企业合同管理存档方法模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇企业合同管理存档方法，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）12（b）-0214-02

关于企业经营活动、运营管理工作，其合同管理属于系统，结合有效地管理流程与方法，对企业合同管理风险问题进行合理防控。从本质上讲，合同管理属于企业日常经营管理的范畴，而企业运营期间所存在的风险、制因因素均会对合同管理工作产生制约，使企业内部控制工作呈现作用下降的趋势，同时更会使企业的发展受到严重阻碍。基于此，该文对建筑企业合同管理流程进行分析，结合其存在的潜在风险提出控制对策。

1 企业合同管理流程

在企业建筑项目运行期间，可通过对合同管理的方式，对其施工质量进行严格控制。具体的合同管理流程为：起草和审批、洽谈、签订、存档与分发、交底以及工作履行，下文对合同管理各个流程进行重点阐述。

1.1 起草和审批

合同起草一般由企业运营管理部门负责，根据建筑双方对合约的建议，编制与之相对应的合同模板；经过供应部门、人力资源部门以及财务部门对合同条款的全面审核，移交至上级管理部门，完成合同审批工作，并经过企业管理者签字、盖章后，合同各项内容方可执行。在此期间，合同管理工作主要从以下两点进行分析：首先，合同起草人员需对建筑项目中标情况、企业双方判断结果进行充分分析，并以此为依据，对合同内容进行编写。其次，在合同中所涉及的各类资料数据，均应由企业供应部门和财务部门、工程部门、人力资源部门与监督部门开展系统化审批与签字工作，同时在合同审批期间，还应按照规定的审批流程，切忌不可出现越级审批行为。

1.2 洽谈、签订

合同管理中，洽谈工作属于重要流程环节，其应在建筑双方洽谈前，对洽谈目标进行确定，通过对自身与对方底线的判断，在必要的情况，做出相应的让步，从而才能在合同洽谈流程中占据主导性地位。同时合同条款应具备明确和完整、用词准确以及责任细化的特点。在洽谈工作结束后，依据企业双方的洽谈结果，由运营部门对合同条款进行适当调整，最终将合同矫治部门经理审核，再移交董事长对合同进行审批和签字，致使该项合同具有法律效益。另外在合同审批后，由企业双方代表完成合同签订工作，一般情况下，合同签订中应要求双方共同签字盖章，若在特殊情况下，不可同时完成合同签订工作，应避免一方先行签字盖章行为的出现。

1.3 存档与分发、交底以及工作履行

存档：对建筑合同实施存档备案工作，其主要依建筑类型、功能以及签订时间的差异，对其进行分类存档，以便于后期查阅。分发：在合同签订与存档工作后，合同所涉及的相关资料信息，应分发至企业各个部门中，在此过程中，还应关注资料清单的执行情况。交底：通过对合同条款细节化的阐述，使相关设计人员、施工人员以及项目负责人能够准确地对合同内容进行判断，并认识到自身职责的重要性，做好建筑工程施工质量、施工安全的强制化管理，其中，所涉及的部门由项目部门和工程部门、财务部门以及供应部门等。工作履行：工作履行情况，对合同管理质量有着直接影响。若要更好地确保合同履行效果，应通过对合同注意事项明确的方式，针对合同履行中存在的矛盾纠纷问题，进行全方位控制，确保建筑工程整体施工质量。

2 合同管理风险

在企业建筑合同管理工作中，常见风险问题，主要由外部因素、对方因素以及自身因素所导致，其中外部因素是指：国家关于建筑行业建设方针、市场经济宏观调控政策、法律法规等外界制因；对方因素是指：对方蓄意违约、对方技术水平与生产能力较差、财务资金周转失衡等；自身因素是指：合同管理人员素质水平、管理能力与企业负责人经济决策能力、设计水平等。上述风险制因因素的存在，促使企业在进行建筑合同管理工作中，存在准备风险、签署风险、履行风险与管理风险4种。

2.1 准备风险

合同准备阶段，存在管理风险为策划风险、调查风险和合同对象风险、谈判风险、文本风险与审核风险六种。策划风险为：合同内容设定不符合企业发展目标、合同内容与实际建筑项目之间出现严重偏差、对合同内容法律问题出现有意规避行为；调查风险：未按照客观公正原则、对调查对的信誉度与合同履行情况过于高估；合同对象风险：合同对象自身素质水平不足、将合同履行能力较强的合同对象排除；谈判风险：对施工材料、施工工艺以及机械设备等产品规格与性能考虑不周，使自身利益受损；文本风险：合同条款缺少完整性、精准性以及文字明晰性的特点，促使合同对象在合同履行期间出现误解的状况；审核风险：审核人员专业技能缺失、工作责任认识不足，使其无法发现合同内容与条款中存在的风险。

2.2 签署风险

对于企业而言，在建筑合同签署期间，也易发生相应的风险，需引起企业管理者的高度重视，如超出规定签署时间、印章措施、未按规定流程存档与合同条款被恶意篡改等。对此，可采用企业部门职责细化、印章严格管理、程序化与专业化合同签署的方式，对合同签署风险进行有效控制，确保企业自身的经济利益。

2.3 履行风险

合同违约风险、变更风险、转让风险与终止风险，是当前企业合同履行阶段中较为常见的管理风险类型。针对此，应事先做好合同对象的调查工作，结合准对象的历史合同履行状态，判断其是否会在项目建设期间，出现合同违约与转让的问题，若准合同对象不符合企业经营管理的需求，需在未开展项目建设前期，对其进行更换。同时针对合同变更与终止问题，可选用施工项目实际完成情况，实时报道原则，对项目合同进行标准化控制。

2.4 管理风险

合同管理环节，存在的管理风险为：归档风险与执行效果评价风险，如合同所涉及的机密泄露、合同盗用或滥用状况频繁出现、执行评价管理体制不健全等。对此，应采用合同不定期检查或查阅的方式，加之对准合同对象调查和结果反馈，构建健全且完善地评价体制，针对准合同对象出现的风险遗失问题进行严格控制。

3 有效地合同管理风险解决对策

3.1 风险规避

风险规避是当前企业解决合同管理风险行之有效地手段，一般适用于风险承受能力相对较差的企业中。风险规避属于事前风险控制的方式，其主要分为试探风险承担和拒绝风险承担两种形式。首先，试探风险承担：在针对建筑工程项目合同风险防控工作中即为常见，其主要依据风险评估标准，对企业可能存在的风险进行判断，结合合同条款的设定，判断企业能够承担合同管理风险的范围。其次，拒绝风险承担：在针对合同管理风险评估工作中，若企业缺少风险降低的手段与能力，为了维持自身的稳定发展，可采用拒绝签订合同的方式，规避合同管理风险。

