档案整理经验模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案整理经验，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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［摘要］随着我国信息公开化、平台化改革的逐步深入，政府信息公开成为我国信息化建设的重要组成部分，档案管理也逐步由传统化向信息化转变，笔者结合我国政府信息公开进程，对如何推进我国现行档案管理制度、充分发挥其公共服务的功能作用进行相关研究。

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关键词 ］政府信息；档案管理；信息化

［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2015.35.089

政府信息公开是衡量一个国家民主化进程的重要标杆，也是时展和社会进步的重要举措。广义上的政府信息公开主要包括两个方面的内容，一是政务公开，二是信息公开。狭义上的政府信息公开主指政务公开。政务公开主要是指行政机关公开其行政事务，强调的是行政机关要公开其执法依据、执法程序和执法结果，属于办事制度层面的公开。广义上的政府信息公开的内涵和外延要比政务公开广阔的多，它不仅要求政府事务公开，而且要求政府公开其所掌握的其他信息。我国的政府信息公开自2008年5月1日实施《中华人民共和国政府信息公开条例》以来，已迈上了有法可依的新台阶。该条例将政府信息公开与档案工作不可分割地联系在了一起，为档案事业的发展提供了更为广阔的舞台，同时也对档案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快档案管理工作信息化、公开化建设，对加快我国政府信息公开进程具有重要的意义。

1政府信息公开对档案管理工作的影响

档案是通过具有保存价值的文件现行转化得来的。原生性是其重要特点，档案也是社会信息系统的重要基石。信息资源已是当今被广泛认同的重要资源之一，档案信息作为社会信息资源中最可靠的原生类信息资源之一，是社会信息资源的重要组成部分。而行政机关既是社会信息资源的发生主体，又是产生政府信息类档案的主要来源。政府信息首先作为现行文件存在，其剩余具有保存价值的那部分就成为档案。由此可见，政府信息与档案信息相互衔接交织，与其他类重要信息资源一起，共同组成社会信息资源系统。档案信息公开化是通过对档案信息资源进行整合，并通过统一的档案信息平台使得档案信息公开化，进而使用户迅速方便地利用档案信息资源的一种方法。档案信息公开化是档案信息资源利用最大化的一种理想状态，是政府信息公开进程的必然要求，也是档案事业适应社会发展要求的必然趋势。

现今阶段下，我国政府信息公开化进程正不断深入，因此对促进档案信息公开化提出了更高的要求。应准确把握档案信息公开与政府信息公开之间的契合点，在信息公开和信息服务方面，应注重借鉴和学习图书情报领域的相关探索模式和服务经验，紧紧抓住当今机遇，积极实现档案信息公开，努力提高档案管理的工作水平。

2档案信息公开工作现状

文件生命周期理论认为，文件具有双重价值：第一价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和科研价值；第二价值，包括其他机关和个人利用者的从属价值，如证据价值和情报价值。文件向档案的转化，就是文件最终实现第一价值向第二价值的转化。所以，档案多不具有现行价值，而更多体现为历史性的价值和文化性的价值。由此可知，政府信息的最终命运是档案，在从政府信息到档案的转化过程中，需要经过归档、确定密级、保管期限、从业务部门移交机关档案室、移交档案馆的过程。而政府信息公开的过程，从很大程度上来讲也就是档案信息公开的过程。

我国的档案信息公开工作仍处于改革进程当中，因此如何更好地利用现有资源，为社会提供有效信息，进一步体现档案管理工作的价值，是所有档案工作者应思考的问题，从现阶段来看，档案信息公开工作存在以下特点：

第一，档案信息服务工作发展尚不完善。首先，档案资源利用率低，许多档案机构目前服务对象仅局限在党政领导和机关公务员，对专家、学者、社会公众提供服务的比例较小；其次，档案管理服务滞后，服务手段仍处于传统、烦琐的手工操作层面，基本处于被动式服务阶段；最后，馆藏资源信息覆盖面不足。目前档案馆接收的多是党政机关、人民团体的文书档案，范围较窄，门类单一，且以纸质档案为主，对电子及多媒体等其他载体形式档案的收集较少，在一定程度上限制了社会大众的使用范围。

第二，档案信息时效性不强。这在一定程度上影响了档案信息公开工作的开展。根据我国《档案法》相关规定，立档单位保存十年左右的永久、长期档案才向政府档案部门移交。但从需求情况看，社会和群众利用较多的同样也是形成时间在十年以内的档案，这就使档案馆的信息工作经常处于期限错配的状态，无法满足档案信息收集者的需求。

第三，档案管理制度的分段管理机制对信息公开的制约。在机关文件向档案馆转移的过程中，在先行档案管理体制下，存在机关档案室这样一个衔接环节。总的来说，文件首先由机关内部业务部门产生，经过整理立卷后，向机关内部的档案机构归档。机关内部的档案机构保存了相当大的一部分最具利用价值的由现行文件形成的档案，而且保存的时间长，对于档案的是否公开具有相当大的决定权。这对档案信息公开工作的进展形成一种制约。

3政府信息公开下的档案管理工作建议

首先，全面开展档案信息公开化工作。在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务平台。档案馆内部建立局域网，档案部门通过在此基础上建立档案网，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好更便捷的服务。与此同时，档案馆应以政府档案部门的目录中心为中心，将各单位暂未进馆档案的目录集中整理到档案馆的目录中心，据此建立档案目录信息咨询平台，提供档案资源共享。需求者只需要到档案馆查询目录，摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可。一方面能拓展档案馆的服务范围；另一方面也提高了服务的能力和效率。

