采购档案管理的重要性模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇采购档案管理的重要性，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

医用高值耗材对人体安全至关重要，通常多为植（置）入、介入性耗材，且价格昂贵，属于严格控制的产品，具有种类规格多、价值高、使用风险大、流通使用环节特殊等特点。随着科学技术的发展与医疗技术日新月异的创新，医用高值耗材产品更新也较快，为加强医用高值耗材规范管理，促进医用高值耗材合理使用，本文从医用高值耗材档案管理工作这个基础层面进行分析探讨。

1医用高值耗材档案管理的内容

医用高值耗材指直接作用于人体、对安全性有严格要求、生产使用必须严格控制、价值相对较高的消耗型耗材，主要包括心脏介入类、外周血管介入类、神经介入类、人工关节及脊柱等植入性骨科类、人工器官类、眼科材料（含人工晶体）类、人工、心脏起博器、支架等植入性器材。医用高值耗材档案管理是对所有医用高值耗材的产品档案、供应商档案、采购档案、出入库记录档案、使用记录档案等的综合档案管理。高值医用耗材的档案做为临床使用和质量追踪的重要依据，其有效完善的管理也越来越体现其重要性[1]。

2医用高值耗材档案管理在现实工作中存在的几个显著问题

2.1医用高值耗材的种类繁多、规格型号复杂、专科性强，医院在编号归档时的依据不统一，且角度多维化，究竟按使用科室对高值耗材专科性进行分类编码归档好，还是按医用高值耗材的招标分类进行分类编码好，或是其它标准分类，无法权衡。

2.2为规避医院采购风险，医院在采购医用高值耗材时，多以省市招标的耗材目录为依据，但医用高值耗材产品更新速度快，每招一次标，生产厂家便以各种理由提高耗材投标价格，最常见的是一旦原产品的价格已被全省统一，利润空间下降，便会停止生产原产品，而推出更新换代产品，从而提高新产品售价。但医院在存档此类高值耗材时，一般不会将两个产品存在同一个档案，而是当成新产品。建立医用高值耗材档案的关联性是接下来档案工作的一个课题，这有利于医院掌握新增耗材与原产品的对比性，从而择优选择产品。

2.3医用高值耗材供应商名称的经常性变化增加了医用高值耗材档案归档的复杂性。有些供应商因累积销售金额达到了一定的数量，导致税率被提高，为了避税，这些供应商会选择重新注册新公司，再取得权；还有些进口高值耗材因授权时间到期，而未取得续期销售，导致产品在国内的商发生了变化。这便使得档案专业人员在归档供应商档案时会发现有些供应商的连贯性比较难衔接。供应商档案管理是一个薄弱环节，暂时大部分只停留在单一的时效性管理上，建立供应商评价管理体系的档案将是需要花气力加强的一个方向。

2.4医用高值耗材的各项记录一般都有存档，但是因实际工作中产生的一些障碍，尤其是高值耗材管理系统不是太完善的情况下，医用高值耗材的采购档案、入库记录档案、使用记录档案、出库记录档案与回收管理档案没有关联性的存为一个档案，而是单独的分散在各项专类档案中，不利于系统性归档，这需要一个档案体系的构建。

2.5医院对医用高值耗材档案管理的信息化重视程度还不够高，医用高值耗材档案未全部实现电子化管理。而一旦未实现系统化的电子管理，对于相关资料的查询是不便的。

3医用高值耗材档案管理的信息化

3.1档案信息化建设就是在档案管理活动中全面地应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务[3]。先进的医院信息系统是医用高值耗材档案管理信息化的有力保障。医用高值耗材的出入库记录资料有签名的纸质版本存档，但为了更好的追溯，电子记录档案是最有利的查询方式，医用高值耗材的电子流通过程记录档案不仅具有物流管理和财务管理的意义，同时也是医院医疗服务信息的重要组成部分。

3.2我院医用高值耗材档案管理目前采用的是某医像科技有限公司开发的一套信息管理系统，但被分成了3个系统：①条形码系统，用于记录送至我院的高值耗材，并为其打印条形码；②HIS系统，用于记录高值耗材使用收费；③物资系统，用于记录高值耗材出入库办理。前两个系统记载的医用高值耗材记录以电子存档为主，最后一个物资系统记录出入库档案则是以纸质档案与电子档案的形式共同存在的。

3.3档案管理信息系统的优点

3.3.1名称规范 信息系统中使用国家颁布的耗材目录规范名称、有招标目录编码、规格、单价、生产批号、有效期等，减少了误歧，规范了医用高值耗材档案管理，也为HIS系统提供了准确、清晰的收费依据。

3.3.2流程完整，并可为反向追溯物资状态提供依据 手术室固定一台电脑终端内网均装有物资系统，凭科室、人员、密码登录系统界面，领用审核人为科主任或护士长，既明确科室责任，又避免冒领行为。

3.3.3科学核算 出库单完成后，医用耗材管理部门和各临床科室都可随时在各自的电脑终端上查询本科室医用耗材领用情况，适时控制成本费用，并可对异常情况进行原因查找与分析。

4医用高值耗材档案管理的重要性

4.1医用高值耗材与患者的生命安全息息相关，医用高值耗材来源的合法性、质量的可靠性、功能的有效性等直接关系到患者的身体健康，医用高值耗材档案的建立对于医用高值材来源的追溯性等具有基础性意义。

4.2医用高值耗材在医院所有医用耗材采购与使用中一般来说约占50%甚至更高，直接关系到医院的经济效益，对医用高值耗材档案的开发利用，有助于医院物资成本的控制，减轻患者经济负担。

4.3《三级综合医院评审标准实施细则》中对医用高值耗材管理的评定标准有明确要求，要加强医用高值耗材（含植入类耗材）的采购记录、溯源管理、储存、销毁记录、不良事件检测与报告管理，医用高值耗材档案管理可以给予有利保障。

档案要服务于人们管理的需要，人们占有和利用档案是为了获得追求档案的价值[4]。医用高值耗材发展历程较短，管理以粗放式为主，医用高值耗材档案管理的标准化、规范化、信息化和精细化还需要更多经验的积累与科学的方法来促成，从而为医院临床提供更高医用信息价值。

参考文献：

[1]佟玉杰，张淼.浅谈高值医用耗材档案管理[J].内蒙古科技与经济，2013，1（2）.

