人事信息档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇人事信息档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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引言

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。

1更新管理理念，适应信息化档案管理变革

随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。

2建立档案管理标准，推动信息资源共享

在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。

3引入网络技术，完善档案网络服务平台

以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。

4建立数据库管理系统，构建大数据管理平台

在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。

5加强人才培养，提高档案信息化管理水平

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中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-254-01

一、人事档案管理信息化的内涵

随着时代的发展，人事档案的管理方法不能墨守陈规，必须要充分利用高科技信息技术来丰富手段与方法，比如说信息化管理就是一个典型的方法。但是在人事档案信息化管理的过程中，却很容易出现问题，例如，信息没有及时更新，档案管理的内容没有随着信息的变化而做出调整，因此，人事档案要进行不断的创新，以适应不断变化的信息情况，针对信息化管理过程中出现的问题找出根本性的原因，完善档案管理工作。除此之外，还要充分利用人事档案，方便工作人员信息的采集和整理，为人事工作提供方便。

二、人事档案管理现状分析

在现实生活中，人事档案的管理占据着举足轻重的地位。我们要重视它。可是令人担忧的是，它被很多人忽视了。这深层次的原因值得人们去深思。原因是工作单位说这起不到特殊作用，所以对它的管理也就松懈了，与此同时，人事档案管理人员工作低，工作分心，不专业，出现兼职情况。最终导致工作单位没有安排专业人员做好这项工作，人事部门的工作效率低下，而且经常出现错误等很多问题。我们要解决这个问题就必须要重视它，安排一些高端人员来做这项工作，要利用好网络，运用现代信息技术来操作这项工作，用它来取代传统的查询人事档案信息的方式。在人事档案管理上，我们也要与时俱进，开拓创新，不断取得新发展，随着科技的发展而发展。人事档案管理的工作应该由档案学专业人才来从事，但是，从现在的情况来看，许多人事档案管理工作人员都是非科班出身，基本上都是单位其他部门的工作人员兼任，因此在人事档案管理上容易造成分心和注意力不集中的现象，甚至缺乏必要的岗前培训，这样就容易在档案管理工作中出现失误的现象；最后，单位的人事档案管理部门得不到领导的重视，工作人员的工作水平比较低，缺乏工作的积极性，很多员工都是以档案管理部门为跳板，最后调任到其他部门。

三、人事档案信息化管理创新思路

（一）增强网络与现代管理的手段

互联网的运用和普及也要求人事档案采取网络管理的模式，合理运用网络管理可以说是非常安全的，可以把人事档案进行归类存档，增加资料记录的条理性和有序性，把杂乱无章的员工档案进行有序分类，并及时保存，不占用空间。网络管理还可以及时刷新档案记录的信息，保证档案内容的真实性和完整性。

（二）转变人事档案管理的意识

管理意识和管理的责任感对于人事档案管理工作是十分重要的。但是，由于种种原因，很多从事人事档案管理的工作人员缺乏管理的意识的高度的社会责任感，因此，树立工作人员的管理意识和高度的责任感是当务之急。首先，到对人事档案管理工作人员进行岗前培训，对工作人员进行专业知识的传授和教育，强化工作人员正确管理档案的工作方法，并告知档案管理工作对于用人单位和其他组织的重要性，使工作人员认识到利害关系，树立起高度的集体责任感和责任心；其次，要完善相关激励机制，对人事管理工作赏罚分明，通过合理的激励机制来调动工作人员的积极性。再次，要定期开展对档案管理工作人员的业务培训工作，尤其是计算机信息技术的培训，因为实现管理信息化主要是通过计算机来作为载体的；最后，要做好对档案工作管理人员进行权利与义务的法治教育工作，使工作人员尊重他人隐私权，做好档案信息的保密工作。

（三）完善和强化信息化管理机制

档案的信息化管理需要一定的制度来进行工作的制约，要让员工有一定的约束性，合理、合法的进行工作，在工作过程中，严格做好每一项工作，不管是档案的归档还是查阅，都要按照制度规定的去做，这样才能使人事档案做到最好的管理，对一些有漏洞的制度进行纠正，保持制度的严密性。同时，档案信息的保密工作是十分重要的，要对每个档案进行密码锁定，密码也要让专门保存，不能透漏给他人，还要安装一个杀毒软件，对档案进行定时的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）创新人事档案信息化管理方式

现在的人事档案要实现现代化，运用高科技设备进行档案管理，采用独立的系统进行工作，不仅是做到档案的归档和查阅，还要能有预测、分析等功能，信息的输入和输出要比传统的方式快的多，还很方便，减少工作人员的工作量。还要建立相关的数据库用来管理档案，把档案相关的数据进行整理、统计、分析，合理的运用数据库和系统，实行信息化，无纸化。

四、结束语

总之，随着社会的发展和信息化时代的到来，人事档案信息化管理也要与时俱进，顺应时代的发展，采取科学高效的方法进行管理工作，完善人事档案信息化管理工作的规章制度，严守员工的工作信息，保护公民的隐私权。只要在不断创新的完善的基础上，人事档案的管理水平才能不断得到提高。

参考文献：

[1]赵欣.人事档案信息化在医院管理中的优势[J].兰台世界，2013（1）.