其次，转变服务理念，优化服务方式。政府信息公开意味着公众可以获取原本大量优质的信息资源，档案馆应在原有档案开放利用的基础上建立起现行文件服务中心，作为政府信息查阅的指定场所，为人们获取政府信息提供方便。由于政府信息和档案之间的密切关系，将为国家节省大量的资源，特别在公众无法分辨其属于政府信息还是档案信息的情况下，方便利用者结合查阅档案，获取比较系统的信息，对于切实保障公民的知情权具有重要的现实意义，在实际工作中受到公众的好评，取得了良好的社会效果。

最后，拓宽档案信息公开宣传渠道。如果档案馆里的丰富资源没有被妥善利用，将造成巨大的资源浪费。因此亟须拓宽档案信息公开的宣传渠道：一是宣传档案馆的功能、馆藏资源等；二是宣传档案的使用方法，提高大众的档案意识等；三是提高大众对档案信息查找的客户体验。这不但能够提高档案馆的社会影响，而且能够提高大众的档案使用意识，进一步提升档案管理工作的效率。

参考文献:

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创新与安全的矛盾

由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。

档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。

标准化、法制化的挑战

在我国，档案管理信息范的标准化程度相对比较低，造成应用泛围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点:

一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。

二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党、政、人大、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。

三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。

四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

电子政务的更高要求

当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。

一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够直接为社会和公众提供服务，履行政府职能。这改变了以往的OA系统，由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。

另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。

推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。

从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国9.11事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。

电子政务建设中的档案管理系统必须考虑它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施——PKI/CA，建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下，电子档案的应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章，确保电子档案的完整性、不可抵赖性和安全、保密要求。二是政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。电子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。我们应该以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法，从建设之初就构建电子档案坚固的安全屏障。

新形势下的基本策略

必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策络。实践经验表明以下策略十分重要。

1、积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用PKI/CA就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。

2、与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府文档数据备份问题，可以毫不夸大地说，我国政府机构信息系统中还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。但是要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。

信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作的范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。

3、遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法让更多的人高效率地使用，最终证明这种管理毕竟是落后的，必须淘汰的。

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科研项目档案使企业在进行项目的实施中对初期申请、研发、实践等过程的信息保存，是企业档案的核心组成部分之一。鉴于科研项目档案管理与企业竞争能力日趋密切的现状，有必要通过对档案深化管理，实现企业综合竞争及可持续发展能力的提升。

1 建立牢固的企业档案工作基础，打造一流的项目档案工作可持续发展环境

1、完善领导与规划，优化宏观档案工作环境及土壤

企业在进行项目档案的管理中，不仅应完善业务与技术水平，还应该做好企业发展战略规划的政策调整。在进行档案的管理中要进行档案的分管，设立专门的领导进行管理；然后积极制定企业档案总体发展战略规划，确保资金、人才、资金能够满足相关工作的开展，从而为企业科研项目档案管理工作的开展优化环境及土壤。

2、完善企业软硬件建设，优化项目档案围观发展环境

企业在进行科研项目档案的管理中应该完善库房、办公室场所等硬件设施的建设工作，并对各个工作场所进行合理的物理隔离，保证档案库房等场地能够适应企业科研生产的发展要求。另一方面，要积极的在企业科研项目档案管理工作中开展信息化建设，提高企业档案管理的信息化水平。通过将档案信息化与企业整体信息化进行整合、优化的方式，打造科研档案信息文件交流枢纽，从而满足企业对答案信息内部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引进及培训力度，改善企业档案工作人文环境

第一，企业档案管理工作者要热衷于这份工作，树立科研项目档案管理为科研人员服务的工作理念，本着“用户第一，服务至上”的工作态度，改进服务方式，拓宽服务领域，优化服务流程。针对科研项目档案专业性强、内容复杂、载体类型多样等特点，加强学习，了解多学科的知识，全面掌握并学会运用档案的现代业务操作技能与管理方式，确保科研项目档案管理工作负荷企业与社会发展的需求，在进行档案工作的开展中要经常的思考、分析、总结、归纳，通过分析企业及项目的特点发掘规律与心得管理方式，正确的理解档案使用者的使用意图，从而实现企业档案管理能力、效果等的提升，提高企业的综合竞争实力。第二，企业要改善当前的档案工作人文环境，并积极的向其中注入文化与感情要素，上级领导要充分理解、尊重档案员工，坚持以人为本。在日常工作中还要为员工提供进修、学习、培训的机会，从而优化档案管理工作者的综合能力，提高其综合素质，从而完成改善企业档案工作人文环境的目的，实现企业的科研项目档案管理工作的可持续发展。

4、通过科学的管控实现档案工作的正常运转

企业在进行科研项目档案的管理中，要完善运转系统的优化工作，坚持推进“职业化、专业化”的发展方针，强化对文件资料与信息传递过程的管理控制，并积极的优化自身的管理运转系统及结构，从而让档案信息资源满足企业可持续发展的需求。

2 通过对企业档案工作流程的规范，实现项目档案管理水平的提升

1、建立健全现有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的顺利开展。因此企业档案部门要基于企业实际发展情况及档案管理状况有针对性的建立健全科研项目档案管理制度体系。在进行制度建设中要将管理办法、赏罚制度、操作流程等详细的进行设计，确保其符合档案工作的所有步骤。另外，要提高各项制度要求之间的关联性与互补性，从而保证他们能够有效的解决在科研项目档案管理中发生的问题。

