高校档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇高校档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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中图分类号：G647　文献标识码：A

收录日期：2012年5月7日

各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本高校档案管理办法，一般包括：档案管理责任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度。从部分高校的《档案实体分类方案》、《档案归档范围及保管期限》中可以看出，各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》，即规定了基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等。保管期限分为短期、长期、永久三种。其中，长期保管的材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。但在现实工作中，这种归档范围和保管期限的设置并不完全适应高校基建档案管理。

一、高校档案管理的重要性

高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分，是国家档案全宗的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是推动社会文明进步的宝贵资源。高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态。这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用。高校档案信息真实记载了学校的发展进程，高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展，就离不开高校档案信息的支持。随着我国高校布局的变化，产生了许多新的学校。新高校规模大、管理模式各异，这就给档案管理工作增加了难度，提出了新问题。此外，高校档案信息来源于学校的日常管理活动，它广泛存在于学校的各个部门。如何将高校档案信息互联起来，形成一个集成的系统，以便最大限度地减少信息冗余，保持高校档案信息的一致性和完整性，也是目前我们必须解决的问题。

二、高校档案管理存在的问题

（一）制度不严，缺少保障制度或措施。学校每年用于档案的专项费用很少或没有，保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。面对如此多且又复杂的材料，收集就需格外地细心和专业，但档案部门由于任务重，收集材料的人员往往是新来的或是部门的文书人员，业务不熟悉，档案管理业务也不熟悉，对整个材料构成不很了解，容易造成材料的缺失。同时，高校档案管理部门的人员一般较少，档案专职人员往往一个人管好几个类别，对业务和进程也不够熟悉，很少会到部门去指导档案管理工作。以上种种现象都会影响高校档案的规范归档。再加上部门的兼职档案管理员变动较为频繁，更加重了这种现象。档案的电子文件的增多还牵涉到档案馆的计算机专业人员的配备问题，因为档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才，只有计算机专业人员的保证。才能保证管理系统的运行正常和服务器的维护。

（二）档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低下。知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的高校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于其他原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应当今档案工作的开展，其整体综合素质低下，严重影响档案管理工作的水平，如在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉，等等。因此，这样的档案人员队伍，必然存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理现象，在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量极少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重匮乏，如现今计算机的使用已深入到各行各业，档案工作的国际间交流也日渐频繁，但既精通软件设计又深谙档案业务的复合型人才却并不多见，精通外语的档案部门人才则更是凤毛麟角。在职称结构方面，档案工作者中高级职称比率与其他部门相比明显较少，比率偏低。

三、高校档案管理对策

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      21世纪以来，科学技术发展迅猛，高等院校的科研水平得到了进一步提高。据不完全统计，全国两院院士的37%以上集中在高校, 全国重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研档案作为高校科研工作的衍生品，真实记录了高校科研活动的全过程。不过，目前的高校科研档案管理工作仍然存在着管理模式陈旧、档案意识薄弱、管理人员素质低下等问题，制约了高校科研工作。如何破解科研档案管理中的难题，提高科研档案的效益，这是很多学者关注的一个重要话题。

一、高校科研档案管理的特点

据国家档案局的规定：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料。”[3]高校科研档案作为高校科研工作的衍生物，是凝结广大高校科研工作者智力劳动的结晶，具备着一定的学术价值，具备以下特点4: 

1、历史阶段性与成套性的矛盾统一

高校科研档案作为高校广大师生从事科研活动的原始证据，它记录和表达了当时的科研工作状况。与其他类型的教学档案一样，科研档案起到了承上启下的作用，具有一定的历史价值。它真实、准确、完整地再现了高校科研工作的片段或整个过程、发展轨迹。科研档案管理，可以体现出一个学校的学术研究水平。与此同时，科研档案是围绕着某个科研项目的开展的，这样自然而然地形成了一系列相关的科研文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又依靠总体的科研程序和科研内容紧密衔接，构成了一个反映该项科研活动的文件整体。

     2、现行性与保密性的矛盾统一

有学者指出所有档案都与原单位有密切联系阶段，具有现行性的特点，所以说，科研档案在进入档案部门保存后，其承载的科技信息在较长时间内仍然具有很强的现实效用。而与此同时，随着信息技术的发展，信息日益成为一种重要的战略资源，有的科研档案直接影响到科研部门的专利权和相关利益。在市场经济条件下，某些科研档案还具有一定的保密性。总之科研档案，是现行性和保密性的统一，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研档案专业性与管理人员知识单一性的矛盾统一

