档案的安全管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案的安全管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

档案指国家机构、企业社会组织和个人从事各项经济社会活动直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根本。档案的安全是档案管理的核心，能否安全有效管理实体及电子档案是发挥档案作用的关键。只有完整、真实、准确地收集有价值的档案，规范、合理地保管和保存原始档案，科学地分类并做好登记工作，才能最大限度地发掘利用档案的价值。

一、实体档案的特点及安全管理

（一）实体档案的特点

实体档案相对电子档案而言，实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案。实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用。实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等，这是实体档案最显著特点。

（二）实体档案的安全管理

要坚持常规安全管理。根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性地分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损的实体档案，需要利用科学手段及时进行抢救，并对档案数字化信息进行异地、多地、多材质备份。档案工作人员须对珍贵、重要的档案进行复制，并用复制件代替原件提供利用。要执行档案安全借阅制度。要做好全面、系统、安全地保存档案资料，建立有序、完整的档案制度，制定完善的借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。要树立高度的安全管理意识。这是档案安全管理的重要因素。保证馆藏档案的完整、安全，杜绝一切档案介质和档案内容的损毁、丢失、泄密事件的发生，是档案工作的永久主题。工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。要加强档案安全体系等建设。要全面开展档案安全体系的建设。加强档案管理体系的理论研究；执行相关国家政策和法律法规；做好人员、技术、经济保障等。档案安全工作，实行总监负责制，领导重视全员参与，专人负责；并与上级档案管理体系保持高度一致，与同一层次的档案管理机构做好协调和配合，避免出现衔接松散、管理缝隙和漏洞。

二、电子档案的特点及安全管理

（一）电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的产生，使档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术设备都在发生变化。档案以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。电子档案有其自己的特点。操作便捷，效率提升。在档案归档时形成的电子文件，按照档案管理规范将其增加、删除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕迹，确保档案页面的整洁。与其文件处理系统融合可使档案目录信息自动生成，大大降低了档案管理人员的工作量，提升工作效率。传递快捷、实现资源共享。电子档案的处理环境是计算机和网络终端，为此不受时间和空间的限制。存储空间小，容量无限大。电子档案占据极少量空间，几乎无重量和体积可言。表现形式多样、全面、形象、生动、安全。[1]

（二）电子档案的安全管理

自然灾害、电磁干扰、电源故障、设备被盗被毁及人为操作失误等多种因素仍时刻威胁着档案的安全，但电子档案的安全威胁还不仅于此。电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都有可能存在一些安全漏洞，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或被删除等严重后果。在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方法，加快构建应急档案的长效机制，以保证档案信息的安全性。[2]电子档案安全管理，首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。并严格规定存储介质的使用范围，杜绝病毒感染的渠道和通过存储介质泄密的可能。为了保障电子档案的唯一性和真实性，电子档案的内容须预先进行加密处理。在完善的合作存取控制下，防止在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息的遗失。电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。档案工作，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是为社会、企业提供现代化建设史料研究，开展各项工作的根据和条件。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断发生着变化。

电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形式，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理地将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，合理构建三维档案安全管理系统，主动适应新形势，提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。[3]

作者:姜艳丽 单位:大庆油田矿区服务事业部

〔参考文献〕

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关键词 电力档案；安全管理；规范措施

所谓的档案安全管理所指的是档案管理的相关企业、单位为了防止档案受到外来因素或者自身因素导致档案丢失或者损耗而做出的管理工作。通过安全管理的规范化措施可以有效地防止安全事故的发生，在最大程度上延长了档案保存的周期，能更好地发挥档案资源的作用。

一、电力档案安全管理规范化的重要性

关于电力档案就是电力部门内部工作以及事务的事实记录，在整个档案文件中反映了电力企业的文化、历史、事迹等内容。伴随着社会的进展以及市场经济的发展，市场竞争呈现出越来越严重的趋势。企业为了在这样的激烈竞争中获取主动权，就需要顶住供求关系的严重制约。在这样的背景影响下，电力企业应当通过自身的优势进行分析，及时发现企业缺点。电力档案所记录的就是电力企业中所发生的一切真实的大小事务。电力企业相关部门可以通过对这些档案的分析，针对自身企业发展策略进行科学、合理的规划与决策。档案分析以及管理工作，能够更全方位地为企业提供服务，促进电力企业经营管理模式的深化。电力档案安全管理是象征一个企业迈进现代化管理的重要标志之一，同时，通过电力档案管理工作还能反映出企业的管理水平。此外，通过电力档案，可以协助企业找到错误的根源，及时进行错误的修正，为企业的发展提高具有一定的促进作用。当前的电力档案管理工作已经突破了传统的档案管理方式，采用了电子档案以及纸质档案两种方式进行存储，更加方便了档案的使用性和实效性，提高了企业的工作效率，提升了企业的管理水平。因此电力档案安全管理的规范化具有非常重要的作用性与必要性。

