档案管理规则模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理规则，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

首先，档案归档管理模式陈旧目前。我国档案归档已经慢慢地实现了通过计算机系统进行控制的目录管理以及全文管理，同时，电子档案归档也逐步向着网络化的方向发展。然而，对于归档管理而言，其模式却并没有实现同步的发展。管理中对归档部门业务引导方法效果不佳，没有管理好兼职档案人员，对于归档文件的质量管理工作执行不到位。其次，档案信息资源管理系统运作效率低。企业或者部门的档案工作人员是档案信息资源管理系统的直接使用者，对于档案管理的流程他们都比较了解，熟悉系统的运作模式，明白业务规则制定以及管理的方法。但是，由于业务规则存在形式是代码，而代码在计算机系统中不集中，计算机系统灵活性和友好性都较差，所以规则的修改和调整需要由档案工作人员将意图告诉IT技术人员，然后再由技术人员对业务规则进行修改，这就导致了业务规则调整的时间变长，管理系统的运作效率降低。再次，档案信息资源管理系统维护费用较高。很多人认为信息系统上线运作后就代表工作的成功，然而这却仅仅是工作的开始，在后面还有更多的工作等着完成。系统的维护、软件的升级、数据库的开放等等，这些后续的工作导致了档案信息资源管理系统维护费用昂贵。然而，档案业务人员对于系统的维护工作不懂，必须有专业的技术人员或者公司进行，这势必会造成维护费用的提升。最后，档案信息资源管理系统寿命过短。许多档案部门为了省事直接把档案信息资源管理系统的开发工作交给外包公司来完成，然而最终能够成功开发出合适系统的并不多。因为我国的档案事业发展比较迅速，管理规则以及操作制度等变化较快。档案管理部门种类不同、级别不同，则业务管理标准也不相同。业务规则经常发生变化，而规则每变动一次就要对软件进行一次修改，经常有系统刚要交付就有出现需要修改规则的要求。

二、业务规则管理及其系统原理

业务规则是描述信息，它主要功能是对业务逻辑结构进行验证，影响并控制业务逻辑。业务逻辑的处理方式正是受到了业务规则管理而发生改变，业务行为采用结构化的业务规则数据表示。业务规则与程序之间相互独立。所以在编写程序时，可使用专业术语，对业务人员开放业务系统。业务规则系统属于工具和机制的综合，包括了多个组成部分。规则集成开发环境、规则语言框架、规则管理工具、访问控制、规则库、规则引擎等。规则集成开发系统主要是对规则进行调整。规则语言框架根据面对的对象不同，存在方式不同，有程序设计形式、数据库处理语言形式以及业务规则语言形式三种存在形式。规则管理工具面向更加多样化的对象，向他们提供入口，方便他们对规则进行调整。访问控制主要是设置访问权限，保证规则数据库的安全。应用程序主要把对象和数据交给规则引擎，规则引擎调用对应的规则，发生动作。总的来讲，业务规则管理系统的功能包括了管理规则、部署规则、分析规则、定制规则和设计规则，这些功能共同提高了业务规则管理的水平。

三、业务规则管理系统在档案信息资源管理中的应用

篇2

当前AMIS基本上是对已有档案信息的管理、利用、编研等环节进行管理，而对档案界反映比较强烈的“采全率低、采准率低、及时性差(即档案收集不齐、质量不高、期限不准、归档滞后等)”等问题无法处理。由于档案的收集范围、保管期限对不同单位具有特定性，一般档案管理人员难于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影响了档案的收集、著录以及今后提供利用的水平。

目前，在档案整理的过程中，每个环节都需要大量的人工干预或检查，才能达到理想的整理效果，也就是说一个单位的档案要想整理得好，就必须需要一个高素质的档案人员，做到仔细、认真，并且必须非常了解单位的业务运作。

二、应用业务规则技术的解决之道

针对国内档案管理现状，广东万维博通信息技术有限公司在自有系列档案信息资源管理系统(AMIs)产品基础上，引入人工智能技术，研发了一套“基于业务规则的档案信息资源管理平台”，该平台除具备一般AMIS的档案管理、利用、编研的功能外，重点研究了基于信息资源规划，依托业务规则库的档案信息资源收集管理体系：通过信息资源规划确定各立档单位的归档范围、保管期限表，并将其抽象为档案业务规则库(Archives Business Rules Database，简称ABR)，同时也将档案主管部门与指导部门的规范、制度、标准等也整理到ABR，通过强大的推理引擎(RM)，对已有的档案信息数据(AID)进行分析与推理，作出相应的判断，以帮助立档单位达到“档案收集齐、保管期限设置准、档案著录规范”的目标，同时也为档案管理部门建立起智能化的网上监督指导系统、绩效评估系统和上岗人员自学习系统等。也可通过基于档案知识规则库(ABR)和推理引擎(RM)构建的档案信息雷达自动从相关业务系统收集档案信息资源。基本实现以下功能：

