档案的相关知识模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案的相关知识，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

[分类号]G275.9　F270.7

随着知识成为重要的生产要素和机构的核心战略资源，对知识转移的探讨研究也在不断深入。而作为知识转移重要第三方的咨询公司，其知识转移的内涵和要求有何不同，其基石是什么，知识转移与咨询公司档案信息管理的关系如何，有何共通之处，又该如何把握和结合，都有必要认真探讨研究。

1　知识转移与咨询公司档案信息管理

1.1　知识转移的内涵及其特征

从1977年Teeee提出知识转移的概念起，国内外对知识转移内涵的探讨一直不断深入。与知识管理兴起于工商管理一样，最初理解知识转移是基于其对企业管理的功能和意义，由此产生了“功能说”，如Kogut等认为企业转移知识的能力是企业存在的重要理由，知识转移的目的是吸收新知识和有效利用新知识，通过知识转移，将那些使组织获益的知识加速应用，从而使组织获得竞争优势。

随后产生了“过程说”，如斯德哥尔摩经济学院的Hendrik等人提出知识转移是一种知识传递者与知识接受者之间的沟通过程；Hansen也认为知识转移是机构成员间的知识迁移和吸收；许强等认为知识转移是知识从转移方向知识接受方传递，并让接受方理解和接受的过程；Davenport等提出“知识转移=知识传达+知识接收”，接收知识意味着对信息的充分理解并能够据此采取行动；Krogh等认为知识转移的过程分为初始化、转移和整合三个阶段；詹青龙等指出知识转移是指知识势能高的主体向知识势能低的主体转移知识的过程。

随着研究的深入，对知识转移的认识逐渐上升到本质和宏观层面，如陆侠等认为知识转移是指建立起技能传授、学习和知识管理的体系，将战略设计、组织和绩效设计、管理流程设计、系统流程设计各方面知识在员工中进行贯彻，让大家对相关知识消化吸收，保证系统的运行；施琴芬等认为知识的转移是通过组织的地域维度、业务维度及职能维度来降低组织风险的不确定性，破除一些节点问题和壁垒枷锁；而谭大鹏、霍国庆等撰文对此进行概括比较，他们认为知识转移是一个特殊的知识传播过程，是在受控环境中进行的，其根本作用是缩小人类个体或组织之间的知识差距并促进人类的共同发展。

根据以上学者的概念界定，可以看出知识转移具有以下主要特征：

首先，知识转移具有较强的目的性和主动性。与知识传播和扩散不同，知识转移是在组织机构有意识的主导下开展的，旨在促进个体和组织的共同可持续发展，因而更为主动和积极，更强调方法和策略的计划性、针对性。如当企业自身不具备某类知识转移条件时，就会选择向咨询公司等第三方寻求获得知识源的策略。

其次，知识转移活动是受控的和可控的。所谓“受控的”包含两层含义：一方面指的是并非所有的知识都能顺利地实现转移，只有可编码的知识才能更好地为接收方所理解和接纳；另一方面是指知识转移往往需要在受控环境中进行，这样能保证知识转移的效果和效率，还能更有效避免被动的知识外溢。由此机构需要设计可控的平台系统，以保证对知识转移的过程和结果进行控制。

再次，知识转移的过程具有增值性和创新性。知识转移不只是一个被动的接受和继承的过程，而是一个创造性的同化和内化的过程。知识通过转移产生增值、裂变、聚合后，进而就会形成新的知识。因而，知识转移过程伴随着知识使用价值的相应回报，转移完成后往往能达到知识供需双方彼此双赢，乃至多方共赢。

此外，知识转移的对象更为广泛和深刻。与传统信息利用和传播只关注显性知识不同，知识转移关注隐性知识的共享和扩散。刘丽萍指出，知识具有“波粒二相性”。知识“粒”是指作为实体的知识(即显性知识)，知识的“波”是指作为过程的知识(即隐性知识)。因知识转移产生的作用有知识结果的转移和知识过程的转移，而后者的影响将会更持久、更深远。

1.2　档案信息管理为咨询公司知识转移提供保障和支持

咨询公司开展知识转移活动的前提是：拥有足量的、可靠的信息和知识储备。因而对于咨询公司来说，广义的档案信息管理不仅包括人事档案、会计档案、文书档案等，还包括根据其业务范围和服务导向建立的各类知识库(即知识档案)。在这个知识库中不仅要有事实性的知识(Know-What)、原理性的知识(Know―Why)和技术性的知识(Know-How)，还要建立专家档案。因为随着客户需求专业化和精细化程度的提高，任何公司都难以独立完成咨询课题和任务，只有掌握了“谁拥有知识(Know-Who)”，才能更好地实现知识转移方与接受方的匹配。这对于中小型咨询公司而言更是立命之本，杨文等在对福建36家管理咨询公司进行调研时发现，绝大多数管理咨询公司都无力聘请全职的管理咨询师，只好聘请兼职顾问，在整个咨询项目运作过程中，管理咨询公司负责接单，再“下单”给管理咨询师“生产”，而后公司负责“交货”及“客服”。

1.3　知识转移有利于咨询公司档案管理的发展和价值实现

档案信息管理是基础性工作，事关咨询公司的生存和可持续发展，而档案管理本身也是一个承上启下的过程，需要建立素质优良、继往开来的档案工作团队，在笔者埘中山卓力、佳信等几家咨询公司的调研中发现，由于员工流动性较大，经常导致公司业务开展存有难处和困境：一方面新上岗的档案人员，对于原有档案存放规律和技术不甚了解，相关信息无法及时查找；另一方面，大量的咨询信息和客户信息及时归档，存入知识库，一旦业务员辞职或离职，这些重要信息也随之而去，对公司损失颇大。而知识转移的提出，对咨询公司及其档案管理工作的发展都是极为有益和有利的。

2　面向知识转移的咨询公司档案信息管理维度分析

所谓管理维度，是在对管理活动要素类型进行剖析的基础上，对管理活动空间范围和视角方位的具备程度、判断条件和评价标准的表示，即对管理活动赖以存在的内外条件予以判定、描述和评价的概念集合。管理维度的分析与构架，一般要从两个以上具有互斥性的视角进行，这无论对于管理理论研究，还是管理活动实践的归纳和指导，都具有积极意义：一方面，有助于引导管理学研究的视角创新，一个新的管理维度的描绘，是建立在对管理活动的要素、环节和生存空间的重新认识和挖掘基础之上的，必然带来研究视角的重新发现和研究定位的修正，能拓展管理学的研究视野，推动管理学研究理念的创新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理论框架。对管理维度的描述实质上是

对各类管理活动的内核分析，为分解和区别管理要素类型提供了思路和方法，并确定各类要素在管理中所司职责，管理维度的重新审视和划分，正是管理模式重新构建的前提和基础，为其提供可资利用的方法和框架。

中国人民大学的胡鸿杰教授通过对管理活动机理层面的考察，提出任何管理活动都包括资源、方式和内容三个主要维度：

所谓管理内容，即指管理活动的对象及其所要实现的职能和任务，对于某一特定的管理活动和行为，其管理内容既可以是具体的对象标的，也可以是抽象的过程，还可以是具有更深内涵的职能，特别是在许多宏观的管理活动中，对程序和职能的管理更是其日常工作的主要内容。如档案管理活动中，档案工作者和档案信息自然都是管理内容，而对文件案卷的收集、整理等过程也是管理内容，此外档案管理机构的职能同样还是管理内容，只是考察的层面和范围不同而已。

