电子档案管理的优势模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子档案管理的优势，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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而纸介文档的生成需要通过人手书写记录内容，比较耗时，不利于操作，当在抄写时出现错误需要修改或者需要增加内容时，只能重新抄写或者直接在文档上修改，纸介上就会出现修改痕迹，对有价值的文档转化成档案后会影响文档的整洁。同时，纸介文档保管时间长，会出现纸张发黄、破损、字迹模糊等问题，需要对档案进行修复或修补，既费时也不利于档案保存和利用。

二、电子文档的储存

电子文档形成后可以存放在多种存储介质，例如磁盘、光盘、移动设备等，而且必须在计算机上读取、处理。电子文档存储在特定的存储介质上，就可以在不同的时间、地点通过特定的方式去阅读、处理、保存，可以不受时间、空间的限制，但却离不开计算机的软硬件环境，只能在计算机上通过相应的软件来进行读写。

但是电子文档在储存方面也存在一个比较大的劣势，即在操作过程中，一旦管理员操作不当或违规进行操作，文件可能会因此出现损坏，甚至会丢失，影响文件归档。而纸介文档只能存放在专门的库房里保管，需要采取各种专门的技术措施去保护档案，如复制、修裱、消毒、灭虫、灭菌等措施去长期保存档案，比较繁琐；在查阅方面，也只能在特定的时间到档案馆去查阅，比较耗时，不利于档案的利用。

三、电子文档的安全与保密

在电子文档案管理的过程中，单位和档案员要加强对存储介质的严格管理。由于电子文档可以存储于多种存储介质，如光盘和移动硬盘等可以存储大容量的电子文件；这些存储介质都不受时间和空间的限制，可以在不同的计算机上读取，因此，令到电子文件的安全性大大降低。同时，由于这些介质携带方便，因此亦更容易造成丢失或泄密，造成不可挽回的损失。

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《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

由此我们可以得知：办公白动化系统中产生、运转的文档，用数码相机、数码摄像机拍摄的照片、视频，录音笔录制的音频，扫描仪扫描后的图像等都是电子文件。电子文件还包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程记录、修改内容及操作者的记录等信息。因为每一份电子文件在生成、运转的过程中都会生成元数据和背景信息。

2 明确电子文件的管理职责

想要切实做好电子文件管理工作，充分保障电子档案的真实性和完整性，相关的档案行政管理部门与档案形成部门、职责部门等有关部门之间要进行良好的协调合作，并将各项指责俄进行明确的划分，具体表现在以下几个方面。

2.1 档案行政管理部门

首先，档案行政管理部门要与信息化主管部门进行沟通交流，共同对本区域内的电子文件归档工作进行管理与监督。并且，由于电子文件的发展时间不长，电子文件管理工作也正处于摸索中的阶段，在实际工作过程中，难免会出现问题。因此，这就需要档案行政管理部门要对电子文件档案管理工作进行正确的指导，通过与信息化主管部门的合作，对电子文件进行有效的管理，并从一定程度上，大大提高了档案归档工作的效率。

2.2 电子文件形成单位

在电子文件的全过程管理中，无论是从系统设计阶段，还是最终电子文件的形成，电子文件的形成单位都要实施全程的管理，积极参与其中。同时，各个相关单位也要将自身的管理职责进行明确，制定出完善的电子文件归档管理制度，共同将电子文件归档文化归档工作做好。

2.2.1 档案部门的职责档案部门

该部门主要是与信息化工作部门、电子文件形成部门一同商议之后，建立出相应的电子文件归档制度，其中，主要内容包括了电子文件归档要求、保管期限、内容、形式等等。其次，还要加强与本单位信息化工作部门的协调交流，从而确保办公系统与业务系统真正满足于档案管理需求。另外，档案部门要结合当前本单位的档案现代化管理情况，充分了解系统的开发程度，积极与信息化部门沟通，同时从确保电子文件真实完整性以及有效管理的方面提出具体的功能要求。

2.2.2 信息化工作部门的职责

要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括：成为档案部门与系统开发公司之问的桥梁，将档案部门提出的功能需求转为技术语言，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