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

随着我国科学技术的不断进步，信息技术的发展更是突飞猛进，信息技术已经应用到各领域中，信息化水平的运用还在不断深化和拓展。人事档案管理只有尽快进入信息化时代，在管理体制、管理理念、管理方法、管理技术等方面要做出相应变革才能适应社会进步和经济快速发展的新时代的要求。

1 信息时代背景下人事档案管理的新要求

1.1 档案信息数字化

信息时代的一个重要标志就是计算机技术的发展以及被广泛的应用到各领域中，社会进步后就需要有新的档案管理模式，可以对人事档案进行更科学的、更完善的管理。为了满足信息时代人事档案管理的新需求，首先要对原有的档案资料进行全面的数字化转型，即借助电子手段将纸质人事档案转变为数字式的人事档案，以数据库的形式进行存储。

1.2 档案信息传输网络化

由于人事档案中含有大量的个人隐私信息，所以人事档案管理的一条重要原则就是保密原则，在人事档案管理制度中保密制度被定为基本制度，可见人事档案对保密性的要求是极高的。但是原始的人事档案都是以纸质的形式进行记录、保存，因此在移交过程中要经过多人传递存在安全隐患，而且若在移交过程中出现泄密行为，很难确定具体责任人。人事档案管理信息化后，加密后通过网络就可以完成移交工作，大大减小了泄密的风险。

1.3 档案制订标准化

在当今的信息时代下，信息资源共享是其中的主要内容，但是要达到信息共享有一个必要的前提就是信息标准化，也就是说所有信息资源在记录、传递时使用统一的标准。人事档案的传统管理中缺乏规范性，导致社会人才信息整合困难。信息时代背景下需要将信息进行整合，采取的手段就是制定统一的档案标准，借助人事档案管理系统软件对人事档案进行管理标准化的管理，实现信息共享。

2 信息时代背景下人事档案管理的发展趋势

2.1 人事档案的信息数字化管理

由于计算机技术在档案管理领域的应用，信息时代的人事档案管理必然会向档案信息数字化的方向发展。人事档案向的数字化管理方向发展的前提是建设出完善科学的管理系统软件，因此在确定人事档案信息数字化系统的基本框架之后，要谨慎选则安全系数高且相对完善的人事档案应用软件。人事档案信息按照规定将信息录入，要确保信息录入正确、完整，注重后期制作的质量控制，并充分考虑满足应用软件的实时升级需要。

2.2 人事档案网络化管理

在信息时代互联网技术得到大力发展，将互联网技术引入档案管理体系中将使人事档案的管理变得更安全，更便捷。人事档案管理的基本制度—— 保密制度在网络化的管理中仍然要被高度重视，只有具有档案保管权力的相关部门才能获得调阅权限，还要保证信息在异地共享的过程中的安全。人事档案管理的网络化要依靠现代化的管理手段实现，因此对管理者素养的要求就要提高，要求管理者必须掌握扎实的档案管理基础知识，同时具备熟练的软件操作能力。

3 完善人事档案信息管理体制的策略

在信息时代的背景下档案管理必然向数字化与网络化发展，为了避免人事档案在管理上出现问题，就必须从多方面加强控制，相关部门的人员组成以及相关规章制度都要进行优化。对人事档案管理进行全过程监督，制定科学的绩效考评机制。

3.1 实施专人负责制

在信息时代的背景下人事档案管理工作要求档案管理人员掌握更多专业技能，例如掌握必要的信息化管理知识，具有档案保护等具体操作能力。一名档案工作人员身兼数职不利于档案管理，因此对档案的录入、检阅、存放、流通等各流程要安排专业能力过硬的档案管理人员专职负责，将职责划分清晰，无论哪一环节出现问题都能确定责任人。

3.2 提高档案管理人员素质

当前我国有许多的人事档案管理部门将退休员工返聘使其继续工作，这种行为导致档案管理部门人员结构单一，不能及时注入新鲜血液，一味以老方法开展工作影响现代化建设进度。要优化人员组成，有计划的引进人事档案管理的专业人才，对原有档案管理人员定期进行职业培训，全面提高工作能力。

3.3 完善内部管理模式

科学、完善的管理制度可以对人事档案管理部门日常工作进行监督，提高档案管理人员的工作水平以及效率，完善的管理体系也是提高档案信息管理效率的前提。根据管理制度制订适合本单位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根据具体情况制订详细的工作流程，依照流程进行档案信息化管理。