2、做好流程规范

首先要建立归档范围表与签署规定。企业项目在立项前期，主管部门及负责人应基于项目研发领域及要求制定项目归档范围与签署规定，并对其中设计的研制形式、过程、要求进行详细阐述。签署规定一般由拟制、校对、审核等步骤组成，该项目的主要负责人要基于程序要求确定签署角色与职责范围。确保签署流程符合签署规定，保证签署文件的法律效力。其次要先做好档案归档后在进行使用。企业科研项目档案归档的第一种形式是由科研部门组建专门机构，进行项目档案的采集、归纳、整理、制作，带项目完工后，整卷交付档案管理部门归档处理。第二种形式就是聘请专业档案员，由他们进行项目档案的收集、归档等工作，科研部门则负责实时跟踪、归档。若相关档案没有在档案部门归档、备案，则没有任何效力。通常第二中方法存在三项优点：①有效地维护了企业的知识产权，避免科研成果被私自存留；②有效地确保该项目档案归档的及时性、完整性，从资料审查的角度，为项目顺利通过验收和结题打下了良好的基础；③档案员通过全程实时跟踪项目进度的方式，更加了解研究的效果，有助于为项目部提供有价值、实效性高的信息。

3、提高监督效果

受到先进管理理念的影响，企业档案管理工作已经由被动服务方式转向主动服务方式、由后端保管方式转向全程管控。因此，档案工作应与企业运营的各个环节相融合，要积极的主动的介入到文件生产源头、流转过程、归档管理的工作中，通过全程实时跟踪监控的方式，在源头上对档案质量进行管控，从而保证归档信息的真实性、有效性与可靠性。

3 通过对企业科研项目档案潜在价值的发掘，帮助企业提高综合竞争能力

1、基于信息化手段，使档案工作科研保障职能得以发挥

通过完善档案信息化建设工作，提高企业科研项目档案的管理能力。企业要根据“档案数据库建设”、“档案信息资源开发”等政府提出的档案信息化要求进行建设。要基于企业宏观发展状况，切实的结合科研生产工作情况，制定有助于企业档案工作可持续开展的政策，在保证信息安全的前提下，为科研项目档案管理工作提供科学、可靠、实效性高的信息服务，从而使档案工作的科研保障职能得以发挥。

2、建设知识资源，提高企业竞争实力

知识资源是企业之间竞争的核心元素之一。档案信息资源是企业知识资源的重要组成部分。特别是以科研为主的企业，科研项目档案更是企业的智力资本。这些智力资本，作为信息流的主体，同企业的资金流、物流一起，构成企业竞争和发展的三大推动力。企业档案信息资源是企业资产的组成部门，对企业的发展具有积极的影响作用。因此企业要深度发掘档案信息资源，做好资源的管理、利用，实现科研项目投入的节约、加快研发速度、强化企业竞争实力。

3、通过完善企业文化建设为企业发展引擎提供动力

企业文化是企业发展的核心，而档案管理与档案信息化建设则是企业文化不可分割的以部门，它属于管理和服务并重，历史和科技共同存在的多元企业文化。而企业科研项目档案恰巧反应了企业科技。文化、管理思路的发展、变革的历史。通过对科研项目档案的深化管理，将正确的对历史经验进行总结，从而增加企业文化资源储量，提高企业的科技研发能力与员工对企业发展的认同感、文化的归属感、责任的使命感。因此，企业要基于历史、技术、管理层面出发，完善企业科研项目档案的深化管理工作，积极推进企业文化改革发展，增强企业的向心力与凝聚力，从而为企业发展的引擎提供强劲动力。

4 结束语

综上所述，基于企业自身现状及项目要求完善科研项目档案管理工作，将有助于企业综合竞争能力的提升。因此，在未来发展中要积极的完善档案管理制度、流程规范等，从而完善科研项目档案的深化管理工作，促M企业健康发展。

参考文献

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关键词

建构主义；高职文秘；档案管理；课程内容设计

档案管理课程是高职文秘专业的必修课程，随着高职教育改革的深入，档案管理课程改革也逐渐成为热门话题，并且主要集中在课程内容的改革上。在课程内容体系上，有老师提出要摆脱本科为党政档案部门培养专职档案管理人员的学科知识体系，而建立符合高职文秘专业培养企业行政办公文员的档案管理知识体系，强调必须围绕基层企事业单位对档案管理人员的要求，重点培养学生档案收集、鉴定和整理能力，其次培养学生的保管与利用能力，而档案管理检索、编研和统计能力只做一般性训[1]66。在课程内容的组织上，有老师提出档案管理课程的内容要紧贴档案管理的工作过程。楼淑君认为课程内容应根据企事业单位档案管理工作任务来组织课程内容，每个任务作为一个学习项目，从而构建起以工作任务项目为主体的课程内容，即以工作任务来组织课程内容[2]21。林苏则将档案管理整个流程划分为几个工作环节，然后为每个工作环节归纳或创设出典型工作任务，最后通过“序化”来组织课程内容，即以工作过程来组织课程内容[3]10。以上对课程内容的改革无疑对高职档案管理课程发展起到积极作用，打开了建构符合文秘专业培养目标的档案管理课程内容的思路，但是这些改革也存在着重“工作”而忽视“学生”的问题，即当前的档案管理课程内容改革只注意了依据企事业单位的档案管理工作内容与流程来设计内容，而没有考虑课程的学习主体—学生这一重要变量。学习心理学认为，学生的学习过程是一个心理变化的过程，要让学生进行有效的学习必须让学习对象、学习过程和学习方法符合学生的学习心理。因此档案管理课程内容的改革除了要依据档案管理的工作任务与工作过程外，还要考虑学生学习心理规律。建构主义学习理论是21世纪教育改革的重要指导理论，被誉为“当代教学心理学的一场革命”。在职业课程领域，建构主义学习理论多次被列入教育部组织精品课程评审指标当中，尤其是在2008年精品课程评审指标中，明确提出，职业课程要基于专业人才培养目标，以典型工作任务来展开，要求对课程内容进行宏观、中观和微观设计。其中微观设计就是指课程内容的组织与教学要符合学生认知建构特点，教学设计要以行动导向展开。下列以建构主义学习理论为基础阐述档案管理课程的内容重构与设计。

