档案管理的分类方法模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理的分类方法，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-00-01

一、知识经济的主要特征

一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

二、企业档案管理中存在的问题

（一）传统企业档案管理中存在的问题

传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。传统档案管理多以实物存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体（主要是纸质或实质）记录下来，并分类存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。二是保存占据空间较大。三是查找困难。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。

（二）信息时代企业档案管理中存在的问题

一是收集整理档案用人多，耗费时间长。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。

二是网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。

三是档案的分类方法多沿袭旧制。按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

三、企业档案管理与知识管理的关系

企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。

1.知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

2.档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理（格式化编目、编号）得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。

（1）企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将应用到工作中，并创新知识、创新工作，这才符合档案知识管理的规律，才能生存下去，否则档案知识管理就会走到尽头。

篇2

由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。

2办公室文书档案的管理

文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。

3办公室业务档案的管理

业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。

4加强信息化管理

随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。

5人力资源和社会保障管理

档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。

篇3

1 企业合同档案的概念及特征

企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：

企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：

①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。

②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。

③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。

2 企业合同档案管理的分类优化措施

企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。

2.1 强化企业合同档案管理机制

在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。

2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理

在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。

2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理

在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。

2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全

在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。

2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况

在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3 优化企业合同档案管理分类的方法

3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。

3.2 集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。

3.3 分类表的使用方法

篇4

(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。

(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。

(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。

(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。

二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容

明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：

(一)必须规范社区卫生服务档案的构成

从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。

1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。

2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。

家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。

3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。

4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。

5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。

6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。

7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。

(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法

可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。

1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。

3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。

5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。

6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。

7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。

(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节

1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。

2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。

3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。

4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。

三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施

推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。

(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。

(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。

(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。

篇5

不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。

首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。

二、建立健全人事档案管理机制

人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。

首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。

篇6

为了适应社会的发展，医院的档案管理方式也在不断的改变，现阶段的医院档案管理变得越来越有层次感，从不同的角度，不同的方向把医院档案分类存放，根据研究目标的不同和医疗方向的分类，渐渐的把各种类的资料和信息分门别类的储藏，可以更快捷，更方便的为医生和患者服务。现阶段的医院档案管理更加具有专业性，传统的医院档案管理大多是由非专业人士管理，对医学的具体分类不够明确，现阶段的医学种类繁多，各领域相互影响相互交错让传统的医院档案管理者不能及时的有效的把档案及时存放，因此现阶段的医院档案管理要有专业性人才的加入，做好各个医学科目的细化工作，保障医院的正常运转，更好的为患者服务。同时在现阶段医院档案管理中最重要的就是档案的连续性，医学的研究过程和研究成果是一个相对缓慢的进程，其周期性较长，医院档案管理工作者要做到保证其在研究的同时保存好每个阶段向对应的成果和结论，做好医学研究的配合工作，让医院档案可以更好的服务医学研究。发挥医院档案管理现阶段应有的作用。

二、医院档案管理现阶段所存在的问题

2.1、医院档案管理的分类问题

医院档案的丰富程度很大程度上决定着医院的等级、经验、优良等，它是医院精神财富的具体体现，而确保各个档案整齐有序的排放的关键就是医院档案的分类排放等问题。传统的医院档案的原始积累来源于医院的各个部门的资料归纳，并没有积极主动的去收集资料、文件等，其被动、来源渠道单一的特点较为明显，而档案的分类又是档案管理的基本方法，是对档案进行系统的、规范的管理分类的有效手段。但是在现阶段医院的发展过程中，大多的医院不在意和注重档案的分类管理，没有科学的、规范的方式去分类管理档案，而且多数原因在于医院用房紧张，档案无处存放，各种基础设施不够完善，甚至导致医院档案的发霉、老化等问题，给资料的查找带来很大的困难。

