档案管理方法模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理方法，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

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随着社会的发展，企业以及事业等单位为了自身更好的发展，从而在市场占据有利的位置，对于人力资源的开发越来越全面，也因此，对于人事档案管理方法的研究也越来越深刻，但是不可否认的是，目前，人事档案管理方法仍然存在很多的问题，这不仅导致企业以及事业单位无法根据实际情况进行人员的调配，影响自身的发展，也会导致整个社会的人力资源开发不合理的情况发生，但是人事档案管理在社会发展中有着不可取代的位置，因此，必须采取一定的措施解决人事档案管理中所出现的问题。

1人事档案管理方法的现状

1.1认知意识不足虽然人事档案管理工作的重要性逐渐被整个社会所认可，但是由于人事档案的概念进入我国的时间较短，使得绝大多数的人员对人事档案管理工作认知不全，就会严重影响了单位的人员调度，而人事档案管理的认知不足最主要是由于人事档案管理工作属于服务型工作，而服务性工作使得档案管理人员无法认识到自己工作的重要性，从而使得人事档案管理工作流于表面，进而在阻碍人事档案管理工作开展的同时，也影响了人事档案管理工作的发展。1.2管理制度不健全由于人事档案管理人员对于自己工作的认知不全，重视度不够，就会严重影响工作态度，从而衍生管理制度不健全的情况发生，进一步的影响人事档案管理工作的开展并限制了人事档案工作的发展前景。换句话说，人事档案管理制度的不健全就会使得整体人事档案管理无序，混乱，严重影响人力资源的进一步的开发，也会使得人事档案管理工作的安全性极大的降低，从而导致人事部内的人事档案严重流失，这在一定程度上侵犯了个人的隐私。1.3管理人员专业素质较低正是由于人事档案管理工作属于服务性工作，这才使得工作人员的工作激情下降的同时，也会使得管理人员的素质逐渐降低，对自己的工作不重视，极易出现偷奸耍滑的情况，进而影响工作的进度以及人力资源工作的开发；再加上由于人事档案管理工作所需的技术不高，使得人事档案工作上手容易，从而导致从事人事档案管理工作的工作人员缺乏相应的专业素质，进而致使人事档案管理工作出现无序的情况，使得人事档案管理工作名存实亡。

2优化人事档案管理方法的对策

人事档案管理工作在当今社会有着十分重要的作用，但是由于目前人事档案管理工作出现了各种问题，限制了人事档案事业的发展，所以必须采取措施优化人事档案管理方法。2.1强化认知认知不全就会导致对工作不重视，进而影响一个新兴行业的发展，而对人事档案管理工作的认知不健全，不仅会影响人力资源的开啊发，也会衍生其他的问题，影响人事档案管理工作，所以为了人事档案能更好的发展，必须强化工作人员的认知意识，从而工作人员对自己工作的重视度，从而使得人事档案管理工作能落于实际，健全人事档案管理工作的整体机构，可以使得整个人事档案管理机构能够有序的开展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保证管理工作有序开展的重要因素，而为了进一步优化人事档案管理工作，必须健全人事档案管理工作，人事档案管理工作十分重要，不仅体现在人员调度上，也体现在了人员的潜能开发上；从另一方面来说，人事档案管理工作是整个公司相对重要的工作，所以为了更大程度的规范人事档案工作，必须健全人事档案管理制度，除此之外，建立相应的监督环节就会最大程度的降低人事档案失窃的情况，进而保证管理工作有序开展。2.3培养管理人员的专业素质人员是一个工作开展的关键，因此工作人员的专业素质正是保障管理人员工作开展的关键，所以为了提高人事档案管理工作的效率，必须提高管理人员的专业素质。众所周知，人事档案管理工作十分的繁复，也十分重要，所以工作人员需要投入大量的人力、物力保证工作的开展，而其中也参杂着大量的专业知识，因此，必须加强人员的专业素质，培养专业的档案管理队伍，降低人员流动所带来的损失，从而保证人事档案能够发挥其应有的效用，进而提高人事档案管理质量以及管理效率。2.4其他解决措施除却加强社会对人事档案管理工作的认知，提高工作人员的专业素质，健全人事档案管理制度这三种方法来提高人事档案管理的工作效率，还可以通过建设现代化人事档案管理来提高人事档案管理的工作效率，近些年来，由于计算机以及网络技术的发展以及普及使得信息化建设的逐渐加快了步伐，所以必须将传统的人事档案管理方法转换成现代化计算机管理模式，从而适当的管理更加方便，加强管理效率，使得人事档案管理能够发挥相应的效用。