3.4 制定内部考核机制

要有公平的评价机制和考核机制才能确定档案管理人员在工作中的表现，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改进的，因此，要根据人事档案管理的特点制定一套奖惩制度。对工作认真，有突出贡献的工作人员在精神以及物质上进行双重奖励，给予“优秀工作者”的称号以及一定数额的奖金；对工作能力差，态度不认真，工作出现失误的工作人员进行罚奖金、批评，造成严重后果者给予处分或追究法律责任。

3.5 经费实行全面管理

在档案管理信息化的同时也要注重财务方面的问题，人事档案信息管理计划必须是全面的，将管理过程中出现的一切费用都纳入预算管理。以收支平衡为原则编制预算表，按照上级部门的拨款安排支出。

4 结语

人事档案管理在信息时代必将发生巨大变化，为了能适应需求现存的人事档案管理模式要及早开始改革。借鉴其他档案的信息化管理经验建设符合人事档案管理特点的管理体系。目前科学技术发展迅速，所以要关注科技科学技术的发展及时掌握最新的科技知识，将更多的科技融入到档案管理中不断提高档案管理的信息化水平。以科学发展观为指导，将人事档案管理向着更深层次的数字化、标准化、集成化的方向发展。

参考文献

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中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-069-01

一、背景资料

根据国务院事业单位绩效工资改革的部署，事业单位绩效工资改革分三步完成。第一步，首先在义务教育学校实施，第二步，在专业卫生事业单位实施，第三步，在其他事业单位实施。

所在单位是一个非教育、非卫生部门的财政全额的事业单位，绩效工资改革于第三步实施。经过两年来的协调工作，今年年初，所在单位的绩效工资改革也大部分完成。这次工资改革体现了不同岗位实行不同的工资级别，而且根据业务、管理等技能岗位的不同，在分配中实行多劳多得、优绩优酬的特点，重点向一线职工、骨干职工和做出突出成绩的其他工作人员倾斜，但随之而来的问题便是人事档案管理的同步和势在必行。

二、档案管理信息化的重要性

人事档案来源于人力资源管理活动，反过来又为人力资源管理服务，他是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述，是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

随着新工资制度的出台，健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要，每一年的岗位变动、薪资变化，生动地体现出了每一个教职工的成长轨迹图，也体现出了人生的全部价值。

人事档案信息管理就是建立全面管理和记录教职工的信息数据库，而现有的信息库只单纯具有职工基本信息，不能与岗位绩效工资的实施、岗变薪变而匹配，某些单位还出现人事档案信息与岗位、薪资变动情况严重脱节的现象。这就要求我们尽快建立信息库，并将相关信息数据分层按类输入，使有效数据随着历次变动作出有效分析。档案信息库应针对每一个人每一组信息数据，进行合同时效分析、培训分析、奖惩分析等，使绩效工资与岗位变动、职称高低等直接挂钩，充分发挥出档案管理信息库的真正功效。

三、人事档案管理信息化的措施

既然人事档案管理信息化如此重要，那应如何才能实施人事档案管理信息化呢？根据多年来人事及档案管理工作经验，应从以下几点入手：

（一）管理人员方面

首先，单位领导应高度重视，挑选熟悉与通透国家政策、具有运用信息处理技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求的管理人才。其次，针对新形势下对人事档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。可采用集中授课、自学等多种方式，掌握多项技能，重在讲实效，避免走形式、走过场，对重点难点进行攻克，探讨出现的问题，各个击破。另外，人事档案管理应与时俱进，努力配备或培养高素质复合型人才。自古就有“术业有专攻”之说，而新形势更加需要人事、档案、计算机三位一体复合型人才，用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。需要用现代信息技术的创新理念、技术、设备对档案管理业务流程、绩效实施方案、管理模式进行重新整合与定位，为实施岗位绩效政策提供有力的数据与保障。

（二）档案管理方面

一要建立一人一档制。将每位职工的工资以电子表格的形式呈现，包括职称变动、历次薪资调整、岗位设置、竞聘情况，如此一来，一目了然，方便检索，即可作为职工成长电子档案备查。二是要优化存储设备。为保证人事档案的保管安全、提供方便和利用准确，单位应根据信息量配置网络化存储设备，用科学发展的眼光建立存储系统。第三，要形成过程的控制。职工人事档案资料从形成到归档，常常跨越多个部门，要加强归档的组织领导，明确责任意识，建议调档时以只读形式调阅，以防删改与误操作而造成文件的改变。

（三）收集整理方面

档案管理人员要将每年发生在职工身上的信息，积极整理存档，尽量不放过任何一个细节，特别是对于成绩特出的职工，相关的培训、论文、学术交流、采访录像、珍贵照片等资料都应一一保存，留心收集，整理成册，最好是有电子资料，这将对每位职工的职称评定、晋升岗位工资起到不小的促进作用。

