智能化档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇智能化档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

（一）信息的自动生成

电子商务档案是发生交易的双方在互联网上所发生的一系列经济活动的记录，这些相关的记录是互联网自动生成，而非人工识别记载的。从交易的开始到交易的最终结束都是网络虚拟完成的，每个过程都被网络记录下来，形成电子商务档案。

（二）信息储存的庞大性

电子商务档案记录了交易双方的整个交易过程，一个企业的所有电子商务往来都列入在电子商务档案之中，甚至包括交易的每个步骤，所以可想而知数据资料是相当庞大的。而且电子商务档案并不像旧的纸质的储存方式那样，只记录交易相关的文字信息，而是将文字、图片、视频等相关的所有媒介信息全部记录下来，并且所有的电子商务档案会随着企业的不断壮大在数量上和种类上不断增加，这些都决定了电子商务档案是非常庞大的。

（三）信息和载体的相关性

电子商务档案的储存是需要储存介质的，它与纸质方式储存的最大不同就在于它无法直观地识别也不能人为更改和操作，它是虚拟的网络化的信息，只能是运用计算机的系统进行数据的采集以及对数据加以分析，这也在客观上说明了电子商务档案的信息和载体的相关性。

（四）电子商务档案的复杂性

电子商务构成的本质是数字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般来说电子商务档案都需要运用加密技术，特别是机密程度较高的档案，其加密程度会更高，因此电子商务档案具有复杂性。随着信息时代的到来，各企业也越来越重视档案的管理和信息的绝对机密，使得电子商务档案的复杂性表现得尤为突出。另外，电子商务档案的复杂性还体现在信息种类和数目的不断增加。现在大多数企业都是多元化发展的企业，这些多元化的发展方向也使得企业经济活动的多元化，这就导致企业的电子商务档案的种类会随着企业的发展而不断增加。企业经济活动的频繁和时间的累积自然会导致电子商务档案数目的增加，这些都充分地体现了档案的复杂性。

二、电子商务档案智能化的趋势

（一）档案存储的智能化

随着时代的进步和发展，在这样的环境下要求电子商务档案的信息应非常全面，通常包含了商品的基本信息、客户的相关资料等相关数据。传统纸质的储存方式已经无法满足现在的发展需求，所以需要智能化的电子商务档案管理来保证信息的安全，减少因数据丢失所造成的不可预知的损失。但智能化管理也需要一定的软件作为支持，软件可以提供一定的信息管理的相关职能，及时发现信息在存储过程中的漏洞并及时修复。

（二）档案检索的智能化

随着网络大潮的袭来，现代企业非常重视数据库的管理和电子商务档案的管理。电子商务档案记录着公司所有的商务往来和经济活动，这些是决策者强有力的决策依据。而科技的发展决定着着企业的信息不只是本地储存的相关数据，还包括了云端的数据。在这些庞大的数据面前，只有智能化的档案管理才能将这些数据应用起来。而且智能化的检索可以按照查找相似度、更新时间等相关选项来为检索者提供更有效的搜索结果。因此，能否高效、及时地查找到所需信息就是档案管理水平的重要体现。

（三）客户关系管理的智能化

对很多企业而言，与客户建立良好的业务关系是企业发展的经济命脉，如何建立良好的客户关系也是绝大多数企业深入研究的命题。在客户和企业进行经济活动的过程中，大量的相关信息被录入电子商务档案之中，而智能化的档案管理可以使企业及时得到客户的信息，了解客户需求，从而针对客户制定相应的营销方案，以更好地为客户服务，提高客户的满意度，减少在沟通中所造成的负面影响。所以对客户关系的智能化管理可以增强企业的内外部管理，从而提高企业的竞争力。

（四）情商预测的智能化

篇2

中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：1672-3198（2013）08-0164-01

1计算机时代下的智能化管理

随着信息时代的到来，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件，刺激了档案数据库中信息资源的建立。

从档案管理自身发展来看，其一，随着信息化时代的到来，档案管理的数量、种类不断增加，其形式不断发生变化，如现代的电子档案、数字档案、快照档案等，这就刺激了原来的档案管理方式的改变；在人类知识化的今天，档案容量不断增加，其内部信息量的增加，必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证，而要实现对新形式、新内容档案的管理，必须借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人们的知识容量提升，对知识的要求量远远超过以前，这就要求具备大容量的共享信息，而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台，这就利于实现档案价值。其二，现存档案自然老化、人为损失的现象严重，而采用智能化档案管理方式，可有效保护档案原件、延长档案寿命，同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险，并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理，这对保护原档案起到了积极作用。

2档案管理智能化发展趋势

2.1智能化存储

与传统的档案管理方式相比，智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征，其改变了传统的纸张、书本档案库形式，依靠智能系统运行智能存储管理软件，来支持多种文件和操作系统，以实现存储资源的虚拟化。计算机智能化存储其最重要的特征就是信息容量性，在现代档案信息大容量的环境下，计算机以数字化、程序化的存储方式，缩小信息空间，以数据库、内存等形式，将信息进行存储，这就提升了信息的存储空间。其二，提升存储设备之间的信息联系，并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能，有效提升了档案管理的安全性，实现了档案保存的完整性和信息的全面性，利于实现档案使用价值。

2.2智能化检索

随着计算机技术的发展，文献检索的智能化特征越来越明显。在现代档案管理中，答案存在的形式越来也多，既有文字、数字，也有图文、声像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存储信息，也有异地存储信息，而要获得相关性的信息，仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用，而在智能化管理条件下，计算机将档案信息进行归类后进行整体性存储，在检索过程中，以文献、检索词等信息为基础，对文献进行分类排列，这就提升了文献检索的准确性和范围性，使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献，而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类，突出了文献的重要性和性能，进而提升了文献选用率。

2.3智能化应用

档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些专业性、科研型共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径的拓展，有效提升了档案管理的价值。

3提升档案管理职能化的措施

3.1完善管理机制

各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准，管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。

3.2巩固保障因素

在进行硬软件建设中，要加强专业数字化设备的设置，实现配备的统一性，实现硬件设备的型号统一、购置统一、内部系统统一；充分利用设备功能，实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能，为智能化档案管理提供有效保障。

3.3提升人员素质

加强档案管理人员的专业技能培训，面向档案管理的基本技能与计算机技能，尤其是计算机系统和网络安全防护知识，保障管理工作的信息安全性和工作的科学性；注重基础性工作管理，加强收集、整理、保存等环节的协调性，保证档案管理质量化；加强素质教育与培训，促使工作人员树立良好的岗位意识、职责意识和服务意识，提升档案管理智能化的质量。

参考文献

[1]王秋霞，徐忠勇.档案信息数据库建设原则研究[J].档案学研究，2011，（02）.