3优化人事档案管理方法的社会意义

人事档案记录着人的一生发展，而人事档案的管理更是便于对人员管理以及调度的最有效的措施，所以无论是为了人力资源最大程度的开发，还是市场的发展，人事档案管理都具有一定的重要作用，而从另一方面来说，为了实现中华民族伟大复兴的中国梦，就必须把力量都使到刀刃上，因此更需要人事档案管理工作的开展，所以优化人事档案管理方法可以为祖国的建设提供一定的助力。综上所述，当今社会正处于人口大爆发的时代，而为了更好的做好民生工作，人事档案至关重要，一般情况下，人事档案仅在企业以及事业单位中被广泛使用，但是实际上，无论在何处都有人事档案的踪迹，而在新的形势下，旧有的人事档案管理方法并不足以满足当前社会对人力资源开发的目的，这也就致使当前的人事档案管理方法逐渐与社会脱节，进而影响市场的发展，因此人事档案管理方法必须与时俱进，进而使得人事管理方法能为人力资源的开发做出一定的贡献，为国家稳定的发展做出一定的贡献。

参考文献

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1.1房地产档案信息的复杂性特征

房地产档案信息是房地产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、照片、图纸、表册等不同形式和不同载体的历史记录以及经过再加工后形成的信息产品。房地产信息汇集过程中，设计的房地产平面图测绘、房地产面积测量、土地界限的认定等均需要规范、严谨、技术性的专业要求。

在建立好房地产档案之后，部分档案属性也在不断变更，如房地产的买卖、继承、赠与、交换等权属变更，同时房屋的扩建、翻改、拆迁等也在不断变化，有很强的动态性特点。房地产档案随着产权人的变更而变化，因此需要及时补充和更新材料，以确保房地产档案的可靠性与真实性。

房地产档案信息的可靠性与真实性能够为产权审核和调处纠纷提供明确参考与有力保障。房地产管理部门按照一定的操作要求代表政府行使职能。各程序之间能够相互制约、相互监督，从而使房地产档案信息具有真实性与法律性。

另外房地产作为固定资产，无论在单位集体还是在个人财产构成中，都占有重要的财产比例，因此房地产档案的存储质量将直接决定产权人房地产档案的价值和其佐证作用。

1.2房地产档案的多角度服务特征

随着房地产二、三级市场的逐次放开，房地产的交易也逐步活跃起来。只有通过对房地产权属档案进行查证，才能确保各交易行为的合法有效性。一方面能够有效为法院解决房地产纠纷服务。随着房地产事业的发展，各种房地产纠纷案（事）件也呈逐步上升的趋势。在房地产权属登记管理过程中形成的权属档案能够有效的保护当事人合法权益；另一方面作为一种永久性的重要信息资源，当地产档案不仅可以为国家各种住宅建设宏观决策提供重要的信息数据，同时还可以较为全面的反映出各种权属房产的结构、户数、面积等，能够有效的将各类数据提供给建设部门。

1.3房地产档案价值的渐进性特征

初始文献信息的开发能够通过收集整理房地产档案原件、复印件形成汇编结果。通过对初始信息的归纳梳理，有利于房地产档案管理部门的阅览、证明等，使庞杂的信息数据更为有序集中。

在初始文献信息的基础上，对房地产档案原件需再次进行整理。经整理后的信息档案能够提供房地产档案信息线索，以供查阅房地产档案信息的来源。经过梳理后的档案信息，脉络更为清晰、查找更为便捷、统计更有效率，可以在较短的时间内对较大信息量的房地产档案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基础上，可以经过归纳总结和分析研究，概括形成更为浓缩的房地产档案信息。高度概括的房地产档案信息不仅具有更强的指导意义，也因其提供的动态性、预测性、评述性内容而具有更高的参考价值。