3.2 风险承担

企业风险承担手段，主要依据外界的作用，将合同管理风险控制在标准的范围内，在此期间，风险承担的方式分为两种：一种是公司担保；另一种是风险分散。其中公司担保为：企业在已知的情况下，无法对预期合同管理风险进行控制，而采取的风险防控手段；风险分散：企业选用合同拆分的方式，对当前企业合同管理风险进行合理分配，亩实现管理风险降低的目的。在企业运营活动期间，公司担保、风险分散属于企业常见风险防控手段，不仅可降低合同管理风险，还能促进企业经济利益的提升。

4 结语

综上所述，通过对企业合同管理工作的分析，可知在企业经济活动运营期间，合同管理属于日常工作管理的核心内容，同时也是企业实现各项工程建设的基础。结合合同管理风险，采取有效地风险防控措施，可有效地降低企业经营管理风险，实现企业经济效益的提升，同时还可强化企业合同管理工作的重要性，促进企业整体竞争力的提高。

参考文献

[1] 程卫民.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].同行，2016（5）：27-28.

[2] 赵领宏.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].中国经贸，2015（17）：101.

[3] 冯戈利，秦现生.航空制造企业中合同管理风险分析及控制应用[J].生产力研究，2015（5）：133-136.

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加强投资项目经济合同管理意义非凡

经济合同管理作为投资项目管理的重要内容之一，贯穿在投资项目管理的各个环节和各阶段。一旦某一环节出现差错，都会引起连环的反应，影响到项目的总体成效。

随着烟草行业投资管理机制的不断建立健全，行业明确指出，投资项目的管理不能简单地靠经验式的管理模式，一定要突破传统观念的束缚，要更多地应用法律、法规和规章制度实施管理，而不是用行政命令。

纵观目前各行各业的市场经济活动及交易行为，所出现的诚信危机、经济合同纠纷、不正当竞争等现象，多与法制观念淡薄及项目经济合同管理意识薄弱有关。加强投资项目经济合同管理，可促使项目涉及各方能够按照经济合同约定履行义务并处理所出现的争执与纠纷，能够起到规范投资主体和各相关方行为的积极作用，对整顿和规范投资管理工作起到了促进作用。

投资项目经济合同管理的四大问题

行业固定资产投资工作的长期性、复杂性和不可逆转性等特点决定了投资项目经济合同管理的艰巨性。目前，投资项目经济合同管理中尚存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：

对经济合同的严肃性认识不足

项目经济合同是当事人双方意志表示一致的结果，对当事人双方都具有法律约束力。但是实际操作过程中，一方面有些实施单位简单认为反正只要确保项目及时启动实施就行，经济合同手续迟早一点无所谓，使经济合同手续的办理有时成了“补办手续”，时间逻辑不符合规范；另一方面是在经济合同办理过程中，填写规范性有待加强，并且经常出现部分内容填写不全的现象。

少数经济合同有失公正

少数投资项目经济合同文件存在经济合同双方权利、义务不对等现象。从目前实施的建设施工经济合同文本看，经济合同中绝大多数条款是体现了投资方的意愿，对发包方的制约条款偏少，这不利于施工经济合同的公平、公正履行。比如经济合同工期，更多强调的是按照发包单位的时间要求竣工交付使用，而忽视了项目地块地质、基础设施等现实情况。

经济合同文本不规范

为规范项目经济合同管理，国家工商总局和建设部等行政主管部门都制定了许多经济合同示范文本。但有时在签订经济合同时，不采用标准的经济合同文本，而采用一些自制的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件，避重就轻，这样的经济合同根本起不到任何约束作用。

经济合同条款不够严谨全面

一部分承包方为了迎合投资主体的要求，在经济合同签订时，投资主体的一切要求和条件都能够接受。经济合同签订后，投资项目在实施过程中，一些市场实际情况与项目经济合同条款存在一定差异，就会提出一些经济合同约定之外的意见和要求，以求协调满足。市场材料价格问题在这方面显得尤为突出。另外，在项目经济合同实施过程中，一些实际问题无法在经济合同中找到对应条款。

加强投资项目经济合同管理的措施

在投资项目管理过程中，笔者认为，需要进一步加强投资项目经济合同管理，严格执行经济合同管理，不断提升投资项目经济合同管理水平，提高企业固定资产投资管理水平。

强化经济合同法律意识

作为行业投资管理工作的从业人员，必须认真学习学懂国家及烟草行业固定资产投资管理有关的法律法规，熟悉项目经济合同的相关法律知识，充分理解、融会贯通相关条款的精髓，增强经济合同观念和经济合同法律意识，学会利用法律和依法订立经济合同，在保护本企业合法权益的同时，正确维护好对方权益。

尽量使用经济合同示范文本

国家建设部等行政主管部门在投资项目实施、监理、设计及勘察等方面的经济合同均有示范文本，并有很强的操作性。推行经济合同示范文本，一方面有助于双方了解掌握有关法律、法规，使具体实施的投资项目经济合同符合法律法规的要求，避免缺款少项，防止出现显失公平的条款，也有助于减少经济合同履约过程中的争议和纠纷。另一方面，有利于行政管理机关对经济合同的监督，有助于仲裁机构或人民法院及时裁决纠纷，维护双方的利益。

强化经济合同履约过程管理

项目承包方应加强经济合同履约期间的动态管理，防止违约事件发生。应设立专职经济合同管理人员进行工程经济合同管理、分析和研究，收集各种资料和信息，将经济合同实施情况与经济合同进行对比分析，找出其偏离的原因，做出正确的诊断或建议，从而制订防范风险的对策，将风险损失程度降到最低。

加强投资项目经济合同整理与存档

强化投资项目经济合同管理职能，统一管理投资项目各个部分，建立科学的经济合同管理制度，将经济合同管理任务分解到投资项目的各个阶段，使之落到实处，并且，对投资项目经济合同要做到及时整理和及时存档。

加强经济合同相关部门之间的信息交流与沟通

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1)合同管理长期性。由于电力建设工程周期长，相应合同的生命周期就会长，合同管理的周期长、跨度大，会使其受到外界各种因素的影响大，而且合同本身还可能存在很多不可预见性的风险，妨碍合同的正常实施，造成经济损失。

2)合同管理动态性。项目合同实施的过程中牵涉较多，合同内外干扰事件较多、合同变更频繁，实施过程中合同也要因时调整，是动态化的管理过程。

3)合同管理的复杂性。项目进行过程中需要众多的参建单位，接口复杂，合同履行过程中涉及到业主与承包商、不同承包商之间、承包商与分包商及业主与材料供应商之间的各种复杂关系，使得项目合同的管理极其复杂，处理不当会带来经济损失。

