人事档案归档模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇人事档案归档，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

一、人事档案管理中存在的问题

这些年来，随着单位团体的适应改革和市场的经济发展的需求，人事档案工作变得日益重要，人事档案工作从实际中出发进行了许多积极有益的探索，取得了一定的成效。然而随着大量的人才流动，市场中人才的挖掘，一年又一年的应届毕业生等等大量人力资源的加入，人事档案的数据变得日益庞大。

第一，对人事档案管理的重要性缺乏认知。人事档案工作不像其他工作一样，它的沉默性导致了其不容易为人所注视，同时在这个领域中也不容易取得明显的成绩。长时间下来，就产生了这样的一种情况，很大部分人员包括部分的领导干部都对人事档案管理工作存在着一些错误的理解，很容易会认为人事档案工作是最简单的文职类工作，抄抄写写，记录一下，保存一下，常规性的事务类工作，得不到应有的重视。在他们眼中这种人事归档工作只不过是资料的整合，不能为公司带来经济的收益。只要保管好不丢失，需要的时候能外调出来查阅一下就可以了。所以，一些单位往往忽略了人事档案管理的工作，甚至在议事日程上不把人事管理工作纳入到其中，从而衍生出一个现象，说起来重要的事情、在安排方面却变成了次要，在众多项目的情况下容易忘掉，用起来的时候又突然需要。这样导致了人事档案的工作长时间处于被动的应付状态，很难高质量地去为单位团体和单位领导等提供完善服务。

第二，人事档案的管理手法相对落后。这是得不到重视而衍生出来的一大问题。人事档案管理的方式在这个计算机普及的社会上，还处于手工操作的尴尬局面。缺乏对现代科学技术手段的应用是最大的问题，管理水平与认知水平过于落后。作为一个信息系统检索速度慢，根本就无法适应更新人才资源的开发条件和人才竞争快速提升的高效率标准。

最后，档案管理员的管理水平有待提高。目前大部分的管理员只是简单地接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工装订还有做好防火、防蛀、防霉仓管工作，即他们通常说的“抄抄写写，守好摊子，不漏不泄，查阅外借”，工作单调产生职业厌倦。

二、探究新时代人事档案归档收集工作的改革

推进人事档案信息管理的进步，有利于加强和认知档案信息的开发利用。人事档案信息只有通过利用最大化，才能展现潜在价值。

首先，提高对人事档案的认识，了解其重要性。现今社会人事工作面临着许多新的情况和问题，无疑之中人事档案管理的要求有了新的准则，其工作的重要性已经不再是过去中那种传统的资料整理，更需要的是如何去整合优化。只有通过认真学习关于人事档案管理的方针和对策，进一步认识人事工作的重要性，才能更好地规范人事档案管理，实现新时代的档案管理的改革。另外，还需扩大人事档案的收集范围。

其次，要健全人事档案的管理制度，提高人事档案管理的管理化水平。人事档案管理工作基本上都是一些琐碎繁多的工作，如果没有完善健全的规章管理制度，很容易就会出现无章可循的局面。人事档案管理制度的完善与制定，主要是从实际出发，把握好信息需求，严格规范档案材料收集归档等重要任务。严谨排查各种虚假信息，使人事档案更加科学、全面、完整地为人所利用，为领导考察任用提供准确的人才信息。

再者，加强人事档案管理的现代信息化建设。人事档案数据说白了就是人才信息库，只有合理整合利用信息资源，才能更有效更大限度地发挥其作用，发掘出潜在的人才。加强人事档案管理的现代信息化，能够提高工作效率与资料的搜索整理功能。手工操作阶段的人事档案归档收集已经费事，传输速度慢，信息更新不及时，已经无法适应这个社会的需求。要提高人事档案工作的效率，就需要更新对档案管理的辅助工具。

最后，应加强档案管理员的管理水平。单位对档案管理员制订有效的晋升奖励的激励机制，促进他们提高自身的工作胜任力，改变档案管理员简单的管理员、投递员的身份，使新时期的干部人事档案管理员变成人力资源开发利用的直接参与者。提高自己的能力，要掌握文书学、档案学、档案保护技术学、档案学史等等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备档案宣传和展览、领导学、管理图书馆学等相关专业知识外，还应掌握外语技能，并具备稳定的心理特质、较高的道德水平、较强的成就动机以及较强的演讲能力。

