档案管理的原则模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理的原则，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

在一个企业中，档案管理无疑是企业管理的一个子系统。对于非国有企业，能否探索出一条行之有效的档案管理方法，其意义已经不仅仅在于是否有利于档案学理论研宄的丰富和促进，更在于能否对该企业的生存和发展发挥其实际的事功。

我国对非国有企业档案管理比较集中的探讨始于上个世纪90年代，而有探讨就必然有分歧。这种分歧既来自观念上，也来自现实中。试以如下表述为例：对于众多非国有企业，档案行政管理部门应对它们进行调查、摸底、排队，对不同行业、不同规模、不同经营方式的企业，做到心中有数，从而尽快制定、出台一批地方档案行政规章、管理标准、制度，尽量使企业不走弯路或少走弯路“抓执法检查是最重要的一个环节”等等。笔者以为，这可以看作是传统观念的典型文本，是“计划时代”“强势政府”在档案管理领域的精神延续。但是，实践似乎在证明这种判断对当代现实缺乏更宏观和深入的分析。对当代中国而言，这是对政府的力量作了过于乌托邦，或者说过于乐观的估计。其实在笔者看来，有学者指出的“理顺关系”才是真正中的之语。虽然宄竟如何理顺，这方面的研宄尚不够深入，但有一点倒是达成了共识，即将法律监控作为国家对非国有企业控制的重要手段。犹为可贵的是，对于监控本身，有学者作出了清醒的认识和反思：监管中应坚持不干扰非国有企业生产经营活动，有利于促进非国有企业加强管理，提高经济效益；有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。”“监控方法要灵活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在这个意义上说，这种观点不是袖手谈经，却体现了一种清醒、求实的色彩。

要谈非国有企业的档案管理工作，百转千回，最终还是绕不过非国有企业档案管理的原则和外部体制问题。事实证明，较为明确的、进一步探讨这些问题的时机已然成熟。虽然如此，本文的目的并不在于提出一套具体、明确而放之四海皆准的操作程序，而仅在于对非国有企业档案管理的原则和体制作一番同当下现实环境相契合的思考。

二、非国有企业档案管理应遵循的原则

谈及“原则”，不能不提及我国档案工作的基本原则。1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法)规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作基本原则，是指导全国档案工作的科学准则。既然如此，为什么在这里还要谈‘非国有企业档案管理应遵循的原则”？

笔者的本意是，前者的表述侧重于宏观层面，而这里谈的“非国有企业档案管理应遵循的原则”则更倾向于微观视野。但是，不仅仅如此，更重要的在于1987年《档案法》公布时所处的时代背景，即当时非国有企业无论从数量还是质量上在国民经济体系中还仅仅处于“补充”的地位，质言之，国有企业大一统的局面并没有被撼动。因此，“统一领导，分级管理”这样的宏观原则更多是对国有企业而言，其着眼点也不可能超越当时的社会现实。然而，当从产权到制度都与从前的国有企业迥异的非国有企业发展到今天成为一股不可忽视的力量时，我们显然不宜再将原来的宏观原则作过于教条和机械化的理解。因此，今天从微观层面上提出“非国有企业档案管理应遵循的原则”，可以说是改革深入发展的内在要求。这与其说是一种变革，毋宁说是一种发展、完善。

1、效益性原则

企业是以盈利为根本目的，从这个意义上说，市场经济下的企业首要遵循的是效益原则。企业档案管理讲求效益性从根本上说是市场经济的客观要求和体现。

所谓效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在这一小一大间寻求一个最佳的平衡点。

效益性原则的贯彻过程，本身就是一个冲出偏见的过程一个审视成法的过程。如果能以国外企业的管理方式为鉴，那么日本的经验让人不无启迪。日本实行的是政府主导下的市场经济，既有别于英美式的自由市场经济，也有别于西、北欧的社会市场经济。日本民间企业在对重大事项进行决策时，一定要对投入资本额及预期收到的效果进行比较研宄。在实施“设置完备的档案管理体制”时，日本的民间企业总希望获取大大超过投入的成效。事实上，他们在实践中很少走集中统一保管的道路，而是分散管理。民间企业按各自独立的意志决策的管理方式，是日本社会适应现代化进程的一种制度选择。