4)合同管理的效益性。电力建设投资大、合同金额高，合同管理的好坏直接影响企业的利益。

2合同管理现状

电力工程建设的复杂性决定了其合同管理的艰难程度，我国电力市场建设发育还不完善，交易行为也不规范，电力建设合同管理中也存在一些比较主要的问题。

1)合同法律意识不强。工程合同一般为承发包双方的法制性文件，必须依法签字履行。往往有许多企业法人及合同主管人员忽视法律对工程合同的保护和监督作用，在合同实施过程中没有依循法律约束自己的行为和按照法律条款来保护自己，在签订合同中主观办事，随意变更，甚至另行随意起草合同等。

2)重视工程建设，轻视合同管理。合同管理在国外被视为承包商盈亏的关键环节。而现有的电力企业中很多部门人员只注重项目的工程建设，对合同管理不重视甚至不予理睬，从而出现一些不必要的损失。从行业管理方面来看，管理部门对施工合同的管理力度不够，采用的措施不到位，方法也不得当。

3)合同管理脱节。工程合同管理是有效控制工程进度、质量、资金投入的法律性文件，然而在实际履行过程中所中的标书与施工管理合同管理分属不同职能部门，施工单位与建设单位签约后，合同就会以文件形式转达项目经理部，而项目经理部只管合同，不管技术，这种施工合同管理与招标管理在实施过程中产生分支、脱节的现象，最终使技术流于形式。

4)合同索赔难以实现。在电力工程施工中，有时由于设计变更或工程量的增加，业主未按合同办理签证，增加的工程量无法签证，增加了承包商的施工成本，降低了利润，增加了市场风险。但许多施工企业因为害怕与业主的关系搞僵，不利于今后的合作，为了未来的合作，承包方往往不依据合同进行索赔。

5)专业人才匮乏。电力建设合同涉及专业面广、内容多，合同管理需要专业的技术人员。然而很多建设项目管理机构中，没有专业技术人员管理合同，或者合同管理人员缺少培训，将合同管理简单地视为一种事务性工作，一旦发生合同纠纷，缺少必要的法律援助。

3合同管理的几点意见

1)提高对合同的法律认识。合同是保护自己合法权益的有利武器和工具，要通过宣传、培训，让相关人员真正地认识到这一点。要依法运用合同审查等手段，在事前避免或减少由于合同不严谨而带来的经济纠纷和不必要的损失。施工过程中要加强项目管理和施工人员的法制观念，从根本上保证合同的履行。

2)加强合同管理。作为合同管理部门要从思想上高度重视，提高合同管理的重视程度，与企业其他管理并抓;在制度上，建立合同实施保证体系，将合同责任制落实到具体工程和人员;配备专人管理，对相关文件进行风险分析;健全合同文档管理系统，对于工程进行过程中来往有关合同的书函文件进行资料收集、整理及存档。

3)增强索赔意识。索赔是企业保护自己合法权益、防范合同风险比较重要的方法，是企业进入市场必须具备的市场观念和行为。作为企业要敢于索赔，学会索赔，认真研究文件内容，寻找机会，建立相关索赔的详细档案，并按合同约定的时间及时反映报送索赔文件，获得合法、合理的索赔。

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Abstract: Under the market economy conditions, construction market main body mutual rights and obligations relations mainly establish through the contract. This paper explores the construction contract characteristics, analyzes the problems in the contract management, and discusses on how to strengthen the management countermeasure.

Key words: construction contract; management; countermeasure

中图分类号：TU723.1 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）

建设工程施工合同是发包人和承包人为完成商定的建筑安装工程，明确相互责任、权利、义务关系的合同，是承包人进行工程建设，发包人支付工程价款，控制工程项目质量、进度、投资，进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件, 是承包人、发包人在工程施工过程中最高的行为准则。工程建设的复杂性决定了合同管理的艰巨性,有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务,确保建设目标(质量、投资、工期)的重要手段，同时它也在形成公开、公平、公正的市场竞争机制、提高工程质量、降低工程造价、缩短工程工期等方面发挥着重要的作用。合同管理工作涉及的方面和因素很多，以下仅从施工企业的角度来探讨如何加强施工合同的管理。

1.建设项目施工合同的特点

施工合同的标的--建筑产品具有固定性、施工生产的流动性、复杂多样性及一次性投资额大等特点，决定了施工合同与其他经济合同的不同，其主要特点包括：

1.1施工合同履约时间长。建筑产品结构复杂、施工工期较长，工期少则几月，多则几年甚至十几年。

1.2合同执行过程中干扰和影响的因素比较多，风险高。

1.3施工合同内容复杂，条款多，变更多，加上参建单位众多和项目之间接口复杂，造成业主与承包商之间、不同承包商之间、承包商与分包商之间以及业主与材料供应商之间不可避免的在合同履行过程中产生较多的争执和纠纷。

2.施工企业合同管理存在的问题

2.1缺乏完全法制化的社会环境。有关建筑及合同的法律体系不够完善，部分法律条文不够严谨，有空子可钻，存在有法不依、执法不严的现象。

2.2缺乏规范化的市场环境。由于目前建筑市场的激烈竞争和不规范管理，使施工企业在建设工程承包中始终处于弱势地位，使业主占据主导地位，提出一些苛刻和不平等的合同条件，将自身的风险转移到承包商身上，施工企业为了生存，只能接受。业主在履行合同过程中随意性强，存在不按合同、不按规则和惯例办事的现象，如：业主暗中以垫资为条件，违法发包；在工程建设中业主不按照合同约定支付工程进度款；建设工程竣工验收合格后，业主不及时办理竣工结算手续，甚至部分业主已使用工程多年，仍以种种理由拒付工程款，形成建设市场严重拖欠工程款的顽症。

2.3施工企业合同管理与项目管理脱节。合同管理与项目管理有着密切的内部联系，而实际上施工企业往往由公司经营部门组织编制投标文件（商务标、技术标），一旦中标，施工合同与甲方签订后，此“合同”只是以文件形式发给项目经理部，合同交底流于形式，使施工合同管理与项目管理在实施过程中容易脱节。

2.4不按合同示范文本签订施工合同。国家工商局和建设部为规范建筑市场的合同管理，制定了《建筑工程施工合同示范文本》，以全面体现双方的责任、权利和风险。有些业主在签订合同时为了回避业主义务，不采用标准的合同文本，而采用一些自己制定的、不规范的文本进行签约。通过自制的、笼统的、含糊的文本条件，避重就轻，转嫁工程风险。