二、房地产档案管理的方法

近年来，随着房地产档案数量的增长和房地产档案使用率的不断增加，房地产档案管理的重要作用逐步凸显，如何加强房地产档案管理成为亟待解决的问题。

2.1提升从业人员与相关人员对房地产档案管理的重视度

房地产档案管理科学与否直接影响房地产市场的管理秩序和发展进程。加强房地产档案管理，能够充分依托房地产产权的原始依据，合法证明权利人与房屋土地的权力关系，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。因此，为维护房地产权力人的合法权益，各级政府和相关部门从业人员需对房地产管理工作高度重视，并争取在财力、人力、物力上给予充分的支持。

2.2以制度为准绳规范房地产档案管理

严格的管理制度，是规范当地产档案管理行为的有效方法。按照房地产档案管理的工作要求，需要建立于完善立卷归档制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案统计、鉴定、销毁制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度、档案信息化管理制度等，以此规范房地产档案管理的方法和程序。

2.3夯实房地产档案管理的基础工作

依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等相关规定，做好房地产档案初始信息收集、多次信息梳理、系统分类归档等工作；同时按照收集、整理、归档的工作流程，收集整理、归档调档等腰严格检查、认真校对，对原有房地产档案信息进行彻底清查，以保证初始、基础信息的连续有效性；依据房地产管理分类的相关规定，制作统一规范的管理标准，建立统一分类、编码目录，使档案编号和登记册、簿、卡等保持一致。注意档案排放的有序性，以便于查阅、管理和使用；做好基础档案的审核工作，保证房地产档案的真实性，对各个环节的档案认真校对，并与原始凭证进行核对。

2.4充实人才队伍加快房地产档案的信息化管理

房地产档案管理工作需要专门的从业人员，需要熟悉档案管理业务同时，也精通计算机方面的专业知识。因此需要加强房地产档案管理人员的技能培养，充实现代化档案管理的专业知识，使房地产档案管理人员能够全面系统的掌握档案管理专业知识，能够更好的收集档案、管理档案和开发利用档案资源。同时要加强从业人员应用计算机工作的业务能力与水平，以人才为基础加快建立现代化的档案管理信息处理系统，从而使房地产档案的价值得到进一步提升。

2.5建立档案管理网络畅通档案管理渠道

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1.1人才竞争日趋激烈，“人档分离”比较普遍

在当前人事档案管理工作中，“人档分离”现象较为普遍。这主要是由于当前高校人事改革及办学规模不断扩张的新形势下，人才竞争越发激烈，这也导致人才流动性较大。部分人员在流动过各中没有按照规定进行人事的办量，没有进行人事关系的调转，从而导致一些“无头”和“断头”档案产生，从而使“有档无人”及“无档有人”的现象较多。

1.2归档材料不完整，档案管理不够规范

近年来高校取得了较快的发展，再加之高校人事制度改革不断深入，高校在发展过各中更重视人才的引进。各高校都会采取各种方法来吸纳一些高学历和高职称的人才。但由于所引进来的高层次人才多数档案材料都不完整，档案材料中学历学位材料、年度考核材料、专业职称变动材料、工资变动材料等都存在着不同程度缺漏的情况，由于这些人才档案中材料存在严重的缺损现象，不仅对高校人事档案内容的完整性带来较大的影响，而且也给高校人事档案管理工作带来较大的难度。

1.3管理手段待提高，信息资源难整合

在当前很大一部分高校人事档案管理工作中，传统的手工人事档案管理模式仍然为高校人事档案管理的主要模式，而且在档案管理工作中，对实体的形式较为重视。尽管当前高校加快了信息化建设的进程，但档案的信息化建设仍处于初级阶段，不仅没有实现档案全文的录入和扫描，而且档案信息数据库建设也存在许多不完善的地方。由于人事档案管理方法较为落后，这就导致人事档案材料在归档过各中极易出现错误，同时这种落后的管理方式对于当前高校人事档案管理工作量不断上升的情况也越来越难以适应。加快高校信息化建设和档案电子化管理具有迫切性。部分高校加快了信息化建设的速度，同时也初显成效，但由于高校各个部门之间缺乏有效的沟通，信息很难进行整合和交换，这对当前高校档案信息系统传输和信息资源共享带来了较大的难度。