篇5

信息化背景下，人事档案管理主要是从传统的实体文件管理转化为数字化、网络化，进而提高人事档案管理效率，使其更方便、快捷。在进行信息化人事档案管理时，档案管理工作需要对那些易于损坏、使用频率较高的重要档案进行数字化、网络化保存，以方便使用和查询。在信息化时代背景下，加大现有人事档案数据库的规模和容量，加强信息共享与安全储存也是时展的需要。人事档案信息化管理的意义与作用可归纳为以下几个方面：

1、降低管理成本

传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，这样不仅节约了保管费用，节省了占地空间和纸质费用，而且查阅起来极为方便迅速，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。

2、为社会选人用人提供方便

人事档案进行信息化管理后，档案不再以传统的纸质版形式存在，用人单位可以直接根据网络共享平台对人员进行直接快速了解，不必再像对传统形式档案一样慢慢的进行梳理、审核，这在很大程度上加快了用人单位的工作速率，同时也可减少了相关管理部门对人事档案管理的工作量，还确保了档案信息的准确性，提高人事管理部门的工作效率。

3、促进档案信息的准确、完整

在传统的档案管理工作中，经常会出现由于部门之间没有及时沟通，交接工作不及时而导致档案信息不完整、更新速度慢的状况。而建立档案信息化管理后，档案可以随时在网络平台上进行共享，避免了这种由于交接工作导致的错误，使得档案更新更加及时，也更加确保了档案的准确性、完整性程度。

4、改变现有管理人员的工作模式

在传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工进行各个档案的整理，工作量大且效率不高，而进行档案信息化管理后，档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台，这样便可以方便、快速的实现各种人事档案信息的统计和分析，从而提高各项工作的效率。同时还可以提高工作人员对业务的学习，进而提高他们对档案的管理水平。

5、增强档案原件保护

传统的纸质档案，虽说在档案室里能够保护完好，但档案拥有者一旦提出档案，安全性就不能得到充分的保障。人事档案信息化则把传统的纸质版档案信息化、数字化，会使档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，信息化实施后明显是对他们最好的保护方式。同时，档案信息化也避免了一些动机不正的人员对档案进行不合法修改。这样就可以使得档案原件能够得到很好的保护。

二、信息化背景下人事档案信息管理的现状

1、缺乏强有力的监督

有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督，导致档案信息管理工作效率低下，现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清，在日常工作中往往会出现不必要的麻烦，一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作，没能很好的发挥法律监督作用，造成政府对档案的监督工作也不是很理想。

2、工作人员专业素质不够过硬

档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理，但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证，有的甚至是临时调用，自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情，使得工作效率大打折扣。

3、自身机制薄弱，领导不重视

自身机制薄弱，领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去，各部门对此工作相互推诿，不能很好的进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事，在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理，以致档案信息管理不能很好的进行。

4、只重视使用，不重视管理

一些管理部门只单单的重视档案的查询功能，却忽略了管理工作。有的仍旧在延续老式档案的管理方法，不仅费时、费力，更不能很好的对人事档案进行管理，导致工作量大效率却低下。有的部门虽然配备的有电脑、扫描仪、打印机等先进设备，但对档案管理只是局限于输入和打印等一些常规的简单操作，对人事信息的整理、分类、汇总等工作则无法进行。

三、加强和完善人事档案信息管理的对策

在信息化时代背景下，为了使人事档案管理工作更好地开展，不仅需要各机关部门加强对档案信息化的重视，更需要强有力的监督监管部门和权威的法律法规来保障，同时也需要大力培养专业素质人才来支撑人事档案信息化的进程。

1、建立完善的数据管理系统，重视人事档案管理的信息化建设

利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统，利用网络技术对人事档案数据进行即时更新，让每一个人第一时间了解到自己的最新档案，解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，方便企业在进行招聘时查询应聘者资料，同时这些信息可以重复利用，为企业的发展提供多方面的帮助。但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化。

2、加强人事档案管理工作人员的专业素质培养

工作人员的专业素质是保障人事档案信息管理工作顺利进行的保障。只有工作人员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。所以，无论是企业还是政府相关机构都应该加强对档案管理工作人员的专业素质进行培养，使他们的能力得到提升。具体可聘请一些专业的档案管理工作人员对员工进行专业培训，同时还应聘请一些计算机方面的人才对员工进行深度的计算机培训，使他们掌握计算机的使用和修理。同时，员工也应注重自身专业素质的培养，在平时的工作中发挥主观积极性、能动性，主动去发挥自己的潜能，创造更大的价值。

3、建立健全内部管理模式，提高工作水平

科学、完善的自身管理机制，是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放或过期档案的销毁，要尽可能的实施集体决策。同时要对重要部门的人员定期调整以保证个人档案的私密性。

