信贷档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇信贷档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。

一、信贷档案管理的现状

信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。

（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、

（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。

（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。

二、加强信贷档案管理的途径

要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。

（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。

（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。

（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。

三、结论

加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。

参考文献：

[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案，2002（1）：21～22.

[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案，2000（4）：24～25.

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在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。应该说，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案管理现代化势在必行。

一、信息化与档案的关系

1．档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。

2．信息化是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起，构成一个全球化的信息共同体。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

3．信息资源开发利用要服务于客观发展需求。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息一知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。

4．信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，也是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。

二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

1．从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

2．文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

3．归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

4．档案信息化建设与档案管理现代化还应该坚持以下四项原则。

(1)前瞻性：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

(2)协作性：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

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首先我们谈一下第一种纯粹的政府主管模式，该种模式的典型例子是中国人民银行牵头成立的“建立个人征信体系专题工作小组”它主要负责实现各商业银行间有关个人信用档案的共享工作，同时负责系统的管理和运行并制定征信业务规范和标准，采集个人信用档案和提供利用服务。中国人民银行是我国银行的“银行”也是国家的职能部门，所以它对我国个人信用档案各环节的管理就属于政府管理行为。

第二种模式是政府牵头并按企业机制运营、按理事会模式管理的模式。该模式的典型代表城市是上海市。它主要是由第三方中介管理机构一一上海资信有限公司按企业机制运营、理事会模式来管理。该资信机构也是上海市政府批准建立并由中国人民银行核准的专门从上海市个人信用档案管理的非金融服务机构。理事会由巧家商业银行、上海资信有限公司、中国人民银行上海分行等单位组成，随后税务、司法、社保、工商等部门也加入其中。这也标志着上海资信有限公司的征信范围已经不仅仅局限于银行与金融机构的信用信息，它已经把征信范围扩展到了社会的各个领域与部门。

2 个人信用档案管理模式存在问题分析

随着社会的发展，特别是在快速发展的中国社会，“信用”显得尤为重要。它既是一种无形的资产，也是每个公民、城市、机构、企业、甚至一个政府的另一张“身份证”。良好的个人信用体系建立能够提高交易效率，促进资源优化配置。既是经济顺利发展的重要纽带，也是诚信体系的重要组成部分。个人信用行为约束机制的缺失，使得坑蒙拐骗、合同违约、借贷不还等现象很普遍的存在在中国。在中国目前还没有一个健全完善的个人信用制度，这是造成上述现象的主要原因，滞后的个人信用制度已经成为严重制约我国社会发展的重要原因。我们可以从以下几点来分析我国个人信用档案发展滞后的原因：

（1）具有局限性

中国人民银行是我国银行的“银行”，在我国每个辖区都有支行同时也是我国的职能部门。从表面看选择中国人民银行作为我国个人信用档案管理的牵头机构似乎符合情理。但是深入分析，它的管理是具有局限性的。这种局限性主要表现在两个方面，第一个方面是业务上的局限性，第二个方面是征信范围的局限性。

首先我们来谈业务方面的局限性，中国人民银行的主要职能是起草有关金融机构运行的法律法规、制定和实施货币政策、维护国家金融稳定、发行人民币并管理人民币流通等的。它对于管理我国金融有关方面的事情是行家，但是对于管理专门档案的个人信用档案的确是外行。作为牵头或管理机构，该机构应该负责制定个人信用档案的管理标准、相关法律法规和征信范围等规定。显然选择中国人民银行是具有局限性的，我们应该选择一个对管理档案比较在行的行家来作为我国个人信用档案的牵头或管理机构。