2构建高校人事档案服务的有效路径

2.1科学分类，编排有序

当前高校人事档案管理主要分为管理人员、专业技术人员和工勤人员等三类形式，这与原来的干部和工人两大管理形式发生了较大的变化。所以在当前高校人事档案管理工作中，需要针对于人事档案的新特点来对高校人事档案进行科学分类，通过准确的分类、有序的编制，确保档案能够有效的满足完整、真实和实用的要求，进一步对分类管理进行强化。同时还要在高校内建立由专人负责的档案收集制度，有效的提高全体职工的档案意识，确保高校人事档案工作自觉性的提升。在高校内各部门都需要配备兼职的档案员，定期、随时、定向对档案材料进行收集，确保材料内容的完整性和准确性。同时还要加强对档案材料的审核和鉴别工作，科学对档案材料进行分类后，再整齐进行装订及整理。

2.2加快档案信息化进程中人才队伍建设

目前，档案信息化建设所亟需具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。领导重视是高校档案人员合理配置的重要前提，也是档案人才队伍形成的有利保证。同时，高校领导要把档案人才建设列入学校整体发展规划，要建立科学合理的档案人才培养体系，建立系统的人力资源培养和储备机制，以健全的机制和多元渠道培养、引领人才队伍建设和全力提升档案人才队伍的知识水平，提高管理业务工作能力和拓宽服务视野。

2.3整合共享信息资源，确保档案信息真实完整

高校档案信息化建设与管理是一项长期、系统的工作，需要高校各部门、各单位调整数字资源，进行信息资源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系统。形成人力资源信息共享与交换系统，人员进校、离校的服务系统，人才的招聘、录用、考核、评价系统，人才的待遇信息系统，财务系统综合信息系统等，提高数据和系统的质量。在当今高校改革和人才流动频繁的信息时代，高校人事档案服务要为发掘人才、鉴别人才、使用人才提供真实可靠的材料和信息。因此，要注重收集能够反映教职工个人素质和工作实绩发展的各种培训、出国进修、访学与留学、访问研究以及提高学历学位的有关证明材料，全面客观地反映人才的全貌。同时，要提高广大教职工的档案意识，确保材料的真实可靠、及时归档。档案部门要强化制度建设，确保信息公开透明，增强档案工作的事业心和责任感，积极主动地去收集档案信息，在收集整理档案材料时，避免虚假材料和不真实信息入档。

2.4构建信息平台，实现人事档案信息化管理

信息资源建设与信息化平台是档案信息化建设的核心，高校人事档案信息化建设与服务，其核心是建立人事档案数据库，通过数据分析，将个人的德能勤绩、工作业绩、能力评价等实现量化考核，利用计算机对人事档案进行立体、动态的管理，既满足人事信息资源的共享，又能极大地提高档案管理工作的效率。同时要把有关的电子档案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用已有的网络平台做好电子档案的接收和管理。与高校各部门建立信息对接的系统，通过信息系统运行平台，最大限度地实现档案的收、管、用，实现档案信息数字化系统的兼容，档案管理系统与高校信息化建设的其他系统之间能实现信息的融合，各子系统之间能实现信息直接导入和提取。通过网站展示档案资源，开展档案信息在线查询服务，向利用者公布开放档案信息内容。

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Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.

Keywords: financial files, computerization, document management informatization

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

引言

随着我国会计电算化事业的不断发展，手工会计下所采用的档案管理办法己不适应电算化会计的需要。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策。

一、会计电算化背景下的会计档案特点分析

在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。

各级企事业一单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，使会计档案赋予了许多新的特点，主要体现在以下几个方面：

1、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范田和领域扩大了。

2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

4、电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

5、电子财务档案便于计算、分析，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和质量。

二、电算化会计档案工作策略探讨

1、加强基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。

在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制等，保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、收集好会计档案

财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销传与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3、做好档案的管理与保存

在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。

4、做好档案的整理和利用

在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

三、电算化会计下档案管理注意事项分析

1、注意做好备份工作

备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封:备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、重视计算机系统的软硬件维护