如果放到整个国家和社会的视野来考虑，效益性原则最终还涉及到非国有企业档案管理的外部体制问题。在此背景之下，笔者愿意引入一个理论的参照系，即乔治。索罗斯在《开放社会：改革全球资本主义》—书中提出的关于一个开放社会的“基层化原则”。根据基层化原则，凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成，凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成，其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度，因为它们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。在这一思路下，除去企业和员工本身，各种官方色彩相对淡出的档案中介机构、各种行业协会和档案工作者协会将有所作为。关于这一体制问题，在后文还将进一步谈及。

2、自主性原则

顾名思义，所谓自主性原则，即是由企业自身作为档案管理的主体，企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。笔者以为，这是由我国现行法律法规推导出的必然结论。

按照《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定：私营企业的资产属于私人所有。”照此精神，非国有企业的档案作为特殊财产，同其资产一样也应该属于资产的所有者拥有。道理不难理解，私营企业是以生产资料私有制为基础的，而私营企业档案是私营企业在从事生产、经营活动中形成的历史记录，它不是独立产生的，是企业各项活动的伴生物。而把这个结论一般地推广到整个非国有企业范畴，我们就完全可以说，产权制度的多样性决定了档案所有制的多样性，企业产权归谁所有，企业档案也归谁所有。从法理上讲，此结论适用于《民法通则》关于财产权的一般规定。因此，非国有企业的所有者毫无疑问地享有其所有权、占有权、收益权和处分权，当然也包括档案的管理权和很大程度上的处分权。

由此，曾有报章提到过的由档案行政机关动员帮助非国有企业建档的说法其实大有可斟酌之处。有求必应的“帮助”当在情理之中，越俎代庖的“动员”却是师出无名。

然而，为什么上文只提到“很大程度上的处分权”呢？这是因为档案作为企业活动的沉淀，同一般企业行为一样，也在一定条件上具有经济学上讲的“外部性”一比如对档案的第二价值的考虑，对国家安全的考虑。因此，《档案法》第十六条有如下规定：集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的，或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”一尽管有些问题有待在立法上进一步明确（这在后文的体制部分将会谈及）一却不妨碍我们作如下结论：非国有企业档案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基层化原则”。根据索罗斯的解释，基层化的含义是，由于难以确定什么是公共利益，因此决策必须在尽可能低的层面上作出，层次越低，因大一统决策带来的风险也越小，而管理成本也越小，效率却高。@这里讲的基层化原则不仅仅适用于政府系统，而且也适用于经济、文化和其他领域对档案管理而言，非国有企业的自主管理正是这一原则的集中体现。道理很简单由于权力过分集中的管理模式对管理对象而言往往具有一损倶损的风险性；而另一方面，过度的垂直控制将动用极大的资源，降低国家行政的效率。这样，既不可能降低高度集权的管理成本和风险，相反还掣肘了基层单位的效率和灵活性。在不可能对每一个企业的运作情况和档案信息进行细细甄别的情况下，非国有企业档案的自主管理理所当然是明智之举。

3、灵活性原则

所谓灵活性原则，笔者以为至少包含三层意思。其一便是管理方式的灵活。方式由环境决定，非国有企业成千上万，情况各不相同。各企业规模不同，具体软硬件环境也不同，管理档案的方式也就不尽相同。哲学有一个重要观点，即任何真理都有其适用条件和适用范围。抽象地谈某一种档案管理的具体模式的优劣并不能给实践带来多少指导意义。试想，如果面对的是一个小企业，本身产生档案不多，却要求其照搬传统国有企业的档案管理模式，专门的档案机构和专职的档案人员一应倶全，集中统一，层层控制，按时移交，定时鉴定，从理论上看好则好矣，却未免可笑。推而言之，企业不仅有规模的不同，更有行业特点的差异，其管理方式或分散，或集中，不必强求一律，但求得当。

