档案分类与管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案分类与管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

随着我国市场经济的飞速发展，其档案管理水平有了一定的提高，这些档案对社会的进步、经济的发展起到了至关重要的作用。而档案分类指的是按照形式、内容、来源以及时间的不同将全归档文件进行实体分类，分成若干类别和层次，从而形成有机的体系。在我国档案管理发展过程中，档案的分类管理与创新一直是重头戏。相较于过去，各种归档的材料在档案内容性质、形式、载体以及数量等方面都有一定的变化，在这种情况下固定案卷位置依然采用案卷号、案卷目录号、全宗号等编号方法显然存在诸多的不足，不利于对档案信息资源的开发和利用，因此，对档案分类管理进行改革和创新就显得尤为必要了。

一、档案工作存在的主要问题

1.档案管理人员不能满足新时期档案管理的要求

首先，人员配置缺乏专业性。档案管理工作人员存在兼职多、专职少的现象，甚至身兼数职的情况也时有发生。此外，档案管理人员工作变动频繁，且不能及时的进行全面的移交工作，这就增加了确定档案管理责任归属的难度系数。这些都不利于提高档案管理人员的职业技能，对改进档案工作质量产生不利的影响。

其次，档案人员的专业素养欠佳。其具体表现主要为：一是从事档案管理工作的专业人才比较少，从事该岗位人员很少有专业技术职称。二是档案人员缺乏创新意识，由于缺乏专业的知识和技能，只能满足于根据要求做好档案管理工作，不能充分掌握现代管理技术，从而导致现阶段大多数档案管理人员创新意识不足。三是缺乏提高档案管理人员业务素质的培训机制，从而影响了人员的综合素质。

2.相关的规章制度不够完善

现阶段部分档案管理的规章制度没有明确细节的要求，其归档的效果只是笼统的说明。在归档的实际过程中，大多数只会归档纸质文件而已。尤其是在电子档案管理等方面，缺乏相关制度的规范指导，电子归档会出现一些混乱。如果只是将手工记录通过扫描存入系统，这实际上并不是真正的电子归档。此外，在档案管理制度没有建立健全，在档案管理人员职责没有明确规定的情况下，电子档案的修改变得更加容易。因此，难以真正的避免人为破坏情况的出现。

3.档案管理条件比较简陋

档案室简陋已经严重影响档案工作的正常进行，甚至个别单位还存在没有建立档案室的情况。部分单位尽管有档案室，但是阴湿狭窄，缺乏与之相配套的设备，档案材料霉变或虫蛀的情况时有发生，严重影响了档案的外观和整洁。

二、档案分类管理的创新改革思路

档案归档整理工作的关键就是建立档案分类表，做到清晰、简化合规、层级分明，这是提高档案管理水平的重要保障。因此，在开展档案分类管理工作中，应该注重以下几个方面：

1.档案分类的采标

就档案分类而言，有诸多的标准可以指导其分类，不同的分类标准，其逻辑架构也不尽相同，所以档案分类管理中起步工作就是做好采标工作。假设某个单位或者部门在档案分类的过程中，要遵守档案行业的分类标准，亦或者是所属行业的档案分类标准，或者兼顾两种档案分类的标准，这需要慎重的考虑和决定。选择任何一种标准都要以实际情况出发，杜绝盲目照搬照抄的可能性。有的时候个别部门或单位往往没有充分分析和调研其所选择的档案分类标准，这样即便档案分类表已经做好，实际上也无法满足现实工作的需求。

2.档案分类的完善

在采标慎重选择之后，基本上初步形成了档案分类的框架，需要根据单位属性、部门属性进行适当的完善和调整。在档案分类表调整之前，要对各个部门、各个机构的职责有一定的了解和掌握，各部门建立的文件收发登记制度要事实监督，文件收发登记表要以充分的职责分析、业务调研为基础，进而对其所产生的文档类型做到心中有数，这是档案分类管理的基础工作。实际上需要花费较多的经历和时间来酝酿、熟悉、了解档案分类表的调整工作，这样才能够确保系统的、准确的、完整的档案分类管理。

3.档案分类的简化

在档案分类进行调整和完善的过程中，应该秉持归档管理工作简化的原则，对内容分类的过分追求反而使得档案分类管理本末倒置。自“DA/T22-2000归档文件整理规则”的颁布和执行，在一定程度上对文书立卷的归档方法进行了变革，按件整理的方法实际上将很多复杂的分类工作都省去了。再加上现阶段，较高的档案管理现代化水平，使得档案信息网上查询和计算机检索成为了可能，文书档案的分类工作应该财务文书文档按件管理的方法来起到简化的作用。此外，档案分类管理的工作人员，应该重视文档管理的核心理论，即来源原则，强调在档案分类整理工作简化的过程中，在整理馆藏档案的过程中，要以文件的形成机关来源为基础。

