高校数字档案馆建设模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇高校数字档案馆建设，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校数字档案馆建设的必要性

(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。

二、高校数字档案馆建设的任务

(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。

作者单位:湖南人文科技学院

作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。

参考文献:

篇2

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02

高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。

基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。

一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提

进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。

二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析

首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。

其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。

第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。

三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径

1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要

知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。

2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要

“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。

3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值

从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。

高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。

参考文献：

篇3

高校数字档案馆建设中所需的经费支持力度不够、设备技术条件不好、人员配备不足等因素导致很多高校的数字档案馆建设只能是纸上谈兵。而云计算以其低成本、高效能的优势无疑可以优化高校数字档案馆建设模式，加快高校档案信息化发展步伐。

一、云计算概述

根据业内共识，云计算是一种通过网络统一组织和灵活调用各种ICT信息资源，实现大规模计算的信息处理方式，是一种可以随时随地方便而按需地通过网络访问可配置计算资源（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）共享池的模式。云计算的基本原理是将多个成本相对较低的计算实体通过网络整合成一个具有强大计算处理能力的系统，以服务的形式将软件、平台、基础架构等提供给用户。用户所处理的数据并不存储在本地，而是保存在互联网的数据中心里面，并且云计算服务提供商提供大量专业人员对数据中心进行专业化管理，维护硬件、安装和升级软件、防范病毒和各类网络攻击。

二、高校数字档案馆建设概述

随着信息技术的迅速发展，建设高校数字档案馆已是高校信息化的必然趋势。高校数字档案馆是信息时代高校档案馆新的存在形式，是信息时代保存高校记忆的重要方式。目前，国内一些知名大学已经在档案信息化建设方面取得了显著成效。例如，南京大学档案馆从1983年就开始在国内首次采用计算机管理科技档案信息。先后自主研究和开发了多套档案管理软件，其中“南大之星”档案管理软件已为湖北省内多所高校档案机构使用。上海交通大学档案馆联合多个单位开发和研制的《上海交通大学数字档案馆》项目，于2008年顺利通过了由上海市档案局组织的成果鉴定，标志着全国高校第一个数字档案馆建设成功。

近年来，高校数字档案馆建设取得了可喜的进展，但也存在一些亟待解决的问题。一方面，一些高校档案意识薄弱，档案管理理念滞后，未意识到高校建设数字档案馆的必要性。另一方面，在高校数字档案馆建设中，设备技术支持、专业人员配备、后期扩容维护等方面经费投入很大，不是所有高校都具备建设数字档案馆的实力。

三、云计算应用于高校数字档案馆建设的优点

从建设成本方面看，高校无需投入大量资金购置、安装、管理维护数字档案馆建设中所需的设备，只需配备接入云平台的简单用户终端，由云端统一管理软硬件资源，高校档案馆可按需使用云端ICT资源，按量支付服务费用，从而实现数字档案馆建设成本的降低。

从信息存储方面看，云存储为高校数字档案馆日益增多的馆藏资源提供海量存储空间。传统的存储方式要避免客户端和服务器的瓶颈，而云存储应用灵活而先进的分布式算法，在存储量和分布式规模增加的时候尽量保证检索的效率。

从资源共享方面看，云计算实现了ICT资源的集成，高校档案馆能够共享云平台上的服务器、存储空间等，使用统一规范的应用软件系统，避免各高校“孤岛”式档案信息化建设带来的ICT资源重复建设。

从利用服务方面看，数字档案馆的云服务平台能实现多种服务形式的开展，如个性化服务、知识服务等，充分体现以用户为中心的服务思想。高校档案馆借助云服务平台能够实现为校内各部门及社会提供多元化档案服务，不断提升高校档案利用服务工作水平。

四、云计算环境下高校数字档案馆的构建

（一）系统功能需求分析。需求分析是基于云计算的数字档案馆设计、开发与实施的重要依据。需求分析的准确性、科学性是影响基于云计算的数字档案馆系统工程成功的重要因素。

1.收集功能。档案收集是高校档案馆面向校内各个档案形成部门开展的主要工作，也是高校档案馆信息资源不断丰富和积累的源头。在进行需求调研时需要确定：高校档案馆与其他各部门内部的业务流程、任务分工方式；高校档案馆接收其他部门电子信息的约定（例如移交途径、格式等）；档案收集工作与馆内其他业务工作之间的信息流关系；档案接收处理过程中产生的所有信息，哪些需要记录、跟踪、管理等。

2.管理功能。为了改变目前一些高校各类档案信息单独建立数据库文件、档案信息检索及利用等方式比较落后的现状，应对高校档案馆内各档案门类之间的信息进行关联，实现档案信息的系统化管理；将各类档案信息按照各部门的权限进行配置，实现馆内全部档案信息的集成化管理和权限范围内信息资源的共享。