灵活性原则的第二层意思，指的是保管地点的灵活。保管地点的选择离不开软硬件具体条件的制约。档案到底放在哪儿，首先要看的是条件，其次看的是成本。近年来流行讲跟国际接轨，档案界亦不免披欧风，沐美雨，甚至言必称“托管机构”“文件中心”。但如果立足于具体条件思量，我们当说，外来的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就应该鄙夷。甚至传统的档案馆室固然是以堂堂之阵，树正正之旗，但又何妨办公室保险柜的方寸之间能够以简约求便利，以平拙摄神奇？

管理对象的多元要求具体管理手段的多元，这是灵活性的第三层含义。科技图纸、文书文件、财务报表、人事资料、信用凭证、技术成果，诸如此类，林林总总，不一而足，要的就是个区别对待，量体裁衣。而档案不同载体的出现，更是无时无刻不在呼唤着管理手段的灵活与创新，呼唤着管理的手段既有弹性又统摄自如。

据日本档案学者大谷明史介绍，“日本企业的档案管理体制除少数外，一般都不是集中统一保管型，而是分散管理型。……尽管整个企业没有形成集中统一保管档案的管理体制，但企业的经营管理活动，都能依据各部门妥善保管的档案正常开展工作。如果将此当作对集中统一保管模式的非议自然不免迂腐，但如果把这看成是对企业档案管理灵活性和多样化趋势的注脚，笔者则加以认同。

归纳、提炼和抽象有时是一把双刃剑，在条缕分析的同时不免产生某种人为意义上的割裂。效益性原则、自主性原则和灵活性原则，虽然是在不同角度和不同层面上作出的分析和强调，然而并不能掩盖其中意蕴的重叠与交叉。笔者以为，无论是对国家社会来讲，还是于单个企业而言，效益性原则是其根本。从某种程度上说，效益性原则是因，自主性原则和灵活性原则是果；效益性原则是里，自主性原则和灵活性原则是表。后两者是前者的客观要求。所谓开放社会的基层化原则则可视为三者总的参照系。这就是效益性、自主性和灵活性三大原则的辨证关系。

三、非国有企业档案管理工作的外部体制

所谓非国有企业档案管理的外部体制，指的是一个国家之内管理全部非国有企业档案和档案工作的方式和组织制度。它与单个企业档案的内部管理模式相对，在外延上包括各类与非国有企业档案有关的机构的设置、隶属关系、职权关系等，更明确一点说，指的是档案行政管理部门、企业以及其他机构和组织之间的关系问题。事实证明，非国有企业内部档案管理模式的选择和运行，在很大程度上受制于外部的档案管理体制。

笔者以为，今天的非国有企业档案管理体制，应当是：以自主管理为基础，以法律监控为框架，以民间档案组织为后盾，集中管理与分散管理相结合。

对民间性质的档案组织应当鼓励。

篇2

公司的档案的范围很广，主要包括公司设立，变更的申请，审批，登记和终止后清算等方面的内容；公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料；会计、财务等方面的文件报告；人力管理、法律事务等方面的文件资料；生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料；仪器，设备，科研，技术引进等方面的文件资料；信息，情报和党群组织方面的文件资料；各种声响资料包括：照片档案，影片档案，录影档案，录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。

首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义？包含哪些方面？企业的档案管理内容主要是由两部分组成，一部分是企业档案的行政管理工作内容，另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划，统一制度，监督，指导，组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成，积累，整理和归档的管理，监督，和指导，以及企业档案的收集，整理，保管，统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括，企业文档管理主要包括以下几个方面：收集归档，借阅，获取资源，修改销毁四个方面。

1.档案收集归档

企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的，应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档；另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证，文件的处理手续必须是完备的，如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐；与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件，应当立即退回主管部门；贵重的物品应当退回经办部门，在经过指定保管部门的签收后，才能将文件归档处理；还要建立，健全立卷归档的制度，要确定档案建立的范围，时间和保管的期限；对于一些残缺不齐的档案，应当积极采取措施，将档案收集齐全。

除了完整性之外，档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工，时间，重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。

最后，档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀，对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥，而对于那些声像档案就要保证底片，胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降，同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜，此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。

2.档案的借阅

公司的档案为了方便公司员工查阅资料，是企业的公共资源，因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案，要确保档案的完整性，不能够私自涂改，勾画，剪去，拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现，各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候，应当填写“调卷单”，经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅，同时在档案归还的时候，管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题，借阅者不能够将档案相互之间私自收受。

