工程档案资料管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇工程档案资料管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

一、管道工程档案资料管理工作中存在的问题

1.对于档案资料的管理意识较低

目前，一些管道施工团队对于工程档案资料的管理意识普遍不高。当管道工程竣工，交付验收使用后，一段时间内，工程没有出现什么大的质量问题，这个时候，施工团队就认为自己的任务已经做完，做好了，于是把一些工程档案束之高阁，再也不去过问，甚至某些企业认为存档是多余的，便私自将其进行销毁。人们对于“档案资料”的重视程度不高，使得企业部门对于档案资料的管理意识薄弱，没有办法对管理工作进行一定的改进革新，导致许多团队仍然依赖于手工作业，以及采取传统的档案资料存储手段，只停留于纸张之上，而没有电子版本，使得档案资料易受损、易丢失，让管道工程档案资料管理工作的现代化进程受到约束。除此之外，一些管道工程团队往往只注重利益的最大化，就档案资粮管理这一工作板块，重视力度不高，没有派遣相关的专职人员，没有设立相关的收藏机构，导致管理工作无法系统化，档案资料也常常出现遗失、损坏等问题，而在以后管道建设中，更无法提供相应有效的资料，让管理效率与工程进展效率大大降低。

2.档案资料管理的基础工作还不到位

让档案资料管理工作实现标准化、规范化，是目前我们所面临的的难题之一。究其原因，主要是基础工作还不够扎实。虽然科技发展迅速，但就对档案的检索工具来说，其仍处于落后的态势，而一些部门在管理工作中，没有按照国家档案局制定的要求进行操作，这些都是导致档案资料管理工作无法高效开展的原因。现如今，档案资料多是文字多，图像少，管道工程中的实际情况无法得到有效的反映，也难以让人心服口服。而归档的不完整，甚至会造成管道建设中出现误差、失真等严重后果，资料内容的不切实际，还会影响施工进度，施工质量也由此下降。

3.没有足够的档案资料管理人才

档案资料管理工作的顺利开展，离不开人为操作。想要档案资料管理工作更为现代化，就必须要确保管理人员对于管理知识的储备量够多，管理的技术手段够高，且文化素养不能偏低。而就目前状况来看，大多数企业以及施工团队，其内部档案资料管理人员普遍不够专业，对于管理知识的把握不足，管理技能水平也有待提高，对档案资料的认识度还不高，甚至对于国家档案局所制定的相关管理制度不了解，导致在管理工作中经常出现纰漏、失误等。除此之外，企业往往追求工程建设所带来的效益，很少甚至不愿在资料管理的工作上投入资金，管理设备也较为落后，这也间接加大了人才引进的困难程度，最终出现恶性循环的不利局面。

二、提高工程档案资料管理工作效率的具体措施

想要管道工程资料档案管理工作得到有序地开展，就必须从管理工作的特性出发，从而了解管理档案的意义，进而加大对工程档案资料管理的重视力度。

1.完善相关制度，提高管理意识

随着社会的发展，我国就档案管理这一板块的法律制度也被逐步完善。在《档案法》出台后，各省各市也紧跟脚步，制定了一些地方性的法规。这些措施的实行，给予了档案资料管理良好的工作环境，并且也能及时服务于管理工作，为如何提高资料档案的管理效率，提供了宝贵的，具有指导性的建议。另外，也让管道工程档案资料管理工作的开展，能够有理可寻，有据可依。因此，我们要加大对这些制度的宣传力度，从而让有关部门意识到管理工作的重要性，严格要求各企业各部门按照相关法律制度对档案资料进行管理，进而提高管理工作的高效性、准确性。

2.做好基础工作

高楼大厦的屹立，离不开地层可靠的基石。档案资料的管理工作也不例外。要提高档案管理工作的规范性，在管道施工前，应进行责权划分，便于后续工作中，资料的收集、编制、保管等工作都能有序地开展。要派遣专门的资料管理人员，在没有纸质档案的同时，管理人员应及时收集电子、图像等资料，让后续施工能够有据可依。同时相关的资料管理人员必须确保资料的真实可靠性，要对档案资料进行仔细保管，避免遗失，损坏等事故的发生。另外，资粮档案的管理工作必须严格按照相关法律法规实行，要符合专业技术要求，确保档案文件的书写、用墨、绘图等方面不出差错。当档案资料出现漏、缺等问题时，资料档案的管理人员，应该及时采取措施，进行补救，从而确保档案资料的完整性。

