档案分类方式模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案分类方式，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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档案保护一般划分为两个层级：一是针对档案实体的原生性保护；二是针对档案内容的再生性保护。前者的目标是保持档案原貌，既强调档案实体的保护，又注重内容的保护；后者通常使用缩微拍摄、数字化、仿真等形式呈现档案信息，方便利用。虽然上述各种类型的再生性保护措施都可以脱离原件来保护其内容和信息，但是仍然需要依托原件实现信息转化或复制，即完整的原件是信息再现的基础。

（一）档案信息化建设背景下，档案实体价值与档案保护现状之间矛盾凸显

随着档案信息化建设的推进，数字化进程中和完成数字化以后，对原件保护（档案实体）的讨论逐渐增多，主要有整体性保护、摈弃保护、弱化保护等观点。尽管观点不同，但实体档案所具有的无可替代的价值和作用是毋庸置疑的。因此，无论再生性保护手段有多少种，技术多么先进，对档案实体的保护都不应该放松。然而目前由于多种原因，不同的档案实体逐渐呈现出老化、破损、褪变等趋势，甚至部分已经处于或者临近濒危，严重者已经失去了保存意义和利用价值。

（二）现有档案实体老化速度加快，破损量大且破损较为严重

由于装订形式不规范，生锈、脱开、折裂、起翘现象较为普遍，导致现存民国档案出现了大量破损。除了民国档案，20世纪80年代之前形成的档案，保存现状也不容乐观，纸张、字迹、案卷外观、装帧等均有程度不同的破损。同时，纸张酸化导致纸质档案实体寿命下降也需要引起重视。美国国会图书馆普通类和政法类图书为酸性，其中80%纸张pH值在5.0以下，属于严重酸化；中国国家图书馆善本特藏文献pH值在6.0以下的约占70%；第二历史档案馆抗战前和抗战后新闻纸pH值在3.7～4.7；美国国会图书馆1700万册藏书中约35%发生脆化现象；日本图书馆发脆不能翻动的图书约占20%；西藏档案馆馆藏300余万卷档案，其中约33%出现破损，因酸化发脆档案约占47.3%，严重者已为片渣状。

综上，笔者在参考《中华人民共和国文物保护法》《文物保护法实施细则》等法律规范的基础上，特别是考虑到其中关于古籍文献的文物定级标准以及文化部已经颁布的多项分级标准及规范，如《古籍特藏破损定级标准》《古籍定级标准》等，并结合我国目前的档案保存状态、实体档案的价值等情况，认为在档案抢救和保护实践中需要开展实体分级或分类保护。分级保护是依据档案实体破损情况，将破损档案划分在不同的等级范围内，开展不同级别的保护活动，优先抢救破损程度最为严重的档案。换句话说，分级保护主要是针对出现病害状况的大批量档案采取的保护行为。保存现状、病害特点、破损等级划分、分级保护措施等问题都需要理论和应用的深入研究，越细化越具体，实际单位越容易操作。分类保护是按照档案实体的价值、重要程度、独特性等，创造不同的保管条件并开展保护活动，比如对特藏和珍藏档案创造最为理想的保存条件，及时开展科学的抢救。一般而言，由于特藏、珍藏档案数量不大，容易划分和筛选，因此，实际单位便于实施分类保护。

二、档案实体的分级保护

在档案破损数量大、保护条件和技术力量有限的情况下，通过开展档案实体分级保护，可以优先抢救濒危状态的档案。分级保护程序首先是对馆藏档案保存现状进行调查，摸清档案病害状况；依据档案病害种类和破损程度，制定破损等级标准；在预防性保护和治理性保护方面分级采取措施。摸底调查是分级保护的前提，划分破损等级是实施保护和抢救的基础，分级保护是实施抢救的主要方式。

为全面了解和掌握各级各类档案馆所藏档案保存现状、破损程度、馆库条件和保管情况等，需要开展全面调查，建立档案保存现状信息数据库。对档案个体调查是对档案纸张和字迹种类、保存现状、病害种类、病害程度、案卷外观状况等相关问题进行的全面调查。主要包括：档案形成时间、档案来源、纸张种类、字迹材料种类、酸化、霉变、虫蛀、老化、污染、撕裂、残缺、糟朽、粘连、皱褶、字迹洇化或扩散、字迹褪色或酸蚀、字迹磨损（纸页中间和边缘）、不规范折叠。