另外由于企业的档案会涉及到商业秘密，因此对于外单位的借阅，应该持有单位的介绍信，经过总经理的批准之后才能借阅，而且不能够离开档案室，在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候，公司就要给予配合和协助，这是作为公民的基本义务。

在企业的档案管理当中，如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放，那么便失去了档案管理的根本意义，获取信息需要的是专业的团队，能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析，挖掘出我们需要的曲线图，更要有总结判断能力，能够对已经发生的事情的原因，影响因素进行分析，从而指导以后的工作。

然而时代在进步，随着微电子技术，计算机技术，通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用，使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击，迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化，建立相关的数据库方便查找，已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出，更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。

3.信息化档案管理

企业档案信息化就是是指企业依据法律，依靠科学的思想和管理组织方法，借助网络技术、信息技术等高科技技术，对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集，处理。整合，资源发掘，传输和应用数字化，网络化，从而实现了企业内部的资源共享，这样便提高了企业档案资源的利用率，为企业和社会提供档案信息服务。

数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点，而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动，文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起，提高企业的信息处理能力，实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。

4.总结

档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况，可以为企业的决策提供有说服力的一句；另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同，为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下，做好档案管理工作，不断地探索和尝试新的档案管理手段，创新性的更新档案的管理观念，同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果，对于实现企业经营战略，不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展，不断地提高企业的市场经济力。

参考文献：

篇3

1．社会救助工作及其管理体制

社会救助，是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容，并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部，财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作；居(村)委会受委托，协助做好社会救助的申请、调查和审核工作，以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。

2．民政社会救助档案的概念

广义上讲，民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。本文从狭义上讲，民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。

3．民政社会救助档案的特点

种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。

来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。

基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外，其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。

二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则

1．管理体制

救助档案属于民政部门的专业档案，民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。

2．管理原则

依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。

分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单，这几类档案可以出台一个管理规定；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。

分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。

三、民政救助档案的保管、利用与移交

1．保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。

篇4

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.

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[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.

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(二)村级集体林权制度改革中依法形成的改革成果资料。主要包括：林权制度改革方案、村民会议或村民代表会议决议、上一级人民政府对该村改革方案的批复、各类承包合同等权源证明材料，改革中有关特殊事项的处理，以及村级林权制度改革检查验收资料等；

(三)林权初始登记过程中依法形成的宗地权源资料和技术数据。林权权利人申请林权登记申请表；个人身份证明、法人或其他组织的资格证明、法定代表人或者负责人的身份证明、法定人或者委托人的身份证明和载明委托事项及委托权限的委托书：申请林权登记的权属证明文件；按规定要求应当提交的有关文件：

(四)受理林权登记申请清册、林权证发证登记册、林权登记台账、自留山清册：

(五1林权登记公示材料、异议材料和登记机关的调查材料和审查意见：

(六)初始登记涉及的其他有关图表、数据资料等文件。

如宗地区划图、外业调查表、以村(场)为单位的初始登记林权分布图和林权权属基本图等；

(七)林权变更、抵押、注销登记过程中形成的宗地权属变化资料和技术数据。林权权利人申请林权变更、抵押、注销登记申请表；全国统一式样林权证；发生林权变更、抵押、灭失的有关权源证明材料：按规定要求依法应当提交的有关证明文件资料和技术数据资料：年度林权变化有关宗地数据统计表、册等：

