档案工作精细化管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案工作精细化管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。这个概念最早被应用在企业管理上，对传统粗放型管理理念，进行集约化和规范化的管理。随着时代的不断进步，在高校档案管理工作中，精细化管理内容也得到了有效应用，为高校事业的改革与发展起到了巨大的推动作用。信息化时代的到来，也使得档案管理工作变得愈加重要，如何在当前这个大环境中，对高校档案中的相关信息内容进行精细化的管理，也是高校领导需要重视的内容。

1高校档案管理中存在的问题

1.1档案管理方法落后

在实际的调查中发现，尽管高校档案管理工作推行信息化已经许久，但是在部分高校中，由于对档案管理工作缺乏重视，所以采用的仍旧是传统型的档案管理方法，没能引入相应的档案管理人才对档案内容进行信息化的改进。信息技术的缺乏，导致档案内容的时效性的特点未能进行及时的应用，一些重要的档案在查找过程中极为不便既降低了工作效率，同时也难以在各个部门之间形成有效的沟通，甚至是这些档案还存在着一定的丢失风险。

1.2管理体制不够完善

在当前的高校管理工作中，由于校领导对于档案管理工作缺乏重视，所以容易对档案管理工作存在着忽视的情绪，导致部分高校未能根据实际的情况，制定出一套较为完善化的档案管理体制来，在实际的调查中发现，有一些学校甚至并未设置相应的档案管理人员，档案室也是和其他办公区域合用，导致档案管理工作存在着较大的管理风险。档案整理不及时，存档缺乏规范，档案信息出现遗漏问题，还有一些档案并未及时归还等问题也是层出不穷。

1.3管理设施建设滞后

档案管理的成败也和档案管理设施的建设情况有关。但是由于高校对于档案管理工作存在着误解，导致档案管理工作的资金严重不足，档案管理的硬件建设方面存在着较大的滞后性。在实际的调查中发现，一些档案在存储的环节上，档案室的设施破旧，存储的环境过于恶劣，给一些重要的档案文件造成了严重的破坏，甚至出现了无法挽回的损失。还有一些档案管理人员缺乏必要的安全意识，将重要的档案资料和危险品放置在一起，对档案资料的管理造成了较大的威胁。

2精细化管理理念的应用内涵

精细化管理理念本质上也是一种管理文化。在实施管理工作的时候，要坚持“精”、“准”、“严”和“细”等方面的原则内容。“精”，主要就是对档案管理工作要做到最优化的管理；“准”，是确保档案管理工程中，不出现一些错误的交接问题；“严”，主要指的是对于档案管理的相关制度、工作流程进行严格化的执行，加强管控措施；而“细”，主要值得是把档案管理工作做细，流程管细。在高校的档案管理工作汇总，精细化的管理措施要求在每一个细节上做到精益求精，争取营造出一个最佳的档案管理环境，对档案管理的环境、细节、成绩进行有效的营造和提升。精细化管理理念是一种对管理态度、意识和理念的结合，强调在管理过程中做到尽善尽美，将管理思想落实到管理的各个细节之中，在档案管理细节上，做到严谨、认真；精细化管理强调规则意识，任何一项操作都应该做到有规可循、违章必究，按照循环管理的思想，将档案管理制度系统化，人员管理责任明确化，对高校档案管理工作中的责任推诿、随意无序的工作状态进行改观，使得整个管理系统朝着更为协调化的方向发展。

3精细化管理内容在高校档案管理工作中的具体应用

3.1在高校学生档案管理中的应用

针对高校学生的档案进行精细化管理的时候，主要可以从以下这几个方面来进行：第一，在新生入学的时候，对于从各个省市招办邮寄过来的档案，要做好入档前的准备工作，避免出现疏漏。接收档案的时候做好相应的登记工作，并且根据新生名册情况，在其档案袋上标明院系、专业信息、学号，然后再按照学生所报考的院系进行整理存放；在进行装档工作的时候，要用黑色签字笔，将学生的相关信息内容，用正楷书写上去，避免不统一的情况出现。专业的简称要按照正式的规范格式进行书写，不能随意进行缩写；要通知院系的相关档案管理人员，并以书面的形式进行告知，约定归档的时间，注意归档中可能会涉及的问题。第二，在新生入学之后，各个院系要对学生自带的档案内容进行及时收取，并装入预先准备的档案袋中，按照院系、专业，学生的学号，来对档案进行分类存放；之后，还应该进行二次检查，看看档案中是否有错装、未报到者、夹带的问题，如果发现档案不全，要及时进行补齐。第三，学生在学校学习期间，可能会有一些新的资料需要归档，像入党资料、出国资料、社会实践活动资料、学籍变动情况以及相关的奖惩资料，这些内容也要及时进行归档，避免出现遗失的情况；在档案管理过程中，发现学生缺乏档案材料，那么要以书面的形式，令学生补齐档案。第四，在学生毕业离校之前，学校的档案管理部门应该和教务部门、就业管理部门加强联系，对应届毕业生的相关数据内容进行对照，确保毕业生的档案信息无误。对于那些休学、出国、退学的学籍异动情况，要将其档案单独抽出，进行微调化的处理；在学生毕业离校之后，则应该讲学生的档案进行归档、封存，档案管理部门应该下发档案装档通知说明，帮助学生对毕业材料的有关注意事项进行了解。

3.2在高校实物档案管理中的应用

在对学校的实物档案进行管理的时候，主要可以从以下几个方面入手：首先，建立其一套适合本单位的实物档案管理制度，将实物档案管理的工作内容，列入到单位和档案管理的部门职责中来。同时，根据相关的职校实物档案管理制度，对各院系的档案管理情况进行点评，对于表现优异的院系和个人，要进行必要的奖励。其次，要对专职档案人员的业务素质进行提升，帮助他们在精细化管理的内容之上，了解更多的专业知识，同时在档案管理室中，要解决档案管理人员兼职过多的问题，并争取创造更多的条件来，为学校档案管理人员的职称评定、薪酬待遇、福利水平进行有效的提升，为档案管理人员提供更多的保障。最后，学校实物档案管理要做到有规可循，对实物档案的管理方法进行细化处理，以件为立档单位，统一编号，一件一号，进行装盒、上柜的集中管理操作；对于那些不能装盒的实物档案，可以存放在档案柜之中；对各类的实物要进行拍照保管，同时将其相关的材料内容整理起来，完善整个档案材料，确保它们之间能够具备有机联系。保管档案材料的库房必须要具备整洁、干燥的环境条件，定期进行除尘，对温度、湿度等内容进行控制，避免环境对实物档案造成影响。一些贵重的实物档案不能轻易对外展示，尽可能以照片的形式进行提供。