3.提高档案资料管理人员的管理水平

档案资料管理人员作为管理工作的主体，一定要具备较高的管理水平。目前，许多企业或施工团队中的管理人员对管理工作的认识还不够深刻，其管理水平也是参差不齐，对此，开展相关培训课程是极其有必要的。开展培训课程，通过各种手段，加深管理人员对于管理工作的认识，让他们对工程项目档案的制成材料、收集范围等有所了解，明白档案资料管理的基本要求，从而让他们对档案资料的管理水平得到提升，管理手段得到强化。并且，要监督管理人员认真学习相关管理法案，确保档案资料的准确性、科学性，只有这样，档案资料的利用价值才能得到充分发挥。

三、结束语

之所以开展管道工程档案资料的管理工作，是为了确保工程项目中，一些重要的历史资料能够得到妥善的保存，一旦在以后的生产、工作中，遇到问题和麻烦，便可以从这些资料档案中寻找解决办法。除此之外，管道工程档案资料的管理工作还可以让城市现代化的脚步加快，让社会变得更为和谐、稳定，因此，管道工程档案资料的管理工作必须得到我们的重视，要严格按照相关法律法规，将管理工作做好，做扎实，提高档案管理的技术水平，让档案资料管理工作能够步入正轨，其工程也因此得到了有序的开展。

参考文献

[1]周晓敏.试述建筑工程档案资料的管理[J].办公室业务，2016，（16）：128.

[2]黄蔚琳.关于做好重点工程档案管理工作的思考——从福建成品油管道一期工程档案管理谈起[J].办公室业务，2016，（6）：60-61.

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2档案过程管理

2.1建立、健全档案管理组织机构

工程监理中心作为工程的监理单位，围绕监理工作范围和内容，在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制，领导层设立分管副总监、总工技术把关，管理层主要由综合部负责人具体管理，其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施，各部门监理工程师配合，真正做到职责分明、层层把关，保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。

2.2确定档案整编依据

（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(D/T28-2002）；（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；（5）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；（6）《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。

2.3建立、健全规章制度

在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度，应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》，明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任，确保档案资料的完整、准确、系统、真实。

2.4加强过程档案资料收集、整理、保管

（1）为保证档案资料收集齐全、完整、真实，监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况，发现问题及时纠正，专责监理工程师随机抽查，现场监理工程师在对进度与施工质量检查时，同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查，督促施工单位建立和实施档案管理制度，随工程进展加强档案管理，做好档案各项工作。

（2）针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况，监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查，并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度，及时收集和编制工程资料，避免档案原始材料散失，对已完成的单位工程，及时进行档案归档、移交，保障工程档案的完整性、系统性。

（3）监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议，会议由监理主持，各单位汇报本月档案完成情况、下月计划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜；监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要，督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。

2.5强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平

监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训，提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训，提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组，开展QC活动，提高档管理水平。

3监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查

3.1对竣工资料的主要审查内容

3.1.1往来文件方面

以监理收发文记录为准核对文件的完整性，检查文件处理是否闭合，文件的分类组卷是否满足组卷要求，卷内目录及备考表编写是否符合要求等。

3.1.2验收资料方面

监理工程师审查资料是否符合项目划分要求，是否完整，验收资料内容填写是否符合技术规范要求（该项工作已在过程中执行），档案专职人员审查资料归档方面相应内容，如是否预留装定线，内容划改是否符合要求，卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。

3.1.3试验资料方面

试验监理审查种类是否齐全，确认资料的真实性，抽检频率是否满足要求，同完工报告描述是否一致，档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。

3.1.4影像资料方面

监理工程师审查照片内容反映是否真实，是否能体现质量控制及施工过程，档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。（施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统，同样遵循上述审查方式，保证了工程照片收集质量）

3.2对竣工图纸的主要审查内容

3.2.1监理工程师审查内容

首先核对图纸及设计更改通知单的完整性，（通过核对图纸及设计更改通知单收发台账）；审查单张竣工图更改是否真实完整（结合设计更改通知单）；审查竣工图编制一览表，是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应；竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，是否真实完整。