一、建构主义学习理论与课程内容的筛

建构主义学习理论认为学生不是凭空进入学习活动，学生在进入学习时，他已经获得的知识与经验会参与到新知识的学习过程中，即使有些问题他以前从来没有遇到过，或者没有现成的经验，当问题呈现在他们面前时，他们也会用已有的知识与经验，依靠推理与判断，对其做出某种解释。所以建构主义学习理论认为教师教学时不能无视学生已有的经验，简单地从外部将知识灌输给学生，而是要把学生原有的经验和知识作为新知识的生长点。依据这个理论，我们在筛选课程的内容时要与学生已有的经验保持一定的联系。当前文秘专业的学生普遍认为档案课程枯燥又抽象，其中主要原因是教师对课程内容的选择，没有考虑到学生已有的经验。高职学生多数是从高中直接升学而来的，对档案管理工作多是一无所知。再者，很多教师开发课程时，直接搬用或创设工作项目作为学生学习与训练的任务。这些项目对于一个没有工作经验的学生来说，肯定无法产生“共鸣”。因此，档案管理的课程内容不宜一开始就采用企业真实任务。高职教育要求课程内容与企业的工作任务相匹配，而建构主义学习理论要求学生的学习建立在他已有的经验与知识基础上，我们可以通过以下两条路径将两者协调起来。一是在学习之初让学生获得某些档案管理工作经验，一是利用学生已有的与档案管理相关的生活经验。对于前者，可以让学生参观校内档案室或企业的档案资料室；对于后者，充分挖掘学生与档案管理核心工作能力相似的生活经验。比如学生对自己电子文件的整理、学生对自己照片的归类和利用、学生对自己作业的收集、整理和利用等生活经历，都包含了档案管理的成分，只是与真实的档案管理相比显得不够规范、不够科学罢了，但是这些经验可以作为学生学习新知识的基础。因此我们在筛选档案管理课程内容时，可以将图像档案管理、电子文本档案管理和纸质文件档案管理作为课程的主要学习内容。有人会担心，学生只学这些内容，无法“接轨”文秘职业岗位。其实这种提心是多余的，一方面，学生掌握了这些档案管理知识与技能，可以触类旁通了；另一方面，文秘职业岗位在各行各业都有，学生毕业后负责的档案管理任务也不尽相同，要在有限的教学时间内（多是周课时2—4节或全学期70学时），学习所有类型档案任务，是不现实的，也没有必要。

二、建构主义学习理论与课程内容的组

建构主义认为个体对世界的理解是基于个体学习者自身经验背景建构起来的，建构主义提出学习应与情境化社会实践活动结合起来，学习者通过参与社会实践来掌握社会规则、工具和活动程序，即所学必须与所从事活动结合起来。职业教育理论专业斯克莱本纳对牛奶加工厂300名雇员关于知识的工作结构表征研究也印证这个观点[4]232。依此，档案管理课程学习应是让学生置于档案管理工作情境中，引导学生建构知识与工作任务的联系，通过完成具体的档案管理工作，形成档案管理所需要的知识和技能。建构主义学习理论代表人物皮亚杰认为，学习过程是学习者通过同化与顺应来达到与周围环境平衡的过程。当学习者能用现有认知结构去同化新信息时，他处于一种平衡的认知状态；而当现有认知结构不能同化新信息时，平衡即被破坏，为了获得新的平衡，需要修改或创造新图式（顺应）。学习者的认知结构就是通过同化—顺应—同化—顺应……循环往复，从平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性发展起来的，并且每一种已经达到相对平衡状态认知结构都会为新的不平衡创造前提，提供可能。因此，档案管理课程的内容排列应按照从易到难，从简单到复杂顺序来排列。