至于管理资源，一般认为无非就是“人力、物力、财力”资源，再加上近年来比较吸引眼球的“信息资源”，这些理解和认知比较通俗易懂，但也略显粗浅和表象，对管理资源缺乏深层次的思考，只注意到了直观的显性资源，忽略了管理中的隐性资源，胡鸿杰教授则撰文指出，管理资源还可分为基础性资源和“特有资源”两个层次，前者有如人力资源、物力资源、财力资源和信息资源等，为管理活动提供外在保障，后者诸如规则、权力、人脉和文化等，为管理提供内在保障，管理活动中两类资源都是不可或缺的。

管理方式是指依据管理内容的特点和要求，对管理资源进行整合、配置的方法与途径，依据不同的标准管理方式有不同划分，如根据是否产生口语或书面语行为，可以分为言语型与非言语型管理方式；根据发生的场合，可分为直接型管理方式与媒介型管理方式；根据对资源处理的程度可分为一次管理和二次管理两个不同层次的方式等。文件(档案)方式是其中的言语型、媒介管理方式，是社会与机构管理方式中最重要、最通用、最经济的一种，具有确定性、规范性、可控性等比较优势。

从这三个维度对档案信息活动进行考察，不仅能引发对档案管理活动的重新认识和把握，既有助于理解和深度挖掘档案信息资源，又能凸显其在管理中的保障作用，有利于减少或避免管理资源重复建设，一定程度上改变对管理资源的浪费或漠视现象，从本源上促进管理资源的最优配置，还有助于管理方式的规范与创新，为解决当前诸多社会管理问题提供新的思路和方法，具有实践意义和现实价值。三维度分析如图1所示：

咨询公司的档案信息管理也同样不能置身于这三维度空间之外，下面即依此分维度对其中的知识转移相关问题进行分析和探讨。

2.1　内容维度的知识转移

一般认为，档案信息管理的主要是文书档案、会计档案等传统内容，这就有必要首先了解和明确档案信息的特点。和宝荣教授指出档案信息具有联系性和积累性的特点，李国庆指出档案信息作为信息资源的一个重要组成部分，除了具有信息的一般特点外，最大优势在于其真实性、可靠性、权威性和凭证性。在传统环境下，这些特点通过固化在特定载体(如纸张)上予以保证，而数字环境下，则有赖于元数据信息了。当然图书与情报类信息也需要元数据，但不同的是，这一类的元数据信息主要用于知识的组织和检索，主要关注知识载体形式和内容分类关联，而归档信息的元数据更侧重于知识的来源信息及知识产生者的背景结构，借此来保证知识源的可靠性。

szulanski认为，在知识转移的初始阶段，知识源的可靠性、转移的预期困难是影响知识转移效率的重要因素。当知识源的可靠性没有得到确证，即当知识源并不被认为是可信赖的、讲信用的或有见识的时候，知识源的知识转移将非常困难，它的建议和示范将被质疑并受到抵制，这也叫“知识作用的未实证性(unpmvenness)”。因而咨询公司根据其业务范围和服务导向所建立的各类知识库，为了确保其真实可靠，必须依据档案管理的要求和标准进行，自然也就是档案信息管理内容的重要组成。

这一维度的知识转移主要在咨询公司和客户之间进行，除了满足用户需求提供可靠的编码化知识源之外，相应背景信息共享与迁移也是十分必要的。

2.2　资源维度的知识转移

任何一种管理都是耗资源的，如前所述，既需要人力、物力、财力和信息等基础性资源提供的外在保障，也需要权力、规则和文化等管理的“特有资源”提供内在保障，管理活动中这两类资源都是具有支撑性的，缺一不可。咨询公司档案信息管理也离不开人、财、物等资源的保障，如设备和装具的配备、人员的培训、信息的加工和服务等，同样档案管理水平的提升还需要权力、文化层面的支撑，如公司高层的重视和强调(特别是像北大纵横等大型咨询公司)，一则有利于各个部门的档案信息整合；二则利用权力资源可以督促实现将存储在员工个人电脑(乃至人脑)中的知识信息予以全面及时的转移和归档，以丰富公司的财富和资本。

这一维度的知识转移主要在咨询公司内部进行，不仅要在档案信息管理人员中予以传播与接纳，如一方面要熟悉档案工作需要哪些资源；另一方面也要掌握这些资源能在何处获得，又该如何获取。这类知识转移更要推广到公司业务部门和相关领导，使他们形成概念、习得程序，最终养成大力支持档案信息管理的习惯和氛围。

2.3　方式维度的知识转移

咨询公司档案信息门类较多，其机密性高低不一，因而信息组织的方式和使用权限的控制存在较大的差异性。这就需要重视对档案信息管理方式的知识转移，以促进机构档案工作的可持续发展。方式维度的知识转移重点和难点在于管理技能和经验等隐性知识，档案信息管理从原理上讲是比较直观和简单的，但是具体的操作需要长期的经验积累和技能熟悉，也绝非一朝一夕能做好的。

这一维度的知识转移还存在于咨询公司和客户之间，不过这主要是指开展档案管理咨询业务和有档案管理专业优势的公司。如浙江省首家公司制档案中介机构――杭州伟邦档案管理咨询有限公司，就针对机关、团体、企事业单位提供档案咨询与指导、档案培训、档案技术推广、档案人才租赁等相关的专业服务，而方式维度的知识转移即是此类公司的核心优势之一。

3　面向知识转移的咨询公司档案信息管理实现策略

如上文分析可见，不仅档案信息管理在咨询公司知识转移中起着基础性和关键性的作用，关注知识转移对于档案信息管理也大有裨益，两者互为依托、相互促进。而实现面向知识转移的咨询公司档案信息管理需要在以下几方面予以强调和努力：

3.1　主动调研掌握公司档案管理中知识转移内容

首先是咨询公司领导层要从宏观上对档案信息管理中的知识转移有充分的认识和把握，深入调研公司管理中知识转移的层次和范围，明确哪些显性知识必须按照档案信息的标准和要求予以存储、传播和控制，哪些个体隐性知识应该显性化为组织知识并予以

及时存档，把握档案信息管理各个维度的知识转移内涵和要求；具体操作执行的档案管理信息工作者更要积极主动，对具有潜在价值、有必要作为档案信息保存的知识，与业务人员共同商讨，拟定归档范围并明确共享权限，业务人员也要认真配合，提出建设性意见和需求，以框定知识转移的目标和范围。

3.2　优化档案信息管理中知识转移的资源保障

所谓资源保障就是为知识转移创造必要的软硬件环境。一方面要在人、财、物等基础性资源上对档案信息管理予以必要配备和支持，在档案信息管理人员梯队建设上要引起足够重视，尽早做好准备，有计划、有步骤引导档案专业人员间的业务交流和知识转移，让新生力量在日常的档案信息工作中充分习得管理技术和技能，避免突然的工作移交带来的措手不及；另一方面要利用权力和公司文化等特殊资源，大力宣传、积极引导和推动各类档案信息知识转移，不仅在信息管理人员中，更要在业务部门里，形成健康的知识存档和归档意识，培育良好的知识转移的习惯和氛围。