2.3 电子文件形成部门的职责

电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。

实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

3 明确电子文件的管理原则

档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。

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1电子档案的特点优势分析

电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

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方便、快捷的电子档案管理模式，已逐步取代传统的纸质档案管理模式，在事业单位的档案管理工作中逐步推广应用。但是，目前事业单位的电子档案管理还处于无序管理的状态，缺少制度规范，存在一些不足。本文从电子档案的优势、不足、对策三个方面进行了阐述，以加快事业单位电子档案管理制度化、规范化进程。

一、电子档案的优越性

1.电子档案能有效降低办公成本

传统的档案管理模式，既需要档案室、档案柜、档案盒、档案袋等大量物资，还需要大量的人力从事收集、整理、分类、汇总、登记、存档等各个环节的工作，工作琐碎、工作量大，基本上每一项工作都需要手动完成，需要大量时间。而使用电子档案，只需要一台计算机、一个网络管理平台和熟悉计算机操作的档案管理人员，就可以完成电子档案管理工作。档案资料在传阅过程中，利用电子档案管理平台就可以快速完成，实现无纸化传阅，降低办公成本，解决档案资料堆积问题。

2.电子档案管理能进一步提高工作效率

电子建档与传统的手动建档相比，用计算机工作代替了人力劳动，直接减少了档案管理人员的劳动强度，能节省大量时间。电子档案管理，把传统的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，遇到需要补充的遗漏的档案，或者删除重复的档案时，传统的立卷方法只能一个一个查询，打开整卷，再重新立卷，非常繁琐，而电子档案可以快速查询，修改一下档案目录就可以了。

3.电子档案保密程度更高

传统的立卷归档，利用者如果需要其中的一份档案，就能看到整卷档案的内容，而使用电子档案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不会看到，大大提高了保密程度。

4.电子档案更有利于发挥档案资料的价值

传统的档案管理模式，利用者需要从堆积如山的档案资料中逐个查找，费时费力，不到万不得已不想去档案馆或者档案室查阅资料，尤其是查阅信息范围比较宽泛时，更需要时间和耐心，最后还不一定能查询到。同时受档案管理人员立卷习惯等因素的影响，传统档案的标准、质量也不尽相同，给档案利用者带来一定麻烦，所以一般都习惯从网络上搜索。而电子档案，一般都用表格形式，标准统一，一目了然，搜索快捷，大大缩短了档案的查询时间，提高了档案利用率。

二、电子档案管理中遇到的问题

1.安全性问题

计算机给人们带来方便、快捷的同时，其安全性不容忽视。机房、计算机、打印机等硬件设备陈旧，杀毒软件等配套软件不到位，档案管理人员安全意识不强，对移动硬盘、U盘、光盘等存储设备重视程度不够，都会直接影响电子档案的安全。同时，电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题。

2.档案管理人员认识问题

目前的档案管理人员还没有完全从纸质立卷的传统模式中解脱出来，只是安于现状，尤其是年龄较大的档案管理人员，不愿意接受新生事物，更不想创新，导致电子档案管理工作停滞不前。电子档案业务知识培训不足，特别是仍在使用纸质档案的事业单位，档案管理人员的时间、精力都用在手动建档上，研究档案管理发展、开展业务知识培训的投入严重不足。

3.电子档案管理制度不健全

目前，已经使用电子档案管理的单位，电子档案管理的收集、整理、归档、审核、检验、调阅等各个环节都缺少统一的标准，归档时间、归档范围、硬件管理、软件升级、技术指导、存储格式、密码设置、监控系统等都缺少制度规范，都还处于起步阶段，处于无序管理的状态。

三、电子档案管理的对策及建议

1.完善电子档案管理软硬件设施，确保电子档案安全

高质量的硬件设备、稳定安全的软件和系统、相对独立的电子档案管理区域，是电子档案能够持续稳定发展的基础。因此要加大软硬件投入，配足配齐设施设备，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，以保障计算机设备的正常运行。设置专门的电子档案管理工作区域，安装电子监控、防盗门窗等设施，确保设施设备安全。

2.培养专业的电子档案管理人员

各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研究创新电子档案管理方法和管理模式，成为电子档案的管理者、宣传者、推广者。

3.建立健全电子档案管理的各项规章制度

电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进岗位职责、硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。

结语：电子档案管理的优势明显，也顺应了时展的需要。但是目前事业单位的电子档案管理还不够成熟，还需档案管理人员深入调研，积极探索，提高业务能力和网络操作技能，还需逐步完善硬件设施设备，建立健全规章制度，推动事业单位电子档案管理工作逐步制度化、规范化，进一步发挥档案资料的利用价值。

