文书与档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇文书与档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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一、文书档案工作的现状

到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作；而档案工作人员墨守成规，也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。

在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度影响文书规范立卷和规范归档的情况。例如，归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。

在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。

二、文书档案工作的改革措施

随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。只有实现文档管理现代化，才能有效地解决这些问题。因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件，改革现行的文书档案管理工作。

（一）争取领导支持

领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。

（二）实现文秘工作与档案工作的一体化

文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。

（三）规范档案的基础工作

在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入。同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。

（四）促进档案信息化建设

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以达到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以前，利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫，各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。

（五）提高档案人员的档案信息化素质

档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

建立文书档案管理信息系y是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力，又保护了档案原件。而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。

（作者单位为沈阳工学院）

参考文献

[1] 任爱英.用信息化实现文秘工作与档案工作一体化DD提高企业文书档案质量的探索与思考[J].商情（教育经济研究），2008（03）.

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2文书工作与文书档案管理系统开发的作用

就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。

3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计

文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。

3.1文书档案管理模块

文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。

3.2文书档案借阅与归还

文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。

3.3综合查询

综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。

4总结

文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。

作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室

参考文献：

[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.

[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.

[3]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015(12):90-91.

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记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放，此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

（二）文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多，是单位发展进程中的真实反映和记录，行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如：照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

（三）文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档，文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件，文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

（一）医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。

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请考生按规定用笔将所有试题的答案涂、写在答题纸上。

选择题部分

注意事项：

1. 答题前，考生务必将自己的考试课程名称、姓名、准考证号用黑色字迹的签字笔或钢笔填写在答题纸规定的位置上。

2. 每小题选出答案后，用2B铅笔把答题纸上对应题目的答案标号涂黑。如需改动，用橡皮擦干净后，再选涂其他答案标号。不能答在试题卷上。

一、单项选择题(本大题共15小题，每小题2分，共30分)

在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其选出并将“答题纸”的相应代码涂黑。错涂、多涂或未涂均无分。

1.根据指定教材的表述,______是文书工作的性质之一。

A.理论性 B.实践性

C.多样性 D.可比性

2.按照隶属关系，向直接上、下级机关行文，称

A.直接行文 B.越级行文

C.间接行文 D.逐级行文

3.文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明,称

A.催办 B.分送

C.注办 D.承办

4.以年度、机构(问题)、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大特征的分类方式,源自

A.《档案馆工作通则》(1983年4月) B.《机关档案工作条例》(1983年4月)

C.《文书档案保管期限表》(1987年12月) D.《归档文件整理规则》(2009年12月)

5.归档文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周时期，铸在青铜器上作为记事和凭信的文字，称

A.甲骨档案 B.石刻档案

C.铭文档案 D.简牍档案

7.下列属于档案业务工作的是

A.档案宣传 B.档案鉴定

C.档案科学技术研究 D.档案教育

8.先将立档单位内的档案按内部组织机构分类，然后在每个内部机构类下再按年度分类，称

A.组织机构——年度分类法 B.年度——组织机构分类法

C.年度——问题分类法 D.问题——年度分类法

9.在档案整理工作中，文件产生和处理过程中所反映和涉及的工作、活动、问题、事件、人物方面的异同关系，称

A.来源联系 B.内容联系

C.时间联系 D.形式联系

10.专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式，称

A.全宗单 B.档案收进登记簿

C.总登记簿 D.案卷目录登记簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手续，将档案借出档案阅览室外利用，称

A.参考咨询 B.档案证明

C.外借 D.档案展览

12.在保护电子档案信息安全的技术中，一种自动检测远端或本地主机安全脆弱点，对重要计算机信息系统进行检查，发现其中可被黑客利用的漏洞的技术，称

A.身份验证 B.防火墙

C.漏洞扫描技术 D.入侵检测技术

13.下列选项中反映特殊载体档案的共同特征的是

A.可以直接阅读 B.载体一致性

C.内容系统性 D.记录信息的非直接利用性

14.答复下级机关请示事项，适用

A.批复 B.函

C.命令 D.报告

15.根据国家质量技术监督局1999年12月27日的《国家行政机关公文格式》，新的国家标准把公文文面的各要素划分为眉首、主体、______三部分。

A.著录 B.版记

C.内容 D.时间

二、多项选择题(本大题共10小题，每小题2分，共20分)