计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩人损失。

会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对摊个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”，但无论软件质最如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问:采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设各故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗}H财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

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（一）领导要高度重视，制定档案管理相关规定

在找矿档案管理的过程中，单位领导要高度重视档案管理，不但要保证档案管理员的素质能够满足时展的需要，而且还要确保在找矿过程中每一笔档案都能实时记录在案，要建立完整、准确、安全、系统的档案管理系统。另外，还要成立档案管理领导小组，实时加强对档案管理的验收，并制定档案管理的法规以及制度，要让档案管理员有章可循，有法可依，而不是将档案管理成一盘散沙。

（二）加强档案管理员的素质提升工作

随着社会的不断变革，档案管理工作已经由过去简单的在档案工作室的记录变成了实时跟踪记录。因此，加强档案管理员的素质，尤其是档案管理员的计算机操作能力的提升已经放在了重要的位置。单位管理者要组织相关培训，指导档案管理员能够得到一定程度的指导，提升自身档案管理能力。

二、建立档案管理网络体系，加强档案管理硬件设施的管理

（一）建立档案管理网络体系

随着互联网使用的不断深入，建立档案管理网络体系已经势在必行。在档案管理工作中，要明确总工分管、总工办主任负责、档案室专职档案员以及各部门档案员协助管理的四级管理体系。档案管理员不但能在档案室将各项数据记录在案，还要善于通过互联网系统实时修正各种找矿资料。在有条件下可以建立互联网系统，与自治区国土厅档案信息中心联网，将找矿过程中出现的最新数据实时记录在案，并上传到档案室进行数据更正以及传输，确保档案实时、高效地为进一步找矿提供坚实的物质基础。而在档案室的档案管理中，对各部门的找矿数据也要实时修正，并加强各部门之间的联网，使档案室的数据资料第一时间得到更新和上传，方便进一步制定相关的找矿方案。

（二）加强档案管理硬件设施的管理

在档案管理工作中，要积极配备相关电子设备，如电脑、打印机、扫描仪以及户外使用的并能实时联网的微型电脑、碎纸机、电动缝纫机等。同时，要对硬件设施加强管理，确保硬件设施都能得到安全的保护。另外，还要加强硬件设施管理的规章制度。

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中图分类号：G271 文献标识码：A

我国电力企业对国家经济发展起着支柱的重要作用，电力企业的会计事业可以说关系到国计民生。因此，加强电力企业会计档案管理迫在眉睫。在强化电力企业会计档案管理的工作中可以根据过去的会计档案管理方法进行对比分析，并根据问题采取针对性措施，从而提高会计档案管理工作的质量。但是，由于我国大部分电力企业在会计档案管理工作上投入不足，导致我国电力企业会计案管理质量和效率都不高。

1电力企业会计档案管理的现状

受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用，而对会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时，由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。

2电力企业会计档案利用的意义

2.1掌握整个企业的整体资金状况。企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。

2.2监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞。利用会计档案可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因；对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

2.3提高资金的使用效益。利用会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂余缺，可以尽量利用自有资金、减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。

3加强电力企业会计档案管理工作的措施

3.1进一步完善企业会计档案管理制度实施细则。制度是保障公司和单位稳定和高效运行的根本，当然电力企业的会计档案管理机构也不例外，只有明确档案管理各方的具体职责，并建立健全相关制度，使得档案管理得到细化和明确，才能从更大程度上提高电力企业会计档案管理的管理水平。在会计档案管理的管理制度中要明确档案保护和档案管理的重要性，尤其是相关会计数据档案的保护和储存也是极为重要的，它对会计档案管理的业务水平提高有重要影响，因此，对会计档案的保护与管理应该受到电力企业高层的重视，有关的工作人员应该自觉、主动地增强自身的档案管理意识与理念，对档案进行定期的、仔细全面的检查与核对，一旦发现不合理的地方应该立即报告相关处理机构，进行快速有效的处理。另外，在当前日新月异的社会发展中，会计档案管理制度的完善必须要有对档案管理工作充足的认识，这不仅包括管理人员和工作人员，更包括领导和上层部门。加强对档案管理的计划方案设计和未来发展规划的制定，这对档案管理工作的未来发展方向有着极为重要的指示作用。