3.3在高校教学档案管理中的应用

高校教学档案的管理区别于其它类型的档案管理内容，其具有较强的专业化和多样化特点，产生于教学管理活动中的多项环节内容之中。在对教学档案进行管理的时候，首先需要按照业务工作的内容，对其展开工序化的流程操作，并且进行必要的优化和改进策略。像流程内容的设定，就可以采用线性流程、责任矩阵流程、时间矩阵流程和空间矩阵流程的内容来记性。在实际的操作管理过程中，教学档案上的管理人员，可以通过职校的网络化管理内容，制定出教学档案管理流程，并按照相关的标准内容来进行考核和检查工作的进行。教学档案的管理也要顺应信息化时代的要求，以信息资源为核心，建立起电子教学档案数据库，将教学中的相关数据、文件以及所需要的师生档案整理为一个资源库，这样更方便广大师生对教学档案资源进行查阅。在教学档案的管理制度建设上，应该由学校里面一位分管这方面工作的校领导来带头，由高校档案室牵头草拟相关的制度，这样才能体现出专业性和科学性的特点来。

4结束语

精细管理的本质，就是其能够让高校的档案管理工作，可以进行有效发挥和贯彻，并对档案管理工作进行切实的提升。在实际的应用过程中，高校的相关领导需要按照“精细化”的管理发展思路，对档案管理中存在的关键问题、薄弱环节，分阶段进行查找和解决，每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样才能将精细化管理的功能、效果、作用，进行全方位的发挥。

参考文献：

[1]张学.基于精细化管理模式下的职校档案管理探究[J].档案天地，2014(7):52-53.

篇2

(一)档案管理格局混乱、机构不健全各级防疫机构管理机制不健全,由于档案特点平时不起眼,有些机构没有把档案统一的习惯,各科室对工作中形成的档案单独进行管理,由于没有统一的管理标谁,档案分散在各科室或者个人手中,各科室根据自已主观的理解和实践进行管理。由于档案的经济效益往往不能直接在社会上反映出来,使得许多应纳入管理范围的材料没有存档,造成平时我们防疫工作中形成的大量珍贵的资料丢失。另外,一旦单位内人动或部门重组、解散,这些珍贵的信息材料就有可能丢失或毁坏,造成严重的信息资源浪费,对今后查看历史档案带来诸多不便。

(二)档案意识不强、档案利用率低一套完整的档案资料,不仅对历史防疫经验的借鉴和未来防疫工作的研究有很大的参考作用,而且对整个疾控工作学术科研和涉及到疾控执法标谁都是重要的参考依据。而在当前的疾控工作中,缺乏相关的法律法规和标谁支持,档案管理人员缺乏专业知识和经验,大多存在着重经营、轻档案的意识,也由于这种思想的影响,没有认识到日常工作中档案管理的必要性和重要性,对各类档案分界不清,认为存档只是例行公事,可有可无,对形成的档案是否符合今后需求都不做考虑,档案工作者普遍存在知识面窄、知识老化等,尤其是部分领导干部对档案管理意识不强,导致档案研究、利用率较低。

(三)档案管理工作硬件建设不完善根本谈不上专业的档案库房,也正是由于这种分开管理,对档案的存档和保护工作带来了很大的困难。近年来,科学技术的进步,计算机及网络技术在各行各业中得到广泛应用,而运用计算机及网络技术管理疾控档案的却较少,大部分的疾控档案工作仍依靠人工收集、检索,储存信息量小,不利于档案的利用和开发。

二.信息化环境下的疾控档案管理工作研究

由于全球信息化高速发展,我们应该清醒地认识到,档案信息化将成为未来趋势。疾控档案作为重要的信息资源,档案管理人员必须加强重视对档案的收集、整理以及研究,为疾控工作提供快速、精谁的档案信息,要充分发挥档案这一重要历史资料的参考、凭证与宣传作用,以确定档案在疾控日常工作中的重要地位。对于在信息环境下如何做好疾控档案管理,笔者提以下几点意见供其他疾控档案管理人员参考:

(一)建立健全档案管理工作网络机制

疾控站档案管理,也是一项科学管理,在疾控系统还是新的技术工程,亚需建立和完善管理长效机制。俗话说得好,“没有规矩,不成方圆”。要提倡全员参与,先收集、整理各科室建议与意见,在档案管理总要求的指引下,设计出档案管理的规划,具体制定档案管理的各项制度,让疾控档案管理发生根本性的改变。由于疾控档案的特殊性,针对业务过程中形成的档案材料无须进行繁琐的纸质登记整理,甚至无须进入库区,可通过网络可以实时上传至网络服务器中。应用各种方法进行科学管理,使档案管理的各个环节紧密相联,形成一个系统化的整体。档案格式即可以保存纯文字性信息,还可以以多媒体的影音形式于一体存档,即可供日常查阅管理,也可供其他地区或国家借鉴,不但档案的完整性得到有效保证,而且因信息共享,可以查询档案室以外地区或国家的档案信息,打破传统档案管理的地域限制,对一些病因的学术研究和突破都有很好的推进作用。档案让我们了解以往的情况,研究疾控工作的发展过程及其规律性,批判地继承前人的研究成果,总结与吸取经验教训,继续新的研究创造所必须参考的宝贵材料。各项疾控档案利用规章制度的条文即要应非常严谨,同时更要便于执行,要不断在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

(二)提高档案标谁化、规范化水平

目前虽然有些机构也试图通过信息化系统来管理疾控档案,但由于缺乏统一的档案管理标谁和规范,各种资料存档杂乱无序,没有统一平台,甚至很多只是基于办公文档工具处理,达不到真正意义上的信息化水平,这些都严重影响档案保存的质量。要明确奖罚条例,对“失误”、“失职”责任人建立追究制度。由于疾控档案管理范围广,首先要对其管理内容进行分类,例如:环境卫生包括公共场所、水、大气等,免疫规划包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品卫生包括饮食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件设施的缺乏,而是没有制定统一的档案保存标谁和规范,因此系统没有发挥出应有的水平,要做好疾控档案管理工作,在硬件条件满足的前提下,必须要真正建立健全统一的档案管理标谁,并真正实施才能达成。搞好疾控档案的管理对保障疾控工作正常运行,对保障疾控事业持续健康发展极为重要。在建立统一的档案管理标谁后,可适当组织疾控工作人员进行培训,加强全员对档案管理的重视程度,要让每一位档案管理人员都清楚他们肩上担负着重任,防疫档案随时发挥着不可估量的社会效益,逐步使档案管理走上制度化、规范化、科学化的道路。

篇3

随着时代的发展与现代化的建设，信息化已经成为主要的发展趋势之一，加强信息化的建设已经涵盖在了我国的各个行业中，文书档案的管理工作也不例外，在新时期的发展环境下，文书档案的管理工作应该朝着信息化的方向发展，这样才能实现资源共享的效果。因此本文主要从信息时代下的文书档案管理问题展开了论述，探究其是如何实现的，并且提出了开展信息化的文书档案管理所具有的优势及其存在的问题，并且提出了有效的解决方法，希望在今后的发展过程中，文书档案的管理水平可以得到进一步的提升，更好的为发展我国的现代化建设做出积极的贡献。