3.保存功能。云环境中数字档案馆能够实现数字档案长久的安全保存，包括数据的长期保存以及安全的海量数据存储空间。高校档案馆保存的是学校的历史、文化、记忆，档案信息的安全保障是至关重要的。同时，随着数字资源的不断增多，高校档案馆应适应高校档案工作未来发展需求，不断扩展数字资源存储空间，从而确保能够不间断地记载学校历史，传承学校文化。

4.利用功能。高校档案馆应将学校发展过程中形成的重要信息资源进行系统化整合、编研，为学校各级部门提供多元化利用服务，提高档案服务工作水平。云环境中高校数字档案馆应当实现以较低的用户端设备要求，满足利用者对档案信息的快速、准确、全面的查询要求，实现开放档案信息的共享和网络化利用，实现档案信息智能编研、深度挖掘，实现参考咨询服务、个性化服务等多种服务方式，实现用户统计管理、权限管理、日志统计等功能。

（二）基础架构。笔者曾经在《基于云计算的数字档案馆建设与服务研究》一文中根据云计算服务体系结构，设计了基于云计算的数字档案馆基础架构，该架构同样适用于云环境中高校数字档案馆的建设。高校可以结合自身需求对各层服务进行选择及调整，以便服务于本校档案工作，但总体框架不脱离该基础架构。

1.基础设施层。该层提供数字档案馆所需的计算、存储等资源来装载相关应用。该层利用虚拟化技术实现一台物理机上运行多个虚拟机。例如，虚拟化技术将服务器资源逻辑切分，形成虚拟资源池，为高校数字档案馆提供档案存储、网络传输等所需的相应资源，并且有利于进行档案数字资源的备份、移动和复制。

2.平台层。该层是一个应用程序的共享平台，可运行多种应用程序的所有负载，支持现有应用程序的整合并且高效地构建新应用程序，实现高校档案馆对应用程序的有效控制，包括档案接收、虚拟库房管理等。例如利用多租户技术，能让一个单独的应用实例为高校内多个档案移交部门服务，并且对各部门移交的数字资源保持良好的隔离性和安全性。

3.应用层。该层提供可扩展服务接口，根据用户需求提供相应的应用接口，实现用户对应用层的访问。例如，该层整合了平台层所提供的应用软件，由于支持公开协议（如HTML4、HTML5），高校档案馆只需配置一个简单用户终端接入网络后就能访问该层的应用，无需安装和升级软件，按需求量服务，按服务计费，从而节省数字档案馆建设成本。

4.终端用户层。云环境中高校数字档案馆的用户终端不需要强大的运算能力即可响应用户操作，保证用户的良好使用体验。用户可以利用多种终端设备接入网络，直接访问应用层，获取相应服务。例如，使用移动终端设备比如手机、平板电脑等接入网络后，即可获取高校数字档案馆云平台提供的各种服务。

近年来兴起的云计算技术给数字档案馆的建设带来了新机遇，也给高校数字档案馆的建设提供了新思路。云环境中高校数字档案馆建设方案的实现，在技术上没有太多障碍，但实施起来是一项长期且艰难的工作任务，但可以肯定，云计算技术的迅速发展将对高校档案信息化进程产生越来越大的影响。

【参考文献】

[1]胡大平，王留军.智慧城市关键技术与产业发展[M].武汉：长江出版社，2014（11）.

篇4

中图分类号：G7 文献标识码：A 文章编号：1006-026X（2013）09-0000-01

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的高校相关档案将以电子文件出现，但现阶段却没有对应的系统管理制度，高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。

1.数字档案馆的概念

“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关，它是基于现代信息技术的数字手段，进行网络电子档案信息资源的分布式连接，利用档案信息不受时间和空间的限制，大规模，分布式的数字信息系统，实现资源共享。

2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性

随着信息时代的到来，现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域，电子信息传输，电子文件，各种管理系统，应用程序和档案数字化建设的需要，使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大，高校档案的数量不断增加，高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理，文件鉴定，整理。而科学，规范的电子文件管理流程，档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。

3.高校数字档案馆建设的必要性

高校档案的数量不断增加，存储空间则没有变化，数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增，然而，文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题，档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架，仓库管理，这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设，从长远的角度来看，可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来，而且还可以大大减少档案的占地面积。同时，多媒体教学文件，CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集，整理和利用的发展，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。

4.高校档案数字化建设中存在的问题

4.1高校档案管理意识薄弱

高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案，开发出了多种档案法规，但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足，同时，一些档案部门的管理人员档案意识淡薄，备案业务监督不力，指导不足。

4.2 专业人员的缺乏

数字档案馆的理论体系还未形成，目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施，数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前，具备这个能力的档案人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设面临的一个重大问题。另一方面高校档案管理人员承担的档案管理职责，其工作水平和业务能力直接影响着学校的档案和档案管理水平。档案管理工作是具有高度专业化的工作，但在现实中，高校档案管理人员基本上都是身兼数职，更不具备专业的知识和技能，能提高业务水平的培训不多，档案专业技术人员数量、业务水平参差不齐，且岗位经常发生变化，导致档案管理队伍不稳定。