篇3

中图分类号：G72文献标识码：B文章编号：1672-1578（2015）05-0433-01

1.前言

电子商务档案管理的智能化发展历程是同步于图像信息智能技术的发展历程，它体现在智能化的市场预测、营销策略和客户关系的管理之中。电子版的档案管理不同于传统的纸质版档案管理，它能够通过计算机网络技术以极快的传输速度将资料进行读取和保存，最后形成一份直观的电子档案。电子商务时代所产生的大量信息包括：电子邮件、电子合同、电子签名、产品资料、交易及支付过程等信息，有别于平常的纸质文件信息，而企业在电子商务运营期间会累积越来越多的档案信息，为了能够将巨大的电子档案进行有效收集、归类，保证电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，智能化的电子商务档案管理是不可阻挡的必然趋势。

2.电子商务档案管理的特点

电子商务是利用简单、快捷、低成本的电子方式进行买卖双方不谋面的商贸活动，存在着大量的原始文件、客户真实信息、交易信息等重要文件，以虚拟的形式记录在档案管理中[1]。电子商务档案管理的特点有以下四点：（1）虚拟性。首先，电子商务活动发生的行为是虚拟行为，所产生的活动交易信息和文件记录都具有虚拟性，电子商务的虚拟性特征在与纸质档案上的比较中有明显体现。例如：在电子商务交易过程中，通过网络对存货的查询、产品的展示到确定交易，产生出各个过程的信息记录等都是具有虚拟性特征的档案。（2）复杂性。计算机系统拥有复杂而准确的操作技能，能够将电子商务活动中的数字信息进行解码并记录给人类查询存档，客观上形成了电子商务档案信息的复杂性。（3）集成性。电子商务档案信息不同于纸质版，不仅具有了虚拟性还有集成性的特点，它可以将文字、数字、图片、视频、声音等基本信息集成在一份档案中，然后把这些信息对外或对内完整、真实地呈现出来。（4）危险性。由于电子商务活动是虚拟的，都是通过不同的介质在进行，存储和携带的过程中容易受到黑客的攻击，利用木马等病毒程序对电子商务内部存储信息进行破坏，具有易被破坏危险性等特点。

3.电子商务档案管理智能化发展

电子商务档案管理智能化发展可分为电子商务档案信息存储的智能化发展、电子商务档案信息处理与搜索的智能化发展、电子商务档案信息应用的智能化发展三大类，第一：信息存储的智能化发展需要经过计算机精密的操作系统得以实现，通过计算机系统将电子档案放入某种存储介质中得到有效的存储能力。要实现信息存储的智能化发展，就必须进行对存储系统不断优化，才能达到智能化水平，同时还突出了信息存储智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息检索的智能化发展不仅存在着必要性，也是提高市场竞争的有效途径，智能化的图像信息检索的产生对我国智能化检索水平有着非常重大的意义 。在智能化存储过程中，对于一些加密过或者未加密过的信息，要实现智能化检索才能提高商务化水平。第三：将存储的电子商务档案信息进行合理运用，为企业未来的发展带来相对的良好保障，为未来市场预测、营销策略和客户关系之间的管理提供有效信息。

4.结语

综上所述，有效利用计算机科学系统为电子商务创造出无限智能化水平，结合电子商务的虚拟性、复杂性、集成性、危险性的特点研究出突破每一项技术难题的软件，加快企业信息智能化建设步伐，将电子商务智能化管理走进人们的日常生活中，把电子商务信息时代推向更高的领域。

篇4

进入21世纪，信息技术和科学手段成为了各行各业开展工作不可缺少的重要构成要素，信息化管理已经成为商务、学校等办公效率迅速提升的重要“法宝”。对于高中来说，档案管理工作是极具保密性、复杂性的工作之一，随着信息化脚步的不断加快，学校电子办公的信息量和工作量必然会不断增加，由此引发的各种信息化档案管理问题不能坐视不管。如何实现电子文件的实时网络归档，科学有效地管理和利用电子档案资料，达到信息高效提取、传输、利用的目的，是现阶段高中档案管理工作需要钻研的课题。

一、高中档案管理传统模式的弊端

（一）档案管理工作量大，效率低下。高中学校每年、每学期都有大量的学生信息需要录入、管理，再加上由于升学、转学、就业等问题带来的数据的变动，需要管理的信息量很多。采用传统人工录入的管理方式费时费力不说，在信息的准确程度和记录时间上也难免会存在差错和漏洞。在信息的查找和整理时，大量的信息查找起来十分困难，耗时耗力，使得高中档案管理工作的效率不断降低。

（二）档案信息安全保密性差。在传统的高中档案管理模式下，档案信息都是由管理人员手动录入和管理的，因此，档案管理的效率相对低下，信息录入和保管的安全性也较低。即使在传统的档案管理中有使用计算机开展信息管理的情况，使用的人员由于对计算机知识和操作掌握不准，在信息的录入过程中经常会出现张冠李戴的失误，导致档案信息的管理出现差错和漏洞。再加上传统管理模式下，没有完善的安全保障机制，接触档案信息的主体较多，会轻易将重要的档案泄漏出去，给档案管理造成安全隐患。

（三）档案信息查找困难，更新和维护程序繁琐。在传统的高中档案管理模式下，随着时间的流逝，档案信息的增加使得档案管理起来更加繁琐、复杂，庞大的信息量超出了人工作业所能达到的极限，用手查信息数据、更新和维护档案系统都十分困难。查找目标文件时耗时许久，犹如大海捞针，在紧急时刻无法快速找到目标文件，会造成很大的不便。