二、电力档案安全管理的现状

对于当前的电力档案管理工作而言，有一些管理工作人员缺乏一定的认识，从意识上觉得电力档案管理可有可无，从而放松了自身对档案管理的工作要求。由于缺乏一定的重视，导致档案管理工作中出现了缺乏工作责任感、细节处理不到位以及缺少良好的职业道德。由于对电力档案安全管理工作的不重视，也放松了自我的要求，没有在工作学习中积累一定的档案管理理论知识，没有清楚地意识到电力档案安全管理的必要性以及对企业发展的重要性。有的电力企业对档案管理工作缺少一定的宣传，企业管理人员对于档案管理工作不重视，消弱了整个企业的档案管理意识。在一定层面上影响到了企业管理工作与时代需求的接轨。在当前我国市场经济得到高速发展的背景影响下，电力企业应该做好电力档案安全管理工作，不断地规范档案管理方式，更新档案管理观念，通过借鉴与创新档案管理手段，更加全方位地、真实地反映企业的发展状况以及经营成果。充分地发挥电力档案管理工作人员的义务与责任，为促进企业在市场经济竞争中获得一席之地而作出相应的贡献。

三、电力档案安全管理的规范化措施

（一）建立规范的档案管理准则。电力企业的发展是一个时间较长、资料较多的过程。在这个企业发展过程中，要想把电力档案进行全面、真实地记录是一个非常困难的工作。当前电力企业的档案记录人员相对缺少，档案管理归档工作缺少一定的标准化、规范化的管理准则。在这样的一个工作环境中，容易出现记录档案混乱的问题。因此电力企业应该建立起相应的规范化档案安全管理条例。让档案管理工作人员以规范的档案管理准则来进行约束与限制，通过规范、统一的归档标准来指导归档工作，有效地提高档案管理工作效率，提升档案的真实性与具体性。

（二）加强档案管理人员专业培训。现在的市场经济正在高速地发展，电力企业管理模式也在不断地更新与发展。传统的电力档案管理工作，都是兼职人员或者是暂时调派的工作人员。进行档案管理工作时，工作人员没有熟练的档案管理工作经验，对于档案管理的资料收集与整理、归档、记录、组卷等工作流程完全不了解，从而导致档案管理工作出现了许多的问题。比如：档案查阅不方便、档案资料不完整等问题。这些问题的出现严重影响了档案的利用率。因此应该加强档案管理人员的专业培训，有效地避免类似问题的发生，更加规范化、科学化、安全化地对电力档案进行管理。

（三）加强档案前期管理，保障档案管理规范化。电力企业每发展一个项目都是一个长期的过程，从项目工程的开始到结束都会产生许多繁杂的档案资料，而且这些繁杂的档案很难进行归档，如果在进行档案管理过程中，要一直待项目结束才进行整理，这样会造成档案管理的困难度。因此要加强电力档案前期管理，从而更好地保障档案管理的规划化、科学化更加具备档案记录的真实性。

（四）用法律手段来保障项目规范化。电力项目开展的每一个阶段的大小事务都要进行档案记录，以便在项目完成之后对出现的问题提供检查的凭证。因此，在进行项目合同合订时，就需要把档案管理归入合同当中，通过法律的手段来保障项目的规范化以及完整性。这也是电力档案安全管理的重要途径之一。

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中图分类号：G26

档案信息的特殊性，决定了档案安全管理工作在档案部门中的重要性，它是做好其他工作的前提，而且从大的角度而言，其还关系到人民群众的根本利益与改革稳定的发展大局。所以在实际管理工作中，应从思想意识上高度重视的档案的安全问题，其次还要在规章制度、技术设备、工作人员素质与成立应急预案等方面上下功夫，切实做好档案安全管理工作，促进档案工作的可持续与健康发展。

一、增强档案安全意识与建设档案安全管理文化

档案工作人员的素质很大程度上关系到档案的安全与否，所以必须以文化与素质为本，提高工作人员的档案安全意识，在档案部门中营造一种档案安全管理的文化氛围。首先可通过档案安全管理文化道德的建设来树立工作人员“安全第一，预防为主”的档案安全思想，增强他们的自我道德（职业道德）、公益道德（不违背社会公共约定与规则）与市场道德（以正当手段获取利益）；此外可通过建设单位档案安全管理文化来提高工作人员的道德文化与素质，同时对工作人员要进行安全管理专业知识与技能的培训与教育，增强他们的管理水平，促使档案安全管理技术化、科学化。档案管理人员自身也要明确自己的职责，主动学习档案安全保管工作的新技术与新技能，以适应新时期下的档案安全管理工作的要求。

二、建立健全各种档案管理机制，使管理规范化、制度化与科学化

一套完善的管理制度是档案安全管理的关键。企业要具体情况具体分析，建立并完善符合本单位发展的档案管理机制。各种档案管理机制如《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案管理人员岗位职责》与《档案查阅利用制度》等，都需不断健全与完善。具体可实施安全领导负责制，由单位领导带班负责，明确各人员的工作职责，切实将各项工作落实到位；实行专人保管档案的方法，由专人查阅、登记、记录，集中归档，同时要对档案库房的电子、文书与“十防”等档案信息做好保密工作，还要安排人员对防盗门窗、档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统与电源电线等硬件设备进行定期检查与维修，排除各种安全隐患，防止纸质档案出现霉变或是缺漏等现象。总之，档案部门应遵循相关的档案管理制度，各司其职，做到管理的制度化、规范化与科学化，促使档案安全管理工作顺利进行，保证档案的安全。