篇2

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

篇3

【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

医疗设备管理工作是一门科学性、技术性很强的学科，它涉及到机械、电子、医学、微机、光学、核医学及商贸、统计等各个学科，是一门融技术性与科学性于一体的新型边缘学科。现代科学技术的高速发展，加快了医疗设备的升级换代。近几年来，大量高、精、尖设备投入使用，为医院创造了极大的社会效益与经济效益，同时，也对保障人民健康和加快医疗卫生事业的发展发挥了重要作用。现在，越来越多的医院领导开始认识到：现代化医院医疗技术的重要标志之一，是医院所拥有设备的技术水平和设备的管理水平。如何保证医院医疗设备正常运行，减少故障和停机时间，提高设备的完好率，这是设备档案管理工作的重要任务。

1、基层医院医疗设备档案管理的现状

医疗设备档案工作是医疗设备管理的一项经常性工作，它是医院医疗设备正常运转的重要保证和技术支持。在现实工作中，一些医院的管理部门片面强调对设备的论证和采购环节，只重视设备的考察和引进，设备管理的职能部门对新设备仅仅重视安装和验收和调试环节，忽视对医疗设备的相关资料的保存和档案管理。而医院的现实情况是，医疗设备的档案管理工作涉及到设备管理部门、档案保管部门、设备档案使用部门等较多的部门[3]。在医院的具体管理中，三者的责任和分工常常不是十分明确。工作不协调，未能深入挖掘部门的最大潜力和充分发挥各部门职能。加之医院管理部门如何协调三者的关系，缺乏行之有效的管理和监督手段。特别是医疗设备档案管理存在的问题不容忽视，医疗设备的档案管理系统更是薄弱环节。设备档案管理缺乏完善的规章制度，各部门的分工不明确，工作不协调;操作流程不规范，主观随意性较强，缺乏有效监管等诸多问题迟迟未能很好解决。

由于对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足，使得档案资料管理缺乏科学性，具体表现为档案管理混乱，借阅查询制度不健全，档案管理人员更换或调动时移交手续不清楚。档案资料保管分散，没有专人保管，导致档案资料收集不全，甚至相当一部分资料分散于各科室或个别人员手中，收集困难，甚至发生资料丢失。借阅和归还手续不严格，久借未归档的资料没有及时催还;更深层次的问题是，相当一部分医院缺乏经过职业培训的档案管理专业技术人员。

2、增强对医疗设备档案工作重要性认识

医疗设备档案是医院对固定资产管理的重要凭证。医疗设备在一定的时间内，从开始购置到正常运行，直至最终报废，有一个循环周期的使用过程。医疗设备档案是指所产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种技术性和非技术性的载体资料。医疗设备档案的主要价值，有着促进医疗水平可持续的发展，提高医院的综合管理优势的作用[4]。

例如，在设备使用规划中，医疗设备档案能够提供有效的信息资源，支持医院主管领导的决策，合理配置医疗资源，防止贵重仪器闲置浪费、杜绝盲目引进和重复购置[5]。在设备采购及售后服务中，医疗设备档案能够提供具有法律依据的“合同书”，根据合同条款的约定，保障医院的合法权益不受损害。在医疗设备日常运行中，医疗设备档案能够提供详细的技术资料，为日常维护和故障检修工作带来极大的帮助，保证医疗设备的安全和稳定运行。在医疗设备报废审核中，医疗设备档案能够提供真实的原始资料，发挥其功用，合理报废资产，防止医疗资源浪费。真正把医疗设备的立项采购、基本情况、监测检查、故障维修、日常维护、大型维修、报废等情况真实地反映在设备档案中。

所以，建立完整的医疗设备档案管理制度，管理好、保存好、使用好档案资源，才能使其充分发挥医疗设备档案在医疗、教学、科研中的作用。为了保证医疗设备的正常运作，管好用好设备，在设备档案具体管理中，要把医疗设备档案视为晴雨表[6]。使其真正融入监督医疗设备管理、跟踪医疗设备服务、维护、维修医疗设备正常运转的整个环节和全过程中。

统一思想认识，充分意识到医疗设备档案的重要性之后，就应该给档案管理工作提供必要的物质条件，引进档案管理专业的技术人才，成立专职的设备档案管理机构，制订完善的规章制度，规范工作流程，明确医疗设备档案相关人员的分工，加强协作，才能使医疗设备档案管理工作高效运转。

3、规范操作流程，完善医疗设备档案管理

3.1 制订切实可行的医疗设备档案管理规章制度

成立由相关管理人员和档案管理人员共同组成的“医疗设备档案管理小组”。它隶属于医疗设备管理的职能部门，负责整个医院的设备档案管理工作，修订、完善医院档案管理制度。档案管理小组成员需认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《病案管理规定》等相关法律，增进依法治档的意识。设置医疗设备档案专职岗位，应聘用档案管理的专业技术人员，负责档案管理的日常工作。设置兼职岗位，可由相关科室负责人和仪器设备主要使用者，在一定时间内负责所在科室的档案管理，定期查看、整理、核实医疗设备的使用记录，汇总后送交设备管理部门，经审核后移交到设备档案室保存[5,7]。