3.2.2监理档案人员审查内容

修改篇幅是否超过35%，修改方式是否满足要求，布局是否合理，竣工图章选用及填写是否满足要求，折叠方式是否满足要求，卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。

3.3对归档文件资料和竣工图纸审查的程序

3.3.1施工单位建立自查体系

技术人员整理，部门负责人审核，项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。

3.3.2监理审查程序

施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格监理工程师及部门负责人（审查资料的真实性、完整性）监理档案专工及部门负责人（审查归档范围、格式等）分管副总监或总工（技术把关）总监（落实执行情况）进入业主单位审查流程。

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1、加强政策宣传

要做好工程档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建筑工程档案资料的收集过程中,注重运用行政、经济等手段,多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规,积极主动开展工作,使广大工作人员真正认识到做好工程档案工作的重要意义。

2、完善工作机制

首先应加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓,健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位都纳入管理网络,建立档案领导小组和档案工作小组,以综合档案室为纽带,开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责。一是部门职责。规定基建部门(工程项目部)负责项目档案的收集、整理、汇总、归档工作。

勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交归档工作。施工单位负责完成职责范围或合同规定的工程文件和设备开箱文件的收集、整理、移交、归档工作;负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据。监理单位负责收集、整理监理文件材料,向建设单位的移交归档;负责编制《设计变更汇总表》,审核施工单位的竣工文件、竣工图等，并审核其完整、准确性。二是专、兼职档案员职责。兼职档案员负责工程管理部门工程材料的收集、整理，定期移交档案室;专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关,负责档案管理、资料编研、提供利用;项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。

推进信息化建设。一方面,加快做好历史纸质档案的数字化整理工作;另一方面,严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准,统一系统数据库的建设,统一档案信息的归档存储格式,确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、强化过程控制

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起,做到前端控制。工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求;工程项目开工后,建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。

中期控制。工程开工后,档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环。在业务指导上,档案专职人员应勤跑工地,跟踪了解项目信息, 随时检查指导。

后期检查。重大建设项目可采取阶段性归档。项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后,要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)对本单位(部门)涉及到的项目文件进行整理、立卷,编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查,归档文件应完整、准确、系统,应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的,坚决退回整改。在档案接收方面,要充分利用行政程序把关,建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制,保证工程档案的规范化、标准化,保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内,向项目管理部门移交。设计单位在调研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档,竣工图归档时间不得超过竣工验收后两个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档,在移交纸质档案的同时,还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收,保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后,办理交接手续。

4、提高队伍素质

人是生产力发展的第一要素。因此，加强现有档案员队伍建设, 培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍, 是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键。

“工欲善其事, 必先利其器”,学习能提高个人素质,提升我们的道德素养。随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高, 工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高。就专、兼职档案员而言, 必须要做到:

第一,加强档案工作职业道德建设,自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识,从思想意识上真正热爱档案工作。

第二,加强工作作风建设,努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识,增强工作的责任感和使命感。

第三,一要主动学习党的路线、方针政策,学习各级档案工作的相关法律、法规,学习系统内外关于档案工作的文件规定,做到规范管理,依法治档。二要加强专业知识的学习。通过档案专业业务培训、组织外出参观、学习交流,邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。

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众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2建筑工程档案资料管理质量低下。

作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。

因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3明确分工，协调相关业务。

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。

2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。

建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

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近几年来，建设工程项目数量和规模都在不断增长，工程文件的复杂程度在不断增加，面对建设工程的多样性、广泛性和复杂性局面，建设工程资料管理难度也同步增大，计算机技术以及电子文件在工程施工现场的广泛使用，工程资料由传统纸质案管理模式向电子文件与纸质文件同步归档、互为补充的新型工程资料管理模式。

江苏省住房和城乡建设厅就全省的建设工程电子档案编报工作，于2013年2月4日专门下发了“省住房城乡建设厅关于做好全省建设工程电子档案编报工作的通知”（苏建函档（2013）81号）文件，该文件明确要求：凡2013年1月1日以后开工建设的工程，均应该建立建设工程电子档案。全省的建设工程电子档案编报工作具体执行江苏省工程建设标准《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）规定（以下简称“本规范”）。