三、建设档案管理工作人员队伍，增强其业务素质

在如今的知识经济时代之下，人才是档案管理工作的关键。所以应引进大批的综合能力较强的新型人才，他们须具有相关的专业知识理论，同时还应博采众长，了解现代化科学技术。这样的新型人才，才会对档案管理工作更加容易适应，其稳定性也更强，并且还可以解决档案管理库房发生的突发事件或复杂情况[1]。

四、加强硬件设备建设，采用现代设备管理

在建设档案库房之初，就要考虑到硬件设备如墙壁的保温隔热、抗电磁干扰、防盗门窗、电源保护、防火等的配置，要保证档案库房的硬件设施能够最大限度地满足档案安全管理的要求。同时应及时更新管理设备与硬件，并调用可以适应和掌握现代设备管理的技术人才，如加密文件的密码设置与保管，防止网络中毒，档案信息被恶意攻击、篡改与窃取，达到人与技术完美配合，为档案安全管理扫除障碍。

五、防范风险，成立应急预案

突发的自然灾害如地震、火灾、泥石流、台风等会对档案信息造成破坏性的后果。另外，档案信息有可能因为工作人员的一时疏忽或是档案管理体制的不完善而遭到泄密、窃取与攻击，所以档案管理部门需针对这些隐患进行有效防范，比如在档案部门或是办公场所的显著方便的地方放置灭火器，并对其进行定期检查以保证有效，应预留消防安全通道；档案库房内严禁抽烟、使用明火与不能摆放易燃易爆物品；库房由专人看管，配备两套钥匙，一套归管理人员使用，另一套则由单位领导保管备用；对档案信息异地存储备份，重要档案还应保留其复印件，以防止信息损失；加强对档案的监控，及时记录登记进出库房的档案，并应及时清点检、查与归还上架[2]。此外，要针对意外事故的发生成立怎么抢救与转移档案信息的应急预案。

六、结束语

不管是纸质档案材料还是电子档案信息的安全，档案管理部门都需要不遗余力地去管理好与保护好。纸质档案受外界因素影响大，温度、湿度、磁场、光线、灰尘、机械震动与有害气体等因素均会或多或少对纸质档案信息的保存产生影响。电子档案材料则有可能遭遇到突发事件、计算机病毒感染或被恶意窃取等情况。因此，绝不能对档案管理工作有所松懈，应从各个方面入手，确保档案的安全。

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1 档案信息电子化安全管理的现状

1.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。

1.2 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

1.3 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

1.4 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化安全管理了。

2 档案信息电子化安全管理的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。

3 档案信息电子化安全管理的益处

所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆 室藏档案资料 纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

3.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆 室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

3.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3.3 档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

3.4 档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

3.5 档案信息电子化安全管理，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

4 档案信息电子化安全管理的拓展服务领域

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随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

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档案信息逐渐走向数字化管理是必然趋势,但在档案信息化过程中,出现的安全问题制约了档案信息化的进程。如何确保信息化档案的完整与安全,成为当前档案管理者的重要课题。

一、档案信息化管理的作用和意义

电子档案管理信息系统的建立,可以提高档案工作的效率,方便用户的使用,加强档案的保存,提高档案利用的效率,对维护和保障单位的合法权益,促进两个文明建设具有重要意义。具体优势如下:

(一)档案信息的传递量和服务对象的数量大大增加。由于数字信息占用空间小,信息传递不受空间的限制,随着计算机通讯网络的不断延伸,所能链接的用于存储和管理数字信息的服务器和存储设备及服务对象的数量将加速增加。

(二)时间的延续性,可以24小时服务。

(三)档案数字信息网络检索方便,传递速度快。

(四)可以根据利用者的需要,提供个性化服务。档案信息网络服务的出现,是我们提供档案信息服务的适时的现代化手段。

(五)资源共享,提高档案的利用率。利用网络传输档案信息,其有纸质档案不可比拟的优点,网络传输速度快,档案传输不再受空间和人力的限制。查阅者一旦需要档案就可以通过档案管理网络系统进行查阅,不仅可以查阅所需的信息,而且可以下载电子版的档案原件,没有必要再到档案室进行查阅。这极大地节省了查阅者和档案管理员的时间。还可以通过档案管理网络系统异地查阅档案信息,节约了人力、物力,大大提高了档案的利用率。

二、档案信息化后可能存在的安全隐患

(一)操作系统的安全缺陷

操作系统是计算机最主要的系统软件,是信息安全的基础之一。然而,因为操作系统太庞大(如Windows操作系统就有上千万行程序),致使操作系统不可能做到完全正确。操作系统的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如当Windows出现死机时,按一下复位键重新启动就可以了。但是,如果操作系统的缺陷被攻击者利用,所造成的安全问题就不能忽视了。

(二)网络技术本身的安全隐患

网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地的,任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时,网络的应用技术发展很快,新技术不断推动新的应用,而安全技术是一种在对抗中发展的技术,它总是显得有些滞后,防范攻击的能力不强,这样就导致网络安全的脆弱性。

(三)管理人员素质问题

据有关资料显示,80%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训,缺乏计算机与网络信息的安全意识,致使网站遭到攻击。