2.2、医院档案管理人员的专业素质较低

在大多数的医院中，医院对于医院档案管理的工作并不是很重视，医院档案管理者的薪资水平还相对较低，各种基础设施陈旧，更新换代的水平跟不上医学发展的步伐，导致现阶段医院档案管理的水平严重的影响着医院的发展节奏。而医院档案管理工作者也没有能够正确的认识现阶段医院档案管理对于医院发展的重要性，严重的缺乏与管理相关的专业知识和法律意识，想当然的以为医院档案管理工作就是简单的文书整理，这种不负责任的想法充斥着大多数医院档案管理者的思维中，受到其专业素质和文化水平的限制，导致现在的医院档案管理工作大多都处在一个相对混乱、分类不均、乱装错装的阶段，使得医院正常的工作运转受到了很大程度的阻碍，远远满足不了现阶段医院发展的需求。

2.3、现存的医院档案管理制度不够规范

医院从开始出现以来，经过不断的发展变迁和自我完善，都形成了一套适应自己的医疗管理体制，各个部门之间、各个个体之间都有一定的行为规范和行事准则，而医院在档案管理方面却缺少相应的制度规范，使得医院的档案管理工作没有明确的形式准则，档案管理部门之间没有相对应的科学规范的流程，缺少对档案的监督和审查，不成形的医院档案管理使得人员松懈、工作散漫、效率极低，及其不利于医院的正常管理。

三、规范现阶段医院档案管理

篇7

1　确立档案管理标准化意识

现代档案管理，应确立以现代化为主要发展方向的中心思想，应确立以标准化为主要前提的意识：档案管理以现代化为主要发展方向，就是要建立现代档案信息网络，这是以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说，应做到以下几点：

(1)对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；(2)对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档；(3)应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准。

2　培养档案管理现代化人才

科技以人为本，时代的振兴和社会的进步，包括各行业的发展，人才的作用是十分重要的，但是现阶段中，我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识，仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作，一旦遇到系统调整，需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此，如何做好新时期档案管理工作人才，各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深，尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件，也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识，能根据档案管理工作的自身需要，对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才，要做到以下几点：(1)应根据自身发展需要，对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训，通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用；(2)应根据自身档案管理工作的实际特点，要采用合理的用人制度，选择有工作能力，有实干精神的人员从事档案管理工作；(3)要培养新时期档案管理工作人才，不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平，还培养其开拓进取的意识，掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能，实现档案管理工作现代化。

3　强化档案管理现代化意识

总的来说，实现档案信息现代化管理的重要内容，相关的档案管理的工作人员应做到以下几点：(1)尽快学习掌握现代化设备的操作，学习建立档案信息网络，拓宽服务领域，提高服务质量，增强档案管理工作的内容；(2)敢于大胆实践，利用现有条件，探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径；(3)应加强相关知识的学习，完善自身现代化科学技术体系，提高业务的科学管理水平；(4)转变传统的观念，不断强化档案信息现代化管理意识，改变只提供上门查阅的被动服务方式；(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律，找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。

4　制定档案管理一体化体系

篇8

科技档案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于当前世界正处于档案管理的应用阶段，所以对其管理的技术有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基础上，有利于提高档案资源的优化配置效率，节约管理的成本和费用，满足社会发展的需求等。

1 科技档案管理的现状分析

由于当前正处于社会变革新时期，要求建立知识型经济新社会，科技档案体系的建立健全和完善是时展的必然趋势，而且相关管理部门也对此引起了高度的关注。但是，在很多方面仍需要再进行改进。但深入分析研究，一些组织的科技档案管理水平还较为落后，很多档案管理部门仍然没有突破传统管理体系的束缚限制，受到社会快速发展变迁的影响，很多方式和制度难以适应现代化社会，致使其无法正常的投入使用，这就不利于提高档案管理的效率，使档案管理工作y以正常进行，而且降低了信息传播的速度，逐渐的跟人们的需求背道而驰，不符合社会实际发展需要。