其次我们来谈征信范围的局限性，在早期中国人民银行就开始我国“银行信贷登记系统”的建立，系统以各城市支行信贷数据库的信息为基础而建立，在当时该系统主要局限于银行五大类信贷业务方面个人信用信息。显然在当时中国人民银行建立该系统的本意是为本机构或商业银行等金融机构服务的。它所征集的有关个人信用档案的内容只局限于信贷或金融相关信息。根本没有涉及例如司法、税务、通信等社会各个领域，虽然在随后的几年里中国人民银行把例如通信、税务、司法等领域逐渐纳入它的征信范围，但是从数量上来讲也明显少于信贷档案。中国人民银行作为管理国家金融行业的职能部门来管理个人信用档案，这势必将具有征信范围的偏向性。所以从征信范围的角度来考虑，中国人民银行也不能成为我国个人信用档案的牵头或管理机构。

（2）缺乏对个人信用档案的宏观管理

我们可以把我国个人信用档案的管理分为宏观管理和微观管理，宏观管理是指为了维护个人信用档案的完整与安全，使其充分发挥作用而对个人信用档案工作进行指导、决策、监管、制定统一标准的过程。微观管理是指对个人信用档案的具体管理，例如征集、整理、鉴定、保管、统计、数据库的建立与数据更新等具体管理过程。我国现有的两种管理模式，第一种模式是纯粹的政府主管模式，另一种是政府牵头并按企业机制运营、按理事会模式管理的模式。这两种管理模式对个人信用档案都缺乏宏观角度上的管理，中国人民银行成立的“建立个人征信体系专题工作小组”它主要负责实现各商业银行间有关个人信用档案的共享工作，它没有从宏观的角度来对全国个人信用档案工作进行指导、决策、监管、制定统一标准。同时中国人民银行是一个管理专门档案的外行部门，即使对个人信用档案有宏观上的管理，该管理也是不专业不科学的。另一种是政府牵头并按企业机制运营、按理事会模式管理的模式，该管理模式本身就缺少一个对个人信用档案宏观管理的部门，上海资信有限公司只是能完成对个人信用档案的微观管理工作，对个人信用档案的宏观管理应该由政府的某个职能部门来负责。所以综上所述，我国现有对个人信用档案的管理模式缺乏宏观上的管理。

（3）缺乏网络技术支持

个人信用档案资料的分散性使得征集环节要借助网络技术来支撑，网络是个人信用管理模式建立的技术载体，传统的汇总或登记式办法已经不能及时准确地征集档案了，和发达国家比，我国网络技术的还相对落后。网络建设基本集中在大中城市中，上网用户有限、许多中小城市网络建设还处于刚刚起步阶段，在我国公民的社会保障号、证券开户账号、身份证号等账号之间没有没有内在联系，个人信用档案共享系统要创立，必须将这些账号统一起来，这样才方面利用者查询，这就对网络技术提出挑战。落后的网络技术已经对我国建立个人信用档案造成障碍。

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1.2档案管理人员素质欠缺档案管理人员是实现档案信息化管理的主导力量，对推进档案信息化进程起着重要作用。现阶段，尽管档案管理员有专业的档案管理知识，却不能满足信息时代的需求，更有甚者从未接触过计算机和网络。加之档案管理部门缺乏既懂专业知识，又掌握网络、计算机、通讯技术的全能人才，致使档案管理人员整体综合素质缺乏，阻碍了档案信息化管理的快速发展。

1.3档案信息化的服务观念和方式滞后随着社会经济的迅猛发展，档案信息化的服务对象在迅速扩展着，不同行业、不同阶层都有越来越多的需求。但由于涉及到档案信息化服务的保密和安全等多方制约，仍然还有很大的障碍。

1.4标准化、规范化程度偏低档案工作的标准化、规范化，是信息化的前提和必要条件。由于标准化、规范化程度低，致使分类编码标准不完善、不统一，档案著录细则相容性差，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准等，使得多元的档案信息资源不能顺利存储、管理、使用，制约了信息交流的范围和程度，影响了档案信息化建设的步伐。

2.强化档案信息化工作的举措

2.1加强档案信息化基础设施建设计算机网络、数据库系统及应用是档案信息化建设的基础。随着档案信息量的剧增，档案管理员需采用先进的计算机技术、多媒体技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，将传统的纸质载体材料转化为全文、全图、全声的电子信息，并实现自动检索。这就需要投入大的财力，提升软硬件的配置，满足档案信息化管理的基本要求。