三、档案信息化管理中安全问题的防范策略

(一)加强对档案管理人员素质培训及安全教育

在档案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。档案管理的现代化,对档案管理人员的素质提出了新的要求,档案部门应加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育,不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。对现有的在职档案人员进行档案现代化管理和计算机网络等信息技术方面新知识、新技术的培训和再教育,积极引进复台型人才,为档案信息化管理注入新的活力,提升综合管理能力。应对工作中可能发生的意外事故,及时发现问题和解决问题,维护系统的安全和正常运行,确保档案信息的完整性。

(二)从管理上加强安全防范

针对信息化档案的安全问题,安全防范的最高境界不是产品,也不是服务,而是管理,没有好的管理思想、严格的管理制度、负责的管理人员和实施到位的管理制度,就没有真正的安全。

1.建口可以信赖可以控制的内部网络。管理好内外网络的通道,杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网。管理好软件资产,避免内部人员在计算机上安装使用盗版软件,以防引入潜在的安全漏洞,降低计算机系统的安全系数。

管理好计算机的外部设备,防止内部人员在内网计算机上通过移动存储介质间接地与外网进行数据交换,导致病毒的传人或者敏感信息、机密数据的传播与泄漏。

管理好单位个人使用的计算机上的重要文档,防止相同域内的终端用户互相调用和操作机密文件。

管理好输出设备,对于重要电子文档的打印,要进行严格的登记和日志管理。

管理好内网客户端,在单位局城网上建立起严密的监控点。

2.实施强审计管理。所谓强审计,就是利用日志对网络上的行为、踪迹进行监控,并能事后取证的技术。但是,与传统的计算机日志相比,强审计的日志是不能随便删除、修改的。如果要修改或删除,必须系统管理员、审计员及单位领导同时进入系统才能删除,从而有效保护内网。

强审计技术一般包括五个方面的内容:一是网络审计,防止非法内连和外连;二是数据库审计,对数据库的读取行为进行跟踪;三是应用系统审计,例如公文流转经过几个环节,必须有清晰的记录;四是机审计,包括对终端系统安装了哪些不安全软件的审计,并设置终端系统的权限等;五是介质审计,包括光介质、磁介质和纸介质的审计,防止机密信息通过移动U盘、移动硬盘、非法打印或照相等多个环节从信息系统中泄密。

3.档案信息的数据备份和容灾。理想的数据保护解决方案应既能解决业务对高性能与可用性的需求,又能解决备份与恢复管理问题。目前,数据备份与容灾能力已成为存储安全保障的重要标志。容灾备份就是指通过特定手段和机制,在各种灾难损害发生后,仍能最大限度地提供正常应用服务的信息系统。它可分为数据备份和应用备份。数据备份需要保证用户数据的完整性、可靠性和一致性。对于提供实时服务的信息系统,用户的服务请求在灾难中可能会中断,应用备份必须提供不间断的应用服务,让客户的服务请求能够继续运行。

(三)保障数字档案安全的技术措施

数字档案是技术的产物,因此,运用先进网络技术和信息安全技术是确保数字档案安全的重要保障。

1.计算机和网络防火墙技术。防火墙是网络之间执行访问控制策略的系统,是硬件和软件的组合体,它保护内部网络免受非法用户的侵入、过滤不良信息、防止信息资源的未授权访问。防火墙的实现技术主要有:包过滤技术、服务技术、状态监测防火墙技术等。

2.档案信息加密技术。密码技术是网络安全技术的核心,是提高网络系统数据的保密性、防止机密数据被外部破解所采用的主要技术手段。采用加密技术可以确保数字档案内容的非公开性。加密技术通过信息的变换或编码将机密敏感信息变换为难以读懂的乱码型信息,以达到保护数据安全的目的。数据加密技术可分为两类:对称型加密和公钥密码算法。

3.档案信息防写技术。防写技术,即将数字档案设置为“只读”状态,在这种状态下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其进行任何修改。在计算机外存储器中,只读光盘只能读出信息而不能追加或删除信息;一次写入光盘可供使用者一次写入多次读出,可以追加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改数字档案的内容,保持数字档案的真实性和可靠性。

四、结语

随着档案信息化进程的深入,大量数字档案的安全问题已经摆在档案管理者面前,如何做好信息化档案的安全工作值得我们不断探讨和研究。

参考文献:

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（一）电子档案的信息安全隐患。由于电子档案不受时间、空间的限制，并不具备传统的纸质档案的物理特性，很难摆脱计算机的依附性。所以说，脱离计算机系统的电子档案则不现实，主要表现在物理性实体状态的缺失方面，所以，电子档案则具有更为严峻的信息安全管理方面的问题。比如，互联网中的黑客入侵、病毒攻击，这些都给电子档案的传输、获取、共享带来了很大的风险。同时，电子档案还存在容易被篡改的问题，使得信息完整性、真实性受到挑战，互联网所具备的共享特点也不利于实现电子档案的保密性要求，当出现网络瘫痪或者故障的情况下，则面临着很大的危机。

（二）电子档案的载体安全隐患。分析信息时代电子档案管理，其正朝着实体控制向智能控制的发展趋势，增加了电子档案管理中的载体安全性问题。计算机数字技术则是电子档案出现的基础，只有保证依存环境下的智能载体安全，才可能实现电子档案的可利用性。同时，部分电子档案管理的环节还存在一定的安全隐患问题，比如，相关的办公环境、计算机机房、档案信息库房等场所，没有按照国家电子档案管理的要求进行配置，缺乏相应的监控系统，具有不完善的防火防水设备，特别是没有配置电磁信息辐射泄漏防护设备、抗电磁干扰保护设备等，这些都会造成电子档案安全性受到很大影响。另外，部分管理人员并不了解电子档案光盘材质性能，不能为其提供良好的保存环境，产生氧化反应则会影响其使用寿命。