参考文献：

[1]吴秀娟，浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理，管理视察，2013年第19期。

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【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0125-02

1 引言

在互联网技术及数字化技术的影响下，我国企业逐渐朝着自动化、智能化和机械化的方向发展。电子档案在企业内部管理中的应用对企业发展有着重要意义。随着现代化企业的发展，电子档案被广泛应用到各个行业，企业的档案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我国对电子档案的管理还不完善，需要企业加大对电子档案的研究力度，不断完善电子档案管理技术，保证电子档案管理的高效性和安全性。

2 电子档案概述

电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。

2.1 电子档案的优势

电子档案的应用具有以下几点优势：

第一，电子档案的信息具有非人工识读性，这样的功能优势能够降低人工筛选档案所耗费的时间，即节约了人力，同时又提高了档案筛选、整理的工作效率，降低了档案分类管理的成本投入。

第二，电子档案的信息储存具有高密度性，随着信息化技术和计算机网络技术的不断发展，云技术和数字化技术在企业中的应用越来越广泛，计算机网络有着较大的储存空间，电子档案对企业信息的储存密度较高，能够容纳较多的信息，因此，电子档案的信息储存具有较高的密度性。

第三，信息与载体之间是互相独立的，具有可分离性，企业在利用云技术和数字化技术对档案信息进行储存的过程中，信息与云平台之间是相互独立的，电子档案的储存只是暂时性的借用云空间而已，企业随时随地都可以将电子档案进行转移，方便企业对档案进行统筹管理。

2.2 ?子档案管理工作的重要性

通过对电子档案的优势进行分析，可以清楚地发现，电子档案在企业中具有较高的应用价值，可以实现资源利用的最大化，同时，也节约了企业在档案管理中投入的人力和物力。此外，电子档案与传统纸质档案相比，还有着其他应用优势：首先，相对于纸质档案保存来讲，电子档案省去了保存所占用的地理空间，不会出现档案资料不全、模糊不清或丢失损坏等现象，给企业档案管理工作的开展带来了方便；其次，在信息化时展过程中，电子档案管理的发展与应用，是企业与时俱进的标志，企业在查询档案时，利用电子档案能够节省人工查找的时间，且通过计算机备份技术，若电子档案因设备故障而丢失，企业工作人员也可以通过备份进行找回，保证了档案使用的安全性。

3 企业电子档案管理存在的问题

3.1 电子档案管理软件通用性不足

我国企业在发展过程中，大都是采用传统的纸质档案管理方式对企业信息进行管理的。随着信息化时代的发展，虽然一部分企业开始了档案的信息化建设，但是对与电子档案的应用管理还存在一些不足之处。如，由于对电子档案的了解不全面，企业电子档案管理软件的通用性不足，使得电子档案无法与企业内的其他型号电脑进行共享，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作地有序开展产生了不利影响[1]。

3.2 档案管理的保密性与安全性不高

当前，在大数据时代的影响下，人们上网信息的安全性受到威胁，虽然我国大部分行业的信息化安保水平较高，但是，电子档案作为企业内部管理的一项工作，很多企业在工作中都不重视电子档案的保密工作，认为电子档案不会被泄露出去，就降低了对电子档案的安保力度，使得一些不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，降低了档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。此外，企业的电子档案信息本身就有结构复杂、储存信息多样的特点，若计算机或电子档案被攻击、篡改，则可能会发生商业纠纷，使得企业遭受巨大经济损失[2]。

3.3 缺乏专业的技术人才

在企业电子档案建设过程中，人才是其电子档案管理工作的基础。但是，在当前社会环境下，越来越多的人加大了对计算机网络、通信技术的研究力度，但是，对于电子档案这些信息化系统的维护管理工作缺乏一定的兴趣，使得企业电子档案管理招不到优秀的技术人才，影响了电子档案管理工作，降低了其管理水平。

4 信息化时代下企业电子档案管理的完善措施

4.1 进行动态管理

企业每天都在发展，也在不断产生各种各样的交易信息，为了保证电子档案信息的准确性和及时性，企业需要对电子档案进行实时动态管理，保证电子档案管理的完整性。因此，企业需划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定相应的管理制度，明确管理责任，保证电子档案管理工作的有序开展。为了保证电子档案信息的完整性，企业在电子档案搜集及整理过程中，要对不同类别的档案进行分类管理，并及时归档，保证档案信息的更新速度。此外，对于归档信息?应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致[3]。