对于科技类档案的在整理及管理上，需要注意下列几方面问题：首先，在现代化的档案管理是不断进步，相关软件、硬件都运用在了档案管理上，在这个知识更迭交替迅速的年代，科技档案相关的归档及分类管理的工作量极具增加，原有的传统模式，过于落后守旧，在时代进步中，应摒弃原来陈旧的科技档案管理形式方法。其次，目前由于科技管理针对科研工作的内容较多且繁杂，众多的科研工作的任务时间周期较长并分为不同的阶段，在不同的环节中又涉及到项目的递交申请、开展实践、验收查看等多个阶段。原有的传统模式已经不适应目前的科技档案管理工作任务，因此要求必须采用完备的科技档案管理方式方法，避免档案管理的混乱及效率低下的问题。另外，由于一套完备的科技档案内容记录了科学研究的整个科研流程顺序内容，在科研中又运用了信息化方式来参与研究，其中包括大量的设计图纸、工程图片、数据记载及视频录像等等，这些新的模式都给科技档案管理提出了新的要求，目前的档案管理工作与此还存在很大的差距，在档案管理中缺乏管理人才、缺少设备配置、缺少相关信息数据资源、缺少资金投入等等问题，要求必须要提高科技档案管理的专业化水平。

2 信息化时代背景下的我国科技档案管理建议

（一）采用现代化的形式来进行科技档案的目录，编排，立卷等任务

在科技档案管理中需要具备目录的自动编排及检索功能，这是现代信息化管理档案的手段之一，自动编排目录是将档案管理的内容全部收集整理后，信息运行自动编成档案的目录，并在不同的检索要求下来编制相应的条款目录，其中有整个卷宗目录、分类建立案卷目录、小节目录等等，在对作者及题目编制过程能迅速的发挥出现代化科学技术处理信息数据的优势。自动检索功能可实现通过档案的关键词及标题、档案号等词语快速的反应并及时找到查询目标，得出查询结果，这种方法相对于人工检索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其准确率与精细程度。能最大限度地满足利用者实际需求。通过电脑自动生成立卷，是电脑利用科技信息管理，把具有相关数据的内容文件进行分类整理，综合分析并重新整理成卷宗，并对每本的卷宗进行统一的编排并分类，有效的提高立卷的高效与速度。

（二）采用现代化的形式来自动进行科技档案实现借阅、统计等任务

科技档案中的查验及分析、总结、统计及归纳任务十分的琐碎，通过采用现代化的信息方式来可以实现自动借阅过程及分析相关数据信息的任务，在科技档案的工作中，能够进行自动管理的包括登记、挑选、得出结果、归档、数据分析总结、查验等等，采用现代化的管理借阅手段可以提高工作的效能。在实现科技和借阅管理的方面主要涉及以下内容：是否可借、借阅人的资格权属、借阅的登记内容、借阅的退还等等处理。采用此信息技术还可以对档案的相关资料自动整理编辑，在实现提供档案内容的检索外还可以对档案之中内容进行编辑及进行排版的任务。此外，还要在档案管理中注重档案环境的自动控制，例如可利用电脑程序对档案柜及架子进行自动的管理与应用，运用档案登记的相关信息数据编制档案柜内的具体派位管理，根据数据的具体内容，实现档案架及柜子的自动管理工作，可以实现科学合理的分配资料位置并提升资料的管理利用率，自动的预警档案管理环境中的湿度、温度、防火及防盗等功能。

（三）加强培育科技档案管理的信息化人才

在科技档案的信息化管理中必须注重档案管理的高效能人才，因此，科技档案管理工作中必须不断的提高档案管理人员的综合素质。

拥有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段来管理科技档案管理工作，逐步的推进科技化管理的方向。因此，在科技档案信息化管理的不断发展中必须重视信息化的人才建设。以现代化的管理人才为载体，逐步的提升科技档案管理价值与效率。因此，我们必须的加强信息管理人才的培训教育，实现科技档案管理工作持续有效的展开。另外，档案管理上级部门要注重提升档案管理人员的业务能力，鼓励参加培训与自我提升学习的方式方法，使得档案管理人才进一步的提高个人素质并完善专业档案知识。

3 结束语

在信息技术飞速发展的背景下，在科技档案管理领域，基于信息化的应用将越来越广泛，因此科技档案管理部门需要采取有效措施，加大投入，确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，有效推进的建立科技档案管理的现代化进程。

参考文献

[1]邸家琴. 信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010.

[2]张静怡. 信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.

[3]张斌，徐拥军. 我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J]. 档案学研究，2016，03：25-34.

[4]郑婉玲，刘鹏. 新时期地质科技档案管理工作的创新与发展[J]. 中国管理信息化，2011，16：81.