科研档案管理就具体的高校和科研部门而言，都有特定的范围、业务内容和职责，具有很强的专业性。我国高等学校科研门类多、学科多、覆盖广，同时各专业载体和媒介具有一定独特性。正所谓隔行如隔山，不同的科研工作对相应的科技档案工作内容，在搜集、保管环节均提出了不同的要求。而我国的科研档案管理人员自身知识结构存在缺陷：第一种是文科出身，具有较扎实的档案管理技能，却缺乏行业专业知识；第二种是理工科出身，他们具有较强的专业知识和实践经验，但他们不了解档案管理知识和技能。

二、高校科研档案管理存在的问题5

根据笔者了解和掌握的情况，结合杭州市多所本科院校调研的基础上，高校科研档案管理还存在以下问题:

第一，归档范围界定不到位，归档难。高校科研档案归档范围的界定的原则不明确，没有保证成果性和记录性并举。档案材料不能保证其成果性、记录性、完整性、凭证性，这样直接影响高校科学技术研究的效果。多数科研人员在科研过程中，重视结果轻过程，重得奖轻积累，他们认为科研档案管理是档案部门的事，与自己无关。个别科研工作者私心较重，寻找各种理由拒绝归档，将核心技术档案据为己有，造成档案归档难。

第二，重视程度不够，归档意识淡漠。6多数高校的科研档案工作并没有得到应有重视，档案管理人员的归档意识较差，不能及时准确地把材料归档，在科研实际工作中没有明确归档内容、范围，各种规章制度形同虚设，没有落到实处。

第三，管理机构不完善，管理人员不稳定。我国大多数高校都设立档案馆等管理结构，却主要是针对文书档案而言。科研档案管理目前处于起步阶段，各管理部门多头管理，分工不清晰，档案管理出现问题互相推诿责任。档案管理人员有的出生文科，却缺乏行业专业知识；大部分出生理工科，多数是兼职，档案专业知识和技能欠缺，也没有充分的时间和精力从事科研档案管理工作。

第三，档案保管条件差，管理设备陈旧。我国高校的科研档案单独设立科研档案室的较少，在实际档案管理中，纸质档案多电子档案少，传统设备多现代化管理工具少。多数高校科研档案并没有进行严格规范化管理，普遍存在管理混乱、随意堆放现象，既不利于后期查询，还存在一些安全隐患。 

第四，科研档案利用率不高，开发效益低。目前不少高校科技档案管理存在重建设轻利用、重管理轻开发的问题。大部分高校的科研档案不向广大师生开放，很多珍贵科研文献资料堆放在档案室中渐渐陈旧。科研档案本身具备着经济效益和社会效益，而目前高校科研档案的利用处于真空状态。

   三、加强高校科研档案管理的对策

上述科研档案管理的现状和问题，需要高校管理者统筹兼顾，合理地处理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鉴国外科研档案管理的先进经验，笔者认为加强科研档案管理，提高科研档案的效益，可以从以下几个方面入手：

一、增强档案意识，建立健全档案管理制度

首先，应该要得到学校领导的支持重视，增强科研档案意识，把科研档案工作纳入学院工作的议事日程，加强《档案法》的学习与宣传，使科研工作者增强档案意识，形成良好的科研档案管理氛围。

其次，应当建立健全科研档案管理制度，高校必须制定行之有效的管理制度，如科研档案归档、保存、借阅、开发制度等。制定规范化的科研档案管理流程，使科研档案管理人员有法可依，消除目前档案管理无序现状，予以有力制度保证。   

再次要明确科研档案管理内容，采取最优管理模式。应采取多元化视角和文件连续体模式，保证科研档案的多样化来源模式，以保持科研档案的真实性、完整性、可靠性、长久可用性为主要目标，实现科研档案的社会价值。7

二、加强队伍建设，提高档案工作人员素质

在信息化、数字化背景下，档案管理者将要扮演多重角色，承担多重任务，既是科研证据的收集者保管者、社会记忆的形成者，又 是科研档案信息和知识的构建者。科研档案工作人员要加强学习，成为复合型管理人才，有必要掌握一些相关法律知识，如专利法、合同法等等。同时，还要学会利用网络化手段，实现档案资料查询和检索的数字信息化，切实提高档案管理水平和工作效率。