3.2 明确划定医疗设备档案的归档范围

归档内容由两部分组成:设备采购过程产生的文件和设备使用过程形成的资料。①申请及采购过程所产生的文件：采购申请和论证、公开招投标书或采购合同、商务谈判记录、评标和开标文件、中标通知书、正式采购合同、售后服务协议、发票复印件(原件保存在财务档案中)、标准配置的装箱单、货物运输单据、安装调试结果、验收检测证明、设备操作说明、维修技术资料，生产制造许可证、注册登记证、销售许可证。属于严格监管的特种设备，还需要有政府部门出具的技术鉴定和使用许可。属于卫生部、省卫生厅严格配置的大型设备，必须要有医疗设备配置的许可证。属于进口的设备，特别是享受国家免税政策的进出口设备，还需要有机电设备的进口证明、海关免税证明、报关单凭证、外贸合同、质量保证书、发票凭证、商品检验报告、注册许可证等。②设备使用过程形成的资料有：设备的使用登记、开机负荷累积量、消耗品类型及数量统计、操作规程、故障维修记录、固定资产的经济效益分析、使用率与完好率统计、医疗诊断的阳性检出率、报废申请与审批记录等等。

3.3 积极创新设备档案的整理方法

档案经过初步简单粗略整理后，仍然处于条理不清的状态。只有经过科学地整理，系统地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查阅使用。常规的整理过程是先按大类划分并登记目录，然后对每个类型进行整理汇总并登记目录，最后制订具体医疗设备的档案卷册。对每份医疗设备文件进行编号，按规范对文件进行顺序排列，最后编写卷内目录：序号、文件号、责任人、文件标题、日期、页码和备注。

查阅医疗设备档案只需按类型浏览目录，查询某台医疗设备的卷内目录，就可了解该设备的档案具体明细表，为查阅者提供极大方便。当然，随着计算机管理信息系统的普遍应用，纸质档案转化为电子档案，医疗设备档案整理的方法需要管理人员去不断创新[8]。例如，开发功能齐全的医疗设备档案管理系统，建立医疗设备档案数据库，设计科学的检索系统和针对不同需求的检索工具，以适应差异化的信息需求;设计完善的统计分析功能，为管理工作提供汇总信息。这就要求管理人员不断更新知识，接受新事物，才能适应新形势的变化需要。

3.4 不断拓展医疗设备档案的应用领域

建立医疗设备档案的工作目的和价值是广泛被临床医务工作者应用，为医院各项工作提供信息服务。档案管理人员不仅要确保档案资料的收集齐全，整理规范;同时更要求以认真、严谨、细致的工作作风，给医疗设备档案使用者提供高效的服务。真正使医疗设备档案在提升本院的综合诊疗水平，为医院管理决策部门了解最新动态及新技术的开展等方面，提供有重要价值的医疗信息[9]。因此进一步加强医疗设备档案的科学管理，是医院管理的重要标志，是促进医院全面发展的必然要求。

结 语

医疗设备档案的有效利用，是档案管理工作得以持续发展的基础。档案管理人员要不断提高专业知识水平和工作责任心，以细致、周到的工作，保证档案资料的有效性和完整性。在现今信息时代要加强医疗设备档案动态管理，及时收集和分析信息资源，充分发挥档案信息的作用，为有计划引进设备及合理选型提供科学依据，促进医院管理工作的发展，推动医疗服务水平的提升，更好地为广大群众服务。

参考文献：

[1] 黄瑞峰 浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策 医疗装备 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.浅谈医疗设备档案的管理 .中国现代医生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.医疗设备的档案管理浅论 新西部 下半月,2007(12X):117.

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【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用[1]。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

1.首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

2.其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

3.设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

结 语

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中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2015）08-0309-02

Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.

Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations

随着传统渔业向现代渔业发展，档案管理在现代渔业生产中的重要性日益突显，本文就档案管理在现代渔业生产中的应用进行探讨。

1 档案管理在渔业生产中的作用

1.1 档案管理在选种选育中的应用

1.1.1 引种驯化。通过广泛的天然鱼类资源调查，根据养殖目的要求有选择性地进行品种试养，确定其是否有养殖价值。这种方法可以较快地培育新品种。在调查中，要对天然鱼类各品种进行系统资料记录整理，包括鱼种名称、数量、来源地、水体水温情况、生态情况、气候条件等内容。在试养殖中，也要做好资料记录整理，包括鱼种名称、数量、来源地、水体水温情况、饲养管理情况、生长发育情况等内容。

1.1.2 选育提高。在鱼类生长发育各阶段，选择优良性状个体，淘汰劣质个体，避免近亲引起的退化现象。这就需要有原品种完整的遗传系谱档案，包括个体编号、出生日期、来源、谱系、生长发育、繁殖、图片等。

1.1.3 杂交培育。选用2种不同鱼类进行杂交，利用杂交优势产生所需的新品种。在杂交遗传培育过程中，要详细做好相关性状的数据记录及资料收集保存。

1.2 档案管理在鱼料研究中的应用

渔业养殖的规模化、集约化发展，在一定程度上促进了鱼用饲料的研究和工厂化生产，档案管理在鱼料研究中有重要作用。

1.2.1 鱼料原料品种情况调查。鱼料在养殖生产中占50%以上成本。因此，对鱼料原料品种情况的调查了解、检测分析、记录存档显得十分重要，这是确保配合鱼料生产质量的基础工作。如果没有各原料品种的基础档案，比如含水量、粗蛋白质、能量、维生素等成分的分析档案管理，就不可能研究出科学合理的鱼料配方，就无法满足鱼类生长发育的需要，甚至造成鱼料营养浪费[1-2]。

1.2.2 鱼料原料或添加剂的采购与使用。鱼料原料或添加剂生产供应方必须备有各种鱼料原料或添加剂的质量清单档案。鱼料原料或添加剂采购方在采购各种鱼料原料或添加剂时，必须向原料方索取相关质量清单，同时采样检测是否符合质量清单标注的指标，确认后方可采购，这样才能确保采购的鱼料原料或添加剂的质量与使用安全。

1.2.3 配合饲料。配合饲料是根据各鱼类品种不同生长阶段的营养需要，在充分了解掌握鱼料原料成分的基础上，经过科学合理搭配而成的全营养鱼料，这一过程离不开建立或查阅相关档案。