1 信息化背景下文书档案管理的现实要求

在信息时展的过程中，计算机已经深入应用到方方面面中，文书档案管理也不例外，所以文书档案管理的要求变得更加严格了，只有信息化的管理理念与之相互匹配，才能满足现代化的发展要求，在这种情形下，就需要进一步将文书档案管理与信息化有机结合在一起，这样才可以促进文书档案管理朝着更加先进的水平发展。与此同时，文书档案管理还要在工作流程上加以进一步的优化，不断提高人员素质，实现人机交互机制，这对工作水平的提高是很有帮助的，这是现代化发展的必然要求，也是实现文书档案管理水平提高的必然途径，加强信息化的发展是十分重要的。

信息化条件下的文书档案管理还需要在管理队伍方面多下功夫，文书档案管理是政府机关以及事业单位等工作的重要内容之一，所以加强文书档案管理过程中的管理人员素质是很有必要的，必须要进一步建立起一支高素质化的管理队伍，这样才能与信息化的文书档案管理相互匹配。在当前的文书档案管理过程中，正面临着工作效率低、缺少时效性等问题，所以管理文书档案的部门应该进一步认识到当前的发展趋势，并且实现电子化的管理，这对促进管理水平的进一步提升有着重要的意义。高素质管理团队的建立应该是由内至外的，并且是从上而下的，这是现代化管理的必然要求。

文书档案管理工作的现代化和信息化进程，需要充足的资金保障，以及相应的信息化设备和技术软件的支持。既要考虑人员配备和继续教育培训等开支，又要考虑馆藏基础设备的完善和馆藏空间的扩建等资金的花费。这就需要有专门的档案信息管理软件，每一个文书档案管理人员都应该进行相应的培训，确保文书档案转化成信息档案的准确分类、编目和检索。

2 信息化背景下文书档案管理的几点思考

在信息化的时代背景下，加强对文书档案管理，首先就应该进一步提高管理理念，因为活动的开展需要正确的理念作为指导，文书档案要想实现信息化的管理就必须要符合现代化的管理理念，这样才能满足计算机网络下的需要，为实际的工作带来一定的便利，这是相关档案管理单位领导必须要意识到的，只有在思想上具备了深刻的认识，才能进一步的指导实际工作，创新意识是令工作得以进一步发展的首要前提，传统的管理观念显然已经不能满足当前工作的要求了，所以就必须要开展创新管理，意识上的创新可以指导行为上的创新，文书档案管理应该有计划的、循序渐进的开展，相关部门应该在人力、物力以及基础设施方面加大投入力度，采用机械化的方式逐渐取代人力操作，在收集资料、编目以及归档的规程中加以进一步的简化，使数字化逐渐代替传统的管理方式，这样才能真正的实现信息化的管理。

其次，还应该继续搭建一个有关文书档案管理的平台，这一平台的建立主要是为了满足文书档案的现代化发展进程，在传统的文书档案管理中，主要是以纸质档案为主的，并且需要大量的人力才能完成复杂的工作内容，在信息化的发展下，这一管理方式的弊端逐渐凸显了出来，所以采用计算机等手段可以进一步降低工作难度，提高管理工作的效率与水平，在搭建这一平台的同时，也是文书档案管理改革的一个过程，在搭建这一平台的过程中，主要包含以下几方面的子系统。一是文书档案的加工系统，这一系统是对文书档案进行初步加工的系统，可以降低管理时间，实现自动化的发展。二是文书档案的存储系统，在这一系统中，运用计算机的方式可以将初步加工之后的档案进行更加规范的管理，这样做可以便于今后的查找，还能实现资源共享的效果。三是文书档案的保密以及查询系统，这一系统的重要性在于可以实现对文书档案的保密工作，不同类型的软件可以实现不同方式的保密，在个人对档案进行查询的过程中，需要具备一定的访问权限，这样才能实现文书档案保密性的实现，更好的开展资源共享工作。

再次，需要建立起一支高素质的文书档案管理人才队伍，这是衡量文书档案管理水平的重要标志之一，只有管理伍的水平得到了提升，那么文书档案的管理工作才能更加有序的进行，对于管理人才而言，应该具备专业化的知识，采用科学化的手段对文书档案进行管理，能够熟练的使用计算机的相关技能，并且具备较高的信息化意识，这样才可以满足现代化的管理需要。具体来说，主要有以下两方面的内容。一是要对档案管理队伍进行科学化的规划，在队伍中不但需要具备管理方面的专业人才，还需要具备信息方面的专业人才，因此复合型人才就显得十分重要了，这样才可以满足现代化的发展需要。二是应该重视起对档案管理队伍的培训工作，只有不断掌握新的知识，新的技能，才可以随时满足现代化的管理需要，建设起一支高素质的人才队伍，在今后的工作中，每一名档案管理者都应该朝着这一目标而努力。

结束语

综上所述，文书档案管理是具有一定优势的，不但可以促进档案的查阅速度，还能满足工作效率提升的要求，所以在现代化的发展过程中，应该更进一步的提高这方面的管理工作，这样才可以满足文书档案管理工作的要求，为企业、事业单位以及其他部门开展工作带来一定的便利，希望在本文的论述下，能够引起相关人士的重视，并且进一步完善管理工作，以实现我国档案管理事业信息化的发展。

篇4

[文章编号]：1002-2139（2016）-21--01

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管等提供利用服务活动的总称，是国家档案在事业单位最直接的表现形式。目前，工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。本文将以此为背景，对事业单位档案管理工作的相关内容进行分析。

一、事业单位档案管理中存在的问题

1.信息化水平较低

随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛一应用在各项工作中，并有效提高了社会生产能力。但从事业单位档案管理工作来看，信息化水平较低时事业单位档案管理中普遍存在的一种问题，其突出表现为以下几方面：（1）信息化技术的应用水平有限。在档案管理中，一大批新的技术被应用，包括edoc文档管理系统、teamdoc文档管理软件等，这些系统具有强大的文档管理能力，但事业单位在系统应用过程中，只是开发应用了这些系统的基础部分，包括档案储存信息登记、档案查找等，系统中很多新的功能没有得到应用，在一定程度上影响了事业单位档案管理的整体水平。（2）档案管理人员的信息水平不高。事业单位的档案管理人员均接受过系统的档案管理培训，但是对于档案管理系统，很多档案管理人员不能熟练的对系统进行操作；系统运行过程中存在的问题也得不到及时解决，最终影响了事业单位档案管理的信息化水平。

2.档案管理体系不完善

当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，在档案整理过程中，档案没有按照按照摆放，导致档案日常管理工作异常混乱。

