高校学籍档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇高校学籍档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

学籍管理与档案管理都是学校最基础的管理工作。学校档案中很重要的一部分就是学生学籍档案。学籍管理、学籍档案管理的规范化为学校教学的有序开展和学校的持续发展提供了有力保障。

一、学籍是对学生身份的确认，学籍状

态反映着学生学习的过程与结果学籍是对学生身份的确认。只有通过高等学校学籍管理部门在“中国高等教育学生信息网”（以下简称“学信网”）注册学籍，才能正式成为某高校的学生。只有注册了学籍的学生，才能在修够规定的年限且成绩合格后，取得学历证书。学籍状态反映着学生学习的过程与结果。

（一）学生的各类学籍异动（休学、退学、转学、留级、转专业等），从一定程度上反映了学生的在校学习状态。如休学，有的学生休学的原因为身体疾病，表示该部分学生在校期间，身体素质较差；有的学生休学的原因是思想压力大，精神衰弱，说明该部分学生心理素质较差。再以退学来说，有的学生退学的理由是经济困难而放弃了学业；还有的学生退学的原因是无法在规定的年限内完成相应的学分，因而不得不选择退学。这些学籍异动在一定程度上反映了学生的学习状态。

（二）学生的各类奖惩信息直接反应了学生的在校表现。学生的各种奖励，如三好学生、优秀学生干部、优秀团干等或反映出学生思想积极上进、或反映出在校学习成绩优异、或反映出学生具有较强的组织协调能力；而各种惩罚，如警告、记过、留校察看、开除等，则或反映学生违反校纪校规、或反映学生成绩低劣。

（三）毕、结业结论，反映了最终的学习结果。在规定的年限内，修完规定的学分或规定的课程全部及格，将获得毕业证书，相反，则只能结业离校。符合学位授予条件的学生，还被授予学位证书。毕业证书与学位证书则是对学生学习结果的最终宣判。因此，学籍确认了学生的身份，监控着学生的学习过程，反馈了学生的学习结果。

二、学籍档案是学生学习身份与学习过程最有力的证据

学籍档案主要包括：新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）、学生成绩总表、学生学籍卡、学生奖惩材料、学历学位证明材料。新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）显示着学生参加升学考试的类型、参加考试的年份，录取院校及专业，甚至包括升学考试每门课程的分数。这些材料可以最有力地证明学生升学的有效性。学生的学籍卡记载了学生更为详细的信息，包括学生的籍贯、生源地、社会关系、求学经历、家庭住址等，更能有效证明学生的身份。学生的学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转专业、转学、退学等），可以成为学生身份变动或学习期限变动的有力凭证。学生成绩册、各种奖惩材料，可以有效说明学生在校课程学习的好坏，平时表现的优劣。也成为用人单位选聘学生的重要参考资料。

三、学籍管理与学籍档案管理相辅相成、相互促进

学籍管理与学籍档案管理虽分属不同的部门，但二者是相辅相成、相互促进的。学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善，档案管理的规范化也有助于倒逼学籍管理的规范化。

（一）学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善

学籍管理的规范化、制度化，必然会将每一项工作涉及的重要原始资料进行归类存档，必然有助于学籍档案材料的丰富与完善。一个学生从入学到毕业，每一个阶段、每一个重要事项都会留有一定的印记。如一入学，就有新生录检表、新生花名册、新生登记表；最后毕业的时候，成绩表、毕业生登记表及学历学位证明的材料都会作为重要的原始资料进行存档。学籍管理过程的规范化可以使学生的所有重要的原始资料得以归档保存。一个负责的学籍管理人员在完成必要的学籍管理工作之后还需要把学生各类原始资料进行分类整理并存档，工作不仅着眼于当前更要着眼将来，为学生、学校的历史负责。

（二）档案管理的规范化有助于倒逼学籍管理的规范化

档案管理的规范化制度化，必然会对归档条目进行细分，同时要求各对口部门按照条目及时将所属材料进行按类归档。这样必然倒逼学校各部门，包括学籍管理部门进行规范操作，同时保存原始资料。因为要存档，学籍管理必要的程序就不能省去。任何有关学生学籍的操作必须按照规范的程序进行并留存记录；因为要存档，任何负责人在签字的时候就必须得谨慎，违反国家或学校规定的事情就不能随便签字，否则档案会永远记录，签发者必须承担相应的责任。这样，档案的规范化、精细化管理倒逼学籍管理走向规范化。总之，学籍管理与学籍档案的管理都是学校管理的基础工作。没有规矩不成方圆，在某种意义上，学籍管理与档案管理是纲，纲举目张。只有学校有着规范的学籍管理、规范的档案管理，才能为教学的有序开展与学校的持续发展提供保障。

作者:李志君 单位:山西大学教务处馆员

参考文献：

[1]成小芬.近二十年高校学籍档案管理研究综述[J].宿州教育学院学报,2014,(2).