在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的，请将其选出并将“答题纸”的相应代码涂黑。错涂、多涂、少涂或未涂均无分。

16.文书处理的基本原则有

A.联系交流原则 B.宣传引导原则

C.高效的原则 D.安全的原则

E.保密的原则

17.以下属于文书立卷的方法的是

A.按问题特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名称特征立卷 D.按时间特征立卷

E.按时代特征立卷

18.档案的属性有

A.科学性 B.原始记录性

C.社会性 D.历史性

E.确定性

19.下列______均属于企业档案馆。

A.福建省档案馆 B.杭州市档案馆

C.鞍钢档案馆 D.天津市档案馆

E.河南油田档案馆

20.档案收集的要求是

A.齐全完整 B.年终收集

C.准确系统 D.平时收集

E.及时归档

21.根据我国制定的档案保管期限的规定,以下属于永久保管的档案的有

A.本机关机构演变、人事任免等文件材料

B.本机关一般事务管理文件材料

C.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料

D.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要材料

E.下级机关一般业务问题的来函、请示等文件材料

22.按功能划分的档案检索工具有

A.手工检索工具 B.机械检索工具

C.介绍性检索工具 D.查检性检索工具

E.馆藏性检索工具

23.电子文件按数据格式划分有______等。

A.支持文件 B.转换文件

C.图形文件 D.音频文件

E.辅助文件

24.文书大致可以分为______、通用文书和专用文书四大类。

A.科技文书 B.行政机关文书

C.基础文书 D.党的机关文书

E.法定文书

25.下列选项中属于行文基本规则的有

A.“请示”应一文一事、只主送一个机关，不抄送下级机关的规则

B.“报告”中不得夹带请示事项的规则

C.公文由文秘机构统一处理的规则

D.充分利用原基础的规则

E.研究性的规则

非选择题部分

注意事项：

用黑色字迹的签字笔或钢笔将答案写在答题纸上，不能答在试题卷上。

三、名词解释(本大题共5小题，每小题4分，共20分)

26.拟办

27.文书立卷

28.档号

29.档案鉴定

30.档案检索

四、论述题(本大题共2小题，每小题10分，共20分)

31.试论档案发挥作用的规律性。

32.档案室的基本任务是什么?

五、案例分析题(本大题10分)

33.某学院为了科研更上一层楼,在全国范围内进行招聘。某大学黄教授既年轻又学术成果突出，在众多应聘者中脱颖而出，成为某学院引进人才的首选对象。由于人员编制指标、工资报酬等人事权等归学校人事处负责，学院没有具体决定权。学院领导建议，以学院人事科身份发文和学校人事处联系。学院人事科叶秘书草拟了一份公函,希望学校人事处帮助落实解决。

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0引言

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

1转变教育观念，完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

2积极探索研究，改革教学方法

文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：

2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。

2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。

2.3探索新型教学方法

2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:

2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。

2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。

2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

3加强“双师型”教师队伍建设

受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献：

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.

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1 前言

当前，中国的经济发展速度领先全球，受信息化时代的影响，很多工作之间都建立了一定的联系，这些工作相互协调配合，极大地提高了我们的工作效率。当中，文秘工作与文书档案管理工作借助信息化技术的支持，加强了两项工作的联系，促进了文秘工作与文书档案管理工作一体化的进程，是现代化管理工作的一大进步，体现了科学管理的理念，是我国行政管理现代化、规范化、便捷化的重要里程碑。为此，本文开展了以加强文秘工作与文书档案管理工作主题的探讨。