4、实施严格的考评制度并进行奖惩

按照工作的需要和工作性质制定严格的规章制度，按照公平、公正的原则对档案管理工作人员进行奖惩。对那些在工作中表现突出，认真负责的工作人员进行适当的物质奖励和精神奖励，而对那些工作成绩不高，或者在工作中犯了错误，比如将个人隐私透漏、使信息失真的工作人员进行惩罚、批评，对于情节比较严重的工作人员则追究其法律责任。

5、建立专人负责制度

为适应新形势的需要，促进档案管理信息化的发展，人事档案信息管理工作不仅需要专业的技术型人才掌握必要的信息化业务知识，并且还要有人参与档案管理、保护等具体业务。因此档案管理部门应对档案的存放、调阅、流通等各个流程进行严格的控制，不可疏忽任何一个环节，将责任联系到具体的工作人员，将各项措施切实执行，达到专人负责，以便档案能够更好的得到管理与保护。

6、加强相关系统、软件的安全保障

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人事制度改革中需要大量的人事统计信息。例如：在高校的专业技术岗位设置中，高、中、初级的岗位结构比例，正高级与副高级岗位之间的比例，各专业技术岗位内部不同等级之间的结构比例，主管部门是要实行总量、结构比例和最高等级控制的。所以在设计本单位的岗位设置方案时先要了解本单位人员结构的现状，已取得而未聘用的专业技术等级的情况，还要了解人员的专业结构等，才能做到心中有数，使本单位的岗位设置方案既能达到上级主管部门对人员比例控制的要求，又能留有一定空间为今后的人员聘任做好准备。这些资料都来源于人事档案和信息统计工作，而且不是一次性的工作，每一次岗位聘任的实施都需要人事档案管理和信息统计提供最新的资料，这直接影响到岗位聘任方案的制定统计聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在实施中的绩效工资改革需要大量的人事档案统计信息

正在进行中的绩效工资改革要求每个单位要制订符合本单位实际情况的绩效工资实施方案。这个方案既不能超出财政部门清理津补贴的标准和人社部门批复的绩效工资总额，又要使绩效实施后本单位人员的收入水平不低于以前的水平，基本性绩效和奖励性绩效的分配要符合政府部分的分配比例，这都需要人事档案管理提供准确人事档案统计信息尤其是收入情况信息。

（三）刚刚完成的教职工基础信息采集工作对档案管理

的归档材料提出了新的要求教职工基础信息采集是自上而上布置下来的，里面涉及到大量的人事基本信息、工资信息、社会保障信息、专职教师的相关信息。其中对于专职教师的信息在目前的人事档案归档材料中还是一个空白。因为这个平台是一个动态管理的资料库，缺少的这部分信息需要在今后的工作中逐步的收集资料进行完善。

（四）住房补贴的摸底调查工作

住房补贴的摸底调查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后参加工作的新职工的每年每月的工资情况，参加工作时间的确认、本人应享受的住房面积，调动工作的人员还要原单位出具是否享受过福利分房的证明。这些信息的准确性直接涉及到教职工的切身利益，需要人事档案管理和信息统计工作来提供大量的资料。

（五）职称的评定

教职工最为关心的职称的评定工作由于2011年新职称评审办法的实施发生了很大的变化，对教职工原职称的取得和聘任时间都需要准确的确认，这也需要人事档案管理和信息统计工作来提供准确的资料。

二、目前高校人事档案管理和信息统计工作存在的问题

（一）缺少专职的人事档案管理和信息统计人员，信息统计和分析工作难于开展

人事档案材料的整理和归档管理是一个耗时耗力的工作，需要有专人静下心来做这项工作。目前高校的档案管理基本上都是人事管理部门的人员兼职来做，而人事管理工作也很多，难以有足够的精力来做档案工作，既懂人事档案管理又具备一定统计知识人员都是难得，对人事档案统计信息进行综合分析更是无从谈起。

（二）人事档案管理信息化水平低，信息统计工作难以满足日常的工作需要

目前高校的人事档案归档情况并不乐观，经常出现调动人员回原单位找档案中缺少的资料的情况。档案信息化水平很低，信息统计工作无法满足目前的管理需要。

（三）人事档案管理和信息统计的规章制度不健全

各高校对人事档案管理和信息统计工作不够重视，相应的规章制度建设也得不到应有的重视，对从事此项工作的人员也没有相应的激励制度，难以激发工作人员的积极性，这也导致了鲜有人员愿意从事这项寂寞的工作。

（四）人事档案利用服务的方式还是传统和被动的

长期以来档案管理给人的印象都是“保管员”，似乎什么人都能做这个工作，提供服务的方式也是查询、摘录，简单的汇总。这种服务方式已难以满足管理的需要。

三、如何做好高校人事档案管理和信息统计工作

（一）提高对人事档案管理和信息统计工作重要性的认识

在单位设立专职岗位、专职人员来做此项工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、轻统计分析”的思想。