篇9

石油勘探开发的档案管理是石油行业档案管理中的一个重要分支，并且它具有一定的专业性。其主要是对油田勘探开发过程中，形成的附属图表、勘探开发的一系列文件和资料进行有效整合，形成一种信息化资源。在进行石油勘探开发档案管理的过程中，相关档案管理人员需要将石油勘探开发的档案进行合理的归档，以使石油勘探开发的档案管理工作更加规范化、明确化以及合理化。本文将对油田勘探开发档案管理的主要内容以及管理的各项措施进行研究。

1我国油田勘探开发档案管理现状

1.1缺乏对油田勘探开发档案管理的重视

油田勘探开发档案管理是油田勘探开发过程中的重要内容，同时也是勘探开发的基本材料的信息依据。然而，有些工作人员甚至一些领导，对档案管理不能够进行充分的认识，在这些人眼里，油田勘探开发的档案管理只是对平时勘探开发所形成的数据资料进行简单记录，并且只需对这些记录进行保管，一般涉及不使用。还有一些工作人员认为，油田勘探开发最多也只不过是辅助工作而已，绝非主要工作，因此，只要把主要工作做好就可以。由此可见，这些工作人员以及相关部门领导，对油田勘探开发档案的管理工作还缺乏相应的认识，而由于档案管理工作被忽视，所以档案管理的效率非常低，无法满足目前油田企业对档案管理的要求。

1.2油田勘探开发档案管理的深度和广度不够

当前油田企业对油田勘探开发的档案记录，仅仅停留在对油田勘探开发过程中，产生的资料、数据文件以及图表进行整理和管理，而针对一些与油田勘探开发存在密切联系的资料却收集的不够，最终导致档案管理在深度上达不到具体的要求。在油田勘探开发档案管理的过程中，油田企业缺乏档案管理专用的工具和硬件设施，致使增加了档案的科学化管理难度。可见，油田勘探开发的档案管理从广度上也存在缺陷。

1.3油田勘探开发档案管理的水平和方法不足

油田勘探开发的档案管理工作离不开相应的管理人才和管理方法。而从目前的状况来看，我国的油田勘探开发档案管理人员仍不够专业，很多档案管理工作者并没有相关的档案管理工作经验，并且未经过相关专业部门的严格培训就直接进入岗位工作。这导致一部分工作人员对档案资料的收集、整理、归类、分档以及保管等业务不熟悉，对档案管理工作的意识非常淡薄，档案管理的水平不高，导致档案管理工作不能有效进行。由于档案管理工作人员的水平较低，没有掌握档案管理工作的方法，从而引发了一连串的问题。

1.4档案管理的信息化程度不高

虽然有些单位已将电子档案管理手段投入使用，但仍有一些单位停留在档案的纸质化管理上。纸质化档案在保存的过程中，如果保存的方法不够得当，会造成纸质档案的严重损毁，且目前正处于科技信息时代的新时期，纸质化档案管理的方式注定要被电子档案所取代。

2油田勘探开发档案管理的主要内容

2.1档案资料的收集

在油田勘探开发的过程中，必定会产生大量的石油勘探信息资料、各种图表附件以及重要的文件，且这些重要信息资料需要专业人员对其进行全面收集，使油田勘探开发的档案资料得以全面保存。除此之外，档案管理人员还应该收集和油田勘探开发相关的一些资料，使档案资料向深层次发展。

2.2档案资料的整理

将所有的档案进行收集后，档案管理人员还需要对所有的资料进行整理，在整理的过程中要坚持“去粗取精、去伪存真”的原则进行整理，将一些粗略的、无用的、冗余的以及无科学依据的资料进行剔除，以保证油田勘探开发档案资料的准确性和精炼性，为下一步分类归档做准备。

2.3档案资料的分类归档

一般来讲，油田勘探开发档案的归档主要分为综合类、地球物理类、单井类以及地球化学勘探类等。在分类归档的过程中，档案管理人员必须要根据实际的工作情况，以及各部门工作的具体流程，制定相应的归档范围，并且还需要建立归档范围的备案制和确认制。同时，档案管理人员还应该使各类档案在分类过程中明细化、清晰化，若档案内容存在两类档案或者两类档案以上重复的情况，其应将重复的内容做好标注，且归档的方向也要进行相应的标注，以便于以后查找。

