档案管理基本情况模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理基本情况，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

学生的档案具有一定的实用性和方便性，能在需要的时候第一时间了解学生的信息，也能反映学生在学校期间的成长过程和情况。以前，我们收集到学生的基本信息就是静态的信息，根本不能反映学生受教育后的素质水平发生怎样的变化，实用性不高。如果能从实用性角度收集学生档案的信息，就会创新传统档案管理方式，使学生档案里的内容更丰富。

2.学生信息档案信息应该表现出多样性和丰富性

所谓具有多样性，就是使用多种数据真实反映出学生的成长基本情况。目前，我国已经有比较完备的管理系统可以有效记载学生相关的静态信息和数据，同时能拓展记载学生成长信息基本情况，更加方便。我们必须使用影像记录等有效手段，将学生多方面成长信息同时记载和记录，这样不但有利于树立学生的自信心，而且能够实现自身价值，对于建设学校教学资源和展现教学水平都起着促进作用。

3.学生档案信息服务应该具有灵活性

所谓灵活性，就是需要使用现代档案管理方式，重新进行审理档案管理规定内容，实现档案管理方式的不断创新。既要有利于学生发展，又要在不损害学生权益信息提取的同时，做到灵活利用，真正达到服务学生和服务社会的目的。

二、中职学校学生档案管理创新措施

1.做好原始材料档案管理工作

不管是企业人事管理还是学生档案管理，都应该遵守档案管理条例，从无到有和从简单到复杂的工作程序。从形成来说，基本都是从最初的建立和逐渐收集信息最终发展成为比较完整的档案资料管理；从管理来说，随着信息资料不断丰富和管理细节增加等，整体工作量随之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的环节。

2.创新档案管理模式

当前我国就业形势严峻，中职学校学生的档案管理工作需要具有一定的超前性，档案资料在学生就业中具有特殊作用，我们需要改变以前毕业生离开学校后再整理档案的管理方式，从学生进入学校后就开始着手准备建档工作，以免因临时需要却大费周章寻找，造成学生信息基本情况不完备和不准确等情况。在档案流转的整个程序中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性。在档案材料收集和整体过程中，档案管理人员应该及时更新学生的最新情况，及时收集各部门有关学生的最新动态，有关学生的入党和奖惩情况等重要信息，做到及时归档，使学生档案具有科学性和准确性，并且保证学生档案保持最新状态，真正加强中职学校学生档案管理工作。

3.实现网络化档案管理

当前，我国一直在追求无纸化办公，当然无纸化办公应该进入到学生档案管理中。各学校应该将计算机作为辅助工具，利用档案数字化管理学生档案，在具体操作过程中，应该建立相关档案网站或者网页，加强电子文件的管理和归档等情况，在网络上实现归档和检查，保障档案信息的唯一性和准确性，防止因同名同姓等情况造成档案信息混乱情况。与此同时，还应该规范管理学生档案中的最初材料的内容、形式、格式等要求，利用当前先进设备和技术，将每届学生的信息输入到计算机中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，综合管理学生档案。

4.构建档案管理反馈系统

及时准确地反映出毕业生的基本信息，根据已经毕业的学生反映出的基本情况和了解用人单位所需的专业人才的标准，进行研究和商讨，及时调整学校招生计划、设置专业、计划教学、教学方式等，使学生能够适应人才市场的需求，提高学生的基本技能和综合素质。

篇2

中图分类号:C93文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)19-0192-01

1.加强人事档案收集与创新档案内容:人事档案材料的收集工作是做好人事档案工作的基础,也是丰富人事档案内容和开展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情况的基础上,做好经常性、定期的材料收集和补充工作,及时与各部门联系,要求他们定期送交档案材料。对缺少的材料要善于联系沟通,变被动为主动,及时追补和不断充实新的资料。

2.变“被动保管”为“主动服务”:围绕医院人事工作的需要,坚持“以人为本”的人力资源管理理念,树立档案工作的服务观念、时效观念、价值观念,拓展服务领域,积极主动提供利用人事档案。服务观念即从被动坐等上门的接待方式,逐步走向主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径。时效观念即医院参与医疗卫生市场竞争,归根结底就是人才的竞争,档案人员要树立效率观念,在档案提供利用工作中,及时、准确地为利用者提供档案,为医院竞争服务。价值观念即医院人事档案人员要充分认识人事档案的作用,特别是人才就是潜在的生产力,一旦发挥作用,就能为医院创造效益。