3.2加强会计档案管理的硬件投入。会计档案管理工作具有很强的系统性、综合性，管理起来是相当复杂的，在管理过程中极容易受到众多不确定性因素的影响和制约，除了对档案保管人员的个人能力与素养有较为严格的要求外，相应的硬件设备也是比不可少的。电力企业应该增加对会计档案管理工作的支持力度，包括人力、物力和财力三个方面，积极购进先进的硬件档案管理设备，淘汰旧有的档案管理设施，购进的硬件管理设备应当具有防尘、防电磁干扰以及防潮等特点，而且还需要进行相应的计算机硬件病毒防火墙的设置，防止病毒入侵造成的档案信息泄露和丢失，只有这样才能从硬件上保证会计档案管理工作的顺利进行。

3.3加强组织领导，提高会计档案管理水平。要想从根本上提高档案管理的水平就必须提高管理人员的管理意识，因为意识是行动的基础和先导，若想提高事业单位档案资料的管理质量，首先要加大对档案管理知识的宣传力度，只有让事业单位的内部人员都对档案管理有了正确、充分的认识，才能用心做好档案管理工作，才能增强档案管理意识，明确自己在档案管理方面应尽的责任和义务，为提高档案管理水平和质量贡献出自己的力量。另外，要想加强会计档案管理的水平，就必须加强对会计档案管理人员培训，提高能力。对档案管理人员的培训是必备工作。档案管理人员要着重增强其专业知识、专业技能，提高业务素质，既要精通档案管理工作，又能熟知技术领域，保证档案管理工作的规范化。除了提高相关人员的自身素质之外，还要提高档案管理从业人员的资格准入标准与门槛，保证引进的管理人员具有很高的工作能力和技术水平。其次，就是要加强相应制度和规范的建立，健全制度，落实责任。

3.4加强会计档案利用工作。伴随着我国社会和经济环境的不断变化和发展，我国电力企业会计档案管理将会更加信息化和科技化，并且对会计档案的利用也将更加便捷化、人性化和自由服务化，在进行电力企业会计档案的利用时要注意保证利用的信息化、高效化和联合化，而且利用时应该注重利用形式的制度化、利用的合理化以及档案信息的保护等。在进行会计档案利用时，要转变传统的观念，建立超前意识、加强自我观念、创新利用服务形式以及加强信息资源共享等，这些都是提高会计档案利用质量的关键所在。另外，对会计档案的利用要围绕整个电力企业的发展目标、方案、生产经营形式等，这样能够保证会计档案利用的根本目的是企业的未来发展，而且，利用时要对企业内部人员进行分职权性的信息开放共享，从而加强会计档案信息的保护。

结语

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1． 2 定时进行血站医护人员人事档案的续订工作。将近期医护人员的个人学历、晋升、考核等资料进行更新; 卫校、医学院新毕业参加工作人员报到时就建立接收记录，适当时候及时建立本人人事档案，确保档案建立的及时性。

1． 3 人事档案保存的环境十分重要。一个环境的温湿度对保管好档案，延长档案寿命有很大关系。因为档案纸张由于存放年久而变质，这种变化过程称为自然老化。高温、潮湿、低温和干燥对档案的破坏作用是很缓慢的，我们肉眼感觉不到，因此，这就要求我们采取科学的保护措施，控制与调节库房温湿度，避免人事档案的损坏，所以，保持相对湿度 50% －65% 以及 10－18℃ 的温湿度环境，是对档案最好的一个保管状态。

严格的讲，血站医护人员的人事档案资料是一个人从无到有的依据，需要完善的管理制度，为血站职工保存一份完整的人事档案是必不可少的一项工作。随着管理人事档案的负责人出现工作调整，交接过程中，必需要有交接手续，不仅是明确档案负责人的责任，也是维护档案安全、完整的必要手段。现在，许多医疗卫生单位形成了档案由多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。任何一份材料履历材料的丢失都会为个人带来一生的遗憾，而内容丢失最容易出现的环节就是档案交接的过程。所以，我们在做好血站医护人员人事档案保管工作的同时，更要加强档案交接工作管理。