二、事业单位开展档案管理的策略分析

1.制定科学的事业单位档案管理体系

对事业单位而言，制定科学的事业单位档案管理体系是保证档案管理工作顺利开展的保证，因此在档案管理过程中需要优先制定科学的管理制度，保证各项档案管理工作顺利进行。根据上文分析的内容，本文认为在制定事业单位档案管理制度时需要注意以下问题：（1）应该充分分析本事业单位在档案管理中存在的问题，了解本单位档案管理的实际情况，并以此为基础制定管理体系，确保管理制度的科学性。（2）在制定管理体系过程中，为了保证管理体系具有良好的实用性，需要充分听取档案管理人员的建议，通过分析档案管理人员的建议，并结合本单位管理工作的相关要求制定管理体系。（3）要确保档案管理制度能有效的约束各个员工的工作，并且能对领导干部的行为产生影响，必要时要鼓励领导干部发挥模范带头作用，率先遵守管理规定，进而带动其他人员遵守规定。

2.重视对档案管理人员的培训

开展档案管理人员的培训工作，这在提高其工作能力中发挥着重要作用，也可以为事业单位未来档案管理工作产生重要影响。因此在工作中，需要积极开展人员再学习活动，全面提高档案管理人员的综合素质。

在工作中，要采取自学与培训两种形式，一方面，鼓励全体档案管理人员在闲暇之余能学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数。另一方面，采取轮岗制度、外出外培训制度，为员工创造良好的外出学习环境，以进一步提高员工的整体素质。

3.优化管理手段

篇5

1档案管理的重要性

随着经济发展和社会进步，市场经济的脚步加快，我国企业开始对自身发展方向和要求进行了调整，同时对档案工作的重视程度加强。做好档案管理工作对企业发展带来了巨大经济效益，起到了重要作用。企业的平稳运行，离不开档案管理这个重要组成部分的保障，檔案管理已经渗透到企业的各项工作中，所以加强对档案管理工作的创新具有十分重要的意义。一个企业的发展，尤其是更好更快发展，需要各项工作互相配合进行，不仅需要做好工作管理，还需要综合考虑到其他各方面的状况，良好的档案管理是企业经济效益的催化剂和助推器，也就是说有效进行档案管理工作保证了企业的经济效益，同时也使企业满足了时代的发展趋势。当前，企业档案管理工作处于创新、改革、转型的重要阶段，同时也充满了挑战。所以对企业而言，要有效地收集和整理档案，并对档案进行分析，根据时代的发展情况对企业进行合理评估，提供企业未来发展方向，使企业与时展同步。良好的档案管理还能提供良好的企业环境和制度保障，进一步增强企业整体水平，最终保障企业的经济效益[1]。

2企业档案管理现状

2.1创新意识不强

在我国企业工作中，尤其是档案工作中，管理人员的大局观缺失，不能充分重视档案管理工作，将档案管理工作交给档案部门后就撒手不管，这些档案管理人员综合素质并不高，缺少经济相关知识，这显然不能将企业与当前的经济发展情况相结合，与我国的经济发展脱节，不能将企业档案合理的用于企业建设，提高企业创新意识。当前很多企业都对此问题认识不足，导致相关工作在企业中的进展缓慢。

2.2对档案工作属性认识不足

档案人员不能对当前时期档案部门的本质有充分的认识，同时错误理解档案工作的属性，这会造成企业对信息的整理和编排出现错误，混淆详细信息，分类不合理，最终给企业带来额外的损失，这类损失完全是不必要的。

2.3档案管理机制不完善

当前我国企业的档案管理工作水平不高，处于相对初级的阶段，有些企业仅仅是设置了相关部门，但是该部门并不能良好的发挥部门职能，缺少相应的管理机制和奖惩制度，不能满足不断发展的经济和社会需要。对企业而言，档案管理应该做到当前不断发展的信息化要求，以发展的眼光完成相关工作，对档案管理工作提供充足的政策和物质支持，保证档案工作良好稳定发展，然而大多企业并不能做到以上要求，这大大地影响了企业的发展。

2.4档案人员整体水平不高

企业的档案人员综合素质不高，专业技能不足，缺少对档案工作的创新，造成档案工作的放缓甚至停滞，弱化了企业档案管理窗口作用。有人认为档案管理工作内容简单、操作简便，这样的误解也是档案管理工作长期以来难以得到足够重视的一个原因。从企业层面考虑，相关领导对档案工作的重视情况是档案人员能某进行有效创新的影响因素之一[2]。

3档案管理工作的创新办法

3.1增强创新意识

（1）创新工作不可凭空想象，不是“空中楼阁”，必须在我国上半个世纪形成的理论、方法和经验的基础上进行，在原来的工作体系上进行，这些对我们当前的创新都有较强的指导意义，也是进行创新的根基，所以要求我们要认真学习、研究的基础上，结合社会和经济发展形势，寻求突破。

（2）创新的根本来源是学习，同时通过借鉴经验和方法为创新提供阶梯，学习是创新的动力和目的学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

3.2普及档案工作创新的本质属性认识

做到这一点最根本的方法是增强档案人员的对档案工作创新的本质属性认识，提高其对档案管理的创新技能。在相对枯燥的工作中，选拔有责任心和归属感强的档案人员，普及档案工作创新的相关知识，使其一方面熟悉相关工作，另一方面展示工作基础。

3.3建立新的管理机制

档案管理工作必须在科学的环境，尤其是管理环境中进行，企业管理人员需要制定一套合理的监督和管理机制，使档案人员在一个完整的体系中发挥工作热情，开拓创新，提高档案管理的效率，适应不断发展的形势。可以建立“电子档案数据中心”并与企业负责信息管理部门加强配合，该中心设在企事业单位档案馆，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。主要负责集中管理整理收集各单位所归档的电子文件，同时可以提供查询、筛选等服务，实现信息共享，加大其覆盖面和利用率。

3.4强化责任意识，提高自身素质

档案工作折射了企业的整体发展水平和管理情况，因此对于企业来说进行高效的档案管理十分非常必要的，具有重要意义。相关档案人员要强化责任意识，增强专业技能，可定期开展培训或小型比赛增强其熟练度，同时还需要摆脱保守的思想，提高其社会意识和责任意识。随着科学技术和社会的发展，人们进行的科学研究和相应的生产以及行政管理活动逐渐变得复杂，档案人员要满足其需要，为企业和社会做好服务。

创新是科学进步的助推器，在任何行业和领域，创新都具有重要意义，要想使档案事业不断发展，同样要进行创新。因此创新是档案事业更好服务社会的必要条件。档案人员要随时紧跟时代脚步，与时俱进，建立正确的心态与工作方法，积极主动学习新的理论知识和先进思想，更好地促进档案工作的创新发展与进步，最终提升企业整体水平。