1)采用人工智能技术，建立档案业务规则库(ABR)，利用规则引擎，贯穿整个档案轨迹的全过程，控制档案收集、整理的质量与数量；

2)构建档案信息雷达，利用档案业务规则库(ABR)。通过数据挖掘技术自动收集立档单位的各种业务数据：

3)建立新型的档案移交、接收模式，做到档案实体正式移交前进行相应的非现场预检查，保证档案接收质量并减少后续的著录量与数字化加工量：

4)建立新型的档案监督指导管理体系与绩效考核体系，实现远程指导、远程考核。

5)建立新型的档案自学习系统，提供档案上岗人员接受培训的新途径，并找到传承资深档案人士知识的快捷方法等。

三、主要研究内容

1、档案业务规则库(ABR)的建立与管理

与档案业务相关的规范、制度、标准等内容，称为业务规则(Business Rules，简称BR)，特别是档案管理部门制定的档案收集、归档范围、保管期限表等。

每个立档单位都有不同的规则，每个资深的档案从业人员都有不同的经验总结，在档案指导的过程中可能也会定期加入相关规则，规则在不断地更新。档案业务规则库分为三类，是将档案各项专业知识分门别类融合。

1)针对外部的业务规则库：以《档案法》为主的相关法律、法规和制度等；

2)针对结构化的内部规则库：对综合档案以立档单位为基础的《归档范围》、《保管期限表》，对工程档案以工程性质为基础的《建设工程峻工档案归档范围》：

3)针对非正式的内部规则库：档案指导长期实践的经验，单位经验丰富的档案从业人员的知识总结等。

2、档案业务规则库(ABR)在档案轨迹的各个环节的用处

通过完善的业务规则管理系统(BRMS)将相关的档案规范、制度、标准及各立档单位的归档范围、保管期限表等抽象为档案业务规则库。

BRMS是系统服务堆栈中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及档案信息库(AID)，可较快地搭建与档案配套的其他业务系统。

档案业务规则库(ABR)建设完成后，在档案轨迹的各个环节可以开始发挥作用。

可对各立档单位的档案信息(包含全宗、目录／项目、案卷、卷内等)自动分析，提高决策水平，推理得出相关结论：

档案著录是否规范?

档案收集范围是否齐全?

保管期限定义是否准确?如数据符合要求，可以搬档案实体过来或下去检查等，并衍生出相应的人工智能子系统：

1)档案接收即时检查系统

接收档案范围确定后，系统可即时根据档案业务规则库(ABR)将各立档单位的档案信息(AID)，通过知识规则推理引擎(RM)，对录入或导入的档案信息进行检查，系统自动提出整改意见或验收意见。

2)档案著录规范检查系统

根据已存在的档案业务规则库(ABR)对责任者、题名、保管期限等自动进行检查。

3)网上监督指导系统

档案局／馆、档案主管单位利用基于Internet／Intranet的档案信息扫描技术，结合档案业务规则库(ABR)，自动监督各立档单位的档案整理情况，发现问题自动提醒，并及时反馈，信息转入Workflow，档案监督指导人员根据实际情况作出处理。

它利用人工智能的原理，借助计算机模拟人类的思维过程，对档案信息数据进行分析与推理，作出相应的判断，提出建议及线索，以供档案管理部门进行进一步的重点检查与监督指导。其目的就在于：提高监督指导效率，降低监督指导风险，进而保证档案收集入库的质量。

4)立档单位绩效评估系统

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中图分类号：D9 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、档案法规的立法本意

《档案法》明确指出“档案是指过去和现在的国家机制，社会组织的及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字，图声像等不同形式的历史记录”。并且具体规定了“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位都有保护档案的法定义务”，同时规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”，具体表明了档案事业应当在各级人民政府的直接领导下展开档案收集，整理工作的重要意义和作用，同时规定了“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整和安全，便于社会各方面的利用”的工作体制和崇高的工作目标。

二、档案管理的法律界定

《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有，国家规定的不得归档的材料，禁止擅自归档”。这一规定不仅对档案机构和档案工作人员对应当归档或者不得归档的材料做出严格的规定，也对立卷归档的材料如何定期归档，集中管理做出了明确的时间限制。本法的第十一条，第十二条规定了“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的可以按照法律和行政法规的规定，有上述单位自行管理”，上项规定明确了持有须归档由档案管理机构保存的档案，各机关、团体、企业事业单位和其他组织应负有定期移交档案的法定义务，同时对现存于档案机构之外的具有档案属性的文物、图书资料由各单位执行管理的具体方法以及与档案管理机构必须在利用上形成有效地互相协作，以保证文献资料的公益性利用。《档案法》的第十五条至第十八条具体规定了“档案保存价值，保存期限的标准以及档案销毁的程序和办法，由行政管理部门制定”，禁止擅自销毁档案的规定，确保了档案的保存价值和有价值档案的安全。对档案的安全保管和档案的有序转移、转让、出卖、复制、保管都做出了相关规定。对于立卷归档的材料和属于国家所有的档案《档案法》以第十八条做出了“禁止携运出境”的禁止性规定。

三、对《档案法实施办法》的解读

《档案法实施办法》的颁布施行，加强了人们对《档案法》各条规定的理解，国家行政机关依据国家立法机构依法公布实施的《档案法》，在充分尊重立法本意和保留各条原意的相对独立性和连贯性的前提下，以实施办法或实施细则的方式对《档案法》的施行进行了有权解释。从而使《档案法》的执行更具可行性和操作性。对《实施办法》的理解，贵在工作的实施和践行，《档案法》和《实施办法》是内涵与外延之间的紧密逻辑关系，各条款之间绝不可能出现和发生原则上的冲突和语义上的重复，它们之间的区分仅在于前者是法律，后者是法规，都是必须切实贯彻一体遵照执行的规则，任何人不得随意解释和曲解，更不允许对严肃的法律法规产生不应有的歧义。