2 血站人事档案交接中应注意的问题

2． 1 首先要使负责档案管理相关人员深刻领会档案管理的重要意义和档案交接工作的重要性，上级主管部门要高度重视所有负责档案管理人员的思想教育工作。档案管理是一件非常细小、琐碎的任务，所有负责人需要有特别强的敬业精神和端正的工作态度［1］。如档案交接过程中出现了问题，不一定是负责档案管理人员业务能力有问题，更重要的是相关单位忽视了对负责档案人员的思想教育工作，使得本单位负责档案管理工作人员缺少责任心。老档案人员离职后，新增负责档案管理的人员接管，而档案交接手续还未办妥，以致出现两人都不愿负责，造成档案丢失、毁坏等情况，责任分工不明确，相互推诿，从而导致档案管理前后脱节。因此，负责人事档案管理的专职人员，首先得端正思想、提高认识、明确责任，有强烈的责任感，才能确保人事档案交接工作严格按照制度执行，使档案完整无缺。

2． 2 常规中人事档案在移交过程中先要归档分类。在移交前把准备交接的档案进行整理，做好档案备份。一般医疗单位人事档案中职称系列的内容最为重要，尤其是初级、中级、高级职称要保证内容齐全，这样才能为下一次晋升打下良好基础。这过程中应及时交接新增的档案内容，有些内容还需要再次使用，即使这样也要先进行归档，然后需要时再按制度办理相关借阅手续。有些医院在档案管理过程中不能严格执行各项制度，无故延期或缺失相应内容，更没有按人事档案管理制度中的要求进行整理，无移交人、接管人等，造成部分档案即使缺失也无处可查证，给个别医护人员造成不可弥补的损失。

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Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中图分类号： TU99文献标识码： A 文章编号：

市政工程档案的分类

市政工程的档案包括文件和记录，文件分为外来和自制两种，如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录(培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划)也分为外来和自制两类。

二、档案管理的方法

(一)管理体制改革的分析

要定期对相关的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合市政工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。

(二)重视工程档案管理工作

工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于l工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施_工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力、物力、财务；三是为项目档案管理带来较大难度；另外，对工程质量检测单位资料审查带来难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。

(三)制定出工程档案管理办法

1．档案管理前的控制

为了让管理工作顺利的开展，须对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。

2．档案管理中的控制

在档案管理的过程中，可采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案(如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图)采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案(如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录)实行分散至各部门(单位)进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。

(三)加强对市政工程档案工作信息化和网络化建设的研究

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程梢案中运用。现阶段，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。南于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年，有些公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

(四)建立档案检索系统

各部门应有效利用部门的微机资源建立本部门的档案检索系统。提高各部门(公司)的档案管理水平提高各部门档案管理工作中的协调工作能力；方便各部门(单位)对档案利用，借以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料；内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。

(五)及时做好传递和变更记录

在档案管理的过程中，如果经常性的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等)，才可能有效的了解档案的来龙去脉肪止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

(六)加强市政工程档案管理人员和有关技术人员的素质

随着时代的变迁和建筑业的不断发展，市政档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。在迅速发展的市场经济中，要想做好市政档案管理工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。首先，要注重人才。社会的发展，科学技术的进步，使市政档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案[：作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动市政档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。

(七)定期对资料进行整理

由于资料整理比较繁杂，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。

(八) 严格把关市政档案的验收

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1.1没有意识到档案管理的重要性

当今的很多医院更注重经济效益而轻视档案管理方面，有些医院甚至忽视了档案管理问题，认为今时不同往日，现如今科技发展进步，医疗仪器、新生代药品都相继问世，陈旧的医院档案不过是过时的药方，这种想法大错特错。不管医院引进多么先进的医疗设备都需要结合医生丰富的经验，而这医院档案就是不可多得的经验来源。由于医院工作人员没有意识到档案管理重要性，甚至本末倒置，造成医院档案混乱，珍贵资源变成废纸一堆。