参考文献

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1.1 有效节省资源

就传统的卫生档案管理而言，往往采用的是保存纸质材料的方式，而在具体的管理过程当中需要把这些纸质档案信息进行归类、装订、装盒等，这些复杂的工序不仅仅会耗费大量的时间以及人力，而且在一段时间之后档案资料就会积累到较大的数量，在存储过程当中更是需要极大的空间，后期管理特别是信息的调用需要大量的人力支持。而在信息化背景下，卫生档案管理工作可以通过信息技术的应用而实现信息化从纸质管理变成电子管理，无论是录入还是管理保存都有着极大的优越性，节约存储空间的同时，极大节省了资源，让档案调用更加方便[1]。

1.2 提高工作效率

卫生档案管理工作以往会选用手动归档的方法，而在这其中需要耗费大量的人力物力，同时也需要在其中投入较多的管理资金，特别是在手动归档当中出现错误的可能性较大，工作效率明显较低。如今，随着人们健康意识的增强，卫生档案的信息数据逐步增多，如果仍然选用手动归零和管理的方法难度会越来越大，而且在这其中如果出现错误的话，会出现难以，会出现难以。在信息化的卫生档案管理当中，则能够确保工作效率，而且出现错误的可能性会极大降低，也减轻管理人员的负担。

1.3 优化医疗资源

在面对突发性医疗事件发生的过程当中，卫生档案管理的信息化显得更加的关键。这些危害深远的医疗事件有着突发性的特点，而且一旦发生会以迅猛的速度迅速扩展，如果是传统的档案管理模式的话，数据的处理以及准确性都不能够得到保障，很容易错过最佳处理时机。在卫生档案的信息化管理实现之后，可以让相关部门及时迅速的掌握第一手资料，相关研究机构也可以抓住有利时机来总结疾病规律，并且提出控制和解决办法，使得医疗资源得以优化和有效利用。

1.4 促进整合共享

社会在向前推进，科技而是以人类难以想象的速度向前发展，那么信息量也在逐步扩大，无论是哪一个部门都无法把全部信息进行有效收集管理和应用，那么打破传统管理模式，有效构建信息化的卫生档案管理系统，成为当前的工作重点以及必经之路，只有这样才能够使得档案资源可以进行有效的整合和共享，进一步凸显出信息管理的整体性优势。除此以外，卫生档案的信息化管理是让我国能够迅速与国际接轨的一个有力举措，有效推进全球公共卫生事业的发展[2]。

2 信息化背景下卫生档案管理工作实施策略

2.1 加强卫生档案信息化管理队伍建设

信息化背景下的卫生档案管理工作需要加强对信息技术的应用，而在先进技术的推广实施当中不单单要求档案管理人员具有丰富的档案管理知识，更为主要的是要掌握先进的信息管理技术，并且能够把档案管理和信息技术管理进行有效的整合，这样才能够让信息化的档案管理得以实现，档案管理的质量才可以得到切实保障。在这样的情况下，卫生档案的管理工作队伍必须要进行有效的培训，强调档案管理者除了要掌握先进以及完善卫生档案的管理专业知识之外，还需要对信息技术等相关技术进行熟练应用。由此可见，人才建设是卫生档案信息化管理的重点以及关键资源。因此，要对档案管理工作人员进行全方位的教育培训，使得他们的专业技能和信息技术得到综合发展。与此同时，还需要注重外部人才的引进，使得他们能够逐步充实到信息化的档案管理队伍当中，为卫生档案的信息化管理注入活力。

2.2 加大档案信息化管理基础设施投入

如果说人才建设是卫生档案信息化管理工作实施的软件的话，那么与之相配套的基础设施则是不可或缺的硬件条件，所以需要加大对信息化管理基础设施的投入，有效完善卫生档案管理的硬件系统，更好的是用信息化的背景。基础设施是卫生档案信息化的保障以及基础，但是当前档案基础设施落后和不完善的问题是十分突出的，特别是基层机构设施更是缺乏，与档案信息化管理工作还存在着很大的差距。对此，卫生单位必须要对基础设施建设提起较高的重视程度，并且结合单位档案管理的实际需求和切实能力来配备完善的基础设施，如果单位条件允许的话，可以结合卫生档案的信息化管理需求来开发研究专门的管理软件，优化信息化档案管理的技术，使得卫生档案信息化管理可以逐步走向正轨[3]。

2.3 构建标准规范档案信息化管理系统

就目前而言，有关于卫生档案管理的规范和规定还有待健全，这使得卫生档案管理工作的难度大大增加，并且得不到完善的制度和规范作为支持与保障。另外，在档案管理的信息化工作推进当中，会涉及多个环节以及部门，要想让这些工作有条不紊地进行，强化部门之间的协调运转，需要通过制度建设和規范性的管理体系来发挥约束作用。因此，构建标准规范的档案信息化管理系统成为目前的重中之重，只有这样才能够明确各方的责任，使得各个部门以及工作人员可以做到各司其职，把每一个管理环节紧紧联系起来。另外，为了满足信息检索交换等多个方面的需求，需要构建有着很强兼容性和通用性的信息交换以及存储的标准，并将其在制度当中进行体现，提高管理系统的规范性和完整。

2.4 推进实现卫生档案信息电子网络化

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，尽管数码照片数量持续增加，在社会各领域的应用范围也越来越广，但就数码照片档案管理的现状来看，却显得有些不尽人意。实践中我们能够发现，当前国内并没有推行相对而言较为统一的管理标准和规范，从而导致数码照片管理水平始终得不到提升，此类档案信息的应用价值也大打折扣。所以，在信息化时代，建立科学、完善的数码照片档案管理制度势在必行。

1 数码照片档案特点分析

数码照片的范围相对来说比较广泛，即所有利用数码照相机和扫描仪产生的信息资料均可视为数码照片。此类信息资料的存储多以光盘、磁盘和磁带为载体，通过计算机系统将其数据读出来，经处理后在通信网络上形成静态的图像文件格式。与传统档案照片相比，数码照片档案无论是成像、处理、传输，还是编辑、查阅、归档，其操作方法都比较简单、方便，而且存储时间较长，不会出现褪色和变形等问题。但数码照片与传统档案照片相比，也存在一些不足之处，比如说，对软、硬件具有较强的依赖性；信息数据存在易改性以及数据标准欠缺等。

2 信息化时代数码照片档案的管理方法

大量的数码照片信息资料给档案管理人员带来的巨大的挑战，想要做好此类信息资料的管理工作，掌握科学、有效的管理方法是非常必要的。对于数码照片档案的管理，管理人员可以从以下几个方面入手：

2.1 数码照片档案分类与编号

在对数码照片进行收集的时候，为了保证材料质量，需要遵循以下几项原则：首先是剔除没有价值的数码照片。在诸多数码照片中，必定有多张照片反映的是同一场景，对于此类照片，一般只收集最具代表性的一张；其次是确定照片保管期限，并根据照片保管期限形成季度分类和年度分类，对其进行分别整理。最后是严格按照编号结构对数码照片进行编号，即：年度+流水号。一般来说，年度和流水号均为4位阿拉伯数字，如果不足4位，则在前补“0”。比如说：所需归档的数码照片是“2015年档案工作会议Dsc00039.jpg”的数码照片，此照片的编号为13，那么在对其命名的时候，则应该在13前加两个“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 编制照片档案文件级目录