2 文秘工作和文书档案管理工作的现状与关系探讨

现如今文秘工作的日常任务就是相关人员在日常管理过程中，根据一定的工作规律或规范，按照相关的行事原则，将各种文件进行有效地处理，并明确的标明各个文件之间的关系，负有承上启下的作用，在单位里可以向领导提供有效的数据支持和重要材料，是很多领导工作中不可缺少的重要帮手。随着科学技术的发展很多的文件处理需要借助计算机的帮助，减少了人工的耗费，同时也提高了工作的效率和准确性。文书档案管理工作与文秘工作有很大关系，同样是处理相关的文件，但是它是建立在文秘工作基础上的，文秘工作人员将整理完整的重要材料移交到文书档案管理人员的手上，然后档案管理人员根据文件的特点和属性分门别类再进行妥善保存，方便以后工作中对相关文件的查找。在信息化技术发展普遍的时代，文书档案管理工作同样也离不开信息技术这一锋利的武器虽然信息化技术不能完全将档案管理工作进行无纸化处理，但是可以利用计算机帮助我们迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服务。

文秘工作与文书档案管理工作这两项工作都属于行政管理一类，这两者在工作上是相互沟通、辅助协调的关系，将这两项工作有机的结合起来是现代化办公的必要手段。文秘工作与文书档案管理工作在日常生活中都需要经常与文件打交道，文秘工作者是文件的创造者，而文书档案管理工作者是文件的守护者，这两者在工作中要不断地进行交流，因为一旦完成一份重要的文件或资料就要移交到档案管理室进行保存。以后若因为工作需要，文秘工作者还需要文书档案管理人员的帮助找到相关资料。由此可见，文秘工作与文书档案管理工作的质量相互影响着对方的工作质量，因此加强这两项工作统一化管理是现代化办公必要手段。接下来就让我们一起探讨如何加强对这两项工作的管理，提高办事效率。

3 加强文秘工作和文书档案管理工作的有效办法

3.1 树立一体化管理理念

为了加强文秘工作与文书档案管理工作，首先需要树立一体化的管理理念，奠定这两项工作发展的基石。这两项工作在以前一般归属两个部门，他们总是各自工作，很少进行统一交流，这就使得这两项工作在交流问题上存在众多问题，降低了工作效率，但是也没有人想办法解决。因此我们要解决这个问题，首先要具有一体化的思想，有了这种思想我们才能根据这两种工作的特点与需求逐渐调节与交流沟通，达成统一共识，提高工作效率。

3.2 规范管理工作

因为我国行政工作发展时间较短，在很多方面存在着严重的问题。例如文秘工作中很多的文件没有按照相关的格式进行编辑，很多资料与附件不够完整，在整理时存在很多的错误没有纠正，甚至连公文的文种都不能够分清楚，使得文件的质量降低很多。另外在档案管理工作中也存在着很多漏洞，工作人员因为专业技能较差，使得很多宝贵的文件没有得到妥善保管，丢失了大量宝贵资料，由于办理程序不够科学，减缓了文件查找和归类速度，降低了工作效率。因此，要使这两项工作能够更加顺利快速的进行就必须根据相关规定与实际情况，合理规范工作秩序和要求，加强这两项工作的对接交流，提供更加优质的行政服务。

3.3 借助信息化手段

在这个大数据时代，很多工作的发展已经离不开信息化技术的支持，因此我们为了实现文秘工作与文书管理工作一体化管理就要借助信息化技术这个平台将这两项工作更紧密的联系在一起。现代化科技能够保证能够保证档案管理工作的质量与效率，为文书档案管理工作注入一股新鲜血液，使档案管理在这个快餐时代永葆活力，实现他的价值。为了紧紧抓住这个时机我们应该建立一个信息化管理平台，建立信息收集、分类、查找等不同功能，方便工作人员的管理以及人们的查找利用。同时要加强与其它部门的交流，收集其他部门的建议建立方便快捷的信息化平台，是每个人都能保持高效的工作效率同时减少不必要的麻烦。

3.4 培养专业人才

在实际工作中，哪一项工作的发展都离不开人力的支持，专业的工作人员不但能够保持高效的工作效率，更具有极高的职业道德和操守，利于部门之间的相互合作与交流，使部门之间一直维持有效的联系。以前很多文书职位的工作人员因缺乏职业素养，在很多工作中存在问题，同时因为不能重视自己的工作，在工作中懒散松懈，使得工作质量严重降低，给相关部门带来很大的损失。在文秘工作与文书管理工作中，专业的工作人T不仅能更快地完成工作保证质量，更便于这两项工作的顺利接洽，实现办公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能够为领导提供有效性的建议，当面对改革创新时，能够以专业的眼光看待问题，做出最合理的判断，推陈出新，保证工作的顺利进行。