篇4

一、档案管理规范化建设的重要性

1．对企事业单位的重要性。档案管理工作是信息产业的重要组成部分，档案资料的收集、归档以及档案的数字化管理都成为单位进行档案管理规范化建设的具体实施步骤。规范化的档案管理工作给单位的信息收集做出了巨大贡献，重要的科研资料、关键的经营策略大部分都出自于档案资料之中，档案资料成为企事业单位发展、建设的无形资产。

2．是企事业单位的信息来源。在信息时代的带动下，档案管理工作逐步受到社会各界的重视。档案作为一项重要的信息资源，在无形中给予企事业单位各种决策依据。档案的规范化建设才能最大化的发挥档案的重要作用。档案管理过程中，资料收集、整理以及归档等工作都为日后档案资料的查找提供了便利，档案管理规范化建设成为企事业单位信息来源的动力。

二、档案管理规范化建设存在的问题

1．档案管理观念落后。传统的档案管理工作主要以手工管理档案为主，对于现代化的档案管理处于抵触的状态之中。档案管理工作没有引起领导的高度重视，没有充分的认识到档案发挥的重要作用，对于档案的收集整理工作都处于消极的状态，落后的观念意识严重地影响到了档案管理工作，对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用。

2．档案管理人员素质低下。我国的档案管理人员多数不具备专业的素质，单位对于档案管理工作的不重视，导致对于档案管理人员的安排十分松散。档案管理工作对于专业素质的要求十分高，需要档案管理人员具有一定的责任心，要保持严谨、细心的工作态度。但是，我国的档案管理工作十分艰辛，普遍薪资待遇不高，不能留住科班出身的档案管理人员，导致档案管理系统人员不断流失，档案管理规范化建设难以进一步发展。

3．档案管理体系不完善。首先，我国的档案管理制度不健全。档案管理各项工作没有统一的规章制度作为约束，大多数企事业单位的档案管理工作成为一种自发行为，档案管理工作缺乏时效性、规范性，档案带来的信息资源不能得到很好的利用，从而使档案管理工作失去了实际的意义。其次，我国的档案管理体系落后。我国的档案管理工作起步晚，受到经济、文化的制约，档案管理工作仍然滞留在改革开放初期。缺乏专业的管理人才，档案管理的观念意识十分落后，档案管理体系落后。

三、档案管理规范化建设对策

1．提高档案管理人员素质。首先，要培养档案管理人员的专业素质。定期对档案管理人员进行培训，丰富档案管理人员的专业素质，提高其业务水平。档案管理工作具有时代性，需要档案管理人员不断提高自身的素质，从而进一步完善档案管理的规范化建设，以更好地完成档案管理工作。其次，提高档案管理人员的道德水平。档案管理工作因其自身的特点十分的枯燥乏味，需要档案管理人员具备良好的道德素质，树立崇高的职业道德，在工作中树立责任心，认真负责地做好档案管理的每一项工作。

2．完善档案管理规范。完善档案管理规范，有效提高档案管理规范化建设的效率。首先，建立档案管理规则。档案管理工作应该建立相应的管理规则，完善的规则有效地提高了档案管理的工作效率，增加档案管理的有序性。采取合理有效的档案管理方式，利用最小的人力、物力、财力将档案室管理得井井有条，节约档案管理时间的同时提高档案管理工作的效率。其次，完善档案管理人员交接工作规定。档案管理人员在离职后档案的交接工作十分重要，事业单位由于档案交接没有完整的规章制度，造成工作的交接不完善、不彻底，许多具有十分重要价值的档案严重地损坏，不能很好地利用，会造成严重的损失。这就需要档案管理人员在离职时做好全面的交接工作，建立完善的交接工作规定，严格按照规章制度交接工作，减少交接带来的档案管理问题。

3．实现档案管理信息化建设。信息化时代的到来，要求档案管理工作也逐步实现现代化、信息化建设，档案管理的信息化更加有利于档案管理的规范化建设。首先，投入大量的资金，加强档案室的硬件设备建设，引进先进的档案管理的设备和程序。培养专业的档案管理人才，掌握档案信息化管理工作，完善档案室的信息化建设。其次，完善档案管理向信息化转变。档案管理通过实现信息化，进一步完善规范化，需要档案管理工作不断从传统的管理方式向信息化转变。改变从前的纸质档案管理，利用先进的信息管理设备，节约档案管理的费用，提高档案管理的效率。

参考文献：

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前言：

档案作为承载人类文明的重要载体，其管理工作对于每一个单位来讲都十分重要的。尤其是事业单位，作为我国的行政执法部门，其档案信息不仅记录着人才的培养与考核，还记录着我国社会经济的发展，具有尤为重要的保存价值。因此，如何做好事业单位的档案信息化建设，早已成为时下每一个事业单位档案管理所面临的首要问题。以下笔者就事业档案信息化建设中存在的问题及解决对策进行粗浅的探讨，以期为事业单位的档案信息化建设提供有益建议。

