人事档案管理法模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇人事档案管理法，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

二、人事档案管理与利用存在的问题

（一）历史遗留问题多，升级达标工作任务繁重。

体制调整前，局直单位的人事档案归地方人事部门管理，由于隶属关系、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。如人事档案盒（袋）破损不堪；人事档案材料残缺不全；档案材料没有进行规范整理，归档材料规格不一，有的甚至没有进行科学的分类和装订。体制调整后，我局面临1218份人事档案的重新整理，升级达标工作，除“三龄一历”需要审核准确外，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。

（二）人事档案管理硬件不足。

我局由于办公条件限制，虽然管理1218份人事档案，但没有实现“三室”分开，即档案库房、阅档室、办公室分开，人事档案库房没有配置防盗门窗、去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。

（三）专职档案管理人员缺乏。

我局主要是由人事部门配备兼职人员兼管人事档案管理工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对人事档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使我局人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（四）局直单位人事部门档案意识不强。

为规范我局人事档案管理工作，我局印发了《省长江河道管理局档案材料收集归档制度》和《省长江河道管理局档案材料借（调）阅制度和传递制度》，可是有些单位仍不能认真对照制度，及时将需要归档的人事档案材料报送省局，借（调）阅人事档案时也不能认真履行相关手续。这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材料的利用效果。

（五）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。

人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我局人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。

（六）档案管理手段落后。

现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。

三、解决人事档案的管理与利用问题的措施

（一）领导重视，组织得力。

单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。

（二）为人事档案管理工作提供必要的物质条件。

要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证经费落实；要利用单位办公楼即将拆迁的机会，改善人事档案管理工作的基础设施，实现“三室”分开，即档案库房、阅档室、办公室分开；要为人事档案库房配置防盗门窗、去湿机、加湿器、温湿度表、复印机等硬件设备。

（三）要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。

为切实做好“三龄一历”审核工作，顺利实现人事档案升级达标任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案管理上水平；要不断提高人事档案管理人员的自身素质，对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期长江河道管理事业发展对人事档案管理的新要求；同时，也要加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。

（四）完善、落实人事档案管理制度。

在我局现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。

在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。要按照规章制度要求，定期检查监督局直单位对档案制度的落实执行情况，督促局直单位按照制度要求，及时将归档文件报送我局，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。

（五）提高人事档案管理的现代化水平。

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一、新世纪档案管理工作对档案人员提出更高要求

档案管理走向信息化是其发展的必然趋势，但从现实倩况看，档案管理工作在履行职能，迎接新技术的挑战方面做得还不尽如人意。主要原因之一是档案人员的总体素质偏低，影响了档案管理工作职能的发挥，制约了整体发展。

在当今这个时代.受过高等教育，掌握科学技术的高素质劳动力是社会最重要的资源。对于档案管理事业而言，专业技术人员及其拥有的知识将是档案管理事业最大的财富，因为只有人才是知识经济时代最活跃和最积极的因素。干部队伍素质的高低是档案管理现代化进程中的关键，离开高素质的干部队伍，档案工作的现代化是不可能实现的。因此，档案人员的素质问题是现代化档案管理事业建设的首要问题。有鉴于此，档案管理事业在迎接知识经济时代来临，逐步走向自动化一电子化一网络化一数字化发展道路的同时，必然要对档案馆专业技术人员的知识水平、工作技能和组织管理能力等提出更高的要求。作为档案人员应及时学习和补充新知识、新技术，以适应档案管理事业的发展。

二、档案人员应如何面对新时代的要求

（一）转变观念，提高认识，迎接挑战

要清晰地认识到变化是永恒的，尤其是在21世纪的今天，档案管理事业要在新形势下继续生存和发展，其基本概念、工作内容、服务方式及管理手段等都将发生根本性的变革。对此，档案人员应有充分的心理准备，以健康，积极的心态去迎接新的挑战。

（二）培养良好的职业道德和心理素质

作为21世纪的档案管理人员.不仅要具备广博的知识技能，同时还要拥有良好的职业道德。要做好服务的工作，必须具备热爱档案管理事业，富有开拓创新、拼搏进取的精神；具备勇于探索、勤于思考、精益求精的良好学风；具备利用者至上、服务第一的工作态度，还要有甘为人梯、无私奉献的高尚情操；顾全大局、协调发展，实现资源共享的信息观念，才能更好地适应新世纪档案工作发展的要求。