1.3 档案管理在鱼料生产、销售与使用中的应用

每生产一批鱼料都必须建立有营养成分比例、生产日期、保质期、添加有保健药物的休药期、使用说明等档案。销售过程中必须建立有进出库时间和数量、保质期、客户名称地址等档案。使用过程中必须建立有采购日期、保质期、使用数量和效果等档案。

1.4 档案管理在鱼病防控中的应用

1.4.1 规模养鱼场备案管理。渔业管理部门应当对规模养鱼场进行备案登记管理，登记内容包括养殖场名称、地点、业主姓名、鱼类名称、养殖面积、投放鱼苗数量、产量等，并建立纸质文档和电子文档备查。

1.4.2 防疫档案。渔业疫病防控机构应当建立养鱼场防疫档案，内容包括养鱼场名称、地址、鱼类名称及数量、预防药品名称、投药方法、投药日期、休药期、处方人及投药人姓名等。

1.4.3 疫病监测档案。包括流行病学资料、鱼病监测技术标准、规程、程序等相关资料。

1.4.4 疾病治疗档案。疾病治疗档案包括病鱼所在池塘编号、临床症状、实验室检测报告、确诊病名，用药名称、用药量、给药方法、用药时间、休药期，治疗效果以及处方人、用药人姓名等。

1.4.5 病死鱼处理档案。包括鱼死亡时间及原因、处理方式（深埋、焚烧、煮沸、化学处理、微生物处理等）、处理时间、负责人员等。

1.5 档案管理在生产管理中的应用

建立完善的生产管理档案，有利于规范管理及进行成本核算。

1.5.1 引种。建立品种、来源、规格、数量、健康情况等档案。

1.5.2 生产档案管理。养鱼场应当建立养殖档案，包括品种、来源、养殖数量、繁殖情况和进出场数量日期等档案。

1.5.3 投入品管理和使用档案。建立鱼料、添加剂和药物采购的来源、名称、数量、入库时间、领用名称和时间、使用对象和用量、经手人等有关情况。

1.5.4 发展养鱼户档案。包括农户姓名、所在乡村屯地址，品种名称、数量、投放鱼苗规格及日期，领用鱼料和用药情况，产量等。

1.5.5 产品销售档案。包括产品产地、业主名称、养殖时间、用药情况、产品数量、客户名称地址、销售日期人、运输车辆牌号等[3-4]。

2 档案管理在渔业产品质量监管中的作用

建立和完善质量监管档案，有利于确保产品质量安全及其可追溯。

2.1 生产环节质量监管档案

包括引种来源，鱼料、药品等的采购与使用，防治情况，休药期情况，销售情况；岗位责任制及责任人；技术操作规程等等。

2.2 运输环节质量监管档案

包括装载地点，运输数量，卸载地点、时间，运输车辆号牌，运输人。

2.3 加工和销售环节质量监管档案

包括来源、数量、时间、用药情况，检疫情况，加工过程记录，包装储藏记录；销售数量、时间、产品规格、客户等。

3 档案管理在渔业经济运行分析中的作用

通过信息档案留存分析，可以了解某一时期渔业发展动态、特点，从而预测某一阶段发展趋势，为政府提供决策依据，为生产者提供指导服务。

3.1 价格、销售信息

包括市场价格动态信息、销售动态信息等情况。

3.2 各类鱼养殖面积

包括鱼苗需求变化情况、养殖面积动态等。

3.3 各类鱼产量

包括养殖、加工生产量及同比环比，与全国或相关省比较分析情况。

3.4 产值和增加值

包括各品种的产值和增加值及同比环比，与全国或相关省比较分析情况等。

4 渔业档案管理现状及存在的问题

4.1 重生产轻档案管理

不管是传统渔业生产，还是现代渔业生产，绝大多数养殖业主根本没有档案管理的概念，只注重如何扩大生产和销售。由于缺乏档案的管理，在成本效益、工作效率、开源节流等管理方面无从下手。随着我国传统渔业向现代渔业发展，特别是规模化、标准化、健康养殖的不断发展，渔业生产的档案管理工作逐步摆上了议事日程，但重生产轻档案管理的现象依然普遍存在，无论是渔业监管部门还是养殖业主，绝大多数未建立相应档案，即使建立有档案，也存在较多的缺、漏项现象，记录、整理、归档、保存不完整。由于各环节缺乏档案管理，一旦发生事件时，无档可查、无法追根溯源，严重者失信于消费者、失信于社会，最终损害自己的利益。

4.2 缺乏有效约束机制

渔业生产的档案管理仍然是以业主自愿施行为原则，加上档案管理是一项繁杂工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效约束机制，业主自然不愿开展此项工作，即便开展了档案管理工作也是应付了事。

5 渔业档案管理的建议

5.1 加大培训宣传力度

加大对渔业档案管理重要性的舆论宣传力度，营造渔业行业重视档案管理的氛围，加强对涉及档案管理的相关人员进行系统档案管理的业务培训，提高对档案管理重要性的认识和档案管理的水平。

5.2 建立监管约束机制

办理渔业相关许可、审批事项、相关证照时，必须强调相关档案的完整性，否则，不予审批；在申报和审批渔业相关项目时，将档案管理作为项目管理要求；将档案管理作为检查验收项目的重要内容。

5.3 强化服务立法

制定渔业生产各环节的档案管理技术规范；将档案管理纳入渔业相关法规规定内容。

6 参考文献

[1] 王梦娉.渔业船舶技术档案管理存在问题及对策[J].档案与建设，2014（4）：86-87.