3.3　量身打造面向知识转移的档案信息管理系统

咨询公司要着力开发和建设面向知识转移的档案信息管理系统，一方面要依据和符合本公司的客观实际，另一方面也要保证系统的可扩展性和通用性。如在设计知识采集功能模块时，要对本公司业务流程予以梳理和考察，在各关键环节中嵌入背景信息捕获器，保证归档知识的可靠性和可用性；而在知识传播功能模块中，要实现目录信息开放的同时，对知识内容进行有效控制，这一方面是指利用技术手段严格控制资源使用权限；另一方面是指实现知识转移环境的控制，以提高资源利用率和知识转移效能。

3.4　有力控制、有序开发咨询公司知识资产

在拓展和丰富档案信息资源的类型、数量的同时，档案管理人员要建立和完善公司资产档案，特别是对无形资产的归档和建档，不仅要及时接收和控制公司核心知识，保证其安全性和可用性，还要与业务人员积极配合，有条件地对之进行开发和传授，使之不断增值和升值，增加知识转移的吸引力和动力。

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现代的知识管理可以为传统的档案管理创新拓展提供方向与动力，而传统的档案管理可以为现代的知识管理简单实现提供路径与基础。

一、档案管理与知识管理相近相通

（一）两者管理对象重叠

档案管理的对象是文件、档案，知识管理的对象是知识。知识分为显性知识和隐性知识。显性知识可以分为外源显性知识和内源显性知识。中国台湾学者杨舜仁说：“知识管理顾名思义：为知识者，才纳入管理，而―般能够纳入信息系统管理的知识，不外以电子型态或书面形态存在”，因而，“知识存在的形态与文件管理之形态相同”。可见，文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切联系主要源于这种管理对象的重叠。

（二）两者管理目的的相近

档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为企业各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是企业档案管理的根本目的，也是企业档案管理的出发点和落脚点，“它贯穿于企业档案工作的各个方面、各个环节，支配着企业档案管理过程的运转和发展。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。

档案管理和知识管理都将为用户提供档案或知识服务，实现档案或知识的价值，作为其最终目的，正如德尔斯泰思教授所言：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似――都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”

（三）两者管理流程类似

长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”(或“八个环节”)：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、(编目与检索、编辑与研究)、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对分散的管理对象(文件、档案或知识)，予以收集、存储，使之集中化；然后对其进行加工、整理，使之有序化；接着对其进行鉴定、评价，使之优化；最后将其提供利用，使之实现价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。

（四）两者管理技术相同

在数字化环境中，企业的文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使其适应数字化环境的要求，也必须对其进行数字化处理。因此，现代企业档案管理的全部活动――文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术迅速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括：元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息、信息推送、信息安全技术等等。可见，档案管理与知识管理有着共同的技术支撑――现代信息技术。

二、档案管理与知识管理相差相异

从管理层面来看，档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法；而知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，还介于价值观念、管理模式、管理理念范畴。从管理深度来看，传统档案管理主要是对文件、档案实体(载体)的管理，而知识管理更重视对文件、档案内容(信息、知识)的管理。从管理范围来看，档案管理的对象限于文件、档案；而知识管理不仅要管理文件、档案这种内源显性知识，还要管理图书情报之类的外源显性知识以及员工大脑中的隐性知识。从管理侧重点来看，档案管理更侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与可靠性，确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值；知识管理则更关注文件、档案及其他类型知识的可用性，关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。从管理特点来看，档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理；知识管理则鼓励―种较为宽松、便于创新的管理体系。“文件管理关注自身的良好定义的政策和可审视的程序，而知识管理致力于以一个不受约束的组织的创造力和知识交易的方式，从而忽视组织传统。

由此可见，档案管理与知识管理具有鲜明的相似性，两者既相近相通又相差相异。

三、档案管理与知识管理的互动性

（一）知识管理可以拓展档案管理的领域

传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现有工作服务，脱离了价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构―个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业日常工作必不可少的组成部分。

（二）知识管理以提升档案管理的价值

传统的企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的阶段，被动地提供简单、浅层的档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。

知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务，最终实现知识的价值，提升核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注，使得知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解，促进文件、档案的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

（三）档案管理对知识管理的促进作用

隐性知识占知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是隐性知识存储于员工个人的大脑之中，难于管理。对于隐性知识的管理有两种途径：一是从隐性知识到隐性知识的“社会化”；二是从隐性知识到显性知识的”外部化”。但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，―些学者质疑“社会化”的其次有效性和普遍适用性。档案管理强调企业在各项活动中产生必要的文件，客观地记录企业各项活动的全部过程和结果，防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题，对员工工作过程和结果进行客观的记录，形成文件，就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来，就实现了组织知识的沉淀。

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学者覃兆刿从“双元价值”的角度分析，认为档案价值分工具价值和信息价值两部分。前者作为一种行为方式，人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能被称为工具价值;后者作为记录或者文献归属的实体，其内容的价值被称为信息价值。工具价值是一种普遍意义的价值，而信息价值是一种个性价值;工具价值是档案的社会属性，信息价值是档案的自然属性。1969年，美国经济学家加尔布雷斯（Galbraith，1969）提出知识资本（intellectual capital）的概念，到了20世纪90年代，管理学界出现了知识管理的提法，在知识管理时代里，档案的工具价值由于技术和理论的发展更加彰显，档案的信息价值也得以更加重视。对档案界一个最意味深长的意义在于：档案知识竞争性加剧，知识共享成为时代追求。

1.1 知识管理下技术和理论的发展更加突出了档案的工具价值。第一，技术发展拓展了档案的处理空间。档案电子化之前，对档案的处理主要是对实物档案的存储，由于实物档案本身重量大，搬运、移挪都很不方便，因此，一些重要的档案都是重保存轻利用。而且即使被利用，开发程度也很低，仅限于复印和翻印。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化，信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间，档案的生命周期得到大幅度延伸。电子化的存储方式重新赋予了档案管理新的职能，正如在第十五届国际档案大会上达成的共识一样：档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。第二，知识管理理念有助于实现档案知识的共享。知识管理强调学习、共享和组织文化，是通过吸纳组织有效信息和对信息的再开发来实现组织的知识塑造，以达成组织运转更有效的目的。档案是知识的重要组成部分，档案自有的公共性决定了档案知识的共享性，特别是档案电子化的普及为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑，加速了档案知识共享的进程。

1.2 知识管理背景下档案信息价值被更加充分认可。第一，档案知识属性发生改变：由文献走向答案。知识经济时代以前，档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”，并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”。档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案（知识）。正如丽贝卡?巴克利所说：“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。 毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”第二，电子文档的普及扩大了档案的内涵。电子文档的出现使文件与档案之间的区别极大缩小，客观上使得档案的内涵得到极大扩大，由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。英国知识管理大师安妮?布鲁金在《企业记忆――知识管理战略》一书中指出，档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间，能否从档案中获取有用的信息和资源已经成为是否具备较高学习能力和信息处理能力的标志，档案不再是堆积在一起的泛黄的故纸，而是闪耀着智慧的资源库。

可以说，在知识管理背景下，档案的使用日益便利和充分，技术发展拓宽了档案的使用空间，而知识管理理论的不断推进使档案知识共享深入人心。正是由于充分认识到档案价值，更多人想从档案中找到想要的问题答案，档案管理者才需要不断供给更加优质的档案知识资源。一旦这种供给跟不上社会的需求，将会陷入一种竞争性索取的状态，这种状态又将放大档案知识的价值，引发更加严重的索取。