（三）电子档案的制度安全隐患。电子档案的社会化服务具有比较广泛的内容，具体包括，档案外借制度，档案信息浏览制度以及档案复制制度等方面。当前，针对电子档案管理的对外服务方面还存在很多不完善的内容，服务制度还有待于进一步完善，比如，电子档案的使用权限、电子档案借阅权限，相应的内容加密处理、严禁拷贝措施等方面，存在较为模糊的管理分类问题。同时，内部管理人员的档案应用权限也存在一定的问题，没有全面的控制和监督体系结构，主要表现为：一是，内部人员非法外传电子文档的问责落实不到位。二是，在进行调用电子档案的过程中，无法有效实施有效的监督管理。

二、信息时代电子档案的管理策略

（一）进一步提升电子档案存储保管工作，确保电子档案载体的安全性，应将核心工作落实在电子档案的存储保护中。一方面，应该重视电子档案的外部存储环境的保护问题，并根据规范标准要求，做好相关的有害物质检测分析工作，调试适宜的温度湿度，重视磁场电场的干扰问题，防止电子档案由于机械冲击力而受到损坏的可能，结合国家标准条件来规范储存条件。另一方面，从存储光盘材质本身考虑，管理人员应该具有高度的责任感，为避免意外擦伤情况出现，或者造成不必要的触摸与挤压痕迹，应及时检测和拷贝电子档案信息，以期实现其长期可读性要求。

（二）进一步加强管理人员专业信息素养的提升。为了保障电子档案信息安全，管理人员应该具有足够的信息化专业素养，应该有处理必要的信息技术的能力，结合实际的管理要求，应该重视以下几各方面：一是信息数据备份，这是电子档案安全管理的重要环节，对于防止信息失真、丢失则是非常关键的环节。二是信息加密，结合非授权用户的窃听和破坏行为情况，在非公开档案的传输过程中，应该应用必要的加密处理。三是访问权限控制问题，获得有效的控制访问权限也是网络安全的重要策略方针，保证实现具有权限的用户的合法操作。四是重视病毒防护，管理人员应该重视网络病毒的发展情况，积极采用有效的杀毒防毒措施，保证档案信息库不受病毒侵害。

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随着生活水平和消费需求的日益提高，人们对网络与信息提出了更高的要求。对于具有庞大信息数据量的医院档案管理工作而言，如何才能更好的利用现有信息资源和信息网络进行全面的管理和调度，从而使医院档案工作达到真正的“无纸化”已引起档案管理工作者的高度关注。笔者认为，加强“无纸化”管理主要应该从以下几方面人手。

1绝对保证网络安全，坚决杜绝病毒侵入

要想保证网络系统及信息数据的正常运行，首当其冲的工作就是要保障系统的安全性。如果让病毒侵入了系统，对于整个企业乃至整个网络的损失可以说是毁灭性的，是无法衡量的。与生物病毒相比，计算机病毒具有隐蔽性更强，传播速度更快、更广，破坏强度更大的特点，如果文件或系统网络被病毒感染，整个网络就会被不法之徒所操控，所有的资料和文档就会被暴露。特别是在经济飞速发展和数字化集成化高度发展的今天，保护好整个网络的安全已经和整个企业乃至整个社会的生命紧密的联系在了一起。要保证网络安全，具体实施步骤大体分为：(1)严防网络病毒的入侵，安装硬件及软件防火墙，定期升级更新。(2)对系统盘、数据盘及时粘贴标签并采取系列保护措施，做到非紧急状况不外借，归还后及时杀毒检测。(3)对机密文件及档案卷宗进行加密封存，及时做好备份。(4)对系统及其终端设备进行定期保养和维护。(5)制定安全的规章制度，定期进行机房、资料、软件等各方面的考核检查[1]。

2保证电子档案文件及文字性资料的持续性和资料性

由于电子档案的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子档案的读取软件至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处[2]。

3落实医疗系统电子档案的编研原始来源，确保其真实有效

医院档案工作首先反映了医院的基本业务活动，理应服务于医院的发展建设。多年来，随着我国经济体制改革的深入开展，医疗事业的信息化改造也在有条不紊的大踏步前进，各个医院都进行了大胆的尝试和摸索，同时也积累了宝贵的经验和教训。确保电子档案的原始性和准确性，可以说是诸多档案编研问题中的首要问题，因为档案在法律上的凭证作用就是基于它的原始性。另外，电子文件在形成和传输过程中被修改也是一个不容忽视的问题。因此，配备专业的人员进行规范化、细节化、有条理、有步骤地实时监督，及时纠正确保资料的原始性、正确率是一个非常行之有效的办法[3]。

4减少单位办公开支，实现医院网络共享

“网络共享”一词，可以说是现阶段计算机网络发展的必经之路。有了网络共享，就可以大大减少纸面文件的传送和收发，缩短了信息文件的传送速度，可以大幅提升工作效率，减少单位的办公日常费用的开支。在访问级别允许的情况下，可以随时访问查询，增删内容。因此，在整个医疗系统乃至全国医疗行业建立局域网或者城域网便可以真正实现所谓的“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，实现同级之间互访、上下级之间互联的现代化信息模式，更好地为医院档案工作提供一个取长补短、互通有无，接受各级领导工作检查等的渠道[4]。