1.2档案存放混乱、管制不完善

医院档案内容丰富，数量巨大，档案需要管理人员定期整理，以方便查阅取用。由于以往的档案资料大多是纸质版，档案保存时对存放环境有一定要求，以免档案受损。但有些人不能明确医院档案的重要性，在档案保存方面漫不经心，久而久之致使档案受损。轻微受损的档案尚能通过一些方法修复，但是一旦档案受损严重，珍贵资源将毁于一旦。用房紧张的问题也时常会造成医院一再缩减档案管理室的面积，大多数的医院档案管理室比较狭小，空间往往不够用，使用起来不方便，有些档案室阴暗潮湿，文件档案至于其中时间长会有所损坏。此外，管理水平的低下也制约了档案管理的发展，严重影响了医院现代化的发展。

1.3管理人员专业素质不高

由于有些医院对档案管理的重视程度不高，在选取管理人员时也不加以重视，造成管理人员专业素质不高的现象。忽视档案管理人员专业素质是当今医疗卫生事业的普遍存在的问题。因为大部分管理人员没有经过专业培训，在档案整理整合、分类归档等方面能力欠缺，造成档案混乱、查询不便，致使档案不能尽数发挥功用。由于档案管理方面有所欠缺，使得医院档案管理制度形同虚设，没有真正发挥相应的作用。

2医院档案管理的改进方法

2.1提高对医院档案的重视

人们对档案的重视程度直接影响管理档案时的工作态度。如果不能从根本上转变人们的观念，无论多强硬的手段都很难实现档案规范化管理。提高人们对档案管理的重视程度，强化管理意识是改善档案管理不可或缺的内容。工作人员对医院档案重视程度提高，工作中自然就会明确自己的责任，从而能更好地完成管理工作。医院要把档案管理提到日程上来，不可只顾眼前利益，只忙碌于看病治病，档案管理是后勤工作中一重要环节。医院加强监管力度，工作人员才能更认真负责；院方可以通过例会讲解、开展座谈会等方法加大宣传力度，让人们明白医院档案的重要性；在医生看病治病的同时遇到棘手问题也可鼓励医务人员积极找寻档案，查找此方面疾病的历史记录，从中吸取经验教训，从而制定出最优方案。当医院所有人员看到医院档案发挥的巨大作用，自然而然会加大对档案的重视程度。

2.2制定完备的档案管理方针

档案管理是医疗改革中不可或缺的关键内容，其医院管理方面的方针制定和各种疑难杂症的病历报告都是医院不可再生的重要资源，制备完善的档案管理方针显得尤为重要。由于各个医院成立时间有差异，发展途径也不尽相同，医院档案管理方针制定不能以一代百，制备完善的档案管理需要医院领导根据本院实际情况制定相应方针。加大对医院档案重视程度方法上文已提及，在此就不赘述。除思想上的重视外，还要加大档案管理方面的资金投入，以改善现今的档案保存问题。以往的档案大多是纸质版，有些医院成立时间悠久，很多文件由于保存方法问题已经造成损失，这就需要院方尽量投入人力物力修缮档案。医院档案在保存方面有一定要求，纸质文件保存环境不可阴暗潮湿，图像影像类档案应根据具体情况选择保存地点。随着科技的进步，很多医院档案都以纸质版、电子版两种方式保存，并且有相应的程序可是让工作人员上网直接浏览档案，大大降低了寻找档案的时间。医院在电子档案方面投入相应资金，请专业人士制作完善的系统，系统包含医院档案内容并且操作步骤尽量简单，以提高医院档案利用率，从而更好地完善医院建设。

2.3提高管理人员专业素质

档案管理人员专业素质很大程度上影响着档案工作的进行，专业知识的匮乏和素质的高低不齐会导致档案管理工作不能顺利的进行。如果在档案信息整合方面出现问题，会导致信息混乱，查询时出现问题。对信息的整合、处理、分类等都是一个档案管理人员应具有的专业素质。随着电子档案的推行，对管理人员要求程度也逐渐提高。管理人员除了具备以上几点传统能力，还需有一定的电脑知识。医院最好聘请专业人士进行档案程序设计，并在程序运行时监控程序是否出现异常，及时排除风险。其余管理人员也要有一定的电脑操作能力，保证电子档案保存完整、运行无误。