（四）档案管理人员专业素质低下，缺乏专业人员。传统的高中档案管理聘用的工作人员一般都是有一定的档案管理知识，但是计算机实际操作水平普遍低下，在操作过程中效率低下，时常发生人为错误，造成档案管理工作质量的低下。

二、对高中档案实施信息化管理的必要性

（一）有利于增强高中档案信息的保密性。智能化档案管理模式下，采用功能强大的计算机处理档案信息，不但提高了存储速度、存储数量，计算机独特复杂的安全保护系统还极大地提升了高中档案信息的保密性。为了更好地实现信息的保密，通过计算机将学校内的档案信息做成单份文，促进档案信息整理、保存、编目质量的提升。在减轻档案管理人员工作量和负担的同时，还极大地提升了档案管理的现代化和信息化。

（二）提升档案管理人员的素质，实现无纸化办公。智能化档案管理的实现使得以往的人工档案管理被计算机档案管理所取代，无纸化办公成为了现代化高中档案管理的潮流。这种档案信息管理系统实现了文件从产生、运输到整合的一系列工作，取缔了传统档案管理模式下人工标记、打印、装订等一系列环节，办公过程中的纸张、笔墨等资源得到了节约，人力、物力、财力消耗得到了大大的降低。

（三）极大地提升了高中档案管理工作效率。智能化计算机的运用能够一次性处理所有的档案信息，将各种数据按照预设的顺序进行排序、整理，丝毫不费人工力气，且运行起来准确性高、差错极少，维护和升级也是全自动化运行。给原本繁琐的高中档案管理工作带来了现代化的曙光。以运行高度有序的现代化化信息处理体系为中心，把校内档案资料加工成电子形式，建立起网络数据库，使得高中档案管理的一切工作环节都变得信息化、智能化、高效率。

三、智能化计算机在高中档案管理中的应用

（一）创新服务手段，建立现代化档案管理模式。信息技术的发展不会止步不前，随着新一轮科学技术成果的产生和应用，高中信息化档案管理也必须与时俱进，跟随档案管理数字化程度的提升而改善档案利用方式。越来越多的用户通过计算机、网络平台来获取档案信息，这一变化要求档案管理的工作方式和手段必须随之改变，甚至连档案信息的管理模式也在从实体管理向信息管理、知识管理等方面转变。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。

（二）加强档案信息化基础设施的完善。档案管理信息化基础设施是开展校务现代化改革的基础组成部分，具体包括计算机软件、网络以及其他相关辅助设施。不同高中根据自身档案管理实际情况的需要，必须在管理部门配备齐全相关设施，包括计算机、扫描仪、光盘刻录机以及档案管理系统软件等。建立好网络数据库、电子目录和电子档案录入接受中心，保证电子文件及时高效得到收录和采集。要注意选择的信息化档案管理系统软件必须能够具备强大的功能，集采集、存档、整理、搜索、编目等功能于一身，能够兼容各种数据，保证和其他数据库、校园网之间相互交换的流畅。

（三）加大信息化档案管理的宣传力度。信息化时代的到来需要高中领导和管理人员树立起智能化档案管理的意识，重视信息化档案管理在现代社会中的作用，意识到智能化档案管理模式的建立是现阶段高中档案工作深入改革的重要环节。提高领导和师生对信息化档案管理的认知和重视，能够推动校务改革的深入发展。高中档案管理部门必须秉持创新、努力的理念，不断提升档案管理工作的质量和效率，以真实的业绩和务实的科学态度来表决心，稳扎稳打，用实力来争取上级对校务改革的资金等各方面支持，全面深入推进校务改革。

（四）建立健全档案信息安全保障体系。高中档案管理工作中最重要的可以说是档案信息的安全性和保密性。因此，在开展校务管理改革的过程中，必须把信息化与安全性能相结合，建立起安全保障体系，促进智能化发展在高中档案管理模式的应用。首先要做好安全备份工作，加强信息化档案管理工作人员的安全意识，确保数据不被人为泄露。在内部管理方面，要制定好完善的安全保障管理规章和档案信息责任制度，确保档案管理工作人员的身份安全。

（五）加强档案管理规范化、标准化建设。信息化时代的到来要求高中智能化档案管理工作必须实现标准化和规范化。所谓的规范化和标准化，指的是信息录入、传输、整理、编目、存档等环节的按部就班，首先，上级档案部门必须制定出详细的规范化管理规章制度，从工作人员本身和档案管理工作过程两方面出发，首先要求工作人员必须树立起维护档案管理规范的意识。其次要求工作人员在开展各项档案管理工作环节时按照规章制度行事，绝不私自决定棘手问题的处理。从而推动高中档案管理工作的标准化、规范化建设。

综上所述，进入21世纪，科学技术在教育教学方面的应用越发普遍，信息化办公成为高中档案管理的重要手段。信息化计算机办公不仅极大地提升了办公效率，更增强了高中档案信息的安全保密性和管理工作的质量。目前，高中在利用计算机开展信息化办公的同时，还存在很多不足和缺陷，需要根据实际情况一一改正，只有创建起完善的安全保障体系，加大信息化档案宣传力度，使管理人员树立起信息化意识，才能够促进智能化办公在高中档案管理中更好地应用。

【参考文献】

[1]廖明.浅谈学校档案管理中的档案收集工作[J].科技视界,2014(16).

[2]王甦.谈学校档案管理的创新[J].黑龙江档案,2016(01).

[3]徐进康.新形势下档案管理工作规范化探析[J].商,2016(07).

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中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。

1 电子档案管理的特点和现状

电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。

2 国土资源电子档案管理智能化趋势

2.1 电子档案信息存储的智能化

电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。

2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化

电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。

2.3 国土资源电子档案应用的智能化

电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。

参考文献

[1] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）.

[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

[3] 陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011（6）.