三、转变工作思路，提高科研档案的社会效益

在信息共享时代，高校科研档案工作应该扩大社会服务职能，体现科研档案的社会价值，发挥科研档案的作用和价值。高校科研档案管理者必须转变思想观念，站在情报信息管理的高度，来重现认识和构建高校科研档案工作。应该借鉴国外档案管理的方法，吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理思想，积极开发和利用科研档案的经济效益和社会效益。

四、积极主动上门，加强科研档案的动态管理

科研档案管理应该建立在动态的全员参与基础上，而非纯粹的静态控制。档案管理部门要注重科研档案成果开发，加强校内外科研技术合作，边保存边开发，使高校科研档案管理工作在良性循环的模式下运行。

参考文献：

[1] 仁传宇.科技档案管理学（修订本）［M］.北京：中国人民大学出版社，1998.

[2] 张静. 论科研档案管理规范构建的宗旨——基于三个现有规范的分析［J］. 档案学通讯，2010，（04）.

[3] 张金平.高校教学档案工作的思考［J］.兰台世界，2007,(17)

[4] 王晓东.浅析高校科研档案的管理与利用［J］.档案天地，2012,(02)

[5] 王淑改.企业科研档案管理初探［J］.北京档案，2012,(01)

1 本文是杭州师范大学中青年培育项目“脱髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的阶段性研究成果

2 高杰等.我国高校科技成果转化的现状、影响因素与对策研究[J] 中国科技信息 2005,23.

3 国际档案局.科技技术研究档案管理暂行规定[Z]. 国档发[1987]6号.

4 林光斌.从辩证思维角度分析高校科技档案工作「D].成都理工大学硕士学位论文.2011,5

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［关键词］

信息化；高校；档案管理

1前言

随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展，高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头，化挑战为机遇，实现突破式发展，是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题，也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此，必须直面挑战，攻坚克难，以时不我待的紧迫感抓好这项工作，加速实现信息化时代高校档案管理改革。

2信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义

高校拥有大量的教学资源和研究成果，如何管理好、利用好这些资源，最大限度发挥高校档案管理的资源优势，需要以改革的雄心壮志认清形势，全力推进。

2.1适应高校档案管理工作新形势的需要高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体，高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面，档案门类目录不断增加，新式档案日益涌现，内容上纷繁复杂，数量持续增多；另一方面，随着电子政务日益普及，新式载体式样增多、单个载体容量增大，管理不稳定性也随之增加，亟需妥善应对。

2.2提升高校档案管理服务效率和水平的需要高校集中了大量的现代前沿信息，是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能，为学术研究和科技发展服务，为经济社会发展服务，就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设，使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效，真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。

2.3提高档案管理人员自身素质的需要科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作，不改革就无法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能，跟上时代步伐，使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。

2.4节约资金支出和工作成本的需要纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化，不仅能使办公经费得以节约，特别是纸张使用和打印费用大大降低，而且可进一步缩减人员数量，降低劳动强度，提高工作效率，可谓事半功倍。

3当前高校档案管理工作中的问题

3.1基础水平参差不齐高校档案管理体系构成繁杂，特点多样，管理分散，可以说各具特色，参差不齐，各自为政，缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同，导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上，更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。

3.2队伍建设相对滞后信息化条件下的档案管理，需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升，大量的计算机技术应用，让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从，甚至自暴自弃。长期以来，档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子，待遇不高、管理涣散、人员构成复杂，造成“老人不会干，新人不想干，高人进不来”的畸形局面。

3.3财政投入严重不足信息化时代高校的档案管理工作，需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备，完善的网络基本保障和机要保密设施，也需要周期性的必备技能培训，这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足，配置低端等问题严重干扰工作开展。

4加快高校档案管理改革的思路对策

高校档案管理的改革是一项系统工程，已时不我待。高校理应高度重视，真正拿出切实可行的改革方案，各方联动，下定决心，大刀阔斧，全力以赴，方可实现。

4.1提高对档案管理重视程度高校领导要切实把档案管理工作提高到讲政治的高度来认识、来落实、来保障，切实从思想上重视起来，从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展，定期听取专项汇报，研究现实困难，全面清空发展障碍。