（三）学以致用，接受终身教育。主动顺应时代要求，积极投身于终身学习的热潮中.以始终保知识、技能及业务水平的不断更新，更好地为社会提供档案管理事业服务。

三、新世纪档案人员应具备的知识及技能

（一）专业知识及相关学科知识的补充和更新

系统地学习和掌握档案专业知识是对每个档案管理人员的基本要求。随着现代科学技术的迅猛发展.边缘学科、交叉学科应运而生，社会科学和自然科学相互渗透，单一的知识结构越来越难以胜任信息服务多样化的要求。面对浩渤繁杂知识的海洋，档案人员必须具备丰富的学科知识。不仅要掌握档案专业的理论和方法，而且要有比较广博的社会科学、自然科学新知识，主动学习其他相关学科的知识和理论，增强理论思考能力和学术研究能力，成为一专多能的复合型人才，这是档案管理人员履行职责和完成工作任务的重要条件，目前，有部分毕业于档案专业的馆员，虽初步具备专业知识，但还缺乏非档案专业的知识。因此，应根据工作需要，进行其他专业知识的学习和档案专业知识的扑充与更新。其他专业毕业的馆员，同样需要进行档案专业知识和相关专业知识的学习。只有通过这种学习的互补和更新，才能成为一名有实力的档案管理人员。

（二）熟练掌握计算机和网络等信息处理技术

进入新世纪以来，档案管理自动化是档案管理事业发展的方向和趋势。自动化管理主要体现在信息处理技术和网络通讯技术在档案工作中的具体应用，尤其是利用计算机技术和网络技术等现代信息技术手段，对文献进行更深层次的加工和传输。这些技术的运用使档案信息处理、信息存贮、信息检索以及服务手段都发生了重大的变化。因此档案管理人员必须及时学习和掌握计算机知识和网络技术知识，以便能熟练运用计算机检索工具进行多方位、多视角的档案查询。同时，要具有较好的文字处理能力，以便对网上查到的档案资料进行选择、整理和加工，组成方便利用者查询的网上信息资料。另外还要相应掌握有关信息系统开发、数据库建设与管理、多媒体等方面的知识，以适应档案事业发展的需要。

（三）加强外语学习，提高语言文字表达能力

随着国际间的交往日益频繁，文献信息交流越来越多，尤其是互联网为世界范围的信息资源共享提供了条件。要想及时跟踪并获取先进国家的最新信息，首先要突破语言障碍，熟练掌握一门以上的外语，尤其是英语，这对于阅读和翻译外文资料，最大限度地开发和利用信息资源，以及对信息资源进行加工，扩大国际间的信息交流是非常重要的。此外，档案管理人员应具有良好的语言文字表达能力，只有具备流畅的汉语表达能力和过硬的文字功夫，才能清晰地撰写各种报告、综述、学术论文，进而更好地发挥文化教育功能。

此外.档案管理人员除掌握以上必备的知识技能外，还应尽可能地掌握管理学、心理学、社会学、公共关系等方面的相关知识，使自己成为一专多能的高层次人才.推动档案管理事业不断向前发展。

参考文献：

[1]张照余：档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版

社，2007.12

[2]王健：创新与发展：档案管理e化之路[M].北京：中国档案

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一、我国人事档案管理中存在的主要问题

（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

二、改革我国人事档案管理的几点建议

（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。超级秘书网

（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

参考文献：

[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.

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前 言

集中管理，是档案归档整理中的重要管理模式与方法之一，广泛应用于各个行业的人事档案管理工作。其中，干部人事档案，也不例外，主要采用了集中管理这一方式。虽然对于干部人事档案集中管理有相应准则，但在发展的过程中还是不免存在一些问题，如何有效的突破目前干部人事档案管理的发展桎梏，如何发展出更多高效、创新的管理方法与措施、如何保障干部人事档案集中管理的有效性等都是亟待解决的问题。基于这样的发展现状与研究目标，本文就干部人事档案集中管理发展从干部人事档案集中管理发展现状、干部人事档案集中管理的重要性以及干部人事档案集中管理发展的几点思考等方面展开论述与探究。

一、干部人事档案集中管理发展现状

1.1 干部人事档案集中管理内容与特点

干部人事档案集中管理，其目的是为了将干部的人事档案的信息进行集中化、统一化的存档、保管。而具体而言，干部人事档案集中管理的职责与内容主要涵盖了以下几点：（1）对干部的人事信息、档案材料进行记录、归档与保存，从而形成完整的干部人事信息档案；（2）对干部人事档案提供借阅、转递、调查、保护等作用。在任何合理需要干部人事档案信息的情况，负责干部人事档案集中管理的机构有义务提供支持。除此之外，干部人事档案的集中管理还具有开展干部人事档案业务建设、为国家积累档案史料等作用。而干部人事档案集中管理工作具有依照特定法律准则、依托专门机构以及保密性较强等特点。由此可见，干部人事档案集中管理是一项较为复杂的工作。

1.2 干部人事档案集中管理存在的问题

干部人事档案集中管理，虽然在过程的很长一段时间里，都基本完成了管理工作的职责与任务，但仍存在一些问题。第一，由于干部人事档案集中管理手段落后，使得档案信息存在不准确的现象，究其原因，是从纸质化管理走向信息化管理的转型发展环节中，不可避免的出现差错，这也要求我们在记录、归档管理中需要进一步优化管理模式；第二，许多干部人事档案信息不全，普遍存在缺材料的现象；第三，在干部人事档案制作方面不够统一化、规范化，给集中管理带来了不小的阻碍。干部人事档案集中管理的发展可谓是任重而道远。