2.5阴阳合同屡禁不止。在同一个建设工程项目中,由于业主处于优势地位，承包商为了获得工程，只能迎合业主要求，私下签署小协议，正式合同与私下协议并存，正式合同用《施工合同示范文本》，但双方当事人并不履行，只是用作对外检查（以应付各级管理部门的检查），实际执行按小协议，背离招标文件和投标文件内容，把招投标产生的中标合同部分或全部，换成违法或违反国家及政府管理规定的内容。这种违法协议通常表现在工期不合理压缩，工程设计的局部变更，工程材料及设备的替换等方面。

2.6缺乏具备合同管理能力的人才，对合同管理人才的培养不够重视。施工合同涉及内容多，专业面广，合同管理人员需要掌握一定的专业技术、造价管理、施工技术、施工管理、法律等方面的知识，具有一定的文字功底，用词组句严谨。一些施工企业没有形成重合同意识，没有专业技术人员管理合同，或合同管理人才缺少培训，将合同管理简单地视为一种事务性工作。一旦发生合同纠纷，缺少必要的法律支援。

2.7合同的档案管理混乱。存档的施工合同文件内容不全，往往只有施工合同协议，而图纸、中标通知书、工程量清单、报价单和投标文件等没有；查阅制度不完善，丢失、涂改、代换等情况时有发生，导致涉及诉讼时无据可查。3.改善和加强施工企业合同管理的对策

针对合同管理中存在的问题，施工企业必须加大合同管理力度，使合同管理朝法制化、规范化、系统化发展，以达到避免经济合同争执与纠纷、规避经营风险的目的，提高企业管理水平，为企业创造最佳经济效益。

3.1建立专门的合同管理机构，规范施工合同订立行为，做好事前规范工作。合同管理水平的高低对企业的经济效益影响很大，企业必须重视合同管理，建立专门的合同管理机构，统一合同的管理和保存，配置专业的合同管理人员负责合同管理的各项工作，和项目经理部紧密联系，维护企业和项目经理部的经济利益和合法权益。

3.2培养合同管理人才，加强施工合同管理队伍建设。由于施工合同管理政策性、专业性较强等特点，因此，施工合同管理人员队伍的建设至关重要。没有高素质的人才，在合同草拟、签订、执行的任何环节都难免会出现失误有时是致命的错误。必须以人为本，加大合同管理人才的培养力度，关注合同管理人才选拔培养的各项工作：

3.2.1认真选择具备工程、经济、法律专业知识、德才兼备的人员从事施工合同管理工作。

3.2.2加强理论学习、组织学术交流。

3.2.3要在实践中培养、锻炼、造就人。把合同管理与项目管理结合起来，让合同管理人员到项目经理部从事合同管理的具体工作，在工作中实践合同管理的理论和方法，不断提高合同管理水平。

3.3健全企业的合同管理制度。健全的合同管理制度是做好合同管理工作的保障，通过健全的合同管理制度堵塞漏洞，规范管理。在施工企业内部应当建立施工合同的以下制度：

3.3.1合同的评审制度。如果建设工程施工合同签订的不规范、不严密，会给施工企业带来经济损失，也会给竣工结算审计带来争议，因此，必须建立施工合同的评审制度，对合同条款进行反复的推敲、严格的审查，避免合同条款的遗漏和错误。应着重审查合同是否符合国家的有关法律法规，合同中所规定的权利和义务是否合理，经营风险、技术风险是否考虑充分等。

3.3.2合同的批准制度。为了保证合同的合法有效，要建立合同批准制度。合同在签订前要经过企业内部的会签，由各相关的部门主管领导签署审查意见。

3.3.3合同的定期报告和检查制度。对合同履行的情况和发生的变化，要定期报告，及时认真检查合同的执行情况。

3.3.4合同交底制度。合同管理人员应将合同涉及的注意事项交代清楚，将承包合同所明确的经济责任进行交底，为顺利执行合同打好基础。

3.3.5合同总结、评价制度。合同履行完毕后，要认真总结合同履行过程中所遇到的问题及解决的办法，正确评价合同。

3.4加强合同及相关文件归档管理工作，为合同顺利履行创造条件。合同文本及相关资料如图纸、中标通知书、工程量清单、报价单和投标文件等同属重要法律文件，发生之后应及时建帐并妥善保存。由于建设项目周期长，涉及专业多，面临情况复杂，在经过一个长时间的建设过程之后，很多具体问题要依靠相应资料予以解决。为此，应设专人做好档案管理工作，存档内容一定要完备。

3.5普及合同管理的观念和知识，提高企业风险防范意识。合同管理涉及面广，整个管理层，特别是企业负责人，都应有合同管理观念和知识，营造人人重视合同管理的氛围，强化全员管理意识，提高企业风险防范意识。

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石油工程企业业务涉及业务范围广，点多线长，虽然已加大了合同管理力度，但仍存在审查、签订、审批等不规范、不科学、不严格的问题，履行合同缺少应有的约束，甚至有些处于放任状态。（1）合同签订不规范，随意，签订条款对公司不利。①签订合同随意。目前，仍存在合同起草不规范，无专人拟定，专业的部门和管理人员不参与的问题，出现问题时便会出现“我不知道”“我说过的”“我告诉 过…”“我们说好了的”这些无理无据的情况。②合同内容不科学不完善，存在违约责任条款无约定或约定含糊、质量要求不具体无法罪责、文字表述有异意的情况，例如：外包施工内合同，合同中仅约定2年内完成工期，无具体约定到某个时间段需要完成的工作量，也没有违约需要承担的责任，导致公司在处理纠纷时陷入麻烦，非常被动。（2）合同管理效率低、无人执行和跟进，合同变成格式性的东西，无实际约束、保护的意义。如一些石油工程企业签订的一些工程外包类合同，签完便完，执行到哪一步也无人追责，执行、追踪无统一管理，经常出现合同履行阶段执行无序，没人监督、办事效率低的情况。（3）无系统的存档管理规定。石油工程施工项目时间一般会比较长，不是三五天就可以解决的，但因为管理的随意性和办公地点的移动性，没有系统的档案管理规定，有时候甚至导致一两年后发生纠纷，需要参照合同，却发现合同找不到的情况。（4）合同经办人及履约人员意识薄弱，总觉得就口头约定便好，在合同履行过程中的一些问题解释、答复及合同补充或变更条款中口头交流便完事，无任何书面公函交流和约定，无从保护公司的利益，从而造成了一些不必要的纠纷和损失。