4.2 划分多级权限

为了保证企业电子档案管理水平，提高电子档案的安全性，企业在档案管理过程中应做好安保工作，划分多级权限，提高电子档案信息的保密等级。如，档案管理人员可以依据企业所属行业的特征，档案信息保密等级，设定必要的查阅权限；通过档案信息管理软件系统按凭证调整修改以及查询应用权限。同时，企业在电子档案查询过程中，应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印，从而保证电子档案信息的安全，此外，企业还需要对电子档案管理系统进行高级别的加密处理，严禁外部人员浏览，进而保证企业档案信息的安全、完整、高度机密以及方便浏览应用[4，5]。

4.3 提高管理人员技术水平

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1、纸质档案管理

纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。

2、电子档案管理

电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。

3、电子档案与纸质档案相比的优势

对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。

4、纸质档案与电子档案相比的优势

一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。

二、电子档案管理和纸质档案管理的融合

随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

2、实行档案部门集中管理电子档案

电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.

3、建立一套科学合理的管理制度

由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.

4、提高档案管理人员的综合素质

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医院在工作中通过对护理、医疗、教学、管理活动的总结建立档案，对具有价值的文字、研究、图标与音像等进行记录与保留，对于医院以后的研究与调查提供资料与指导作用。随着经济的发展与社会的不断进步，高新技术与计算机在医院档案管理中得到了广泛的推广与使用，其在提供很大便利的同时也带来了比较多的问题。本文根据医院电子档案优点与缺点，结合医院在管理工作中使用电子档案应该注意的问题，论述在医院档案管理中电子档案的重要性。

1.医院电子档案管理的现状

近年来，国内医院电子档案管理得到了迅速的发展，医院加大资金投入用于档案的管理，充分的运用网络技术，实现了档案管理的网络化与数字化，综合档案信息资源的管理取得了较大成就。然而科室管理还存在着一些问题，这些问题影响了医院技术的提高与发展。

1.1档案管理人员水平与素质缺乏

档案管理并不只是单纯的看管，一些医院在进行档案管理时由于存在认知的错误，对档案管理的重要性不能充分的认识，档案管理人员的选用上大多不是专业人员，这些人员由于对档案管理知识的缺乏，在管理时存在着严重的失误，分类不严密，管理不科学等问题广泛存在，医护人员需要档案进行研究时，不能有效及时的提供，耽搁科研工作的进行。现代社会的发展，许多医院实现了档案管理的信息化管理，原有的管理人员在计算机操作水平上知识欠缺，不利于推动医院电子档案管理的数字化，影响了医院推动信心化、数字化管理的进程。

1.2协调机构的空缺

现代医院各部门的档案管理相互分离，国内虽然医院众多，然而各医院之间的资源相对独立使用，资源获得上来源较少，各医院缺乏交流导致医院资源的浪费，而国内目前尚未出现统一协调的机构来引导医院之间实现资源共享，这导致医院之间交流较少，不利于我国医疗科研结果的创新与发展。

1.3档案管理水平较低，标准不统一

许多医院的档案管理硬件设施并不完善，规模较小的医院没有足够的资金支持，而一些大医院虽然硬件较先进，但是并不能满足医院众多档案管理的需要，且医院不愿意投入更多的资金与人力进行档案的管理，这就造成了档案系统管理的不完善，人力与硬件的缺乏导致在数据输入时出现差错，且资源共享不能有效的实现，标准化较低是医院采用网络对电子档案进行管理时存在的突出问题。

2.电子档案管理的优点

首先电子档案主要采取磁盘以及光盘等能够被计算机读取的介质为载体，当前计算机已经能够达到每秒数亿次的运算速度，从而有效的缩短了档案检索时间，同时方便了工作人员查阅档案。

其次由于电子文本自身也属于网络资源一种方式，因此其也能够采用电子网络来进行有效传输。同时其还拥有传统的传输方式所无法超越的优势，具有比较快的传播速度，能够满足当前人们高传播速度的要求，带来比较大的经济效益。