总之，人事制度改革的推行，既给人事档案事业提供了创新的机遇，同时也能发挥出人事档案为单位团体带来的最大效益。新时代人事档案归档和收集必须全面全效，掌握其有用之处，才能是追随人才市场发展的基本趋势。

篇2

一、职业院校人事档案收集归档工作的现状

1.对人事档案管理的重要性缺乏理解与重视。一些院校领导、部门及教职工对人事档案管理工作认识存在误区，许多人普遍认为人事档案管理工作就是整理、装盒保管好就行了，没有把它作为学校的一项重要工作而纳入到议事日程，认为与学校的教学科研成果没有关联，也不能创造出经济效益，致使职业院校人事档案在日常工作中成了“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”的无足轻重的事情，认为平时只要能应付检查就可以。认识上的不足导致许多人对人事档案的收集和归档缺乏应有的理解与重视。

2.人事档案管理的相关制度欠缺。有些院校缺乏系统、健全的规章制度，对档案的收集、归档时间、归档范围、归档要求等未做出具体的规定，有的虽然制定了制度，但形同虚设，在工作中无法落实，制约了档案管理工作发展的制度化、规范化。

3.人事档案管理人员偏少，专业水平有待提高。随着招生规模的扩大，师资队伍也随之壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，工作量增大。但由于重视不够，一些院校很少设置有专职的人事档案管理人员，即使有也往往是没有接受过系统的专业培训。管理人员的偏少和专业素养的欠缺，导致人事档案收集不完整，归档不及时，档案内容不够规范化、科学化，影响了人事档案的建设和管理水平的提高。

4.人事档案电子信息化建设滞后。目前部分职业院校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，没有与时俱进地实现人事档案的电子信息化。档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，电子信息化水平较低，档案管理工作无法跟上时代和学校发展的步伐。

5.人才的流动使人档分离现象增多。随着现代社会人才流动的增加，一些单位在招聘人员时，对人事档案没有具体的要求，导致弃档现象增多，加上一些不规范、不合理的流动，人才流动与档案转递不同步，造成人档分离，甚至出现死档。这些问题的出现，势必影响到人事档案的延续性。

二、加强职业院校人事档案收集归档的对策

1.强化教职工的档案意识。更新思想观念，强化教职工的档案意识，是做好人事档案工作的前提和保障。针对目前教职工人事档案意识淡漠的现状，必须更新思想观念，进一步加大档案宣传力度，提高大家的档案意识，使院校人事档案的收集和归档工作能及时有效地开展。

2.完善人事档案管理制度。人事档案的收集归档工作琐碎而繁杂，需要有一定的制度来制约，只有不断完善人事档案管理制度，加强人事档案材料收集、归档和转进转出档案的管理，才能保证人事档案的收集和归档做到及时、完整、科学准确。

3.打造高素质的人事档案管理人才队伍。现代化的档案管理工作不仅要精通专业知识，还要熟悉相关的计算机和管理知识。抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键。因此，一方面学校应加强人事档案管理人才队伍的专业培训，吸纳各方人才，以提高学校人事档案的管理水平。另一方面在职的人事档案管理人员也应增强责任心，认真审核收集档案材料，及时追补缺漏材料，不断补充新的资料，杜绝伪造的人事档案材料入档。档案人员主动与校内各部门联系，保证归档材料齐全完整。同时注意科研材料的收集，确保人事档案的真实性、动态性、完整性和科学性。而且应积极主动学习档案学、管理学和计算机方面的知识，提高自己的综合素质，努力提高学校的档案管理水平。

4.推进人事档案管理信息化建设。利用计算机等先进设备来管理人事档案，可有效提高档案管理效率。因此，人事档案的收集和归档应改变过去单纯纸质档案的传统管理方式，利用电脑进行人事档案的动态管理，建立人事档案数据库系统，实现人事档案数据化、信息化。

5.规范流动人员人事档案管理。要解决人档分离这个问题，关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新的长态机制，规范对人才流动模式的管理，利用计算机技术对流动人员人事档案进行管理，建立人才业绩跟踪系统，始终保持流动人员人事档案内容具有延续性。如此才有助于人才流动与档案转递的同步，避免人档分离。