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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-215-02

高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的教学质量考核和管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍档案管理现代化水平成为了当今研究热点话题。

一、学籍档案管理的现状

（一）对学籍档案管理工作人员和重视不够

许多学籍档案管理人员只停留在常规的一般性管理上。使得在管理学籍档案时措施不得力，对学生信息的收集更新不及时、不全面、对异动处理不严谨等。如在校学生经常会遇到休学、复学、转学、退学等情况。如果在实际工作中，不能予以高度重视，不能及时提醒和引导这些学生，可能会对学生今后的学习和生活造成影响，影响学生正常的毕业。而且许多学校对于学籍移动档案的保存和整理没有统一的规定，一旦出现问题，部门之间相互推诿，权责不清，管理混乱，严重影响学籍管理工作的正常进行。

（二）学籍档案管理中法治意识淡薄

近年来，高校与大学生之间的法律纠纷呈上升趋势。在管理过程中侵犯大学生权利的现象时有发生，多是因为在实际的管理过程中管理者法治意识淡薄，没有完整统一的程序机制，随意性大，片面强调学校的权利，却忽视学生群体的权利，容易侵害学生的知情权，申辩权等。

（三）学籍档案管理政策宣传不到位

大多数学生在入学时没有或者很少接受学籍管理等方面的宣传和教育，对学校的管理体制及相关学籍档案管理规定意识模糊，缺乏了解。对校、院两级部门的工作分工及职能至少甚少，遇到问题不清楚到哪个部门解决。而且艺术类高校学生的艺术实践活动特别多，经常因演出等缺席正常学习、考试等，也由此带来了学籍档案管理问题，如果对相关政策没有足够的了解，将严重影响学生再到的学习。

二、高校学籍档案管理存在的问题

近几年来，在高校的学籍管理中，“松、软、散”的现象普遍存在。部分教师和相当一部分学生对学籍档案管理缺乏正确的理解，教师视学籍档案管理为教学管理部门的事，与己无关；学生只把自己作为学籍档案管理中的一个被动对象；有些教学管理人员对有关学籍档案管理的规章制度不甚了解，或根本不当一回事，这在一定程度上影响了教学秩序和教学效果，助长了各种不良倾向。

三、产生问题的原因

（一）入学教育缺失

很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。

（二）学籍管理手段落后

高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。

（三）学籍档案管理决策功能不足，支撑力度不够

高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。

四、高校学籍管理的对策

（一）提高学籍档案管理现代化水平

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

（二）规范管理，树立“以服务为主”的观念

建立健全规范的管理制度是搞好学籍档案管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍档案管理的效率。

（三）利用信息技术，建立网络化的学籍档案管理

现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍档案管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍档案管理，依靠校园网建立学籍档案管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍档案管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍档案管理库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍档案管理文件的自动化检索，提高学籍档案管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

（四）强化服务意识，提高学籍档案管理人员的自身素质

现代高等教育对学籍档案管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍档案管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍档案管理人员进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍档案管理队伍的整体素质水平。

（五）指导学生参与学籍档案管理

让学生把学校当成自己的家，主动参与学籍管理制度的制定，充分体现学校的民主性、同时让学生了解学籍管理制度，做好自身的管理。以人为本的教育理念的目的是以人为本，调动人的积极性，让人实现自我管理，可以说它的管理目的是为了不管理。应用于学生学籍档案管理上，就是要以学生为本，以感情为主，学籍档案管理人员应该使管理和思想教育相结合，这样才能使学生心悦诚服，才能把育人正真体现在管理中也才能使学籍管理成为师生沟通与交流的桥梁，使之成为学生学习、成长和学会自我管理的动力源。