2加强合同标准化管理的办法

合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的，从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直到该合同失效为止，所以要求企业不仅要重视签订前的管理，更加要重视签订后的管理，如合同执行、修改、变更与补充等。笔者认为应该从企业的实际情况出发，从四个阶段（合同准备签订阶段管理、合同签订阶段、合同履行阶段与合同履行后纠纷阶段）建立完善的合同标准化管理运行机制。要制定合同标准管理流程，管理制度明确各部门职责和权限，并通过流程和制度来约束各部门以保障标准化合同管理。（1）专业的律师及专业管理部门人员共同起草和过目。合同是有专业的合同法对其进行要求和约束的，企业律师和专业管理部门都有其专长，所谓专业的人做专业的事情，让他们起草合同，才能充分发挥其作用，才能从源头开始保证合同质量。（2）建立合同评审流程及审核制度，在合同签订前需对签约的另一方的主体资格、信用、履行能力等进行资信调查。然后在签订的过程中根据不同合同类型和涉及的金额内容，给予不同人员的评审权限，例如：在请购合同中，多少金额以内部门经理审批、多少金额总经理审批，采购部经理的职责和权限又是什么。建立合同评审流程，依据法律风险管理体系和合同审核要点，明确各个环节每个部门（承办部门、财务部、法律部与采购部等）的审核要点。（3）拟定对外的合同统一规范合同范本，对于固定的部门所签订的常态合同（如采购、人事、外包等）多用框架合同，减少出错率，拟定人员根据各业务内容、各部门的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善现有版本，以使合同条款达到最优。（4）制定严格的合同档案管理制度，专人专岗进行合同档案管理，所有合同须进行归档，电子扫描件和纸件合同均需分类、编号进行统一加密管理，根据不同合同的情况，保证合同一式三份，对方一份，公司两份以上，一份给予档案管理部门存档使用，一份给予合同承办部门，所有合同调取、查阅均需有固定的审批流程，合同的失效销毁也应进行统一申请，在监督部门监督下执行。（5）改变、强化合同执行人员的合同管理观念。通过培训、讲解等方式影响合同执行人员，让他们明白，在对外交流中（如施工过程中、人事纠纷中）出现的所有问题都必须索要正规的书面手续（沟通函、确认函、说明书等），而且凡是对企业有利的，都需要按照规定的方式进行记录、签字证明，以便企业在维权工作中占据有利地位。

3企业合同标准化管理的重要性

企业合同管理标准化是企业发展的保障，不及可以防范风险、降低成本、维护合法利益，是公司经营管理成败的重要因素，还可以提高企业工作效率，提升企业形象，提升员工的素质和积极性，为企业带来经济价值。（1）进行合同标准化管理，可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失，并且可以有效地防范和化解经营风险，使企业经济发展过程更加顺利，从而达到规避企业经济风险的目的。（2）通过建立完善的合同管理体制和制度，可以降低沟通成本。石油施工类企业是个庞大的整体，涉及的合同不只是企业外部合同，还有企业内部合同。合同管理标准化，可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定，不仅可以加强管理的有效性，还可使企业内外相互协调和约束，为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。（3）通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理，一方面可以提供固定的程序让员工遵循，避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况；另一方面，给予员工一定的自由，在遵循工作规范的基础上，进行创新创意，鼓励员工去发现问题，改善现有的标准合同，吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感，使其工作态度变得积极，愿意与企业共同成长。（4）通过标准化管理，提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序，以及企业员工在工作中严谨的工作态度，有助于企业企业树立良好的商业信用及形象。

4结语

现在社会是法律社会，不论企业性质、行业如何，企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益，企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前，企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约，而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中，企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测，然后再协商沟通、签订，最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化，企业才能全面地履行合同条约，才能合理地规避和防范企业经营中的风险，维护良好的企业信誉，保证按部就班地实现预定的施工计划，不断地提高企业经营管理水平，避免经济纠纷，进而使企业不断发展壮大。

作者:牛荡 单位:中石化华北石油工程有限公司

参考文献:

［1］张继昆,孙林.企业合同管理标准化探讨［J］.石油工业技术监督,2001(1).

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合同管理与履约成为物业服务企业发展中的重要一环，这不仅关乎企业的诚信经营，对品牌建设也有举足轻重的作用。越来越多的物业服务企业已经意识到这一点，加强物业合同管理成为企业管理的一项重要内容。

一、加强物业合同管理的必要性

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1合同管理在建筑工程建设管理中的应用

合同管理对建设工程具有重要作用，随着现代化的发展我国的建筑事业也得到了很大的提升，建筑工程项目越来越多，与此同时也出现了很多在施工过程中产生纠纷的现象，比如工程款的拖欠、施工过程中的质量安全问题、材料的不合格现象等等诸多的问题都反映着现代化的纠纷方向。根据以往的资料进行分析，我国业主拖欠工程款的现象非常严重，其中的原因也有非常多的形式，根据实际的施工情况具体分析，合同在其中占据了至关重要的作用。在企业管理中的应用，由于合同是对于建设工程的全过程的体现，施工企业在取得项目建设权和进场施工等等都需要有合同作为基础资料，施工企业根据施工合同来进行施工任务。通过对于合同的管理可以分析出企业当前状态下的工程项目，项目的总收益情况和盈亏情况。这个直接影响到了企业在市场竞争力中的良好表现。

2建设工程合同管理工作中的常见问题

2.1合同管理工作缺乏足够的规范性

规范性的缺失是造成合同执行风险的重要因素。目前，一些建筑工程在进行合同签订和管理的过程中，虽然可以凭借完整的招投标程序进行具体工作的执行，但很多工程项目的具体招投标工作却并没有完整的按照招投标程序进行处理，使得很多的合同管理业务缺乏足够的规范性。项目招投标工作目前依然存在较大的成本，而相关法律制度又不能保证对建筑工程项目的全部细节进行规范，这就使得一些非公开形式的招投标现象和非公平竞争现象存在于工程项目建设工作领域，难以保证合同的合法管理。建筑工程的合同往往意味着巨大的经济利益，在合同签订和管理的过程中，很多社会力量都会在巨大的经济利益诱惑下参与到合同管理制度的研究与管理中，这就使得原本不够完善的合同管理工作很有可能在投机者的影响下出现运作的问题。

2.2合同管理制度不健全

合同作为签订双方权利义务的规范标准，签订双方都需要按照合同的条款和内容来执行。部分小企业不具备合同管理的能力，整体合同管控能力差，未制定相应的合同管理制度，签订合同个人说了算，未聘请有经验的合同专家进行评审，从而造成合同质量差。另外，合同的整体管理中，忽视合同内的主要细节条款，出现纠纷或损失才重新关注合同，造成履约困难或给企业带来大的损失。