三、一种基于建构主义学习理论的课程内容设计

1.课程内容设计。

依据上述建构主义学习理论，结合高职教育的特点以及文秘专业的培养目标，档案管理课程的内容安排如下：

2.课程内容安排说明。

（1）档案的收集、整理、归档、保管和利用等档案工作环节作为学习重点。高职文秘专业主要培养企事业单位的行政办公人员，他们的档案管理工作职责主要是收集、整理、归档和保管单位档案，并为需要档案的部门提供支持。本课程内容设计中紧紧围绕收集、整理、归档、保管和利用等档案管理工作环节来训练。（2）本课程依据建构主义学习理论，强调已有经验对新学内容的“支架”作用。项目一安排学生参观档案室以及采访档案人员，其目的是让学生对档案管理工作有初步认识，为学习后面的档案管理内容“储备”前知识。项目二没有直接使用企业的纸质文书档案而是让学生整理个人相片，其主要原因是90后的学生喜欢拍照，在电脑和手机中有大量没有整理或整理不规范的照片，让学生收集整理照片一方面可以激发他们兴趣，另一方面可以充分利用学生已有的经验。在项目三中，选择“整理工学结合材料”这一训练载体，也是考虑这些材料有相当一部分就是出自学生本人（如实训总结、实训成果等）。学生在完成这些任务时不会感到完全陌生。（3）本课程内容设计强调在“做中学”。整个课程内容以工作任务作为学习载体，将知识的学习安排在训练过程中。其用意是为学生创设一个良好的学习环境，以便于学生进行“情境学习”，另外让学生在“做中学”，容易调动学习的积极性。（4）按螺旋式上升安排档案管理技能的训练。职业技能是职业教育的发展核心之一，技能需要通过多次反复训练才能获得。因此本课程内容通过完成照片收集、整理、编目、保管和利用，纸质档案的收集、整理、编目、保管和利用，企业客户档案的收集、整理和利用等工作子任务，来训练学生职业能力，让学生在反复训练中获得档案管理的职业能力。（5）本课程安排了40学时课内学习，比较符合当前大多数文秘专业档案管理课程周时2学时的现实，另外安排一周独立生产性实训，也体现了档案管理课程作为文秘专业核心课程的地位。

作者：焦名海 单位：深圳信息职业技术学院

参考文献

[1]王晓红等《.文书档案管理》课程教学模式构建研究[J].兰台世界，2013（6）.

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随着时间的推移，档案资本文由收集整理料不断变化和受到损坏，档案的“寿命”是有限的，档案资料必须用科学的方法保管，以便最大限度地延长其“寿命”，这对于农业档案部门和资料部门的工作人员来说是一个重要任务。

一、档案损坏的原因。随着科学技术的发展，档案的载体形式多种多样，现就纸质制成档案例材料而言，损坏的原因是很复杂的，但主要是两个因素：一是纸质制成材料的质量、纸质好坏、印刷工艺、写字墨水质量等都会影响档案“寿命”，是纸质档案遭到损坏的内在因素，还有就是档案保管条件也决定着档案存活的寿命，如环境、气候、虫害等外在因素。

二、农业和农村档案管理规范化的必要性

农业是我国国民经济的基础产业，农业为人们提供生命和生存所需要的各种基本生活资料。农村经济，不仅要引进先进技术，而且还要推广先进经验，在这些活动中产生和形成了许许多多重要的农业和农村档案，记载了我国农业发展历程，记录了农村各项工作和农民生产、生活的真实情况，为农业科学研究提供了依据，为维护广大农民权益提供了重要凭证。

近年来，村级档案虽然实现百分之百的建档，但是还有待进一步完善，使村级档案管理达到标准化规范化。从目前来看，农业科技档案的积累和归档工作还存在严重问题，比起其他门类或专业档案差距太大，我们发现农业方面的档案大多数是经验式管理，自讨方便，谈不上立卷标准、管理规范。个别的档案还存放在各业务部门个人手中，虽然乡（镇）村建立了档案室，但收集保管的档案门类不全，大多数是文书、会计、村民档案，要使农业档案真正为“三农”建设中发挥作用，非常有必要对农业、农村档案进行标准化管理。

三、农业和农村档案规范化管理的内容

农业和农村档案建立后，加强规范化管理，是一个重要的问题，规范的内容有：档案管理制度、收集、整理、分类、组卷、编目、保管利用、人员素质等。

1、建立农业和农村档案管理制度

农业和农村档案量大、面广、信息资源丰富，要想系统地管理好农业和农村档案就必须从上到下建立健全严格的规章制度和岗位责任制，既有档案工作领导小组，又要有档案室机构和档案人员，还要有业务基础设施完备的档案用房和用柜，使农业技术推广、良种繁育供应、农业气象、农业机械、农作物新品种等项工作中形成的档案都能进行集中统一管理，而且对农业档案形成的时间、归档内容、归档份数都要进行严格要求，并由专人负责立卷、归档、保管、利用、做到

制度健全、标准一致、管理规范。

2、农业和农村档案基础材料的收集、整理

农业档案要围绕农村“三农”、基层民主选举、村务公开、科技兴农、农村精神文明建设、农业产业结构调整、乡（镇）企业经营、粮棉购销、体制改革减轻农业社会化服务体系和农产品市场体系等各项重点工作中形成的有保存价值的各种门类和各种载体档案材料进行广泛的收集，对这些材料形成的用纸、用水，案卷的分类、组卷，各种目录的填写都要参照机关业务建设规范进行严格要求，在业务指导工作中作到基础业务建设要起点高、一步完善到位。

3、农业和农村档案材料的保管条件

为确保档案安全和便于社会各方面利用，对各单位、个部门、各专业户形成的文件材料通过整理、立卷后，一定要存放在符合要求的专房、专箱和专盒里，并做好防火、防盗、防潮、防虫等防范措施。

四、农业和农村档案管理规范化的好处

农业和农村档案经过系统地、规范化整理后，为开发利用打下了坚实原基础。直接为各经济技术部门的领导和科技人员提供服务上有三大好处。

一是查找方便。经过集中系统的收本文由收集整理集、整理、分类、组卷、编目后，有规律的存放在盒、箱、库内，只要利用者前来查询有关档案材料，档案人员就会很顺利地将档案材料提供利用者，不再会为查找一份材料而四处奔波既浪费时间、又浪费人力，结果还保证不了能查找到所需要的档案材料。