（二）加大档案管理和信息统计的投入，提高档案管理和信息统计的信息化水平

传统的档案管理偏重于归档和材料的整理，一般需要的工具很简单，象剪刀、胶水、裁纸机、打眼机等就可以了，而随着档案管理信息化的发展，计算机、打印机、扫描仪、管理软件等工具也是必不可少的，目前无论是硬件设施（设备、工具）还是软件（人员、培训）等的投入，都难以满足工作的需要。

（三）建立健全人事档案管理和信息统计工作制度

完善档案归档整理和信息统计分析的动态管理制度，完善考评机制，调动从事此项工作人员的积极性。

（四）改变人事档案管理和信息统计服务的方式

提升服务层次改变传统和被动的服务方式，主动征求各部门对人事信息需求，满足他们从人事档案中提取符合各自需要的信息的需求，充分发挥人事档案管理在统计、数据分析和预测等方面作用。目前高校的档案管理普遍存在着归档材料多，例如个人的工资档案每年一张表，别说上千人的高校就是几百人的高校每年归一次也是件颇为耗时耗力的工作，而此项工作是一个长期性的工作，需要长效管理，及时更新，为信息统计和分析提供基础资料。同时，要完善考核制度，以激发档案管理和信息统计工作人员工作的积极性，变被动的管理为主动的管理，提高档案利用的效率。

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一、人事档案管理发展信息化建设的意义

在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张，而这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势；因此，在互联网信息技术高度发达的今天，我们同样也需要在人事档案的管理中大胆的引入信息技术，从而有效提高当代人事档案管理的效率和水平。

结合现代社会和经济环境，可以看出发展人事档案信息化建设的意义主要分为理论和现实意义两个方面：首先，深化人事档案管理的信息化技术改革和建设工作不仅是社会科技发展的根本趋势，还是实现我国档案管理达到国际先进水平的必要条件，同时更是我国未来人事档案管理行业发展的重要基础；其次，人事档案信息化建设还可以有效提升档案管理的水平和效率，同时通过科学的档案管理还能够让个人档案更为直观和明朗，从而能够在人事管理中真正达到人尽其才的效果，进而对维护社会的稳定发展有着重要的现实意义。

二、人事档案管理信息化建设的制约因素分析

在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：

1、人事档案管理信息化建设发展不均

由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。

3、信息化建设成本较高

软硬件设施作为实现人事档案管理信息化建设的根本，其发展水平的高低将直接影响到档案管理信息化建设的成败，而现阶段绝大多数企业或地区档案管理部门的信息化建设工作仍处于起步阶段，其软硬件设施的建设和配置也同样需要庞大的资金支持，而这不仅给档案管理部门带来了强大的压力，同时也给信息化建设的周期和水平带来了严重的制约。

4、档案信息安全形式严峻

档案作为一个人最重要的私人信息，如果发生窃取或非法利用，往往会给所有者带来严重的后果，因此档案的安全性也也是档案管理的重要环节；然而，在现阶段由于档案管理部门的软硬件设施的仍处于建设阶段，而这也很容易让黑客有可乘之机，其通过非法入侵档案管理部门数据库而造成档案信息的泄密或损毁也将会给档案信息化建设带来毁灭性的灾难。

三、人事档案管理发展信息化建设对策

通过对上述制约因素的分析，可知在人事档案管理信息化建设的道路中仍需要注意许多问题，而在实际建设中采取合理的方案和对策也显得尤为重要：

1、加强信息化建设的投资力度

档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。

2、加强专业人才培养力度

人才作为21世纪最宝贵的财富，在进行人事档案信息化建设中同样也需要大量高素质的专业型人才，而这同样也是信息时展的必然趋势；因此，人事档案管理部门也应当在对现有员工进行培训和提高的同时，加强对专业型和复合型人才的培养和招募力度，从而为人事档案管理信息化建设事业培养出一只高品质的生力军。

3、完善档案信息化管理的安全系统

一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部n案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。

四、总结与展望

总之，21世纪作为信息化时代，人类几乎每一项生命生产活动都离不开信息的交流和传递，而互联网信息技术作为这些信息的重要传输纽带，它不仅扮演了连接人与人之间信息交流的纽带，同时还对重要事件或信息起到了记录和存储的作用，而档案作为一个人发展和成长中的重要信息，在对其进行传统的纸质化记录和管理同时，也应当敢于探索应用高科技信息技术建立数字化的档案信息，从而让档案管理理念和方式更为科学合理高效。

参考文献：

[1] 董洁. 信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.

[2] 邵海燕，陶萍. 浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[J]. 沙洲职业工学院学报，2007，02：25-26+36.