3加强施工合同管理的策略

3.1规范建筑工程合同谈判与签订工作

建筑施工企业进行有效的合同管理首先是对合同的谈判与签订工作的开展进行明确的规范。相关企业在进行合同的签订时：①对合同中的框架和内容进行基本的了解。合同的构成部分主要是：条款、协议书、通用条款以及附件这四部分组成。特别需要注意的是合同中的专用条款和通用条款内容。②对合同中的工期、质量、造价等内容进行了解，这也是建筑合同中主要的部分，企业管理者在进行签订的过程中对此需要引起高度的重视。工程设计、施工和监理这三部分管理进行统一的管理，对后期的工程验收时严格按照签署的合同协议与问题的解决办法。合同中最常见的是发生工程造价的纠纷，对此就需要合同中对价款的调整的范围、程序和方法做出明确的规定。③对工程款按照每月结算的方式进行，在合同中积极履行付款和结算的程序内容。

3.2完善建设工程合同监管机制

首先，必须保证建设工程合同的监管工作可以交由专业的独立机构进行处理，使合同的监管工作可以在完善的运行体制之下实现合理处置。在合同制定的过程中，需要根据生产资格的要求，对合同的设计主体进行能力评估，以便合同可以在执行的初始阶段得到合理的引导，避免产生过高的成本消耗。在合同监管范围设定的过程中，必须保证合同管理工作可以从招投标阶段至工程实施阶段可以实现有效的全范围监管，并且使用审查登记的方式，对每一个环节的合同设计和认定进行检查，在发现存在合同不规范行为的时候尽早进行调整，避免合同无法对工程建设工作形成支持。在合同监管的过程中，不仅要保证合同的制定可以符合当代法制精神的要求，还要保证合同的监管工作可以在建设工程团队具备足够的可行性，以便合同的监管工作可以受到执行人员的重视和认可。

3.3注重提高合同管理人员的职业综合素质

在建筑工程建设管理中，要提高合同管理质量面，就需要合同管理人员具有较高的专业素质和管理技术水平。建筑企业要对此提高重视程度，不仅要注重合同管理人员的职业培训工作，还要积极引进优秀的合同管理人才。合同具有法律效应，因此，需要合同管理人员具有较高的法律素质，而且合同管理水平要高。所有的合同管理人员还要掌握造价重视和对资料的分类归档的重视，并应用于合同管理中，以提高合同管理质量。所有的合同管理人员都要持证上岗。建筑工程在引进合同管理人员的过程中，还需要对这些管理人员做好专业培训工作，以使得合同管理人员在管理工作中更为专业，而且能够满足建筑工程建设需求。建筑工程建设管理中要重视合同分类存档工作。合同管理人员要对所有的合同条款都要熟悉，并详细分析履行合同的过程中可能产生的情况，作出客观公正的评价。当合同管理落实到具体工作中，还要对管理经验进行总结，并接受教育，以在后续的合同管理工作中提高管理质量和管理效率。

参考文献

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中图分类号：TU74 文献标识码：A 文章编号：

引言

地铁工程施工承包合同，是发包人（业主）和承包人（施工单位）为完成商定的地铁工程项目建设施工，明确相互权利、义务关系的合同。笔者有幸参与了几条地铁工程建设全过程管理，下面结合在这几个工程的施工管理实践，就业主方合同管理，浅谈几点管理工作体会。

一、合同管理的内容

合同管理主要包括合同的订立管理、合同的履行管理、合同的资料管理等内容。合同订立管理包含订立前的调研、谈判、审查、内部会签、签定等内容的管理。合同履行管理包含合同订立后按照合同规定的各个阶段内容进行实施的过程管理。合同资料管理包含合同书、有关图表、验收记录、合同履行过程中当事人之间往来的传真资料及有关问题处理形成的相关文书等的管理。

二、地铁行业合同管理普遍存在的问题

目前，国内地铁行业合同管理工作中普遍存在以下3个方面的问题。

1、合同把关不严。个别部门在合同管理方面缺乏全面、完整的管理制度，存在签约随意现象，对合同审查把关不够，权限设置混乱等。合同签订过程运作不够规范，法律意识薄弱，对违约责任、违约条件等约定不够具体明确；订立的合同过于简单，内容缺乏，条款不全，文字不严谨，责、权、利含糊、不清晰等。

为合同纠纷、合同损失和经济风险留下了隐患。

2、合同实施缺乏监控，跟踪不到位。个别项目工作人员对合同所规定的各个阶段需实施的内容、过程及应该达到的质量要求等不完全清楚，无法根据合同计划对项目实施的实际过程进行有效监督。如应变更合同的没有变更，应鉴定确认的没有办理鉴证确认，应当追究的却过了诉讼时效，应当行使的权利却没有行使等。一旦遇到问题容易忙乱失措，造成被动，从而影响到整个项目的实施效果，甚至给企业造成经济损失。

3、合同材料管理不够规范。项目合同文件管理混乱，大量无效、错杂的合同文件既干扰了合同管理人员的分析和判断，又不能为合同管理提供有力的合同依据；合同发放无记录，出现问题无据可查，合同双方扯皮现象也时有发生；存档材料无明确清单、存档不及时易丢失等问题。

三、合同管理的三个环节

1、把好合同签订关

在市场经济条件下，提高工程质量降低投资费用，是建设方始终关注的问题。因此，降低工程造价是建设方的追求。而承包商所关注的是利润和高额利润，他追求的是较高的工程造价。所以，选择到满意的承包商，签订一份周密的合同，降低投资管理风险，尽量减少因界定不清产生的利益纠纷，是建设方在招投标即签订合同阶段要着重注意的问题。

签订工程合同时，最重要的要根据各工程的特点，应选择恰当的发包方式和价款调整条件。合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本，再根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人承包商双方谈判结果来起草。合同文本必须准确表达双方谈判确定的意思，做到条款不漏项；标的物表达清楚、标的额计算准确；质量有标准，检验有方法；违约责任及违约金（或赔偿金）计算方法准确；文字表达严谨。

2、做好合同实施中管理

工程合同一经签订，确定了合同价款和结算方式之后，影响工程造价的主要因素便是工程设计变更或签证，以及工程实施过程中的不确定因素，所以，深入理解合同的每一个条款，切实加强日常管理。合同实施交底制度化 ，要求各层次管理者做“合同交底”的工作，把合同责任具体落实到各责任人和合同实施的具体工作中。特别是在工程使用非标准的合同文本或有关人员不熟悉合同文本时，这个“合同交底”工作就显得更为重要

3、重视合同实施后评估

合同后评估是合同管理的总结阶段，往往不为人所重视，其实合同后评估工作是件很重要工作，它是对合同好坏、管理得失的评估，它可为下一工程项目造价控制提供可借鉴的经验。合同后评估工作主要是总结合同执行情况，对合同管理好的经验加以总结推广，对过时、不符合现行法律法规，以及不严谨、容易被对方索赔的条款要加以改正。影响工程造价的不确定因素可分为可预见和不可预见因素，可预见不确定因素应作为普遍性问题，不可预见不确定因素作为可追溯事件加以标识，通过合同后评估加以鉴别，并在以后工程合同中加以明示或制定相应的预防措施。