2.2提升档案信息化管理队伍素质由于档案涉及的门类众多，知识面宽泛，需要构建一个复合型、多层次人才群体，以便推进档案工作的开展。一是要具备足够的档案管理理论、档案编研、档案管理技术等。二是要有一定的计算机、网络、高科技应用水平以及档案信息资源开发能力。三是要加强档案信息化管理人才、技术应用型人才和青年人才的培养，保证档案管理队伍与时俱进，适应数字化时代需求，更加高效的完成档案管理工作。

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2、管理和利用好电子档案的途径

因电子档案具有多种多样的技术依赖性以及提供利用方式，使得利用工作比较复杂。所以，对于电子档案来讲，加强其利用管理非常重要，要求必须从多个角度出发，通过多方面的密切配合开展工作。2.1为了使重要信息的完整性得以保证，建立“双套制”模式“双套制”模式就是指一起提交保存归档电子档案和纸质档案。对档案工作者来讲“双套制”管理模式是一项新的挑战，要求档案人员必须与时俱进，与时代步伐同步，掌握现代信息技术，对电脑及现代通讯技术要熟练运用，不然就难以开展文档形成和保管工作。另外，在实施“双套制”的过程中还有一个问题需要面对，这就是“双套制”档案的实行应该具备哪些条件，什么情况下不需要实行“双套制”档案。电子档案的管理手段应依据各个档案的内容及特点开展，对“双套制”管理有选择性地实行，从而在人力、财力、物力上才不会造成浪费，使重要信息的完整性得以保证。2.2安全保障机制要建立健全。依托于电子网络平台的档案信息化建设，最重要的一点就是对安全风险进行防范。安全保障机制建设必须加强，引起档案人员的充分重视，提到其警惕性，从源头解决黑客对信息系统的威胁，安全防护手段可以通过数据备份、身份认证、防火墙等手段实施。2.3电子档案归档制度建设应不断加强。各档案管理单位在电子档案管理规范的要求下，必须结合于本单位的实际情况，相应的建立一套有效的电子档案管理制度，对产生、收集、归档以及检查鉴定电子文件的过程加以规范，具有行之有效的作用,从而在工作中能够有章可循。2.4加强档案管理人员的保护意识，提高工作人员素质电子档案因其具有多种多样的提供利用方式及多重的技术依赖性，使得利用工作开展比较复杂。所以，档案管理工作人员的素质必须提高，加强对其管理，从思想上对档案管理工作的重要性要有充分的认识，从技术上对档案管理工作的安全性加以保证，实现最大限度的对电子档案信息进行利用，并能够可靠、安全、有效的保护这些信息资源。总之，需要具有强烈责任心的人员实施电子文件的制作和管理，必须提高工作人员的素质，培养他们忠于职守、认真负责、精益求精的理念，从而加强电子文件真实性、有效性、原始性的有效措施。

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档案管理信息化是现代社会发展下的产物，其使档案管理部门的工作走向现代化的领域，在档案管理信息化的影响下，档案管理工作更加高效、便捷。目前在档案管理信息化条件下，现代化转变是其在未来的发展趋势，因此在档案管理工作中需要根据实际的需求，对档案管理工作进行完善，依靠信息技术及管理内容等方面提高档案管理质量及水平，从而实现档案管理的现代化。

1 改革传统档案的管理模式

为了实现信息化条件下档案管理现代化需要从以下几个方面对传统的档案管理内容进行改革。

1.1 将传统的纸质档案信息转变为电子信息

传统的档案管理工作主要是对实质的档案进行管理，主要保管内容包括纸质、图片、录像等形式的资料，对这些资料的整理、收集、记录、分类等都需要由人工进行，越来越多的档案资料使管理人员的工作内容更加繁琐，并且这些实质资料还会占据一部分空间，影响档案管理人员的工作效率。