3.管理方式由静态管理转向全面动态管理:医院人事档案管理工作应及时补充体现个人特色和时展的新内容,增加一些反映个人特色的内容,可以是诚信材料,如病人满意度,也可以是德、能、勤、绩的考核材料,还应将涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、奖惩材料、党团材料、工资情况等及时归档,实现真正意义上的全面动态管理,即通过查阅档案,能够准确反映当事人所有的信息,并能查到当事人某一阶段的真实情况。

4.实现档案管理信息化:近年来,随着医院办公自动化、信息化程度日益提高,传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管、轻利用”的工作思路已经不能满足医院人事档案管理工作的需要。医院人事档案管理信息化程度的高低,直接影响到档案资源开发利用的水平。这就要求将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中,利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输入电脑,使档案据化、信息化,在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。使人事档案的管理实现数字化,充分发挥软件的查询、搜索、评价等功能,不断扩大人事档案信息的内涵,为医院发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。

篇3

一、企业人事档案管理的作用

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。

二、企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

三、企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

加强企业人事档案管理的措施

现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。

一、充分利用现代化的管理手段

为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

二、健全管理体制，保证人事档案的真实性

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

三、加强人事档案管理队伍建设

篇4

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

篇5

1.2 做好事业单位人事档案管理工作的重要性。人事档案作为事业单位开展人事管理工作的基础依据，也是事业单位工作人员维护自身合法权益的重要保障。随着经济发展方式的转变，各类社会活动正由传统的单一形式向多元化方向发展，由此产生了许多个人与工作单位间的利益纠葛和矛盾冲突。由于追溯时间跨越幅度大，单凭个人记忆难以明确，同时也缺乏法律效率。而人事档案记载了当事人各个时期的基本情况和学习、工作阶段的主要情况，附有大量原始记录，可以作为解决矛盾冲突的重要依据，对于捍卫工作者个人合法权益极有帮助。在当今的社会环境下，事件更迭更加频繁，加强人事档案管理，严格按照国家相关规定做好人事档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，提高人事档案管理的规范化、科学化水平，是为事业单位健康有序发展提供可靠信息支持的重要手段，更是解决矛盾冲突、维护事业单位正常运转秩序、营造良好社会氛围的必要条件。

2 当前事业单位人事档案管理中存在的主要问题

2.1 重视程度不够。长期以来，政府机关、事业单位一直对人事档案的重要作用缺乏足够的认识，对人事档案管理工作的支持力度和资源投入极为匮乏。档案管理工作人员缺乏动力，主动性不强，工作质量无法保证。

2.2 人事档案管理人员业务水平不高。由于缺乏重视，单位在人事档案管理的人选安排上往往比较随意。档案管理人员主动性差，业务素质不高。部分单位的人事档案管理工作由刚参加工作的新人负责，虽然他们具有较强的事业心和主动性，但由于缺乏工作经验和成体系的专业培训学习，对人事档案管理工作缺乏深入了解，工作很难到位。

2.3 人事档案管理的制度有待健全。我国事业单位人事档案管理工作一直没有建立起完善的管理制度体系。现有的少数制度陈旧落后、呆板僵化，漏洞很多，不能适应现代社会复杂的工作要求。此外，制度执行不到位也是一个主要表现。

2.4 人档分离、弃档现象严重。随着我国市场经济体制的高速发展，人员流动日益频繁。当人员从一个城市流动到另一个城市时，如果相关制度规范、配套措施没有跟上，就会发生人档分离的情况，时间一长，次数一多，就会发生弃档现象。

篇6

随着医保制度的不断完善，医院医保档案管理水平也必须顺应时代的要求进一步提升，但是从目前医院医保档案管理的工作现状来分析，医保档案管理工作在很多方面上还不够完善，医保档案管理的质量将会直接影响医保制度作用的发挥。医保档案管理创新之处在于要提高医保制度的作用，最大限度发挥医院医保档案对医保制度的促进作用，因此，我们必须对当前的医保档案管理工作进行创新与完善。