5电子文件对档案工作的影响及对策

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文件材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统[5]。

此外，由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类[6]。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。因此，关于电子文件对档案工作影响的对策，笔者认为大致可以简要从以下几点考虑：(1)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。一是转变观念，加深对电子文件归档工作的认识，二是电子文件与纸质文件同步归档。(2)解决好电子文件的保存问题。影响电子文件安全与保密的因素主要有两个方面。一是技术方面，措施主要有加密技术；访问控制技术，具体包括入网访问控制、权限控制、防火墙控制；签署技术；防写措施；建立备份与恢复系统。二是管理方面，具体措施是电子文件的制作过程要职责分明；电子文件形成后应及时进行积累，防止信息损失和变化；建立和执行科学的归档制度；制定和严格执行保管战略；加强对电子文件利用活动的管理；建立电子文件管理的记录系统；培养专业技术人员，维护网络的正常运行。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。(3)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，利用工作和其他基础工作构成了一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体式的管理结构。(4)档案人员知识结构的变革迫在眉睫。对电子文件的管理，是一项极其艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。要求档案管理工作者必须全方位地积累和掌握多方面的知识和技能，既要懂档案管理的基础知识，又要懂计算机和自然科学的基础知识；既要懂国际标准化知识，又要懂相关外语知识。所以必须采取措施抓好知识更新，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

6与时俱进，打造档案智能化网络化的新时代

随着我国新时期新思路发展理念的顺利实施，打造一个智能化、网络化的现代化医院格局，已经是时展的必然趋势。因此，档案管理的电子化对管理人员提出了更高的要求，要坚持党的方针政策，与时俱进。充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平，更新观念，抓住机遇，迎接挑战。

参考文献

[1] 孟庆勇.现代化管理在医院档案中的应用[J].临床合理用药杂志，2011，11(9)：153.

[2] 孙奇，孙富国，张斌.医院档案现代化管理之浅析[J].白求恩军医学院学报，2011，11(3)：220-221.

[3] 李琳.计算机技术在医院档案管理工作中的应用[J].医学信息，2009，9(9)：7-9.

[4] 许剑波，姚云华.医院档案信息化建设的现状与对策[J].中国现代医生，2010，48(1)：87-88.

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随着21世纪科技的发展和时代的进步，网络技术的应用越来越广泛。在这样大的背景下，数字档案的管理问题尤为突出，它不仅关系到企业各项工作能否正常运转和进行，也关系到档案储藏的质量要求和寿命长断，如何保障数字档案的安全是一项新的巨大挑战。不管是国家企业还是个人单位都应该将数字档案的安全管理放到首要位置，建立确保档案安全的相应管理体系刻不容缓。

1.深入理解数字档案的内涵

现如今有关数字档案内涵的定义很广泛，并且大多数人都走进了数字档案就是电子档案的误区。这是由于当下的电子环境中对文件和档案的规定不规范，而且，电子文件并没有得到专门的法律保护，所以，在档案界，很多人还是将电子文件和电子档案混为一谈。

在我国，多数的档案学者对电子档案的定义也全然不同。例如：武汉大学的刘家真教授将电子档案认定为“电子档案与电子文件都是以既定的数字形式予以记录，并可为电子计算机处理”。人民大学的冯惠玲教授则认为“电子档案就是在指定的计算机系统当中产生并且主要在该计算机中使用的一种档案文件”。

然而，无论是“数字”还是“电子”，其表达的中心思想都是一致的，只是都有自己的内涵侧重点而已。总结归纳这两种说法，学者和专家们更倾向于“数字档案”。何为数字档案？它说的是利用现代技术而形成的，对国家和社会都是具有一定保存价值的，并且经过严格的归纳整理后，依赖于计算机保管，可以在网络上传输使用，以数字代码记录文字、图像、声音等不同形式的历史记录。这些数字资源日后将会成为网络环境中提供档案利用的主要材料。

2.数字化档案管理存在的主要问题

2.1安全意识问题

就目前而言，从事档案管理的工作人员在信息安全保障方面的安全意识还很薄弱。针对数字档案信息安全管理的重大突出问题，广大群众知道的并不是很多，有的人几乎毫无概念，他们在广泛使用、查询数字档案的同时丝毫没有意识到某一天这些现存的数字档案会消失不见。就算是有的档案从业人员也毫无察觉。不进行主动的保护探讨和研究，不采取科学有效的保护措施，这些都是造成数字档案在安全保障和理论实践中缺乏坚实基础的原因。

2.2技术革新问题

信息的发展，也会带来技术的飞跃，这也就促使数字档案在信息安全技术上存在了很多问题。尽管信息技术的快速发展解决了部分数字档案安全保障方面的问题，但是信息技术的日益发展也为数字档案信息的安全保障带来了一些新的问题。例如，数字签名、数字水印等都各有优势和短处，如何合理选择、如何完美搭配等诸如此类的问题都等待着进一步的解决。

