的奖励［4］。

2．4对信息化环境进行优化，提升档案信息的安全水准

对于信息化档案管理而言，安全性是保证其得以长久持续与运作的根本保障，通过对我国目前事业单位的信息化档案管理进行分析发现，目前事业单位档案管理内的安全隐患多来源于软件、硬件、人员、信息、社会环境、内容环境等多种方面，在这多方面的内容中，最重要的核心内容便是信息的安全保密，实现信息的安全保密正是提升档案信息安全水准的要旨所在。为了实现这一目的，事业单位可以自规章制度、运行环境进行落实，举例而言，在“互联网+”时代下信息共享与传播皆具有开放性特征，这无疑给档案管理的保密工作带来了巨大的难题，针对这一点，事业单位需要做好信息系统的安全工作，及时对系统进行更新、对漏洞进行修复，定期、不定期地关注计算机病毒的新变化并预先制定好应急措施，以此提升信息化档案管理的安全;而除了“线上”保密工作外，“线下”保密工作亦是保密工作中的重要内容，针对这一点事业单位应当对单位内部管理制度的建设进行落实，对工作人员进行严格管理，以此提升档案管理安全水平。

3结语

随着社会的发展与社会的进步，互联网已经成为人类生命中的一个重要的组成部分，“互联网+”时代的到来更为各行各业带来了新的发展契机，而对于事业单位的档案管理而言，“互联网+”时代的到来正如“及时雨”，能够令事业单位的档案管理工作突破以往的桎梏，以更加科学化、高效化的姿态向未来迈进。而为了实现这一目标，事业单位首先要做的便是意识到自身现状，意识到目前单位内档案管理所存在的“缺乏现代元素”“档案管理创新不受重视”及“单位内档案管理人员素质不足”等弊病，并通过构建信息化档案管理平台、建立档案数据库以完成档案管理工作的创新与档案信息资源的整合，通过提高归档质量、优化网络数据提升档案管理工作的质量，通过打造综合素质过硬的档案管理团队来解决事业单位内档案管理人员素质不足的弊病，通过对信息化环境进行优化、提升档案信息的安全水准保证档案信息的安全，全面提升事业单位档案管理的水平与质量，有效发挥出档案信息资源的重要作用，以档案管理为基点为事业单位其余各项工作的开展提供“坚实有力”的信息支持。

参考文献:

［1］辛克盛．探讨“互联网+”时代高校人力资源档案管理的工作时效性提升研究［J］．办公自动化，2020，25(7):27-29．

［2］刘爽，王静．“互联网+服务”下医院因公出国(境)档案管理信息系统的建设与利用［J］．兰台世界，2020(1):62-64．

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1当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多事业单位的人事档案管理的意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.1在人事档案管理工作方面的意识淡薄

很多事业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、开发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必要那么复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的开展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

1.2采用的人事档案管理方式比较落后

人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国it技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各本文由收集整理个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过it技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多事业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

1.3从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识

很多事业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工真是技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动开发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

2人事档案管理的优化措施

虽然各事业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

2.1 提高人事档案管理的重要性认识

当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各事业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，须明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依据。因此，各事业单位应注意转变管理的观念，及时对人事档案管理工作予以重视。

2.2 规范人事档案管理工作

各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度对人事档案进行收集和分类归档，施行定期和不定期的时间段进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少的人事档案，和人事档案的更新和合理快速传递。

2.3 丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值

人事档案不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是事业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好事业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

2.4 实施信息化管理

实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

2.5 加强相关工作人员的业务素质

事业单位可以通过开设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来开展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

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1 事业单位档案管理优化的必要性

机关档案工作是档案事业的基础，我国的机关档案管理工作是以机关档案室为主要模式开展的。当前的机关档案管理工作始建于上世纪50年代，主要是依据1983年颁布的《机关档案管理工作条例》（以下简称《条例》）建立起来的。随着我国国民经济、民主政治、社会文化快速发展，档案事业也得到长足发展。但从现实来看，档案管理水平还远远落后于经济发展水平，这是因为固有的管理方式自身存在着难以适应时展的局限性，使档案管理水平难以持续提高。事实也证明，时代快速发展的今天，《条例》在指导机关档案工作方面已显示出一定的局限性。当前，事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。因此，进一步规范事业单位档案管理对当前事业单位的建设发展具有重要意义。