（六）注重学籍档案管理人员的培养

提高学籍档案管理员对工作重要性的认识，同时给学籍档案管理者培训或者学习提供机会。学籍档案管理工作者还应该对学籍管理的方法、学籍管理的规律等进行不断的研究，制定更加合理的学籍档案管理规定，为教学服务。

（七）加大对学籍档案管理的投入

随着现代信息化社会的到来，学校应该引进新的学籍管理软件，借助校园网实现学籍管理信息化。学生可以通过网络查询相关的知识。我们的管理只有做到为学生所用才是真正做到“以人为本”，人性化的体现。

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高校学籍档案是学生在校学习期间逐步形成的记载学生学习经历的原始材料。一份完整的学籍档案，能真实地反映学生在校所学全部课程的成绩，升学、留级、休学、复学、转学、转专业及综合表现等情况。从高校学籍档案的形成过程看，它是大学生在校学习期间留下来的未经任何改动的原始材料。具有很强的可信度和真实性。因此，正确处理目前高校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理模式十分重要。

一、高校学籍档案管理状况

在高校学籍档案管理工作中，多数高校在宏观上对学籍档案管理工作比较重视，但仍有少数高校对学籍档案工作重视不够，意识淡薄，在学籍档案的规范化管理及具体工作上还存在诸多问题，面临很多实际困难。

1　案卷质量不高。纸张破损。各教学系一般在学生毕业后才将学籍档案移交到学校档案室，由于这些部门没有符合档案保管条件的库房和设备，也没有专职人员从事保管工作，学籍档案得不到科学的管理，一定程度上造成纸张发潮变霉、变黄破损，不利于学籍档案的永久保存。

2　时间编目混乱。有的学籍档案年度分不清，尤其是预科生、插班生和延长学制的学籍档案，有的归到插班前的年度，有的又归到插班后的年度，时间混乱，难以查找。

3　标准不统一。由于部分高校在学籍管理方面没有制定一个规范的标准，学籍档案的编目，检索工作一般都是有档案室负责，但在各系移交的标准不一、规范程度不同的学生学籍档案基础上进行编目、检索工作，显然难以卓有成效。

4　检索方式陈旧。部分高校提供学籍档案利用的方式，是到校档案室进行手工检索。这样，提供利用的效率不高。加上以前的学籍档案管理不够规范，没有统一标准，档案资料杂乱无序，查找时相当困难。因此，学籍档案的检索手段有待进一步改进，

5　培养模式复杂。很多高校并不是单一的本科教学模式，还有短期培训、成人教育、大专教育、专升本教育、远程教育、函授教育、高师卫电教育、研究生教育等，造成学籍档案的多样性和复杂性。这样就增加了学籍档案收集工作的复杂性，给收集学籍档案齐全、完整带来困难。

6　学籍档案内容不完整。部分高校对学籍材料管理往往是教务处负责学生的学习成绩和学籍变动的记载，学生处负责学生的奖惩情况，而学生每学期参与重大事件、活动后的鉴定材料则由各系辅导员负责完成，形成多头管理，给档案材料的收集造成了许多麻烦。如果部门之间互相沟通不够，容易使学生在校期间一些重要情况不能集中反映到学籍档案中。使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。

二、高校学籍档案管理走向

1　完善管理制度，实现规范化管理。建立一套完善的、科学的规章制度，建立明确的办事理念，严格执行各项制度是高等学校学籍档案管理工作的基础。在此基础上，在实践工作中不断总结经验。进一步创新，改进方式，努力实现学籍档案工作的系统化、规范化、制度化。各高校应当根据相关文件精神，制定适合校情的学籍档案管理制度。各个环节必须要有专人负责，建立校、系两级管理岗位责任制，减少随意性。避免人为因素的干扰，确保工作万无一失。

2　增强高校学籍档案管理意识。树立档案意识是做好学籍档案管理工作的重要内容。高校档案部门和档案工作者要增强档案意识。必须认识到档案管理工作特别是学生学籍档案管理，对高校教学评估以及高校教育长远发展的重要作用。有关人员必须认真学习《档案法》以及党和国家在档案方面的有关政策和相关法律。真正地从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，它可直接影响到整个学校的档案工作，影响到用人单位对毕业生的全面了解，影响到高校毕业生的就业和高校的长远发展。