1 完整性

加强医院医保档案管理的质量，从而为社会提供更好的服务，首先必须要加强医保档案的完整性。从目前医保档案的内容来分析，医保档案主要记录、收集、保存了医保参保单位、参保个人的基本情况，其中还会涉及到一些特殊情况，例如：特定病种诊疗情况、慢性疾病、重大疾病审批情况等等。但是从内容覆盖的范围来看，很多与医保相关又较为重要的相关内容没有纳入到档案管理当中，可以说医院医保档案在内容上来说还比较单薄，还无法实现真正意义上公开、透明、全程的档案管理要求。

基于目前医保档案内容上存在的这一问题，笔者认为应该在医保档案管理中增强一些管理内容，主要包括这些方面：一是，相关的法律法规，我国各地医保档案管理过程中，需要将国家颁布的相关法律法规纳入到管理当中，目的是让医保档案管理能够时时刻刻关注到政策的变化，更好的掌握政策的走向才能对当前的医保档案管理工作进行更好的指导与规划；二是，个人健康信息。针对个人参保的档案，笔者认为需要建立较为全面的健康档案，档案内容不仅需要包括特定的病种、慢性疾病与重大疾病，还应该加强一般疾病的记录，将力所能及的相关信息纳入医保档案管理范畴当中。针对有特殊疾病、突出大病等等需要进行重点跟踪管理的参保人员，笔者认为可以有意识的加强他们的健康与医疗指导；三是，全面的医疗机构详细资料。对于本地区所有的医院，必须在档案管理中将医院的等级表明，其中医院当中的主要门诊科室、医疗技术人员以及他们的业务素质与能力，医院的收费标准、医保门诊记录等等，这些都是属于医疗结构的详细资料，都是医保档案的内容，而这些信息的记录可以充分体现医院的医疗服务水平，为社会提供更加全面的医保服务；四是，医保药品信息要完善。纳入医保范围的所有药品，必须要有详细的记录，需要记录药品的名称、品牌、生产日期、生产厂商、药品用法与用量，还需要记录本地销售的医院、药店与价格等等，不断加强医保档案内容的完整性，才能为参保人员提供更加人性的服务。

2 连续性

医保档案实际管理的过程中会受到各方面因素的影响，例如：参保人死亡或者迁出、迁入等等客观因素的影响，往往这些客观因素会影响到医保档案的连续性。医保档案一旦失去连续性，参保人在工作变动等等其他因素的影响下，如果选择外地就医，在外地医院查询此人的医保档案就比较困难。而且就医院转诊的情况来说，医院转诊本身难度就较大，而且还会出现“死人领活人钱”的情况，此类情况的存在无疑是对医保制度最大的讽刺。纵观这类问题产生的原因可以得知由于医保档案相关信息内容传递的不够及时，导致医保信息失去了连续性，从而导致信息上的缺失。

针对此类情况，要求医保档案管理过程中要更加重视医保信息的传递性，最大限度确保医保信息管理的连续性。笔者认为可以从这些方面入手：一是，要保障医保信息的传递性，应该及时做到立卷归档，进一步保障医保档案相关的每一个单位都在医保档案管理当中。医保档案管理人员要树立立卷归档的良好意识，关于需要纳入到医保档案范围当中相关文件、单位规定以及参保人员电子病历等等，必须要在医院规定时间之内做好整理归档工作。要严格控制因为归档不够及时而影响到医保信息的传递，导致医保信息缺乏连续性。因此，做好医保信息及时传递的工作，为医保信息的使用打下坚实的基础；二是，对医保档案要及时更新，医保档案建立之初会产生很多的新的档案，这就需要在实际的工作中及时做好各种档案收集工作，并⑵涫淙氲郊扑慊系统当中，及时更新档案代替陈旧的档案信息，最大限度保障医保档案信息的新颖、实效与有效，从而避免由于医保档案信息失效而导致医保制度无法有效实施；三是，医保档案的及时跟踪转移，参保人员由于工作原因或者疾病治疗需要进行转院的情况下，需要将参保人员的医保档案及时转入到对应的医院或者单位，需要在医保档案管理过程中，要根据医保档案转移必须遵守的相关规定进行转移工作，同时还必须对转移档案工作实施跟踪管理，目的是一旦遇到参保人员由于特殊情况进行转移时，能够从档案管理系统中及时为参保人员办理相关转移手续，从而提高医院医保档案管理的效率与质量。