4.依法科学管理

提高档案工作总体水平的关键就是提高依法科学的管理水平。管理方式要不断地完善和改进，在全国档案信息通用数据库的建立健全当中充分运用创新的管理手段。随着我国档案制度不断深入的改革步伐，人员逐渐实现了转变，从单位人过渡到社会人，日渐频繁的人员流动在一定程度上证明了档案信息库建立健全的重要性，尤其是确保档案资料的可靠性、适用性、先进性和标准性，为后期实现数字化、网络化的信息资源、自动化的管理流程、多样化的信息载体以及整体化的信息共享等奠定良好的基础。但是由于不同的单位具备不同的特点，在开展档案资源信息化工作的过程中要充分考虑到其自身的特点，尽可能的避免软件不兼容、单位自行设计、硬件配置不统一等做法。

5.建设高质量的档案工作队伍

档案分类管理工作具有较强的科学性，这就对档案分类管理工作人员有较高的要求，具备系统的档案管理学知识只是其中最基础的部分，此外要具备良好的思维能力，这样才能够有条理性、科学性的开展档案的分类管理工作，增强档案框架管理的清晰度，为后期的保管、查找以及开发利用提供便利的条件，从而实现系统化、标准化、规范化的档案管理。因此，就现阶段而言，着重培养年轻的档案干部成为了亟待解决的问题，使这些人的能力不断的提高直至其具备担任档案事业主力军的能力和素质；对专职、兼职的档案工作人员，要加强对其知识体系的更新工作，在上岗之前确保岗前培训工作落实到位，尤其是在计算机应用方面，是培训的重点内容，这是现代社会的必然要求。同时，要积极的创造良好的内外部环境，吸收、引进、聘用高级人才。

三、档案分类管理的意义

首先，无论是社会、城市、企业、个人的生存和发展，档案都起到了至关重要的作用，尤其是档案可以记录人、物过去的状态和具体的情况，为后续的调查和利用奠定了良好的基础，而档案分类管理正是对这些信息进行筛选，并对有效信息进行充分利用，这才是信息化时代对档案的要求。

其次，时代的发展和社会的进步，社会公众对档案的意识逐渐培养起来，原先人们对档案莫不关系、毫不在意的时代已经过去了，现如今人们开始重视档案的作用，并尽可能的利用档案带来的积极效果，而档案分类正是帮助人们高效的、快速的筛选出对自己有用的信息，这是社会现代化的具体表现。

最后，我国是一个人口众多的国家，因此，就业问题一直是值得考虑的民生问题，而档案分类管理这种档案细化的分支，有助于该专业的学生向更深层次的方向学习和研究，有助于培养该方面的专业性人才，以此来满足社会对档案分类管理人才的需求，在缓解现阶段就业压力中有一定的贡献。

四、结语

档案管理工作并不是一蹴而就就可以实现的，这是一个复杂性的、系统性的问题，在开展档案分类管理工作的过程中，既要保持其内在的联系，同时也要遵守客观规律和自然形成规律。只有不断地扩充自己的知识领域，在调查研究的时候做到深入细致，就一定可以实现科学化的档案分类管理，尽可能的加快其转变为生产力的速度，从而促进我国社会经济的发展。

参考文献：

[1]陈慧.试论煤化工项目档案分类与档号编制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

篇2

【中图分类号】 G272.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）11-241-1

分类是人们对事物的认识和管理的一种基本方法，也是在进行档案管理时的基本方法。档案的分类和其他文献的分类相比，具有独特的“二元主义现象”。在对一般的文献进行分类时，仅使用一种分类标准，形成一种分类体系，同时满足文献的实体有序化和信息有序化的双重需要。而在整个档案管理过程中，需要进行两次分类，这两次分类在分类对象、思路和目的等方面有着明显的差异，形成了档案信息分类和档案实体分类这两种分类体系。这两种分类体系在档案管理中同时存在，在不同的管理需要中发挥着各自不同的作用。

一、档案信息分类与档案实体分类的比较

（一）档案信息与档案实体。档案信息分类和档案实体分类的主要区别就是两者的分类对象不同。档案信息是利用变化载体的方法从原始档案文件中提取出来的，自身属于抽象的事物，需要附属在一个新的载体来存在，实现其价值。档案实体是档案的原始文件，主要是对档案进行原始记录。档案实体只是一种管理方式，主要根据档案在来源上的历史联系进行分类，档案信息分类则是采用形式逻辑的方式。档案管理的使用价值就是满足人们对档案的各种使用需求，人们在使用档案时，主要是利用档案信息资料。所以要基于档案实体对相关档案信息推行信息管理，分类相关信息能够使信息有序化，更加方便我们迅速查询和使用档案信息，实现档案管理的使用价值。