1 工程电子档案编报工作存在的问题及难点

1.1 电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性问题

电子档案，其内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

（1）原始性。电子档案的原始性不易判断，而且还存在着原始性界定问题。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，电子文件生成由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

（2）真实性。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。

（3）完整性。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。

（4）安全性。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

1.2 电子签名的法律效力问题

签名在交易中具有很重要的作用。从实质上说，电子签名仅是一种电磁记录。这种电磁记录是否有效，是否符合法律所规定“书面形式”，我国现行法律似乎尚未明确。因而可能造成经过电子签名的电子文件因不符合法律所规定的形式要件，而使由此所产生的法律行为无效的情况。

1.3 其他问题

（1）多年来人们已经习惯上认为纸质文件材料才是档案，而电子文件只是作为录入和存入电脑的方式，最终还是打印出纸质书面资料，或者只作为资料或副本保管。

（2）信息化技术需要专业人才。电子文件归档及电子档案的管理，都要求工程施工资料管理人员必须具备良好的计算机知识。然而在目前施工队伍中，多数工程管理人员非计算机专业，缺乏计算机专业的相关知识，这在客观上制约了工程电子档案工作现代化的进程。

2 做好工程电子档案编报工作的思考

针对工程电子档案编报工作中存在的一些主要问题，提出一些思考和建议：

2.1 保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性的对策

（1）从采集背景信息和元数据入手，在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

（2）加快研发签署技术，保证签名的真实性和唯一性。目前，在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。

（3）使用消息认证方式，来保证所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过。消息认证技术可以消除使用者疑虑。

（4）设置身份验证门槛，防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改。在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。

（5）将已经完成的电子档案文件设置为“只读”状态，防止非法修改。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，保持电子文件的原始性、真实性，这是一种访问控制技术。

2.2 尽快完善电子签名的相关法律和法规

在法律上来确立数字签名与手写签名相同效力已显得越来越重要。建议扩大对“签名”的法律定义，使之能将“电子签名”包括进去。世界各国的数字签名立法，如美国的《全球及国内商务电子签名法案》、新加坡的《电子交易法案》等已出台的法律文件，对我国的电子签名立法会有很重要的借鉴意义。

2.3 建立统一的电子档案接收数据格式

为了统一的电子档案接收数据格式，应该建立以城建档案馆为中心的一套统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把工程电子档案模板发放到各个建设项目。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行统一的培训，使他们能够熟练运用模板和软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。

2.4 加强研发，解决关键技术

解决建设工程电子档案工作的关键技术问题，做好建设工程电子文件归档和管理系统软件研发工作。建设工程电子档案工作具有高技术含量的特点，因此，工程电子档案具有纸质档案不可比拟优势，同时也决定了建设工程电子档案工作中软件研发完善与否成为此工作的关键点。研发出具有可操做性强、安全性高的建设工程电子文件归档和管理系统软件将为开展好此项工作打下良好的基础。软件研发前期一定要考虑到与城建档案管理系统实现对接，达到网络申报、接收登记、自动审核、查询利用等功能的实现。

3 结 语

（1）江苏省住房和城乡建设厅出台的《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）对全省各单位收集电子文件的职责、电子文件的收集范围、工程电子文件的质量要求作了明确的规定，该规范的出台在江苏省建设工程电子档案工作中具有里程碑意义，是我省工程档案数字化工作的重要组成部分，对建设工程电子文件和电子档案工作的开展起到法律保障的作用，并有效推动建设工程电子档案工作科学化的进程。

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中途分类号：F407.9 文献标识码：A文章编号：

水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。

1 档案工作的重要性

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用( 质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等) 而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，同志曾题词: “档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。2 如何做好水利技术档案管理工作

水利技术档案是水利技术管理工作的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招( 投) 标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。因此实现水利工程档案工作正规化、现代化的管理，将成为水利档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，是我国工程档案工作的发展方向和必然趋势。水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收入阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。水利技术档案管理过程中，要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。

2． 1 工作方法的标准化

首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。

2． 2 管理制度标准化

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。

2． 3 统计标准化

所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。

2． 4 其它方面

档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能像书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。