破损等级划分是依据档案实体保存现状和老化情况，通过定量测量或定性分析病害，综合判断其破损程度，考察的主要病害因子为：酸化、粘连、残缺、污染、纸张糟朽、纸张撕裂、字迹洇化扩散、字迹褪色或酸蚀、霉变、虫蛀、老化、不规范折叠等。依据病害类型和程度可将档案实体破损等级分为：特残破损、严重破损、中度破损、轻度破损。档案实体病害程度尽可能量化，只要其中一项病害因子达到等级范围，即可确定其等级类型。以纸张酸化程度为例，比如纸张的pH≤4.0，不用考虑其他病害程度，即可确定该份档案属于特残等级；4.0

分级保护包括预防性分级保护和治理性分级保护。预防性分级保护的范围覆盖整个馆藏档案，属于全程性维护和保管。预防性保护在先且最为重要，涉及库房建筑、保护制度、环境监测与调控、安全维护等，是对馆藏档案批量进行的保护行为，产生效率高，作用明显。而治理性保护是在其后开展的抢救性活动，针对个体进行病害诊断和治理，只需要对破损的档案进行修复，不需要普遍开展，因此，工作开展涉及面较小。治理性保护实施需要考虑修复的技术条件成熟与否、资金支持、技术力量、人员修复水平、修复材料等众多因素。在具体实施过程中，两者互补，是保护工作中不可或缺的部分。同时，两者也面临相似的困境，馆藏的丰富性、复杂性，决定了预防性分级保护和治理性分级保护对象的多样性和复杂性，使得各种分级尝试难以实践。如何得出客观、准确、简单易行的分级办法是保护工作面临的难题。

三、档案实体的分类保护

档案分类保护是针对档案的重要程度或价值或独特性等分别采取不同的保护和修复措施。档案的重要程度需要考虑档案内容、形成时间和在不同历史阶段对社会发挥的作用等，一般分为一般档案、珍藏档案、特藏档案。其具体保护措施如下：

（一）一般档案的保护方法

档案馆中保存数量最多的是一般档案，普通库房即可存放一般档案。一般档案的保护需要严格执行国家档案行业标准《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）中有关温湿度、防光等规定。比如，温度为14℃～24℃±2℃，相对湿度为45%～60%±5%。

（二）珍藏档案和特藏档案的保护方法

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1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说，库房档案量净增15000卷，且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加，意味着档案员的工作压力加大。

1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理，即学生在校期间陆续产生的档案，要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。

1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件，归档时为满足不同案卷需要，该份文件须重复归档N次。

1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广，这些材料价值不同，本应确定不同的保管期限，但因为是一人一卷，只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。

1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生，须增加分类层级，有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息，甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多，不利于管理。

2 学生类档案分类组卷需考虑的问题

2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程，而是“变零为整”的过程。正因为如此，学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源，从档案保护和管理工作延续性角度考虑，笔者认为，在制订分类组卷方案时，应充分利用原有管理基础。

2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年，既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量，现已达成共识并形成习惯。为延续下去，就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门，确定组卷方案时尤其要注意这一点。

2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度，

使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大，涉及学生人数众多，利用价值大，这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用，都要耗费档案员很多时间与精力。因此，在不影响利用的情况下，学生类档案更有必要实行简单化管理。

3 学生类档案的分类、组卷与管理

3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》，高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类，依其形成领域被分散保管在10大类档案中，从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后，从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发，笔者认为，在设置学生类档案二级类目时，应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。

各校可根据本校学生档案组成的实际情况，调整二级类目设置，比如基建、产品、设备、出版等类别，如确系无学生档案形成，可不予设置。

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（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。

（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。

制定合理的电子档案的存储与备份策略

（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。

（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。

（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。

档案部门应积极参与电

子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。

（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。

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档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。

1 档案管理归档整理分类现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。

1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。

1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。

2 档案管理归纳整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

结束语

档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。

参考文献

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二、知识管理模式：知识库的建立与知识管理平台的建构

我们曾经建立了档案库、信息库，以满足人们对档案材料和档案信息的需求。知识库所储存的不是一个个的实体和信息，而是一个个的知识单元和知识群落。知识库和信息库、实体库；知识管理和信息管理、实体管理是并行的几种数据库和管理模式，知识的管理和信息的管理一样，不是事实上的实体管理，更多的是一种逻辑的管理。尽管从实体到信息再到知识在对象上逐渐趋向高端，但并不是对原有管理模式的取代。至少在目前来看，三种管理模式都是必须保留而且应当高度重视的。