4.2推进档案管理标准化建设高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准，制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设，确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。

4.3建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍一是倾力营造尊重人才的良好氛围，保证庸者下、能者上；二是畅通人才进出渠道，避免将档案管理部门办成“养老院”；三是严格业务技能考核，确保步步紧跟当前信息化发展潮流；四是加大培训力度，开阔眼界，增长本领；五是严抓工作监管，加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。

4.4为档案管理实现信息化提供充足的基础投入一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统；二是建立高质量的网络支持和数据支持系统；三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。

主要参考文献

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中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等学校档案管理与服务是以树立高校自我发展的形象和价值为主线，其目的是为高校的发展、建设服务并提供给他人所需的可借鉴的科学依据，其核心价值在于保障服务对象的权利，其宗旨也是与时俱进的。

在新的历史及现时阶段中，高校档案管理与服务却面临着新的机遇与挑战，而如何加强高校档案管理与服务工作，最大限度地发挥职能作用，是档案专业技术人员所面临的课题。高校档案又不同与国家各级档案馆（室），高校档案是记录和反映高校历史及现代活动，保存备查各种文件、材料的综合。当然，高校的发展建设是具有鲜明的时代背景的。因此，高校档案管理也就是高校建设中一个必不可少的十分重要的组成部分，同时，它又是为高校管理者提供决策的一个载体。所以说，档案的管理与服务功能是显而易见的。

1 高校对档案管理重视的程度有待加强

高校档案管理，较长的一个时期处于学校校长办公室隶属管辖范畴，虽然设置了专职档案员（有些高校还不是档案专业人员），但是所设置的档案室与各室（部）、人事处、教务处资料室的档案保存又存在矛盾，有些文件、材料归档、存档又具有重复性，而教师的业务档案及个人信息，又归教务处管理（或各部室）专门人员监管。笔者以我校为例，教师及各专业技术人员晋升职称的个人有价值的信息、材料的归档，又隶属科教处管理；因此，各职能部门又各行其实，这样就给高校档案管理工作者带来了诸多问题，怎样解决，我们应加以探讨。但是档案管理，是依照国家《档案法》和《档案分类法》来管理编目。既要分两类，又要立卷。长期以来，教育行政部门及高校领导者，对高校档案管理与服务工作的重要意义认识不足，因为导致高校档案一些具有历史价值的文件、文献资料流失，尤其是见校历史比较久远的高校，一些重要的档案材料，或者解放前遗留下来的珍贵档案的丢失，包括“”中流失的重要档案，这都给高校的发展建设留下了不可弥补的损失，我们应该引以为戒，并加强管理。

2 加强高校档案管理及创新理念

2.1 完善高校档案管理综合体系

高校档案管理要变分散管理为综合管理，学校设立的档案室要按照《档案管理制度》设置素质高、保密性强、专业能力突出的档案。专业技术人员来管理（党员更好），避免“学的不用，用的不学”的现象法神。在职能上要隶属于学校的直接领导下工作，参照档案馆的管理体系来管理，维护人权增强档案部门的职能作用，为高校师生服务。

2.2 档案馆员制度要加强并赋予其人性化

首先，档案馆员要更新观念，具备现代管理档案技能，要充分发挥档案馆员的专业优势，树立为高校发展、建设、为决策这当好参谋的服务理念，要把档案管理与服务有机的结合起来，各类材料立卷、归档有序，纸质档案与电子档案有机的结合归档管理，使利用者在危机中一目了然，下载便捷。（当然，具有保密性质的文件、材料除外、特批查询除外）使档案工作有法可依。有据可查；并发挥其主观能动性，为服务对象提供最佳服务、不断提高档案管理与服务的观念、人文及学术地位。其次，档案工作者要端正行业部门作风，档案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存档案并对档案进行分类鉴定和编目，并通过诸多形式开发档案的信息资源。为社会、为高校的发展建设服务。

再者，由于高校档案管理的特殊性，高校档案记录在案的都是一些特定的对象，国家宪法和法律所赋予公民享有的权利，也应在此体现；同时，档案馆员要掌握好档案使用中的政策界限和保密工作的分寸，视服务对象而灵活掌握。归根结底，档案工作，是要用人来管理的，一切工作要“以人为本”并创造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”内涵，注重细节，细节决定成败。