二、干部人事档案集中管理的重要性

干部人事档案，是反映干部工作经历、表现等各方面情况的重要信息依据，也是维护一个干部合法权益的重要信证。由此可见，干部人事档案信息的管理意义重大。

首先，干部人事档案集中管理，有专门的机构负责，对记录了干部人事档案信息的材料进行有效妥善的保管，同时随着信息技术的深入发展以及应用到干部人事档案的集中管理工作中，干部人事档案集中管理进入了信息化管理时代，档案材料也开始出现了电子档案记录保存的管理方式，使得档案管理更加的长久且不容易损坏丢失等；其次，干部人事档案有效的集中管理，能够便于有关部门在人事调动过程中及时的获取干部的档案履历信息，有效的从这些材料中全面的了解一个干部的发展及各方面的基本情况，为干部的人事调动提供了有效的保障；除此之外，干部人事档案，是组织研究干部工作规律、反映客观基本情况的重要材料，进行集中管理，既可以保证人事档案信息的保密性与安全性，同时也组织随时可能需要使用时提供了便捷。由此可见，干部人事档案集中管理，是一项不可或缺的工作，需要我们在实践过程中深入探究，发展出更多有效的管理手段与措施。

三、干部人事档案集中管理发展的几点思考

基于干部人事n案集中管理发展中存在的问题，本文就如何做好干部人事档案集中管理工作，从而维持其发展的持续性与高效性，提出以下几点建议：

（1）重视干部人事档案集中管理，加大对管理工作的投入。人事档案管理，无论是对于干部的发展，还是对于史料的积累与保存，都意义重大；只有在思想上加强重视，在实践中加大投入，那么才能够更为高效的做好这一工作。

（2）完善干部人事档案管理机制，丰富管理工作手段与措施。人事档案管理，内容较复杂，积累归档工作量大，只有发展更多高效的管理机制与措施，那么才能够保障档案信息的万无一失。

（3）深化改革发展干部人事档案集中管理，大力推进信息化管理模式。有效应用信息化技术，优化管理流程，简化管理步骤，让人事档案集中管理更为便捷、高效、安全。

结 语

干部人事档案的集中管理，虽然在发展的过程中面临着一些问题，发展之路可谓是任重而道远。但只要在具体的管理实践中，我们只要能够正确的认识目前的发展现状，给予足够的重视，不断完善干部人事档案管理机制，丰富管理手段与方法，那么就一定能够有效的做好干部人事档案的管理。

【参考文献】

[1] 陆冬梅. 干部人事档案管理和利用存在的主要问题及对策分析[J]. 办公室业务， 2015（10）.

[2] 班炜炜. 探讨干部人事档案管理在干部任免中的重要性[J]. 经营者， 2015（9）：16-17

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人事档案管理是人力资源管理工作重要组成部分，随着人们对人才管理重要的认识的不断提高，人事档案管理工作的地位也逐渐提高。加强人事档案管理，使管理部门对人才有更全面、详细、正确的了解和评价，是正确使用人才的重要依据，它能够促进人才的合理使用、合理流动和合理配置，是保证人才队伍素质的重要手段。

1人事档案管理中的问题

1.1思想认识不够

目前，在我国普遍存在管理部门对于人事档案管理重视程度不够，认识不到其重要性，只停留于保证人事档案的安全，不丢失、不泄密的程度，没能使人事档案发挥出其人才调控作用，所以对于人事档案管理工作的关注度不够，导致档案室由于经费不足其设施建设和配置都不够标准、规范，严重阻碍了档案工作的良性发展。

1.2人事档案管理工作效率低

我国虽然有健全的人事档案管理制度，但在实际工作中还是存在很多因素影响人事档案的工作效率，如档案收集归档过程相对缓慢，新技术手段并没有在档案管理中发挥其应有的作用，还无法实现真正意义上的现代化人力资源管理。在资料汇编时，由于外部信息少，不能及时、全面、准确地反应人员的实际信息情况，不能满足人力资源管理形势发展的需求，严重影响了人事档案的利用率。而且在对人事档案查询和使用时，受到诸多因素的限制使其仍需要通过手工的形式来查阅资料，即费力又耗时。

1.3人事档案管理不够规范

在人事档案管理工作还存在很多缺陷。由于人事档案材料的搜集过程繁琐，再加上工作人员的档案管理意识较差，经常会将档案资料放在临时存放处，使其不能及时归档，有可能导致档案资料不完整、不系统、连续性差等情况的出现。而且由于人才竞争非常激烈，单位对人才的招聘大都依靠人力资源开发中心，对于人事档案的管理有些单位也会通过人事的方式进行。在人才发生流动时，由于档案在转递和交接的过程中没有第三方参与审查监管，经常会发生档案资料损坏或丢失的现象。