1.知识库的层级

知识库作为来自档案的知识保管地，与档案库一样，应对知识分类分级管理。笔者以为，对于知识的分类，完全不同于档案的分类，同时，由于知识管理的逻辑管理性质，我们也不必局限于一种分类方式，多种分类方式共存，将更有利于贴近社会公众的知识获取渠道，有利于知识服务和知识共享。知识的分类方式，主要有以下几种：

（1）按领域划分：可以分为哲学知识、社会科学知识、自然科学知识。

（2）按用途划分：可以分为科学知识、技术知识、文化知识。

（3）美国俄亥俄州立大学教授Towers等将知识作如下分类：描述性知识、规范性知识、实践性知识、形式性知识。

（4）世界经济合作与发展组织把知识分为以下四种：知事类、知因类、知能类、知人类。以上列举几种分类方式，并不能够完全适应各级各类档案馆的实际馆藏情况，可以根据自身特点选择合适的分类方式进行知识库的建构。当然，分类也不能止步于此，各类下还可根据实际情况增加属类，对知识进行细化分类，从而建构层级分明、属类完全的知识库体系。比如在一级分类采取按领域分为哲学知识、社会科学知识和自然科学知识，那么在其下还可以按照学科进行进一步的二级分类；如果一级分类按用途分为科学知识、技术知识和文化知识，其下还可以按行业进行下一步的分类。通常来讲，一级分类、二级分类以及其下的属类应该具有合逻辑的对应关系。

2.知识管理平台的建构

建构知识管理平台应该实现以下管理功能：

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科技档案作为一种科研、生产、工程建设和管理过程中形成的具有保存价值的，且具有各种形式的历史纪录．如何在快速发展的经济建设中发挥其内在价值和利用价值，是我们档案工作者应探讨的课题。档案部门要“大力开发档案信息资源，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务”。在进入信息时代的今天，档案作为一种信息面临的是市场经济所带来的机遇与挑战，特别是科技档案，如何把握机遇，迎接挑战．在不断前进的经济建设中发挥其内在价值和利用价值，是摆在我们档案工作者面前的重要课题。然而，有的档案工作者忽视了如何更好地提高对科技档案的利用工作。我们应当审时度势，不断探索新的方式，利用新手段，及时开发科技档案信息，提供优质服务，使科技档案在经济建设中更好地发挥自身的价值和作用。

1.提高对科技档案利用工作的认识

做好科技档案工作的最终目的就是开发档案信息资源，提供档案为各项工作服务，由此决定了科技档案利用工作在档案工作中占有重要地位。也就是说，我们档案工作从收集、鉴定、分类、整理、立卷、保管等所有工作，都是为了提供利用，档案工作者应把提供利用放在工作的首位，把档案利用工作开展是否及时、准确、系统地提供档案，看成是衡量档案工作者的工作能力、业务能力的重要尺度。

1.1正确认识科技档案利用工作及其重要意义是做好科技档案工作的前提

要认识到科技档案利用的重要性以及如何搞好科技档案的利用工作，首先应了解档案利用工作利用档案的概念及其相互之间的关系。“档案利用工作”是指档案部门以馆藏档案信息资源为服务的手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为工程管理、设计等服务的工作，称为档案利用工作或档案的提供利用，也就是开发档案信息资源的工作。“利用档案”是指利用者为了研究和解决各种问题来档案室使用档案。“利用档案”和“档案利用工作”是密切联系而又不同的两个概念，两者之间的区别在于：前者是利用者，后者是档案工作者。两者之间的联系是：有了利用档案的需要，才有档案利用工作，有了档案利用工作才能实现利用档案，档案利用工作是利用档案的条件，利用档案是档案利用工作的内容，只有两者结合，才能充分发挥档案的作用。

1.2开展科技档案利用工作是实现档案应有价值的必由之路

档案发挥价值作用由两个因素决定：一是社会需要，二是档案自身满足社会需要的可能。科技档案作为一种重要信息，本身是一个动态事物，如不充分利用它，就会始终处于静态之中，不能成为真正的信息，信息之所以能增值，是因为它置于流动之中。“秘而不宜，锁之为废”，档案的价值平时显现不出来，只有在利用时，才能发挥它应有的价值作用。随着经济建设的不断发展，科技档案的利用价值不断显现，利用档案带来的经济效益的示例不胜枚举，例如，我矿新建研石山工程施工过程中，就遇到过重复征地等问题，通过查档案资料后都逐一得到了核实，不但为我矿挽回了经济损失，而且还增强了企业形象。实践证明，开展科技档案利用工作是实现档案应有价值的必经之路。