3　制定周密的收集方案。学籍档案是对学生入学到毕业的整个过程进行的一系列管理工作，是对教学活动的原始记录。因此。学籍档案的建立，必须伴随整个教学活动过程，按其自身的特点和原则进行。一份健全、完善的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤、学习成绩、思想品德、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业、毕业去向等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学生处及各院系等部门。因此。需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采取多种形式的搜集，在搜集学籍档案以前就要主动搜集相关基础资料，并能主动加强与相关部门的联系，及时收集到位。由于数据来源不同部门，质量和格式难免参差不齐。因此，在收集时务必检查，必须坚持随时收集，随时登记，发现问题及时纠正，提供材料的原始数据要准确无误、真实可靠，确保归档材料的准确性和真实性。

4　充分利用现代信息技术，提高办公自动化水平。高校应为学籍档案管理的现代化提供一定的资金支持，配备档案现代化办公设备。如各个系的教学秘书应配备电脑、打印机、复印件、扫描仪等。这是实现学籍档案现代化管理的必要的硬件条件。利用技术和设备，实现学籍档案的现代化和自动化，对于改革档案管理手段、改善档案管理条件、有效提供利用具有重要意义。

5　遵循学籍档案的建档原则。学籍档案产生于教学活动中。是人才培养过程的原始记录。因此。学籍档案管理人员要严格执行教育部及地方教育行政主管部门的有关规定，对学生从入学到毕业的学习成绩、思想品德、考核记载、转专业、留级、休学、复学、转学、毕业等方面作完整的记载，并按规章制度妥善保存，从而形成完整的学籍档案。在平时的学籍档案管理中。要按档案规范化原则及时进行整理。不仅要做好平时的立卷工作，还要及时归档，避免材料失散，确保档案的完整。对学籍管理的内容必须实事求是客观的记载。不得弄虚作假，对含糊不清的问题必须及时调查核实。只有这样，才能做到事事记载真实，件件查之有据，真正体现学籍档案的真实性和完整性。

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伴随着信息化的进程，学籍系统的改革也就有了现实意义的存在必要，这不论是在空间结构上还是在存储的管理上都有一定的效应。而针对这些我们进行以下的讨论从而说明，数字化信息系统对于高校学籍档案管理的重要性。

1 档案数字化的现实存在意义

首先我们应该理解的是数据档案的现实意义，所谓的数据档案，就是指在计算机数据库中进行学籍档案统计，然后通过计算机技术、多媒体技术等多种尖端科技进行存档管理。而这样的数据管理，不论是在统筹还是在运行中，计算机应用技术都可以十分轻便的将工作任务轻松的完成。而最重要的是，在过去对于学籍档案，每个学校每年都会有数以万计的档案调入和调出，这对于教育系统来说，都是十分繁琐的问题。但是随着信息化的到来，仅仅只需要比原来要小的多的一个硬盘或者一个数据库就可以录入大量的数据，同时几台电脑就可以完成所有的数据处理任务。

2 高校学籍档案的信息化管理含义

首先，数字信息化的管理模式提高了工作的效率，这一点，在进行了信息化管理的行业都已经体现出来了。在进行高等教育的过程中，由于所需要的数据比较庞大，所以这就造成了高校学生的信息数据量出现了前所未有的扩大，而近些年高校教育也针对社会实践进行了相应的改革，这对于原本资源管理就比较紧张的学籍档案管理工作来说，就更加重了其工作的任务量。面对新的行情，信息化的存在意义就有了历史性的意义了，最简单的说，就是原本需要三人进行的工作，现在仅仅需要一个人就可以完成，如，在过去需要三个管理人员进行分工的调查、录入、管理工作，但是现在仅仅一个管理员坐在电脑前就可以通过信息系统进行认证和管理，这样就大大的提高了档案数据管理的工作效率。

其次，网络化的管理方式针对资源方面，实现了更为便捷的资源共享。在进行学籍档案管理的历史中，由于高校涉及的学科比较广，所以针对同校不同院，这就不属于一个档案管理储存，那么在展开分析的过程就会出现很严重的拖延。再简单点的说就是，假如某高校的分属院校在其他的城市招生教育，那么在没有数字化的学籍管理，那么在进行人员调配过程中，就会出现拖延，而原来需呀三天五天才能完成的任务，现在可能仅仅需要一天或者几分钟就能够完成了。其主要原因就是数字化的学籍档案管理实现了同属院校的信息共享，这样在不同位置可以通用一个数据库，这就可以为教育工作完成相应的教学任务。