四、加强合同管理的措施

近几年，随着地铁的快速发展，在工作实践中项目管理水平不断提高，合同管理日趋制度化、规范化、科学化，合同管理在项目管理过程中的效果也愈加明显。针对地铁行业在项目合同管理方面普遍存在的问题，提出以下几个方面的措施。

1、建章立制，把好合同审查关，使合同管理规范化、科学化、法律化。首先，从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。根据国家有关法律法规，结合地铁公司的实际情况，制定了《合同归口管理制度》、《合同审查制度》、《合同会签和审批制度》、《合同专用章管理制度》等。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，守住了开始和结束这两个最为重要的责任关口， 杜绝了许多可能产生的法律风险。

2、建立合同实施跟踪制度，强化合同动态管理。结合项目多，不易掌握的实际情况，制定了部门合同实施跟踪表， 表中包括合同编号、项目名称、负责人、合同计划进度、实际进度、存在问题及对策、应否付款等内容，由项目综合管理人员根据每个项目的合同内容、对合同实际实施情况、实施效果等定期进行动态跟踪统计，及时发现合同实施过程中存在的有可能对实施效果造成影响的因 素，并抓紧采取措施进行纠正，使合同实施整个过程都处于有效可控状态。

3、明确合同管理职责，规范合同资料管理。合同主管部门定期对各部门合同管理人员进行有针对性的培训，使他们充分认识合同管理的重要性， 掌握合同管理知识， 熟悉各阶段合同管理的内容。在项目实施过程中，建立合同发放、借用记录，项目相关人员在借用合同资料时严格落实领取、归还时的签名、签时间制度。并要求合同管理人员在项目结束后，定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，按合同移交清单内容交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。通过以上的整改措施，南京地铁公司有效地解决了在项目合同管理过程中存在的普遍问题，杜绝了因合同管理方面的问题导致的项目风险。

结束语

业主对施工承包合同管理，应贯穿于从施工招标、整个施工过程至竣工验收及保修期的整个工程建设全过程，在公正合法前提下，合同双方相互理解及全力配合，才能实现既定的建设目标，最大限度地保护各方合法利益，实现合作共赢。以上为笔者的几点粗浅工作体会，期望能给同行们的管理工作带来一定启示。

参考文献:

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中图分类号： TU723.1 文献标识码： A 文章编号：

工程合同是指涉及工程范畴的平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。包括代建、勘察、设计、施工、监理、招标、工程咨询、工程检测、工程管理、拆迁等内容。工程合同管理（以下简称合同管理）是企业管理的重要内容之一，是降低企业风险、实现企业合法权益的根本保障。本文就合同管理的签订、履行等方面谈一下自己的认识和理解。

一、合同的签订

合同的签订必须符合国家法律、法规，符合国家有关方针政策，并遵循：“平等互利、协商一致”的原则。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须在企业法人授权的范围内代表企业签订合同。签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。合同一律采用书面格式，必须采用统一合同文本，并对合同各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同承办人、合同签署代表签订合同的委托人应该认真核查对方当事人的主体资格，包括主体资格证明、资质证明及相关文件；若对方法定代表人委托他人签订合同的，还应审查人的资格，必须提供书面授权委托文件；同时，还要考察对方的履约能力和商业信用；评估合同内容的可行性、严密性。

二、合同的履行

1、合同依法成立，具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

3、在合同履行过程中，无论遇到任何困难，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

4、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。第一，变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。第二，变更、解除合同的手续，应按规定的审批权限和程序执行。第三，变更、解除合同一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第四，变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，继续履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第五，因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责外，均应承担相应责任，并在变更、解除合同协议书中明确规定。

5、关于合同纠纷的处理方式和原则

第一，合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。第二，合同纠纷由有关业务部门协法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。第三，处理合同纠纷的原则是：(1)坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。(2)以双方协商解决为基本办法，纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。(3)因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第四，合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或的足够时间。

三、加强合同管理的措施

合同管理不是一门简单的学问，很多细节很多条款都要在日常工作中加以注意并及时掌握合同管理中各种动态的信息，以保证对合同管理的完整性与及时性。

1、加强合同管理的组织机构建设，设立专门合同管理机构和配备合同管理人员。机构建设是创建“重合同守信用”企业的组织保证。要在公司组建一支合同管理员队伍，并全部经过专业培训，形成了公司合同管理由管理机构具体负责和管理人员经办负责的有序运行机制。做到公司合同信用管理机构健全，配备合同管理人员，建立健全有关规章制度。

2、认真做好合同管理的基础工作

(1)建立合同管理制度，工程合同管理办法中应涵盖合同专管员岗位职责、合同专用章与合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函与谈判纪要管理制度、合同管理学习与培训制度、工程合同台帐与档案管理制度等相关配套的管理制度，以便细化和规范合同管理的全过程。

(2)合同档案集中管理。应定期将履行完毕或不再履行的工程合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档。

(3)建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台账和总台账。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。合同档案应当包括纸质档案和电子档案，及时更新，保证合同管理员能够掌握合同的最新动态。

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【关键词】

医疗设备；采购合同；现状分析

在医院医疗设备的购买过程中，为了保证医疗设备的质量以及相关的售后服务，必须引入合同管理。它是指采购过程中保障双方利益不受侵害的重要法律文件管理的过程。这种合同的建立，给双方在购买过程中增加了一定的约束力。合同管理的存在，使得合同在法律范围内可以最大限度地发挥自身的优势，确保了医疗设备在购买过程中的合法性。因此，深入地理解和分析医疗合同管理的相关内容，有利于医疗设备购买工作的顺利进行。

1合同管理综述

1.1合同管理最终实现的目标

合同管理是指合同双方在完成某些项目合作的过程中，为了保证双方当事人都能认真地履行自身的义务，保证双方的利益不受侵害，从而通过签订具有法律效应的合同来进行相关的管理工作。合同管理的本质工作是处理好双方在项目合作的伙伴关系，创造一种互信、相互扶持的良好氛围。这就从根本上保证了合同双方在项目合作中严格履行自身义务，顺利地完成合同中规定的各项内容。通过合同管理的作用，可以保证采购项目产品的质量、成本、产品预付期等方面的内容得到有效保障，从而使采购项目在规定期限内以经济、高效的完成方式达到最终目的。合同管理的建立，有效保证了合同双方当事人的合法权益，也保证了合作项目完成的效率性。同时，在采购合同管理的过程中，可以对双方交易过程中出现的一些问题随时纠正，避免为后期工作带来不必要的麻烦。通过对采购合同的有效管理，具备如下的优点：（1）加强了对采购项目的有效控制和监管；（2）促使卖方在规定的时间内交付货物；（3）节约了买方的采购成本；（4）有效规避了采购合同中的各种风险。