1. 事业单位在档案信息化管理中存在的主要问题

1.1 缺乏专业的档案信息化管理人才

目前在我国事业单位档案管理中，普遍缺乏专业的档案管理人才。部分档案管理人员，从未接受过正规的档案信息化培训，以至于在档案信息化建设的工作中，往往存在人为的工作误差，无法发挥档案信息化管理的真正作用。甚至部分事业单位并没有专门的档案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在档案信息化工作中，不仅仅无法顺利进行档案信息化建设，也造成许多档案人员在工作过程中敷衍了事，缺乏强烈的责任心与耐心，去完善档案信息化建设，发掘档案信息化建设过程中存在的问题。

1.2在档案信息化建设中缺乏完善的离职交接制度

现今社会，很少有人会在一个岗位上一直持续下去直至退休。尤其是事业单位，其人员换届更是有着必然性。因此，在档案管理工作中，档案管理人员的离职交接一直档案管理部门的首要问题。尤其是突发性离职交接，例如：档案管理人员离职、出过深造、生病等突发性事件，都对档案管理工作的顺利进行造成了极大的影响。同时，由于目前绝大多数的档案管理部门，缺乏完善的交接手续，以至于档案管理人员在进行离职工作交接时，无法做到有章可依，有章可循，最后造成许多档案变成“死档”、“弃档”，给事业单位造成了极大损失。

1.3事业单位在档案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好档案信息是档案管理工作的一个重要步骤，虽然现在电子档案已经越来越破普及，但是多数机密、重要的档案信息，事业单位还应同时采用纸质档案管理的方式进行管理备案。然而目前，事业单位在档案信息化建设后，针对机密、重要档案的备案尚缺乏有效的措施，造成电子档案与纸质档案管理制度不配套。以至于，许多档案造成丢失、损坏。而在查找使用中，又无法发挥档案信息的最大利用价值，极大的遏制了事业单位档案信息化建设的进一步发展。

1.4事业单位缺少高科技管理和保护档案的意识

随着时代的进步，事业单位原有的档案管理方式和管理设备，已经无法适应当前的时展。然而目前我国绝大多数的事业单位，还是没有认识到这一问题的严重性。以至于在日常管理中，大多数事业单位的档案信息管理，无法及时的更新，或者是更新速度缓慢。同时，也没有根据社会的发展，工作的实际需求，引进高科技设备进行档案的管理与修复，对档案的信息的保护意识仍很薄弱。

2. 完善事业单位档案信息化建设的几点解决对策

2.1强化对事业单位档案管理人员的培训与招聘

档案管理人员作为档案信息化建设的直接执行者，其专业技能水平的高低，直接影响着信息化建设的程度。因此，为了进一步完善事业单位档案信息化建设，加强对事业单位档案管理人员的培训与招聘尤为重要。首先，事业单位应该定期安排现有档案人员进行档案信息化建设的相关技能培训，加强其专业技能知识，并使其认识到此工作的重要性，树立正确的工作态度；其次，对外公开招聘优秀的档案信息化管理人才，为事业单位引进新鲜的血液，加快事业单位档案信息化的建设。从而提高事业单位档案管理人员的职业技能水平，专业知识，使事业单位的档案管理能够跟上时代的发展步伐。

2.2 做好事业单位档案管理人员的离职交接工作

事业单位应当对档案工作人员的离职交接工作，作出严格的规定，从而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：当一个事业单位的工作人员因为一些原因需要离开岗位的，要在临走之前做好档案的交接工作，并留下其联系方式，方便原单位在发现问题时及时联系。同时，最好交接工作的书面备注，以此区分工作责任，方便日后查阅。

2.3做好档案信息的更新管理工作，引进先进设备

由于事业单位每天都会有新的变动，所以事业单位的档案管理人员，需要及时的跟上信息变动脚步，及时的收集新的档案信息，不断充实档案信息库，完善档案信息库。同时，根本事业单位的实际需求，定期跟换落后的档案管理设备，引用先进的设备来管理档案，为进一步完善档案信息化建设奠定基础。从而从根本上加快事业单位收集信息的能力与速度，更好的服务于单位。

2.4建立属于自己的档案信息化管理规则

要想进一步完善档案信息化建设，制定必要的档案管理规则尤为重要。因为，任何一项管理工作，都离不开相应的规章制度。所以，事业单位在档案信息化建设中，应该根据实际的管理情况，逐步形成和完善自己的管理规则。而不是杂乱无章的管理档案，要采用合理有效的方式促进档案信息化建设，且消耗最小的人力、物力、财力管理更多的档案，只有这样才能真正加快档案信息化的建设，提高档案管理的工作效率与工作质量。

结束语：

综上所述，本文笔者就事业单位档案信息化建设进行粗浅的探讨，使我们更加清楚的认识到，档案信息作为事业单位进行决策、分析的重要依据，在构建社会主义中占据着十分重要的地位。因此，如何进一步完善事业单位的档案信息化建设，将档案信息化建设真正落实到事业单位的日常章程中，早已目前事业单位进行档案管理的首要工作，具有十分重要的现实意义。

参考文献：

[1] 李萍，胡晓艳.对事业单位“流动编”人员人事档案管理的几点思考[J]. 兰台内外. 2008（06）.

[2] 孙艳平.论事业单位档案的信息化建设[J]. 科技咨询导报. 2007（21）.