高校档案管理与服务，二者相辅相承，不可或缺。档案管理不近需科学地管好，而且还要适应的形式下的对外技术交流工作，最大限度地调动高校档案工作人员的积极性，创造性，把各项制度落在实处，从而建立起高校档案管理与服务的有效机制，为社会服务。

总之，高等学校档案管理与服务工作，虽然有它的局限性，但却是在社会大背景下存在的产物，它的属性是特殊的；它的价值取向是明确的；它的主线是为人服务的。因此，在当今信息资源极其丰富而又公开的时代，我们更要赋予它新的内涵，要把握好时代的脉搏，把现代化的高校档案管理与服务、工作提高到一个新的层面，为社会、为高校的发展建设和《档案法》实施与普及，做出一个档案工作者的应有奉献。

参考文献

[1] 李真.以人为本加强高校档案管理与服务[J].兰台世界（下半月），2010（12）：42-43.

[2] 陈少毅.以人为本促进高校档案管理与服务[J].档案与建设，2010（3）.

[3] 任群，彭朝晖.高校图书馆与档案物业管理专业化运作探索[J].农业图书情报学刊，2006（6）.

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高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。

1系部教学档案的内容

(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。

(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。

(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。

(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。

2教学档案的特点

教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:

(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。

(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。

(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。

(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。

3教学档案管理中存在的问题

(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。

(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。

(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。

(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。

4加强教学档案的规范化管理

(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。

(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。

(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。

(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。

(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。

(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。

参考文献

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一、档案管理的内容和性质

（一）档案管理的内容

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。

（二）档案管理的性质和特点

档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。

二、档案管理的地位和作用

档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响；同样，国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。从档案工作与国家各项建设的关系来说，档案工作处于服务地位，是条件性的工作，即为国家的政治、经济、科学、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。但在一定情况下，档案工作也起决定性的作用。

三、知识经济时代档案管理工作的特点

知识经济与农业经济和工业经济相比，在下列几方面有显著不同：一是主导要素不同。农业经济的主导要素是土地；工业经济的主导要素是资；知识经济的主导要素则是人才，人才是经济增产的决定力量，是社会财富的源泉。二是竞争的对象不同。农业经济条件下，竞争的对象是土地；工业经济条件下，竞争的对象是自然资源和劳动力成本；而在知识经济条件下，竞争的对象是人才、知识和信息，谁拥有了人才、知识和信息，谁就能在这场竞争中取胜。三是投资的重点不同。工业经济条件下，投资的重点是机器、设备、生产线等有形资产，追求规模效益；而在知识经济条件下，投资的重点是人力资源开发，提高产品的科技含量，加大人才培训力度，发展知识型企业。四是资源形态不同。农业经济和工业经济条件下，自然物质资源是资源的基础，它是有限的，人类对它的索取是有限度的，必须考虑自然生态与人类生态之间的平衡；而知识经济的资源是知识、智慧、发明、管理、技术之类，它是无限的，不受地域和国别的限制。

四、实现高校档案管理模式的三大转变

（一）由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变

档案管理强调以人为本，包括作为服务客体的用户和作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中，较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户、以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供信息，更是档案信息资源建造者和维护者，是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。不言而喻，档案人在档案的保管和提供利用方面，扮演了越来越重要的角色。因此，必须树立“档案人”与“用户”并重的管理理念，切不可忽视“档案人”这一关键要素。只有实现这一转变，才能更好地发挥档案人的积极性、主动性与创造性，才能在档案的管理和各个业务环节中更充分地体现出档案人的主体作用，从而适应知识经济给整个人类社会带来的改变。

（二）由以硬性管理为主向以软性管理为主转变

要使档案信息资源在知识经济时挥应有的作用，我们必须强化对档案信息资源的科学管理功能，变传统的经验管理为现代的知识管理；变硬性管理为软性管理，即用馆藏档案的知识含量、价值含量，提供所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况，从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求，适应广大人民群众对档案利用的需求。显然，这种软性管理能使档案信息资源随市场经济的发展而不断加快自己的开发战略，从而增强自己的生命力。