（二）历史主义和逻辑主义。从档案信息分类和档案实体分类的思路上来看，主要分为逻辑主义和历史主义两种派别。在进行档案管理时，档案实体分类主要是通过历史主义的原则，按照档案实际情况和内容界限直接认定，按照档案在其来源上的历史联系进行分类，档案馆中的所有档案被划分成若干个全宗，每个全宗又按照日期和形成档案的机构进行细微的分类，形成一个完整的实体分类体系。档案信息分类主要采用形式逻辑主义的原则，突破档案来源上的历史联系，按照社会组织的职能分工并结合档案信息内容的属性对档案信息进行分类，人们可以按照职能活动或事物的属性来查找档案。

（三）信息分类号与实体分类号。从信息分类和实体分类的目的及结果来说，档案实体分类的目的是显示档案来源的历史联系，比较完整的展现出一个组织或个人在社会活动中的发展过程。新标准中档号的组成包括全宗号、时间、保管时限和件号。而信息分类的目的体现在档案内容的逻辑联系，使分散保存的不同宗卷中内容属于同一专业或职能活动的档案划分到同一类目下，给所有档案进行分类号，展现每个信息在整体信息分类体系中所在的具置，编号是由汉语拼音和数字混合在一起构成，使人们能够利用档案的特点进行查找。

（四）试题管理与信息开发。档案的管理工作，在理论上可以划分为档案内容信息开发和档案实体管理。档案的实体分类是保管、鉴定和统计的基础，在档案实体管理工作中进行。档案信息分类属于一种检索语言，实体管理完毕后，在信息的开发工作中进行。

二、档案信息分类与档案实体分类并存原因

形成档案信息分类和档案实体分类在档案管理中并存的原因：档案和其他资料都是同属于文献的范畴，是内容较为完整、历史价值较高的信息记录，目的都是帮助人们通过信息形成某种认识，所以文献的分类需要适应人们对文献的需求特点。一般情况下，人们是根据信息内容和特点进行文献的查找和使用。档案信息分类，就是按照文献的内容和特征进行逻辑分类而形成的体系。档案信息分类是人们查找需求的基本途径，也是档案的必然要求。在档案管理机构中，长期利用档案信息分类，虽然为人们提供了很多便捷的条件，但是使同一出处的档案全部打乱，档案所记录的全部机关的历史活动内容被损坏、分解和混合，是档案失去了原有的实际价值，变成繁杂的资料。这种信息分类不能展现出档案所具有的实际价值和独特属性，不利于档案实体的实际管理，所以还需要编辑一些工具类书籍来辅助档案的实体管理。另一方面，分类需要尊重和维护事物的本性。档案是历史社会活动的记录，能够反映出纵向上时间的连续性和历史性。在进行档案管理时，信息分类是对档案内容进行横向分类，不能显示人类社会或者历史的纵向演变、发展过程。所以对档案进行分类管理时，除了要进行档案信息分类之外，还需要实体分类对档案进行历史性记录。从档案来源的历史联系出发，有效地维护某一组织或者个人职能活动的整个发展过程，反映人类社会的历史。

三、结束语

由于档案的根本属性不同于其它文献，使档案的分类也和其它文献有很大的不同。档案信息分类和档案实体分类二者之间，虽然不统一，却在档案管理中同时存在，各尽其职，互补互依。其产生的原因是档案的历史记录性，在档案管理实践中不断地证明，也会在日后的档案管理中，以其独特性对档案管理工作起到更加重要的作用。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

篇3

档案分类问题一直是我国档案学研究的一个非常重要的实践和理论问题。在该问题的研究实践中，人们不仅关注档案实体分类问题的研究，而且关注档案内容（信息）分类问题的探讨。另外，我国档案学基础理论研究中针对档案种类划分、全宗划分等问题的研究，也属于广义的档案分类问题研究范畴。可见，它既是档案学应用理论研究的重要课题，又是档案学基础理论研究的重要问题。在现代档案学理论知识体系中占有非常重要的位置。

本文结合国内外相关理论研究成果和我国档案分类实践面临的问题，谈谈对档案分类的实质与作用、规则、标准等问题的新认识，希望对我国的档案分类理论研究和实践发展有所贡献。

一、档案分类的实质

档案分类的实质是通过再现文档之间的“历史逻辑关联”和文档内容之间的“主题逻辑关联”，建立“档案有机体”、构建“档案信息体系”，提高档案资源的品质和可用性。

一种信息资源的品质和可用性程度不同，会对这种信息资源的价值实现和存在产生决定性的影响。因为，没有一个国家或组织会愿意不计成本地长期保存某种低质的、可用性差的信息资源。档案作为一种重要的社会资源，不论是对政府机关还是企业事业单位及各种其他社团组织来说，都具有非常重要的证据意义和信息价值，同时也是人类社会历史记忆、集体记忆的重要组成部分。档案管理的重要社会使命之一就是要通过有效、科学的管理，为人类社会的存续和健康发展提供高品质的、可用性强的档案资源。诚然，分类作为一项档案业务管理活动，并不是唯一可以提升档案资源品质的业务管理活动，除此之外，其他档案管理工作也对提升和保障档案资源的品质和效用具有重要影响作用。然而，从档案资源的组织化、条理化、有序化的管理要求来说，如果没有合理、科学的档案分类，那么其他档案业务管理工作的成效也无法得到很好体现。