篇6

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中图分类号：TH71 文献标识码：A 文章编号

仪器设备档案管理的重要性

近几年来,大多数的检测机构都把仪器设备档案管理作为本单位档案管理的一个重要部分,落实措施,重点加强环节管理,使仪器设备档案在日常的工作中起到了较好的作用。为了保证仪器设备的正常运作，管好用好仪器设备，在仪器设备档案具体管理中，要把仪器设备档案视为晴雨表、跟踪器，使仪器设备档案管理真正地融入监督管理、服务管理、维修管理的整个环节和全部过程。加强计量器具档案管理,有利于掌握仪器设备运行状况,有利于设备档案资料保管的完整性和为仪器设备的及时维修提供依据。加强计量器具档案管理是现代化质检中心管理的需要。管理好仪器的设备档案可发挥一定的管理效果和社会效益。

二、仪器设备资料档案的作用

1. 有利于发挥档案信息在计划和采购环节中的调控作用

完整的档案信息既能反映该设备使用状况，也是相关单位制订和审核设备采购计划的重要依据。规范档案信息有助于全面系统地反馈该设备各项性能指标、完好率、利用率以及售后服务水平等情况，这些信息将为今后的设备采购和管理提供指导性意见。如能很好地利用这些信息，就可制定出切实可行的采购计划。采购前，完善的设备档案管理制度可将不合格的设备，或者不讲诚信的生产厂家拒之门外。

2、有利于提升人员素质

目前，国内公开发行的与仪器设备相关的杂志较多，而一般单位因资金和订购重点的关系，往往仅能订有限的几种专业杂志。而建立仪器设备档案必然要订购相应的材料，仪器设备管理人员和工程技术人员通过阅读和学习这些资料，可以及时的了解国内外仪器设备发展的最新动态、先进技术、管理经验以及最新产品。工程技术人员可以通过杂志刊登的一些系列专题讲座较系统的掌握各类仪器设备的结构、工作原理，这是除仪器设备培训外的唯一的途径；工程技术人员还可以通过专业杂志的维修事例分析和故障排除经验的学习，来不断提高分析、排除故障的能力。同时还可减少维修失误，少走弯路。

3、有利于服务管理

仪器设备档案是提高技术水平和保证工作质量的重要工具。现代化发展必须拥有与其功能业务相适应的仪器设备，但如何管好用好仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，减少仪器设备突发故障和开机率低的状况，只有查阅较为全面的仪器设备科技档案，特别是通过仪器设备的使用记载，查阅设备的技术状况――完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修部门及时进行仪器设备维修，可以根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少修理费用，减少仪器设备对人身的伤残。管好用好仪器设备档案，能充分发挥其在日常工作中的作用，保证提高工作质量和技术水平，主动、及时、准确地为应用于服务当中，为搞好服务管理给领导决策提供有效凭证。另外，仪器设备档案还有利于各方开展仪器设备的使用效益分析，通过效益分析，帮助使用单位综合分析仪器设备运行状态，开发仪器设备的新功能，尽量扩大仪器设备的服务范围，提高设备的利用价值。

三、如何做好档案管理工作

1、档案资料内容要全面

(1)仪器设备购置阶段。

仪器设备购置阶段形成的资料有：设备的购置计划、购置申请书、购置批准书、各厂家的报价单、设备购置技术论证结论材料（选中厂家的原因、生产厂家的资质和计量认证材料）、订购合同、发票单据等。

（2）设备开箱验收阶段。

设备开箱验收阶段形成的文件资料有：（1）设备开箱验收记录、装箱单、出厂检定证书、出厂合格证书、保修单、设备结构原理图、线路图、使用说明书、设备的影（音）资料等所有随机文件和随机配件；（2）设备安装调试记录（应双方或三方签字认可）和移交接收记录。（3）设备使用阶段。

设备使用阶段形成的资料有：a设备履历书（包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、生产厂家、价格、设备的技术状况、开箱验收阶段形成的文件资料目录、验收结论、操作规程、开始使用日期）；b检定证书；c设备启用评估资料；d启用申请；e使用记录；f保养、检修、检查记录；g功能开发和技术改造记录；h事故及损坏记录；i停用记录等等。

(4)设备报废处理阶段。

设备报废处理阶段形成的资料有：设备报废申请与审批材料、设备报废处理资料等。

由于部分仪器设备从购置、验收到使用可以有几十年的时间，在这几十年的时间里，需要一直不停地追踪收集整个设备的使用、维护、检修记录等材料，所以在这个漫长的过程中，我们必须持之以恒地高质量、高标准地做好设备档案材料的收集工作。确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性。

2、收集要及时

（1）对于外购设备在投入使用之后，应立即将设备申购、开箱验收阶段的相关资料以及设备的操作规程、检定证书、设备启用评估、启用申请等相关资料交给本单位档案管理员归档立卷。

（2）对于设备的周期检定证书、使用记录、维修记录、保养记录、检修记录、检查记录、停用申请等过程资料计量管理人员应及时交给本单位档案管理员归档。

（3）整理要规范

设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的，所以，具体整理可参考“基建档案整理要求”。

归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统、真实地反映设备仪器从申购到报废的全过程。对于同一生产厂家的相同型号的设备仪器应分开归档，严格落实“一机一档一盒”的要求。

四、总结

仪器设备档案管理是仪器设备管理中的一个重要组成部分，设备档案是仪器设备管理的基础，亦是一种重要的信息资源，具有不可低估的作用。我们要高度重视资料档案管理，发挥其潜在功能，多策并举，使其在仪器设备管理中发挥应有的作用。

参考文献：

篇7

1.1基层档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位

大多数基层档案管理人员在以往的工作过程中是使用传统的方法来进行档案的管理的，在他们的工作过程中由于对工作理解的加深以及工作的熟练等原因已经在日常的工作过程中积累了一定的经验，取得了较大的进步，因此这些档案管理人员认为传统的档案管理方法已经十分先进，因此从内心地处档案管理现代化的使用。另一类的基层档案管理人员虽然不抵触档案管理现代化，但是对档案管理现代化的认识会出现问题，他们认为档案管理现代化就是买入一些先进的档案管理设备，例如计算机，光盘，微缩机等设备。但是在实际的使用过程中，大多数档案管理人员会因为缺乏档案管理现代化的培训而不会使用这些设备，因此在日常的档案管理工作中也就会将这些设备闲置下来，造成较大的损失。而且对于档案管理单位而言，也没有重视对于基层档案管理人员的培训工作，大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的一些知识，希望使用档案管理现代化来让工作更加有效率，但是由于工作经验以及专业知识的原因也无法很好地应用这些设备来进行档案管理现代化的工作。