篇6

中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

企业档案记载着企业发展的足迹，企业文化思想也被真实地记录在企业档案之中。随着CAD技术应用的深入，我院网络应用已全面展开。工作方式的改变给管理方式提出新课题。设计手段的现代化，日益增多的CAD电子文件，向长期以来以纸介文件为基础建立的档案管理思想、管理原则、管理体制、管理方法提出了全面挑战，这是一场真正的记录革命。我院每年有数万多张图纸要存档、入库，它是广大设计人员劳动和智慧的结晶，是我院宝贵资源和财富，是档案的重要组成部分，必须很好地保存。如何收集、如何归档、如何存储、归档后形成的电子档案如何管理、如何利用已成为我们必须解决的新课题。

随着CAD应用水平的提高。设计人员对资源共享的要求与日俱增。院重复使用的建筑设计施工图图、地形图和可供大家多次使用的标准电子图签等，均需要归档存储。同时已存档的电子文件的再利用可大大缩短设计周期、提高设计质量。因此。为保护设计资源、提高市场竞争力而建立电子图库，已是势在必行，“档案信息化管理”成为迫在眉睫、因势而生的必然课题。

一方面是设计手段的改变引起的档案管理的变革，这是客观实际的需要，是档案学发展的内在动力。另一方面，科技进步提供了变革的条件，如CAD应用技术、光盘存储技术、图纸扫描技术、网络应用技术等，都提供了信息存储和管理的理想手段。院计算机网络的实施也奠定了档案管理系统有效应用的基础。1999年底国家质量技术监督局了“CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求”等四个国家标准。下面，就我院的工程设计项目档案的信息化建设谈几点体会。

选择适宜的“档案信息管理系统”应用软件

各单位的“档案信息管理系统”应用软件。有的是自行开发，有的是购买的，选择哪条路要根据企业的实际情况。我院选择了是外购适宜的商品软件。档案管理软件开发的思路似乎并不复杂，但其牵扯的信息技术很多，如数据库技术、网络应用技术、浏览器的内嵌式使用技术、通用的档案查询光盘存储格式等。特别是档案管理它是一专门学科技术，有一整套档案管理的法规和丰富的流程。应用软件要体现出档案管理的政策、法规。要做好档案应用软件的开发，必须对开发人员进行专门的档案知识的培训。况且计算机技术的更新日新月异，如果不能掌握最前沿的新技术，就会使开发出的应用软件不仅开发周期长、成本高、开发技术滞后，而且导致软件生命力不强，使应用停顿或因跟不上需求的变化而夭折。为使应用软件的投资更加合理，我院购买了经国家档案局鉴定的杭州慧智“档案管理系统”平台，作为档案信息化的起步。

目前，市场上应用软件较多，如何正确地选择?要做好市场调查。我们的经验是：选

择当今社会的主流产品，要符合现行档案规则的要求；应是一个便于本单位进行二次开发

的通用平台；研制单位要有强大的技术支持，可随计算机技术的发展进行应用软件的更

新、换代。这样才不至随开发商在社会的沉浮，影响到本单位“档案信息系统”的可持续

发展。

二、走档案管理者与信息技术人员密切合作之路

档案信息化的重点是“档案管理”、“信息技术”两个方面，两者的有机结合是档案信息化成功的关键。首先，负责二次开发“档案信息系统”的计算机人员要做好系统调查和系统分析，要走进档案库房，认认真真地向工作多年的档案管理人员全面了解现存的纸介档案概况，了解各类档案的立卷原则、案卷帐目属性。了解一系列有关档案管理的规章制度以及案卷在库房柜架的摆放顺序等。之后，再提出二次开发的“档案信息系统”模型，并在应用过程中不断完善及修改，以使各项设置相对合理。

建立档案信息系统，特别是工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。针对档案人员缺少信息技术知识这一问题，我们根据工作需要由计算机专业人员对档案管理人员进行上岗培训，使其明确信息系统的工作方式，案卷与卷内文件的标识方法。经过培训，档案工作人员逐步掌握了使用计算机进行电子文件的网上收集、整理、录入、利用信息系统进行查询、借阅管理、光盘的刻录以及CAD的简单应用等，既满足了工作需要，又提高了自身技能，为档案信息化的与时俱进打下了良好的基础。

建立一整套档案管理制度及信息系统应用规则

档案管理信息系统，是我院一体化的集成应用系统的一部分，其设计思想决不是孤立的。CAD电子文件管理是设计成品管理，属于“前端控制”的设计阶段对全程管理具有决定意义。为此，需要一套与集成应用系统一致的系统参数，包括有项目分类、设计阶段、专业、部门、人员、密级、保管期限等。这些都要与CAD项目管理及设计流程管理完全统一。为保证信息系统的顺利运行，建立了以下一整套应用规则：

各设计阶段、各类电子文件名命名规则

各设计阶段立卷规则，案卷号及文档号标识规则

CAD电子文件网上浏览权限规则

卷借阅及电子文档拷贝规则

各类档案查询授权规则

电子文件收集规则

数据录入与入库规则

数据库管理规则

各类档案用户管理规则

档案销毁管理销毁规则

系统管理、开发及安全备份规则

光盘存储、刻录与利用规则

每一个规则的制订都经过管理部门及技术部门的认真研讨，形成文件后下发于各部门贯彻执行。有些规则已纳入院IS09001质量管理体系作为作业文件检查执行。在执行规章制度推动应用的过程中，我们的体会是：加强管理是关键。