因此需要将原有的实质档案资料进行数字化转换，档案的数据化、电子化可以有效减轻管理人员的工作负担，提高其工作效率，并且电子存储的方式更利于对档案的存储及查阅，促使档案管理工作向着高效的方向发展。

1.2 实现档案存储方式的转变

新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。

2 建立现代化的档案信息管理系统

档案信息管理系统是档案管理信息化中的重要组成部分，为了实现现代化档案管理，档案部门需要建立完善的档案管理信息平台，通过信息管理系统的使用，提高档案管理工作信息化及现代化的程度，在建立现代化的档案信息管理系统中需要注意以下内容。

2.1 建立科学的管理程序

计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。

2.2 建立健全的安全防护系统

档案中包含着许多机密资料及数据，一旦泄露所产生的影响非常大，因此需要建立完善的安全防护系统，并对其进行定期的检查，做好日常的信息平台维护工作，防止系统漏洞造成数据泄露，保证档案资料的机密性。

3 完善档案管理体制

在档案管理信息化条件下，原有的档案管理体制已经无法满足档案管理现代化的需求，因此需要依据现代化管理手段对原有的档案管理体制进行改革，其可以从以下两个方面进行管理体制的完善。

3.1 强化档案管理体制的作用

相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量。

3.2 加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视

当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。

4 提高档案管理人员的自身素质

信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：

4.1 加强档案管理人员的专业知识积累

现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。

4.2 加强档案管理人员专业技能的学习

档案管理信息化需要管理人员具备一定的计算机水平并且可以使用相关的技术与设备，因此需要对其管理技术及专业技能进行培训，根据管理人员自身的素质水平及档案管理工作中的需要进行相关的培训，从而使其可以更有效的开展档案管理工作。

4.3 增强档案管理人员的安全意识

由于档案管理工作的特殊性，需要保证档案管理人员对档案管理有一定的安全意识。首先，通过对档案管理人员职业道德素养的培训与安全意识的教育，提高其在档案管理工作中的安全意识。并且通过与档案管理人员签订保密协议的方式，利用法律效力来约束其行为，从而达到保证档案管理工作安全性的目的。

结束语

综上所述，为了实现在档案管理信息化条件下的档案管理现代化，需要从改革管理模式、建立管理系统、完善管理体制、加强人员素质几个方面入手，通过对传统管理模式的改进与完善，使档案管理工作形成一套新的管理体系，在信息化档案管理的基础上，使档案管理工作走向现代化。在信息化时代，档案管理工作只有走向信息化与现代化才符合时展的要求，因此需要协调好二者之间的关系，从而保证档案管理工作的有效展开。

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［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2010）11－0063－01

档案是在国家机关、社会团体及个人社会活动中形成的，是记录历史真实状况的重要资料。档案可以是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的历史记录。档案管理是一门社会科学，对社会发展经济建设具有十分重要的意义。因此，如何搞好档案的现代化管理是当前一个迫切需要解决的问题。

一、解放思想，更新观念，适应社会总体发展

（一）彻底地从封闭半封闭的思想意识中转变到适应世界的总体发展观念

档案管理要从思想意识上更加开放，思路放宽，提高整个社会的档案意识，逐步与世界整体发展相适应。通过得到社会的支持和关注，得到社会各界的认可，才有利于档案工作的开展，有利于档案质量提高。促进档案管理现代化，只有提高档案工作的现代化程度，才能与世界经济贸易的各种现代化的档案管理相衔接。因此，现代化的档案管理与世界经济贸易密不可分。要提高整个社会的档案意识，包括机构体系建设和档案工作者队伍建设非常重要。首先要在机构体制上创新，改变以往的思维方式和工作运行机制。档案工作者要树立起社会意识、世界意识、责任意识，从长期封闭半封闭的工作环境中彻底解放出来。虽然普遍具有勤勤恳恳、任劳任怨、默默奉献的敬业精神，但有相当一些人墨守陈规，观念老化，思想保守，与社会接触少，更谈不上了解世界经济贸易。他们先进的现代化管理手段不会应用，致使社会协调能力和社会活动能力较弱。因此要改变档案工作默默无闻的封闭局面，要开阔视野，破除传统的用人机制，提高工作人员的素质；调动档案管理人员积极性，激发档案管理人员的创造性，把档案管理的作用充分发掘出来；想千方设百计扩大服务范围，拓展服务领域，扩大对外档案工作资源范围。只有这样才能开创档案管理工作的新思路、新局面，推动档案管理事业的健康发展。