2 竞争的本质

从档案“双元价值”的角度分析知识管理时代下的档案价值，档案的工具价值也即档案的社会属性属于档案利用的向度，反映了人们对档案开发利用的程度;而档案的自然属性却反映了知识的本初价值。档案在起源上来说是人类对凭证信息的合目的的控制，这里的“控制”，强调了档案从根本上是一种功能，人们可以借以维护凭证信息的证据力，其表现为有利于显示其凭证价值的资源组织、价值鉴定、保管和利用;“合目的”强调了人类借助档案功能的心理需求以及管理技术上的主观能动性，其表现为鲜明的时代特征;“凭证信息”则是对通常定义中“原始记录”或“原生性”的拓展。

所以，档案的工具价值是档案属性的根本，而在知识管理时代下，我们需要更加放大档案的工具价值，更加充分地开发档案使用价值，这样才会符合档案的时代定位，才能在基于知识竞争的语境下获得更多的知识。而依据对目前存在的档案竞争性问题的分析，显然，我们对档案知识的开发还未到位，档案知识供给并不能满足人们对知识的渴望。故此，我们可以说，对档案知识的竞争性索取，其实质是：档案部门对档案的开发并没有跟得上社会需求，档案知识供给短缺，导致无法实现档案知识共享。

3 缓解竞争，实现档案知识共享的建议

供给和需求是资源的必然逻辑，尤其是当知识成为资本后，对知识的追逐更加强劲。在知识管理背景下，档案使用者或大众需要更多的档案知识，同时日新月异的信息处理技术也便利了档案管理者对档案的开发，可以说，扩大档案知识供给顺应时势，而我们要做到的就是顺势而为。

对于档案知识开发而言，在知识管理时代下，档案管理者们更需要提高自身管理水平，紧跟时代要求，掌握更多的信息技术开发本领，拓宽视野，最大限度开发档案价值，更充足供给档案信息价值，以进一步实现档案知识的共享。

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作为人事制度改革中的重要内容，人事档案管理质量的高低会严重影响到人事制度改革的顺利实施，所以，在市场经济时代，充分认识到人事制度改革的现实意义，根据社会的发展形势，合理进行人事档案管理工作，不断提高人事档案管理工作的效果，为人事制度改革的顺利推进打下良好的基础，逐渐受到事业单位的关注。

一、传统人事档案管理的热点

1.与员工的切身利益息息相关

在计划经济时代，为了满足人力资源的管理需求，很多事业单位建制定了专门的人事档案管理制度，并且根据员工身份、职责的差异，建立起基层档案和领导档案。但是，没有正式工作的农村居民和城镇待业人员，一生也不会拥有人事档案。所以，在计划经济时代，人事档案不仅仅能够决定我国公民的身份和职责，而且管理着个人晋升、调动、社会保险和事业单位福利以及退休等方面，甚至会影响到员工子女的工作。因而，人事档案可以说是员工身份和职责的象征，与员工的自身利益密切相关。

2.能够控制员工的行为

虽然人事档案记录了员工的工作经历，但是，却不是由员工个人管理和保存，只有用人单位才能够调动人事档案，员工本人以及其他的事业单位没有权利去调用人事档案。而且，在进行人事档案制度改革之前，我国主要是采用员工与人事档案互不分离的管理制度，所以人事档案会随着员工变动的情况进行改变，反之，如果人事档案没有迁移，那么员工将无法进行工作调动。人事档案是员工的社会象征，对于员工有着非常重大的意义，所以，员工必须服从事业单位的安排，不得擅自离开自己的工作岗位，从而限制了员工的流动。

二、新时期人事档案管理的特点

1.国企员工可以“无档入职”

在人事管理制度改革和发展的情况下，以前的终身聘任制度已经不能适应社会发展的需求，人事档案的存在价值远远低于计划经济时代，员工也不再一味的依附于企业生存，有无人事档案已经不再会影响到下岗工人的再就业。

2.个人“无档就业”的意愿得以实现

在市场经济快速发展的形势下，社会对于各类人才的需求也不断提高，人事档案管理制度也随之兴起，在聘用工作人员时，事业单位更加侧重于员工的综合素质。而员工会与事业单位签订劳动合同，不再受到传统的事业单位人事档案管理制度的约束，有一定的选择权利，可以促进人才的流动。

三、人事制度改革对人事档案管理造成的影响

1.打破人事档案对于员工的束缚

目前，事业单位通常会采用合同契约制度进行人事档案管理，打破了传统的人事档案对于人才的限制，使得市场竞争机制下人才的配置更加地合理，因为合同契约制度不仅打破了传统的社会身份阶级的观念，避免了传统的终身聘任制用人机制的弊端，而且能够充分发挥人才的优势，让员工能够有足够的时间和大量的空间去选择、研究自己真正擅长的领域。

2.破除了以前的身份象征

传统的人事档案会很细致、具体的规定个人身份，并且根据人员的身份给予不同的待遇，这种分类方式，比较片面、武断，难以充分挖掘人才的潜力。而当前的人事档案管理制度打破了原有机制的限制，可以充分体现出因人而异、因人制宜的管理方式，具有科学性和公平性，能够最大限度的发挥人才的积极作用。

3.积极完善档案资料中的个人信息

在社会发展的推动下，人事档案信息的公开程度不断提高，所以，在管理过程中，根据时代的发展趋势，事业单位需要及时收集和整理个人信息，避免信息内容的失真、重复，在记录过程中，精细、真实、准确的记录个人信息，全面反映出个人的真实情况，以便于档案资料的使用。

4.建立专门的人事管理机构

近年来，随着时代的发展变化，社会人员的流动越来越快，而原有的人事档案管理已经难以满足档案的管理需求，所以，需要认真考虑成立专门的人事档案管理机构，让专业的工作人员进行管理，并且需要加强监督力度，确保管理人员人员能够及时收档、入档、归档，不断提高管理人员的工作效率，从而有效解决档案管理中出现的一系列问题。总之，人事制度改革是一项复杂而长期的改革工程，会涉及到事业单位的众多部门，所以，需要树立科学的管理意识，慎重对待档案管理工作，不断提高人事制度管理工作的质量，为人事制度的改革打下坚实的基础，从而推动人事制度改革工作的顺利实施。

参考文献

[1]李巧美.人事制度改革对人事档案管理的影响探讨[J].人才资源开发,2016(6):161-162

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【摘要】社会管理失范是常见的社会问题，对档案价值管理产生了较大的影响。本文通过对社会管理失范进行论述，并分析了社会管理失范对档案价值管理产生的影响，从而提出了提升档案价值的方法，具体阐述如下。

关键词 社会管理；档案价值；影响

社会失范主要指不规范的社会行为，而人们对行为规范标准有着不同的理解，社会失范管理状况对档案价值影响颇深。档案是企业运行轨迹的真实反映，也是了解信息资源的有效途径。因此，为了最大限度地发挥档案的价值，必须加强对社会失范行为的管理工作。

1　社会管理失范概述

从字面意义上讲，社会失范就是没有或缺少社会规范。从社会学方面讲，就是由于社会生产力与生产关系不平衡引起的社会现象，即人们的物质生活水平发展速度较快，而精神文化程度有待进一步提升。总之，社会失范是对人们价值观的反映，社会失范是任何社会时期都会存在的一种现象。当社会分工发展水平和道德发展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，从而产生了失范现象。在被动遵守行为向主动拥护转化的过程中，人们处于一个全新的生活环境中，他们赖于生存的准则与规范失去了意义，人们的生活环境和价值结构发生了根本性的改变，同时现行文化和道德中没有明确规定达成目标所应采取的方法和形式。当人们不能用符合规定的手段去实现这些目标时，就会通过虚构、机械服从、形式主义、逃避以及反抗等方式来达到目的，社会失范因此产生。