文件级目录的编制是为了便于照片档案的查找，就目前照片档案文件级目录的编制来看，大致包括以下几个方面的内容，即全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、盘号、数码照片号以及备注等。上述内容中，数码目录号、盘号和数码照片号仅用于著录数码照片。在编制过程中，档案管理人员需要严格按照目录内容对数码照片进行整理、归档。只有这样，才能够为日后的查找工作提供便利，确保数码照片的价值能够最大限度发挥出来。

2.3 光盘刻录

光盘刻录大多以年为单位，每一年度的数码照片都要刻录在一个或多个光盘中，光盘应为只写光盘，避免出现不同年度的数码照片刻录在同一光盘的情况，这样会导致数码照片放置混乱，不宜查找。此外需要注意，数码照片光盘的刻录需一式两份，一份供查阅利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考虑将光盘刻录三份。光盘的保管期限应该根据盘内刻录的数码照片保管期限来设定，确保光盘保管期限能够满足盘内照片的应用时限，避免出现使用数码照片时，相应光盘过期的情况。

2.4 储存与保管

数码照片的储存与保管直接关系数码照片信息材料的使用效率，所以，一定要对此项工作给予足够重视。对于数码照片档案的储存，应该选用质量好的光盘进行刻录，比如柯达、惠普、明基等，保证光盘刻录的质量和保存期限满足要求。而对于数码照片档案的保管，则应该制定一套科学、完善的管理制度，对于不使用的光盘，应该妥善保管到包装物中，待到使用时再取出，使用后及时放回原处，如需触摸光盘，应该带无纺棉质手套；如果光盘有污渍，应及时用酒精或中性清洁剂清洗，应做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，作为数码照片档案管理材料予以保存。

3 如何准确采集数码照片信息

当从按下拍摄快门的一刻，每一张照片相关信息记录已经形成，具有不可修改的特点，在归档工作中，档案管理员可点击右键查询“详细信息”，了解相片相关信息，便于准确做好信息采集记录。

4 结 语

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随着网络应用人群的逐步增加及通过网络获得信息的便捷，人们渴望通过快捷的方式获得所需要档案资料的意愿也逐步增强，如何更有效、更便捷、更安全的为人们提供与之生活相密切的社会管理与社会服务功能成为目前需要解决的主要问题。如何使档案信息更有效、更广泛的为人民群众服务，更为便利的、系统的为社会发展提供便利，在这一过程中相关的档案管理部门及工作人员应抛弃传统的档案实体管理模式，发展传统档案管理与信息化档案管理相结合的档案管理模式，在发展信息化档案管理的过程中要注意对各系统档案资料的整合，通过以各级综合档案馆为主，各类内部档案管理机构为辅，使档案资料覆盖文化、教育、历史、科技等不同系统、不同行业。本文主要围绕在信息化社会背景下深入研究档案信息化管理改革的内涵，探明社会信息化档案管理的改革的根源，明确信息化背景下档案管理改的路线及策略，促进我国档案管理工作及档案事业的发展，从而提高档案管理部门为公众提供档案信息服务的效率及服务质量。

一、社会信息化背景下传统档案管理改革的含义

1、档案管理信息化改革第一步就需要档案信息资源整合，传统的档案信息管理是档案归属于当地所在档案馆或相关档案管理机构内，各档案馆之间信息流通较少，造成了档案信息的蔽塞，不利于发挥档案信息服务社会的作用，另外也很难为群众服务。根据国家的相关规定，我国县级以上的综合档案馆接收范围只接收所属一级机构的档案和有代表性的二、三级机构的档案，这就造成很多的二级、三级档案无法进馆，从而这些档案很难被群众所检索到，更难被利用到。信息化背景下的档案管理是在网络技术快速发展的背景下，以数字化的传播手段，结合档案馆、系统内、企业、社会等多方的档案信息资源，以数字档案馆为信息平台，使该平台成为档案信息的汇集，从而为社会、公众提供全面、便捷的档案信息服务。

2、档案的信息化管理不仅仅是指通过计算机、网络、存储器等软硬件设备构成的数理化档案管理实现档案信息的高效管理与利用，而忽视传统的实物档案信息的收集、整理、归档、保存等管理职能，信息化背景下的档案管理改革，各级、各部门、各单位的档案管理机构应在履行传统的档案管理工作的基础上，利用便利的互联网技术，搭建信息平台、信息交流平台，丰富网络档案信息的查询手段，建立不同类别的档案信息数据库，拓宽服务渠道，满足公众对档案信息的需求，同时要注意确保档案管理系统的安全性。

二、信息化背景下传统档案管理工作改革的原因

（一）适应社会信息化发展的需求

进入新世纪以来伴随我国经济的快速发展，我国大力建设网络及通信等基础设施，目前我国网络普及率达到50.3%，过半数中国人已经接入互联网。网络基础设施逐渐完善，移动网络的速度也在提高，截至2015年12月，手机网民中通过手机无线上网的比例高达90%。因此公众通过网络所获得信息的方式将成为一种新的生活方式和生活习惯。

（二）扩大档案信息利用范围的需要

传统的档案信息查询只能是查询者到档案所在的档案馆或相关资料管理部门查询，在实际的应用中档案的需求者可能与档案所在馆距离非常远，因此不能给档案需求者提供便利的查询、利用条件，档案利用范围非常有限。信息化背景下档案管理改革就是要通过信息技术手段不断实现档案信息的便利化、数字化，同时档案资料在进行数字化、信息化的过程中，同样要遵守档案资料保存的保密制度，在数字信息平台所公布的档案信息一定是在保证档案信息资料安全的前提下进行的，通过网络传输技术将分散在各个档案馆、各地、各部门、各单位的档案信息汇集到专门的档案信息查询平台上，便于公众查询、使用。

（三）便于档案资料信息的整合

如何将分散在各地、各部门的档案信息整合到一起，各档案部门首先要进行的就是档案信息的数字化、信息化建设，在档案信息数字化建设的过程中首先就是要保证档案信息的安全性，同时规范档案资料的分类、效益等。在进行档案资料数字化、信息化的过程中不能一味的追求速度，应在保证资料信息的真实性的前提下逐步将档案资料信息化、数字化。传统的档案信息在档案室保管阶段档案的信息是按照问题集中，移交档案馆后按照全卷宗整理，不同部门、机构的档案管理部门按照自己的管理方式进行档案管理，从而造成各个部门之间的档案信息的不流通性。信息化档案管理模式要求各级、各档案管理部门在符合保密和开放的前提下，根据社会及公众的需要采用以数字化、网络化等形式对各级、各部门的内部档案管理机构的档案信息进行整合，做到对档案信息的相对集中管理、查询，从而为社会、公众提供便利的档案信息查询工作。