（二）要不断强化培训意识

加强档案管理工作基础知识教育，通过各种理论培训、档案专业知识教育、世界贸易组织及相关知识的培训，培养一支坚强过硬的档案队伍，让优秀人才充实到领导岗位和其他重要岗位上，使这些人才不仅具有较高的政治理论水平和业务素质，而且还具备相当的世界经济知识，以及较强的开拓意识、创新精神。只有这样才能提高档案工作者的社会责任、全局观念，更好地为档案管理工作服务。

二、档案管理现代化离不开融入世界经济贸易，离不开现代化

发展离不开经济投入。实现档案管理的现代化同样需要资金、人才、机制等注入。没有资金、设备，应想尽办法，根据现在的条件和可能，配备先进设备；如果没有资金投入，不能创造条件，不注重培养管理人才，档案管理事业就不能健康发展。因此，要积极培训，不断选拔高素质的专业人才充实档案管理队伍，把现代化档案管理工作纳入单位工作计划，列入本单位的考核内容进行考核，机制不活的话可以改变现有的工作模式和运行办法，各级领导尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，实行例会制度、督促检查制度以及培训制度。各个基层单位要经常研究档案管理工作的重大事项、重大动向、重要问题，听取档案管理工作人员工作汇报，了解本单位档案管理工作状况，提出新要求，下达新任务；不断指导本单位档案管理部门依法开展管理工作，帮助本单位档案管理部门解决工作中实际存在的困难和问题；还要有宏观指导总体战略、总体思路，实现档案管理发展战略上的创新，具体工作环节当中管理内涵和技术手段的创新。做好档案现代化管理，对促进我国在国际经济贸易中的融合与发展都有着长远和现实的意义。

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1 档案信息化的概念及其对档案管理的意义

档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息收集和处理技术，对档案信息资源进行处理、管理和分析。实质上就是将档案管理模式由传统的实物保管为重点，转化为档案的数字化存储与分析处理，并为社会提供服务。档案信息化的意义在于推动档案管理模式，以满足社会对档案资源的需求，实现档案资源的信息共享和有效利用，深层次挖掘档案信息资源中的价值。

2 档案信息化对档案管理带来的挑战

2.1 对档案管理理念带来的挑战

档案信息化对传统档案管理模式带来的诸多挑战中，最为激烈的当属对档案管理理念的挑战。档案管理理念是档案工作者开展工作的基础和指引。但是新时代和新形势下的档案信息化工作，需要打破原有的理念，例如档案“来源原则”讲究不同来源的档案不能相互混淆。但是信息时代，档案信息来源和类属增加幅度巨大，难以准确分辨归属。同时对档案的“周期原则”也存在挑战，实物档案的保存周期与电子档案的生命周期是完全不同的，那么也应该重新划分管理周期。

2.2 对档案管理制度带来的挑战

档案信息化对档案管理制度带来的挑战主要存在于实物档案与电子档案的各自不同的特点上。相对于实物档案，电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点。在档案信息化过程中，电子档案的管理数量和比例都显著提升，以往的管理流程并不能完全适用于电子档案。例如电子档案在归档、鉴定以及著录环节都提前了。著录贯穿在电子档案的编制、处理、归档、迁移、利用等整个文件的生命周期中。而且电子档案由于分析利用等不同需求，在管理过程中还会存在大量的数据迁移和格式转换工作，如何在这个过程中包装档案的正确性、连续性和可读性也需要在管理制度上进行变革。