2.开展科技档案利用工作要有熟练掌握库藏的过硬本领

科技档案利用工作的开展，一般是由两个因素决定的，一方面是现实中各项工作要利用档案，另一方面是档案库中有这样的档案可以提供利用，因此开发档案利用就要求档案工作者要有熟练掌握库藏的过硬本领。科技档案经过多年的积累形成了庞大的“队伍”，要及时准确地提供利用服务，必须要求档案工作者熟悉保存的档案，它是档案工作者的一项重要任务和基本功，同时也是搞好利用工作的保证。

2.1要有认真和严谨的服务态度

有句话说的好“态度决定一切”，科技档案利用工作是一项非常重要的工作，服务性很强，要求档案工作者要有认真和严谨的服务态度。认真是指档案工作者在提供利用工作中，热心服务，态度端正，即要有耐心，要细心，不怕麻烦。严谨是指档案工作者严格执行科技档案借阅规定，该借阅的借阅，不该借阅的一律不予借阅，把好借阅关。

2.2熟练掌握科技档案分类标准

任何一个单位的科技档案必定按照一定的分类方案进行分类保管。一般来说，科技档案分别有以下几个大类：地质勘测类按专业设置；基本建设类按工程项目性质设置；科学技术研究类按专业设置；设备仪器类、产品类按种类和专业用途设置。大类下面有二级类目，每一名科技档案工作人员，都应当熟练地掌握本单位的分类方案和分类标准， 因为，只有熟记和掌握的分类标准，才能快捷、方便地提供科技档案利用，而且在整理档案进行档案分类时能够使分类快速准确，提高工作效率。

3.科技档案提供利用的方式方法

科技档案利用服务方式，就是档案部门向利用者提供科技档案材料的方法。科技档案利用服务方式是实现科技档案利用的重要手段，在科技档案提供利用上有各种各样的方式方法。从利用科技档案的实际情况来看，主要有以下几种：

3.1阅览是档案室提供利用服务的主要方式

阅览是档案室提供利用服务最普遍的方式，其特点是利用者直接到档案室阅览。科技档案是原始记录材料，多为单份，有些档案在内容上还具有机密性，这就决定了档案原件不外借，主要在阅览室内供利用者阅览。阅览利用一般有两种情况：一是所查问题比较简单，看一下就能解决；二是查阅数量大、范围广，借出利用不方便，采用阅览方式比较好。

3.2外借服务是科技档案提供利用服务不可缺少的方式

档案一般不借出档案室，由于借出的档案完全脱离了档案工作者的监督，容易发生意外，但由于情况特殊，为了解决一定的问题，需要档案材料借出利用，例如，我们经常遇到的需要档案原件作为凭证，或者需要底图以及其他不便在阅览室利用档案时可以暂时外借。外借服务也是提供科技档案利用的一种方式，但对外借档案一定要从严掌握，一般不轻易借出，对档案借出利用，一定要严格审批手续，并提出相应的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借档案申请，说明借出档案的充足理由和调卷范围。第二，借出档案要进行认真的登记，注明借出时间、借出人姓名、借出档案的名称、件数等。第三，借档人应负责保护档案的完整与安全，不得转借拆散、调换、抽取、污损、加注标记等。

3.3复制服务是科技档案提供利用的重要手段

随着科技进步和经济的快速发展，利用者对档案复制件的需求日益增长，档案复制服务成为提供利用工作中一种重要的服务方式。复印件就是根据现存档案文件重新复制而成的同样形式、同样内容的文件。复制件的利用目前比较普遍，也很受利用者欢迎。档案复制服务的优点是：第一，提高了科技档案的利用率，能满足各方面的需要。第二，能节省时间，方便利用。档案室采用现代化的复制技术，可以减轻过去手抄的繁重劳动，利用者边查阅、边复制。第三，用档案复制本提供利用，可以减少对档案原件的磨损，有利于延长档案的寿命。