4.3安全问题

高校数字档案馆建设的目的是实现档案信息资源共享，在局域网或广域网的数字档案信息的传输，安全问题变得尤为重要，传递数字化档案信息的基础是通信网络，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前我国互联网的传输速度较慢，用户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.4 工作标准、工作制度的缺乏

规范化，制度化和档案材料的标准化是 档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下的计算机数据处理对高校档案的建设标准和规范提出了更高的要求。但高校更偏好教学管理软件的购买，但许多高校都有自己管理的实际情况，所以在实用性等方面存在一些不足，再加上计算机软件及相关设备的硬件差异，这些问题和差异是影响电子数据标准和共享，并制约着信息交换的范围，直接影响着档案信息化建设步伐。

5.如何有效建设高校数字化档案馆

5.1转变观念，整合信息资源

档案工作是一项非常重要的工作，涉及部门多、范围广，领导干部和工作人员要高度重视，统一思想，增强档案意识。在提高认识的基础上，转变观念，以科学发展观为指导，把档案工作纳入学校的发展规划。完善学校的管理制度，定期组织学校中层干部学习档案法规，并通过学校办公自动化系统，校园网络等载体，大力宣传档案法和档案工作的重要性。建立统一的档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，制定本校档案工作发展目标和每年的年度计划。学校本身就是一个非常丰富的信息资源，所有部门都有自己的信息系统和网站，每年生产大量的数字文件。这些教学，研究，管理的相关文件，需要进行整合，统一管理。

5.2完善基础设施建设

完备的基础设施是数字档案馆建设的先决条件。根据数字档案馆的功能要求，硬件主要包括：计算机网络设备，文件系统管理软件，服务器，文件处理设备，存储设备，数码设备，照相机，和捕获设备，光盘记录设备等。此外，还将建立一个满足适应档案信息系统集成平台和管理和时展需要网络结构。

5.3解决信息安全问题

针对高校数字档案馆建设中存在的安全问题，我们必须解决以下几个方面的内容：一是使网络安全尽快立法，保证网络信息安全体系；二是档案的真实性，安全系统的建立，建立一个可靠的备份系统；三是要找到可靠的载体，研发寿命长的电子档案；四是采用传统与现代相结合的电子文件档案管理，确保档案的真实性。

5.4加强数字化档案的工作质量检查

《高等学校档案管理办法》的第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。

6.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献：

篇5

国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。

二、数字档案资源建设的内容

进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。

数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。

高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。

高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。

高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。

高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：

（1）馆藏档案的数字化成果

馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。

（2）归档部门提交的电子文档

高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。

（3）档案馆专门数据库

档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。

（4）档案馆日常工作所形成的数字资源

高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。

三、数字档案资源建设的管理

（1）建立和维护数据库

档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。

（2）数字档案资源的质量控制

档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。

（三）数字档案资源的安全机制

为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。

档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。

（四）数字档案资源的长期保存

数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。

（五）数字档案资源的备份机制

为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。

（六）数字档案资源的服务机制

篇6

数字化档案馆是档案信息化的重要组成部分，是未来档案馆的发展方向。构建高校数字化档案馆，能够实现档案信息资源的有效利用和共享，最大限度地发挥档案信息的作用，为学校的改革和发展提供优质服务，是实现高校档案现代化的必然趋势。将会给高校档案工作带来新的机遇，也给档案工作者带来新的挑战。

1 数字化档案馆要实现的目标

数字化档案馆是在互联网上形成一个超大规模的高度有序分布的档案资源库群，各信息资源库群通过计算机网络的联接和应用软件的集成，组建成一个超大数字档案馆，使档案利用者可以在整个网络上进行信息查询，没有时间和空间上的限制；通过对数据有效的组织和挖掘，可以为生产、管理和决策提供必要的依据；通过网络向政府和社会各界提供优质高效的服务［1］。数字档案馆就要实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化。（1）档案业务流程处理自动化。档案管理部门用数字化手段对档案业务流程进行管理，对各归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。（2）馆藏档案数字化。数字化档案馆将原始文献信息资源存储在硬盘、软盘、光介质之中从而形成各种数据库，馆藏档案信息只有经过数字化，才能通过计算机和校园网络实现资源共享。（3）信息传递网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还需要依靠电子通讯手段，特别是网络技术，将档案信息在网上传输，用户通过网络实现异地利用，成为互相联结、互相配合的整体。（4）信息资源共享化。数字化档案馆在充分开发利用馆藏资源的同时，将分布各地的信息资源连接起来，形成一个巨大的信息空间，满足社会需求，实现真正意义上的信息共享［2］。