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专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。

1 专项工作档案整理的必要性

应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。

2 专项档案整理存在的问题

2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。

2.2 专项档案有名无实

在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。

2.3 管理人员工作懈怠

正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。

3 专项档案管理问题的解决对策

3.1 适当的压力激励

目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。

3.2 环境激励

由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。

3.3 建立情感激励机制

碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。

3.4 为专项工作档案单独设置全宗

站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。

3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档

一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。

3.6 文件的分类

在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。

结束语

专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。

参考文献

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1.符合扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，梢案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显。

2.符合利用档案信息的需求。现今提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、会计档案、声像档案、实物卡当案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这种档案信息需求的大潮，已经开始冲击档案传统的服务方式。

3.从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外.还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求已形成较高的呼声，在这样的情况下，一味因循守旧，必然会被知识经济社会淘汰。

以上这些说明，新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要存思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上形势的发展，实现其应有的价值，发挥其应有的作用。

二、档案工作创新的主要内容

1.思想观念上要创新。任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。在当今社会，档案事业发展的诸多问题。没有现成的答案，也没有任何经验可以借鉴，唯有解放思想，更新观念，大胆试，大胆闯，才能在探索中前进，创新中发展。

2.基础管理上要创新。基础管理包括了档案的收集.整理、鉴定、保管到开发利用。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，都有一整套紧密相联的工作流程，每一程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展，档案载体已呈现出多样性的趋势。如电子计算机自动控制的电子档案，同纸质档案相比，具有更方便，准确、高效的优势，但在收集、鉴定、使用、保管、保密和安全等诸多方面，又出现了一些值得探索研究的新课题。如从我国机关档案工作的实际出发，为适应档案管理现代化的需要，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，这个规则的贯彻实施，改变了机关传统的档案管理的基础工作方式，兼顾了计算机和手工管理两种方式，这实际上也是档案管理手段的一种创新。

3.服务机制和手段要创新。在服务机制和手段上的创新，主要是服务的观念要更新，服务的范围和内容要创新，服务方式要创新，并且要有一定的机制作保证。

三、档案工作创新需要坚持的原则

1.坚持推动档案整理原则。档案创新是档案基础工作的组成部分，档案整理工作则是便于档案的保管和利用。一方面，档案创新能够反映档案整理状况，人们通过具体地利用档案的活动集中反映出档案创新工作和档案整理工作的整体水平；另一方面，档案创新要以档案整理有序为基础，把便于检索方便利用作为确保提供档案信息服务的前提与条件。档案创新，客观上要求档案整理工作必须创新。因而档案创新与卡当案整理有着密切相关的内径联系，两者具有相互联系的内在关系

2.坚持推动档案利用原则。档案利用是档案创新的基本立足点，档案创新与档案利用的目的是，满足党和网家各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享。即创新工作要为档案利用的顺利开展提供条件，发展档案事业。可见，档案创新是为档案利用服务的。

我们必须处理好档案创新与档案整理、档案利用之间的关系，通过两者的互补互促，形成档案工作的良性循环，实现档案创新与档案整理、利用工作的共同提高。

四、档案工作创新推进措施

1.在工作重点上创新。档案工作要创新。必须围绕重点工作，抓住难点、热点、重点问题，寻找工作的突破口，找准主攻方向.大胆实践.创造性地开展工作。通过工作重点的创新，带动、提高其他工作的创新和提高水平。

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煤矿建设尤其是井工型煤矿建设项目，不同于地面工程建设，都是在地下几百米深处作业，危险性大，设计变更多，自然条件复杂，受水文、地质、瓦斯、煤尘等影响大，专业性强，相对于其他建设项目来讲，煤矿工程建设具有高风险、投资大、规模大、工期长、单位工程多、参建单位多、人员结构复杂、没有矿建档案归档标准等特点，这些客观存在的问题给梅花井煤矿建设项目档案管理带来了巨大的困难和挑战。梅花井煤矿筹建处在没有前人经验可借鉴的情况下，面对困难迎难而上，大胆创新，结合煤矿建设工程实际，探索出一条较为成功的煤矿建设项目档案规范化管理的方法，为国家在煤矿建设领域重大建设项目档案规范化管理积累了一定的经验。

优化项目档案管理组织形式，为煤矿建设项目档案规范化管理提供组织保障

煤矿建设项目档案涉及各个部门和环节，需要多个部门的共同协作，因此，在管理上存在着一定的困难，梅花井煤矿项目开工建设初期，就成立了项目档案管理领导小组，将煤矿办公室、计划部、动力部、工程部等形成项目档案的部门负责人全部纳入领导小组成员中，煤矿建设筹建处负责人担任领导小组组长，选派了一名懂工程专业的责任心强的人担当专职档案员。在与各参建方签订项目施工合同时，将项目档案收集、整理、归挡等要求纳入了合同管理中，坚持项目档案集中统一管理、分工负责的原则，建立了以建设单位为档案管理核心，以设计、施工单位为档案管理主体，以监理单位控制为手段的三级档案管理网络，一级对一级负责，层层抓落实，真正将项目档案工作贯穿于项目建设的各单位、各部门、各领域，做到全员参与、全程管理。