1.4人事档案管理现代化进程缓慢

通过计算机可以完成档案的收集、开发、传递、查询等工作，即节省了管理人员的时间又提高了档案管理的工作效率，是最基本、最有效的现代化管理手段。但在实际工作中，虽然多单位都已经开发了人事档案管理系统，但开发者并没有从本单位的实际需求入，使其不能发挥其方便、快捷、高效的优点，以至于出现信息归类不严谨、输入困难、搜索结果不匹配等问题，使其很难得以运用，影响了人事档案现代化管理的发展速度。

2人事档案管理策略

2.1从思想上提高认识

管理部门要认识到人事档案管理的重要性，并通过有效的手段引起领导的重视，并将人事档案管理纳入到发展计划之中，除了要在思想上提高认识还要给予一定的资金支持，成立专门的人事档案管理部门，并保证相关设施建设，建立规范化的档案室，对于档案的保护、维护和抢救待方面要有预留经费，有条件的单位还可以配备扫描仪等设备，以提高人事档案的现代化管理水平，确保档案室的档案安全和完整。

2.2建立健全的信息化人事档案管理体系

要想建立建立健全的信息化体系，首先要保证硬件配套设备齐全，保证能够对档案数据进行快速的处理，还能够对图片、视频等各种形式的档案进行保存和录入处理。要要按统一的国家档案管理标准建立完善的信息数据库，通过网络可以实现不同地区、专业系统的资源共享。另外，要重视信息安全保安系统的建设，网络可以为工作带来方便，同时也存在很大的安全隐患，一定要重视人事档案信息的安全保密问题，对于数据库内的信息要做好备份，以防由于意外或人为手段造成档案信息的破坏或丢失。

2.3提高档案管理人员的素质

人事档案管理对于工作人员的要求比较高，这主要取决于由人事档案管理工作的特殊性。人事档案管理工作是一项原则性、政治性较强，保密性较高的工作。所以人事档案管理工作人员不仅要具有较高的业务水平，还需要有一定的政治觉悟和道德修养。新时期人人事档案管理工作人员必需要有高度的政治责任心、纪律性和敏锐性，同时要熟练掌握现代化的档案管理方法。

2.4加强制度建设，使管理更加规范

严格执行人事档案管理制度是实现人事档案管理规范化的基本条件和重要手段，同时各单位还需要根据自己的实际情况建立相应的档案管理规章制度，从档案的收集、鉴别、归档、借阅等各方面都做出详细的规定，使人事档案管理工作有章可循。

3人事档案管理的发展趋势

3.1现代化人事档案管理

虽然很多单位已经实行人事档案信息化管理，但其中还存在很多的缺陷和弊端。坚持信息化管理方针，档案的收集、归档、查阅等各阶段都彻底地脱离纸质档案的手工管理模式，全面实行电子化运行，统筹规划，不断提高人事档案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理体系，将成为人事档案管理发展的主要方向。

3.2对人事档案实施“三化”管理

“三化”管理即对人事档案实行现代化、规范化、标准化管理。标准化是人事档案管理信息化发展的基础，是加快档案管理数字化进程的重点，而规范化是实现人事档案管理现代化的必要手段。其根本在于要彻底地改变档案不规范、材料不统一、装订不整齐、内容不完整等问题，通过健全的规章制度对人事档案管理工作实施有效的约束，以形成人事档案管理标准体系，即有利于我国档案事业的健康、持续的发展，又能够有效地促进和提升人力资源管理工作，从而提高企事业单位的核心竞争力。

参考文献：

[1]胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望[J].科协论坛,2012.

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知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。

正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。

注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。

二、知识产权的依法取得与保护特征

按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。

以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。

商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。

著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。

在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。

三、知识产权的程序性特征

简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。

例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。

四、知识产权依法取得经济效益特征

我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。

除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。

现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。

在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。

五、知识产权的法律性凭证特征

档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。

知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。

因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。

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1.1内部因素：优势方面主要是随着大数据技术的推广，医院人事档案管理的信息化、科学化、规范化有利于医院人力资源的绩效管理，为医院的人事工作提供重要、快捷迅速的依据，人力资源管理部门利用大数据的信息管理手段，特别对人员的自然变化追踪，对员工的工作业绩、能力等进行综合评定，以最便捷的速度保证人事工作的科学化、合理化[1]，大大提升医院人事工作效率。劣势方面主要是医院人事档案管理模式落后，随着医院人力资源规模的日益壮大，人事档案的卷数及个人资料的不断增加，员工专业技术职务晋升、考核及工作职务变迁的日益频繁，每位人才产生的原始人事记录的材料越来越多，再加上大量现有的人事档案积累材料，人事档案管理人员对当前井喷的档案数据信息管理产生了压力感和紧迫感，传统的人事档案管理信息服务显然已经不能满足当前大数据信息时代的要求。