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2人事档案管理信息化必要性

人事档案管理信息化是顺应时代潮流的必然趋势，其离不开现代化信息管理系统的有效支持，同时工作人员还应具备较高的信息化素质，不断的更新工作思路，方能令较多重复冗余的工作变得更加简单、便利。实践工作中为确保档案资源更加有效、更为科学，应通过整合信息化手段，创建完整的信息数据库。人事档案内容之中最能够反映工作人员实践能力、取得成就的信息收集起来具有一定难度，为此应通过信息化手段，创建科学合理的网络系统模块对员工有关的奖励信息进行登记，弥补人事档案内容空泛的缺陷问题。人事档案管理信息化必要性在于，广大应用者可更合理的看待个人档案，更新以往对人事档案的错误认识。员工还可利用信息化系统自主充实有关奖励的信息，提升人事档案管理重视度，渐渐养成个人信息归档有责的良好习惯。由档案管理工作人员层面来讲，人事档案管理信息化不仅可充实个人信息还可凸显员工个性，由以人为本的角度入手汇总有关奖励信息与材料，还可使搜集档案难度大大降低，显著提升实践工作效率，为挖掘有价值信息提供基础的原始材料。信息化平台的设计应用应全面考量安全性以及有关应用管理权限，预防信息内容被恶意篡改、删除或是非法应用。员工个人补充档案信息应经过档案机构的审核方能，通过验证原件材料有效预防弄虚作假问题。人事档案资料的查缺补漏工作开展起来难度较大，需要不断的重复验证，涉及数据量庞大且耗费较多时间，应用信息化管理系统则可有效的应对重复不断同时具有一定规律的资料内容。人事档案信息的十个类别体现了严格规律性，对此类规律做深入细致的研究，可依照人事档案内容之中的基础信息编写查漏信息表，同当前的人事档案目录做比对研究，并全面统计出欠缺的材料。应用计算机信息处理手段，可依照人员信息各个项目为员工定制查漏目录表格，同他们的人事档案目录做对比查漏，进而令此项工作能够批量化进行，通过自动化控制手段显著缩减档案员工不断从事的脑力劳动，大大提升实践工作效率。另外，需要依照现实状况做更新调整，令其向着智能化方向发展，满足查漏工作需要。此工作可由人事档案信息化管理系统之中的功能模块完成，通过模块完成有关系统数据项、信息内容的模糊性对比以及子系统二次开发。

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2人事档案管理信息化工作策略

2.1创建完善的人事档案管理信息化工作机制

持续优化并合理规范的人事档案工作机制以及工作流程，令其同信息化工作的具体需求合理适应。为此，应继续创建优质的内控体制以及责任追究管理制度，做好严格管控，进而确保档案收集、归档管理的高效性以及全面完整性。并可在查阅的阶段中，提升档案资料应用的可靠安全性。针对档案管理工作各个环节存在的问题，可履行问责管理机制，保证人事档案管理工作的可靠有序性。再者，伴随档案信息技术的快速发展，应有效的更新当前管理工作方式以及具体的机制，进而提升人事档案工作的人性化服务水平以及综合控制力。

2.2做好人事档案信息化工作数据库建设

为提升信息化工作水平，应进一步加强数据库建设，以人事机构为信息枢纽，借助安全可靠的计算机系统、扫描装置、缩微技术、多媒体系统，全面发挥技术引导以及职能作用。可借助网络系统的综合优势进行高效的信息录入、合理的档案归档、安全的保管存储、快速的信息搜索、精准的查阅、可靠的备份、及时的维护以及销毁，实现全过程的信息化。实践工作中，各单位应积极创建技术一流、功效明显、便捷人性化的信息化服务网络系统，确保人事档案资源的进一步深入开发应用，以符合不同阶层、不同机构人员应用信息进行统计查询的综合需要，真正提升实践工作效率。

2.3提升人事档案信息化建设可靠安全性，创建完善的人才管理机制

优质的人事档案信息化工作，需要创建合理可靠的安全规定，细化各项执行标准，进一步创建健全的安全保障系统。例如，针对档案信息数据制定合理、操作性强的信息备份以及恢复制度，确保信息储存以及应用的可靠安全性。另外，应做好相关工作人员的安全教育培训，提升他们的信息保密以及安全责任意识。另外，应优先选择操作可靠、通用性较强且可靠稳定，具有良好安全保障机制的人事档案操作系统，选择正版杀毒工具，定期做好系统的备份以及病毒查杀，及时快速的更新软件补丁，营造安全有序的人事档案信息化工作环境。人才始终是信息化建设工作的核心要素。人事档案信息化工作为持续优化、不断完善的过程，因此，应创建完善的人才管理机制，做好相关工作人员的培训教育，使他们形成良好的职业素养，拥有扎实的理论功底，掌握丰富的科技知识，并形成不断开拓创新的精神，真正激发核心潜能，为人事档案工作的信息化建设贡献应有力量。