档案分类的主要工作内容包括：档案实体分类和档案内容（信息）分类两个层面的业务工作内容。其中，档案实体分类，又称“全宗内档案分类”，是“按档案在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，构成有机体系。是档案整理中介于区分全宗与立卷之间的一个环节”。这种解释的最主要思想成就，就是说明了档案实体分类的根本性目的——构建档案有机体。从目前的档案管理基本对象来说，档案实体主要包括两种基本存在形态，一种是通过模拟方式记录的物理形态的档案实体，另一种是通过电子方式记录的数字形态的档案实体。

尽管这两种“实体”有所区别，即与“载体”或“存储介质”之间的关联度不同（前者是“终生定居式”的，后者是“临时寄居式”的），但这两种形态“档案”的分类目标是基本一致的，即都是通过主要采用历史的方法，再现文档之间的历史联系，在分门别类的基础上，使档案资源成为一种“有机体系”。由于数字形态的档案同特定的存储介质之间存在可分离性，所以电子文档之间的历史关联可以通过相互链接的方式，以多种历史的逻辑关联形式呈现出来，更能反映文档之间的多种历史的有机联系性。所以，从根本意义上说，传统形态的档案有机体系的建设，因受“载体与其记录内容不可分离性”的影响，只能采用“线性方式”将文档之间的历史联系中比较主要的“关联性”再现出来；而数字形态的电子档案，由于其“记录内容”可以不依赖特定的载体（或介质）而存在，并且相同的文档可以同时存储于不同的介质中而不影响其“真实性和完整性”，所以有条件根据不同的业务需要和管理需要，呈现文档之间的多种历史有机联系。

西方国家通常把“文件与档案分类（classification）”界定为“在文件和档案环境下，按照分类系统中逻辑结构的惯例、方法和程序规则，对文件进行鉴别和排列的过程”。其实，他们所说的“分类系统中逻辑结构”的确立前提，也是指对文档之间的历史的逻辑关联性的呈现，并且通过“惯例”总结、方法确立和业务“程序规则”的建立等方式，将文档之间的历史的逻辑联系再现出来。值得注意的是：西方档案学理论中对档案本质的认识比较重视“文件有机体”：而我们国家的档案学理论对档案本质的认识强调抽象意义上的“原始记录”。由此也使中、西档案分类理论的研究呈现出互有侧重思想成果。我国的档案分类理论整体框架比较完整，对档案分类理论的宏观性研究较多；西方的档案分类理论比较注重方法、规则和程序、惯例层面的研究，注重可以指导文件和档案分类实践的“分类系统”、“分类体系”和“分类方法”的实用性研究。可以说各有优势，只有相互借鉴，取长补短，才是完善和发展我国档案分类理论之道。

档案内容（信息）分类，应属于信息内容组织与管理范畴，其实质是依据用户的需要，快捷、准确满足用户对档案信息的业务需求和信息需求的目标价值取向，将档案内容依照一定的逻辑规则和方法加以分门别类，形成具有严密逻辑结构的档案内容主题关联体。由于用户需求的多样性、动态性影响，所以基于此种需求导向的档案内容分类所构建的档案信息分类体系也同样具有类似的特征。

尽管两种意义上的档案分类存在着较大的区别，但是有一点必须加以强调：档案实体分类所再现和确立的、反映文档之间有机的、历史逻辑联系的文件体系，在任何情况下，都是档案内容（信息）分类所要达成目的或实现目标的前提与基础。换言之，通过档案实体分类所“固化”和“确定”的文档之间的有机的历史逻辑关联，是我们正确理解、判断和全面认识有关文档“整体价值”的必要前提；失去了这种“历史关联”，我们将无法真正认识和把握档案文件的利用价值。基于此种认识，我们才得出了上述结论，同时我们也反对将两种“分类”对立起来的看法和观点。诚然，我们也反对将两者完全混同的思想认识。

能够有效再现文档之间历史的有机关联性，并能够通过一定的逻辑形式予以呈现的档案实体分类，是我们确立档案实体有机体，建立科学的档案分类系统的重要保证。基于用户需求导向的档案内容（信息）分类，必须严格遵守逻辑分类要求，发现档案内容之间的“主题关联”，构建反映档案内容（信息）之间主题联系的逻辑分类体系。档案实体的历史逻辑关联是理解和判断档案利用价值、整体使用价值的重要前提。档案实体分类的目的就是通过有效维护和再现这种历史逻辑关联，提升档案资源的品质和可用性；而档案内容（信息）的分类，则可以通过体现用户多样性、动态性需求的文档内容之间“主题逻辑关联”的信息分类体系，来满足用户的需求。