再次，科学化的管理方式在一定程度上保证了档案的完整性。我们在以往的教学管理中也难免会遇到一些档案遗失的问题，那么在进行纸质档案管理中，不可能做到每一份都进行备份，从而在某一个同学在原始档案文件遗失以后，在进行补档的时候也仅仅只能证明其曾在这里进修过。但是，数据化管理的学籍档案，就可以完全的弥补这项缺点。因为数据档案的保存只需要一个简单的数据库，可能数据库比较庞大，但是现在科学化的进程中，对于这一点完全可以忽视。而当纸质档案遗失以后，还可以通过数字档案进行完整的拷贝打印，从而保证了在学生档案的后期管理中，完成相应的任务管理。

最后，先进的现代化技术，降低了管理成本。我们在进行高校的学籍档案管理中，因为过去的管理模式需要大量的人力物力，进行档案的管理的存储，但是由于现在的数据管理介入，都简化了其中的大量问题，这样在无形之中其实为我们的工作减轻了很大的负担，同时也降低了大量的成本。

3 在进行档案数据管理中遇到的问题

在日常的数据管理中，我们不得不说仍存在着很多的问题，这里进行一定的总结和分析。

首先，在进行管理中，由于数字化水平无法达到目标要求。当今数字化档案管理，已经被高校编入了管理行列之中，而各高校也相当的重视这一个管理模式，但是我国数字化时代开始的比较晚，所以相对的数字技术还不是十分的发达，在进行管理中，很多问题都不能有效的解决。与此同时在进行这项管理中，也存在着一定的风险。面对数据库崩溃、黑客等问题，都可能会出现一定的危机。

其次，在进行管理中，缺乏这一类能够胜任任务的数据管理人才。我们可以理解的是，这类人才对于数据管理和档案管理，都具有相应的知识储备和经验，在进行相应的工作中，可以很好的完成这样的工作，但是由于我国发展较晚，这类人才紧缺，也就导致了无法将这项任务在短时间内妥善完成。

再次，学籍档案系统并不完善。现在我国的高校在对学籍档案工作的数据库建设中都已经做出了相应的努力，但是即便如此，学籍档案管理系统到今天为止，仍旧不是很完善。这一点，在很长一段时间内都无法改善。

最后，高校学籍档案的信息化建设还不够充分。现在，即便很多的高校已开始有了建设信息化的档案管理机构，可是在进行实施的过程中，仍旧由于没有经验，无从开始进行。而在进行这项改革中，其主要的问题还有就是学校的投入资金不能够完成这项任务，这就导致了现在的高校学籍档案管理系统不能够很快的架设完成。

4 建设数字化的学籍档案管理措施

如何构建合理科学的数字化学籍档案管理系统，对于学校对于社会都是一个迫切的需求。那么针对上面的问题，我们进行如下的应对策略，应该可以在一定程度上完成 这项建设任务。

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近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。

主要参考文献

［1］ 李玉萍． 高校学籍档案管理的问题与对策分析［j］． 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）．

［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［j］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．

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近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。

主要参考文献

［1］ 李玉萍． 高校学籍档案管理的问题与对策分析［J］． 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）．

［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［J］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．

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伴随着改革开放的不断深入，我们国家的教育事业在步入二十一世纪之后，迎来了发展的重要阶段。在新时代的大背景之下，我们国家人民的思想有了很大的转变。并且教育方式和教育理念也发生了很大的改变。就远程教育学院来说，学生的学籍档案，可以说是档案管理工作中一个重要的部分。在社会诚信体系建设新形势下，利用现有技术完善学籍档案管理制度，促使学籍档案管理工作科学化是十分必要的。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究有鲜明的现实意义。

一、建立科学化学生信息档案的程序

对于高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究，首先我们便要从学生学籍档案管理的本质出发。而学生学籍档案管理工作简单的来说，其实应该是规划于管理范畴下的管理工作。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究也就是从管理学角度出发，对其方方面面进行研究，最终给出一套完整的科学性建议。既然需要从管理角度入手，那么我们首先应该考虑的便是管理体制的问题。众所周知，管理体制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人远程教育学籍档案管理工作具有科学性，那么高校成人远程教育学籍档案管理体制便要具有科学性。我们根据现阶段高校成人远程教育学籍档案管理工作的实际情况，立足于管理学理论，结合时代特色，建立的科学化学生信息档案程序如下：