2 当前事业单位档案管理存在的问题分析

（1）档案工作的重视程度不平衡

行政事业单位档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。

（2）档案管理模式有待提高

多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。

（3）档案人员业务素质还相对薄弱

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。

（4）档案管理基础设施建设滞后

当前，我国的现代化的办公设备相对落后，档案管理的硬件设备并没有随经济的增长而有及时的更新。事业单位不能充分发挥档案的作用，且不谈利用高科技设备进行档案的科学化和规范化。既不重视信息资源的开发，也忽视对现代档案资源的利用与管理，不善加利用当代的网络与计算机技术。总之，事业单位传统的档案管理方式和管理设备对档案的信息保护作用甚微，收效甚小。

（5）档案资源的开发利用工作不够完善

许多事业单位只注重档案的收集、整理、保管工作，认为只要保证档案不破损、不丢失就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。档案是国家宝贵的历史文化财富，档案部门应该想方设法的开发利用这些资源，最大限度地发挥档案应有的作用。

3 优化途径探讨

（1）加强人事档案管理宣传工作

提高人们对人事档案管理整体，加快人事档案管理制度改革的速度，首先就要结合人事档案管理工作实际，通过各种途径扩大对人事档案管理重要性的宣传工作。通过教育和宣传工作的开展，使大众清晰地认识到，在市场竞争日益激烈的大背景下，无论是区域之间还是企业之间的竞争，从根本上来说都是围绕人才进行的竞争。

（2）促进事业单位档案管理的深化发展

对于我国而言，现阶段各类型事业单位均需要借助于规范的组织学习以及定期的思想宣传方式强化有关单位内部档案管理的重要性认知。从这一角度上来说，要想在事业单位经营管理过程当中落实档案管理的重要地位，其前期在于构建一支优秀的领导团队，发挥领导团队的引导及榜样职能，以定期或是不定期的方式针对事业单位档案管理工作的执行情况进行严格的监督与检查。在此基础之上，各类型事业单位还应当结合自身经营管理的实际情况，构建一套与本单位经营管理实际情况相结合的档案管理工作考核达标机制，以事业单位档案管理工作的落实程度作为考核达标机制的关键衡量指标，通过级别或是薪资升降的方式实现对整个档案管理工作考核达标机制的动态化管理。更为关键的一点在于：事业单位还应当依托于单位自身发展使劲，构建有关档案管理工作质量的评价标准，通过评价标准的落实明确事业单位档案管理在工作过程中存在的问题与应采取应对措施，从而规范档案管理发展。

（3）事业单位档案管理应当着眼于对档案管理工作人员综合素质的提升

在知识经济时展进程不断推进的背景作用之下，档案管理工作人员作为档案管理的工作主体，其自身素质状况直接关系着档案管理工作质量的高低，这对于事业单位档案管理而言同样如此。考虑到事业单位档案管理工作有着较强的实践性与专业性，若从事档案管理作业的工作人员缺乏丰富的工作经验，势必会导致档案管理工作无法有效开展，事业单位有关档案管理的收集与整合需求也就无法得到充分实现。从这一角度上来说，事业单位一方面需要强化对职业道德的完善，引导档案管理工作人员明确与树立科学化的职业道德基本观念，一方面需要借助于对现代化信息技术的综合应用，重点关注对事业单位档案管理工作人员文字驾驭能力以及综合分析能力等专业水平的有效提升，通过对复合型事业单位档案管理人才的培养确保现代化事业单位档案管理工作综合需求能够得到有效满足。

（4）引进先进设备，加快其现代化进程

伴随信息时代的来到，加快档案管理的现代化刻不容缓，目前事业单位档案管理引进计算机，充分利用信息技术的优越性，结合档案管理和信息技术对档案进行统一的管理。从而极大地提高档案的利用水平与管理水平。同时，引进先进的管理方式，利用高科技加强管理效率与其现代化进程。