总之，职业院校全员应提高人事档案认识，人事档案部门应完善管理制度，加强人事档案管理人才队伍建设，积极推进人事档案管理信息化建设，把人事档案管理工作融入日常工作，才能使职业院校人事档案管理工作与时俱进，提高职业院校人事档案的质量和利用水平，为学校的发展提供更优质服务。

篇3

以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。

从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标：

（一）、纸质档案：

1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。

2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。

（二）、电子档案：

在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。

1、系统结构

公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。

2、多媒体档案材料

将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。

3、多媒体档案材料保管和维护

以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。

4、多媒体档案材料使用

通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。

5、多媒体信息系统保密和安全

建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。

（三）基础建设版权所有

我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。

照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。

二、现阶段主要任务

2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。

2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。

2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。

三、实现措施

1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。

2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理

2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。

3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作

公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。

篇4

高等教育已经进入新的发展时期，高职院校作为培养人才的重要基地，担负着培养应用型人才的任务。在高职院校的各项管理中，人事档案管理需要从系统上进行架构才能够实现高职院校人事管理的升级型发展。人才战略是真正提高高职院校整体水平的重要思想指导，在发挥高职院校人事档案管理优势的时候，既要沿用传统的方式，又要进行新的创造。利用互联网信息化的管理是新时期高职院校人事档案管理的思路，人事档案管理能够纳入学校的整体规划中，人事档案管理需要从宏观上进行考量，更要从细致上进行推进。人事档案管理以培养人才为发展目标，以构建起人才培养的多渠道建设为发展方向。高职院校的人事档案管理需要理念和技术上的提升，才能够适应新时期高等教育的发展。

一、高职院校人事档案规范化管理的重要性

信息技术的高速发展给予了档案管理新的方式，在众多领域中，工作的管理方式都发生了变化。在人事档案管理中，数字化管理系统得到发展，人事档案的信息化技术有了新的提升。在高职院校人事档案管理中，采用数据化的管理方式有利于人事档案管理能够更加规范，人事档案管理工作的规范化实现了档案管理信息化发展的重要目标。在人事档案管理中做好硬件建设和软件建设，能够从整体上提高管理水平。众多的工作实践表明，人事档案管理与其他的档案管理有着一定的差别，人事档案管理既有其丰富性又具有其独立性，人事档案管理需要注重各个流程之间的衔接，在强化系统思维发展的前提下，正确实现档案工作的规范化管理，有利于高职院校人事档案管理更加符合现代化发展的要求。在人事档案管理中档案的立卷组合都要符合档案的规范化管理要求，档案的价值、档案的保护、档案的安全性以及各项检索都要符合要求。立卷归档工作要严格按照要求进行。各项具体工作需要解决人事档案的核心问题，各项具体工作要多方面注意细节的管理。

二、高职院校人事档案规范化管理的思路与策略

（一）提高人事档案信息管理的可靠性。人事档案系统进行更新时要保证其安全性和可靠性。操作系统在更新过程中保证其稳定性，如果是不成熟的系统就容易使档案管理系统陷入信息不安全的境地。信息数字化管理系统架构操作技术能够有效提高管理能力，在具体执行方面的融合操作技术的完整性，使人事档案的信息避免外漏。在实施技术管理的过程中，管理系统具有仿真安全性，也就是说在进行数字化管理过程中，保存的信息需要更高级别的软件进行维护。基础档案信息不容易复制，系统的仿真性能够得到有效的保障。人事档案管理坚持技术更新，在规范档案管理过程中，提升学校的管理水平，做好档案管理工作，实现档案管理工作的多重价值。在发展建设过程中，人事档案信息数字化管理要运用网络技术、计算机技术、档案管理知识和信息数字化技术，高职院校在发展建设的过程中采用多种措施，从硬件和软件两个方面强化档案管理工作，使档案管理工作能够促进高校的快速发展。现在科学技术的重要优势就是对于计算机软硬件的应用，计算机软件和硬件高度匹配，信息可以从操作软件和操作软件上进行有效的转移，档案的信息化管理可以呈现出新的发展状态，档案管理可以有效应对传统的管理问题。在信息化管理中，档案操作需要注意系统技术方面的融合。档案管理需要具有前瞻性，在选择技术要求时，注意人事档案信息管理的安全性，操作系统要与数据进行有效对接，保证信息系统的安全，这是档案管理的重要要求；人事档案信息管理在发展运行的过程中信息量存储载体较大，对信息的完整性和真实性要求很高，操作系统依托安全设计对系统进行整体数据化的管理，数据信息能够符合各类管理要求。