三、社会信息化背景下传统档案档案管理改革的原则

（一）信息技术应用与档案资料资源整合相协调

在信息技术背景下，通过网络信息技术将各个档案馆的档案资料进行信息整合，这样不仅有利于各类信息的分类统一管理，也有利于加强各档案馆及管理机构之间的联系，建立相关的查询平台，便于公众查询。随着网络技术的快速发展，信息间传递的速度越来越快、传递时间越来越短，在此背景下国家档案馆、省档案馆或相关档案管理部门应首先对目前各自的档案保管情况的相关信息进行相互交流，并对如何构建合理的资源平台进行探讨，对各自的档案信息化平台进行统一的规划建设，并使各系统平台之间能够顺畅的进行信息交流，最终达到以点带面，逐渐形成一个档案馆群，形成一个互利共赢的公众服务机构。

（二）择优分类与循序渐进并重

在对档案信息信息化、数字化的分类过程中，档案信息的分类应按照保密程度、公众需求程度、社会反响等方面进行有针对性的分类，对于公众与社会需求较大的档案信息资料，应优先对这部分资料进行信息化、数字化分类，便于公众查询利用。另外，在进行数字化信息化分类的过程中，档案管理部门也应该对所有档案资料进行预测，对将来一段时间可能需求量较大的档案信息进行优先分类。在档案资料信息化的过程中要明确纸质档案的信息类型，由于档案都是原始数据或信息的最真实凭证，在提供利用时要保障其完整性和真实性。

（三）区分缓急与先易后难兼顾

档案数字化最大的优点之一就是查询电子版的档案资料信息可以有效保护原版档案资料，通过查阅电子档案减少对原版资料的查阅次数，从而减少人为的对档案原件的损害。因此在进行数字化档案的初期，就应该先对珍贵的资料进行数字化。对于原来就是数字化的档案资料，在经过前期的整理、归档鉴定、保管等步骤后，符合保密制度便于向公众开放的数字化信息资料可通过网络上传到相应的查询平台供用户查询、使用。而对于纸质、胶片、声像等档案就需要先进性数字化转换。在转换的过程中就需要各级根据档案信息转换的难易程度分别进行上传，对于较为容易上传的资料，应优先上传。对于不同类别的档案资料要根据其类别逐步实现数字化、信息化。

四、信息化背景下传统档案管理改革策略

（一）正确运用与档案管理相关的法律法规，可以有效地促进各档案管理部门间的协调发展

就目前来看，各级部门、各系统内的档案管理部门分别属于不同的系统、部门，对档案资料的管理有着不同的管理方式及特点，在工作中正确、灵活地运用相关法律法规可以有效的协调各部门、系统间的档案交流工作，并可以及时调节他们之间的矛盾。不断健全与完善法律、法规是信息化背景下档案管理改革的的重要保障。

（二）制定统一的档案信息化、网络化管理制度及执行标准

在档案资料数字化、信息化的发展初期，难免会出现诸多的问题，究其根源就是大家在数字化、信息化建设的过程中没有统一的建设标准。据相关数据统计，目前已经建成使用的档案网站中竟然有将近30%的网站无链接。因此，制定统一的档案信息化建设标准是目前档案信息化工作的重中之重。目前各级档案管理部门就档案管理也制定了相关的规章制度及执行标准，但制定的各类制度与标准都是其系统内自己的标准，就执行标准来看，各档案管理部门的档案管理制度和标准之间还存在着很大的矛盾，如果这种情况还继续存在，档案数字化信息的统一管理就无从谈起了。因此，制定统一的、规范的管理制度及执行标准不仅有利于档案资料的管理，更有利于促进各部门、单位间档案资料的有效共享利用，从而最终提高档案的利用效率。

（三）逐步构建数字档案信息服务平台

数字档案信息服务平台包含高速的网络传输功能、健全的安全保障体系、先进的软硬件设施等，利用各网络站点的信息互联技术将各个站点的档案信息资料进行汇总，以国家档案馆和地方综合为整合主体将各部门、单位内的档案资料进行汇总，用户即可以通过该平台进行信息查询、信息浏览、信息下载等。

（四）提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学技术的快速发展，对档案管理工作者的工作提出了新的要求，他们不但要熟练掌握传统的档案管理专业知识外，还要熟练掌握一定的电脑操作技术、信息管理技术等相关信息化知识。如在对电子文件进行资料管理的过程中就需要档案管理工作者掌握数据库及网络知识等，在进行信息化档案管理的工作中需要档案管理工作者不断地提升自身的信息应用技术技能，利用信息化技术提升档案管理水平。随着科学技术的迅猛发展，档案作为社会信息资源的重要组成部门，必然要融入到数字化新媒体当中，档案目前也以多种载体形式呈现在大众的面前，无线传输技术、快速扫描技术对档案网络管理也提供了极大的便利。因此，档案工作者在工作的过程中要不断地加强学习，不断地提高自身的信息化素质，在工作中要敢于创新，敢于尝试新鲜事物，敢于突破自己，只有这样，档案管理工作者才能更好地提高自身的专业素养，从而更好地做好自己的本职工作。信息化背景下的档案管理改革势必会经历一个漫长发展的完善过程，在这一过程中不仅需要国家相关部门对档案管理工作的重视与帮助，也需要档案管理部门自身在改革与发展中充分认识信息化档案管理改革的必要性，积极推动档案工作的信息化建设。

作者:许长春 单位:山东省体育训练结算中心

参考文献：

[1]张锐.档案信息资源管理社会化建设模式,作用绩效与措施对策[J].山西档案2007．

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一、信息化背景下事业单位文书档案管理的优势

在信息技术快速发展的今天，人们越来越重视信息技术的运用。信息技术的应用给传统的文书档案管理工作带来了很多的便利，与传统的管理工作比较，信息技术的应用显然更具有很多优势。

1.完整性

信息化技术因为便捷智能，所以能够对文件和档案统一进行管理。另外，因为信息技术具有很强的记忆性，所有档案的修改都会存有记录，从而保证了文书档案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

传统事业单位文书档案管理都是依靠人工完成的，这种人工管理方法花费的时间比较多，并且效率也比较低，显然不能够适应如今时代的变化。在如今的信息化背景下开展文书档案管理工作，不仅减少了人工数量，因为自动化的管理还减少了时间，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和资源共享

只要档案整理好了，就可以随时拿来在如今的网络环境下运用。传统的单位文书档案管理工作因为管理有局限，所以当需要档案资料运用时查找十分的不方便，从而不能实现资源共享。新时期档案综合管理系统很好地解决了这一问题，因为系统对所有档案资料进行了整合，在查找相关档案时也十分方便，方便了交流和资源的共享。