（5）提高档案作为信息资源的服务能力

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人事档案是合理配置人力资源的重要依据，伴随医院体制改革，提高人事档案的利用效率至关重要。然而，人事档案管理并不能带来直接的经济效益，部分医院对人事档案管理重视程度仍不足，现代化的人事档案管理发展滞后，严重阻碍了人才的开发与利用。笔者经过数月的调查，发现诸多综合医院现阶段的人事档案管理存在较多的不足，现加以概述。

1医院人事档案管理于现阶段表现出的不足

1.1管理方式落后

现阶段，我国较多的大型医院在人事档案管理方面仍沿用传统的方式，重在利用人工进行档案的记录与整理归类，严重与新时期的信息化建设脱节。沿用传统的人工管理方式，医院不仅需要增加管理费用，且严重降低了管理质量，档案丢失、受损等情况时常发生，不利于档案的开发与利用。与此同时，人工保管人事档案，工作人员面临的工作繁杂、任务量重，工作失误也难以避免，严重阻碍了档案利用效率的提升。

1.2基础设备投入不足

基于医院的行业特点，医院基础设施建设，更多的集中在病房环境的改善及医疗器械的购置上，对人事档案的信息化、现代化建设等重视不足。目前，很多的综合医院，其人事档案管理部门办公环境较差，网络设备缺少，难以采用电子档案的形式进行管理。此外，档案储存室的基础设施落后，缺少隔热、防潮等设备系统，内部储存的纸质档案受到环境侵蚀，多出现变黄、霉变、虫蛀等损伤，造成档案信息的缺失。

1.3管理制度不完善

制度缺失在医院人事档案管理中一直是较为严重的问题，虽然国家在近几年相继出台相关的政策制度，但是具体推行与落实的少之又少。与此同时，诸多医院没有针对档案管理的细节问题进行制度规范，档案管理的随意性较强，不利于档案的规范化管理与合理利用。比如：保管存放规范操作，检索、查阅等具体要求等没有详细的规定，管理人员往往依据自身的实践经验进行。

1.4管理人员综合素质普遍较低

人事档案管理具有复杂性、专业性等特点，医院应设立相关的部门，由专业的管理人员负责。但是，现阶段部分医院对人事档案管理工作的重视程度不够，多数由院内行政人员兼任管理工作，管理人员的实际管理能力低，尤其在面临医务人员转岗、考核、晋升等情况时，因管理人员专业素质低，往往降低了人事档案的利用率，管理问题也屡见不鲜。

2医院人事档案管理的优化策略

2.1充分运用信息化管理手段

新时期，信息技术日渐完善，并逐渐渗透到社会各行业之中，基于人事档案管理的复杂性，医院应积极引进先进的信息设备，运用信息化管理手段开展档案管理工作。加强对信息技术的运用，首先应引进信息设备，为电子档案的形成构建基础条件，通过对计算机技术的应用，实现档案信息的收集与整理，促进人事档案信息的综合利用。运用信息化管理手段，有效避免了人事档案的坏损，且更利于检索与查阅，利用效率将大幅提升。

2.2完善基础设施建设

要想有效提高医院人事档案管理质量，就要完善基础设施建设。人事档案管理的基础环境，以及软硬件设备的完善情况，是进行人事档案管理的前提与基础，只有不断对基础设施进行更新，才可为档案管理效率的提升奠定基础。基于此，医院应给予足够的资金支持，通过申请拨款、设立专项资金等方式，为基础设施的改善提供资金保障。此外，医院应紧跟时展，充分利用新时期的先进技术，加强对档案储存室的防潮、隔热处理，避免纸质档案出现损坏。

2.3完善人事档案管理制度

人事档案管理工作需要相关制度的约束，医院应针对当前的制度建设情况加以完善，根据当前管理中存在的问题进行探讨，制定规范条例，为档案管理工作各环节提供制度保障，以全面规范档案的管理工作。首先，针对档案管理人员，应制定明确的责任制度，对管理人员的职能加以定位，将具体的管理责任落实到个人；其次，要全面梳理档案管理的各项工作，对档案的收集、查阅、销毁、转递及保存等各项工作制定详细的规范，提高管理质量与效率。