2　社会管理失范对档案价值管理产生的影响

2.1　档案记录形式呆板，缺少创新性

管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。

2.2　档案信息失真，可靠性降低

真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。

2.3　档案内容缺失，完整性差

在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。

受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。

3　提升档案价值的方法

3.1　优化管理内容，改变虚假的记录习惯

在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。

3.2　建立档案管理体制，灵活创建管理机构

开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。

3.3　创新档案管理方法，吸收时代元素

档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。

4　结束语

综上所述，文中主要通过“档案记录形式呆板，缺少创新性”、“档案信息失真，可靠性降低”、“档案内容缺失，完整性差”三个方面论述了社会管理失范对档案价值的影响，并提出相应的方法，以提高档案管理工作的质量。

参考文献

［1］艾旭．论中国社会转型时期的社会失范[D].湘潭大学，2011．

［2］李洁怡．浅析管理档案价值中社会管理失范的影响与对策探讨[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．

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二、人事制度改革对人事档案管理的影响

在以前很长的一段时间以来，人事制度还没有进行改革，还是沿用以前的传统管理方式的情况下，一般都是个人走到哪里，自身的人事档案就要跟着带到哪里。然而随着近年来我国人事制度的不断改革和创新，人事档案管理也开始逐渐放宽了对人事制度的依赖，显得越来越灵活。

（一）人事制度改革，导致人事档案的作用日益弱化

随着我国政府各部门以及企事业单位内部人事制度的不断变革，导致人事档案的地位日益受到动摇，人事档案的作用日益弱化。主要表现在以下几个方面：一是国有企业实施改革以后，打破了传统意义上“铁饭碗”的概念，下岗职工可以没有档案，也可以不再依附单位对职工的人事档案的管理。在没有人事档案的情况下，下岗职工依然可以自由选择自己喜欢和适合自己的工作，对自身的生存依然不会有任何实质性的影响。现在社会上的很多正规公司的正式工作，对员工个人的人事档案都没有进行强制性的要求。不管员工是否可以提供自己在之前企业的工作过程中形成的人事档案，公司都可以予以办理员工的正式入职，因此极大地削弱了原有人事档案对各人的束缚和影响。

（二）人事制度改革，导致人事档案的管理形式更加灵活

随着非国有企业在市场经济体制下如雨后春笋般的快速蓬勃发展，无形当中给社会提供了很多不同的就业机会。由于企业经济的快速发展，人事的招聘也要能够适应企业的发展，因此给企业创造了全新的用人机制，致使企业在实际的招聘过程中，不再像以往一样去关注以前其人事档案上记录的信息，包括员工身份、地位、学历、家庭背景、任职企业的名称等外在的形式化的东西，转而重视更加实在的员工本身的个人能力。而且对于员工的人事档案的建立可以从员工入职的时候重新管理，双方签订用人协议和合同等，员工只要能履行合同或者协议上的相应条款，认真努力地开展工作，那么自身的人事档案甚至可以有没有都没有关系，员工的合法权益同样是会受到相应的保护。因此，人事制度的改革，在一定程度上促进了人事档案管理形式上的创新和灵活。

（三）人事制度改革，促进人事档案管理的科学性和合理性

以往的公职部门和用人单位，都过分关注人事档案里面记录的信息，而忽略了对员工自身能力的重视，导致人才选拔过程中的有失公平的现象的发生。例如很多人事档案都可以通过一定人为的手段来弄虚作假，更可能导致假的学历证明、错的年龄、一些作假的优秀材料、一些对当事人进行褒奖的空洞溢美之词等，由于具有一定的虚假性，因此在实际的人才选拔过程中常常无法提供真实有效的信息。而人事制度的改革，不再看重人事档案信息，而是给每个人平等、公平的竞争机会，即便是以前没有人事档案的无业游民或者农民，只要能满足人才选拔的要求，顺利通过国家统一的考试都可以顺利上岗。这一巨大的改变也从侧面反映了我国公共管理制度的完善，促进了人事档案管理的科学性和合理性。

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关键词 人事制度改革；人事档案管理；影响

随着我国社会主义市场经济体制的改革，我国的人才需求量急剧增加，用人单位进行了大量的人员招聘活动，相比而言，以往的人事管理制度已经无法满足现有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加强，人事制度的改革使得人事档案管理产生了一些与之相关的问题。

一、人事制度改革前人事档案管理的主要特点

（一）人事档案是员工身份的象征。人事档案是通过各种人事活动记录个人经历和德才表现的过程，这些档案是以个人为单位的备考查的文件资料，它记录了从人员的选拔、使用过程中的一系列过程——个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状态及奖励处罚等方面的原始记录。在现有的经济制度下，根据身份的不同人事档案可分为工人档案和干部档案，部分城镇居民因为没有工作或工作不稳定等问题，往往是没有人事档案的。在过去，人事档案决定个人的社会身份，人事档案所记录的内容决定个人的晋升、调动工作、招工、公费医疗、加薪、福利待遇及退休等情况。人事档案也间接关系到员工子女工作等问题，人事档案不仅是个人身份的象征，还极大程度的与个人切身利益相关。

（二）人事档案是控制员工的重要工具。人事档案不是由个人进行保管的，它由用人单位进行管理，一般来说，能调动人事档案的只有用人单位，档案本人是无权调用的。我国的档案管理制度是“人档合一，人走档随”，档案是根据个人的生活、学习、工作地点而改变的，如果人事档案不能迁移的话，个人所呆的地理位置就很难改变，这是极其不利于个人发展的。人事档案如此重要，却由用人单位进行管理，个人的去留也不得不服从于单位，这限制了人员的流动，使得用人单位和人员的关系比较僵化，不利于企业人事管理，企业的发展都是以人为本的，人员与企业管理存在矛盾会阻碍企业的正常平稳发展。

二、人事档案管理制度随社会发展出现的新特征

（一） 国有企业员工可以“无档生存”。随着人事管理制度的改革和发展，过去那种终身聘任制度已经不再适宜，员工对企业的依附感也逐步降低，那些下岗工有无人事档案已经不再完全影响他们另谋出路，人事档案存在的价值已经不如计划经济时代那么强烈。

（二）个人可根据实际情况选择“无档择业”。市场经济在逐步发展，对人才的量和人才的质有了巨大的变化，新的用人机制也由此产生，企业的用人需求也变成注重员工的能力和素养，合同的形式建立起了契约关系，为员工与用人单位所采用，过去那样绑死在人事档案上的情况开始变少，这不仅促进了社会人才的流动，也使得人员的工作更加自由民主。

三、 人事档案管理的相关问题

（一）人事档案信息反映问题。原有的人事档案中非常注重个人的政治行为，个人的政治历史、组织鉴定、社会关系等内容的收集非常具体详尽，而个人的现实情况，个人具体专业能力、特长特点、业务业绩等却缺少足够的整理归纳，描述一个人的全貌在人事档案中无法体现，有效的信息无法从部分使用者或有针对性的使用者中体现，市场经济制度下对相关人才的需求无法满足，人事档案的使用效率无法体现。