篇6

借助于数字信息以及存储介质可以将电子商务档案完成，而在进行电子商务档案管理的时候，是没有办法直接做到手动进行关于电子商务档案的操作或者是管理的，这个时候，计算机系统就是最不可或缺的存在。正是计算机科学技术以及网络的不断发展以及智能化的深入，当电子商务档案其信息是存储在不一样的储存介质上时，对于其中的信息规范与格式要求也会有所不同。因为不同的网络服务商而导致的传输协议或者网络链接方式的差异，同样会让其储存形式、数字化程度以及计算机功能都不一样，这些情况的存在让电子商务档案信息变得复杂起来。电子商务档案信息和过去的纸质档案信息存在很不一样的地方，首先是其未被单一的数字，或者文字信息局限，并且可以让信息得到系统的、全方位的存储。无论是图像信息还是音频视频之类的音像信息，都是可以用合适的形式在文件当中进行完整记录的。在查找读取信息的时候，这要打开文件夹就可以完成，并且可以记录得更加详细与真实。

（二）电子商务档案管理的缺陷

电子档案并不会受到时间或者是地点的限制就能够做到查找信息或者是信息共享，并且和纸质档案对于保存的环境与条件要求高不一样，电子档案其在进行保存的时候主要是对防磁性以及温湿度要求高，但是其保存所需空间并不大。只不过，在对电子商务档案进行管理的时候，关于电子文件的归档管理存在复杂性，也就让其档案管理工作变得更有难度。这是因为很多负责电子文件档案处理的工作人员其在工作的时候，受到关于纸质档案管理思想的影响，对于电子文件归档管理意识不够高。或者是有的工作人员为了减轻自己的工作负担，并没有主动关注关于电子文件的归档工作。还有可能是工作人员其本身的技术不足，对于计算机的使用操作并不熟练，既无法对电子文件在归档管理当中遇到的问题做好正确处理，也没有办法做好点子文件的归档管理工作。

对于档案而言，其原始记录性是很重要的属性，并且体现在了档案的内容与形式上，正是因为档案具有原始记录性，它才拥有法律凭证的作用。电子商务档案属于电子文件，它的形式和内容之间是相对对立的，而其内容很容易被改动，固有形式会有所变化，也就会影响到其原始记录性。和纸质档案不同，电子档案不但容易被篡改，且篡改之后还可以不留下痕迹，因而在进行管理的时候，容易造成一些问题。电子文件本身还存在虚拟性，那么关于原件的界定就会很困难。即使信息技术发展迅速，但是数字签署技术并没有得到普及，要在电子文件上进行盖章或者签名也并不存在可行性，那么在对电子文件进行真伪鉴别的时候也就会变得艰难。正因如此，在讨论电子商务档案其原始记录性的时候，必须有全新的概念才行。

在电子文件越来越多的现在，对于文件原始顺序的来源原则得到了更多的关注。想要做好电子档案管理，尊重其来源是非常重要的一点，也能够更好的从行政管理与法律责任的角度去对电子文件归档管理问题进行处理。在实际使用当中，工作人员可以根据需要来进行电子文件的随时复制，又再对其信息内容进行重新的组合，这么一来，电子文件原有的顺序就很容易被打乱。这样的情况就意味着，当电子文件在运转期间，要把握好它的原始性并不容易，而在进行文件整理的时候，关于文件原始联系的说明不可或缺。要让来源原则变得更加丰富，也可以以所有生命周期当中的文件其组合变化以及电子文件管理实践作为基础与依据。只是这样的方式对于电子文件来源的明确判定要求比较高，不单单是将档案与文件维护好，在进行整理时要根据原始顺序来进行。

二、电子商务档案管理的发展趋势

（一）信息存储智能化

1.借助智能存储设备 电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2.存储设备智能化管理 未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

（二）信息检索智能化

1.智能检索 对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2.相关性分析 在进行智能检索结果排序的时候，相关性与重要性都是需要考虑的，而相关系选择各个字段其加权混合索引能够分析得更加准确，而重要性则是与文献来源权威性有关系。通过这样的方式，让检索结果得到更加准确的排序，也让检索的效率得到提升。电子商务的发展快速也让其活动越来越具有全球化特征，而电子商务档案信息其全球性、信息管理系统的分布性、交易语言复杂性以及交易方式多样性等特点越来越显著。这样的事情势必导致过去的档案信息检索工具无法让用户需求得到满足，而智能检索工具开发的必然性与必须性也得到了凸显。

3.推理化分析 计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。

（三）档案应用智能化

1.客户管理智能化管理 电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2.商情智能化预测 智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。

篇7

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-10-00-01

档案工作是一项原始工作，随着信息化的迅速发展，档案工作的数字化建设、智能化管理建设已成为提高档案工作水平和效率的发展趋势，构建智能化档案库房管理系统也是非常重要的。下面简要介绍下智能化档案库房管理系统的功能及子系统。

一、智能化档案库房管理系统

建设智能化档案库房管理系统主要包括档案库房智能化综合管理系统的软、硬件研发、工程施工、设备安装调试、操作培训、售后服务等。项目建成后技术人员可通过DID液晶拼接监测界面提供的各种功能的显示对档案库房、技术用房、查阅利用室、多功能展厅进行监测，并通过中央控制台管理设备进行精确的一站式和远程智能化、科学化管理。

（一）档案库房消毒灭菌自动控制：

智能控制器连接消毒灭菌设备，通过中央控制台设定时间表实现定时开关设备，实现快速杀灭各种病毒细菌和低浓度活氧空气净化功能。

（二）档案库房温湿度自动监测调控：

1、实现库房温湿度自动检测、记录、存储、数据分析及报表打印。要求数据连续，检测准确，响应及时，反映灵敏，调节到位，记录完整。

2、建立室外小型气象站，对室外气象信息进行检测，为档案库房通风换气、温湿度控制提供参考依据。

3、动态显示各库房温湿度值及设备工作状态，能依据室外小型气象站提供的库房外气象信息和库房所处自然环境任意设定控制值。

4、综合智能控制器通过通风控制模块、温湿度模块，连接通风换气、温湿度调节设备，实现自动开启或关闭，实现库房空气、温湿度自动调控功能，无需人工管理。

5、实现温湿度调控设备水满报警、连续排水及缺水报警功能。

（三）档案库房动态监控

1、馆藏档案实行RFID管理，实现借还档案、快速盘点、查找摆放、权限控制智能化。

2、安装红外彩色摄像机，实现24小时不间断图像监控，并可以回放查询录像记录。

3、安装智能卡门禁，系统同时自动记录工作人员出入信息，可以进行查询。

4、安装自动灯光照明设备，解决人走灯灭的问题，减少灯光对档案的照射。

5、安装呼叫对讲设备，用于档案库内部呼叫对讲、公共广播、紧急情况应急指挥调度。

（四）漏水检测

漏水传感器对库房实时监测，当发生暖气等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况时触发声光报警，并通过拨号电话拨号模块拨通相关人员电话，以语音形式报警，通知相关人员采取必要措施。