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随着事业单位加入市场化经营，事业单位的生存和发展面临着激烈的市场竞争，人力资源是企业的生存之本，也是企业的核心竞争力之一。只有做好人事档案管理工作，才能为人力资源管理提供支持和保障，使企业充分发挥人力资源优势，在激烈的竞争中谋求更好的发展。信息化管理是事业单位人事档案管理的主要发展方向，只有不断提高人事档案管理的信息化建设水平，才能为人事管理提供更有力的支持。

一、人事档案信息化管理现状及存在问题

随着信息技术的快速发展和在各行各业中的广泛应用，人们已经意识到信息化建设对提高生产、管理水平有重要作用，将成为提高企业竞争力的主要手段。在此认识下，我国从上世纪90年代开始兴起信息化建设的浪潮，信息技术被广泛应用于企业生产与管理的方方面面。信息技术在档案管理工作中的应用改变了传统的档案管理方式，大大减轻了档案管理工作的人力负担，使档案存储和调用的效率显著提高，也有效解决了纸质档案容易丢失和损坏的问题。

（一）对信息化建设缺乏重视。事业单位的档案管理部门普遍引进或开发了档案信息管理系统，实现了人事档案的信息化管理。但是从目前事业单位的档案信息化建设水平来看，其技术水平远远跟不上信息技术的发展速度，没有充分发挥信息化管理应有的作用。这体现出单位领导和档案管理人员对于档案管理信息化建设的重视度明显下降。具体表现为档案管理信息化建设的资金投入不足，信息化技术设备更新缓慢，缺乏对专业人才的培养，从而导致目前事业单位人事档案信息化管理水平普遍偏低。

（二）硬件设备老化、技术落后。信息技术自出现以来，一直保持着迅猛的发展态势。信息技术与信息技术产品的更新速度快，新的技术产品的性能和功能往往会有明显提高。目前，我国已经进入互联网+时代，先进企业都十分注重信息技术产品的更新换代，从而最大程度地发挥信息技术的作用，提高生产运营效率。相比之下，许多事业单位在人事档案管理方面的信息技术和硬件设备更新缓慢，技术设备严重落后，仍旧采用几年前甚至十几年前的技术设备进行人事档案管理，已经与先进管理水平产生了较大差距。

（三）档案管理人员的信息技术水平偏低。信息技术在人事档案管理中的应用虽然极大提升了档案管理的自动化水平，但档案管理人员仍然是管理工作的主体。由于目前事业单位对认识档案管理工作缺乏重视，安排的档案管理人员信息技术水平有限，通常只具备基本的计算机操作能力，但对设备的维护升级和安全管理知之甚少，难以满足认识档案管理的实际需要。

二、提高信息化管理水平的有效对策

（一）从上至下提高对信息化建设的重视。事业单位的领导应充分认识信息化建设在企业发展中占据的重要地位，在信息时代下，企业的信息化建设水平从一定程度上决定了企业的竞争力。人事档案管理是企业管理的重要内容，必须加强人事档案管理的信息化建设。在此基础上，应发挥领导的管理作用，从上至下提高相关人员对人事档案管理信息化建设的重视，注重技术的更新和专业人才培养，不断提高事业单位信息化建设水平，从而提高人事档案管理的效率和管理质量。

（二）及时更新设备、注重技术创新。在提高人事档案管理信息化建设重视度的基础上，应制定明确的建设规划，加强资金投入，切实提高人事档案管理的信息化建设水平。首先应尽快更新信息化设备，积极引进新的设备，并引进先进技术。如果在资金投入上有实际困难，也应对现有设备和软件系统进行升级，提高信息基础建设水平。同时着眼于云计算、大数据等前沿技术的使用，为各项人事档案管理工作的开展提供技术保障。

（三）提高档案管理人员的整体素质。档案管理人员是事业单位人事档案管理工作的主要执行者，也是信息技术设备的操作使用人员，其信息技术水平的高低，对人事档案信息化管理效果有直接影响。因此，必须注重对管理人员队伍的建设。可以采用两种手段尽快提高管理人员的整体素质，一是加强人才引入，积极招纳具备档案管理经验和信息技术的复合型人才。二是加强对现有管理人员的培训，尤其注重信息技术方面的培训，使其尽快掌握岗位所需的各项技能，确保人事档案信息化管理工作的有效开展。

三、结束语

虽然事业单位人事档案管理的信息化建设已经不是一个新的问题，但由于信息技术的快速发展，其建设内容也在不断发展和更新。因此，应做好长期建设的准备，提高对人事档案信息化管理的重视，加快设备与技术更新，注重人才培养，从而使档案信息化管理切实发挥作用，促进档案管理效率的提高。

【参考文献】

[1]余明富.关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J].经营管理者,2016(22):279.

[2]宋宁.浅谈事业单位人事档案信息化管理问题及对策[J].科技展望,2015(24):211.