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此外，档案管理部门要建立健全社会养老保险档案管理制度和标准，要建立能够将所有工作环节包括在内的档案管理制度。以文件的实际来源和自身价值为依据，进一步确定档案管理的方式方法、具体流程、档案资料分类方式等。这些方案的确定要严格遵循《中华人民共和国档案法》等现行法律的规定，以城乡居民社会养老保险的实际状况为重要依据，不断健全档案管理分类制度、档案保密制度和档案存档制度等。在此过程中，要做到每一个档案管理部门都能够严格遵守规章制度，以实现档案管理的规范化和标准化，实现社会养老保险档案的科学分类、集中管理、规范有序等，不断完善我国社会养老保险制度。

2信息化档案管理

信息技术的快速发展和不断进步，使得各行各业的工作效率都在不断提高，以完全人工的方式完成城乡居民社会养老保险档案管理工作已经不能满足时代的要求。人工的方式不仅会耗费大量的人力、物力，也会限制工作效率。传统的社会养老保险档案管理方式大都为纸质书面记录和个人档案的存放，这样不仅占据了大量的工作时间，也占据了较大的空间存放资料，并且这些纸质资料不易保存，随着时间的推移，会出现纸质泛黄、筛选困难等问题。信息化的社会养老保险档案管理不仅能够改变传统的纸质化档案管理工作方式，使其成为信息化、数字化的信息，做到档案管理电子化，还能够完全代替人工实现档案的查询和检索，大大地提高信息检索的效率和准确度。信息化的档案管理方式使大量的原始书面资料被有效地压缩和快速记录，在节省了空间的同时也大大地延长了资料、档案保存的时间，并且有效地降低了保存难度。同时，存档和编码社会养老保险档案并且建立计算机检索信息系统，能够彻底实现档案管理的改革和创新。由计算机检索、扫描获得信息代替人工查找、翻阅档案资料原件，节省了大量的时间，并且在很大程度上提高了工作的准确度和效率。

社会养老保险部门在分类和管理档案时，要科学归档，提高工作质量，要注意记录存档的时间和类型。普通的业务文件、退休记录和审计等资料的存档时间为次年的年中，即6月底，而社会养老保险的结息时间为每年的6月份，会计的管理存档时间为隔年存档，基本信息的档案归档时间为所有业务项目结束之后。其中，最重要的是影音资料和照片等资料档案。这些资料要在第一时间内存档处理，以合理的归类方式完成档案资料的选取、收集和初步记录，根据一定的规律，比如参保人的参保时间或是其他特点建立、记录和合理存放档案，确保再次查找时的准确度，提高档案管理工作的效率和质量。在档案管理的过程中，要实现档案的科学分类和存档，做到存档、归档有律可循，避免无序存档的情况发生，切实提高档案管理工作的有效性。

3实用化档案管理

社会养老保险档案的创建和存储是为了为之后的查找和检索工作提供便利，使参保人与社会养老保险管理部门及时、准确地找到所需要的信息进行核对和审查等。有关档案管理示意图的绘制也是为了档案存储能够更加便捷。因此，档案管理部门应当制订科学、有效的社会养老保险查询和检索工具，比如创建全引式的目录、建立专题形式的索引和编写案卷形式的目录等。在档案管理工作人员的工作过程中，有关部门要配备适应性强的社会养老保险档案管理软件和系统，使信息化的档案管理形式和计算机信息检索方式能够为其提供方便。这样，不仅能够为工作人员的信息检索、查询工作减轻负担，还能够有针对性地保护社会养老保险档案。为了实现社会养老保险档案管理工作服务社会的目标，有关部门要提升工作人员的专业素质和工作能力。新形势背景下的档案管理工作需要具有较高工作水平的工作人员完成档案管理工作。档案管理部门在分配具体的管理工作和责任的同时，应要求工作人员具有能够完成业务办理和档案管理双重工作任务的能力。要将这两项工作任务在年初分配，并将其归入工作任务考核内容中，明确工作职责和标准，明确要求工作人员具备较高的工作素质和政治觉悟，在创新的同时具备专业的工作能力。只有不断提升工作人员的素质，才能为社会养老保险档案管理工作打下坚实的基础，加快档案管理实用化的步伐，达到档案管理工作为社会服务的目的。