3 工程资料的整理

3． 1 工程资料整理的意义和现状

水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。就垦区而言，水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在，给工程资料的完整性、准确性带来困难。

3． 2 如何快速便捷地整理工程资料

3． 2． 1 建立合理的编码程序

合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库。

3． 2． 2 建立资料库

根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类) :

1) 对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标( 文件夹) 。

2) 对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。

3) 对于工程文件，如: 工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，

存入相应的文件夹中。为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写，以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。

3． 2． 3 资料库的管理

首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。

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建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目工程中必不可缺的重要组成部分，对档案资料的有效管理可以督促整个项目的每个单位、每个人都严格按照规定、标准进行工作。因此，建筑施工单位要对工程档案资料的管理高度重视，进行严格控制。只有认真贯彻执行档案资料的管理，才能更大程度上地提高企业施工的整体水平和安全质量的保障。

一、建筑工程档案资料管理中存在的问题

1、 对建筑工程中档案资料的管理不够重视

在一些建筑行业管理者的思想中，对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度，认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧，是不切实际的。

2、对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作， 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

3、 建筑工程中档案的管理制度不健全

目前，施工企业的档案管理依据是20 世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位，施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。

5、建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低

建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础，接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚，这些从业人员根本没有接受过对口教育，只接受过一些简单的短期训练，文化程度一般偏低，即使接受训练，职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻，对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员，一般由企业中其他岗位的人员兼任，导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员，但是从事这一工作的员工更换频率过快，不利于对建筑工程中档案资料的高效管理。

二、加强建筑工程档案资料管理的措施

1、 健全建筑工程档案资料的管理制度

建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。

2、 保证建筑工程技术资料真实性、实用性，如今，国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行，基本都是工程施工领先于技术资料整理，此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况，丧失了工程档案资料的本身作用。因此，项目负责人应严格执行抽样调查制度，质监部门也应加强施工项目的检查，保质保量保同步。

3、 严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用

建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。

4、 加强档案管理人员的培训

加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施，档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质，不断认清工程档案资料管理的作用和意义，充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法，灵活运用档案管理的新理念。与此同时，还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定，通过高素质档案资料管理人员，严把工程档案质量关。此外，作为一名工程档案资料管理人员，必须具备一定的建筑工程专业的知识，所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习，并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流，并用认真的态度去学习、去落实，才能将档案资料与工程施工同步起来，资料才能得以真实、实用。

5、 实行奖惩激励机制

激励产生的效应远远要大于管理本身，工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成，充分调动各方对资料管理的积极性，落实工程资料档案管理的奖惩制度，并每周对档案进行例行抽样检查，将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之，则对其进行管理整顿，甚至处罚。

6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计

如今是现代化进程飞速的高科技时代，计算机媒体在发展，数据的统计也随之越来越方便、快捷，所以我们要利用这个优势，多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要，还要有大局观，预知观，要考虑到未来，也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外，还要主动搜集档案资料：建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表，为上级领导的决策提供重要的依据，也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。

7、挖掘施工工程资料的潜在价值

施工工程档案资料涉及到施工过程中的各项环节，具有重要的指导作用。因此，施工单位在进行施工工程档案资料的管理过程中应该充分挖掘施工工程档案资料的潜在价值。在保证施工工程档案资料的完整的前提下，充分用资料对施工工程进行统筹考虑。通过现存的施工工程档案资料对施工工程进行技术指导，达到节省工程资源，合理控制预算，统筹规划布局，使工程的建设具有和谐性与统一性，保证工程的可持续发展。

综上所述，建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。

参考文献：

[1] 史艳春，单承瑾. 优化建筑工程档案资料管理的对策研究[J]. 中国管理信息化. 2012（20）

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1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

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引言

近年来，随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，档案管理工作也应逐步走向科学化和规范化，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但部分水利工程档案仍存一些问题需要我们改进。