1.2外部因素：外部机遇主要是随着计算机信息技术的不断发展，利用信息技术和互联网技术，借助科学软件对人事档案原始资料进行有效的存储、查询和调整，医院人事管理工作程序迅速简化，人事档案管理人员的工作强度减轻，节约了医院的人力资源运行成本，同时也为人力资源信息的开发、利用奠定了基础。大数据技术的实施，促进了信息数据集中管理，提高了人事档案管理的安全性和可靠性，保证了人力资源信息的保密性和完整性。因此，医院人事档案管理实现大数据信息化是当前医院发展的必然。外部挑战主要是在网络环境下，能够确保人事电子档案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“档案-计算机”复合型人才的匮乏，特别是在专业技术人员云集的医院，显得尤为突出，这将严重阻碍医院人事档案信息化进程，不利于医院电子档案管理的长远发展[2]。

2大数据时代医院人事档案管理的应对策略和建议

2.1医院人事档案管理从业人员的观念转变：在大数据时代，针对医院人事档案信息化落后现状，人力资源部门工作人员及档案管理人员必须全面认识医院人事档案的大数据建设的重要性，意识到人事档案信息化在医院发展中的推动作用，不断加快人事档案的大数据建设，提高信息化建设水平，进而实现医院的跨越式发展。因此，在全社会对大数据理念认识不断深入的情况下，在医院人力资源管理方面，树立大数据理念十分关键，只有这样，才能有效提升医院人事档案的管理水平和人力资源的科学配置[3]。

2.2人事档案管理人员业务能力的提升：当前，我国医院人事档案管理专业人员的专业素质、理论水平及文化程度等综合素质参差不齐，突出表现在档案管理专业知识缺乏、理论知识结构不合理、新技术新方法知识贫乏以及高层次的档案专业人才较少，特别是档案和信息的复合人才，当前这些弊端已不适合新形势下大数据时代医院人事档案管理的要求。因此在大数据时代，医院必须重点引进大数据管理经验及更高知识层面的专业人才队伍，加大对人事档案管理人员培训力度，构建多学科、多层次、交叉型新时代人事档案管理团队[4]。

2.3大数据时代防范人事档案信息的潜在风险：在大数据时代，医院人事档案管理实现了信息化，这也使档案转递和管理工作实现电子化和网络化，但是人事档案涉及许多的个人隐私，因此在医院档案管理工作中，需要购买专业的网络安全软件来保障档案网络管理安全并定期对安全软件进行升级和维护[5]。对涉及职工的个人出生、健康、婚姻、财产、职业、宗教及家庭等方面的信息必须限制开发利用。在大数据背景下，医院档案信息还充分借助于大数据技术来确保医院档案信息的完整性，并对档案信息数据进行深度挖掘。在日常工作中做好档案数据信息备份工作，保护好个人隐私。因此，档案管理在运用大数据技术时需要规避这些潜在的风险，通过制定法规、明确权限等措施来控制和应对这些潜在风险的发生。在大数据时代，医院人事档案管理，要充分运用大数据，分析内部优劣势、面临的机会和威胁的基础上，创新人事档案管理方式，提升人事档案管理效率，推进人事档案的信息化建设，防范并规避人事档案信息的潜在风险，从而实现医院人力资源管理的科学

参考文献

[1]李晶，王秋蓉.医院人事电子档案管理的SWOT分析[J].中国卫生标准管理，2018，9（17）：1-3.

[2]谢童柱.档案数字资源云备份策略的SWOT分析[J].兰台世界，2014，29（14）：23-25.

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社会的和谐运转离不开公共信息的收集、管理和运用，人事档案管理是其中较为重要的一部分，能够为我们的生活、工作提供高效的基础管理。人事档案管理是人力资源优化配置的重要方法和手段，对提高人力资源管理效率起着至关重要的作用。随着我国社会各个层面的不断转型、改革，人事档案管理存在的问题也逐渐的凸显出来。而对人事档案管理的发展趋势进行展望，有效的避免和解决存在的问题，进一步提高人事档案管理水平，促进人力资源管理的高效性，让社会公共信息管理跟上时代的发展节奏。

一、人事档案管理研究现状

新世纪以来，我国的经济水平以及科技发展水平都得到了极大的提升。而人作为发展的关键要素之一，如何科学合理的分配任务和岗位成为推动发展不可或缺的一部分。为此，人事档案管理也逐渐的走到了台面上来，被越来越多的学者和专家重视、研究。在学术界已有不少的研究员对人事档案管理的发展进行了研究，对其在发展中出现的问题以及如何将其信息化、高效化等不同层面进行了相关的研究。从流通到市面上的相关资料来看，现有的人事档案管理制度有着不少的漏洞需要完善。例如，在人事档案的管理研究中，仅仅以国人为研究对象，二缺乏国外人事档案管理的相关研究，还有部分的研究则特殊性较强，缺乏普遍性，没有得出具有推广意义的相关结论。这些问题的存在严重阻碍了我国人力资源管理体制的快速发展，为有效解决以上问题，提高人力资源挂历水平，应不断提升人事档案管理效率，打下坚实的基础。在现有的人事档案管理研究资料中，大部分的内容都着手于相关定义、分类以及发展历程的研究，总的来说就是相关的基础研究已经形成一定规模，基础理论研究较为扎实，奠定了人事档案管理的进一步发展基础。从研究的宗旨来看，不同的学者和专家都有其不同的着眼点。总的来说有以下三点：首先是关于其存在的问题及对策的相关研究，其中以邓绍兴著的《人事档案教程》以及王法雄著的《人事档案管理概论》为主要代表，对现有体制下人事档案管理制度中隐含的问题以及解决的方案进行了探讨。其次则是在如何将人事档案管理信息化的层面上进行研究，在计算机网络技术日益普及的背景下，信息化成为时代性的标志，而如何将信息技术与人事档案管理进行全面的结合，最大限度的提高人事档案管理的效率成为了目前的主流研究方向。最后的研究点则是关于高校的人事档案管理，高校作为社会人才培养和输送的主要根据地，对社会的发展有着重要的影响。