（一）建立科学管理体系

我们可以清楚的认识到这样一个问题，如果教学档案管理工作人员档案管理意识较差，不能及时的做到档案收集与整理，则会造成部分档案信息流失，从而造成巨大的资源损失。针对这一问题，我们建议各个高校远程教育机构，要对学校的档案管理工作，及档案管理相关工作进行规范。例如，学校必须在新生入校时，统一组织学生进行学籍登记卡的填写，要求对于相关信息填写时，字迹工整、清晰、准确、无涂改，填写内容要符合规定，并且要完整，杜绝漏字等问题，要求学生统一使用近期彩色免冠照片。在信息填写完成之后，需要将原始信息录入到教学平台之中，让学生的档案管理可以形成纸质档案与电子档案双轨并行的管理体系，利用计算机网络技术建立完整的学籍档案库[1]。

（二）建立远程教育学生学籍档案数据库

远程教育学生学籍档案数据库是学生原文档案库和信息化档案库的综合体，为了方便学生学籍管理工作的进行，我们有必要使学生原文档案库和信息化档案库建立起联系，简单的来说是，我们希望可以从大量的原文档案中快速的浏览查询到我们需要的学生档案信息。基于此种原因，所以我们应该设计一个学籍档案数据库管理系统，来对学生的档案的全部信息进行有效、科学的管理。学生学籍档案库是以学生个体为基本单位的“学籍袋”。其基本内容主要的包括了学生的毕业照、学生学籍信息表等材料。而较为常见的档案数据库是指全文数据库和目录数据库两种。学籍档案数据库虽然也是由两部分组成，但是主要是由原文数据库和学生信息数据库所构成。在学籍档案数据库中我们将学生的学号作为原文数据库和学生信息数据库的“纽带”。并且将学生原始的档案信息数字化，将档案原文以图像文件的形式有序地存入计算机，查阅时直接在计算机上调阅档案信息。只有基于计算机网络技术和移动互联技术我们才认为学生学籍档案数据库可以更加的高效、稳性及科学化[2]。

（三）建立健全管理制度

学籍档案建设、管理、及利用工作涉及到学生的切身利益，因此我们要求各个学校的管理者要引起高度重视，并且要和各个部门相互协调，积极配合。学校职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事[3]。

二、努力实现学籍档案管理的现代化

为使高校成人远程教育学籍档案管理具有科学性，我们便应该结合当下时展，结合信息化时代的特色，努力将学籍档案管理转变成现代化[4]。因此学籍档案管理者必须从思想观念上要摒弃落后的观念，打破传统的工作格局、模式、要充分地认识学籍档案及学籍档案工作在市场经济建设中的重要作用，以灵活多样的形式、有针对性的同社会各界开展多种形式的服务，不断开拓新的工作思路，提高管理人员的整体素质，适应当前改革开放和新技术革命的潮流[5]。

三、结论

高校学生学籍档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，是高校可持续发展的根本所在。因此就高校发展来说，任何时候我们都不能忽视对于学生学籍档案管理工作的建设。学生的学籍档案是学校对学生在校期间进行管理、考核具有鲜明价值的记录，是高校的重要资源资源之一。就远程教育学校本身来说，学生学籍档案将会反应学生在校期间的综合表现情况，对于高校人才培养、人才教育、人才选拔更是具有不可估量的作用。因此各个高校成人远程教育机构应该引起相关的注意。

作者:魏燕 单位:广东科学技术职业学院

参考文献：

[1]邢建民,陈亮.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].咸阳师范学院学报,2005,04:82-83+96.

[2]周稚艺.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].哈尔滨金融高等专科学校学报,2008,02:83-84.