档案分类有两个层次，即认识性分类和管理性分类。档案的认识性分类即档案种类的划分；档案的管理性分类即档案机构及其工作人员在档案管理实践中，对档案实体和档案的内容信息所进行的分类。档案的实体分类和档案内容信息的分类，不仅含义与所指不同，其作用特点和要求也明显不同。档案实体分类是指针对档案本身即实存或理化意义上的档案所进行的分类，其作用与目的是建立档案存放保管时的秩序与体系。档案内容信息的分类是对档案所记述的内容信息所进行的分类，其作用和目的主要是对档案内容信息进行条理化的加工、处理，为人们对档案内容信息的利用提供尽可能多的途径、角度，为充分开发档案信息资源，实现档案内容信息的价值与作用创造条件。

二、档案实体分类规则

档案实体分类规则的确立，不能片面强调形式逻辑规范的要求，也应充分考虑到档案有机体的历史生长特点，辩证地开展档案实体分类实践，维护每个全宗档案有机体的历史真实面貌。

根据我国的档案实体分类理论的要求，“分类作为一种基本的认识方法和管理方法，必须具有逻辑性，符合基本的逻辑规则”。这些形式逻辑规则包括：严整性规则（子类的外延之和等于母类的外延）、同一性规则（每一次具体的划分只能使用一个分类标准）、排他性规则（同位类之间不能相互交叉、重叠）。这些形式逻辑规则的遵守，对保证档案实体分类体系的整体逻辑联系，确实非常重要。但是，我们应当清楚地认识到，档案实体作为一个社会组织社会实践活动的产物，是一种历史的、有机的文件体系。每个全宗的档案都不是一种按照严格的“纯逻辑规则”形成的文件体系，其中不免有这样或那样的非逻辑的“产物”，这也是“历史的东西”所具有的一种特征。如果人为强制地加以“拆分”，则会“损伤”全宗内文件有机体的“整体完整性”。所以，不能像对待档案内容（信息）分类那样，要求档案实体分类一定要严格遵守“逻辑性”或“形式逻辑规则”的要求，而应予以客观地对待，并采取相对灵活的分类方法来区分档案文件所属的类别。

例如，某企业的档案实体分类方案中，依据企业的职能活动特征，在“产品管理”类目下设立了“项目开发”和“项目建设”两个二级类目，可以说是符合“形式逻辑规则”严整性要求的，但在“项目建设”的类目下仅设置了“设计管理、材料设备管理、施工管理、统计管理和项目工程验收”等5个三级类目，如果从逻辑上分析，明显确立一个三级类目，即“供应商评估”。但是，这并没有影响该企业档案实体分类的质量，原因其实很简单，就是该企业并没有在职能活动中形成记录和反映“供应商评估”方面的文件。再如，有的组织在编制档案分类方案的过程中，设置了“特种载体档案”类，这与其他一级类目的划分标准（职能分类标准）是不一致的，似乎也违背了“形式逻辑规则”中的“同一性规则”。但是，档案实体分类的目的之一就是“方便档案实体的安全保管”，而不同载体档案的保管条件要求是不同的，所以按载体的特殊保管要求，在分类方案中增加“特种载体类”是没有问题的。此外，在类目名称的选择方面，有时我们所使用的类目名称，如果从“概念的外延”角度来考察会存在“交叉”问题，但又没有办法找到更合适的类目名称表达“词汇”。每当这种情况出现时，比较好的处置方法就是通过“类目注释”的方式来分别予以说明。所以，形式逻辑规则所要求的“排他性”，在具体实践中，决不可机械地运用，而应充分考虑实际情形，做好相应的变通处理。历史与逻辑即有统一性，同时也不能在两者之间划等号，因为逻辑的东西往往已经抽调了历史的东西中那些“枝节和末梢”了！

三、档案实体分类标准

档案实体分类标准的选择应注意强调其选择和确立的客观性及其对档案实体形成规律与特点的有效表达性，不能因图一时方便而错误地将不具有客观性和稳定性的属性、特征作为档案实体的分类标准选择和确定档案实体的分类标准，必须遵从档案有机体的历史形成规律和主要特点，不可主观地、人为地简单从事，更不能将错误的分类标准选择思想制度化、规范化。

从我国档案实体分类实践的具体历史情况来说，主要存在两种错误的倾向必须坚决予以纠正。其一是不考虑各个立档单位档案有机体的特殊历史形成性，片面地强调构建统一的“档案实体分类体系”；其二是将“价值判断结果一一保管期限”作为组织全宗中“文书档案”实体分类的主要标准来使用和推广。这两种做法均违背了档案实体分类的规律性要求和国际上通行的档案实体分类惯例。分析其症结，主要体现在：