部门、参建单位总动员，分工到位、互相配合，形成合力、齐抓共管

建设单位充分发挥档案管理核心地位作用，在项目建设开始，就制定了《梅花井煤矿工程资料管理规定》、《梅花井煤矿工程资料整理标准》、《国家重大建设项目档案管理办法》、《科学技术案卷构成一般格式要求》、《梅花井煤矿工程资料档案分类大纲》、《梅花井煤矿工程资料档案管理办法》等规章制度，明确参建单位在项目建设过程中对项目文件收集、整理、排序、字迹、装订、装具的标准和职责，并下发到各参建单位执行。施工单位采取逐级包干管理责任制，即对于总承包单位，所辖分包单位其形成的项目文件材料由各分包单位负责收集整理编目，在单位工程竣工验收前，提交总承包单位审核、验收、签字，按照单位工程档案的系统性进行排列，再向建设方移交。监理单位针对矿建工程和设备安装工程没有国家和行业档案管理标准的情况，通过与建设单位、参建单位及参加过大型煤矿建设有丰富管理和实践经验的管理、监理、施工等部门人员进行座谈、讨论、征求意见等形式和方法，结合自身在矿建资料管理方面积累的经验，依据《煤矿井巷工程质量检验评定标准》、《煤炭安装工程质量检验评定标准》、《国家重大建设项目档案管理办法》和《科学技术案卷构成一般格式要求》等标准的要求，编制了《煤矿矿建单位工程资料管理规程》、《煤矿机电安装单位工程资料管理规程》，这两个规程对监理方、施工方的项目资料收集的范围、格式、字号、电子格式、份数、签字等，特别是对矿建施工中形成的工程安全、功能检验、测量、水文地质、通风安全设施、设备试运行记录等文件材料的内容、格式作了详细、明确的要求，其中，《煤矿矿建单位工程资料管理规程》监理资料有三大项54条内容，施工资料有九大项217条内容；《煤矿机电安装单位工程资料管理规程》监理资料有三大项54条内容，施工资料有十三大项270条内容；这两个规程的编制在一定_程度上填补了国家在煤矿工程建设和设备安装领域资料收集范围的空白，为系统地收集、整理煤矿工程建设形成的文件材料提供了一定的参考依据。

创新档案培训模式，强化档案人员实际操作能力

有了档案管理的规章制度，有了煤矿建设文件资料的归档范围，但档案管理方面的主体一各参建单位的资料员档案管理水平、资质等参差不齐，为了快速适应、进入项目档案管理的角色，提高实际工作能力，矿领导决定采取“集中培训――实践――再现场答疑、点评”的档案管理培训模式，即工程项目一开工，矿领导就组织建设方及所有参建单位项目负责人、档案员、资料员等相关人员，请其业务主管部门――神华宁煤集团和自治区档案局专家进行授课，结合煤矿建设工程实际，着重讲解《国家重大建设项目档案管理办法》、《科学技术案卷构成一般格式要求》、会计、声像档案管理办法等内容，具有很强的针对性和操作性。各参建单位将项目资料整理一个阶段后，建设单位组织各参建单位把已整理好的资料带来，请档案专家到现场进行检查、点评，对提出的问题进行耐心、细致地解答。待工程建设进入收尾阶段，建设单位再请档案专家进行把关预验。经过这种快速、实际、有效的学习，大大提高了档案人员的实际操作水平，使项目档案收集整理的质量有了显著的提高。

强化项目档案过程监管机制，从源头把好收集关，确保项目档案的完整齐全

项目档案管理是项目控制的重点之一，对项目管理起着支撑和保障作用，煤矿建设是高危行业，其矿建前期的论证阶段不同于其他基本建设项目，涉及政府部门多，有规划、国土资源、消防、安全评价、水利、征地移民、地震、卫生、地质勘查、测绘等，论证时间长，其形成的文件材料多，为了便于管控项目前期形成的文件材料，按照项目档案集中统一管理、分工负责的原则，梅花井煤矿计划部负责项目前期文件材料的收集整理，动力部负责设备的采购和开箱验收整理工作，工程部负责项目的招投标文件的收集整理和工程管理工作，并将项目档案管理纳人到部门的工作岗位考核中，实行奖罚制度，三级巡回检查和考核制度。一是每月、每旬由建设单位牵头，组织计划部、工程部、动力部、监理单位的有关人员对项目档案形成的参建单位及责任部门进行检查和考核。二是监理方对土建和安装工程实行周检，对矿建工程实行旬检，对工程质量、安全、进度及项目档案进行全面检查，对项目档案整理存在问题的参建单位在工地例会和旬检通报会上进行通报，下发会议纪要给各个参建单位，并要求限期整改，由监理方再组织专人进行复查，整改完后，由监理人员在档案移交清单上签字确认。如项目档案整理不合格，监理方拒绝组织工程初步验收，在项目档案整理合格后才同意施工单位向建设单位提交竣工验收报告。三是每个季度由神华宁煤集团相关部门再组织建设方、施工方、监理方人员共同对工程质量和档案整理进行检查，真正将项目档案管理与工程管理同布置、同检查、同考核。与此同时，对项目档案整理的质量还采取三级审核的控制措施，即监理单位首先对各参建单位的档案整理质量进行审核、签字，然后交建设方工程部审核土建、矿建工程形成的档案整理的质量；动力部审核设备安装形成的档案整理质量，最后交档案部门进行全面审定后，再正式接收进入档案室。