2 数字化档案馆建设对高校档案工作的作用与影响

2.1 数字化档案馆与传统档案馆相比有着巨大的优势数字化档案馆通过计算机网络获取馆藏信息，存储量大，占用库房空间小；通过计算机网络联接形成一个完整的系统，传输快速，检索、利用便捷，减少了对纸质档案的调卷、查阅，保护了纸质档案；能够通过网络实现信息资源共享；服务质量、提供信息的深度和广度都有很大的提升。

2.2 构建高校数字化档案馆是国家档案事业发展的需要随着高校各项事业的发展，信息量不断增加、信息传递大幅度提高，需求量也急剧上升。构建高校数字化档案馆有助于国家综合信息系统的组建，也将极大地增加整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力［3］，是我国数字资源建设开发利用的基础，是加快我国档案信息化步伐的需要，是国家档案事业发展的需要。

2.3 数字化档案馆最大限度地发挥馆藏档案的作用

随着高校档案信息化建设的推进，学校在教学、科研及管理等方面产生了大量的数字化形态的档案信息，及时接收各类有保存价值的电子档案，对档案信息资源进行有效的数字化处理。对于非保密的档案信息，利用网络、传播、交流，拓宽服务范围；用户充分利用网络与档案馆沟通，从封闭走向开放，满足了查阅者的需求，最大限度地发挥馆藏档案的作用［4］。

2.4 数字化档案馆对高校档案工作产生积极的促进作用数字档案馆的独特形式对信息服务将产生深远的影响，使档案管理者的观念发生了根本性的变革，对档案管理体系、管理流程、服务方式及信息资源的保护都提出了新的要求。档案馆为各部门兼职档案员设置权限，各部门根据自己的权限范围收集与本部门相关的档案信息数据，按照相应的格式传输到档案管理系统数据库中，使档案馆成为档案信息中心，提升了档案馆的职能地位，提高了档案服务的地位和被重视程度，极大地推动档案工作的发展。

3 高校数字档案馆建设的具体实施策略

数字档案馆是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，也就意味着对档案工作、档案工作者提出更高的要求。

3.1 高校数字档案工作

3.1.1 数字化档案的收集

高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息、系统和网站，每年都产生大量的数字文档，涉及教学、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能统一管理。通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确认有保存价值的电子文件，通过校园网再传输到档案管理系统，通过设计好的程序对其进行自动鉴定，并进入档案馆监控网络中；对于各部门使用的办公软件，产生的非结构化文件也应定期通过网络移交到档案馆。

3.1.2 数字化档案的管理

高校数字档案馆要建立档案管理工作的自动化系统。实行计算机辅助立卷，运用计算机技术对档案工作的全过程实施自动化管理，其功能涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。建立数字档案设备与信息安全管理体系，防止信息丢失、被非法更改，使数字档案具有可读性、可利用性，确保信息的保密与安全。

3.1.3 数字化档案的利用

高校档案馆通过数字校园平台，运用自己的网页和服务器，实现远距离、快速度、高质量地传递档案信息，供广大利用者查阅。网上利用工作主要使用高性能的计算机作为WEB服务器，通过校园网开展电子检索服务，在各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档，实现资源共享［5］。

3.2 优化馆藏档案资源结构

3.2.1 馆藏档案数字化

把馆藏纸质档案、实物、声像、各种基建图纸全部数字化。首先，把档案信息目录录入档案管理系统数据库，然后，通过扫描将档案全文信息以图片形式存储到光盘、磁盘中，上传到数据库。

3.2.2 与办公自动化系统有效接轨

在数字化校园建设过程中，学校各个职能部门相继建成了办公自动化系统，这些系统产生的有价值的信息资源通过一个数据接口自动转入档案管理系统，档案管理系统对这些系统中的数据进行采集、处理、分类、加工，实现一体化管理。因此，要建立档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，形成完整的信息体系［6］。

3.2.3 资源库建设

档案资源库是国家基础数据库的组成部分，是高校各部门支持决策、管理和满足广大师生及社会档案利用者的基础。所以必须在规范化的基础上，投入足够的人力、物力，建设高质量的资源库。在完成文件目录、重要档案全文信息数据库的基础上，建立相应的数据库，便于信息的检索、浏览和处理。如，建立党政档案数据库、学生档案数据库、教学活动数据库、重大科研成果档案数据库、档案编研成果数据库等。

3.2.4 档案信息结构升级

数字档案馆信息资源不但要达到齐备的门类、一定的数字规模，更要使数字化档案馆资源建设突出重点、层次清晰、不断充实新的内容。加快信息结构升级、有效提升信息之间的关联度，满足用户需求［7］。一是从大量的档案信息中就某一专题或主题提取相关的信息，提供信息服务，实现档案信息潜在的价值。例如，举办建校以来照片专题展，建立体育荣誉二级档案馆，借助校史馆开设历史沿革、学科建设、知名专家、党建工作、学生活动专题等。二是对馆藏档案信息进行分析、选择、组织、提炼、加工，进行深层次的开发和挖掘，形成新的信息产品，使档案信息的服务更具有深度和广度。三是充分发掘教学、科研特色，广泛征集校内外、国内外有价值的信息资源，获取“原始记录”、“第一手材料”，运用校园网和档案管理系统进行数据转换，运用互联网实现共享。四是加强校内各部门之间、校际之间、学校与社会各界的横向联合，形成一个完整的体系，实现信息资源的互补，使信息资源丰富、系统，满足多层次、全方位的需求。