1.2档案管理现代化的准备不充分

目前虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。

1.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡

在进行档案管理现代化的过程中，每个单位进行计算机的采购过程往往是不同的。一些单位采购的计算机价格实惠，但是性能较低，而且型号较老。另一些单位由于经济较为宽裕等原因采购的计算机都是新型的高性能计算机。在这样的情况下，由于计算机的型号性能等因素都不相同，因此在使用的过程中的通用性也就不好，大多数的数据由于这些原因无法共享，也就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。而且对于档案管理单位而言，一些单位使用档案管理现代化设备的发展也不平衡，虽然有的档案管理单位已经采购了高性能计算机，但是仍然有一些档案管理单位没有计算机用于档案管理现代化。这也是导致我国的档案馆在进行档案管理的过程中无法较好进行的一种主要原因。

2.如何解决档案管理现代化中的问题

2.1对基层档案管理人员进行定期培训

为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，首先应该对基层档案管理人员进行培训。通过一系列的培训能够让档案管理人员名学应该如何使用计算机来进行档案管理的方法，同时也能够让基层档案管理人员能够明确档案管理现代化的内涵以及意义，从而能够让档案管理人员的专业技术得到较好的提升。同时在进行实际的培训过程中也需要让基层档案管理人员进行一定的实践活动，通过这些实践活动能够让档案管理人员明确在实际的档案管理过程中应该如何进行，并且对在使用计算机进行档案管理过程中的各种问题进行初步的了解，从而保证基层档案管理人员能够在实际的工作中较好的使用档案管理现代化设备来进行工作。并且对于一些不愿意使用档案管理现代化的基层档案管理人员要进行开导，让这些档案管理人员能够了解到档案管理现代化对于档案管理工作的意义。而且通过定期培训的方式，也能够帮助基层档案管理人员尽快的了解到在实际的工作过程中应该如何进行高效率的工作，对于一些在实际工作过程中容易出现的问题也需要提前对基层档案管理人员提出，以帮助基层档案管理人员明确在工作过程中可能会遇到的各种问题，因此在工作中就能够将这些问题着重的注意，避免问题的发生。同时对基层档案管理人员也需要做出一些档案管理重要性的宣教。

2.2加强档案管理现代化的准备工作

在对基层档案管理人员进行了一定的培训后，基层档案管理人员也就具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在进行准备工作的过程中，需要对档案的著录以及标引工作进行较好的完成，这主要是对档案信息进行更加深层次的加工，同时也是在进行档案管理现代化的过程中必不可少的一个环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁杂以及困难，但是这主要是为了较好的进行档案信息管理，如果要实现档案管理现代化，那么准备工作也就必不可少。在进行现代化准备的工作中，当地政府可以为档案馆准备一些现代化的档案管理设施，例如新型的电脑等管理设备。也可以采购一些关于档案现代化管理的书籍，挡住基层档案管理人员在遇到问题时也以及时的进行翻阅，将问题解答，避免出现较为严重的后果。在另一方面，针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习到高级档案管理等情况，档案馆可以聘请一些有着丰富经验、并且在理论知识是也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行带教，在带教的过程中，基层档案管理人员可以通过观察有丰富经验的档案管理人员是如何进行档案管理的，并且从中学习到丰富的干干管理知识和经验，在日后的实际工作过程中也就能够更好的将这些理论知识进行使用。档案馆也需要注意，对基层档案管理人眼的考核工作需要达到要求，以避免带教工作无法起到应有效果的情况。

2.3进行档案管理现代化统一管理

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采供血机构作为为临床提供安全血液的单位，仪器设备在采供血过程中起到相当重要的作用，它是保障血液质量的基本条件，因此做好仪器设备管理已成为采供血机构管理的重要内容，而仪器设备档案管理是设备管理的基础环节，其管理水平的好坏，将直接影响到血液质量，技术水平和社会和谐，并且防止国有资产的无意流失。

一、建立采供血机构仪器设备档案的重要意义

采供血机构仪器设备档案材料包括仪器设备的采购环节、验收环节、使用环节、维修过程、开发环节等各个环节中形成的以纸质载体为主的材料。

从仪器设备档案的特点来看，采供血机构仪器设备尤其是用于各项检验、制备分离、血液储存的仪器设备不仅型号复杂，而且大多数属于最新科技研究应用的精密仪器，涉及学科门类多，功能多，不仅硬件结构复杂，而且使用具有多种用途功能的软件，操作为高度自动化，这些设备的随机纸质文件较多，包含仪器设备的功能介绍、用法用途等。

从仪器设备档案的内容来看，有关仪器设备采购的资料包括采购标书、中标通知书、合同、安装图纸、合格证书、随机说明书和光盘、设备确认报告等。有关仪器设备到货的资料：设备调试、验收报告和记录等。有关仪器设备使用的材料：设备的各种使用制度、维修与保养、使用记录报告等。以上所有这些材料越详细越好，这样才方便查找。

随着科学技术的进步和发展，采供血机构仪器设备不仅数量上越来越多，而且在规模上也是越来越大，技术含量也越来越高，如何管好用好仪器设备，提高其使用效率，减少设备故障，就必须建立齐全的设备档案，并加之有效地管理，让它贯穿整个设备管理工作中，这也是《采供血机构质量管理规范》的要求。因此，仪器设备档案管理是采供血机构的重要组成部分，是管好设备的基本条件和依据，是保证仪器完好率、延长设备使用年限的有力措施，是维修保养的必备材料。所以，认清建立仪器设备档案的重要性，对设备的正常运转，充分发挥其经济效益起着至关重要的作用。