第一，错误地将各个立档单位的档案认定为完全符合逻辑的产物，忽视了各个立档单位档案有机体形成的多样性和特殊性。档案人，尤其是档案管理规范的制订者，务必要清醒地认识到：各个立档单位的档案全宗都是历史的、“自然生长”的文件有机体系，具有各种样态，整理和划分全宗及全宗内的档案实体必须坚持尊重历史的态度和原则，不可想当然地进行。

第二，错误地将仅适用于档案内容（信息）分类的规则和思想，运用到档案实体分类实践中。如前所述，档案内容分类是为了体现档案信息之间的“主题关联”性，所以可以打破全宗界限，按照形式逻辑规则来组织档案资源的信息分类，构建便于用户使用的档案信息逻辑体系；而档案实体分类的目的是为了重现档案文件的历史有机联系性，建立档案有机体。如果在实践中忽略这两者的区别，则会“张冠李戴”，人为地制造档案实体管理的混乱。

第三，错误地把保管期限当成档案实体的“客观属性和特征”，并把它应用于指导各立档单位文书档案实体分类。其实，凡具有基本档案学常识的人都知道，作为档案实体分类标准使用的“档案属性和特征”必须符合两个基本条件要求：一是客观性要求，二是稳定性要求。“档案保管期限”就是人们对档案保存价值分析、判断结果的标记，它带有明显的“主观色彩”，具有“不稳定性”的特点。每个时代的鉴定档案保存价值的标准都具有很大的人为性特征，所以档案的“保管期限特征”并不是一种“客观的、稳定的”特征，它会随着人们的认识能力、鉴定业务水平和社会环境的不同而发生变化。

基于上述认识，如果有关部门能够及时调整不当的做法，则会及时纠正失误，使档案分类重新回到正确的轨道上来，相反，如果继续把失当的做法和规范要求当成所谓的“制度创新成果”，讳疾忌医，则会给中国档案分类实践造成更大的损失。一种错误的思想理论如果尚停留在认识层面，其对现实档案实体管理活动还不会产生太大的负面影响：但如果将其“制度化、标准化”甚至以一定的“强制力”予以在档案实体分类实践中推广，则无疑会给档案资源的科学管理和档案资源体系的建设造成严重负面影响。改革的结果不一定都是好的、合理的，档案行政管理部门应对各种“改革的产物”进行科学论证，并按照“七分研究三分制定”的要求，审慎地注意改革成果的实践应用。

参考文献：

[1]马林青.基于职能的文件分类研究述评[J].档案学通讯，2011（1）.

篇4

一、教学档案研究的现状

目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。

二、教学档案管理研究的方法

本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。

三、教学档案管理系统研究的结论与对策

（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。

参考文献：

篇5

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分类原则与分类标准

（一）全宗内档案分类原则

全宗内档案分类总的原则是要科学、客观、符合逻辑，能反映档案在其管理过程中所形成的特点和规律。通过实践证明，在档案管理过程中具体的分类原则可表现出以下几点：

1.根据档案管理过程中全宗的性质和特点进行分析研究，可以选择适当的分类原则和分类标准进行划分。能够恰如其分地提示档案间的内在联系，使整个分类系统具有客观性，组成一个有机的整体，系统反映出立档单位的活动面貌。

2.根据档案管理中分类体系的构成和应用的逻辑性分析，遵守逻辑划分的相关规则。一次档案分类只能使用一个分类标准，子类外延之和正好等于母语外延，子类之间必须界线清晰，不能互相交叉，类目概念应明确。

3.分类层次简明，类目不宜过细、过多。一般来说，类目划分到二级至三级，使之能包容一定数量的案卷。另外，划分类别时应留有伸缩余地，以便随实际需要增加或减少类别。

4.类目名称应含义明确，具有系统性，有合理的排列顺序。必要时，对类目所指范围和归类方法应有说明，以保证分类的一致性。

（二）全宗内档案的分类标准

全宗内档案的分类标准主要有文件的时间、来源、内容、形式四种，每一标准下又有不同的分类方法。

1.按文件产生的时间分类。一是年度分类法：根据形成和处理档案所属年度分类。二是时期分类法：按立档单位在发展过程中形成的不同时期（或不同阶段）分类。如前、后、时期等。三是工作阶段分类法：如工程档案按设计、施工、竣工等不同阶段进行分类。

2.按文件的来源分类。一是组织机构分类法：按立档单位的内部组织机构分类。二是作者分类法：按文件的作者分类。三是通信者分类法：按与立档单位有较稳定的来往通信关系的机关或个人分类。

3.按文件的内容分类。一是问题分类法：按文件内容所说明的问题（事由）分类。二是实物分类法：按文件内容所涉及有实物分类，如石油、粮食、煤炭、棉等。三是地域分类法：按文件内容所涉及的地理区域分类，如湖北、湖南等。四是专业分类法：按档案内容所反映的专业性质分类。