3.3 数字档案馆个性化服务

3.3.1 加强信息意识

数字档案馆个性化服务就是利用计算机网络为用户提供充分的信息服务，满足其个体信息需求。档案人员要更新观念，加强信息意识，积极主动地去挖掘、搜集有利于档案工作开展的各种信息，具有超前意识，敏锐地感受社会信息的变化。努力学习信息知识，提高信息能力，对信息进行监督管理、集中控制、提供传递，确保信息完整、准确、可靠。学习计算机技术、网络技术，具备对档案信息分析、处理能力。

3.3.2 提高个性化服务水平

数字档案馆以用户为中心，根据用户希望的时间和地点满足其对档案的信息需求，根据个人的习惯、专业等要求提供信息，各取所需。通过信息分类定制、信息推送、信息智能、信息检索、呼叫中心等方式［8］，为用户服务。只要通过网络上的个人电脑就可以成为数字档案馆的服务对象，用户可以利用档案馆的客户机进行网上咨询、发送电子邮件等，自由地查询网络上的信息，不受时间、空间和信息量的限制。档案馆定期或不定期地向档案信息用户提供新的档案信息，为用户进行跟踪服务，建立档案用户反馈机制，发现不足，提升质量，满足档案信息用户的个性化需求。

3.4 数字档案信息风险对策

高校数字档案馆建设的目的是将数字档案信息在网上进行传输，实现档案信息资源的共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，解决信息安全问题至关重要。

3.4.1 系统安全对策

采用安全性能较高的操作系统，高性能的服务器、计算机软件、硬件，高可靠性的数据库管理系统。

3.4.2 管理安全对策

（1）加强安全保密意识

高校数字化档案信息的内容涉及高校的教学、科研、管理等各个方面，其中有很多属于密级材料，因此，档案工作人员应树立高度的安全意识，严格依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案安全工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，确保档案信息的安全性和完整性。

（2）制定相关的制度、标准

结合国家及本地相关的数字档案文件、结合本部门的实际及数字档案馆的特点，制定相关的制度、标准。例如，数字档案鉴定、备份制度、数字档案网络管理制度、数字档案管理标准、数据库标准等。保证制度到位，责任到人，严格管理。

（3）侵权风险措施

必须认真采用身份认证，加强用户使用管理，资源授权管理，保护利用者隐私。只有授权用户才能按照授权范围通过客户端应用程序进行数据处理工作，其他人无法操作系统。采用知识产权相关声明规避侵权风险，保护知识产权［9］。

3.4.3 技术安全对策

对数字信息进行安全维护，保证数据安全传输，未得保护的移动设备、来历不明的软件不许接入档案馆网络；定期检查、安全升级、软件补丁，确保数字化档案不受恶意侵害；档案馆内部的数据库和电子文件的局域网要切实与外网实行物理隔离，密钥管理；在网上提供公开档案信息服务的，采取防火墙、数据备份等防护措施，档案馆信息系统遭到人为或自然灾害时能够及时有效恢复，非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网［10］。通过风险评估、安全检测、判断，实现网络主动防御、主动安全保护。

4 结 语

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大社会效益和经济效益，数字化档案馆是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，时代使然，势在必行。高校档案工作者要更新观念，加强学习，掌握新形势下档案工作的业务知识，提高计算机技术、网络技术水平，以适应数字档案馆建设的需要。

参考文献

［1］杨桂明．数字档案馆及其应对实施方案［J］．档案学通讯，2004，（3）：89．

［2］张清莲．论高校数字化档案馆建设［J］．太原师范学院学报，2009，（1）：171-172．

［3］倪佳．数字档案馆环境下的档案信息服务模式研究［J］．黑龙江档案，2010，（2）：12．

［4］郭未艾．高校档案馆数字化建设建议［J］．科技信息，2008，29：631．

［5］禹志梅．高校数字化档案建设的可行性研究［J］．科技与经济，2006，（3）：41．

［6］祖庆芝．数字档案馆建设［J］．中国档案，2011，（3）：29．

［7］张东华，姚红叶．信息生态视阈下数字档案馆信息服务研究［J］．档案学通讯，2011，（5）：58．

篇7

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。

再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

篇8

关键词：

高校；学籍档案；数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

3.结语

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

作者：戴雷雷 单位：应天职业技术学院

参考文献：

篇9

数字化高校档案馆是在传统档案馆的馆藏、分类、查询等固有的模式基础上，借助广泛普及的计算机与通畅无阻的网络，充分应用各种信息技术和网络技术而建立起来的一种新型档案馆。档案馆的数字化建设通过将计算机技术、网络技术等高新技术引入档案领域，实现了档案资源的科学保护与资源共享。因此，高校档案数字化建设必须依托于空间数据基础设施和网络.而现行高校档案馆基础设施远远不能满足数字化建设的需要。