（二）人事制度与法律相互影响。人事档案制度规定有些违背了公民的知情权，比如：任何人不得查阅或是借阅自己或直系亲属的档案，这与宪法中公民享有知情权的权利不相符合。封闭式的人事档案管理没有具体的处理办法，健全建立相关制度是现在市场经济体制和发展模式下必须加强的任务之一。

（三）服务意识不强，缺乏进取精神。人事档案工作要涉及的内容非常多，现在各级档案管理水平不足，档案管理条件差异较大，防盗、防火、防潮等措施在档案管理中不够完善，存放保管人事档案的环境有较大隐患。同时，落后的人事档案管理制度也是非常影响人事档案管理发展的。虽然现代化信息技术迅猛发展，解决了非常多的人事管理工作，给生活带来了便利，但由于人事档案没有实现统一的标准化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事档案管理人员的要求无法有具体规定，专业素质和专业技能水平不到位，人事档案管理工作量大、整理繁琐不便，使得工作人员缺乏足够的热情，档案信息的利用效果取决于档案服务人员的态度，工作人员态度消极怠慢，缺乏开拓进取的精神使得人事档案管理工作效率低下，工作进程缓慢。

（四）传统人事档案管理制度的弊端。国企事业单位中聚集了大量的高素质、高水平人才，这是人力资源中最宝贵的财富和资源。一些人因学习、生活或工作兴趣等缘故需要进行工作调动时，用人单位常常通过强压个人人事档案来阻碍人员流动，这种现象非常不可取，不仅限制了人才的发展，而且企业的声誉和地位会受到一些不良影响。同时，这也制约了社会人才的合理流动和优化配置。用人单位在对人才进行评定时，缺乏科学合理的评价体系，大部分是依据人事档案中记录的内容，这是非常片面的举措，员工的专业技能、贡献情况、业绩水平并没有得到具体体现，从而使得员工在待遇和晋升方面产生了极大的不公平，这种不客观的评定打击了员工的工作积极性，阻碍了员工工作能力的正常发挥。

（五）社会转型期造成人员管理制度混乱。现在社会对人才的重视程度越来越高，很多用人单位通过大量的手段和优惠政策来吸引人才的参与加盟。许多单位不愿放走那些高层次的人才，限制人员的流动是通过截留人事档案的方式进行的。企业采取三不要政策（迁移户口、人事档案、调离手续）的办法来吸引人才，太过急于求成，造成了很多优质人才出现“弃档”现象，人才市场管理的隐患由此产生。在一定程度上，这些现象，造成了人才市场的混乱，产生了部分欺诈行为，许多人员不与原单位解除劳动合同就另谋其他职位，分内工作并没有交接到位，给原单位经济效益和工作的正常开展造成了不良后果。而有部分人，为了获得更好的就业机会，不惜出卖原单位的商业机密，这些可耻行为就是因为人事档案管理制度不规范不健全造成的。

四、人事档案管理的改革措施

现在，社会各方都在寻求好的办法来解决传统人事档案管理制度中的弊端。比较好的理念有两种，一种是建立公开的人事档案社会化管理制度，就是进行社会机构统一协调管理，将人事档案、户籍档案、人事制度协调进行，这种方法比较灵活方便。另一种方法是从社会外部解决，提出科学合理的人事制度改革，在两种理念的结合下，开展良好和谐的人事管理制度。

（一） 减低人事档案对人的制约限制。现行的人事制度中比较普遍的实施措施是合同契约制度，传统的人事档案对人才的束缚已经逐渐消退，市场作用下对人才的优化配置非常重要，这不仅可以打破传统的社会身份阶级观念，减少过去用人机制的终身聘任制，让员工有充分的时间和空间选择自己真正擅长的领域进行研究，最大限度发挥人才的优势。

（二）身份象征由此破除。传统的人事档案对个人身份划定太过具体，人员的身份享受不同的待遇。这是非常不公平、不科学的分类，现在制度下强制打破原有机制非常有利于现有人事档案的管理，因人制宜、因岗制宜是现在人事制度最明确的体现。

（三）人事档案信息的完善。人事档案的信息公开程度在社会发展的推动下越发强烈，在此情况下，人事档案管理应该顺势发展，及时收集个人有效人事档案信息，避免信息重复或陈旧，在记录过程中做到真实、准确、精细，反映个人全貌需要全面具体真实，不造假。

（四）人事档案管理机构需要建立。社会人员流动在当代社会发展中越来越快，原有的人事档案管理无法保证正常的人员档案管理。可以考虑新成立专门的人事档案管理机构，由专业的人员进行负责管理，加强档案的监督体制，有利于提高档案管理的工作效率，从而解决档案管理中不公平不科学的一系列问题。

参考文献：

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20世纪90年代，我国最早在青岛开始实施数字档案馆的规划和建设。至今，数字档案馆的建设已经形成了“试点突破，全面发展”的良好局面。在数字档案馆建设发展的十余年里，通过对传统纸质档案的扫描、著录、缩微和对电子档案的接收，已形成了大量数字化档案，而对这些数字化档案进行保存、整理、利用的数字治理就成为了现阶段数字档案馆的常规工作。大数据时代的到来，物联网、云计算、大数据、移动互联网等技术在数字档案馆中的应用使其对数字档案信息的保存、管理、利用发生了“质”的变化。就目前而言，如何进行数字治理对数字档案馆来说是一个新的挑战。

一、何为数字档案馆“数字治理”

“数字治理”这一术语最早出现在2001年10月19日伦敦举办的“数字治理：数字档案、数字图书馆和科研信息化研讨会”上，该研讨会将“数字治理”一词表述为数字化环境中的治理行为，其不仅包括数据收集或数据库的保存和维持，同时还包括了一定程度上的附加价值和知识。基于此，笔者认为现阶段数字档案馆数字治理是指运用物联网、云计算、大数据、移动互联网等技术对数字化档案进行保存、管理、开发、利用的过程。大数据时代，也正是数字档案馆对这些物联网、云计算、大数据、移动互联网等采集、存储、挖掘、传输等技术功能的应用使其数字治理理念和能力产生了较大变化。

二、数字档案馆数字治理理念的转变

（一）开放包容。物联网传感技术在数字档案馆中的应用主要通过对档案、库房、设备、建筑、档案工作者、用户等实体状态和内容信息的实时感知，获取大量非结构化信息，实现对档案馆相关实体和人员的跟踪、监控和管理。针对大数据时代物联网技术的应用，数字档案馆不能再局限于对传统数字化档案、电子档案等结构化信息或图片、声音、视屏等半结构化信息的存储，数字档案馆应以一种更为开放、包容的心态采集存储更多海量异构档案信息，为数字档案馆服务创造更为有利的条件。

（二）积极主动。近年来，智能手机、平板电脑等移动智能终端设备的盛行，改变了传统档案信息的传播方式，满足了用户多样化、个性化的信息需求。档案馆依托数字化馆藏档案信息，利用信息挖掘技术、信息推送技术、无线网络技术预测、推送、用户所需信息。用户通过手机客户端就可以方便、灵活地查询、浏览、获取相关档案信息。大数据时代，移动互联网技术的应用将使数字档案馆改变传统就地查询的被动服务模式，以更为积极、主动的方式为用户提供更为方便、快捷的服务。