最后电子档案通过电子文本的方式来储存，可以通过网络来传输，一些相关的部门能够依据网络协议来科学有效的检索电子档案，从而发挥电子档案的优越性。

3.解决电子档案管理问题的对策

3.1加强档案管理教育，增强管理人员的意识

档案管理虽然在医院发展中起着巨大的推进作用，然而医院管理人员意识较淡薄，忽视了档案管理的重要性，不利于档案管理与医院的发展。档案管理者在管理中思想陈旧、单一，档案只是用来收藏而不能得到有效的利用，且档案管理人员的水品不足，导致电子档案管理存在着严重的问题，针对这一现象，可以对管理人员进行专业知识的培训，针对现代社会对档案管理的要求，引进专业而又复合型人才，保证医院电子档案的科学发展。医院要将电子档案管理工作作为重要工作内容，对电子档案管理的职能进行充分的完善，注重收集与使用。

3.2建立良好的规章制度

由于档案工作属于一项比较严肃的工作，尤其医院档案关系到人的生命安全，其权威性是确保档案价值的主要前提与基础。针对这种情况，需要医院构建相关的制度，从而有效规范档案部门的相关作业流程，来保证电子档案真实性。

4.结束语

医院电子档案管理对于医院的科研、提高医院的医疗水平，改善护患关系有着重要的作用，因此，医院在日常工作中要引起足够的重视，提高医院的其他业务水平的同时，加强科室管理，实现二者的共同发展。

参考文献：

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社会的发展使得档案管理的标准逐渐提高，在现代化的档案管理中，计算机信息技术至关重要，只要发挥信息技术的优势，与档案管理工作进行有机融合，才能满足新时期档案管理工作的实际需要。因此，要重视档案管理的信息化建设，注重设备更新和管理，在根本上实现对档案管理的有力支持。

1 全面分析信息技术背景下档案管理的主要特征

对于档案管理工作，需要紧跟时代步伐，这也是当前档案管理的重要发展方向。现代化档案管理的基本要求及时要提高标准化的层次，形成标准的观念，这就需要重视计算机信息技术，在当前的会计档案发展中，会计信息全面实现了数字化，极大方便了会计日常工作，有利于会计档案利用效率的提升，推动信息化建设速度，实现与相关系统的有效整合，更好地实现资源的共享。但是，数字化的会计信息会出现被修改的问题，甚至出现泄密，这主要源于信息储存的介质，一旦出现病毒，大量档案信息会出现损坏或者丢失，系统的稳定性被破坏，会计档案数据会出现不同程度的毁坏。因此，在信息化环境下，会计档案信息集中性较强，使得档案命面临被修改的隐患，同时，修改的痕迹又同时消失，很难实现数据的完整恢复。因此，在信息环境下，会计档案在彰显优势的同时，也存在不足，需要正确对待，加强管理，缺乏电子档案的安全性、可靠性与完整性，使得其能够更好地发挥作用。

2 对当前档案管理现状的分析

2.1 档案形式仍依赖纸质形式

在当前的档案管理中，纸质形式应用仍较为普遍。在会计领域，原始凭证使用的仍是纸质的，其具有较高的真实性与准确性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，纸质很容易受到外界因素的影响，甚至是人为因素的破坏，在保存上存在难度。其次，会计原始凭证需要保存的时间较长，对使用者的查询造成阻碍，需要较大的存储空间。

2.2 档案管理的模式仍比较传统

在当前的会计档案管理中，主要的管理方式仍比较传统，需要进行归档，维持良好的顺序。在这种模式的影响下，使得纸质和电子档案出现相分离的情况，很难实现对相关资源的有效整合。同时，大量会计信息资源的存储会占用大量的空间，管理成本增加，很满足信息化的发展需要。

2.3 档案的安全性有待提升

对于数字档案而言，其存在的介质是网络、信息系统和网络，这也是安全问题比较集中的地方。首先，对于纸质档案，长时间、重复使用会造成档案本身的损坏，而对于电子信息形成的档案，在保留的同时，还要进行相关数据的保存，使得资料档案的安全系数降低，很容易被修改。其次，在信息技术的应用中，如果忽视权限以及相关的安全软件，很难实现信息可靠性的保证，系统面临威胁和风险。再次，在电子档案管理中，一旦出现人为因素的破坏，就会引发电子档案的失真情况。