（二）实施人事档案专业化管理模式。在高职院校中，人事档案管理与档案管理并存的局面始终存在。但是，人事档案管理不同于一般的公文档案管理。人事档案管理需要以人力资源管理的目标为研究核心，对人事档案的管理要尊重人才的基础信息。在人事档案管理中重视信息的差异性管理，对档案信息及时准确的传输，大量的人事管理信息具有时效性，需要在管理过程中根据不同的时段进行更新和完善。人事档案管理采取动态化的管理模式适应新时期发展的需要，在数据库的管理上要建立起多种技术融合的档案管理模式。人事档案管理能够对人力资源的管理起到基础性的作用，也能够通过人事档案管理让决策层能够更好地清晰人才成长的基本路径。高职院校在人事档案管理中以人才发展和建设为目标。新时期高职院校人才管理理念更新具有重要价值，在档案管理中运用新知识和新理论开阔眼界指导工作，使高职院校的人事发展管理工作能够按照新规定和新方法去执行。学校决策层要重视档案管理工作，提高档案管理意识，在实施专业化管理中，政治思想、品德作风、业务能力、工作表现都要以现实情况为基础，主管领导根据人事工作的实际情况指导档案管理。人事档案管理的利用范围可以不断拓展，人事档案具有其保密性，在进行应用的时候，要充分重视人员隐私权，建立专业化的管理模式，拥有专业性的管理人才，将新的档案内容不断充实到档案信息资料中，实践中注重搜集职工的最新情况，信息可以在人事档案中得到明显的体现。

（三）对人事档案进行科学分类。在人事档案管理中，立卷归档以及文件形成的方式要重点解决文件立卷归档的实效。文件阶段的立卷归档的情况，立卷归档的重点，立卷分工档案管理的信息，档案利用的效率和效果都要有效维护卷宗的完整性。档案在形成的过程中，需要按照规范化管理的方式实施，需要着重注意的问题要进行及时整理。人事档案在新的发展时期就要求进行数字信息化管理，依托计算机软件技术，利用档案管理数字化建设，建立与之相匹配的管理模式。强化应用软件操作系统，实现数字化信息的检索方面的能力，强化技术基础，保障应用准确。根据不同的人才进行档案划分，加强档案数字化建设，建立健全完善电子档案建设。在资料的收集、整理、归档、查阅以及人员工作制度上面，按照档案管理工作的要求进行设计。在推进信息化建设过程中，人事档案要充分反映教职员工的科研创新、社会服务等方面内容，核查鉴定教职工工作实绩。例如人事部门做出的结论鉴定和考核结果等。在电子档案和纸质档案相结合的过程中做好衔接。人事档案的数据库利用数字信息服务来提高人事档案的工作质量和效率，档案管理人员需要保持工作的严谨性和完整性。

篇5

目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：

除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。

人事类档案划归档案馆管理的前提

笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：

（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。

（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。

其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。

再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。

做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法

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Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.

Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure

中图分类号：G271

引言：医院人事档案是医院在人才引进和管理的过程中形成的，是记录和反映个人经历和表现以备考查的文件资料。在新时期，把握医院发展的特点，落实科学发展观，加强医院人事档案管理，对于促进医院人事制度的改革，提高档案的自身价值，服务医院的各项工作，具有十分重要的意义。如何规范加强医院人事档案管理，实现人员档案管理的科学化、规范化和现代化，是新时期医疗体制改革不断深化所面临的重要课题。

一、当前医院人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度不健全

在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。

2.人事档案管理方式和手段落后

当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。

3.人事档案管理人员业务素质参差不齐

人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。

4.个人档案意识淡薄。在现代社会中，随着卫生事业改革不断深入，人才流动也较为频繁。很多医院个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏；或者因为派遣等原因，原始档案无从查找，只能回原单位补新档案。这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。