(八)林权争议和尚未登记发证的有关资料。

电子类林权档案应当包括下列内容：

(一)以县(市、区)为总体，按乡(镇)以村(场)为单位的村级林权初始登记表、册、图数据库：

(二)以宗地为单元的林权初始登记及林权权利人所持有的林权证及宗地界至图数据：

(三)林权变更、抵押、注销登记数据记录；

(四)林权初始登记档案电子数据光盘：

(五)年度各类林权变化登记档案电子数据光盘。

建立林权档案应当符合便于管理和使用的原则：

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首先，档案归档管理模式陈旧目前。我国档案归档已经慢慢地实现了通过计算机系统进行控制的目录管理以及全文管理，同时，电子档案归档也逐步向着网络化的方向发展。然而，对于归档管理而言，其模式却并没有实现同步的发展。管理中对归档部门业务引导方法效果不佳，没有管理好兼职档案人员，对于归档文件的质量管理工作执行不到位。其次，档案信息资源管理系统运作效率低。企业或者部门的档案工作人员是档案信息资源管理系统的直接使用者，对于档案管理的流程他们都比较了解，熟悉系统的运作模式，明白业务规则制定以及管理的方法。但是，由于业务规则存在形式是代码，而代码在计算机系统中不集中，计算机系统灵活性和友好性都较差，所以规则的修改和调整需要由档案工作人员将意图告诉IT技术人员，然后再由技术人员对业务规则进行修改，这就导致了业务规则调整的时间变长，管理系统的运作效率降低。再次，档案信息资源管理系统维护费用较高。很多人认为信息系统上线运作后就代表工作的成功，然而这却仅仅是工作的开始，在后面还有更多的工作等着完成。系统的维护、软件的升级、数据库的开放等等，这些后续的工作导致了档案信息资源管理系统维护费用昂贵。然而，档案业务人员对于系统的维护工作不懂，必须有专业的技术人员或者公司进行，这势必会造成维护费用的提升。最后，档案信息资源管理系统寿命过短。许多档案部门为了省事直接把档案信息资源管理系统的开发工作交给外包公司来完成，然而最终能够成功开发出合适系统的并不多。因为我国的档案事业发展比较迅速，管理规则以及操作制度等变化较快。档案管理部门种类不同、级别不同，则业务管理标准也不相同。业务规则经常发生变化，而规则每变动一次就要对软件进行一次修改，经常有系统刚要交付就有出现需要修改规则的要求。

二、业务规则管理及其系统原理

业务规则是描述信息，它主要功能是对业务逻辑结构进行验证，影响并控制业务逻辑。业务逻辑的处理方式正是受到了业务规则管理而发生改变，业务行为采用结构化的业务规则数据表示。业务规则与程序之间相互独立。所以在编写程序时，可使用专业术语，对业务人员开放业务系统。业务规则系统属于工具和机制的综合，包括了多个组成部分。规则集成开发环境、规则语言框架、规则管理工具、访问控制、规则库、规则引擎等。规则集成开发系统主要是对规则进行调整。规则语言框架根据面对的对象不同，存在方式不同，有程序设计形式、数据库处理语言形式以及业务规则语言形式三种存在形式。规则管理工具面向更加多样化的对象，向他们提供入口，方便他们对规则进行调整。访问控制主要是设置访问权限，保证规则数据库的安全。应用程序主要把对象和数据交给规则引擎，规则引擎调用对应的规则，发生动作。总的来讲，业务规则管理系统的功能包括了管理规则、部署规则、分析规则、定制规则和设计规则，这些功能共同提高了业务规则管理的水平。

三、业务规则管理系统在档案信息资源管理中的应用

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二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。

三、输电工程档案管理的组卷原则

案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。

四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施

面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。

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关键词：交通部门；档案管理；思维模式；管理方式

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.12.032

为了适应时代的发展要求，提高交通部门整体的工作效率，需要采取有效的方式提升部门内部整体的管理水平，增强档案管理工作质量。做好档案管理工作，可以有效地记录交通事件的基本信息，加快这些部门可持续发展的步伐，提高处理交通突发事件的工作效率。

1档案管理的相关内容

1.1档案管理的内涵

为了增强决策者战略部署的有效性，需要最大限度地提高档案管理资源的利用效率。所谓的档案主要是指能够记录保存一些重要文字、图表、影像资料等具有重大参考价值资源的组织管理方式。科学的档案管理方式，可以为使用者查阅相关的资料提供可靠的参考依据，增强相关信息的传递效率。档案管理方式实际的作用效果有所差异，具体的保存方法也存在着较大的区别。开展档案管理工作时，必须遵循一定的原则，对档案的形成、整理、保存方法等有着充分地了解，增强具体管理方式的适用性。