四、分步实施，做好档案信息的积累

由纸介档案到电子档案初期有大量工作要做，要分清轻重缓急，分步实施，我们的做

法是：

(一)先现行档案后历史档案

先将目前发生的电子文件及时收集归档，再整理以前的档案，切莫将现行档案再放置

成历史档案。

(二)纸介档案、电子档案共存

电子档案为现行档案， 以CAD电子文件形式存放，供网上查阅及再利用：纸介档案为历史档案。案卷目录形式存放，档案供借阅。这种的局面可能要持续一个相当长的阶段。

(三)先整理近期、后整理远期档案

整理纸介历史档案也本着先近后远的原则，且先整理重点项目及与目前设计仍发生关系的项目。历史档案没有电子文件，我们将其扫描成电子文件，并使电子文件借阅逐步代替底图的借阅。

五、建立我院工程设计项目档案信息系统

依据以上实施原则，在慧智“档案管理系统”提供的平台上，根据我院的实际情况进行了二次开发，做了以下开发工作。

(―)建立了远程管理文件服务器

服务器系统选用Windows2003 Server。因办公室与服务器机房分别在两个楼层内，所以选用了远程管理。项目电子文件收集、编目、校验后，由系统管理员将数据和图文件从终端工作站送往服务器。数据库系统选用Mcrosoft sQL Server2005，数据录入可采用两种方式，即由应用系统录入界面输入或数据转换。一般情况下，按项目采用数据转换方式，这样服务器相对安全，也减少网络压力。图纸电子文件归档及图纸信息录入采用的方式是直接由CAD图纸打图同时产生条形码并上传图纸信息至系统，并由档案管理人员对底图进行条码扫描提取相应图纸电子文件及图纸信息目录提取，然后再按照库结构要求整理，这样能充分利用已存在的资源，减少录入错误，提高录入速度。

(二)建立各类工程档案及数据库

已建立的档案有“施工图dwg格式电子文件”、“施工图tif格式电子文件”、“文字资料”等。其中施工图电子文件根据版本先后，可供用户方便查阅最新版施工图，并可调取旧版施工图进行参考。并定义了项目、阶段、专业、文件四级数据库结构，建立了数据库。

㈢建立各类系统参数

建立项目分类、设计阶段、专业、部门、人员、密级、保管期限参数等。

(四)CAD电子文件网上浏览权限设置

为安全与保密，根据院文件精神对档案用户进行密级设定及档案浏览权限的设定。

(五)系统管理

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“档案”对于任何一个国家、任何一个单位而言，都是非常重要的。如果档案管理工作不利，不仅会使原始档案遭到损坏，同时也有可能泄露该国家或该单位的机密，对档案主体的发展造成威胁。但是由于纸质档案的存在符合人们生活和工作的习惯，人们不可能立刻就将它淘汰，虽然“无纸化办公”已经开始好多年了，“纸质档案”仍然存在于每一个机构。此外，凡是具有印章或签署的文件都是具有法律效力的，因此这类型的文件必须以纸质的形式进行保存并加以管理。

二、纸质档案管理工作存在的问题

所有的纸质文件都是张纸、笔迹以及笔迹材料的集合体。那么纸质档案可以保存多长时间，就与档案本身的材料、管理人员的工作态度、单位的档案管理条件以及外界借阅人员的爱护程度、一些突发事故有关了。

首先，从管理人员的工作态度及档案管理条件来看。当前纸质档案的管理流程是：收集、整编档案资料――档案除尘、除虫――档案归档、入库――档案管理。但是，能够严格的按照流程进行档案管理的单位少之又少。此外，档案管理室都配有“温湿度管理系统”，能够仔细的根据档案室内环境的变化进行温湿度调节的工作人员，可以说几乎是没有的。还有，部分单位还存在档案借阅信息不入计算机管理系统的现象。这些都对纸质档案资料的管理保护工作不利。

其次，从档案借阅者来看，有部分借阅者缺乏保护意识，在查阅档案资料时，也不查看桌面是否干净、也不在乎不带手套对档案资料的损坏、翻阅资料时也不小心、也不注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。

再次，从预防突发事件的情况看，由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。

三、解决对策

首先，要做好档案保护宣传工作，明确惩治规则，提高档案管理人员及纸质档案资料借阅者的责任意识。档案管理人员要明确自己的工作职责，确保档案管理室的整洁，保证档案室的温度及湿度在合理的范围之内。同时，管理人员要及时提醒资料借阅者，带上配备的手套翻阅资料，明确借阅的规则及惩治条款，对于资料的借阅状况要及时录入计算机系统中去。对于珍贵的纸质资料，能利用复印件的一定不要随意使用原件，避免对原件的损坏。一旦发现损坏资料的现象，一定要惩，还要及时修补破损资料。此外，要保证密封杀虫消毒工作的正常有效开展。由于计算机管理系统的引入，不仅方便纸质档案编码归档，还方便资料的查阅、更新，提高了资料管理的有效性，所以，管理工作人员一定要掌握计算机管理系统，集合本单位的具体工作内容，制定出一套适合自己的管理规则。