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随着高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，高校学籍档案管理成为学生管理、教学管理以及档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其规范化、制度化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。

1.学籍管理存在问题：

1.1 学生对自己的学籍档案不重视

学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的， 对学校、社会和个人具有保存、证明、使用价值的历史真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。

我们许多学生对自己的学籍档案不够重视，满不在乎， 毕业时一走了之现象很多 ，致使许多学生档案滞留在校多年。

1.2学籍管理模式落后

高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个单位都有自己的一套学籍管理模式，信息无法达到共享，很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，反而增加了工作量，重复工作多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了信息化管理发展的需要了。

1.3 学籍档案管理人员建设问题

许多高校领导不太重视学籍管理各单位没有专职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，只是配有兼职的老师做学籍档案管理工作，由于兼职档案人员没有经过专业岗位培训 ， 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。

1.4 学籍档案信息存储不够规范

学生的许多档案材料都分别来源于各部门，比如入学学籍档案来源教务处、学生奖励、处分等信息来源学生处 平时成绩来源各系部 等由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。

2.为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施

2.1 提高对学籍档案管理重要性的重视度

首先从高校领导、各系部部门以及学生本人，都应提高对学籍档案的认识和重视，自觉认真收集、更新、完善学籍档案。高校学籍档案种类多、构成复杂、形式多样，涉及的系、部、实验中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作，改善办公、管理环境， 加大关于学籍档案工作的宣传， 为高校学籍档案管理制度化、规范化、科学化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。

2.2健全档案管理制度，完善学籍档案管理工作

建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，高校档案部门实行过程管理、统一标准、监督检查等的一系列目标管理。最终学籍档案归位与高校档案部门 并随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不同而变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。

2.3加强学籍管理人员的素质建设

首先加强档案管理人员专业理论学习 ，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度 ，而且对工作有一定的积极性，使其在工作中更主动、更自如，更好的提高发挥办公效率。

2.4充分对学籍档案的开发利用

随着对外开放的不断加强， 高校教育改革的逐步深入， 给高校学籍档案中信息资源的开发利用带来了前所未有的发展机遇。高校学籍档案信息是否得到了社会、用人单位和毕业生的广泛认可和高度评价， 来自于是否高校对学籍档案充分的开发利用 服务学生服务社会。

总之只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高校学籍档案的管理工作适应高校发展和社会发展的需要。建立健全一整套高校学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

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中图分类号：G647 文献标识码：A

学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育的过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录，是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。高校在学籍档案管理的过程中存在许多普遍性的问题，如何加强和完善学籍档案管理工作，发挥其在规范学校管理、维护学生权益、服务社会方面的积极作用，是值得我们研究和探讨的一个问题。

一、目前高校学籍管理中普遍存在的问题

1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念落后。

学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。

2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。

许多高校没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。

3、管理的模式不规范

许多高校的档案管理模式存在不规范的现象，文书档案隶属党办管理，学籍档案的管理则隶属教务处，未纳入学校档案统一管理，这在民办高校中比较突出。而教务处也没有专职的学籍档案管理人员，在学籍材料的收集、整理方面有遗漏及不规范的现象存在，这在很大程度上影响了学校学籍档案管理的规范化、标准化水平，也为学籍档案的安全性埋下隐患。

4、管理方式过于陈旧，缺乏现代化管理手段。

许多高校的学籍档案管理还停留在传统的手工管理阶段，没有寄托现代信息技术的发展，档案的查阅必须一件一件去翻阅归档材料。随着学生规模的扩大，档案的增多，手工翻阅的管理方式不但不能适应使用者的需求，也导致重复劳动，效率低下等状况，给档案的有效利用带来很大的阻碍。

5、学籍档案的开发利用率很低

档案管理人员的不专业，业务的不精通，缺少现代信息技术，学校没有针对性的管理软件等，这些问题都导致了学籍档案没有得到很好的开发利用。同时，学籍档案的管理多数还停留在对材料的简单收集、整理，没有对所收集的材料信息进行深加工，更没有从中提炼出有规律性、结论性的数据资料来为教学管理和教学改革服务。遇到学校的各种检查、评估，都是一次性重、重复做材料，没有很好去利用已经形成的档案。

二、加强学籍档案管理的有效途径

为维护高等学校档案的齐全和完整，提高学校档案管理水平，全面推进学校档案工作规范化建设，更好地发挥学籍档案的作用，高校应该从多方面加强对学籍档案的管理。

1、建章立制，组织保障、责任明确。

加强制度建设，提高管理水平是必须的前提，领导重视，组织支持是必要的保障。高校应结合学校的实际情况建立本校学籍档案管理的规章制度，应把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定分管领导，配置专职管理人员，用战略的眼光和现代管理的观念来认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导，及时研究和解决工作中的重大问题。