2.3制度执行问题

现在我国的数字档案信息安全管理中还存在着许多问题有待解决。首要问题就是数字信息安全管理的水平远远落后于其他技术先进的发达国家。再有就是管理制度不够完善，尽管档案管理部门都拥有自己的管理制度，但有的纯粹就是为了应对检查，天马行空，不切实际。有的则是不管本企业、本单位是否适用就胡乱的相互抄袭。这样的数字化档案安全管理在执行起来是相当有难度的，甚至偏离了档案管理的轨道。

2.4无健全管理体系的问题

目前， 虽然数字化档案安全管理的工作得到了一定的认识和改革，但是在安全策略和风险管理水平上还是存在着很多问题。首先就是数字化档案的管理水平落后，止步不前，创新改革环节薄弱。其次，缺乏规范的日常操作，职责范围划分的不够明确，工作人员疏忽懈怠，混淆岗位工作内容，擅自修改软件程序等问题层出不穷。最后，也是最关键的一个方面，重要业务系统的计算机密码不定期进行更改设置，或者过于简单，这样很容易被非工作人员进入应用系统而随意篡改数据或者造成引发数据的流失。

2.5关于培养人才的问题

数字化档案安全管理的首要因素是人才的培养，这要求要建立数字化档案信息的管理保障体系，就要具备一些熟练掌握计算机知识的和熟悉档案管理业务的综合型人才，可是就目前而言，档案管理部门很难任用到这样的复合型人才。还有就是档案部门难以保留住专业人才，现有的档案管理人员大多数都素质水平较低，学习和创新意识薄弱，而且绝大多数的数字化信息档案的工作人员都没有接受过本部门专业的技术培训和指导，这也就导致了管理人员在工作上不够重视、相关工作做的不到位等问题的出现。同时，在实际的数字化档案安全管理保障体系的建设过程中，档案管理部门的工作人员对自己本职工作的观念上还存在着诸多盲区等待纠正。

3.加强数字化信息管理安全问题的防范策略及方法

3.1增强数字化信息档案管理人员的安全保护意识和工作能力

网络和数字化档案信息的安全保护，不只是少数网络管理人员的职责所在，它需要所有从事档案管理工作人员都要积极的参与进去，这是因为每个人都有可能无意中就将档案上的信息泄露出去，所以提高档案管理人员的安全防护意识就显得尤为重要了。与此同时，要竭尽所能的发挥出每个工作人员的内在潜质，不但要管理好实体档案的安全，还要保障数字化信息档案内容的真实可靠、完整充实。要经常完善安全教育化体系的同时积极普及防护知识，尤其是那些强调带有高密级风险的数字化信息档案，一定要增强档案管理人员的安全防护意识，做到防患于未然。

3.2完善相关的管理制度

无规矩不成方圆，制定并实施切实可靠的安全管理制度，在数字化档案安全管理方面有着举足轻重的作用。计算机及网络硬件设施是保障档案信息安全存储和传递的重要环节，要建立完善的管理制度，就要制定包括通讯设备、服务器、机房等网络上允许并支持档案管理机构的内部系统，还要求包括数字化信息档案管理系统运行的网络基础设施的定期维护等管理制度。要对这些设备的维护、制度的管理落实到相关负责人，责任人要做到恪尽职守，及时发现问题并提出解决办法。用规范的管理制度来约束档案安全管理的每一环节，在做到维护数字档案原始性、真实性的同时也让人们对数字化档案的管理有了信任，保证了数字化档案的规范管理。

3.3增强数字化档案管理的基础设施建设

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当前社会是网络化、数字化、信息化高速发展的社会，信息化条件下许多重要信息及数据都开始采用网络化管理模式，档案管理工作也不例外。尤其是档案工作中最为重要的数据库一项，当前也越来越多的采用了网络数据库进行操作。而网络化一方面为我们提升了工作效率，加强了各种数据信息的使用效率，但另一方面，网络环境下也存在着其特有的安全管理问题，如果管理不善，网络环境下所产生的安全管理问题将会比传统管理模式所产生的安全管理问题更为严重，尤其是对于档案数据库来说，数据库里的信息数据逐渐呈海量增长，其内容更是包括了各行各业，也不乏许多机密数据，如果数据库的安全管理出现问题，那么影响的将不再是某一个部门、一家企业或者一个行业，甚至将会影响到我国的经济建设全面发展乃至上升到国防安全范畴，所以加强档案数据库网络化背景下的安全管理势在必行。

1.当前网络环境下的档案数据库管理现状

当前网络环境下的档案数据库安全管理问题多，机密数据被泄露、被恶意删除、篡改等问题也比较严重，安全管理不仅会对档案管理工作的水平提升造成严重阻碍，还会制约档案数据库的使用与相关其他部门的工作。当前档案数据库安全管理问题主要存在着宣传教育力度不足，无法引起更多人的注意，从而无法有效取得信息沟通，让违法犯罪分子有了可乘之机的问题，同时在制度建设方面也不够严密，在执行过程中也缺乏监督约束，安全管理工作变成了自说自话，难以在更为严格的约束环境中自觉提升管理质量。此外，过于强调制度执行而忽略了文化建设在安全管理方面的积极作用，从而无法激发工作人员参与安全管理的主动性与自觉性，降低了各项安全管理工作的具体执行力度。最后，在专门化管理软件的开发利用方面力度不够，许多安全管理软件都无法切实实现档案数据库的安全管理要求，从而给网络黑客、不法分子留下漏洞，给安全管理造成隐患。