一、水利工程档案管理的重要性

水利工程科技档案是项目建设过程中形成的文字、图表、声像等信息材料，是生产、科研及其建设过程中形成的原始记录，它客观的记述和反映了整个历史过程和真实原貌。因而科技档案的有效管理必然是工程建设过程中的重点，也是难点。水利工程的建设主要经过前期规划、设计、招(投)标、施工、竣工验收等一系列复杂的阶段，内容繁多，周期较长。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分类储存及规范化管理的工作。科技档案的形成自工程立项开始，与工程建设进度同步，并贯穿其各个阶段。科技档案的有效管理，有利于资料备查、后期审核，是提高项目质量、提高工作效率的有力保障，也可为以后的工程项目提供可靠的参考。另一方面，档案管理对于企业发展也起到了重要的作用。每一个工程项目的档案资料，是企业文化的积淀。也为积累工程经验、吸取教训、不断提高企业工作质量和工作效率提供了参考。因此，做好水利工程科技档案的有效管理工作十分重要。

二、水利工程档案管理中存在的问题

1、档案管理体制和制度不健全

随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。目前，水利企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理制度不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

2、缺乏高素质的档案管理专业人才

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。

3、档案管理工作的前期投入和管理不足

档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。这是因为：第一，负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。第二，施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料。

4、档案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前在水利行业，传统的手工检索占有很大比重。虽然部分档案管理部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具，但也出现了求“多”不求“精”的现象，既造成了资源利用不充分，也导致档案检索效率不高。

5、对水利科技档案的保密性缺乏足够的重视

一般而言，水利工程科技档案均属于秘密文件，查询或利用均需通过相关手续。但从本人的工作实践看来，大部分水利单位在科技档案保密性方面缺乏足够的重视，制度不健全，责任落实不到位，在当今信息飞速发展的时代，水利科技信息安全面临严峻的挑战。

三、加强水利工程档案管理的对策

1、提高工程档案的归档意识，建立完善的档案管理制度

档案行政管理部门和工程建设管理部门要采取多种形式加大宣传力度，组织参建单位领导、职工认真学习《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关的法律、法规，提高大家对水利工程档案工作的认识。把档案工作纳入水利工程建设的总体格局之中，明确具体责任，实行统一领导，专人负责。在工程建设初期就制定本工程档案的收集、整理、保管等一系列制度，并严格执行；在建设过程中建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，做到档案工作各个环节都有章可循、有法可依。

2、构建科学适用的档案管理体制

做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定，使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道，真正做到档案工作的各个环节有章可循，有法可依。在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。在工程建设后阶段，加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全、完整和准确。

3、提高水利工程档案管理人员的综合素质

水利档案管理者不但要学习档案业务知识，也要学习水利工程管理的专业知识。建设单位应定期组织相关人员参加档案业务培训班，帮助他们熟悉档案理论知识和具体操作方法，使他们懂业务、懂相关规章制度。工作中提倡爱岗敬业，增强服务意识和能力。同时要学习现代化管理知识，不断提高自身的专业技术能力，切实担负起水利工程档案管理的职责。

4、明确水利工程技术资料的归档范围

《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定，划定一定的范围，可以规范各级管理人员收集、分类、整理、立卷、编目、鉴定等归档行为。以大中型水库除险加固工程为例，大体包括以下范围：工程建设前期文件材料：项目立项、勘测设计、可研报告、初设报批及审批文件等。工程建设管理文件：开工报告、建设征地及其申批文件；重要合同、会议纪要等。施工文件材料：组织设计；设计变更文件；各种监测、隐蔽工程记录；施工总结等。监理文件材料。设备开箱检验记录、图纸等。工程概算、预决算、审计等文件；工程竣工验收文件：各类工程竣工总结及报告；全部竣工图。有关工程的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。工程所获得的荣誉资料。其它需要收集、整理的资料。

5、推进水利工程档案管理现代化

随着水利事业及科学技术的发展，水利工程各阶段同时也产生了大量电子文件，在工程建档时，纸质档案与同版电子文件同时收集整理，使其互为补充，相互印证。根据新的档案管理标准，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化，规范化的管理。利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储及加工量，实现档案资源的数据化管理和网络化传递，满足工程建设多方面整理利用档案的需求，不断提高水利工程档案管理水平。

结束语

总之，为了保证水利工程建设竣工的质量，必须做好工程档案的管理工作，使工程档案工作贯穿于工程建设、设计、施工、鉴定等各个环节，有效地适应并服务于各项水利工程建设，促进水利工程档案工作沿着正确轨道健康发展，为水利建设事业的发展做好信息资源服务工作。

参考文献

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建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。