二、信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题

1.对于信息化管理认识不足

在事业单位档案管理工作中，文书档案管理占据了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技术来管理文书档案，是文书档案管理工作的重要手段。但是，目前很多事业单位对信息化的档案管理工作认识不足。造成这个原因大多是因为管理者的管理理念过于陈旧，还依赖于传统的人工管理，很多管理者没有正确分析传统管理工作存在的弊端。所以，依然使用传统的管理模式进行文书管理工作，这极大地拉低了文书管理工作的效率。由于管理者对信息化管理工作认识不足，所以对信息化管理工作不重视，阻碍了信息化管理档案工作的发展进程。

2.管理人员信息素养比较低

虽然目前事业单位的文书档案管理部门都配备了计算机等设备，但是因为管理人员信息素养比较低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因为很多管理人员受到了传统观念的影响，对信息设备了解不足，导致在使用设备时存在许多的问题。特别是在将纸质档案资料转换为电子文档时，很多管理人员觉得比较困难，导致文书档案管理工作的效率不高。

3.数字化文书档案保密性低

在处理电子文书档案的过程中，因为电子文本资料的管理形式比较不固定，所以电子文书档案的保密工作存在一定的风险。同时，电子档案很容易遭受黑客的入侵，造成档案的损失或者更换，从而不能保证档案的安全、正确性。但是如果为了保证电子文书档案的安全性，不将档案共享出来，又会直接影响文书档案的利用率。

三、信息化背景下事业单位加强文书档案管理工作的策略

文书档案管理工作对社会和国家来说都是十分重要的，它是一个社会性和服务性比较强的工作。文书档案管理工作是档案管理工作中的重要一项，因此，如何在信息化背景下加强文书档案管理工作是当前的重要问题。要想在信息化背景下加强文书档案管理工作，需要从这几点开始入手。

1.创新管理理念

事业单位文书档案信息化管理工作，首先要创新管理理念。文书档案信息化管理工作是根据时代的变化而进行的，因此，事业单位必须跟上时代的步伐，针对信息化管理创新管理理念。首先，应该对文书档案管理进行正确的认识，此外，还应该深刻认识到信息化管理给文书管理工作带来的变化，这样才能意识到信息化管理对文书管理的重要性。其次，事业单位应该加大对文书档案信息化管理的资金投入，确保信息设备的充足，从而为文书档案信息化管理工作的开展奠定基础。

2.制定科学的管理制度

因为事业单位的自身性质，导致文书档案管理工作方面与企业文书档案管理工作相比存在很大的差距。因此，针对这种情况，事业单位对文书档案管理工作必须制定科学的管理制度。只有制定了科学的管理制度，管理人员在工作中才会规范地遵守制度，提高工作效率。此外，对文书档案管理工作的安全性问题也应该引起重视，减少安全风险。

3.提高管理人员的综合素质

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-01

档案管理工作一直是各企、事业单位的重点关注区域。档案管理工作开展得好，既可以保证工作顺利进展，也可维护企业利益。但在信息化时代的大背景下，传统的档案管理模式已经难以适应企业的发展需要，一方面导致办公效率低下，另一方面不利于信息统一管理，难以保障信息安全。这就要求全体档案管理工作人员认真创新工作模式，改变管理思维。本文从以下几个方面进行探讨。

1 信息化对档案管理的影响

信息化，通常指现代信息技术应用，特别是促成应用对象或领域（比如企业或社会）发生转变的过程。作为对发展状况的一种描述，信息化是指一个地理区域、经济体或社会不断发展为以信息为基础（或者说基于信息）的程度，也就是说在其信息劳动力规模方面的提升程度。

“信息化”概念产生于日本。1963年，日本学者梅倬忠夫在《信息产业论》一书中描绘了“信息革命”和“信息化社会”的前景，预见到信息科学技术的发展和应用将会引起一场全面的社会变革，并将人类社会推入“信息化社会”。1967年，日本政府的一个科学、技术、经济研究小组在研究经济发展问题时，依照“工业化”概念，正式提出了“信息化”概念，并从经济学角度下了一个定义：“信息化是向信息产业高度发达且在产业结构中占优势地位的社会――信息社会前进的动态过程，它反映了由可触摸的物质产品起主导作用向难以捉摸的信息产品起主导作用的根本性转变。”

信息化不仅使档案门类不断增多，如新出现的个人档案、信用档案、职称档案等，而且内容复杂多样，数量急剧增长；另一方面，电子政务的实施，普及并提高了办公自动化程度，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。

随着社会的发展，单位及社会对档案信息的需求日益增长，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，办公自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。因此，档案信息化的呼声也在水涨船高。

而所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理并提供利用服务。也就是说，档案信息化就是要把档案管理模式从以面向档案实体（纸质档案）管理保存为重点的模式过渡到以电子档案形式储存管理的模式。这更利于档案信息的整合、跨区域调度、及时更新、资源共享及安全管理。

2 档案管理模式的创新点

2.1 建立网上档案管理系统，整合数据库，开设档案管理主页，提供网络档案管理服务

对公开的信息，及时在网上更新，方便大家查看。对保密信息服务，只针对专人开放，需验证身份，通过密保，预约查看。对需要调取纸质档案的人员，也可通过网络平台进行申请预约。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案管理数字化，数据库化；档案管理服务网络化，管理工作自动化。从而大大提高工作效率，节省工作时间，这对档案查询人员和管理人员来说都大大缩短了办公周期，免去了繁琐的行政手续。

2.2 电子档案的自动采集上传与备份

对于老旧的档案要做好电子档案备份工作。档案管理室的地方是有限的，但是网络管理平台的空间是无限的。尤其是对一些年代久远，即将过期的档案，要建立电子档案备份以备不时之需。对现有档案和即将采集的新档案，全部实行线上线下双保险制度。也就是说，既要有线下的纸质档案，也要有线上的电子档案。两份档案互为参照，能大大降低档案出现人为错误的可能性。而对于今后要新采集的数据，要及时建立网上采集通道，让人们学会并适应自己采集、自己上传相关信息。这既可以节省办公时间，也可节约办公成本。

2.3 提高信息加密技术

信息化浪潮裹挟而来的不仅是机遇，更多的是挑战。对档案信息化来说，最重要的就是要守好信息安全这个高地。除提高安全意识，从心理上建立安全防线之外，采用先进的信息加密技术，从技术层面上保证信息安全也十分重要。各单位在建立档案管理系统的时候，要对数据库加密，设置身份准入制度，核实密保口令。

2.4 创新档案管理制度

结合现有情况，各单位部门要及时调整自己的档案管理制度，创新档案管理人员考核办法。过去的经验制度早已不适用于现在的情况，各单位要注意从保证信息系统的规范应用、合理开发信息安全等角度综合考虑，建立起信息管理部门、组织部门、人事部门等共建共管的档案管理制度。

3 结 语

顺应时代潮流，做好档案管理信息化的改革创新工作，是每一个档案管理工作者的使命。在档案管理工作中不断探索不断前进，找到最适合的管理模式，接收最新鲜的管理理念，不断提高档案管理工作中科学的比重，才能使档案管理在信息化浪潮下更有活力。

主要参考文献