（五）自动防火报警、灭火系统

安装烟感、温度探测器、手动、声光报警器，当出现火情时，防火报警主机触发声光报警，同时灭火系统自动启动灭火。

（六）自动防盗及周边防范报警系统

安装防盗探测器、电话语音模块、声光报警器，对报警信号进行数据采集，自动报警，并通过拨号电话拨号模块拨通相关人员电话，以语音形式报警。

二、馆藏档案管理、查询、利用系统

系统应具备对各种门类和载体的档案进行采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、编辑、鉴定、统计和智能化管理功能。

三、馆藏档案的数字化系统

项目包括馆藏各门类档案的数字化。建设适应档案数字化工作需要的机房、购置设备并安装到位、开辟工作需要的工作场地。安装相应的档案及相关的管理系统，按照科学、系统、持续的发展原则，建设有利于管理利用的档案数据库、档案内容数据库和多媒体档案数据库等档案基础数据库群。本着“先重点，后一般”的原则，从开展重要、珍贵、易损、利用率高的档案数字化工作入手，最终实现馆藏全部纸质、音、视频档案数字化并实现与目录挂接。

四、各级立档单位档案数字化接收系统

建设接收各级立档单位档案室信息系统，具有对应接收进馆档案的案卷级和文件级目录数据库及原文扫描等电子信息的接收、检查、整合、存储、利用功能。

五、接收立档单位形成的电子档案系统

在建立立档单位办公自动化的基础上构建区档案馆电子档案接收系统。要求各立档单位办公自动化系统具备电子档案管理模块，保证移交的电子档案元数据齐全完整。各级档案馆电子档案接收系统能够在线、离线接收检测不同数据类型数字档案，同时能够对数据的准确性、完成性、可用性、安全性进行检测。具备分类存储功能，具备检测和抽检存储善功能，具备数字档案格式转换功能，具备离线备份功能，具备在线备份功能，具备数据备份恢复演练功能。

随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化进程.

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坚持“依法治档”

城建档案管理工作只有在法律法规保证下才能实现可持续发展。以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《工程质量管理条例》等国家层面的法律法规以及各省市出台相关的政策法规，为我们做好城建档案管理工作提供了强有力的法律支撑。在实际工作中，一是要加强法律法规的宣传，使建设、施工、监理部门明了向城建档案管理机构按质按量及时移交城建档案是应尽的法定义务，改变建设单位“一重、一轻”（即重视抓工程项目的建设，轻城建档案归档报送）的现象。二是要推行档案管理从业人员资格培训考试、资质认证制度，不断提高基础档案人员综合业务素质，纠正建设单位对档案人员安排的随意性，确保从业人员相对稳定。三是积极推进城建档案的执法检查。城建档案执法工作不仅是贯彻执行城建档案法律法规的有效手段，而且是城建档案行政管理部门依法行政的重要形式，同时又是促进各单位依法管档、确保档案安全与完整，为国家积累档案信息资源，提高档案管理水平的重要环节、因此，各单位要充分认识城建档案执法工作的重要性，把城建档案执法工作落到实处，常抓不懈。

明确“身份”，确定性质

城建档案馆是各级建设、规划行政主管部门所属的事业单位。2000年我馆经市人民政府批准成立“天津市城建档案管理处”，与城建档案馆合署办公，实行“两块牌子，一套人马”。从形式上赋予了城建档案事业机构以管理职能，履行市政府管理城建档案工作专门机构的职能，但由于“身份”问题，其行政管理职能在实际工作中难以得到很好的体现。当前国家正在启动新一轮的事业单位分类改革，其中具有行政管理职能的事业单位可按“参公”管理，城建档案馆虽归口城市建设、规划行政部门管理，但并不是一个部门的档案馆，而是国家专业馆。城建档案工作是面向全市的，城建档案不仅产生于某一个系统，而且涉及到许多系统的专业领域，这就使得城建档案的范围极为广泛。随着城市建设的发展，新的公共市政事业的兴起，其范围也在不断扩大，城市建设内容有政治、经济、军事文化，有物质文明建设，还有精神文明建设等，而且这些内容都是互相关联的，城市建设各方面的问题关系到各行各业，而各行各业的问题反过来又影响到城市建设的不同方面。这就决定了它具有综合性的特点，决定了城市建设具有内容庞杂，广泛性强的特点，管理的是城市规划、建设、勘察、设计、地下管线等重要工程档案，如果没有其赋予城建档案行政管理职能，必然会影响到城建档案事业的发展。因此，在这一轮事业单位分类改革中，国家层面，省市层面建设、规划行政主管部门应积极主动向各级编制部门反映城建档案馆的工作职能，力争纳入“参公”管理。这样，一是有利于职工队伍的稳定，解决职工的后顾之忧，二是有利于吸引人才，三是解决了单位的经费列支渠道，四是有利于有效实施行政管理职能。

充分发挥城建档案信息资源作用

城建档案作为社会共享的信息资源，是社会发展和城市建设过程中不可缺少的宝贵资源，城建档案工作不仅是收集管理，关键在于利用，把“死档”变成“活档”，更好地发挥城建档案信息服务城市建设发展，服务于政府决策，服务工程建设项目，服务广大人民，这样才能不断提升城建档案管理工作在社会公共管理的地位。