3 如何将信息化技术更好地应用在档案管理中

3.1 正确认识信息化技术在档案管理中的价值

面对飞速发展的信息技术，需要会计领域对会计档案管理思想和理念进行更新，勇于尝试新的管理模式，将档案信息化管理技术落到实处。要提高对会计档案信息化建设的重视程度，强化管理的规范性，推踊峒频蛋腹芾砣找娣ㄖ苹。

3.2 加大会计档案信息化管理人才的培养

为了有效推动会计档案信息化建设，要重视人才队伍建设。在遵循相关法律法规的同时，维护档案的真实性与安全性，更新档案管理的观念，探索制度、技术以及管理模式方案的问题，发挥档案信息化管理的作用，提高档案管理的效率，实现服务品质的提升。为此，要加强对会计档案管理人员的培训和教育。

3.3 重视会计档案信息化管理的相关设施的投入

为了推动会计档案信息化建设，适合设施、设备和软硬件必不缺少。在进行电算软件选择的时候，最佳的状态是选择带有档案管理辅助功能的软件类型，同时，要积极进行信息环境下，会计档案管理各种制度的完善。同时，要适当加大投入，购进更加先进的网络设备，发挥先进网络平台的优势，保证信息存储状态安全性，更好地发挥系统之间资源的共享性，在根本上推动档案管理的科学性。

3.4 重视会计档案管理信息平台的建设

为了更好地促进档案信息化进程，要重视对档案管理信息化平台建设，需要立足人员使用的习惯，同时，又要保障档案的立体性、动态性与可靠性。借助会计档案管理信息平台，能够使得相关单据的连续性传递，发挥电子单据的作用，减少纸质单据的使用，在根本上为档案信息化建设奠定坚实的基础。

3.5 重视风险防范体系的建立，维护电子档案信息的安全性

防火墙技术的应用能够有效防止不安因素的影响，保证系统运行的安全性，同时，要注重对工作流程、环节等的管理，保证会计信息运行的稳定性与安全性。系统管理人员需要做好流程管理，这是维护系统运行稳定性的关键性环节，能够维持会计电子档案的真实性，保证信息的完整性。为此，档案管理人员需要重视流程管理，提高其自身的科学性。在信息化条件下，档案管理工作的重点是信息文件的整理和提炼，正确处理工作的各个环节和内容，实现信息的统一化管理。因此，要建立更加完善的电子档案信息安全保障体系，设置电子档案数据中心，强化权限体系的建设，借助内外网络的物理隔离，实现数据安全性的提升，同时，要做好相关设备的维护和保养。

3.6 将电子文件管理系统引入会计档案管理领域

为了更好地促进档案信息网络建设，会计档案管理的改革要突破内部的调整范围，需要向前段扩张，也就是说，要实行文档一体化建设。可以引入会计档案电子文件管理系统，针对电子文件，直到对其进行运转处理，最终形成会计电子档案，满足对会计档案的管理和应用，借助网络，实现对会计文件整个过程和周期的控制与管理。

3.7 实现档案管理一体化

在当前的档案管理中，计算机发挥了重要的作用，借助计算机，实现对文件的有机联系，实现不同类型的系统处理，形成标准化的规范和标准，逐步实现对档案信息的网络共享。因此，档案管理一体化建设十分重要，有利于提升档案的利用时效。同时，借助计算机，能够实现对文件的快速检索，提高准确性，不需要进行文件的一一查阅。为了更好地实现档案管理一体化建设，要依靠计算机进行资料的加工，形成档案信息数据库，借助网络系统，实现传输，满足使用者的需求。这也就在根本上使得档案管理部门由管理型向服务性转变。

4 结束语

综上，信息技术的不断发展使得会计档案管理工作彰显信息化的特点，借助电子化管理，能够更好地发挥会计信息的作用。因此，管理人员需要重视信息技术的应用，发挥其自身的优势，更好地服务与社会。

参考文献

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（一）方便、高效、快捷

档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、强化事业单位电子档案管理的策略

（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

（二）加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

（三）培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。

（四）加强对基础设施的管理

电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。

（五）确保电子档案管理工作的安全性

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关键词 电子档案；事业单位；档案管理；重要作用

随着电子计算机网络技术的不断更新，在我国事业单位的档案管理中，电子档案管理已经逐渐取代了纸质档案的管理模式，并且逐渐居于主要的地位，可以说，这是对我国事业单位档案管理工作的一次变革，它以自动化的办公方式取代了纯手工的办公方式，提高了档案管理人员的办公效率，但是，任何事物在发展的过程中，都会存在一定的问题，这就需要我们进行不断的探索，寻找出改善问题的方式与方法，只有这样，才能更好地使得电子档案发挥其在档案管理中的有效作用。