（1）硬件基础设施缺乏

许多学校在硬件基础设施的资金投入严重不足，计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机等必要设备的购置尚存在问题，使构建完整数字化体系的基本需求都得不到满足，使得档案馆的数字化建设留于形式，根本起不到实质的作用。

（2）数据库建设落后

许多拥有丰富馆藏资源的学校，在其数据库中却只现其馆藏之冰山一角，内容极其稀少，种类极其贫乏，数据库检索途径单一，有些甚至不能提供检索途径。数据库根本不能发挥其网罗档案资源供用户搜索利用的功能，成为了社会资源的一种极度的浪费。

（3）网络建设落后

网络建设落后，网络故障频出，为广大用户的使用带来了极大的不便。并且对于网络资源也未做到充分的利用，资源链接匮乏，严重影响了资源共享的程度，大大的违背了数字化建设扩大资源共享面的初衷。

1．2人才匮乏与激增的建设需求之间的矛盾

人才的培养是高校档案馆数字化建设的一个关键因素。数字化建设的建设、更新、维护与升级与普及都与人才息息相关。档案馆的工作人员必须具备相关的计算机技术、网络传播技术及档案管理知识才能更好的服务于档案馆的建设。但是目前这种综合人才十分缺乏，往往存在着专业计算机人才不懂档案管理，而档案管理人才又不懂计算机的尴尬处境。高校档案馆缺乏对档案馆人员进行业务培训及引进外来人才的意识，这些都严重影响了档案馆数字化建设的。

1.3高校档案馆数字化建设是为了更好的方便资源的利用

但是往往由于宣传力度不够，造成了数字化档案馆的资源浪费。例如，在许多学校的数字化档案馆中对于档案信息数据的资料范围、检索途径、索取方式都缺乏必要的说明与介绍，使同学们面对海量的信息无从下手，最后不得不选择放弃，这大大的减少了数字化档案馆的使用人数。同时因为缺乏专人负责对数字化档案馆的答疑工作，出现问题时用户往往只能放弃利用档案馆而另寻他法。

2反馈机制不健全与完善数字化建设之间的矛盾

高校档案馆数字化建设才刚刚起步，必然存在诸多问题需要完善，这就需要及时与用户沟通，不断采纳意见并积极改进。但是目前很少有高校能做到反馈机制健全，因而阻断了与用户之间有效的沟通。也因为不能及时的了解用户的信息需求，所以很难能取得用户的支持与信任，又是得档案馆的利用率进一步下降。

3.针对高校档案馆数字化建设相关问题的对策

3.1加强基础设施建设

适当增加基础设施建设的经费。经费的投入不仅包括网络通讯设备、服务器、处理设备的购置，还应包括软件设施的完善。数字化档案馆在满足档案的利用与管理的同时，还应注重数据库的完善构建。首先，数据库的内容要能很好的反映馆藏书籍的内容，并及时填充新近书目与档案资料，做到数据库内容丰富翔实，以满足用户多元化的需求。其次，信息检索要更加智能化，不仅能够分类查询，还应能够根据相关要素进行查询，以达到检索速度快、效率高、范围广的目的，从而最大程度地方便用户的使用，使用户能够在海量的资源面前不再茫然。再次，要充分利用资源链接，最大程度的扩大资源共享面，使用户能够以最方便、便捷的方式搜寻到其所需的最全面的资源。

3.2加大人才培养力度

档案馆工作人员不仅承担者档案馆的建设、更新、维护与升级，更承担着指导用户如何利用数字化档案馆等普及工作，而这些都大大提高了对档案馆工作人员的要求。因此档案馆的数字化建设需要大量能熟练运用检索方法、懂得相关计算机技术、网络技术并具备沟通技能的综合素质人才。要想推进高校档案馆数字化建设的进程，就必须要大力优化档案馆成员的知识结构，定期对相关人员进行业务培训，并且大量引进外来人才，为档案馆建设补充新鲜血液，从而逐步提高档案馆的管理的水平。对于档案馆人员的业务水平要定期进行考核，对于不具备管理资格的成员要坚决予以剔除，充分保持档案馆工作人员的先进行。

3.3强化使用推广

高校档案馆的基础建设程度和水平质量，需要由用户来认可，只有用户满意的档案馆才是馆建的基础所在。高校档案馆做为一项基础建设部门，自身的推广程度是受使用范围所限制的，其服务水平和信息化程度需要用户的使用来判别。因此，高校档案馆要定位在为用户服务的定位上，加大使用推广的力度。在每一名教职员工或是学员来提取档案时，档案馆通过高效快捷的查访方式以及优质热情的服务态度会给用户留下深刻的印象。而高校档案馆在强化信息建设的同时，主要就是要为用户提供优质快捷的服务，因此，加强信息化建设对于提高档案馆的管理规范程度以及用户的认知层次具有重要的作用。