要充分利用行政措施和法律法规手段加大接收力度，由于城建档案产生于不同的行业各部门，特别是地下管线档案，涉及单位多，执行标准也不尽相同，资料保管各自为政，很难形成共享的社会资源。仅凭城建档案馆工作人员为建设单位提供业务指导服务来取得建设单位理解和支持是不够的，要辅以相应的措施配套，把工程建档服务放在首位，采用提前介入，现场指导，跟踪管理等多种方式，从工程建设的源头抓起，做到工程建档与工程开工同步，档案整编与工程进展同步，档案验收与工程竣工验收同步，使建档的指导、检查、监督贯穿于工程建设的全过程，才能扭转城建档案接收难的局面，确保城建档案最大限度地接收进馆。同时，广泛征集、收集具有保存价值和地方特色的档案资料进馆，不断丰富优化馆藏，提高其利用价值。

1、合理制定归档范围，精简接收内容

全国的城建档案馆在开展城建档案特别是工程档案管理工作时，都根据本地实际情况制定了进馆范围和归档内容，作为工作的依据和标准。建设部2002年颁发的《建设工程文件归档整理规范》也对建设工程的归档内容作出详细的规定，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件六个部分共计200多项，信息量巨大。但是通过工作实践证明了一点，有些归档文件中包含的信息大量重复，比如，天津城建档案馆接收的工程档案里，大多数工程准备阶段文件和规划审批管理档案中的文件重复；通过对档案利用情况的统计对比分析，相当数量的施工文件，比如混凝土抗压强度实验报告、隐蔽工程验收记录等文件的利用率几乎为零。这其中很大的原因是重复归档，多套保管。另外，施工文件里包含的各类信息的结果在监理、竣工验收等文件和竣工图中有所反映，产生了信息交叉。

针对这些情况，我们认为：随着城乡建设的不断发展，城建档案工作者们有必要重新审视和制定新的建设工程进馆范围和建设工程文件的归档内容，提高工程进馆的标准，大量减少接收进馆工程的数量；精简建设工程文件的归档内容，减少接收档案的数量。双管齐下，并且形成一个长效机制，长期坚持下来，就有助于改变库房容量紧张的局面和现象，让城建档案馆成为真正意义上的永久保管城建档案的基地。

2、档案接收工作与利用工作接轨

丰富馆藏是利用工作的基础，而档案的接收是丰富和优化馆藏的唯一途径。所以要注重强化档案接收，抓住重点，超前控制，围绕馆藏档案的利用热点来指导和进行档案接收工作，才能逐步完善馆藏档案的结构。城建档案馆作为一个地方档案事业的重要组成部分，其历史使命在于服务这个地区、这座城市，通过服务来发展、壮大自身，所以其发展动力也来源该地区、该城市。为此，要优化馆藏,就必须面对和置身于能丰富自身的这座城市,吸收其能全面、生动反映地方现代化城市建设的各种信息资源。因此，为了更好地服务社会进步和城市发展，城建档案馆在摸清自身家底的同时，必须着手制定接收规划，强化接收工作，抓住馆藏档案的服务热点来制定接收城建档案的重点，并确定超前控制的工作思路，严格把好进馆关。

3、加快城建档案信息化建设市利用手段

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1人工智能技术与档案管理

1.1人工智能技术

在20世纪50年代中期，欧美等发达国家就已经率先提出了人工智能的概念，并且将这一理论概念逐渐的发展成为了现实存在的技术，震惊了学术界。目前，科学家们致力于研究更加精深的人工智能技术，为此开发了多种多样的理论原理，而人工智能也随着经济全球化得到了普及，被运用到了全球的各个角落当中去，为各行各业的生产力发展提供了巨大的动力。当然，人们所提到人工智能技术的时候，首先会提到的就是AI技术，它是人工智能技术的一个缩写，是通过计算机网络的方式将多个系统集合起来，从而形成一个可以模拟人脑的智能机器，人工智能技术包括了机器视觉、指纹识别、人脸识别、虹膜识别、智能搜索和专家系统等。从这个角度来看，人工智能技术实际上是对人的大脑的一次复制和模拟，尤其是对人脑当中的思维意识和思维过程的一次模拟，但人工智能并不能够与人脑完全等同，他只是人脑的一个低端复制，并不能够超过人的智慧，也不能够进行独立的人类思考。

1.2档案管理

档案管理这项工作属于行政管理工作的范畴，它普遍存在于各行各业和各个层次的公司当中，即便是在规模小的公司，也一定都会具有相应的档案管理工作和专门的负责人员。在传统的档案工作当中，人们主要是通过记忆和书写的方式将一本本档案进行反复的装订和整理，并且撰写目录，相对来说耗时耗力，出现错误的可能性也十分的高。随着科学技术的不断发展，人们更多地将计算机信息技术运用到了档案管理工作当中去，极大地解放了这项工作的生产力，提高了档案管理的工作效率，也使得越来越多的管理人员能够从繁杂的档案整理和文书撰写当中解脱出来。档案管理的内容和项目是复杂的，除了一般的人事档案以外，还包括了文书档案、发展档案、项目档案、财务档案等等内容。

2人工智能技术在档案管理信息化中应用的必要性

2.1降低错误率

将人工智能技术科学地运用到档案管理工作当中去，最显而易见的一个优势就是可以极大程度上降低档案管理的出错率。目前，利用人工智能技术当中的智能检索技术，就可以轻易地降低档案管理和借阅过程当中的错误率，无论是利用语音输入还是图片检索的方式，都使得检索途径逐渐的优化和拓宽，也使得检索的时间成本正在不断的被压缩[2]。另外，有部分工作人员在进行关键词检索的时候，可能对于自己想要的档案和主要的内容还是比较模糊的，这时候利用智能检索技术当中的延伸检索技术，可以对其他相关的档案内容和关键词进行一个拓展和推送，使得用户既能够了解到目前所需的、与关键词相关的档案内容，同时又可以了解到与这些档案相关联或其他用户较多搜索的关联档案内容。即可以不再依赖人力进行档案文字的查阅，通过计算机网络的关键词检索就可以完成档案的查阅，极大地降低了错误率。