（三）由区域性管理向全方位、网络化管理转变

档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案，是国家的重要信息资源，对其加速开发利用势在必行。近年来，我国档案界相继建立了区域性的管理网络，使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。在此基础上，我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。一方面进行纵向联系，就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系，打破物理意义上的馆藏资源概念，使同行业之间利用网络分发信息，交流工作动态，进行远程存取的信息服务；另一方面进行横向联系，就是要与各行各业保持联系，实现从单一信息向综合性信息的方向拓展，把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来，形成全国性的联机服务网络。

参考文献：

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一、高校档案管理现状

目前高校档案管理面临的主要问题是在于传统的管理思路和管理办法与日益庞大且变更频繁的档案信息形成了巨大落差，导致档案管理被动的沦为形式化的步骤。也就是说，高校其他管理工作中对档案管理的需求其实是巨大的，但由于档案管理体系无法满足这一需求，才导致档案管理处于食之无味弃之可惜的窘境。在这样的现实压力下，突破传统的档案管理思路是当前的首要任务。

二、高校档案管理存在的问题

1.档案室保管条件不统一

很多高校的档案管理离统一规划，距离整齐、规范统一的要求还有一定的差距。甚至部分档案室变成储藏室凌乱不堪，并没有充分利用起来。管理体制不完善，致使部分档案受到损坏。从客观因素上看，有些学校设置独立的档案办公室的确存在困难。然而，一些机构对档案的放置并没有系统管理，胡乱摆放，造成了档案的分散性。这一系列的源头问题根本原因就是因为对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。虽然现在部分高校条件越来越好，计算机微机管理也得到了广泛运用，但对于高科技术与实际管理应用方面的探索还有很长一段路要走。

2.档案工作重视程度不够

在日常工作管理中，部分高校对于学校的重要单干甚至是机密档案都没有制定科学合理的管理体系，而是随处乱丢，没有形成统一管理。针对此类问题的存在，为了加强这些高效的档案管理意识，应该适当地进行惩罚措施，以此来督促档案管理人员将档案按照等级进行层次划分和科学存档。与编研工作人员进行全面对比，可以看出高校档案馆与公共档案馆之间存在的差距，已经相差甚远。在一方面来看，只有个别工作人员维持档案馆的整个运行;另一方面，因为档案馆的工作人员的严重欠缺导致档案管理工作进展停滞。长此以往，使得工作人员养成了消极的工作态度，档案分类系统管理意识淡薄，导致诸多档案无人问津。

3.工作人员业务能力尚待提高

高校档案馆的管理工作人员应该与时俱进，具备多方面的管理素质。一般管理素质指的是，自身具备档案管理方面的知识、素养以及管理能力;特使管理素质指的是面对档案管理的特殊要求或者遇到特殊困难时具备解决突发事件和疑难问题的能力。档案管理工作政策性非常强，而且对专业技术要求很高，对工作人员的专业素养要求很高。很多档案管理人员对于档案管理的重视程度不够，管理意识淡薄，也发生过多次档案管理失误问题。最后因不及时整理归总造成不同程度的拖拉和堆积影响了档案工作发展。

三、提高档案管理工作的办法

1.加强改善档案室保管条件

档案管理是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，如果管理体制不完善，势必要造成档案资料的遗失与损坏。这一系列的根本原因在于对档案工作认识不足，管理制度落实不够。现阶段首要任务是文武两头抓，于文全面普及《档案法》和《档案法实施办法》通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部群众充分认识档案工作的重要性，落实改善档案保管设施，提升办公环境。于武建立激励机制，和铁血一般的管理制度，加强档案管理人员的法律意识，没有免费的付出，只有永恒的制度。

2.提高工作人员素质

要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，努力打造一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业队伍。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，我们需要档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。对于现代档案工作人员来说，应具备一般才能和特殊才能。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，加强再教育，为教学科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质高校化。

四、档案管理创新体系建设

1.加强档案管理创新体系建设

（1）模式创新

模拟创新顾名思义是寻求门面上的一种改变，现如今适应主义大行其道。但多属换汤不换药。高校档案馆虽属机关部门，但在结构上多为挂靠而非独立，在职能上多为执行少为决策。这与如今办学要求相差甚远，促进高校档案管理变革刻不容缓。在高校机构改革中，先后将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策。在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，必须把握前瞻性才能为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样，才能让高校档案事业不断发展，使档案机构高效、安全的行驶。