二、人事档案管理发展趋势的展望

为有效提高我国人事档案管理水平，进一步增强我国人力资源利用率。有必要对目前的人事档案管理进行改革，解决现有制度中存在的问题，并设计出符合时展需求的新兴目标，才能更好地做好我国人事档案管理工作，具体应从以下几个方面进行：

2.1完善人事档案管理体系

在现有的人事档案管理制度下，深入分析现有人事档案管理体系所存在的问题，找出影响人事档案管理效率的根源，建立不断完善的人事档案管理机制，才能为人事档案管理提供切实的制度保证。因此，只有建立健全管理体系，在完整的管理框架下去逐步攻克现实中的问题，主要从以下几个方面进行：首先，应全面加快人事档案管理信息化的进程，通过实现人事管理的现代化建设，为提高人事档案管理机制改革提供方便、快捷的数据支持，同时人事管理信息化的实施，也成为顺应时展潮流的必经之路。其次，应不断加强人事档案管理的标准化建设。只有将人事档案管理机制进行统一，对档案内容、格式以及相关的管理方法建立标准，才能在现今巨大的人口流动背景下发挥出高效的作用，同时也为各地方的人才交流提供方便之门。最后，应对人事档案管理进行规范化。只有对人事档案管理工作流程、接待流程以及相关工作人员素质进行严格的规范，才能将良好的制度实施下去，才能保证改善的机制得到全面的落实。

2.2完善人事档案管理相关法规

法治社会是社会发展的必然趋势，只有全力完善人事档案管理的相关法规，在人事档案管理的工作中才能有效的保障人们权益的同时，也利于人事档案管理的顺利开展。一方面，在网络信息高度发达的背景下，个人信息安全成为了人们关心的重要话题。而在现实中也存在着个人信息泄露的事件，个人信息成为了明码标价的“商品”，让人们危机感日益强烈。为此，完善人事档案管理的相关法规是今后人事档案管理的重要内容。只有不断的补充法律的内容，规范工作人员的保密机制。另一方面，确保违反法规的人员能够得到强有力的制裁，通过法律的威慑力来为人事档案管理中的信息安全保驾护航。鉴于目前的网络黑客技术的发达以及人事档案的信息化进程的推进，网络方面的信息泄露以及信息维护的相关法规就成为了空缺，一些钻空子的不法分子常常利用法律的漏洞来谋取利益。为此，完善法律制定势在必行。

2.3提高管理人员素质

管理人员的素质在很大程度上决定了人事档案管理的实效性，在目前的人事档案管理的工作中，还存在着管理人员综合素养较低，专业人员的紧缺等问题，这就需要提升管理人员的素质，强化人事管理队伍的建设。由此可见，在未来的人事档案管理工作改革中，提高管理人员素质成为一大趋势。人的主观能动性决定了再好的制度没有合格的人来执行也是空谈。为此，对人事档案管理工作人员进行竞争上岗，清退部分混日子的人员，积极开展业务能力培训，不断提高管理人员的综合素质。例如，对计算机网络技术能力的提高以及对档案信息的保密素质。与此同时，在人事档案管理的工作中还应积极引进专业素质高的管理人员，结合国外的先进的经验以及国内的现实情况进行管理人员的改革。

2.4鼓励人事档案管理创新

创新是新世纪的发展主题，创新是保证工作顺利发展的重要方法，在实践工作中，应要求人事档案管理人员积极进行创新，通过档案管理的创新与发展，才能实现我国人事档案管理的再一次提升。制定创新鼓励机制，对做出创新的人员进行精神和物质奖励，以促进人事档案管理的不断进步。同时，在创新管理中还应不断更新创新导向机制，也就是可以详细的列出一些创新的方式、方法以及思路、方案。例如，可以鼓励管理人员从每个人具体的工作角度出发，对档案信息的保存方式，保密手段，以及档案信息的使用途径等等多种思路来让员工进行工作的创新。