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从全球看，档案信息化建设从20世纪50年代开始，以美国为首的西方发达国家开始尝试应用计算机技术对档案信息进行处理，实现不同程度的自动编目和检索。到了20世纪90年代初，美国建成了档案信息导航系统(NAIL)，在全球掀起了档案信息化建设的浪潮，世界各国纷纷开始加入档案信息化建设的大潮。我国也在这股浪潮的影响下开始了档案信息化建设，2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》。从此，全国各地区、各行业开始了轰轰烈烈的档案信息化建设。2003年，青岛市数字档案馆启用，深圳市数字档案馆二期于2008年通过成果鉴定，2004年，全国第一个企业数字档案馆――江苏省电力公司数字档案馆正式投入使用，档案网站更是如雨后春笋般涌现，各地的档案局、档案馆纷纷建立了自己的档案网站，档案工作开始进入了信息时代、数字时代。

为了加强对档案信鼠化建设的规范、统一，国家相继出台了许多档案信息化建设业务标准规范和技术标准规范。业务标准规范定义了档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档及管理规范》，以及国家档案局正在制定的《电子邮件公文归档与管理规则》、《档案数字资源加工规范》、《电子文件元数据标准》、《电子文件档案著录规则》、《电子文件保管期限表》、《电子文件档案鉴定标准》等。目前正在制定的档案技术标准有：《档案信息应用系统技术标准》、《档案信息数据存储、压缩格式规范》、《数据加密算法规范》、《数字水印标准》、《电子文件／档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》等。

二、档案信息化建设中遇到的问题

我国档案信息化建设虽然取得了不错的成效，但其中也存在不少问题。首先，国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确了档案信息化建设的目标和任务，但是实施纲要只是给出了档案信息化建设的基本原则，而具体的业务规范和技术规范制定相对滞后，很多与档案信息化建设相关的业务规范和技术规范还没有制定或正在制定中，导致档案信息化建设过程中缺乏统一的标准。

其次，对档案信息化建设认识不足，不少人将档案信息化建设与档案数字化等同起来，认为档案信息化建设就是将馆藏档案数字化处理后上网，提供检索和查阅。

第三，目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现为在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。

三、档案信息化建设中企业数字档案系统的建设

信息化时代，信息平台正成为企事业单位业务运行的基本方式，对档案管理活动而言，面临着思维方式、管理方式的改变，档案管理系统亟待需要从数字化档案整理系统向数字档案管理系统转变，具体表现为：

1.建设一体化平台，整合信息资源，实现系统之间信息交换。江苏省电力公司按照国家电网公司信息化建设要求，构筑了企业级一体化信息集成平台，统一数据交换方式，数据可以实时交换。各专业应用系统从几百个整合到8大业务应用系统，各业务应用系统之间数据交换已初步建成了“纵向贯通，横向集成”。信息化建设规范化为档案管理系统与各业务应用系统之间实现数据及时交换提供必要基础，为实现档案前端控制提供条件。档案管理者需要超前提出档案专业管理要求，建立档案对各业务系统数据标准，才能保证归档的源数据真实完整准确。

2.加强档案管理工作，实现业务监督指导职能。《档案法》第一条明确了档案管理的目的是“加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”。目前数字管理系统多数停留在档案整理功能，可以达到查阅利用，但档案的管理和收集工作尚不足。因此，数字档案管理系统应当将档案管理的手段和收集要求纳入信息化管理手段，明确单位或部门职责，明细划分归档范围。在信息化的条件下，将档案管理和收集工作纳入信息化管理过程推进档案管理方式改变，也促进档案管理者重新认识原有档案管理方式存在的缺陷，促进档案管理职能划分更加合理，收集管理更加细化，有利于企业实现精细化管理，实现档案管理工作从粗放式管理向精细化管理方式的转变。

3.加强标准化建设，统一电子文件格式，实现永久保存。目前的数字技术还不能彻底解决电子文件的真实、永久保存问题，但是一个企业每天都会大量地产生各种格式的电子文件。档案部门应站在全局的角度，根据国家标准《电子文件归档及管理规范》，结合本单位的实际情况，制定电子文件归档及管理规定，明确归档电子文件的格式、大小、尺寸，制定电子档案元数据标准，使电子文件能够脱离原有的软件和存储介质长期保存，并将这些标准通过数字档案管理系统固化，从而确保归档的电子文件统一、规范、真实，达到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘数据库文件归档，便于今后分析利用。由于企业信息化的迅速普及，大量的企业应用系统覆盖了企业的各个专业、各种流程环节，大量的数据以数据库记录的形式存储在各个应用系统中。这些数据大部分是中间数据，并不是需要归档的数据，但是具有归档价值的数据也同样隐藏在数据的海洋中，他们是从这些数据的海洋中经过计算、汇总、统计的结果数据，且他们往往并不独立存在。作为档案管理部门。需要将档案管理的触角前移到各个应用系统中，明确各个应用系统中应当归档的数据范围、数据要求，并以不可更改的文件格式通过归档接口或服务发送到数字档案系统。这样做的效果，一是避免了归档的数据文件依赖原有的数据库系统和应用系统，甚至系统的运行环境；二是确保了应用系统中具有保存价值的数据不会被丢弃。一个应用系统稳定运行后，系统中产生的具有保存价值的数据相对稳定，通过在各个应用系统中固化归档流程节点和归档数据，能有效保证企业归档数据的齐全性；三是相当一部分数据通过系统自动生成和归档，减轻了档案人员的收集工作。