二、医院人事档案管理的对策和设想

1.按制度操作，实现人事档案管理的制度化。在人事档案的管理上，要把制度建设贯穿到人事档案管理工作的全过程中。在制定和健全人事档案管理制度的同时，要严格执行制度，加强监督，使档案的管理制度都能够有效落实；要坚持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，维护制度的严肃性；要明确各岗位的工作职责，强调工作原则，制定工作规范，从制度上规范员工工作行为；同时档案管理部门要和档案材料形成的有关部门加强联系和沟通，使档案管理制度化、程序化。

2.加强档案的宣传教育，增强意识。医院领导要把人事档案的管理纳入医院发展和管理的重要内容，要使人事档案的管理与医院业务建设同步发展和规划，要对员工宣传医院人事档案管理的意义，加强对档案法律法规的学习，使干部职工认识到档案的重要性，从而更好地支持人事档案的管理工作；要加强对人事档案管理人员的教育，提高人事档案管理人员的素质和专业化水平，使他们自觉抵制和防止各种违法行为，维护档案的完整性、真实性，使他们更具有专业知识，知道怎么做好对现有档案的保管和利用工作，不断提高专业服务水平。

3.规范档案资料的收集整理工作。档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的基础工作。医院人事档案内容涉及较广，人事部、护理部、科教部等部门提供人事档案管理人员应主动和各部门联系，做好经常性的收集归档工作。收集手续要完备、内容要完整、表述要准确、观点要明确，对于不符合要求的材料应及时退回，限期纠正；不属于归档范围的材料要及时退回有关部门；收集到的人事档案资料要及时装订、不散失、不积压。

4.加大科技投入，加快人事档案管理的信息化进程。医院要加大资金投入，引进现代化的技术和设备，实现人事档案管理的现代化。一是要提高档案的现代化技术设备和保护设备，加强对档案库房的空调、除湿等设备的建设，合理利用防火、防盗的自动监控系统。二是引进计算机管理，建立医院的人才信息数据库，使人事档案的管理工作科学化、信息化，同时可实行对人事档案信息的计算机动态化管理，保证档案信息的真实性、时效性、准确性。

人事档案是医院考察和了解人才的重要手段，是医院能否科学用人的重要依据，对于医院人才的开发具有至关重要的意义。因此，通过对医院人事档案现有问题的分析，提出相应的改革措施，实现医院人事档案管理的科学化、规范化、现代化，对开发医院人力资源，促进医院的发展具有十分重要的作用

三、结束语

医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。也是医院档案的重要组成部分档案是社会文明进步的重要标志。

参考文献：

[1]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案.2009

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公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、目前人事档案管理现状及对策

档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录和不可或缺的信息资源，因此，档案资料的管理尤为重要。但是目前人事档案管理尚存若干问题，亟待思考和解决。

（一）档案材料缺失

收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企业管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，由于人事档案材料形成涉及的部门较多，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性

；最后，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。

（二）档案内容空泛

按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：奖励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。造成人事档案利用价值不高。

利用信息化技术，策划建设一个B\S 网络系统架构的职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：职工可通过Internet 填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让职工合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，教职工对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了职工的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。

（三）信息化管理水平不高

由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001 年由省委组织部研制的基于C\S 系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。以信息化推进档案资源整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。

二、档案管理与网络接轨的相应对策

人事档案管理工作与网络系统的结合趋势给目前的档案管理工作提出新的要求，只有对原有的管理工作思维更新换代，才能使人事档案发挥出应有的服务价值。

（一）重视档案人才培养，提高档案管理水平

信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才，以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多角度、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料，确保档案资料的完整，提高档案资料的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化发展。

（二）完善档案基础设施，促进档案现代化管理

在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础设施的升级工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配

备计算机等专用设备，对所有须归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。无酸档案盒的使用使归档

资料降低了被腐蚀、变质的可能，利于档案的保存。随着时代的变迁、事业的发展，档案包含的范围和种类也越来越多，档案的形式多种多样，无论何种档案资料在我们的各项工作中，都有着举足轻重的作用。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案资料的深入开发和利用。

（三）加强档案管理，制度是保障。

明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务，以及归档范围和整理要求，可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，档案管理更加规范有序。当前，纸质档案仍是收集、归档的主流。做好档案的归档和移交工作，仍然繁重，除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员，还应建立档案室专职人员具体负责、各