三、数字档案馆数字治理能力的提升

（一）感知互联。物联网（Internet of Things，IOT）是一个基于互联网、传统电信网等信息承载体，让所有能够被独立寻址的普通物理对象实现互联互通的网络。物联网在数字档案馆中的应用主要是以无线射频（RFID）技术为主，通过对档案实体植入RFID标签来记录档案的档案号、存放地点、档案名称、利用状态等相关信息，并利用红外线传感器、全球定位系统等信息传感设备将档案、设备、库房等实体与物联网连接，实现对实体状态和内容信息的全面感知、互联互通。再加之移动智能设备对感知信息的有效传播，实现了档案用户对档案信息的全面获取。物联网技术和移动互联网技术在数字档案馆中的应用，全面提升了数字档案馆在档案信息收集、服务等数字治理行为方面的能力。

（二）智能高效。麦肯锡研究院（MGI）在其2011年5月的报告“Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity”中指出，大数据是指其大小超出了典型数据库软件的采集、存储、管理和分析等能力的数据集。单纯从技术角度看，数字档案馆应用大数据技术可以实现对其档案资源的整合、档案信息的挖掘、用户特征的分析、用户需求的预测等。就此而言，大数据技术在数字档案馆中的应用可以进一步实现其深层开发、知识服务等数字治理的“智能化”

云计算是一种可以随时随地方便而按需地通过网络访问可配置的计算资源共享池（包括网络、服务器、存储、应用软件和服务），这些资源可以通过最低成本的管理或与服务器供应商交互来快速配置和提供。数字档案馆可以通过云计算服务商提供的服务器、应用软件、网络设备、存储设备集成档案云平台，有效存储海量异构档案信息，实现档案信息的共享和高效利用。对于具有保密性质的档案信息，可以通过建立私有云的方式，实现局域范围内的档案信息共享和利用。就此而言，云计算技术在数字档案馆中的应用可以进一步实现数字治理过程中档案信息利用的“高效化”。

四、结束语

大数据时代，随着云计算、物联网、大数据、移动互联网等技术在数字档案馆中应用的不断深入，数字档案馆要以开放包容、积极主动的理念使其在采集、整理、保存、利用服务等数字治理行为方面变得更加高效化、智能化。

【参考文献】

[1]祝智庭，陈丹.数字治理：智慧学习新素养[J].电化教育研究，2014（9）：9-10.

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档案数字化的定义为通过图像扫描技术、数据压缩技术和数据存储技术等信息技术手段，对纸质资料进行扫描等一系列的处理，将纸质档案变成计算机能够分辨出来的数字和图像，形成原文数据库、多媒体数据库等档案资源，达到档案馆内纸质档案的数字化目的。在气象纸质档案数字化的建设中，则是根据气象档案的特点和其需要，使用扫描和光学字符识别技术，通过计算机进行管理和检索的信息转换来实现。对纸质气象档案的数字化，不单单是指将其变成简单的文档加以存储，还指通过相关技术实现资料数据的信息提取，以此来达到档案信息的管理和利用，并提高其效率，让档案信息资源在更大的程度上发挥自身的信息作用。

2 在数字化处理中所存在的问题

将纸质气象档案转化为计算机能够识别出来的内容，形成相对应的数据库内容，是一项工作量较大的任务。因为在其数字化处理的过程中，包含了多个环节，也会面临各种各样的问题，这些都需要工作人员认真仔细地去进行解决。问题的类型表现为以下几种：1.由于个别档案年代较为久远，所使用的纸张会在不同程度上出现变脆、发黄、虫蛀和鼠咬等状况，这些不可避免的情况在很大程度上增加了数字化处理过程中的难度。2.现存的纸质气象档案种类繁多、各自的保管期限不尽相同、使用的规格没有得到统一，以上情况为档案的数字化处理增添了一定的工作量。3.一些纸质气象档案数字化处理人员缺乏气象档案管理的基本常识和经验，这样一来在数字化处理过程中会导致纸质气象档案的安全性有所下降，同时也拖慢了数字化处理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明确数字化管理的范围和内容

在进行纸质气象档案数字化处理的工作时，需要综合考虑气象档案的多方面的因素，如气象档案的保管期限、档案所处的时代和档案的利用情况等，结合以上内容和特点明白哪些气象档案需要实施数字化处理，而哪些则没有这种必要。一些年代久远、保管时间较长、存在较大价值和有着较高利用率的纸质气象档案资料，会存在着字迹无法辨认、纸张容易出现损坏的情况，针对此类情况，需要优先将它们进行处理。而对于出现时间较晚、有着较长保存时间、无较高使用价值的档案，可以延迟其数字化处理的时间。工作人员在处理的过程中需要认真仔细地确定好纸质气象档案数字化的先后顺序，这样可以降低对纸质气象档案的使用次数，有利于其磨损程度的降低，间接地提高了它们的安全性。

3.2 在数字化过程中确定文件的存储格式

各类纸质气象档案在经过数字化处理后，会形成不同的格式，而在进行存储的时候，选取的存储格式则决定着存储的空间和检索的精准和快慢。国家档案局推荐的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF这种图像文件格式支持多页存储，也支持多种类的压缩算法，但是它本身不是一种压缩算法。它的主要特点便是支持多页存储和多种类的压缩，同时具有较强的拓展性。因此，在应用气象档案扫描文档的存储模式中，通过OCR来识别的档案类型多为多页的TIFF文件类型。

随着气象档案信息化的要求不断地提高，相关部门开始注重数字化档案的存储格式的选择情况，对其的存档格式的选取，需要根据档案保存的长久性、安全性和容量方面考虑，又要合乎国家气象档案管理系统所给出的标准格式，选择JPG、TIFF和PDF等存储格式，可以实现长时间存储，也能在对数字化档案检索的时候在更大程度上感受到档案的纸质版的阅览效果。

3.3 加强档案的安全保障工作

随着各个馆区的馆藏数量不断上升，加上社会信息化程度的日益加快而使数字化业务的需求增加，纸质气象档案数字化处理过程中需要一定数量的档案管理人员和数字化处理人员，但是由于档案馆原有的人手数量上的限制，使得这些档案的数字化处理工作需要依靠外界的技术和人员的帮助，需要通过外包解决一些问题。

将气象档案数字化的工作外包，可以让工作人员将工作重点放在核心业务的完成和更高的任务目标的设定上。

在进行纸质气象档案数字化处理的过程中，需要仔细选择适合的合作对象―具有数字化经验和资格的外包公司，而该类公司需要对进行数字化处理的人员进行安全保密工作的训练，不得在进行纸质资料数据化的过程中使原始资料有丢失和破损的情况，不能因为自身的原因导致资料受到污染和破碎等，不能擅自将该类资料带离工作场所等，让他们懂得保护客户资料的必要性和重要性。在进行数字化的开端和全部过程中，去建立并且完善合理的业务规范和科学的流程，例如制定出档案数字化业务流程、档案数字化服务保密要求等，让档案数字化服务更加有条理、有依据。同时，为了进一步做好档案的安全保障工作，可以让外包公司在档案馆的相关区域进行档案的数字化加工及其它工作，在这些地方安装好一定数量的摄像头，完整地录制数字化加工现场的实际情况，使外包公司的工作情况得到必要的监督，做好监管工作，以保证气象资料不向外泄露。