5.使数字档案系统成为档案专家系统，真正成为档案管理人员的帮手。可以将企

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档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理是针对于档案分类而言，进行的一种管理方式，其主要目的就是为了档案信息的管理规范化，流程分类的有序化。档案管理的形式多样且复杂多变，所以在进行管理过程中要尤其注意档案的分类，划分。将不同的档案按照一定的原则进行分类，可以从大的方向向小的方向逐渐分类区分，再从小的方向进行细致的分类，这样做的主要目的不仅仅能够将庞大的档案进行有效的划分和管理，还能够为日后的查询奠定基础。

传统意义上将档案进行分类的过程中主要是依据标准进行的，并没有一个清晰准确的概念和界定。也有一种方法是将档案按照时间，保存时间的长久进行有效的合理分类，这种分类方式可以有效的针对事件存储的时间对档案有一个整体的宏观把握。强调的是一种以现实为基准的生态分析，更加贴近于事实的本身。现实来讲，这种分类方式是一种归于全宗形式的原则分类，有助于了解档案的整体发展内容，这也是有别于数据库管理分类的一个重要特征，所以某种程度上将，传统的分类方式与现代的分类方式所说不同，但两者之间也是相互独立存在的，不能被取而代之。

2 数据库在档案管理中应用的现状与不足

随着各个行业的不断发展壮大，传统的档案管理方式已经很难适应时代社会发展的需要，对此必须加强改革。利用现代化信息技术手段完善档案数据的管理。计算机作为未来发展建设的主流，在整个信息化时代起到了至关重要的推动作用，档案信息化的出现更加说明了数据库建设在档案中的作用。原有的档案信息管理都是通过纸质媒介进行记载，这在很大程度上存在着一定的缺陷，档案管理人员很容易因自己的失误而出现档案登记错误等现象，这将严重影响档案的使用。不仅仅工作效率差，而且还容易浪费大量的人力，物力，财力，这就说明在进行档案数据管理的同时，也要针对档案人员进行合理的培训，丰富他们的专业知识以及计算机的使用能力。避免因操作人员失误而出现的各种问题，影响档案的发展。在未来的发展过程中，信息化将占据主导地位，档案将越来越规范化。数据化技术将在档案管理中起到越来越重要的作用，对此，必须建立完善的数据库管理体系，促进档案事业的发展。促进经济建设中对于档案管理的重视。

3 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

4 依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作

全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。在数据不断变化发展的同时，按照一定的顺序，可以将全宗理念应用于其中，这样不仅仅能够促进数据库的发展，而且对于管理者来讲也将是一种很好的管理，数据的集合不仅仅可以节省大量的资金更加能够有效的提供工作效率。

5 电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。

电子文件，顾名思义与传统的纸质媒介文件不同，它是利用计算机技术进行对资源的一种整个，在很大程度上不仅仅提高了工作效率，还对于数据管理进行了合理的使用，可以利用数据最基本的元素对象建立一定关系的数量图表对档案进行管理，严格意义上，这种电子呈现方式更能简洁明了的对档案进行查询搜集，在数据库进行建立的同时，可以利用一定的信息软件技术，这样能够更加合理的保存档案数据。

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近年来，档案网站充分运用先进信息技术，按照一定原则、规范及标准，实现了一定范围内档案信息资源的抓取与优化，成为档案信息资源整合的重要平台。这种重在共享的逻辑整合，有效破解了档案信息资源分散、封闭与用户需求综合、便捷之间的矛盾。