一、电子档案管理概述

目前，在大多数事业单位档案管理的工作中，基本运用了电子档案的管理方式，使得自动化办公有了充分的发展空间，大大提高了工作人员的工作效率。在电子档案管理工作中，工作人员只需要将档案的信息输入到计算机的系统之中，计算机便会将这些信息进行编排，形成电子文件，然后再通过电子计算机后台的运作，将这些文件进行统一的处理。这样不仅仅方便了工作人员的档案管理工作，同时也为用户的档案查询带来了一定的便利。这样有利于事业单位各部门的协调发展，促进我国事业单位的稳定发展。

二、电子档案管理的优势

在传统的电子档案管理工作中，事业单位的工作人员主要是以手工抄写的方式来进行档案的管理与编排工作，这种工作方式的效率极其低下，工作量浩大，而且这项工作又比较繁琐，所以，比较浪费时间。同时，纸质的档案还不容易保存，会随着时间的变化而受到不同程度的损坏。因此，为了提高事业单位工作人员的工作效率，将计算机网络和信息技术相结合运用到事业单位的档案管理工作中，形成自动化的电子档案管理模式，提高了工作人员的工作效率，同时也提高了事业单位对档案信息的有效利用，体现了它独特的优势。

（一）高效、快捷。在事业单位的电子档案管理工作中，利用先进的计算机管理技术，在很大程度上为电子档案的归档工作提供了快捷的管理手段，为信息的利用提供了快速的途径，免除了传统的手工档案管理中立卷归档、检索查找的困难，达到减轻档案管理工作人员工作量的目的，提高了档案归档的质量和检索的速度，使得档案管理工作不再变得繁琐与枯燥。另外，由于电子档案实现了档案的随机管理，这就把集中的立卷工作变为了随时整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以实现档案随时归档的目的。由此不难看出，高效与快捷是电子档案管理的突出优势。

（二）及时补漏增缺。在传统的档案管理工作中，如果一旦出现档案相关的文件收集不齐的情况，要想进行补漏增缺，就一定要拆卷重做。而在电子档案管理的工作中，如果出现类似的状况，只要将档案检索出来，就可以随时进行补漏增缺的工作了，这在很大程度上提高了事业单位工作人员的工作效率，使得他们有更多的时间去对其他的工作进行改善，不断提高事业单位档案管理的工作质量。

（三）提高档案的利用效率。电子档案的管理提高了档案管理的工作质量，而档案管理工作的本质就是在于利用。传统的文书立卷工作是人为的，是工作人员根据自己的理解来进行的操作，具有一定的主观性，对立卷工作的标准上很难实现统一，就会影响立卷的质量，为以后工作人员对档案的利用工作带来了极大的不便。而电子档案管理的实施，就使得这些问题迎刃而解，使得档案管理工作人员从繁琐的工作中解脱出来，使他们有更多的时间进行档案其他工作的研究，进而提高了文书档案在档案管理中的工作效率，为用户提供了更优质的服务，大大提高了档案的使用效率。

三、电子档案管理在事业单位档案管理中的重要作用

（一）强化了广大档案管理人员的档案意识。很多工作人员对自己的档案根本就不重视，所以，不能使他们的档案被很好地利用以及保护。而电子档案出现之后，由于它快捷，便于操作，实现了员工对自己的档案管理的实践，事业单位提高了对档案的利用率，这就使得员工认识到档案对他们自身发展的重要性，进而强化了他们的档案意识。

（二）充分认识电子计算机管理档案工作的重要性。可以说，电子档案管理在很大程度上使得事业单位档案管理工作的质量得到了不断的提高，尤其是在文件的管理上，运用电子计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件和档案的归档利用工作，使得事业单位中从事档案管理的工作人员，充分认识到电子档案管理的重要性，进而促进了事业单位的档案管理工作顺利地进行，提高了档案管理的质量。

参考文献：

[1] 杨卉，刘敏. 浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J]. 办公室业务，2015，10（1）：75~76.