2.3 对档案服务模式带来的挑战

传统的档案服务模式有两个显著的特点，即单向的和被动的。所谓单向的是指档案服务工作只是对上不对下，普通社会公众和一般组织无法获取档案信息。而被动的特点则是指档案部门只是被动的接受档案信息的查询服务。但是信息化时代对档案管理提出了新的要求：社会需要开放的、便捷的档案信息服务。而市场经济也赋予社会行为主体更多的多元化与个性化的自由。服务对象的变更让档案管理工作的服务理念不断拓宽和转变。

2.4 对档案安全带来的挑战

档案信息化在不断提高档案信息资源的公开程度和利用率的同时，也为数字化档案的安全管理问题带来了新的挑战。电子档案与实体档案最大的不同就是易改性。实物档案的修改需要较高的技术要求，而且容易进行鉴定。但是电子档案容易修改，且修改后鉴定困难。这就要求加强对档案的安全管理工作，保证档案真实性。另外档案信息管理系统也容易遭受来自技术层面的挑战，例如电脑病毒、黑客攻击等等，让档案信息安全遭受威胁。

3 档案信息化对档案管理带来的机遇

3.1 档案信息化提高了档案的更新与共享

经济全球化和信息化是社会发展的总趋势，作为衡量一个国家和地区综合实力的重要标志，信息化水平成为国家战略发展的重要组织部分。在档案管理范围内，要进一步推进档案管理工作的信息化水平。传统档案管理一方面让档案管理部门处于“信息孤岛”模式，造成信息资源的搁置浪费，另一方面又处于“信息匮乏”模式。在大数据时代，高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐成为主流。档案用户渴望得到全方位的信息服务。而档案部门借助信息技术，整合本部门的档案资源，一方面节约用户的查找信息的时间和精力，另一方面提升资源的利用效率。而且整合以后的信息资源能够形成规模化的信息集合，有利于信息资源的开发和预测，而预测正是大数据的精髓。

3.2 档案信息化更新了档案管理的理念和制度

档案信息化对传统档案管理的理念和制度提出挑战，但是这种挑战也为档案管理工作更新管理模式，创建适合信息化社会的管理制度提供了良好的机遇。借助档案系统的信息化进程，构建与完善科学有效的档案管理工作体系，有效提升信息化档案管理的效率。在管理理念和制度方案要加强数字化电子文件的监控与管理，提升电子档案的比例。同时要针对新的档案管理模式，完善相关的档案法律法规制度。尽可能地建立合理的管理和分配机制，开展档案信息的管理工作。

3.3 档案信息化创造了档案服务新模式，提高了档案利用率

传统的档案信息的管理理念在于“重保管轻利用”，但是信息化社会则有着更高的要求。档案管理人员要把传统的档案服务进行拓展，由定时或限时的服务转变为档案用户的随时自助服务。利用电子档案可与载体分离的特点以及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据和实体档案并用服务，由平面的服务转化为与网络空间结合的立体化服务。这种服务模式的创新进一步推动了档案资源的主动性、针对性、广泛性和开放性，树立了以档案用户为核心的服务理念，为用户提供信息咨询与分析一体化的服务。

3.4 档案信息化挖掘了档案信息的深层次数据

档案的信息化建设不仅让传统档案资料进行信息化存储，还增加了网页档案、图片资料、声像资料、多媒体资料等内容。而现代的数据挖掘技术可以把大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识。这些数据可以是数据库中结构化的数据，也可以是分布在网络上的零散数据。档案管理部门拓展自身数据挖掘能力并对档案数据进行维护，开展数据的关联分析，发现一个档案与其他档案间的相互关联性或相互依赖性。数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型，或者是预测未来数据的发展趋势。这些数据挖掘行为大大地开发了现有档案资料的价值，为用户提供更多选择和可能。