2.4提升档案管理人员的整体素质

当前社会人才竞争愈加激烈，对人事档案管理工作提出的要求也越来越高，这无疑要求档案管理人员具备更高的综合素质。第一，管理人员要具备专业的技能知识，掌握先进的档案管理技术；第二，应加强对复合型人才的应用，在满足基本业务需求的基础上，聘用具备信息处理技术的管理人才；第三，重视管理人员的职业道德培养，加强对人员的思想政治教育，提高责任意识。

3结语

当前医院人事档案管理工作中存在的问题颇多，医院需不断增强档案管理意识，积极顺应时展，创新人事档案管理方式，完善基础设施建设与制度建设，并提升档案管理人员的技能、责任意识，对医院人事档案管理工作加以优化。

主要参考文献

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1.当前就业形势分析

我国是一个人口大国，曾有专家统计过，每年我国各大高校的毕业生高达700多万；博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长；而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。由此可见，我国的毕业生就业情况不容乐观，并且还大量存在着供大于求的过剩情况。在这样的社会条件下，如何让广大毕业生实现就业，降低他们的就业压力呢？有人曾说过，是金子就总会发光。当今社会更加需要高素质多方面发展的创新型人才，因此首先就需要让学生们树立好努力学习的终生学习观念，加强科学文化的学习，提高自身科学文化素质，提高自身的??际本领和能力，从而实现更好的就业。

在毕业生的就业形势中，也存在着大量专业不对口和用人单位对毕业生要求过高的就业情况。许多学生在大学里学了四年的专业知识，在就业时却常常不能将其发挥到实处，而从事了另一与所学专业无关的职业。要想大学生毕业后实现专业对口的就业，首先就需要大学生们在学校时努力学好自己的专业知识，提高自身的专业技能，为以后从事所学专业方面的工作打下良好的基础。其次，毕业生也要积极地树立自主创业的理念，不把自己的就业路线局限于所学专业，从而开阔自己的就业前景，实现毕业后更好的就业。再者，在学习的过程中，学生们还不能单一将侧重点放在知识文化水平的提高上，而应努力做到多方位、全方面的发展。在学习过程中多参与社会实践活动，积累社会经验；在与人交往的过程中提高自身的本领，提高与人沟通的能力；同时还可以提前准备好自己的简历，对自己所存在的不足之处进行改进，逐步完善自己的档案，使自己能在毕业后的就业中脱颖而出，找到合适的工作。

2.毕业生档案管理优化策略

每年大量学生毕业走入社会，不仅使就业形势更加严峻，同时也给毕业生的档案管理带来了困难。随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，进一步实现了办公自动化、文档一体化的扩展和深化。在网络化的时代潮流下，传统的档案管理面临着新挑战。电子档案方便快捷的使用，逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案与传统文件在载体、使用方法和保存方式上有着极大的不同之处，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，极有可能成为未来档案的主体。在新时展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？

2.1转变管理方式

与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要管理者们及时转变传统的档案管理方式，应积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。

2.2做好电子文件的保存及保护

在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情况，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，要建立专用库房、档案柜存放电子档案；积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备；要避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响以及防范机械磨损和强烈震动等，对存储的数据造成影响。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，还要努力做好杀毒扫毒工作，要及时将对档案产生安全隐患的因素排除在外，以确保档案保存的完整性。

2.3做好电子档案数据备份及恢复工作

电子文件是一种利用网络来进行资料存储的设备，自身的特性决定了其存在不稳定性和易于损害的风险。为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，以避免在数据遭受损害时能够得到及时的恢复。在备份档案的过程中，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存；另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

2.4加强网络安全

在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩；推广文明用网的理念，让网民能提高自身素质，不故意对他人的东西进行毁坏。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。

2.5制定相关的法律法规，加强管理的规范化

毕业生的档案以电子文档的方式进行管理，可以更加方便工作人员的管理。相比传统的管理方式，能够更加节省人力物力。为实现档案的优化管理，防止在电子档案管理的过程中出现无章可循、无法可依，重复、繁杂的混乱局面，确保电子文件管理的高效性和科学性，还需要制定与电子档案网络安全相关的法律法规和各种标准来支持，以实现档案管理的规范化。例如，在管理的过程中，可以对档案查阅的人员进行限定，提高档案管理人员的素质，实行全程监控利用电子档案的人员并自动记录，以防止毕业生档案被篡改而造成重大损失。

2.6加强专业人才的培养