三、总结语

综上所述，我国人事档案管理是一项较为复杂而重要的工作，只有重视人事档案管理的发展，积极研究发展之路，解决现存的问题，才能够高效的发挥人力资源的功用，为人们在拓宽发展空间的时候提供便利的服务，促进人力资源的优化配置。人事档案管理的发展需要在实践中不断的总结经验，结合变化的实际情况，运用核心的管理理念，抓住档案信息保密的重点，对人事档案管理工作进行积极的创新，以适应不断变化的社会形势，最大限度的发挥出人事档案管理的社会以及经济功用。

参考文献

[1]王春丹.以科学发展观指导人事档案管理[J].企业改革与管理.2014(24)

[2]蒋继雷.发挥人事档案在打造人才发展高地中的作用[J].企业改革与管理.2015(02)

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关键词:人事档案;管理中心;科学管理;网络

Key words:personal files;management center;scientific regulation;network

中图分类号:G275 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0096-02

人事档案作为人生经历的记录,既严肃而又神秘。长期以来,人事档案始终处于保密状态,经常引起人们对档案材料内容的猜想。随着知识经济时代的到来,遮盖人事档案的神秘面纱被揭开,人们在某种程度上能接触自己的人事档案,而有关对人事档案管理的话题谈论的人也越来越多,在许多网站、媒体、学术论坛的讨论中,人事档案不透明是人们关注的问题。

本文就人事档案管理现状及模式,人事档案管理存在的弊端及今后管理发展趋向,谈点粗浅的看法。

1 现阶段人事档案管理的现状及弊端

人事档案是综合记录和反映个人经历、品德、业绩才学和工作表现,并以个人为单位组织起来的文件材料,是党政组织、企事业单位了解、选拔和使用人才的重要信息源。现阶段我国人事档案管理模式是在计划经济体制下建立起来的既陈旧又不健全的管理模式。在人员相对稳定的情况下,现行的人事档案管理制度是可行的,但是随着改革开放和社会主义市场经济体制的建立发展,社会有关各企事业单位关、停、并、转和整改等,使大量的失业、择业人员涌入市场,流动人口增大,人事档案调动频繁,再加上一些用人单位和个人对人事档案的作用认识不够,造成无档或死档。现阶段我国人事档案管理存在的弊端主要表现以下几方面:

(1)人事档案隶属混乱。参加主管人事档案的有组织、人事、劳动、人才交流中心等部门,甚至一些无权保存或管理人事档案的单位也来保存和管理人事档案,人事档案出现“多头”管理状态。

(2)人事档案管理极其分散。人事档案有的保存在用人单位,有的保存在人才交流中心,有的甚至保存在私人手中,处于一种“分散”管理状态。

(3)人事档案管理不规范。人事档案管理人员一般多是兼职,由于忙于其它业务,忽视了平时立卷整理工作,更有甚者,上面一个通知下来要进行评估检查,一些部门为了“按时完成任务”,抽调一些不懂专业知识的人员进行档案突击整理工作,造成了人事档案整理的不规范性。

(4)没有建立平时立卷的制度。平时不立卷造成了应归档的文件材料不能及时归档或不归档,人事档案材料不全,不能真实地反映个人的情况,使用人单位不能全面了解所用人的全部情况,给选拔干部、考核、晋升工资等项工作造成不便。

(5)人事档案管理人员素质及业务水平低下。一些单位不重视人事档案管理,不按规定设专职档案员,管理人事档案的人员大部分是兼职,而且流动性大,并且没有经过专门的档案管理培训,缺乏档案管理的专业知识和应有的素质,由这些人管理档案,其结果造成管理松懈,在社会上产生了一些擅自建档,擅自造档、擅自篡档和弃档等不正当现象。人事档案管理的混乱防碍了人事档案的安全性、保密性、连续性和权威性。

(6)人事档案管理条例不健全。原有的人事档案内容陈旧贫乏不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况等。

(7)上网难。现行的人事档案管理部门上网存在很多困难,一定程度上已经阻碍了我国人事档案事业的发展。现有的人事档案管理模式往往限制了人才流动,而且纸质档案携带也不便,不利于人事档案的科学管理,人事档案管理改革已势在必行。而构建人事档案管理中心已成为信息社会电子时代人事档案管理的新路子,其必要性已有大量阐述,理论研究和探索构想也有一些新的成果。

2 构建人事档案管理中心的优越性

构建人事档案管理中心是我国人事档案管理进一步走向标准化、规范化、统一化、完善化、法制法的必然趋势。

(1)构建人事档案管理中心可以集中管理各地区的人事档案,有利于科学地管理人事档案。通过利用人事档案信息资源进行人力资源的整体配置和合理开发,在“人档分离”为主要特征的人事制度的基础上可以随时做到“档随人走”,使人事档案随人员有序流动,有利于保障人事档案的完整性与安全性。

(2)构建人事档案管理中心可以缩小我国人事档案管理的外延,丰富人事档案管理的内涵,便于推广人事档案科技管理水平。

(3)建立人事档案中心可以科学的、系统的管理档案,让专职专业技术人员科学地管理人事档案,使人事档案能真实客观地反映个人经历、品德、才学和工作表现,是树立人事档案权威性及管理水平的又一新举措。