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高职院校档案管理工作不仅是高职院校进行教育管理的一个重要的部分，而且是高职院校管理工作中的一个重要环节。高职院校的档案管理是指高职院校从事招生教学科研管理等活动，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

一、高职院校档案管理的现状

（一）档案管理的步伐跟不上时代变化。

目前，高职院校的档案管理不够现代化，它们的观念落后于时代的发展。档案管理作为高职院校信息资源的一个重要组成部分，档案管理的工作需要与时代并进。许多学校觉得档案管理工作就是将资料整理分类一类的事，根本无关轻重，并不需要在上面花费人力物力。这是由于这些高职院校对于档案管理工作的认知还不够彻底，对于档案管理工作缺少系统认知。更甚者，有的高职院校的档案管理工作人员并不是拥有专业档案管理职能的档案管理人员，而是从社会上招聘的临时工人或者兼职工人。

（二）档案管理信息化缺少基础建设，重视度不高。

作为一种服务于教学管理活动、辅助教学管理活动的工作，档案管理由于在学校的发展历程中并不直接起影响作用，并不是很受高职院校的重视。许多高职院校认为购入几台电子设备，就算完成了档案管理的信息化。这一点微薄的投入是远远不够的，实现档案管理工作信息化必须要求整个学校的管理活动，例如教学、科研等，全都进行网络化、数据化、信息化管理，这样档案管理工作的信息化才能算大体完成。

（三）急需提高档案管理人员的信息化管理素养

由于高职院校的大多数档案管理人员并不是专业的档案管理人员，他们缺少档案管理工作的相关专业知识，在工作中难免会出现对档案的归档分类不准确、归档资料不完整、查阅档案的手续不完备等情况。

二、实现高职院校档案管理信息化建设的建议

（一）加强学习，增强认知。

要不断学习，提高认知水平，不断提高学校的教育管理能力水平，实现档案管理工作信息化。由于档案管理工作实现信息化对学校的教学、科研、管理都有着十分重大的意义，因此学校档案管理工作方面的上级领导应该将档案管理工作的信息化放在一个重要的位置，不断强化下级工作人员对档案管理工作信息化的认识，使得档案管理工作的信息化有计划、有步骤、有阶段地进行。实现档案资料的二次开发、二次利用是档案管理工作信息化的最终目标，为了实现这一目标，高职院校应该不断开发促进档案管理工作对学校的发展服务功能。

（二）对档案资源实行整合，形成固定标准。

建立档案管理的信息化需要一定的规则和标准，如果缺乏规则和标准，则难以实现档案管理信息化。目前，大多数高职院校采用合办院校、联合发展的形式，造成不同的高职院校间的档案管理方式、规则和标准五花八门。因为缺乏统一的规则和标准，造成对档案进行归档、传输、接受、查阅的难度加大。所以，高职院校有必要加强对档案管理规则和标准的建立，在原有资源的情况下进一步进行信息化改造，使档案的一系列处理流程井然有序，不断提高档案管理工作的信息化程度。

（三）提高档案管理信息化人员的素养。

对档案管理信息化进行建设的人员，不仅需要具备档案管理这一方面的专业知识，还需要掌握现代化技术，拥有计算机、信息数据等方面的知识储备。要在现有的档案管理人员的基础上，根据目前档案管理工作的信息化的要求，加强物力人力投入，配备相关现代技术设备与技术指导人员，以完备的技术队伍加快高职院校档案管理信息化的工作进程。

（四）增加对档案管理工作信息化的投入。

无论什么工作，都离不开人力、物力的支持，况且高职院校档案管理工作信息化建设需要配备大量的现代技术硬件设施、软件设备和技术人员，这些都需要大量的人力物力支持。并且档案管理工作信息化建设是一项长时期、长投入、收益晚的工程，这就需要高职院校对档案管理工作进行长期的、持续的、庞大的人力、物力投入。

三、结语

高职院校档案管理记录着高职院校整个从建成到发展至今的历史进程，反映出高职学校教学、科研成果方面的成就。档案可以真实全面地还原学校发展的历史原貌。档案管理工作是对高职院校进行教育质量和管理水平评价和估量的一项十分重要的根据。实现档案管理工作的信息化十分重要，我们要认真对待，认真实施。

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1.1规范、灵活相统一原则

行政事业单位的档案管理工作要严格按照国家标准来执行，体现了制度的规范化、标准化，但是各个事业单位之间的差异是存在的，因此，事业单位也应当结合自身的工作特点和管理方式，在不断的摸索与实践中建立起一套结构完善、内容全面、符合本单位实际情况的规章制度体系。

1.2职责、权益兼顾原则

档案管理过程必须职责分明，才能够保证管理工作的正常进行。因此，每个领导干部都要明确自己的工作职责范围及权限，合理制定工作目标，进行不定期检查和指导等，在明确责任的同时，还要注重保护工作人员的合法权益。

1.3制定、执行并重原则

行政事业单位的管理规则和制度都要在遵循国家标准的基础上，结合自身特点进行制定，制度的执行情况就是检验制度规则是否适合单位发展的关键性指标。因此，单位领导要十分注重各项制度的落实与执行情况，在不断的实践与检验中使制度与规则更加人性化、规范化、合理化。