3 参考性

医院医保档案管理的创新还需要注重发挥医保档案的参考性。随着电子信息化技术的发展与进步，医院医保档案信息化管理水平也在不断的提升。从目前医院医保档案管理过程中，首先要将医保档案信息输入电脑系统，医保档案管理信息系统依托先进的计算机技术、互联网技术，以医保经办单位为管理核心，医保信息收集的主线依托于医保卡，从而对医保档案实现系统的管理，进一步将医保档案信息辐射到医院、各个参保单位，甚至可以是银行、药店等等相关单位的医保档案管理信息系统当中，从而让医保档案信息管理网络更加完善，在实际使用过程中更加具有参考性。发挥医保档案的参考性，还需要实现单位之间的共享，在医保档案信息共享的前提上才能进一步实现适时传输，充分利用医保信息为参保单位、个人、医生诊断等等方面进行良好的服务，进一步加强医院医保档案信息使用的快捷性。

从目前医院医保档案信息的参考作用来看并不是非常明显，剖析其原因便是医保档案的内容在查询过程中比较有限，因此，医院医保档案信息在今后的信息化管理过程中，为了更好的发挥医保档案的参考性，需要从医院医保档案信息系统查询功能方面入手，主要有：一是，参保个人信息。医院医保档案信息化管理系统查询的基本功能主要是个人信息的查询，主要查询内容是个人参保的基本情况、疾病情况、就诊情况、诊疗情况、药品使用使用、实际报销情况等等；二是，医保政策查询功能。随着我国对医保制度的重视，医保政策不断发展并完善，政策的变化直接影响参保人员的切身利益，提供医保政策查询功能能够让广大参保人员及时查询到相关讯息，从而提高医保服务的效率与质量；三是，咨询功能。医保档案信息化管理系统发展过程中，需要向参保人员说明参保具体情况，要从缴费到就医、报销、结算等等每个环节的办事程序，而这些功能可以当做参保人员享受的基本权利，笔者认为医院医保档案管理可以坚持按照这一程序进行，从而更好的做好医保服务工作。

综上所述，随着我国医保体系的不断发展与完善，医院医保档案管理水平无法满足现实的需求，需要不断进行创新与完善相关管理内容与管理方式，从而为社会为参保人员提供更多更好的服务。

参考文献

篇7

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

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（一）完善企业的核心价值体系。

在进行人力资源管理的时候，企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量，企业要根据自身的企业文化，制定人事档案管理的相关政策。

（二）建立不同层次的价值评估政策。

在进行人事档案管理的过程中，在传统的管理中，一般都是定期对人事进行考核，现在，在对人力资源进行管理的过程中，应该加大人力资源考核评价的力度，将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系，使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展，在人力资源管理的过程中，不仅仅要分析个人的素质，同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献，将个人的成绩与企业的绩效结合在一起，对人力资源的绩效进行全方位的考察。

（三）建立以绩效为方向的薪酬回报机制。

在企业内部，一定要完善员工的薪酬体系，运用薪酬来激励人力资源，将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础，强度个人力量与团队力量，强调企业内部合作的机制。

（四）将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。

职业化指的是在人力资源管理的过程中，要具有一定的知识体系和专业技能，管理人员要具备一定的职业素质和道德，能够自觉地遵守值得规范，能够按照职业规范的内容去管理。

2企业人事档案管理工作中存在的问题

现在，企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的，这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率，限制了企业的发展。

（一）企业的服务意识薄弱，没有上进心。

企业在进行人事档案管理的过程中，其管理思想不能与时俱进，比较陈旧，在人事档案管理过程中，管理人员不能创新管理内容，缺乏开拓进取的精神，没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。