二、档案管理过程中组织全宗内档案的分类研究

根据档案管理的现状及过程研究来看，组织全宗内档案管理常用的分类方法可以有三种情况：即档案管理年度分类法、档案管理组织机构分类法和档案管理问题分类法。

（一）年度分类法

所谓年度分类法是指在档案管理中运用的最广泛的档案实体分类法进行管理，这是因为一个立档单位在一个年度内所形成的档案与其他情况不同，表现出存在着最紧密的联系。立档单位的工作如果以年度为单位进行制订计划和进行总结的研究，对其档案可以按年度进行分类，所以能够看出这个单位逐年发展的具体情况，可以较好地维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程。另外，这种分类方法同现行的文书处理工作制度吻合，文书部门按年度进行立卷和移交案卷，自然而然地把档案分成不同类别。

1.文件上没有标注具体时间的，要想办法考证分析出时间。考证方法有很多，可以根据文件的内容、文件的制成材料、格式和文件上的各种标记来判定档案的准确日期或大致日期。

2.专业部门的工作除了使用通用年度以外，还使用专门年度，如学年度、会计年度等。这些专业部门的档案应分别按通用年度和专门年度分类，其主要业务工作的档案分类按专门年度进行，而其他工作形成的档案仍按通用年度进行分类。同时，采取交叉设类的方法，如2007年度与2007-2008学年，2008年度与2008-200年，依次类推进行交叉设类，类内统一进行整理。

（二）组织机构分类法

篇6

中图分类号：TP314 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。

2、系统功能分析

本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：

(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。

(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。

(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。

(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。

(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。

(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。

(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。

(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。

(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。

(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。

3、系统主要窗体详细设计

3.1 档案管理窗体设计

档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage.pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。

3.2 数据记录组合查询窗体设计

本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。

3.3 档案借用和归还窗体设计

当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。

4、结语

该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。

参考文献

篇7

档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

篇8

档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。档案价值是客观存在着的，而人们对档案价值的认知却是主观的。档案鉴定由于缺少较为符合当前需要和客观具体的原则、方法和标准，这项工作便存在着许多的主观性和很大程度的S意性。档案鉴定越发加重对经验的依赖。而用一些狭隘的片面的甚至是过时的经验指导广泛的、日渐深人的市场经济条件下的档案鉴定实践，必然产生许多的不适应性，甚至对实践产生误导，引出消极的结果。

一、困惑的提出

（一）档案分类工作以“杂乱”形容是基本上恰当的。若干种档案分类方式中，有以年代、类别、文种、地域、机构、问题、保管期限单一分类的；也有以年代结合机构、年代结合问题、年代结合期限、类别结合机构分类的；最为常见的是年代结合机构参考问题分类，或年代结合问题参考机构分类这两种方式。档案工作随意性造成的问题等等状况，更加剧了档案分类工作的纷乱。

（二）以单份文件为最终归档单位的分类方式是一种积极的、创新意义的改革，但是这种分类方式存在着三个方面的缺陷。一是这种全新的文件分类方式，失去了案卷分类的基础，或使得案卷类的特征不复存在，或使传统的案卷概念发生嬗变，与过去的分类方式无法吻合而割断了历史的延续。二是这种文件级分类方式仅仅实现了文书档案分类的改革，其它门类档案由于继续沿用传统的分类方式，便使得原本有机联系着的档案板块发生了异步变化，必将引发档案管理基础上的紊乱。三是实行这种文件级分类，对于手工检索存在由于取消了案卷分类号、案卷标题等案卷级检索标志和检索途径，无法实现案卷级检索，而按归档文件目录查找文件则变得繁琐起来。

（三）档案工作者的经验和分类方法没有得到认真总结和及时推广。档案分类理论研究一直没有在实践中找到合适的切入点，一直没有以基层的档案分类实践为依托，建立在为指导档案分类实践服务的基础之上。

二、走出困惑

首先档案分类是档案管理工作重要的一环，应当遵循“维护历史真实面貌、利用原有管理基础、便于管理利用”的原则，全面、慎重地加以考虑。尊重整体性原则有利于维护档案真实面貌，而不能由于分类规则的不一致将档案面貌搞得支离破碎；还要考虑到如何与原管理基础加以协调，搞好新旧两种分类方法的过渡，这是实现档案工作持续稳定发展的必要措施；最后要考虑到这种分类是否便于档案管理利用；尤其是是否便于手工检索。

其次，档案作为一个有机整体，即使仅仅改变某一门类档案的分类方式，也是牵一发动全身，易引起全局性的不协调问题。单一门类的档案分类方式改革，往往受到其它门类档案原有分类方式的制约而使其积极作用黯然失色。档案分类规则改革，应当是全局性的、同步的、相互兼顾并考虑到计算机网络管理的这么一种模式，才是积极有效的、科学系统的档案分类规则，才可以具备普遍实行的意义。