1.4静态、动态相结合原则

制度是保证事业单位稳定发展的重要保障，但是随着时代的发展，制度也要与时俱进，不断适应当下的工作需要。目前，我国的各项行政事业逐步与国际接轨，因此，行政事业单位要善于学习一些先进的档案管理办法，并结合自身工作情况进行改善与调整。

2.行政事业单位档案管理中存在的问题

2.1档案管理工作得不到足够的重视

目前，我国行政事业单位的领导普遍不重视档案管理工作，从而导致管理力度不够，难以保证档案管理资料的连续性和完整性，难以快速而准确地提供档案信息为社会的经济建设服务，使档案管理的作用和职能得不到充分的发挥。

2.2档案人员业务素质良莠不齐

档案管理工作具有很强的政策性，也具有很强的专业性和技术性，这就要求档案管理人员有扎实的专业基础知识以及较强的业务水平。但是目前，我国行政事业单位的档案管理人员往往一岗兼多职，任务繁多，难以全身心地投入到档案管理工作中去，还往往因为工作需要频频变动，难以保证档案管理工作的持续性和稳定性。在管理队伍中，个别档案人员并没有很强的责任意识，没有意识到档案管理工作的重要性，应付工作的现象十分严重，再加上没有强有力的监督与管理措施，导致行政事业单位的档案管理效率低下。

2.3档案管理方法滞后，缺乏现代化管理手段

档案管理工作应当与时俱进，适应时代的发展要求，如果行政事业单位不能够及时学习档案管理的新方法、新技术，没有采用高效的现代化档案管理手段，就会导致档案管理工作缺乏程序性与针对性，降低可操作性。在信息化的社会，档案管理人员缺乏对电子档案的存储管理能力与保证信息安全的能力，难以熟练运用现代化的管理手段，就会阻碍档案管理工作的现代化进程。

3.行政事业单位档案管理的创新思考

3.1不断加强各级领导对档案管理工作的重视程度

重视行政事业单位的档案管理工作，加大档案管理工作的力度，才能够保证档案管理工作的顺利开展，才能够使档案管理的作用和职能得到充分的发挥。因此，行政事业单位的领导应当从思想上高度重视档案管理工作，亲自下达档案管理的各项任务与指标，亲自督促落实，才能够切实提升档案管理工作的效率。事业单位的领导还要定期开展档案管理工作职能和作用的宣传工作，使档案管理人员都能高度重视档案管理工作，倡导各部门主动配合本单位的档案收集与整理工作，同时要发挥模范带头作用，激发档案管理工作人员的工作热情，不断提高档案管理工作水平。

3.2提升档案管理人员的整体素质，建设高水平的管理队伍

行政事业单位的档案管理工作具有连续性和专业性，因此应当尽量减少档案管理团队内人才的流动性，避免一岗兼多职，岗位频频调动的现象出现。行政事业单位要建立专职档案管理岗位，为档案管理人员分配明确的任务，使其能够专注于档案管理工作。科学合理的档案管理体系可以保证行政事业单位档案管理工作的标准化与程序化，因此，事业单位要结合自身特点，制定一套适合自己的档案管理体系并严格落实，使每一个档案管理人员在工作时都能够有章可循，有助于确保建档信息的格式化与标准化，有助于保证档案管理信息的真实性与可靠性。

3.3加强档案管理工作的电子信息化

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关键词 工程企业 档案管理 地位意义

一、工程企业档案管理的重要地位与意义

一般的档案管理，通常情况下，人们比较清晰，对其重要性的认识也基本上形成了一致的共识。但是，在工程管理档案管理的问题上，许多人的认识还是模糊不清的，甚至是步入歧途的错误认识，需要有一个拨乱反正的过程。

1.工程档案是一种重要的信息资源。作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

2.工程档案的管理模式是在实践中自然发展的。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要

3.不可忽视工程档案管理与一般档案管理规则的共同规则。工程档案管理不同于一般的档案管理，有自身独特的一整套制度、规则、办法，二者是不能混为一谈的。但是同时也必须看到，工程档案与一般的档案管理之间并不存在不能逾越的一条鸿沟，二者之间是相通的。工程档案是一般档案的组成部分，是包含与反包含的关系。比如，大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

上述情形，在一般档案管理过程中出现是正常的，不足为怪，实际上，在工程档案管理过程中，同样也会出现类似的问题和矛盾，以至于常常影响企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。

二、努力建立现代新兴的工程档案管理理念

这是一个讨论了很长时间的命题。以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

1.档案事业管理是指对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。有必要了解其中的主要内容，如：根据本国的社会制度确定档案事业管理原则和档案事业管理体制；依据国家的法律和政策，制订档案法规和档案工作方针、政策；调查统计档案事业发展状况，制订长期和短期规划，并组织实施；按照档案法律、行政法规、规章，对档案馆和档案室的档案管理工作进行监督、检查和指导等等。

2.熟悉工程企业档案管理的基本模式。档案管理模式包扩集中统一管理和分散管理两种。按照集中程度又可分为三种：档案集中统一、档案分级管理、档案分散管理。

三、致力于完善工程档案管理的相应措施

1.探索区域性档案管理中心的管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。

2.完善企业工程档案内容制度的修订。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。

3.加强对工程档案工作进行考核评估。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面考虑：一是借助主管部门执行力，定期考核。二是中介机构测评制度；三是个人监督制度要到位。