3.4 做好纸质气象档案的实体保护工作

在进行档案数字化的过程中，应该将保护档案的安全性放在第一位，做好纸质气象档案的实体保护工作比提高档案数字化后的数据质量更加重要。档案信息化建设的其中一项目的就是为了保护档案原件，对一些濒临消失、损坏的档案进行必要的抢救工作。所以，在对档案进行数字化的过程中，倘若发现有的纸质气象档案已经被损坏，则需要及时地对其进行抢救，做好这类工作后再进行扫描和加工。值得注意的是，在?M行扫描的时候需要严格控制好扫描的次数，最好不超过两次，这样可以降低纸质气象档案在扫描过程中的损毁情况。针对有些多次进行扫描的文件资料，需要做好及时的检查和修复工作。完成档案数字化的任务后，需对档案原件进行杀菌消毒，在此之后再让它们入库，该流程可以避免档案在扫描过程中形成的二次污染，更好地保护档案的安全性。

3.5 选取专用场所

对纸质气象档案进行数字化处理时，由于纸质气象数据资料容易受到火灾、水泡的侵害，同时为了避免人为的泄露资料所形成的安全隐患，需要从根本上去杜绝以上现象的发生。在气象档案馆安排的场所中进行数字化工作，可提供较大的安全保障。安排的场所内需要设置对应的消防设备、防盗设备和全方位的视频监控设备。除此之外，气象档案馆还需再这类场所做出明确的规定和要求，不允许工作人员在该类地方使用和工作无关的电器通讯设备，严禁吸烟，不许在纸质数据资料附近饮水和饮食；杜绝和数字化处理无关的人员进入该类场所，制定出进出工作场所的制度；制定在工作场所中出现各类突况的准备方案，做到全方位地保护好气象档案的安全工作。

3.6 制定完善工作责任制

在进行档案管理和纸质档案数字化的过程中，需要制定出一系列针对数字化处理的安全保密工作制度，需要完善工作过程中各个工作岗位的责任制度，将安全保密工作的责任落实到每一个工作员工的身上，令每一位档案管理人员明确自己的工作任务和指责，严格按照规章流程来进行数字化处理中的各个工作的交接过程，从纸质气象档案离开档案库、前期准备、数字化处理，到其的数量核对、整理、重新入库和数字化档案文件的分类归档等，各个工序之间都需要由专人做好把关工作，在最大程度上保证纸质气象档案和数字化档案文件的安全性。

3.7 加强数字化后数据的安全保障

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1 高校档案信息资源共享概述

高校档案是高校最宝贵的财富之一，是高校科研、教学、管理活动的真实记录，高校档案的开发利用对学校和社会发展具有重要的作用，最大限度的发挥高校档案信息资源的价值是档案高校档案管理工作的热点。通常高校档案信息资源的主要形式包括基本目录数据库、专题数据库、全文数据库几种，在信息网络发展和普及的今天，依托网络技术实现高校档案信息资源共享十分必要。高校档案信息资源共享强化了信息的可获知性或获取性，是社会组织与公众平等的拥有对高校档案信息资源获取权与获取条件，最大限度的发挥了高校档案信息资源的社会价值。高校档案信息资源共享需设置一定的权限，只有可向社会公开的范围才具有信息资源共享的权利。

2 高校档案信息资源共享的基础与现状

（1）高校档案信息资源共享的基础

从高校档案管理自身的特征属性来看，信息化背景下的档案信息资源共享是高校档案信息资源共享实现的基础，而前提又是信息资源的整合。依托网络技术建立统一的信息交换和共享平台，并在此基础上强化高校档案信息资源的动态性、可控性，以及信息的融合集成性。实现资源共享的前提下，高校档案信息资源整合需要遵循一定的原则，一是信息资源的标准化、规范化原则，二是序化、全面、系统原则，三是系统功能完善、简单易用原则，四是档案信息安全原则。

（2）高校档案信息资源整合的实现

高校档案信息资源整合的实现需要一定的基础条件，首先从环境基础条件来看，随着网络信息技术的不断发展与普及，信息环境逐渐成熟，这为高校档案信息资源整合提供了技术支持；其次从政策基础上来看，近些年来，随着我国对高校档案管理工作的重视，信息法律法规不断完善，这能够全方位的保障信息资源共享的实现；再次从工作基础条件来看，高校对档案数字化建设的重视程度不断提高，数字档案馆、档案网络建设已经成为高校档案工作发展的重心和趋势；最后从人才基础条件来看，高校档案管理高水平人才培养力度逐步加大，越来越多的高素质档案管理人才引入到管理队伍中，使高校档案管理实现了高素质人才的合理配备。

（3）高校档案信息资源问题分析

在众多档案门类中，高校档案集综合性与专门性于一身，具有较高的价值，而且潜在的社会和经济效益较高，被社会广泛视为优质特色信息资源。通常来说，高校档案的组成内容多样，但并非所有信息均可公开化，必须设定有限的利用空间。从高校档案管理工作的实际情况来看，当前仅有不到20%的教学与科研档案能够被社会公众所利用，而利用的途径通常只有教学或科研人员主动对外公开和教师或科研人员公开发表两种途径。高校档案信息资源长期以来为走向“共享”的原因主要有以下几个方面：一是传统档案观、价值观对高校档案管理主体的影响，二是档案服务成本与管理效益之间的矛盾，三是知识产权保护与信息安全问题。

3 高校档案信息资源共享的社会价值实现路径

（1）档案信息服务多元化方式的实现与拓展

高校档案信息服务多元化是信息资源共享实现的基础，应从目前单一的档案服务情形下拓展服务模式，解决档案信息分享与定位不对称的问题。首先，高校应从档案信息共享的视角创新档案提供利用服务的方式，充分发挥网络技术的优势与作用，建立信息共享平台或档案网站，开展丰富的网络档案服务；其次，适当扩大高校档案信息资源的覆盖力度，并从整体层面扩大宣传，积极宣传高校特色档案资源的社会功能；再次，搭建高校与政府机构、企事业单位、民间组织信息交流的平台，主动推送档案信息服务。

（2）建立档案信息标准体系与服务体系

档案工作标准是以档案工作领域中的重要性的事务和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，档案信息标准体系的构建是档案信息标准化建设的核心。在高校档案管理中，结合高校自身特点，构建档案信息标准体系需遵循以下个重要原则：一是做好顶层设计，确保档案信息标准体系的科学性，二是优先制订档案应用标准，三是立足国情与国际接轨并重。

对于高校档案管理中的信息服务体系建设，需要向用户提供全方位、便捷快速、高效的信息服务。首先需要对档案用户信息需求进行分析，结合实际需求设计有针对性的服务模式。在用户需求调查中发现，用户信息需求主要呈现三个方面的特点，即用户信息需求的层次性明显，用户信息需求多样化与个性化，用户信息需求强调实用性；其次对档案信息服务方式进行变革，拓展服务内容，比如档案主业服务、档案信息数字咨询服务、在线信息检索服务等；最后，构建档案信息服务系统，实现档案服务线上功能。

（3）高校档案联盟机制的建立与实施

高校档案信息资源共享及社会化服务是一个渐进的过程，需要遵循高校档案信息化发展的客观规律。从目前高校档案信息资源共享的现状来看，实现社会化资源共享而实现档案信息最大价值的客观条件相对薄弱，需要高校之间、高校与社会之间构建联盟机制，形成资源互补的动态联盟。横向协作关系来看，积极构建档案馆、博物馆、图书馆的“三馆合一”体系，纵向协作关系来看，地区高校进行合理规划，借助网络优势形成档案信息交流合作平台，覆盖社会实践的方方面面，这样有利于高校档案信息资源社会价值的实现。

参考文献

[1]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报.2013.12

[2]黄小忠.建设区域性高校档案信息资源共享平台的机制和途径研究[J].山西档案.2015.7