1.2合同管理的现实意义

在完成一些重大项目的采购过程中，可能会发生各种各样意想不到的事情，这不仅会使双方的利益受到不同程度的损失，也会造成未来双方间合作的隔阂。为了更好地保障双方的切身利益，促使采购过程的正常进行，便引入了合同管理。合同管理的存在，使得采购项目可以在一个规定的期限内顺利完成。通过对合同条款的设立和修改，可以对采购过程中双方的一些行为进行必要的约束。同时，对于采购项目中可能出现的风险，合同管理也制定了相关的管理条例。这些管理条例的存在，大大降低了交易过程中双方经济损失的概率。因此，做好合同管理的工作，对于采购项目的顺利完成具有现实的参考意义。

2当前医疗设备采购合同管理的现状及存在的问题

2.1当前医疗设备采购合同管理的现状

在过去的医疗设备采购过程中，一般的合同样本都是由供货商制定并出示，购买成本费用较大的医疗设备才会使用相应的合同。但是随着法制化社会的建设发展，各大医院对于医疗设备的购买过程，投入了更多的工作精力。现阶段下，当医疗设备成本费用超过仅几千的条件下，一些医院也会签订相应的合同。对于一些小型医疗设备的购买，且购买数量较多时，有些医院会采取公开招标的方式，尽可能地通过合同管理的作用降低成本费用。并在每次合同签订完毕后，医院会进行相应的存档分类，认真保存。档案的存取工作需要人力、物力的支持，这也侧面体现出了当前社会形势下医院对于医疗设备合同管理工作的重视程度。

2.2当前医疗设备采购合同管理存在的问题

在当前医疗设备采购合同管理的过程中，依然存在一些客观的问题，主要体现在：（1）缺乏交货期对于产品的验收意识。在规定的期限内，供货商将自己的产品送到医院时，相关的医疗设备接收的工作人员有时直接签完单子将设备直接放入库房，或者大体进行外观上的检查。这种没有经过仔细的检查而造成后期医疗设备无法正常使用的行为，是医疗设备接收工作者责任意识薄弱、对待自己工作不负责的体现。（2）忽略了医疗设备的质保期。一般大型的医疗设备质保期都在五年之内，而在医院与供货商合同管理的规定中写明：当医院在使用大型医疗设备一年后没有发现设备的故障问题，医院就必须将约定的质保金返还供货商。但是，在质保金退还后设备出现故障，当初的合同管理很难要求供货商继续履行自身的义务。（3）缺乏质保期内对于设备的维护意识。在质保期内，相关医疗设备工作者总是认为设备即使出现问题也会有相应的供货商维修，没有养成对医疗设备经常检查维护的习惯。（4）缺乏对合同的认真审核。在采购医疗设备的过程中，医院的工作者由于工作的疏忽大意或是自身专业水平的能力有限，在供货商签订合同的过程中没有注意到合同中的一些细节问题，导致后期的医疗设备交付过程中双方出现了一些分歧，影响了设备采购的进度。（5）对质保金的理解能力不足。质保金是为了确保医疗设备在交付后，可以在一个规定的期限内保障医疗设备正常工作，不会出现故障问题。正常情况下相关的工作人员都会要求延长退还质保金的期限，但是实际工作中，有些工作者忽略了质保金的重要作用，导致在质保金退还后，设备出现故障却无人检修的尴尬局面[3]。

3医疗设备采购合同管理问题解决的对策

3.1认真审核供货商的行业资质

大型医疗设备的售卖过程中存在着一笔可观的利润，这就直接导致了某些供货商在实际的采购项目合作中通过一些虚假的技术手段，假冒合格资质齐全的供货商。这就需要医院的医疗设备采购人员进行认真的审核，查看项目合作的企业是否具备专业的资质要求。主要审核的范围有：（1）企业的法人代表营业执照。通过查看营业执照的编号，并到相应的登记机关去核实查证，看是否存在这样的企业。（2）查看是否有国家卫生部下发的《消毒卫生许可证》。（3）查看是否有国家环保部下发的《辐射安全许可证》。（4）查看是否有国家质检部下发的《特种设备制造许可证》等。通过对类似证件的审查，可以确定供货商身份的合法性。

3.2认真检查供货商过往履行合同的能力

通过网络资源的有效利用，以及对同类行业的认真打听，找到可以证明供货商的经济实力、信誉等级的相关记录，从而考虑是否与该供货商进行业务上的合作。这种审查工作需要医院工作人员保持一种耐心细致的工作态度，争取在最短的时间内找到最有效的身份证明，从而加快采购项目的工作进度。

3.3做好医疗设备采购合同履行过程的管理

在这一工作的具体完成过程中，需要经过一些必要的步骤。比如，交付医疗设备时，打开设备的外箱：检查设备的整体外观是否受到损伤；箱子里的零件是否与订购的清单相符合；供货内容与合同内容是否相符合等。在这一工作的进行过程中，医院科室设备人员、产品设备管理人员、供货商或其代表必须同时在场，保证检验过程的真实合法性。当设备的外观及相应的手续通过初检后，需要对设备的实际工作性能进行相应的测试。具体过程包括：（1）产品的型号、参数、规格、数量；（2）由设备人员和医学工程师同时对设备的工作状态做一个整体性能的评估，看设备是否达到国家的行业标准；（3）对设备的合格证、保修卡以及其它部门出具的相关检验证明进行存档管理，以便日后随时查看。在对医疗设备性能测试的过程中，如果发现产品性能出现问题，要与供货商及时的沟通，要求其在规定期限内完成对设备的重新整改。同时，也应该主动记录下设备发生问题的时间、具体的问题现象和可能造成的后果，这样就避免了下次重新测试设备工作状态下一些常规步骤的重复执行，省去了资源的不必要的浪费。

3.4加强合同产生过程中的一些管理

在合同生效后，合同当事人都有义务在合同规定的期限内履行各自的义务。当双方当事人对于某一问题无法达成一致意见时，就可能造成合同更改现象的出现，这时需要双方进行必要的协商处理。类似的合同风险管理及合同结束后的一些工作，也需要认真对待。

4结束语

在当前的经济形势下，医院在各方面的管理制度相对比较完善，各项工作也在有条不紊地开展下去。但是，在医疗设备采购合同合同管理方面，依然存在着各种各样的问题。这些问题的存在，对于医院整体的工作效率有着很大的影响。基于此，本文通过对医疗设备采购合同管理方面存在的问题进行了一定的分析研究，并提出了相应的解决方法。通过这些方法的有效应用，希望对相关医院医疗设备采购合同管理方面有一定的参考意义。

作者：卢志民 单位：淮安市第二人民医院

参考文献