4 档案信息化管理实现流程

4.1 档案管理业务流程再造

传统的档案管理业务流程已经不能适应档案信息化管理的需求，急需要对现有的档案管理业务流程进行再造。在信息化社会的背景下，档案管理部门与其他组织机构及档案信息提供部门之间的联系和工作衔接变得更加紧密。业务流程出现在移交部门与档案部门之间、档案管理工作实施之间、档案部门与档案利用者之间。这些业务流程要适应档案信息化管理就必须进行重构。首先是优化业务流程，理清并记录下数据产生的环节、数据产生并存储的地址、数据长期保存的方式方法、数据流转的途径和接口标准等。其次要建立标准和制度，制定数字档案接收标准，才能保证档案信息即时、长久、有效地保存。

4.2 档案信息资源的整合

档案资源的质量直接影响了信息化档案管理与提供的数据服务的效果。目前各级政府部门和组织应用了各式各样的信息化系统，包括办公自动化系统、财务系统、电子政务系统等。这些信息化系统为档案数字化提供了必要的信息员，同时大部分档案信息也来自于这些数据应用系统。要建立一体化的档案信息化管理系统，就必须将档案部门的信息管理系统纳入整个政府和各级组织的信息化整体布局中，让档案部门的信息化建设和社会信息化建设同步对接。完成政府和各级组织实体档案数字化以及存量信息资源的整合，建立同步性有效的数据备份。

4.3 档案服务能力与范围拓展

在市场经济的大环境下，组织与部门要想快速发展，就必须有自身的核心业务和核心竞争力。而档案管理部门的价值就在于为有需要的用户提供准确、充足的档案信息。传统的档案管理部门还满足于档案的借阅模式，如档案原件、档案复印件、档案检索等。但是这些服务已经不能满足信息化社会的需求。一是要拓展服务功能，利用档案信息的整理、组织和开发创造更好的信息资源服务条件，充分发挥数据挖掘技术、信息集成技术、全文检索技术等信息技术，极大地提升档案检索能力、检索速度、查全查准率。二是要拓展服务范围。将传统的查阅服务向知识服务转化，提供更加精准的专业化和个性化的服务，研究用户的信息需求，分析他们利用数据解决问题的方法以及查询问题的特点和要求，来拓展服务范围。

4.4 档案管理人力资源建设

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1.强化档案是基础的观念。

企业档案客观地记录了本企业的历史情况，是最可靠、最为直接的信息，是企业各职能部门在经营、生产、管理等活动中直接形成的，而非编造和加工的，是第一手信息。从档案的本形态来看，它保留着最真实的历史痕迹，为后人提供了重要的依据。就说文书档案在按件装订、分类、编号、编目、装盒排架等基础工作中，每一份批示单、正本、附件、发文稿、有关人员修改的手稿等等都是构成元素的原貌，是最基础的，也是最重要的，同时也是后人的参照物。这些档案收集的工作是企业生产、经营、科研等活动中的真实记录，是企业信息产业的组成部分，相当于树的“根”，房屋的“地基”，在现代化企业管理的过程中起到至关重要的助推作用。正因为档案是根基、是参照物，这更要求管理者要有很强的管理意识和责任感。只有这样才能保证资料的原始性，以及复核的准确性和查证的正确性。严格按照《档案法》的相关规定执行，根据国家档案局的相关管理办法及其他有关档案管理工作的规定，结合企业实际进行归档工作。档案管理是现代化企业的管理基础工作的重要组成部分，是促进企业各项事业科学发展和维护企业及职工根本利益的一项十分重要的工作。

2.强化档案是企业资产的观念。

在现代化企业中，无论是文书档案、科技档案还是专门档案，都是全体成员从事生产、经营、管理等活动的劳动累积和智慧结晶，是企业发展历程中的真实凭据。日积月累的档案一旦丢失，后期就会动用许多人力、物力、财力去寻找或补救相关事宜。从经济观的角度来看，这些时间成本和经济成本都是非常重要的，所以档案是企业的财富、是非常重要的资产。只有认识到这点，我们才会更认真的去收集、整理、保护、利用这些资产，才会用心做好档案管理工作。