2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。

根据《高等学校档案管理办法》规定，全日制在校生规模在一万人以上的，学校应当建立档案馆，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室，统一管理学校档案。但是，现在多数院校，尤其是民办高校，学籍档案是隶属教务处管理。这样一种管理模式，不能合理使用人力、物力、财力，更不利于档案现代化管理和有效利用，因此，高校应该对学校的档案管理体制进行必要的调整，保证档案的完整性，提高对档案的利用效果。

3、加强业务培训，提高管理人员的素质。

学籍档案材料多、繁，需要一定的专业知识和业务知识，高校可以采取参观示范单位档案馆，请专家讲解业务知识，培训具体操作等手段，定期、不定期的加强学籍档案管理人员的业务培训，建立一支有较好的政治、业务素质的档案管理队伍，提高管理人员的综合素质，才能保持人员的相对稳定，利于学校档案管理。

4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设

要加强学籍档案的规范管理，必须抓好学籍档案的收集、整理这一基础工作。学籍档案形成的周期长、种类多，问题杂，而且往往是与学生的动态发展相联系的，规范管理才能确保学籍档案的完整性，使之能够完整地反映学生在校期间的学习与成长过程，否者将带来重大隐患。同时，应该建立健全学籍档案信息系统，搭建统一的电子学籍档案信息平台，提高学籍档案现代化管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。

5、以评促管，以评促建。

学校内部，学校之间，上级主管部门应该定期、不定期的进行学籍档案管理的检查、评比，通过这些首段找出管理中存在的问题，以评促进管理，以评促进建设，使学籍档案管理更规范，更有序。

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一、我国部分高校学籍档案管理的现状

学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

1.学籍原始档案不完整，整理不规范。（1）学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。

2.检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确。（2）现如今有的学校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。

3.档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异。这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

4.档案使用效率低，毕业转递较为混乱。虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。

二、档案工作中查档与档案管理存在的问题。

1.目前，学籍档案管理相对滞后，主要表现在利用现代化技术对档案进行进行开发利用的程度很有限。在国家实施电子注册制度之前，相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，如今转向电子档案，实际操作起来有诸多的困难。

（1）1994 年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一的标准，学籍管理存在着较多不规范、不科学的管理。（3）由于历年的招生录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。

（2）纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。

2.现阶段高校远程网上录取给档案管理带来新问题。全国高校招生已普遍采取远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生纸质档案管理方面存在较多混乱，表现在以下方面。

（1）考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难，容易长生分歧。

（2）电子档案信息缺失。比如电子档案中的“考生评估”一栏填写内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

（3）被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径解决，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生档案管理工作带来了新的问题。

三、我国现阶段学籍档案管理应采取的对策和措施

针对目前部分高校学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须有清醒的认识。要认识到它的复杂性，这里面的问题，有些是早就存在的，更多的是随着社会的进步，我们工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。（4）更要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，要保证每一位学生离校时档案里该生的综合素质是如实体现的，个性差异是鲜活可见的。让档案真正地发挥自身的作用。对目前学籍档案工作的改进，要有针对性强的策略方法。

1.加强对学籍档案的基本管理

（1）增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好学校档案工作的重要保证。可采取编制《 档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。

（2）抓好环节工作，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。诸如专门用笔、字体、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。

（3）采用计算机检索，提高利用率。学校要在设备和人才上加强投入，加快电子档案的转化速度。学校档案室应购置专业的档案管理软件，将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。

2.加强网上招生档案的管理

（1）制定相关规章制度，明确考生档案管理的政策要求。各地招办各类中学必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理。

（2）保证考生档案填写内容的真实性与档案材料的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，九年义务教育后的各种层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表，考试成绩登记表，学生评估表，奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其在工作期间的档案材料。

（3）各省招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。

（4）各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。

总之，学籍档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进，开拓创新，对即有问题不回避，妥善解决，对发展带来的问题用发展的手段去解决和提高。以创新思维指导学籍档案工作实践。通过不断努力和实践，使学籍档案管理工作在创新上迈出新步伐，取得新成果，开创新局面。

[参考文献]

[1]李振华.档案概念之我见[J].档案学通讯，200（06）：9-11.

[2]陶碧云.论档案信息化内涵及其相互关系[J]. 档案学通讯，2002（ 6）：31- 33.