（2）思维创新

管理创新的前提在于思维创新，思维一般可理解为观念上的变化，其首要任务是要解放思想。不要片面的追求全面被动服务，封闭自导，要始终贯穿着观念创新的思想。今后的档案管理工作目标应该是知识化、社会化，创新化。管理创新技术的更新已迫在眉睫，要用现代化管理手段替代传统的手工管理。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。而档案管理人员要有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

2.高校档案管理创新与实践

（1）引进人本管理理念开展资源整合

对于现代档案人员来说，应具备“一般才能”和“特殊才能”。其管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，及时购买档案管理软件，扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。这样才能加强信息资源建设优化组合，提高档案利用率。

（2）人才资源管理

统一实行全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资透明化的分级，调动不同工作人员的积极性;建立激励机制，鼓励馆员轮岗，增加绩效比重，从而带动知识在馆内流动，在工作中成长，做好传帮带，多于他人分享自己知识和专业技术;本着对党对人民高度政治责任，要加强馆员在职培训继续教育，“活到老，学到老”保证专业知识的更新和扩充，防止其原地踏步或停滞不前，不提升就是落后;建立保密制度，高校档案中部分内部机密是不能公开的，要行使好保密监督权力，绝不容许威胁国家的政治安全及人民切身利益。

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一、电子档案的定义及特点

电子档案包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等。具有实时共享性的特点，可以避免时间和空间的限制，可以随时随地进行远距离信息共享。同时，电子档案是通过计算机进行阅览的，体积小、容易保存及携带。

二、电子档案的优势和弊端

（一）电子档案的优势

1.提高工作效率。依靠计算机的信息处理能力，可以大大提高工作效率。电子档案的使用可以使档案资料在收集、储存、分类、统计和查阅的环节更加方便快捷。在一定程度上也减轻了档案工作人员的劳动强度。例如，在查找档案信息时，就可以直接在计算机相应的文件中搜索文件分类号，快速找到所要的文件信息。通过电子档案，使档案可以快速高校的归档。

2.提高档案安全性。电子档案的利用避免了过去整卷查找信息的方式，有效保证了档案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接触档案，只需要通过计算机目录进行检索，减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件的保护得到了保证。缩短了查询时间，又提高了档案的利用率。所有文件都可以及时归档，文件不完整时也可以及时补漏，降低了纸质档案的人力物力进行整理装订的工作量，还可以有效避免档案被认为篡改的行为。

（二）电子档案的弊端

1.初期投资较大。电子档案需要的磁盘、光盘等均是高科技产品，对环境的湿度、温度都有一点的要求。并且电子档案前期需要高校配备计算机及外围输入和输出设备，要对电子档案的管理者进行相关的培训工作。这样就造成了电子档案建立初期的投资费用过大。

2.网络安全性差。计算机网络技术的开发与利用带来便利的同时，也存在一定的安全威胁。黑客和网络病毒会对电子档案的真实性和完整性造成威胁。因为电子档案没有手写的字迹，就不利于区分档案的真假，在传输过程中容易出现被篡改、盗用的情况。因此，电子档案的网络安全问题也是不可忽略的一个方面。

三、电子档案在高校档案管理中的应用

（一）加强电子档案的存储设备及网络安全性

高校要定期对计算机软件和硬件进行更新和系统维护，要保障电子档案的存储设备的安全，保证做到专机专用，使存储设备要时刻保持良好状态。并且定期对电子档案进行更新备份，防止在意外情况下丢失。要加强网络防火墙的更新建设提升设备的安全性，最大限度地保证电子档案的网络安全性和保密性。

（二）完善相关制度，规范操作流程

国家要尽快完善规章制度和工作标准，结合《档案法》《高等学校档案管理办法》规定，使高校档案管理工作能够有法可依，有章可循。要强化档案管理工作人员的安全保密意识，提高档案管理工作人员的职业道德和职业素养。定期对相关工作人员进行电子档案应用操作的培训，同时建立完善的监控系统制度。使档案资料的安全得到保证，并且最大限度上做好服务工作。

（三）优化服务方式，拓宽服务功能

高校档案管理工作人员要充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术等，坚持以快捷个性的服务为宗旨，使电子资源真正实现以安全为基础的信息共享。另外，可以构建在线档案查询服务的平台，为电子档案的用户提供私人的便捷的在线咨询服务。通过对知识面的扩展，及时沟通新的学习技术，为用户提供高品质的电子档案查询服务，使高校档案管理工作为社会效益和经济效益的提高起到更大的作用。同时，在建立完善的网上电子档案咨询服务后，要对网络平台的工作规范严格管理，积极实施管理纠纷，加强数字化档案的工作质量检查。