（二）企业在进行人事档案管理的过程中，没有较强的合作意识。

企业在进行人事档案管理的过程中，他们都是进行单独管理的，各个部门没有加强沟通与合作，但是，企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的，二者没有进行有效地沟通，这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中，不能全面管理，不能全面了解人力资源的基本情况。

（三）企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。

企业在进行人事档案管理的过程中，人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束，导致认识档案管理比较混乱，而且不能按照一定的顺序实现档案管理，档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。

3加强企业人事档案管理的工作，促进企业人力资源管理的新要求

（一）企业内部要强化服务意识

在新时期，企业人事档案管理人员要转变工作态度，要变被动为主动，积极地为人力资源管理部门提供服务，强化服务意识。

（二）企业人事档案管理要强化合作意识

企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作，实现二者相互联系、相互依存，人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料，使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。

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1.2 法规、管理制度落实不到位，档案管理工作手段单一。目前，一方面，有《档案法》等法规的监督。另一方面，也有各煤炭企业内部较多的规章制度的施行。但总体来说，这些规定大多都没有落到实处，尤其是一些细节上的管理没有得到充分的展开。其次，是档案工作人员的专业素质低。档案工作人员往往安于现状，没有对专业知识进行深入的培训，以致跟不上时代的发展脚步。再次，档案管理工作手段单一，现代化的管理水平低。煤炭企业档案服务工作还处于相对传统的管理阶段，不能适应现代化的发展要求。此外，硬件设施的投入少，也导致开发收集档案的效率低。

1.3 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有些较小的单位由于定员紧张，没有专门的档案室及专业档案管理人员，造成档案管理混乱，造成档案管理无序，查档不方便。这种轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2、切实抓好煤炭企业档案管理途径分析

2.1 建立保障档案数字化的制度。在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。

2.2 煤矿企业档案管理要建立科学规范的体系。煤矿企业的档案管理要建立一套行之有效的体系作保证，需要从几个不同的方面进行有益尝试和探索。首先，为了适应市场化竞争的需要，要根据市场竞争的需要，根据档案群体性的特点，要按照常规分类和特殊分类相结合的方法，对档案进行专业的统计分析，把查阅频率高和限时要求紧的档案独立出来，建立专门的 整理档案室，以提高工作效率和查询档案的便捷性。其次，要做到对档案的集中管理，建立档案的集中管理体制，并落实好档案的集中管理工作。对档案实行集中管理是做好档案管理的行之有效的措施。实践证明，档案的集中管理有利于企业内部工作的顺利进行，也有利于理顺其他各种纵横关系。同时建立相应的监督考核机制，对档案管理工作人员进行督促。

2.3 创新档案信息开发方式，提升档案工作的服务功能。传统的档案工作方式单一，往往造成档案信息开发与收集的不足。另外，一些档案信息加工处理工作与咨询服务工作等都体现出相对的局限性。对此，档案工作应当实现手段的信息化与多元化。一方面，可以运用科技手段对档案信息进行编研、开发、整理，使档案工作手段信息化。并利用计算机的优势进行汇编、加工，有利于档案查询与提高管理的效率。与此同时，也不要忽略文书档案的作用，根据需要的不同各有侧重，使文书档案与计算机信息化的档案两者充分发挥对应的优势。如此一来，使档案管理工作现代化、信息化，不仅方便了信息的查询、使档案工作更简单却又更严密，为煤炭企业的利用提供了更便捷的服务。

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一、目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。数字化档案管理的内涵随着信息技术快速发展，依托计算机技术、存储技术、扫描技术发展产生了数字化档案信息交互管理形式，我们将这种以数字化为载体的档案信息存储提取模式称为数字化档案管理。

二、提高办公效率。数字化档案管理系统能够存储大量各种形式的信息，用户可以方便地通过网络进行访问，以获得包括多媒体在内的各种信息，并且其信息存储和用户讯问不受地域限制，轻轻一点鼠标，就能够通过网络迅速查询，方便快捷。以人事档案管理为例，由于石化管道点多线长，企业管理对象繁多，且具有大的流动性，如员工人员、退休、调动等，要准确统计，及时了解工情况，按传统管理方法，必须“归档”才能查知，而通过计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让管理人员足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空观流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。