(4)我国正从一个法制不太完善的国家走向一个全新的、法制健全的国家,而建立人事档案中心来管理人事档案,可防止别有用心的人篡改人事档案,也可以防止一些不法分子上网破坏人事档案,这样便于维护人事档案的安全。

(5)建立人事档案中心有利于个人信用档案的建立。个人信用档案是个人信用行为的记录。如果设有统一的人事档案管理,想建立完整的个人信用档案,可以说是相当困难的,也是不现实的。建立国家人事档案中心,将为收集和查询个人信用档案材料提供广泛的渠道和途径,为建立和完善个人信用档案创造条件,促进个人信用档案工作的不断向前发展。

(6)建立人事档案管理中心,有助于国家人事信息网的建设。各级各地可严格按照国家制定的统一标准和规划,对人事档案进行开发,建立各种人事档案信息数据库,人们据此上网查阅人事档案,这样可以避免人事档案在各单位之间的流动,减少人事档案传递失误的可能性。

3 网络管理人事档案是当代经济社会发展的必然结果

建立人事档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天,构建国家人事档案中心是一种适应发展需要的新理念。上网并与世界接轨是我国加入WTO后的又一个新的课题。电子上网是社会进步的标志,人们可以通过触摸屏幕或拖动鼠标来查询网上信息,这不仅操作简单,利用方便,而且能够实现资源共享。利用网络服务传输档案信息,不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务,同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐,与现代科学技术同步发展,使其适应经济社会发展的需要。网络在发达国家档案领域中应用相当广泛,以其快捷、便利的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段。建立我国各级人事档案管理中心后,可以对各种人事档案信息数据进行开发、编研,并利用现代化的手段在全国构建一个统一的人事档案信息管理网络,为人才市场提供更加公开、公平、公正的竞争环境。利用者通过互联网进入人事档案网页后,经登录办理相关手续后,允许进入网站的相关数据库检索,阅读所需的人事档案信息或通过留言、电话、电子邮件等与人事档案中心联系,人事档案中心可以通过邮政传递为利用者提供档案复印件或档案证明,以达到利用人事档案的目的。由此可见,网络查询人事档案以其快捷、便利等特点全方位的为用户服务,它是人事档案为社会服务的必然结果,也是人事档案管理今后的发展方向。

4 人事档案进入网络管理所面临的考验

一种新的事物出现总是要伴随许多问题,人事档案上网也不例外。上网既有利又有弊,如人事档案中有些材料是不易公开的。因此,上网前应建立健全人事档案管理及利用的法规:

一是逐步建立健全人事档案管理的法制,有条件地实现人事档案信息资源的整体开发和社会共享。

二是应建立相关的网页和数据库,来介绍人事档案工作法规。

三是人事档案信息的道路要畅通。各单位各部门要将最新的材料及时有效地传到管理中心,以便提供最新的信息给利用者。

四是要从我国的国情和实际出发建立人事档案中心。应分级管理,对不益公开的相关资料提供给不同的使用者。

五是人事档案管理中心要开展网络利用档案服务,必须根据国家规定进行鉴定,通过密与非密的界定工作后,确定可以向社会开放的档案。

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1.1 人事档案管理制度落后。高校人事制度已经改革为聘用制和岗位管理制度，但是，高校人事档案管理工作制度还没有及时地改变。

人事档案管理制度相对落后，体现在以下几个方面：（1）管理制度不健全。在高校人事档案收集阶段缺乏保密机制，档案资料在递交、检查、审核等必要程序上容易出现问题，导致资料泄密；在档案归档、查阅阶段也缺乏相应的监督管理制度，致使入档材料处于堆积状态，甚至发展成档案材料丢失、不完整等情况。（2）管理手段落后。目前，许多高校人事档案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理设备与先进的管理手段，部分高校不愿利用网络传输档案资料，有的还习惯于传统笔记手写。

1.2 人事档案管理人员工作意识落后。（1）身份观念依旧。在传统人事档案管理中，总存在一种对档案所属人身份不同采取不同态度的工作观念。容易造成干部档案齐全、完整性较高、保存较为完好；而一般工人档案则出现失真、遗失现象。（2）档案管理意识淡薄。一是领导不注重档案管理队伍的建设与稳定，造成人员配备不足，管理知识缺乏；二是广大职工普遍对人事档案归档内容、管理范围及档案管理工作重要性等缺乏全面深刻的认识，导致对应归档材料不能及时送交档案部门管理，造成人事档案归档不全现象。这不仅违反管理规定，也给利用工作埋下隐患。（3）岗位竞争意识不强。许多从事高校人事档案管理工作者，总觉得自己的工作比较有保障，特别是在本单位工作时间较长的职工，似乎觉得高校工作是一种“铁饭碗”，无形中形成一种消极对待工作的态度。

2 新制度下高校人事档案管理的应对策略