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1 依法治档，建立健全档案管理工作制度

构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。

2 增强档案信息化管理的安全意识

当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。

3 采用公文制发的方式

档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。第二，须审查在编制公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。

4 实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节

其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。

5 提高人事档案管理人员的综合素质

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人事档案记载了个人的学习工作经历、政治思想、品德作风、工作表现等大量重要信息，是全面系统了解和评价一个人的重要参考依据。随着人事档案作用的日益明显化和人事档案管理的变革，个人信息的真实性和有效性越来越受到关注，人事管理的规范化也日益显得重要和迫切。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，加强事业单位人事档案管理规范化成为适应社会发展的步骤。

一、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理不够重视。在部分事业单位的人事档案日常管理中，存在着一些领导不重视人事档案管理的现象。传统的人事档案管理观念认为，人事档案管理的内涵就是信息的有效可查。并且，相当一部分工作人员也认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管，没有更多的用途，因此使得很多档案管理人员养成了散漫、安于现状的思想，普遍缺乏改革、创新意识。

2.缺少稳定专业的档案管理人员。社会的发展和档案管理的革新对档案工作者素质和文化程度也提出了更高的要求，但是在现阶段的档案管理人员普遍学历低，档案专业的工作人员更是少之又少。由于档案管理比较清闲，常常由即将退休的工作人员或者其他工作人员兼职。因此，档案管理工作人员变动频繁，并不稳定，缺乏对档案管理的深刻认识，使得人事档案管理难以得到更大的革新和突破。

3.档案管理基础设施落后。现阶段大部分的事业单位所采用的人事档案管理办法和技术手段都很陈旧，距离现代化管理的水平还相差很远。主要表现在没有规范的档案室和先进的信息技术。面积、温湿度等指标也远远达不到档案室标准化的要求，直接使得档案管理现代化难以正常实现，并在一定程度上给人事档案的长期保存带来了隐患。部分单位则是缺乏计算机技术方面的人才，使得一些现代化的管理设施处于瘫痪状态，浪费了资源。

4.缺乏健全有效的档案管理制度。由于人事档案管理制度的不健全，使得一些单位无法制定适合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度，并且不能及时系统地收集相应的档案管理材料。长此以往，直接导致事业单位人事档案信息失真的情况。

二、事业单位人事档案规范化管理的策略

1.加强对档案管理工作的重视。提高认识，更新相关领导和档案管理人员对档案管理工作理念，将人事档案管理工作的规范化放到事业单位人才队伍建设的高度去认识和思考，坚持和履行人事档案管理工作的原则并进行督导、检查。通过这样一种方式来全面系统地更新大家对于档案管理工作的认识和定位，切实做好事业单位人事档案管理的规范化工作。

2.提高档案管理人员的综合素质。在现阶段的事业单位人事档案管理中，绝大部分的工作人员学历并不高，专业职称和档案专业毕业的工作人员更是寥寥无几，这在一定程度上直接影响了档案管理的综合质量，使得档案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事档案管理人员的基本素质和业务能力，培养档案管理工作人员多层次、多形式的业务技能，是做好事业单位人事档案管理的迫切要求。

3.完善基础设施建设。事业单位人事档案管理变革的目的在于实现档案管理的规范化和现代化，这就要求具备实现这一目标的基础设施。按照档案规范化管理标准，档案室需要具备通风、采光、防潮、防虫、防火等条件。除此之外，还需要配备必要的计算机、扫描仪等现代化的基础管理设施，从而达到提高工作效率、利用信息化达到档案规范化管理的目的。

4.规范完善档案管理规章制度。加强事业单位人事档案规范化管理，首先要明确档案管理工作和档案管理人员的工作职责，使得人事档案管理做到有理可依，有理必依。《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据，根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准，制订更为详细、完善、灵活、科学、合理的“规章”和“制度”等细则。

总而言之，档案管理工作想要得到不断的发展，必须要在保证和巩固现有成果的基础之上，坚持实行人事档案管理的规范化的探索和改革精神。另外，还要不断丰富和培养人事档案管理工作人员的科学文化水平，提高相应的管理能力和业务处理能力，完善制度，使档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

参考文献

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[2]章华艳.关于高校人事档案建设的思考[J].南昌高专学报，2002，1：43-45