3.强化档案在现代企业建设中具有唯一性的观念。

企业档案真实地记录着企业从事生产经营管理、科技创新和企业文化建设的全部情况，映证了企业成长的历程。企业档案从企业的创建开始产生，通过真实的记录、收集（有缺陷的尽快修订），耐心的整理，精心的鉴别、安全的保存，才达到有效的利用。这些是独一无二的，唯一性的原始记录为今天的企业建设起到更好的凭证支撑和信息支撑作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盗、不防潮、不保密等，任其流失在市场中，那企业的损失是无法估测的，又何谈建设、发展？

4.强化档案具有实用效益的观念。

每份档案都是有价值的，只有精心整理好档案资源，才能更好地利用。只有认真的“收”、科学的“管”才能有效的“用”。曾经有人说档案是真金白银，我觉得很有道理，因为从中查找的某一个数据可以为企业节约很多资金，减少很多不必要的环节……因为它的存在，就避免再投资大量的时间和资金等，无形中高效的参与了企业新的建设，其实用性更体现其经济效益。

二、体制创新，才能适应现代企业的高速发展

只有对企业档案管理工作的机构、制度和机制更新才能适应现代企业的发展。

1.扩大企业档案工作内涵深化外延。

企业要发展，档案工作就的调整思路，加快步伐跟上节奏。档案资源的建设和整合工作需要开拓新思路。必须加快落实最新的国家档案局10号令，明确归档范围和期限，以及对照片、光盘等实物的归档……争取达到与时俱进，在实体整合的基础上向信息整合转变。整合不同的资源、资料、信息等等，采用现代化的管理手段，使档案能灵活的、高效的利用。

2.制定完善企业档案管理制度、创新机制。

企业要发展，就需要建立和完善适合本企业的档案管理制度。集中保管档案，明确管理职责。制定档案工作流程，使其操作规范和安全。有了相关的制度的规范和约束，才能健康而有序的发展。明确档案管理的职能部门和管理人员，制定企业文件材料归档的基本要求、归档范围、归档期限、归档时间等，并依据制度对其他部门进行指导和监督，以达到对档案目录汇集和使用调控。充分调动大家的工作积极性，这样有利于提高职工的档案责任意识和义务意识，确保档案的完整、准确和安全。促使办公有序化、以便于文件材料的形成、积累、管理、归档良性运行，才能给企业创造最大的经济效益。

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首先,信息时代现代信息技术的迅猛发展,加快了社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生,高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化,档案管理正在逐步实现信息化,档案从实体管理向信息管理转变,管理范围更加扩大,管理方法也更加智能化。改革高校档案管理模式是信息时代对高校档案管理的客观需要,是档案事业发展的动力。随着高校自身改革的不断深化,档案管理也出现了许多前所未有的新模式、新问题、新动向和新内容,档案信息利用主体越来越多,对档案的管理要求也越来越高,面对这些变化,要更好地体现档案所具有的价值,就必须大胆改革创新。

其次,改革高校档案管理模式不仅是高校档案管理服务手段的发展需要,同时也是服务方式的现实需要。传统高校档案管理服务手段是以手工检索为主,难以跟上信息化社会的发展步伐,档案的信息化著录和检索是时代赋予我们的发展要求,而这些又直接关系着档案管理服务模式的创新。而传统高校档案管理服务方式往往是单一式和被动式的,已远远不能满足信息化的现实需求。信息时代变革高校档案管理服务方式就必须改革创新高校档案管理模式。

二、实现改革高校档案管理模式的具体设想

第一,以人为本,提高档案工作者的自身素质。档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。首先,档案工作人员要在思想意识上更新服务理念,也就是,档案工作人员要跟上社会发展的步伐,树立竞争参与意识,以创业取代守业,以经营取代“看摊”,把握时代脉搏,为学校教学、科研工作保驾护航。其次,要不断提高档案工作者的业务技能。培养和造就一支高素质的创新型档案工作队伍,就是要努力培养适合档案馆数字化和现代化需要的复合型人才,使他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能。这是档案干部队伍建设的时代之需,当务之急。