（四）规范档案储存与利用的方式

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一、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足现代的新形势需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案逐步信息化与电子档案馆的建设是档案开发利用，在服务中实现方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

二、高校档案馆数字化建设中存在的问题

现在各高校档案管理的意识还较为薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。虽然一些高校已经有专门的档案机构，也制定了一定的档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案管理疏松。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也较为淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办力度不够。

高校学生档案管理工作和其他工作一样，要有安排，有计划，有贯彻有检查和督促。对高校学生档案造假，无论多与少都直接影响了档案的客观性，不真实的档案也就没有了其作为参考和依据的价值。由于现在现实社会情况较为复杂社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的马虎，高校学生档案造假情况时有发生。为了不影响毕业生的考研究生、考公务员、和就业，在校期间的未及格科目和处分不入档的事时有发生。有的甚至到私造奖励内容，在应聘会上同一班级出现很团支书、班长的现象更是家常便饭。这种情况的出现不仅造成了用人单位对高校学生档案真实性的怀疑，使得真实的高校学生档案的利用率受到一定影响，更使得用人单位对毕业生的诚信度受到影响。如学生在毕业时所填写的高等院校毕业就业推荐表中，有各个科目成绩，有鉴定，有组织评语等，很多时候学校、院系的鉴定意见并非来自学校和学院的只能鉴定部门的管理人员，而是学生们相互之间互相鉴定意见。所以有些问题都是缺乏相应的监督制约机制。

三.改善高校学生档案管理意见

随着信息网络技术的日益深化，高校学生档案管理工作信息化、网路化格局逐渐形成，高校学生档案管理工作也应不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平。随着计算机技术在各个领域中的广泛应用，高校在新生录取、学生毕业等多个环节逐步信息化和网络化。这位电子档案的形成奠定了良好的基础。

电子档案的归集与管理已经形成了未来高校档案学生管理的主要方法。充分的利用电子计算机的现代技术手段为核心，有计划，有步骤的把高校学生档案分类归档，进一步实现高校学生档案的数字化网络管理。有效的利用成熟的计算机技术，将高校学生档案文件中的文本、照片、声音、影像及作品等进一步的信息化管理，制成高校学生电子档案，从而建立高校学生档案信息数据库，实现档案信息化和网络化。因此，高校应根据其需要有效的建立纸质档案和电子档案相结合的学生档案管理模式。

加强制度化建设对学生档案管理具有十分重要的作用。根据学生情况、办学特点、管理要求等，建立适应网络教育的规章制度，使网络教育学生档案管理规范化、制度化。使学生档案管理部门摆脱日常的事务性工作，采取学分制和柔性管理相结合的学生档案管理方式，充分调动学生在学习过程中的积极性、主动性，学分制是学生档案管理制度改革中的难点，需要有一个富有弹性的教学计划和一套灵活的管理体制、运行机制，才能使学习者变被动为主动学习，更好地培养出适应工作需要且综合素质较高的应用型人才。

学生档案管理是一项具体细致、繁琐复杂而且原则性和服务性很强的业务管理工作，政策性强，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，而且必须要有强烈的事业心和高度的责任感。网络教育学生档案管理区别于普通高校学生档案管理，它主要体现在管理方式更加多元化，管理人员具有很强的信息素养和沟通协调能力，要能熟练掌握现代信息技术，可以通过网络与学生、教师进行全方位的交流，能够指导学生在学期间通过网络远程交互通讯方式完成如选课、查询、报考等，这就要求学生档案管理人员要转变思想、提高工作效率、有较强的服务意识。

总之，在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献：

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在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、电子档案的定义及其特点

所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：

1、电子档案管理的优势

首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。

2、电子档案管理的缺陷

首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。

二、电子档案对高校档案管理的影响

1、档案管理程序的转变

纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。

2、电子档案分类方式的转变

电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。

3、电子档案管理内容与形式的转变

档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。

三、高校电子档案管理策略

1、重视高校电子档案存储设备的检测

电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。

2、做好高校电子档案原始性保护

高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。

3、加强高校电子档案管理员的技术指导

要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。

四、小结

随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。