2.2提高管理效率

以项目档案为例展开论述的话，当企业展开一个经济活动和项目的时候所需要收集的档案是多方面的，不仅包括了企业的前期投入以及招投标的各个环节，同时也包括了企业的预算以及最后的企业项目负责人员、企业项目决策会议内容等等。如果可以利用人工智能技术，首先在计算机网络当中编制一个成熟的程序，将这些不同的环节和内容首先预留出来，然后再进行完一项工作以后，自动自发地将工作所涉及的档案内容和具体信息上传到计算机中来，最终当整个项目完成以后，就能够形成一份十分详实且准确的项目档案。这种方式可以节约档案管理人员大量的时间，使得他们不用整日被淹没在浩瀚的数据信息当中。档案管理人员往往只需要在后台进行简单的编程操作和扫描工作，就可以将所有的项目信息收录起来，在后期进行简单的排版和目录编制，即可完成一本优秀的项目档案[3]。

2.3减少成本投入

在人工智能可以节约成本这方面，有部分中小企业会表示出较大的质疑情绪，他们认为，人工智能技术相较于传统的聘用管理人员需要付出更多的科技成本，并且后期的养护和维修成本也是一笔高额的支出。人工智能技术是一项长远的投入，当购买一套人工智能技术以后，不仅仅代表着购买了其中的编程和设备，更多的是购买了其中所包含的配套设施和服务，也就是后期的各种更新和维护服务。在传统的档案管理工作当中，企业需要雇佣大量的管理人才，需要付出巨额的人力资源成本，并且还需要缴纳相应的保险支出部分福利。而人工智能技术则更像是一种一次性的投入，仅仅需要在前期支付一笔大额的设备使用和专利使用费用即可。同时，人工智能技术也不需要休假，24h都可以进行工作，工作效率也会一直处于饱和状态。人工智能技术从长远来看，对企业的成本产生了巨大的节约作用。

2.4提高安全性

对于一些大型的企业项目和国家机关事业单位来说，在档案管理的工作当中，最重视的就是安全性问题。在传统的档案管理工作当中，主要是依靠人力来完成管理工作，这样一来就存在着很多的不确定性，一旦档案工作人员自身的思想意志不够坚定，就非常容易出现以权谋私贩卖企业经济信息，以及泄漏政府核心机密的问题。现阶段，如果可以使用人工智能技术来代替传统的人力管理，那么相对来说安全性就得到了保障，人工智能技术可以根据前期编程员所设置的种种权限，一些不具备权限的人员想要查阅这些档案是绝对不可能的，而这些档案也必然会在多重安全密钥的加密之下，更加稳妥的被保管在计算机硬盘当中。但这一切都需要建立在已经能够对档案管理信息化系统的安全性充分保障的基础之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墙，有效地规避黑客风险和病毒风险。

3人工智能技术在档案管理信息化中的应用措施

探讨人工智能技术在档案管理信息化当中的应用措施，更多的是从技术角度进行探究的。本文按照不同的技术层面对措施进行分类探究，重点提出了系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术以及网络平台共享技术3项内容。

3.1系统智能识别技术

人工智能技术最核心也是最基本的技术，就是系统智能识别技术，这一技术也是目前人工智能技术当中发展最为成熟，运用最为广泛的一项技术。目前所探讨的系统，智能识别技术就是经常能够在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能识别技术当中，不仅仅可以通过文字的形式进行检索，同时还可以通过语音的形式进行检索，通过图片的形式智能判断，而这些技术都可以被广泛地运用到档案管理的信息化工作当中来。举例来说，如果想要进行查阅档案工作的时候，就可以利用系统智能识别技术，将已知的档案文号或者档案标题或者是档案当中内容的关键词放置到搜索框当中，只需要轻轻的点击检索按钮，那么即可以搜索出与之相关的各种档案。在语音识别技术方面同样如此，可以通过语音的方式将所口述的内容转化成为文字，在系统当中自动的进行检索，寻找所需要的档案。而图片智能识别技术则更多的被运用在一些历史档案和项目档案当中，例如企业在发展的过程当中所兴办的一些项目可能已经年代久远，记不清当中的关键词和具体信息，但是在官方网站上具有当时项目的相关图片，那么就可以将图片放置到搜索框当中点击搜索。包含此图片或相近图片内容的档案就会一目了然的展示在我们的面前[4]。

3.2指纹虹膜识别技术

在前文中已经提到，对于档案管理工作来说，其最重要也是最难克服的一项问题就是安全问题，如果安全问题无法得到保障，那么档案当中的信息就时刻都有可能被暴露在大众的面前，尤其是在涉及到一些经济项目或政府机密文件的时候，安全问题应当是我们首要需要保障的。利用指纹识别技术和虹膜识别技术，就可以很大程度上杜绝安全隐患[5]。举例来说，当查阅一些机密文件的时候，那么首先就可以对查阅人的虹膜和指纹进行识别，在前期档案管理工作的时候，要对这些机密文件进行权限的设置，只有专门的人员才能够查阅这些文件。例如，政府工作当中的一些文书档案和人事档案，涉及到了机关内部的人事调整和编制职数，这些都属于机密的内容，而在进行档案管理的时候，就可以将人事档案管理的工作人员、主管领导和单位的主要领导作为可查阅人员，将他们的指纹和虹膜录入进来。在后期，如果他人想要查阅这些档案的时候，系统就会自动的对这个人的虹膜进行扫描，一旦发现不匹配的问题，就会在系统内产生警告信息，并且直接以短信和电子邮件的形式发送至主管领导及人事档案管理人员的手机当中，可以有效对可能存在的风险产生一个预警机制。当主要领导和档案管理的负责人员看到某些人妄图窥探企业的机密档案的时候，那么就能够做出相应的处罚条例，积极地调整管理制度，这就可以使得档案管理工作逐渐朝着更好的道路发展，实现一个良性循环。