1.2档案管理原则

常见的档案管理可分为纸质档案和电子档案。二者的保存方式差异性显著，使用寿命区别很大。为了更好地管理档案，保证档案资料的完整性，管理者在具体的工作开展中应该遵循相关的原则。这些原则主要包括：（1）标准化原则。这种原则主要强调的是档案在具体的管理过程中信息资源的集成和共享需要满足相关参考标准的要求。这样做的主要目的在于可以促使档案的分类归档更加合理，可以及时地纠正其中存在的相关问题。（2）数字化原则。现阶段电子档案的应用范围较广，对于相关行业发展产生的积极影响显而易见。为了更好地体现出档案的参考价值，应该利用数字化的方式对档案进行合理地保存。完成这样的操作，提高了档案管理的工作效率，方便了信息的快速检索。（3）双套化原则。社会不同行业在长期发展的过程中，档案管理方式选择应该根据实际的工作需要，同时使用纸质档案管理和电子档案管理两种方式，满足不同行业档案管理的多样化需求。完成这样的发展目标，主要依赖于可靠的双套机制。（4）信息化原则。档案管理工作效率和工作质量的高低，直接关系着相关部门工作部署的顺利开展。信息化技术的不断发展，丰富了档案管理方式。为了更好地保存档案，避免档案损毁丢失现象的出现。利用可靠的信息化技术，可以增强档案管理能力，延长档案的使用寿命。

2交通部门档案管理的基本内容

结合现阶段交通部门档案管理的发展现状，可知它的主要内容包括：（1）收集档案。由于交通部门日常的工作量非常大，工作内容丰富，需要收集某些重要的档案材料，为后续的工作提供重要的参考依据。档案收集工作的顺利完成，促使交通部门整体的档案管理水平有了较大的提升，增强了档案材料的完整性和安全性。（2）档案的整理。交通部门的档案管理内容形式多样，各种复杂的材料混合在一起，为交通部门带来了一定的工作压力。为了改变这种不利的发展现状，需要对档案进行有效地管理，提高交通部门整体的工作效率。档案管理的工作中要求专业的管理者遵循一定的管理原则，最大限度地保证管理措施的适用性。（3）档案的鉴定。为了满足使用者的多样化需求，有效地应对各种突发的事件，需要充分地发挥不同类型档案的作用。档案的收集。整理等，为交通部门档案分类奠定了坚实的基础。作为档案管理中的重要组成部分，档案鉴定工作的顺利开展，保证了档案管理的高效性，实现了交通部门档案管理的科学化、系统化的发展目标。（4）档案的保存。档案的保管及保质，主要依赖与交通部门档案的有效保存。由于某些档案的价值非常大，保密性程度非常高，体现着交通部门档案管理的综合能力。因此，采取有效的方式保存档案，对于交通部门长期稳定的发展具有重要的战略意义。同时，当交通部门的档案管理保存达到预期的效果时，可以提高档案的利用率，增强了档案的完整性和真实性。这些不同方面的内容，客观地体现了档案管理内容的丰富性，决定了交通部门做好档案管理工作的必要性。

3现阶段增强交通部门档案管理工作质量的有效措施

3.1采用集中管理的方式增强档案管理质量

现阶段交通部门档案管理涉及的内容非常多，需要采取集中管理的方式，来实现档案管理的制度化、标准化和规范化。当档案材料过于分散时，交通部门很难在较短的时间内获取有效的档案管理信息，降低了档案的利用效率。交通部门应该在相关的制度约束和指导下，对档案材料进行统一的管理，将某些交通事故的档案纳入重要的管理内容中，增强档案管理质量。实现这样的发展目标，需要交通部门做到：（1）在相关的理论体系指导下，细化档案管理内容，明确档案管理人员的职责范围，健全档案管理机制；（2）结合交通部门实际的发展概括及工作要求，将档案的分散管理及集中管理有效地统一起来，规范档案管理行为，为使用者查阅当前提供可靠地保障。