3.4加强反馈机制的建立

篇10

高职高专院校的数量和招生规模同本科院校平分天下，培养了大量的高级技能型人才，为我国的经济建设持续健康发展发挥了不可替代的作用。新常态下高职院校的作用和责任更加凸显，作为记录学校教育教学、科学研究、校园建设与发展等所发生的经济往来账目的财务档案，对于分析资金投入产出效益、预测今后建设和改革方向提供了基础性资料，为国家和地方政府分析高职高专院校的发展和建设情况提供准确的信息。计算机技术的发展和应用，特别是财务活动电算化，为财务档案数字化、信息化、电子化建设打下了坚实的基础。高职高专院校财务档案应真实、准确、完整，方便查阅与分析，才能充分发挥其资料价值。但是，目前高职高专院校的数字化会计档案的建设、管理和使用仍存在不少问题，制约高职高专院校财务分析效能，影响学校的管理和建设，不利于高职高专院校的长远发展。

一、数字化会计档案的重要意义

（一）方便查询和分析

数字化会计档案采用计算机软件管理档案资料，建立了电子目录以后，使用一网的电脑或其他终端设备，取得授权许可，即可几分钟内在任何地点查到所需要的资料，方便快捷。而传统的纸质会计档案资料的查询，需要赶到档案存放地点，征得档案管理员的同意，手工查询目录资料，根据目录检索再到档案库房翻阅相应资料，费时费力，效率低下，并且容易污损纸质档案。

根据财务数据综合分析和比较资金使用效果，数字化会计档案通过调取原始资料，采用相应软件，数分钟内就可以得到所需要的报表。而根据纸质会计档案资料，需要根据财务数据资料，人工分析数据之间的关系和变化规律，需要占用大量的人力物力和财力，而且不能及时得到分析结果。

对于档案资料，能够及时查询和分析，才是其存在价值的真正所在。

（二）提升财务管理效率和水平

采用数字化会计档案，财务管理面临大量的数字资料，需要建设相应的硬件和软件，包括计算机、网络资源、会计专业和计算机网络知识均有所掌握的专门人才。管理者必须转变观念，科学管理，同时还需要及时更新知识，才能适应新的工作环境，管理者能够更加及时的掌握单位的财务运行状况，预测财务运行风险，提高管理效率。

（三）节约资源

会计档案数字化，采用磁盘、光盘、服务器等方式存储，原始凭证、记账凭证、各种账簿和报表等不再使用纸张书写或打印，降低打印机、复印机等的使用率，降低了纸张使用，实现低碳环保工作模式。同时，会计档案数字化以后，提高了大量数据录入和处理的效率，报表分析可以自动生成，降低人力资源的占用，解放出来的人力资源可以投入到财务数据的分析和预测等智慧型的工作中去，提高人力资源的劳动质量和效率。再者，采用数字化会计档案，不需要很大的房间就可以把一个单位的所有会计资料保存起来，节约空间和场地资源。

二、高职高专院校数字化会计档案存在的问题

高职高专院校以培养高级技能型人才为己任，而我国传统观念认为接受高等教育的目的是为了走向管理岗位，所谓学而优则仕。所以，高职高专院校一直没有受到社会各界的充分重视，没有受到本科院校特别是研究型本科院校同样的重视，导致其占有的软硬件资源较少，会计部门也不例外。高职高专院校会计部门开展数字化建设，会计档案电子化，面临着一些特殊的问题。

（一）重视不足，资金和人才投入均较少

会计档案是财务工作的附属工作，往往没有受到单位领导的足够重视，相应科室在学校的管理结构层次中，还算不上三级科室，其工作属于学校工作层级中的最底层。会计档案长期以来没有得到学校的重视，现代化建设更无从谈起。校领导大多不清楚会计档案室的工作内容、工作职责、工作要求等基本知识，对于会计档案工作的发展和建设没有工作计划。如此，会计档案信息化建设工作难以取得资金投入，难以有专业知识和计算机知识都掌握的专业人才来负责会计档案工作，会计档案信息化建设难以取得进展。

（二）会计档案数字化建设规划的前瞻性不强

有些高职高专院校开展会计档案数字化建设，没有根据数字化发展预测今后二十年的发展趋势，网络硬件和软件建成后五年左右就过时了，存放这些硬件设施的房间防水、防火等的安全等级较低，可扩展的空间有限，没有预留网络接口，硬件升级困难，导致后期发展难以适应会计档案的要求。由此带来了资源使用年限的降低，造成了浪费。