2.4档案资料的保管工作

档案资料的保管工作是档案管理的重点内容，也是最为关键的一项工作内容。在对档案资料进行保管的过程中，档案管理人员应做好档案资料的备份，在对纸质档案管理的过程中，应该注意保持档案资料的平整性和完整性，还需要对其进行防虫、防潮、防霉变、防污以及防火等，并且还需要增强其保密性。对于电子档案的管理，相关档案管理人员应配备较好的设备和硬件，并对电子档案备份至移动设备。除此之外，相关档案管理人员还需要对电子档案进行加密处理，防止各种档案资料泄漏。

3加强油田勘探开发的档案管理的措施

3.1规范油田勘探开发档案管理工作的流程

目前，根据国家对档案管理方面的具体要求，油田勘探开发的档案管理流程应该规范化，油田企业必须使勘探开发档案的内容包含，从石油勘探开发的形成到收集的整体过程，对档案的移交和接收工作必须形成规范的流程，并建立相应的机制。在整个油田勘探开发档案管理工作的流程中，油田企业需要对两个重点环节进行合理把握。其一，在对油田勘探开发相关资料进行著录的过程中，相关人员需要保证著录的准确性、完整性，并且要对此环节进行高度重视，使其能够发挥正常的作用，这也是后期进行油田勘探开发的重要基础。其二，相关人员需要对实体档案（纸质档案）的整个移交流程进行规范化管理，且必须要谨慎地进行，使其能够准确、完整地移交到接收者的手中。与此同时，档案管理的相关部门一定要对档案源头进行科学、合理的管理，使档案的准确性得到保证。

3.2对档案归档的具体范围进行确定

前文已经提到过，油田勘探开发档案的归档主要分为综合类、地球物理类、单井类以及地球化学勘探类等。而在这些分类中还包含其他的一些子分类，具体分类见表1。由于油田勘探开发档案分类较为复杂，所以在进行归档的过程中，相关人员必须对归档的范围进行确认，使每一种档案都能各归其档。在对档案归档的具体范围进行确定的过程中，相关人员必须要根据油田勘探开发单位的实际工作状况，以及相关部门的详细工作流程，对归档范围进行确定，从而使归档范围具备实际性和真实性，确保相关工作能够顺利进行。

3.3对归档范围进行确认和备案

在进行档案管理的过程中，相关档案管理人员首先要对档案资料进行收集，还要保证档案资料的全面性、完整性，只有这样，才能使档案资料的作用得到最大限度的发挥。所以，油田企业要了解归档范围的具体内容，并对这些内容进行备案，从而保障档案资料的严密性以及完整性。

3.4推动档案的信息化管理

进行档案管理工作是为了档案得到更好的利用，在当今信息化高速发展的年代，油田企业一方面需要通过科技信息技术，提高档案管理工作的效率；另一方面要使档案管理发挥其信息作用，以达到利用的目的。与此同时，油田企业还需要改变档案管理的形式，使电子档案得到充分运用，并加大对硬件设施的投入，为档案管理工作提供有利的条件。

4结语

油田勘探开发的档案管理工作，在油田勘探开发的过程中发挥着重要的作用。它是石油勘探开发的导向，也是人们进行勘察探索的“眼睛”，因此，油田企业需要对此项工作加以重视，并提供条件来完善档案管理工作，还要通过采取相关的措施，对现实档案管理存在的问题进行解决，只有这样，才能促进油田开发事业快速发展。

主要参考文献

［1］张宇.油田勘探开发的档案管理［J］.油气田地面工程,2014(9).

［2］杨静.浅析油气田勘探开发档案的接收管理与开发利用［J］.办公室业务,2016(23).