3.2提高档案管理工作者的综合素质

现阶段交通部门内部某些档案管理工作者在实际的工作开展，缺乏必要的管理意识，管理方式不合理，影响了档案管理质量，降低了档案管理的工作质量。在此形势影响下，交通部门采取有效的方式提高档案管理人员的综合素质，加强他们对于档案管理的重要性认识，显得尤为重要。为了更好地实现这样的工作目标，交通部门应该定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业素质，培养他们良好的职业道德，从根本上减少档案管理中不必要的工作失误。同时，档案管理工作者也应该充实自己的专业知识，增强解决实际问题的综合能力。

3.3完善档案管理中相关的硬件设备

信息化技术的不断发展，对于交通部门档案管理产生了积极的影响，为管理部门拓宽档案管理思路带来了可靠的参考依据。为了丰富档案管理手段，提高管理工作效率，交通部门应该完善档案管理中相关的硬件设备。当档案管理系统的硬件资源配置发挥出良好的作用效果时，可以缩短交通事故的处理时间，增强档案管理人员处理实际问题的工作效率。由于交通档案管理系统的复杂性，对于硬件设备工作的可靠性及安全性要求非常高，需要技术人员对于档案管理工作中存在的问题进行深入地分析，增强相关技术手段后期运用的适用性。当交通部门档案管理中的硬件设备性能增强后，系统的运行效率将会得到很大地提高，减少了档案管理工作开展中系统资源的消耗量，加快了现代化档案管理系统构建的步伐。

4结束语

深入理解档案管理的内涵，采取有效的方式对交通部门档案管理的具体内容进行详细地分析，有利于优化交通部门档案管理工作方式，构建出可靠的档案管理系统，提升我国道路交通的服务水平。文中通过对交通部门档案管理内容的分析，为增强档案管理质量措施的制定和实施提供了重要的参考依据。

参考文献

[1]李明秋.交通档案管理存在的问题及对策[J].才智，2012，（32）.

[2]刘苏.关于交通部门档案信息网络化建设的几点思考[J].才智，2013，（31）.

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前言

经济的发展带动了科技的发展，加快了学校的行政改革，学校为了更好的生存下去，更好的发展下去，应该建立一个比较民主、科学的体制。学校的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以学校应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价，使自身的档案制度更加科学更加规范，进而提高档案管理的效率。

1.档案管理现状

学校的档案管理现状不容乐观，在很大程度上阻碍了学校的发展，而且影响了学校在社会和经济中起的作用。

1.1不平衡的重视程度

学校对档案管理的重视度不高，不同的机构对档案管理的重视程度不同，严重的时候，有些学校完全忽视了学校的档案管理，不能保证档案归档的时间、需要的资金、人力、财力，而且不能起到很好的监督作用。目前来说，有些学校逐步将档案管理作为本单位的工作计划，而且安排了相应的人员去付诸实施，然而在实际工作中，档案管理的机制还是存在很多问题的。

1.2较差的保管条件

由于档案管理刚刚引起相关部门的重视，有的学校的档案管理成了摆放任何东西的储存室，而且档案管理的基础设施不完善，n案管理基础设施存在很大的漏洞，严重损坏了部分档案。

2.档案管理的创新

2.1健全制度

学校的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，学校档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束教师也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，学校中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

2.2加强组织领导

学校要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系，结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.3开展现代化和信息化建设，提高档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于学校制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，学校档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

2.4增强档案人员综合素质

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中图分类号：G271 文献标码：A

1 档案管理现代化的必要性

随着人类社会进入信息时代，社会上存在着大量的信息，传统的档案管理对于新的形势显得力不从心，新时期的档案管理必须充分利用信息时代的相关技术，如电子计算机技术、互联网技术以及数据库技术来进行档案的收集、录入以及保存、共享等等，这就迫切需要对传统的档案管理方式进行改革，实现档案管理的现代化。采用现代化的技术手段对档案进行管理能够极大的提高档案管理的效率，极大的缩短档案检索的时间，减少档案管理人员的劳动强度，使其从繁重的工作中解放出来有更多的时间去掌握新的技能，提高自身的业务素质。同时计算机设备的在档案管理中的广泛应用，能够使原本枯燥乏味的方案管理变得更加的直观形象，可以通过图形化的操作界面对档案进行直接的管理，使原本繁琐的管理变得十分的简单。