二、加强采供血机构仪器设备档案管理的力度

（一）首先档案管理人员思想上要充分重视。要管理好档案，首先需要树立正确的档案管理观念，制定详细的仪器设备管理制度，真正把仪器设备档案管理工作落到实处。领导要重视，要有档案管理意识，把仪器设备档案管理工作提到日程上，领导要在各方面给予大力支持，为科学管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多询问、多了解工作的进展情况，及时发现工作中存在的问题，并给予指导和纠正，保证档案管理工作良好运转，只有这样，才能服务好采供血机构的采供血工作。

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随着临床安全输血工作社会化地位的日益提高,安全输血工作越来越受到人们的重视，对采供血工作的档案管理提出了更高的要求。2006年《血站质量管理规范》颁布实施，对采供血机构质量管理提出了规范性的要求，其中对采供血质量记录提出了具体的要求，采血、供血及检测的原始记录应至少保存10年，从献血者招募到病人输血的“血管―血管”全过程工作提出了具体的质量记录管理要求。由于记录可以被证实特定的标准已采用，因此各环节中原始记录是血液质量的客观依据，是一个血站采供血工作过程的真实反映，是质量保证体系最重要的部分，采供血档案管理的有效性和规范性就愈加重要。

1 《血站质量管理规范》涉及的档案管理范围

1.1 各级各类人员资质信息 凡从事与血液质量有关岗位工作人员的教育经历、培训、再培训证明、专业技术资格、岗位资质、特殊岗位培训证明、与质量岗位操作相关的批准、授权等均纳入档案管理范围。

1.2 采供血工作质量记录 凡涉及到献血者献血信息、血液采集、成分制备、血液检测、血液发放、运输、使用、传染病管理等记录均应纳入归档管理范围。

1.3质量控制记录 各种血液产品、关键设备、环节、工艺卫生、环境、物料等质量抽检记录等档案。

1.4质量管理记录 质量文件、记录控制、内部审核、管理评审、过程控制、质量改进及确认、差错管理、预防纠正措施、顾客满意调查等档案。

1.5 基础设施、设备、耗材管理档案 设备采购、确认、使用、维护、维修、报废，耗材采购信息、采购过程及验证、测量监视设备计量检定，库房管理等档案。

1.6 科研、开发、新技术应用等档案 科研立项、阶段管理、结题、评审、鉴定、应用等技术文件档案。

1.7采供血数据统计信息 财务报表、采供血工作量、数据统计分析及财务分析等档案。

2采供血机构档案管理中存在的问题

2.1 重视不够，档案管理工作滞后

在《血站质量管理规范》没颁布实施前，采供血档案管理的现状：一是对采供血质量档案管理地位和重要性认识不到位，档案的系统化正规化管理起步较晚，往往在档案管理不善导致在出现需出示各种质量记录以获取证明（如在输血纠纷诉讼中，未能举证采供血记录及记录汪完整而导致败诉）时才意识到档案管理的重要性。二是业务科室人员往往更重视其岗位工作的实际操作而轻视对工作的记录，导致工作无记录、记录不全、不规范，缺乏采供血全过程工作的有效证明；三是缺乏责任感和主动作为意识，认为档案材料的收集、整理与归档是档案室或档案员的事，对采供血各环节和过程档案的管理不到位，暂存、交接、整理、装订、建档等环节脱节，档案管理缺乏坚实整体的畅通的管理流程。四是对档案的储存、查阅、借阅、转存、销毁等监管存在漏洞，使档案的安全性受到影响。上述情况必然影响了档案管理的规范性和有效性。

2.2 档案整理 缺乏统一的规范标准

采供血专业机构由于其业务工作的特殊性，决定了档案管理的独特性。目前国家和有关部门尚没有采供血方面档案管理的专业规范标准，现有的机关或医院的档案管理模式，也不完全适用于采供血的档案管理，因此，目前在采供血档案管理中，对归档文件及质量记录的范围、鉴定、整理和管理利用等无标准，很多过期档案不能及时销毁，导致库房涨满，占用本就有限的库存空间，很难实现规范化、标准化，难以保证文件及记录的齐全，检索时难以提供有效档案。这种“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。《血站质量管理规范》提出对血液采集、检测、供血的原始记录至少保存10年，仅提出了一个宽泛的保存范围，但对于采供血各工作环节产生的众多质量记录并未规定一个较清晰的归档标准，各单位依据各自对规范的理解自行制定各类档案的归档要求和保存时限，造成档案管理的不规范。

2.3 缺乏高素质的档案管理专业人才

目前许多采供血机构的档案管理人员为兼职或由普通行政职员担任，专业知识匮乏；各业务科室多没有指定的档案管理员，多未受过档案管理方面的培训，造成档案产生源头管理不力的现状。很多单位配备了专业的档案专业管理人员，但又缺乏对采供血业务工作流程的充分了解，不了解业务工作和文件产生过程，以及文件之间的联系，整理立卷工作难度大。对重复过程、科室间的业务交接、与本科室职能无关的参考性材料等，往往被重复归档或忽视归档，案卷质量也难以保证。

2.4 对待非纸质档案重视不够，档案信息利用有待加强

近年来，非纸质档案如电子信息、影像、光盘、软件、通讯等类档案不断增多，采供血电子档案管理中愈加重要，采供血网络的安全使用、采供血数据定期备份、双机备份、异地备份，电子文件的管理等也应纳入血站档案管理的范围，但目前对这类档案的重视和管理还不到位、不规范，影响档案的完整性。目前对采供血档案的使用多是查阅和参考，通过对档案信息的统计、分析，在对档案信息安全保存的基础上，为人们的社会实践、科学研究服务最大化的实现档案信息的作用。