档案信息资源整合包括内容整合、技术整合、管理整合、服务整合等多方面，内容整合是其中最核心的部分。本文试以《中国档案报》（2011年11月14日）公布的2011年度综合排名前十位的天津、北京、辽宁、江苏、江西、安徽、吉林、上海、湖北、浙江等省级档案网站为例，着重探讨国内省级档案网站信息资源整合的内容及其呈现形式。

1 国内省级档案网站信息资源整合的内容类型

国内省级档案网站的信息资源通常以一级类目形式来集中体现，换言之，国内省级档案网站的一级类目正是对其所拥有的信息资源进行分类的结果。

从表1统计的数据可以看出，省级档案网站一级类目设置最多为15个，最少为4个，平均10个。使用频率较高的一级类目名称为：“政务信息”9个、“馆藏介绍”7个、“档案业务”7个、“查阅利用”5个、“网上展厅”5个。分析这些一级类目，发现其所指信息资源既包括内容信息，也包括形式信息、功能信息。单从内容角度看，可分为四种类型：

1.1 数字环境下直接生成的电子文件。电子文件数据分布广泛，增长迅速，更新飞快，是档案网站亟须整合的重要信息资源。这些信息并非全部直接由档案部门产生，而是由档案机构进行收集并在网站的政府机关、企事业单位电子文件。国内省级档案网站栏目中的“政务信息”、“政策法规”等属于此类。

1.2 馆藏实体档案数字化产品。借助扫描仪、数码相机等现代办公设备，运用文字识别、数码影像等技术，将馆藏实体档案中的信息转换成计算机可识读的数字化产品，这类信息是档案网站开展信息资源整合的重要基础。网站中提供检索、利用服务的“档案目录”与“档案全文”是此类信息的典型代表。

1.3 区域特色信息。从区域信息或馆藏档案中提取出反映本省（市）特色或馆藏珍品的内容予以突出展示，如天津档案网“津沽史料”、江西档案网“赣域风情”以及浙江档案网“珍品博览”、上海档案网“珍档荟萃”等。此类信息重在展现、宣传本省（市）、本馆特色，发挥历史教育、文化娱乐等功能，目前国内省级档案网站区域特色信息正渐成体系。

1.4 编研成果。以馆藏档案为对象，以满足用户需求为目的，由专业人员汇编出版，经数字化处理在档案网站传播利用的史料、参考资料等信息。这类信息在一定程度上体现了知识挖掘，具有较高利用价值，同样是档案网站整合的重要信息资源。部分省级档案网站有“编研成果”专栏。

上述分类旨在揭示国内省级档案网站网上、网下档案信息资源的密切关系，凸显各类信息的特征。

2 国内省级档案网站信息资源整合后的呈现形式

从网站可用性层面看，网站界面设计包括交互方式、路径方式、反馈方式、信息呈现方式等四类表现形式。[1]相对而言，档案网站更多是对用户进行信息呈现，因而信息呈现方式在档案网站信息资源整合中起着举足轻重的作用。

2.1 信息构架。网站信息构架，可采用三栏、二栏、一栏等形式。2011年度国内综合排名前十位的省级档案网站所采用的信息构架如表2所示：

(1)三栏式。一般左侧小幅面为注册、快捷窗口等，中间大幅面为动态新闻展示、子页面窗口等，右侧小幅面为多媒体档案展示、友情链接等，是现今用得最多的网站信息构架，排名前十位的省级档案网站中有6个使用三栏式。三栏式页面信息饱满而丰富，但有时会给用户造成无从看起的困扰。(2)二栏式。一般左侧小幅面为导航，右侧大幅面为内容。主次分布清晰明朗，令用户不会迷失在信息中，但页面呈现信息量不及三栏式网站丰富。(3)一栏式。一般上方为导航条，下方大片为内容。这种垂直构架虽然单一，但强化了信息的比重，体现了档案网站的“伸缩自如”，给人以“想象”空间，只是客观上要求用户行为尽可能“一致化”。

2.2 呈现样式。有的采用检索窗样式，有的采用目录树样式，有的采用检索浏览相结合样式，各有特色。

(1)检索窗样式。此样式是数据库形成后给用户提供利用较为简便的方式。当用户输入检索关键词发出检索指令时，搜索引擎通过预先设定的程序检索整合的数据库资源，然后返回检索结果给用户。排名前十位的省级档案网站全部使用了检索窗样式，但有的只设关键词检索，有的则提供高级检索。如，在北京档案网高级检索中，用户可选择档号、题名、起止时间等检索项进行复合检索。