充分利用现代化的管理手段以及先进的信息化技术和数字设备对档案工作以及档案本身进行科学话的管理，从而有效的缩短管理时间，提高管理效率，在降低档案管理成本的基础之上提高档案管理的经济效益和社会效益。随着信息时代的到来，档案管理者每天都要面对海量的信息，对于这些信息的分类和处理需要极大的工作量来完成，这使得档案管理人员不堪重负，这就迫切需要采用现代化的档案管理手段对传统的档案管理方法进行革新，在做好档案管理工作的基础之上对现有的档案所包含的丰富的信息资源进行开发利用，促进社会的发展和文化事业的进步，使档案成为一种有效的社会资源，这些都迫切需要现代化的档案管理手段对档案进行科学的管理。

2 档案管理现代化的要求和原则

随着信息时代和网络时代的到来，档案管理的现代化成为不可阻挡的大趋势，是档案服务在新时期的必然要求。档案管理现代化是一个系统化的大工程，设计到多个专业和部门的协同合作，且需要大量的资金作为支持，这就要求档案管理现代化的过程中要量力而行。在此基础之上还有坚持一下的原则：

2.1 信息共享原则

档案管理现代化的目标不应该仅仅局限于对档案的单纯的整理和保存，而是应该在此基础之上对其所包含的信息资源进行最大限度的发掘和利用，最终实现档案资源的共享，因此在档案管理现代化的过程中一定要对现有的档案进行科学的整理和分析，找出有用的资源，通过网络等手段进行共享，让整个社会都能享受到档案所提供的信息的价值。

2.2 坚持协作原则

档案管理现代化的建设包括相关设备基础设施的建设以及相关的管理规范和标准体系的建立和完善以及配套的信息系统和数据库的建设，而档案管理部门仅凭一己之力很难独立完成这些工作，这就使得档案管理现代化的进程面临着很大的阻力。这就需要档案管理部门在现代化的过程中加强与其他部门的协调工作，借助相关的部门的帮助或者是信息最终实现档案管理现代化的实现。

2.3 质量优先原则

档案管理现代化建设的关键在于建设高质量的服务，所以可以看出来，质量是档案管理现代化程度的衡量标准之一。因此档案管理现代化不仅仅是对档案单纯的数字化，片面追求数字化的储存形式，而忽视档案本身的质量。档案管理部门应将重点放在提高质量的服务上，使人们能够获得高质量的档案资料。

2.4 长期性原则

档案管理的现代化是一个过程，因为现代化的社会是不断的变化和发展的，这使得档案管理也处于动态的变化过程中，而不是一成不变，这是一项长期的系统化的工程，需要整个档案管理部门的所有人员的亲密合作和长期的不懈努力，只有这样才能确保档案管理现代化程度的不断提高。

2.5 实效性原则

管理的科学有效是档案管理工作现代化的主要表现形式。所以档案管理现代化应该从自己的实际情况出发，及时的引进相关领域的最新的技术和设备，将其充分运用到日常的管理工作当中。在日常的管理工作中要保持高度的灵敏性，对于有价值的资料要及时的收集和保存，从而确保档案的时效性，这样才能确保档案本身的价值。

3 我国档案管理现代化存在的若干问题

现阶段存在的若干问题概括如下：档案信息自动化系统的标准化、规范化水平滞后，系统的整体水平参差不齐。数据库建设步伐较慢，管理体制落后，系统建设资金投入不足，人才培养滞后。

4 采取哪些对策加快档案管理现代化的发展进程

4.1 要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才入手

要尽快培养既懂专业知，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知经济的到来做好充分的准备。

4.2 要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络

要注意加强档案主体意和获取意教育，利用档案信息守法意，加强档案工作者的档案信息保密意，传播意和更新转换意。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

4.3 要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。因此，要适应知经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

4.4 要强化服务意，拓宽服务领域

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知经济主战场，把档案工作的重心转到为知经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

总结

档案管理现代化是我国社会主义现代化建设的组成部分，是社会发展的必然趋势。档案管理的现代化就是应用现代管理的理论、方法，对档案和档案工作实现科学管理，提高工作效率和效益，以满足社会政治、经济、文化发展对档案管理工作的要求。这就需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有致的为社会现代化建设服务。

参考文献