3.3网络平台共享技术

档案的查阅、借阅以及归还是一项十分复杂的工作，在传统的档案管理流程当中，主要是通过纸质文件的形式逐级进行向上审批，尤其是在涉及一些机密和机要文件的时候，更需要进行一个繁杂的审批流程。这时候，如果能够利用人工智能技术当中的网络平台共享技术，将这些审批流程进行简化，通过电子计算机或者说是OA软件的形式，在网上平台就能够完成各项审批工作。与此同时，在企业或单位内部一些可以公开的档案文件，可以利用平台中的共享技术直接展示在企业和单位的局域网络当中，只要是企业内部的人员，都可以通过自己的账户和ID进行直接登录和查阅[6]。举例来说，如果在新人培训的环节当中，需要让新人更多的了解到这个企业的发展历程和其中蕴含的深厚企业文化，那么就可以让这些员工登录计算机系统，在局域网内搜索相应的档案。这些档案当中记载着企业的发展历程是可以被完全公开的，不含有一些机密内容的，这样一来，员工的借阅档案和查阅资料，不需要经过繁杂的审批手续，大大减轻了档案管理人员的工作负担，真正实现了简政放权，做到了工作流程的优化与高效。

3.4智能检索技术

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【关键词】电子档案 职业技能鉴定 档案管理 信息系统 优化设计

职业技能鉴定，是根据国家严格规定的由相关职业技能鉴定机构公正、客观、科学认定与评价劳动者技术水平的一种职业技能标准。自职业技能鉴定体制制定至今，我国每年获取职业资格证书的人数达300多万人，职业技能鉴定制度有利于国民素质的提升，能够有效促进我国企业的迅猛发展。但是，大规模考试信息量大、涉及面广、数据加工要求精度高等很多人工难以解决的问题，是所有鉴定工作着必须解决的科研问题，这就需要开发一套具有现代科技特征的职业技能鉴定管理信息系统。

1 职业技能鉴定档案管理信息系统的构成要素

职业技能鉴定工作属于规范化的一项考试活动，鉴定计划的制定、组织实施及成绩等环节相互影响、衔接着，并共同组成一个相对比较规范、严谨的业务流程。从根本上说，开发职业技能鉴定管理系统这一软件的主要目的是对业务流程进行鉴定，确保信息化管理鉴定工作，该系统的功能主要包括：信息库管理、试题库管理、计算机阅卷客观性试题、考场编排、输出打印及成绩统计分析等。

1.1 系统硬件构成

通过低中档集线器与NT服务器组成一个相对比较简易的内部局域网，能够实现打印及文件共享，同时也便于对互联网进行开发与应用。

1.2 系统软件构成

职业技能鉴定管理信息系统运行环境为：硬盘超过4.3Gb，中文Windows 95 / 98 / 2000，内存超过32Mb，CPU超过P166；开发环境为：VFP6.0。

依照工作业务流程，可以将系统功能模块设计成如图1所示。

2 职业技能鉴定档案管理信息系统的优化设计

2.1 试题库管理的优化设计

职业技能鉴定通常会涉及到各个工种、各个行业，所以一定要构建由计算机对其进行统一管理的信息化试题库，以确保能够重复利用高质量试题，以降低对试题进行命题的成本。对试题进行鉴定考核过程中，依照相关需要，需要根据相关模式从试题库中将试题抽取出来，合为一套相对比较完整的试卷。此外，还需要试题库管理系统重点解决特殊符合与普通文本及试卷自动排版、图形混合编辑等相关问题。在开发题库的过程中，往往会遇到化学方程式、图形、比较复杂的公式等难以解决的符号问题，将其称作复杂数据。这就需要采用特殊方式处理这些复杂数据，比如图形，应该通过绘图软件录入的方式，用Word公式编辑器将复杂公式录入进去。

2.2 信息库管理的优化设计

为确保能够对应试者技术状况进行动态跟踪，将有效、完善的信息提供给劳动力市场，必须构建相应的考核人员信息库，其内容主要包括：考核信息库、基本资料信息库以及取证信息库等。在信息库创建时应该将后期信息维护考虑在内，若后期维护滞后，则就不能发挥信息库中信息的价值，同时也就难以为劳动力市场与职业技能鉴定工作提供完善、可靠的信息资源。所以，必须将快捷、方便的信息库维护功能设计出来，比如通过最新鉴定考核系统对信息库进行自动更新、定期人工更新与维护等。此外，选择信息库主码也比较重要，建议将职工合同号或者身份证号当作主码，以确保主码安全性与唯一性，这样在实现过程中也较为容易。

2.3 考场编排的优化设计

在编排知识考场时，需要采用多种考场模式，像“六行×五列”，如果职业等级不同，建议实施插花排列，尽量确保应试人员左右前后职业不同，以降低监考压力。实际操作编排考场方面一定要将考核地点、时间及考核人员等基本要素、合理使用考评员等问题充分考虑在内，以做到合理安排，统筹兼顾，完成编排后，考核计划安排表自动生成。

2.4 阅卷的优化设计

通过计算机实施阅卷、客观性试题考核，此为考试发展的主流方向。将客观性试题引入在职业技能鉴定工作中，不仅与成人考试轻背诵、重理解特征相符合，而且也符合多工种、大规模考试之需。所以，通过现阶段市场上一些相对成熟的符号阅读技术，并融合鉴定信息系统，能够全面提高职业技能鉴定管理信息系统工作效率、降低成本，同时还能有效降低手动阅卷过程中由于主观性因素所导致的阅卷误差。而怎样实现个级别试卷多职业的同时评阅是阅卷需要解决的主要问题。

2.5 成绩统计的优化设计

通过多种数学方法对成绩分布情况进行分析，将有效的反馈信息提供给题库与培训开发部门。职业技能鉴定工作中分析试题的参数主要分为区分度与难度，分析成绩主要为平均分、名次排列、优秀率、及格率、标准差分析、图形显示及分数段统计等。

2.6 信息输出的优化设计

主要用于各种成绩统计表、输出成绩、办理相关资格证书工作者备案表、调用Excel统计图形的生成以及职业资格证书打印等报表。

3 结束语

总而言之，职业技能鉴定档案管理信息系统可以对鉴定工作过程中所存在的处理数据问题进行全面解决，有利于职业技能鉴定的迅猛发展。比如，1995年，中原油田职业技能鉴定中心对试题库管理系统进行了开发与设计，鉴定管理信息系统使“规范化考核程序、科学化考核命题、现代化考务工作”目标得以实现，在很大程度上提高了职业技能鉴定工作效率，同时也取得了非常好的经济效益及社会效益。

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