（三）管理制度缺失，档案资料不完整

有效的管理制度是机构高效运行的保障，数字化会计档案建设需要相应的管理制度为之提供运行和维护的制度保障。但是，有些高职高专院校建立的信息化会计档案，由于没有配套的管理制度，资料收集、整理、归档不及时，没有对原始资料进行分析总结和归纳，使用和维护不能保证会计档案的完整，导致会计档案容易出现缺失和不完整，甚至损毁，造成难以挽回的损失。

（四）信息化会计档案工作人员专业知识不完整

信息化会计档案工作人员，不仅需要熟练掌握会计专业知识，还需要掌握会计电算化以及计算机网络相关知识。但是，受到经费以及传统观念的影响，会计档案管理人员大多由新进人员或者将要退休人员管理，这些人员的最新会计专业知识、计算机知识有限，会计档案信息化管理的能力不强，制约着会计档案信息化建设。

三、高职高专院校数字化会计档案建设意见

（一）提高会计档案重要性的认识

学校领导特别是分管财务的领导，应自觉学习和更新会计知识，包括《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等，正确完整的认识会计档案的归档内容和要求，提高对会计档案重要性的认识，重视会计档案工作，推进会计档案信息化、数字化建设。观念改变和提升是事业成功的前提和基础。

（二）重视会计档案的硬件和软件建设

会计档案信息化、电子化建设，需要计算机、网络、服务器以及存放这些设备的房间，建设这些设备和设施需要结合本单位的现状以及未来至少二十年的发展趋势，预留足够的发展空间，避免频繁大修、更换设备甚至搬迁，节约资源和资金，同时满足未来的发展需要。购置的存储会计档案的软件，要满足兼容性、可升级、安全性、分级提供服务、自处理等功能和要求，签订安全和保密协议，明确权责。

（三）建立可操作的信息化会计档案管理制度

考虑《会计档案管理办法》（征求意见稿），根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等，结合单位实际情况，制定切实可行的详细管理制度，是信息化会计档案有效管理的制度保障。为此，可以从会计资料收集、整理、装订、归档、保管、鉴定销毁以及查阅、维护、安全措施等环节制定管理制度，明确管理职责。属于归档范围的会计资料包括会计凭证（原始凭证，记账凭证）、会计账簿（总账，明细账，日记账，固定资产卡片，其他辅账簿）、财务会计报告（月度、季度、半年度、年度财务会计报告）以及其他会计资料（银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料）等。

（四）培养或引进专业会计档案管理人员，提升知识水平

会计档案专业技术人员是档案管理质量和水平的决定性因素。根据单位的人员情况，把那些责任心强、专业能力好、愿意为会计档案事业尽力尽责的人员派出去培训，充实和完善知识结构，提高专业技术能力。或者引进那些懂得计算机、信息管理、财务管理、资产评估等专业知识的专业性技术人才，确保会计档案工作优质高效开展。

（五）提高数字化会计档案的共享能力

会计档案保管与维护价值主要体现在使用上，包括本单位用户的使用以及相关单位用户的使用。为此，需要实现会计档案电子化信息的资源共享。目前，互联网高度发达，为会计档案共享创造了客观条件。当然，资源共享需要遵循相应的会计档案资源利用的规定，符合法律规定。可以根据各单位的实际情况，对会计档案数字化资源分级、分层次地共享，加入校园网系统，设置不同的访问权限。把享受共享资源的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、校领导以及省市主管部门等不同的用户，根据各自所拥有的访问权限，访问和使用相应的会计档案电子化资源。

（六）加强数字化档案的安全性

21世纪的世界已经进入信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代，数据的录入、传输、复制变得异常简单，这些技术的发展为会计档案数字化资源的获取、存储、传递和使用带来了巨大的方便。但是，开放的互联网时代，网络上的数据被修改、删除和再编辑同样变得容易起来，导致会计档案数据有可能被恶意删除或篡改，给会计档案带来安全隐患，危害到数据的真实性和完整性，而且，这种事故常常难以修复。为此，必须对数字化的会计档案采取安全措施，例如双备份或者多备份，设置网络安全密码等。当然，会计档案的安全措施是相对的，没有绝对的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，将会计档案的安全性提高到该信息资料所需要的水平。

四、结束语

会计档案信息化，可以提升档案的使用效率、降低资源消耗，高职高专院校会计档案信息化建设，需要根据会计档案真实性、完整性、安全性要求高，结合自身办学经费有限、人力资源不足等实际情况，量力而行，并考虑空间和硬件的可扩展性、兼容性要求，制定相应的管理办法，建设高质量的会计档案信息化管理模式，为高职高专院校的发展提供基础性资料，分析高职院校的办学效率，为学校以及政府的决策提供参考。

参考文献：

[1]何郑涛，昌晶.数字化校园背景下高校会计信息资源开发利用的理论分析[N].重庆邮电大学学报（社会科学版）. 2015， （1）

[2]陈恒凯，张耀嗣.会计档案数字化管理研究[J]. 兰台世界. 2015，（11）

[3]李颖.ERP 环境下会计档案信息资源管理探析[J]. 山西档案. 2014，（6）