篇10

在当前医疗改革不断深入的形势下，对于医院档案管理有了很大改进，然而在实际工作中，仍旧存在诸多问题，档案管理效率受到极大影响。因此积极采取相关策略，对医院各项以不同形式记录及保存的信息编制档案，进行集中统一管理，推动医院整体管理的科学化、规范化、程序化势在必行。

一、实现医院档案集中统一管理的重要性

（一）实施与落实国家相关法律法规。依法行事，将各种政策与规定付诸实施并且落实到位，强化档案管理的力度，是我国相关法律法规赋予各个机关单位的重要职责。属于医疗性单位的医院，档案所涉及的内容多、范围广，实现档案管理的集中统一，可以使管理内容单一、管理分散等问题得到解决，对于档案管理事业的发展非常有利，同时也是实施落实国家法律法规的重要表现。

（二）实现档案管理的规范化。任何单位在发展运营过程中都会产生文件材料、图纸、图表以及照片等多种形式的档案信息资料，将这些信息资料进行分类整理、归档，然后实施统一管理作用重大。不仅改善了单一的档案载体状况，而且还集中基建、科研、财会等信息资料进行规范化管理，收藏内容极为丰富。

（三）国家财产的管理保护。档案管理相关资料和保存形式呈现多样化，管理分散，档案利用的有效性产生严重影响。因为档案管理的资料不集中、管理形式比较分散，保存的方式各式各样，档案毁坏丢失现象严重。需要保管的信息资料都是具有重要价值的社会财富。实现集中统一管理医院档案，妥善保管和利用相关资料，是对国家财富的管理保护。

二、医院档案管理工作中的不足之处

（一）思想观念落后，对于档案管理工作不够重视。一些医疗机构的领导对于档案管理的重要性认识不够，认为档案管理可有可无，随便任用其他部门的工作人员才从事档案管理工作；投入到档案管理的资金和精力较少。医院领导的这种落后的思想观念和消极的工作态度，对医院档案管理工作人员带来较大的负面影响，进而影响到档案管理工作的顺利开展，成为医院全面管理工作发展的障碍。

（二）缺乏完善的档案管理制度。管理制度不完善，管理机制不健全等现象在多数医院档案管理工作中普遍存在，以至于档案管理工作出现管理不严，监督无力、无约束无考核等现象，医院档案按管理处于混乱状态。档案管理工作中实际存在的问题得不到领导重视，相关工作得不到改善。

（三）归档难度大，档案得不到合理利用。档案归档制度执行不到位，造成资料信息散失或者不够重视，应当及时归档的资料得不到及时收集和整理，造成信息资料的归档不全；在档案利用时，工作人员不能主动、及时提供服务，使档案不能广泛利用，对档案很少做总结和研究，档案的利用率不高；管理形方式单一，多是文书档案管理，对档案的及时更新和查阅造成不便；档案门类不断增多，不同形式的档案其管理方法也不尽相同。

三、促进医院档案集中统一管理发展的有效策略

（一）增强思想观念，提高重视档案管理的意识。单位领导应更新思想观念，增强档案管理工作的重视程度，加大档案管理方面的资金和精力的投入力度。做好档案管理重要性的宣传工作，带动相关工作人员的工作热情和积极性。档案管理人员应当明确自己的责任，不断学习业务知识，提高工作能力，为做好档案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先进的管理体系。不断完善医院档案管理制度，建立先进的管理体系，医院档案管理工作人员应当认真执行档案管理制度，建立科学有效的档案管理体系，使档案信息职能部门的主体作用得以充分发挥；强化各科室之间的合作与交流，各负其责，各尽其能，认真做好信息资料的搜集、整理、汇总、移交工作；认真做好档案的分类工作，并且对档案归类的方案、范围以及保管期限等作出明确规定，对各个科室提出具有针对性的工作要求。

（三）强化技术培训和业务指导。档案管理的职能部门应当致力于档案管理人员业务工作的监督与指导，严格按照既定的档案分类范围、分类方法以及管理期限等规章制度，对文件资料的整理、立卷等做调查，结合医院管理的实际进行相应的调整和修改，确保资料信息的完整与规范，切实做到档案管理的集中统一。

四、结束语

种种迹象表明，医院档案管理工作直接反映医院的医疗质量和管理水平，搞好档案管理工作的重要意义显而易见。医疗改革的新形势下，实现档案管理的集中统一，对档案进行妥善保管，提高档案的利用效率，充分发挥档案资料的积极作用，为医疗卫生事业的健康发展作出应有贡献。

【参考文献】