建立了档案安全设施设备投入保障机制

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一是加强人员学习培训。挑选认真负责、有工作经验的同志专职负责档案整理，并派人多次到县档案局请教学习，就档案收集、整理、期限划分、装订、目录录入、保管等相关内容进行了系统规范的培训。

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1 建筑工程资料管理与工程质量的关系分析

1.1 建筑工程资料管理的作用

《建设工程质量管理条例》于2000 年由国务院颁布施行，把建设项目文件资料的管理纳入到建设工程质量管理的范围，明确规定建设单位应严格按照国家有关档案管理规定，及时收集和整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门移交建设项目档案。将建设工程竣工档案的管理提升到建设工程质量管理的同等高度，赋予建设工程竣工档案质量以新的内涵。

工程资料是工程建设的一个缩影，工程建设期间各个环节都会形成大量的文件、图纸和资料，它们是工程建设的真实记录和重要组成部分；是展示工程项目管理水平和体现规范标准的载体；是项目成果的重要展示形式；是工程建设及检查验收的主要内容和依据，也是对工程进行竣工验收、交接、维护、管理、使用、改扩建、项目后评价和质量事故调查的重要原始凭证。

由于档案具有完整性、一致性、有效性以及可追溯性的本质属性和职能，同步收集积累和整理编制好建设全过程产生的图纸、文件资料，对工程建设有着重要的历史价值和现实意义。

1.2 工程资料管理与工程质量的关系

工程资料是工程质量的依据，工程质量离不开工程资料，二者相互依存。工程质量管理包含工程资料管理，工程质量监督管理是对包含工程资料在内的监督管理。工程记录、竣工图等经过整理、立卷、归档、形成建设工程资料，工程资料是反映工程内在质量的重要依据，所以工程资料质量与工程施工质量同等重要。

2 建筑工程资料管理的现状分析

2.1 工程管理人员对工程资料作用认识不够

随着建筑业的迅猛发展，建设工程资料发挥着越来越重要的作用。但工程管理人员特别是施工单位项目管理人员对工程资料在工程建设中的重要作用还没有十分清楚的认识，并存在职责不明、分工不清、管理混乱等现象。

2.2 工程质量管理人员业务素质还有待提高

建筑工程基层施工组织中的资料员肩负着重要的职责，资料员的工作在很大程度上制约着工程项目施工现场能否有序、高效、高质量的按期完成任务。资料员对现行标准规范的了解程度不够，缺乏必要的工程资料管理经验；对种类繁多、数量巨大、来源广泛、用途不一的工程资料无法科学的分类整理等，使施工技术资料的检索和利用增加了难度。

2.3 地方性工程资料管理制度缺失

虽然国家有关建设工程技术资料管理的规范和标准不断推陈出新，但结合建设工程中施工资料整理的标准或规范目前尚属空白，许多建设单位或施工、监理单位都只能按照对国家规范规程的个人理解来开展工作。施工现场容易造成施工资料收集不全、归类不清的现象，难以保证施工资料的规范完整。工程竣工验收时，对竣工资料整理进行重复性、繁琐性的拆卷、组卷工作，资料返工不仅造成大量的人力、物力和精力的浪费，也破坏了施工过程的原始性并降低了工程资料的真实性和有效性，不利于将来的检索使用，也不利于保证工程档案质量。

3 某建设工程资料管理经验分析

某特大工程建设项目，该工程分部、分项和专业工程较为齐全，工程资料种类齐全，档案、资料管理规范。

该工程资料管理工作情况如下：

1）根据国家重点工程建设项目档案的分类标准，该项目档案共分为：设备档案、会计档案、文书档案、声像档案、实物档案和工程档案。

2）项目建设指挥部领导高度重视工程档案资料管理工作，自指挥部成立以来，将工程档案资料管理工作纳入工程建设的管理范畴，力求工程资料的形成和归档与工程建设同步进行。

3）全员参与，建设单位、监理单位、勘察设计单位、施工单位均有专人参与工程档案资料管理工作，使工程档案资料管理工作有序进行，确保工程档案资料全面、完整。

4）工程项目档案资料实施规范化、标准化和数字化管理，工程建设伊始便制定了工程档案资料管理规定和实施细则。拨付专款，组织经验丰富的施工、监理单位和技术力量过硬的软件企业编制工程档案资料管理系统。

5）档案行政管理部门加强监管，同步参与督促检查、指导培训和参与竣工验收，保证了工程档案资料质量。按照工程资料形成、收集整理、编目移交等阶段进行操作，实现了从“三同步”到“全过程”严格管理。

4 加强工程资料管理的具体方法分析

4.1 提高认识，加强前端控制

提高工程管理人员对工程资料管理重要作用的认识，明确工程建设中形成的工程资料内容，掌握工程资料分类标准。从建设前期就对施工资料整理，分类设置归类，保障将来收集施工资料的完整性，按照“三同步”的管理原则，保证施工资料管理与工程建设“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各参建单位资料员的工作效率和竣工资料整理的进度，避免因竣工资料整理不及时而影响工程竣工的现象。

4.2 实现“工程项目文档一体化”的工程资料管理模式

这是近年来国际先进工程公司普遍采用的项目文件控制理念。其核心思想是加强项目工程资料管理的前端控制，通过“资料形成、收集整理、编目归档”的三个阶段管理，从“三同步”到“全过程”，加强资料员的工程技术知识和档案管理知识，通过各种层次的检查整改后，最后达到竣工资料直接归档入库的标准。这样，可以实现对工程质量的实时控制，提高了工作效率。