2.提升网络环境下档案数据库安全管理的措施

当前网络环境下档案数据库安全管理存在着诸多问题，这些问题的原因是多方面的，如果我们仅针对某一方面进行加强而忽视其他方面内容，必然在全面加强安全管理的问题上无法获得令人满意的答案，所以我们应该针对这些问题，有的放矢寻找解决方法，全面提升各个环节的管理水平，从而促进网络环境下档案数据库的管理质量。

2.1加强安全管理的教育宣传

任何管理工作都需要争取更多人的支持与拥护，而想要达到这一目的就必然需要加强相应的宣传教育工作。对于网络安全管理工作来说，它不仅仅是某一个部门或者管理人员的本职工作，想要切实加强档案数据库的安全管理就必须形成一个良性的管理环境，而凡是涉及到档案数据库使用的部门和个人都应该参与其中，应该加强所有人在档案数据库安全管理问题上的意识和能力。所以必须加强安全管理的宣传教育工作力度，宣传教育应该避免浮于表面，应该从各个部门的具体工作实际出发，将安全管理与日常具体工作有机结合。宣传教育形式应该多元化，授课式、辩论式、培训式等，同时重视同级单位之间的交流互访，为各部门工作人员提供更多学习的平台。在宣传教育的周期上应该采用定期学习新技术以及强化阶段性管理成果分析研究的方式，从而在思想上形成安全管理人人有责的正确认识。

2.2加强安全管理的制度建设

管理工作想要切实加强，离不开科学规范的制度及有效执行。因此必须针对网络环境下的档案数据库安全管理容易发生问题的所在进行进一步的制度调整和水平升级。首先，要加强数据库直接管理人员的责任制落实，对于某些极为重要的管理职务和管理项目应该推行终身问责制，从而切实保障责任的有效落实。此外还应该加强网络设备的维护保养制度及人员岗位制度建设，在坚持专人专岗避免职务交叉的同时，推行轮岗制，轮岗制能够有效避免长期占据同一职务而滋生的利己主义思想，同时也能够帮助相关岗位工作人员了解整个管理流程，从而提升岗位与岗位之间的协作性，确保整个管理工作开展更加科学有序并富有成效。其次，以安全管理工作为核心加强绩效考核机制建设。最后，要加强监督机制建设，在监督机制建设方面，要推行内外结合的监督约束建设原则，所谓内，就是内部审计，内部审计工作人员不仅包括熟识档案数据库安全管理的专门人士，同时也要包括社会专门审计机构的专业人才，这样一方面能够确保审计工作的精确性与实用性，避免走形式以及提升审计工作小组对单位的忠诚度，另一方面能够利用专门审计人员多年来从事同类型审计工作的丰富经验来提升审计工作的总体质量，帮助单位将审计工作推向更为科学、合理以及规范的发展方向。外部监督约束机制建设方面，就是加强与社会媒体的沟通协作，同时加大社会公众在舆论监督权履行方面的主动性与积极性，为安全管理工作打造一个积极的外部环境，约束其管理行为，促进管理工作质量提升。

2.3加强文化建设工作力度

现代社会，管理工作想要取得实质性的质量提升，除了要有科学严密的制度保障以外，更重要的是要让被管理人员从被动的应付管理转变为主动的参与管理，因此文化建设工作在现代管理工作中的重要性也日益体现，只有将制度融合于文化当中才能够让内部人员及被管理对象树立起遵守管理制度的自觉自愿意识，才能够激发他们参与管理的积极性与主动性。在网络安全管理工作方面，整个档案单位共同参与相互协作是重要内容，因此更需要让文化来推动制度的建立与执行，在制度确立、人员素质有效加强的同时还需要将制度转化为内在文化，促进工作人员的工作积极性与自律性。安全文化建设最重要的一环就是加强安全学习的组织工作，并通过与个人利益直接挂钩的形式激发工作人员的参与热情。

2.4加强数据库安全管理软件开发应用

首先，要加快专门化管理软件的开发及使用。当前市面上有许多信息化管理软件，但是档案数据库的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在访问权限、访问时限、访问者身份以及信息机密性需进行严格控制等方面有更多且更高的要求，因此应该进行专门化的软件开发，软件开发虽然比成品软件购置需要花费更多成本，也需要进行操作技能的专门培训，但是也能够更好的实现上述管理目的，从而有效杜绝安全管理中的种种问题，因此应该用全局眼光看待这一问题，切不可顾忌眼前成本而放弃长远发展。

3.结束语

当今社会是网络化、数字化、信息化高速发展的社会，各项管理工作的提升都离不开信息化手段的不断改革，对于网络环境下的档案数据管理工作而言，网络条件下给予了管理工作许多便利，同时也带来了许多只存在于网络环境下的新问题，这些问题给安全管理工作造成了阻碍，但同时也是我们不断发展与提升的考验，虽然安全管理问题不是一朝一夕就可以达到一个较高的水平的，但是相信只要我们不懈努力，必然能够不断加强，不断提升档案数据库安全管理水平，从而发挥出网络数据库在档案管理及利用方面的更大作用，推动整个档案管理及利用的质量大幅度提升。

参考文献：