再者要实现档案分类方法改革，除了遵循档案管理三原则，进行统一规划、整体推进之外，还需要理论上的整合与实践上的踏步。在这个基本理论观念指导下，档案分类实践应当是有目的的、整体推进和分阶段实施的这么一种实践活动。因而大多数企业的档案分类实践不再是盲目的、自发的或不自觉的状态，而是按照统一部署、先进行某一方面的实践，再进行另一方面的实践，分步实施，相互协调，总结经验，提出方案。这就是档案分类实践的踏步。理论整合与实践踏步的最终目的，是建立一个完整的、系统的、可以适应全国档案分类需要并适应于计算机档案管理的一个分类规则。

最后，制订出一个档案分类规则，体现出档案分类的原则性、统一性、权威性，把大的管住管好，又允许档案分类保留一定的差异性。贯彻这个分类规则，应当分步实施，分阶段完成，允许企业根据自己的情况逐步实现分类工作标准化。总之，没有这样一个分类规则，全国的档案分类标准化规范化就无从谈起；没有这样一个分类规则，国家档案部门对全国档案工作有效的宏观管理就无法实现；没有这么一个分类规则，全国的档案信息科学分类体系及高效率网络化管理亦无从规划。

三、结语

在档案管理工作中，由于不同单位、部门的性质及档案不一样，每个人的工作方法和经验都不一样，在现代技术发展的今天，利用计算机进行档案管理可以大大增加检索的难度，因此手工管理的办法迟早都要朝着信息技术的方向发展。因此本文提出的一些方法仅供借鉴，希望可以给其他档案管理者带来启发和帮助。

【参考文献】

[1]王桂岩.关于档案价值鉴定的几点思考[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2007（01）：107-108.

[2]李飞荣.档案鉴定理论探析[J].湖北档案，2004（11）：10-11.

[3]史瑶. 宏观鉴定法在档案工作中的应用和思考[J]. 档案学研究，2016（02）：52-55.

篇9

关键词：

档案数据库；全宗原则；指导作用

1档案分类理论对档案数据库建设的导向作用

从某种意义上而言，任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理与创新。档案管理也不例外，实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合，分类并加以充分利用，使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上，更加注重其档案实体的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分，具体到每一种档案信息的大小及种类上，依据不同的大小、层次实施分类管理。档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一，对整个档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式是比较常见的两种理论形式。具体来讲，逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类，如按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观，完全接近于档案发展的现状，能够真实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理，可以将档案进行全方位的全宗分类。两种分类方式各有其特点：逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分类，相比较而言，灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征，将其进行数据库的整合分类，这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上，从档案自身发展需要而言，这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用，彼此互补，其目的就是为了更好地推动档案建设事业的发展。

2档案数据库在档案管理中的应用现状

随着经济建设的不断创新与发展，档案事业在建设发展中的地位越来越突出，传统的档案发展模式已经很难适应时代社会发展的需要，所以必须加以创新，利用现代信息技术对档案进行管理与维护。现阶段而言，数据库的建设是比较常用的一种管理方式，它能将传统的纸质档案信息转化为存数字化信息的管理模式，即将档案实现虚拟化，从而使档案信息与实体相分离，从这个层义上来讲就是将档案信息更好地实现网络共享，便于使用者进行复制、收集、整理以及使用，一定程度上促进了档案管理事业的发展。但与此同时，还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶段档案管理工作人员结构相对老化，缺少对信息技术的了解与掌握，不能将档案信息进行很好地录用以及管理，一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失，数据库的建立不能很好地发挥效用，当档案信息频繁增加时，传统的分类管理方式难以适应其发展，所以，档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握，能够将多种档案信息进行合理的分类，规划。

3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用

第一，全宗原则作为档案分类的主要方法之一，对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和作用，是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供一个良好的信息记录，确保其档案数据的真实。第二，全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重要作用，它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到，它不仅仅可以作为一个单独的个体存在于档案管理中，还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划，突出的主要特点就是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势，也是档案信息进行管理的有效手段，所以必须引起足够的重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨，实现管理层次上的分级管理与维护。第三，通常情况下，档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益，更要与整体档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现，它有助于协调档案数据库各方面之间的关系，更能为其提供强有力的理论支持，使其资金、作用得到良好的发挥。

4电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持

电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势，从某种意义上而言，电子文件管理具有真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管，再到销毁都将是一个完整的运动过程，对其档案进行全方位监控与管理，通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何将电子文件管理进行有效的发挥及使用，是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。电子文件管理与传统档案管理不同，电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划，依据整个电子文件管理的特点进行目标管理与维护，然后将档案信息进行有效整合，充分发挥每个档案信息在管理中的重要作用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化，更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件档案管理的特征来看，为了保证数据的真实有效，必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言，就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样，自档案信息接收开始，就要对电子文件进行管理，然后定期进行审查检阅，将各个环节的档案数据进行归档，为该文件提供一个可靠的存档环境。美国当代著名的电子文件管理专家戴维•比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

参考文献

[1]张辑哲.维系之道———档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.

篇10

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.