3加强血站档案管理应采取的措施

3.1 提高认识，加强管理领导和监管

把档案管理工作摆上采供血质量管理的重要位置，落实到各项业务活动的每个环节。单位领导、档案管理人员和采供血一线的业务人员提高对档案管理工作重要性的认识。采供血各科室、各环节、各过程都应纳入档案管理的系统工程，在各科室和有关人员的积极配合和参与下，各种档案资料的收集、整理、归档、管理工作才能落实到实处。

3.2 结合采供血行业特点，依法规范档案管理

贯彻《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的规范要求，结合采供血行业工作特点，是做好血站档案管理工作的根本。各采供血机构及档案管理人员，要把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；采供血机构或档案管理部门应制定一套适合血站特点的档案管理标准和规章制度，依照《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的要求，我单位建立了覆盖包括质量记录在内所有工作部门和流程的质量管理体系，规范了采供血工作的归档范围、保管期限及档案收集、整理、保管和利用的具体要求，在档案管理上更加规范。建议进一步扩大档案管理的覆盖面，注重基础性档案的管理，将档案材料形成的各个环节纳入管理范围，保证档案的完整性；加强对不归档材料的管理，妥善处理和及时销毁不归档材料；应结合采供血工作特点，理顺各类记录、档案产生、交接、保存的源头、过程及部门规律，使档案管理体现行业特色，逐步实现档案工作法制化、规范化、科学化。

3.3提高档案人员综合素质，提高档案管理水平

努力创造多种培训、学习机会，除提高档案管理知识水平外，尤其注重档案管理人员的采供血业务知识的提高，并且注重全员对档案管理知识的普及和培训，形成和谐和顺畅的档案管理流程，在各级部门和过程中指定专人兼管各类文件资料的收集、整理和归档工作，强化人人重视档案意识，才能使档案管理的水平不断提高。

3.4 加快档案管理现代化，提高档案信息利用率

应借助网络化管理的条件和优势，实现采供血档案的电子信息化管理，对非纸质档案、尤其是计算机网络形成的档案资料的收集、整理、归档和管理；进一步加强档案信息的开发和利用，开展档案研究，提高档案信息的有效利用，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。

参考文献

[1]中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范,2006.4.

篇10

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足，信息化意识薄弱。学校档案的信息化建设，可以是学校的档案资源得到有效利用，实现档案信息的共享和远程服务，有利于节省档案管理过程中的人力物力资源，节约档案管理成本。但是当前档案管理的信息化建设还没有引起足够的重视，特别是采取旧有的档案管理方法的工作人员，对档案管理的信息化建设还有排斥心理，无法充分认识到信息化建设的重要性，不能接受信息化的档案管理工作方法。档案管理部门，对档案信息管理安全性、高效性和信息资源的共享作用认识不足，信息化建设的意识淡薄。这些都造成学校档案信息化建设无法得到有效展开。（二）档案信息化建设的管理队伍薄弱，配套设施不齐全。档案管理的信息化建设需要有专业的信息化管理队伍，这是学校档案信息化建设的必要因素。同时，信息化建设需要有与档案信息化管理相配套的信息化设施，从而提高信息化水平和档案管理的效率。当前的学校档案管理的信息化建设过程中，往往会利用以往的档案管理人员进行档案的信息化操作，这些管理人员往往缺乏必要的信息化知识，无法对档案管理进行规范高效的信息化操作。现代的科学技术、计算机技术、互联网技术发展迅速，知识技术的更新快，而学校的配套设施往往难以跟上档案管理信息化建设的要求，设备老旧。这些都大大降低了档案信息化建设的建设水平。（三）档案信息化建设标准不规范。无论是传统的档案管理还是档案的信息化管理，管理标准的规范化都是档案管理的重要内容。特别是档案管理的信息化建设，涉及到相关的计算机技术和信息技术的使用，规范化的管理标准和操作规则更成为档案管理科学性、高效性的重要途径。当前的学校档案信息化建设过程中，对信息化建设标准还没有严格统一的规范，有些学校的建设水平甚至仅仅停留在利用电脑进行文字和数据的输入。档案信息化建设标准的不规范，使得档案信息的查阅、共享都很难实现。

二、学校档案信息化建设的对策

（一）加强对档案信息化建设的重要性认识，促进信息化意识的提高。学校档案管理部门要充分了解和认识到学校档案的信息化建设对提高学校档案管理水平，加强档案资源共享和学校之间的档案交流的重要性。档案管理的信息化建设，是提高学校教学水平和学生学习方法的重要措施，通过档案信息化建设，学生和老师对学校的教学活动和学习活动都可以通过更加便捷的方式获得。学校也可以通过信息的分享，加强学校之间的学习和交流，提高学校自身的建设水平。对档案管理人员的信息化认知要加强培训，促进档案管理人员信息化管理意识的提高和档案知识的更新换代。（二）加强信息化队伍建设和信息化设施的配置。学校要加强档案信息化建设的专业人才的培训和选拔以及档案管理人员的更新换代。信息化建设涉及到计算机、互联网和信息通信技术等先进的技术的应用，这些都需要专业的技术人才。学校可以利用自身的优势，在学校老师和学生中，选取专业的技术和管理人才，并通过对以往的管理人员的培训工作，加强信息化管理队伍的建设。同时，学校也要加强硬件设施的配置，促进信息化建设的安全、高效，加强计算机、扫描仪等硬件设施的采购和更换力度，建立稳定安全的学校局域网。对一些管理软件的技术性和安全性要有充分的认识，在使用过程中注意操作的规范性。（三）规范档案信息化标准体系。学校的档案管理信息化标准要严格符合国家《电子文件归档与管理规范》等相关标准规范的具体规定和要求，在具体的实施过程中，要注意加强电子文件的归档与管理工作规范，做到及时登记、整理、编目、归档，并要建立和完善电子文件的接收、采集、保管、保护和利用等措施。标准体系的建设，有利于学校之间和学校档案管理部门之间的有效沟通和良好的合作，有利于形成统一的档案信息的分享系统，促进我国整体档案管理信息化的建设发展。