4 结语

综上所述，我们已经深刻的了解到文秘工作与文书档案管理工作之间的紧密联系，在现实的生活中我们已经不能将这两项工作完全分开，为了实现便捷化和科学化的现代化办公我们应该想尽一切办法将这两项工作紧密联系在一起，坚持一体化理念，利用信息化网络平台，培养专业化人才，规范各项工作，提高人们的工作效率，能够在最短的时间内找到想要的资料，保证数据的准确性，为领导提供更准确的建议，实现部门利益最大化。

参考文献

[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].《办公室业务》. 2012

[2]黎艳辉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《黑龙江档案》.2011

[3]肖娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《魅力中国》. 2013

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文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：首先，文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在挡案室中；其次，与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础，档案主要来自于文书；再次，文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。

2、文书档案管理中存在的问题

2.1文书工作与档案工作衔接方面的问题

文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

2.2文书档案管理人员不足

一些单位缺乏专职档案员，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3领导不重视文书档案管理

档案工作在机关单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

3、完善文书档案管理的对策分析

3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。

3.2提高对文书档案管理的重视

提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，而且要提高档案管理人员的素质。不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。

3.3做好文书档案管理的基础工作

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医院将文书档案管理纳入职能科室的绩效考评体系，对23个职能科室从公文管理、归档立卷、档案开发利用等指标进行考核，切实将文书档案规章制度落到实处，进一步提高对文书档案的重视程度，充分挖掘文书档案的有效价值。

一、健全医院文书档案管理制度

是档案管理绩效考核的基础

第一，做好公文管理工作与档案工作的规范衔接，从源头规范管理公文的水平和质量。医院各类公文是文书档案的来源，同时档案是有效文书的归宿，因此要提高文书档案的完整性、准确性，规范性，必须从公文处理的各个具体环节。我院采取的是相关职能部门负责起草文书，医院办公室统一印发。所有以医院名义形成的向上级单位的请示、报告等以及医院内部形成的公文，均由医院办公室统一归档，确保文书档案完整性和连续性。公文的拟制是公文形成的关键环节，针对各职能部门负责人对公文写作的理解存在差异的问题，我院每年度进行公文管理的培训，对公文格式、公文程序、公文文种、公文内容等严格要求，真正使公文成为文书档案管理的基础和前提。

第二，规范文书立卷归档，严格借阅制度。各职能科室按照文书档案立卷要求，每年8月份前将上一年度的档案进行归档，归档的文件材料应收集齐全完整。归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律，以“件”为单位，按照年份和保管期限划分，还要保持文件材料的有机联系，便于保管和使用。同时，文书档案的保密性要求严格执行借阅制度。本单位档案室保管的档案主要提供本单位利用。查阅本科室立卷档案，须由经办人填写《档案借阅申请》，部门负责人签字；查阅非本科室立卷档案，须由经办人填写申请，立卷部门负责人同意方可借阅；外单位查阅本单位档案，须持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。查阅档案应在档案室内完成，如工作需要外借，借期一般不超过一周。档案查阅者必须遵守保密性，负责维护被查阅档案的完整性与安全性。

二、提高医院文书档案管理意识

是档案管理绩效考评的保障

第一，加强领导的管理意识。医院将档案管理工作纳入“十二五”规划中，与医院业务建设同步规划，同步发展，并作为医院发展及争创全国优质医院的重要内容来抓。本单位档案工作由院领导直接分管，办公室主任主管，院领导充分认识到档案作为信息资源在医院建设中发挥的重要作用，使档案工作有了信心和保障。医院为档案管理配备了专用档案库房和必要的安全保管设施，配备了业务技术强，政治思想好，综合素质好，工作有责任心的党员同志负责，实行职能科室一档案室一主管领导三级管理体制。

第二，提高归档科室的责任意识。医院在综合档案管理专职人员的基础上，在每个职能科室设立一名兼职档案管理员，通过加强宣传、组织业务培训等方式，提高职能科室负责人及兼职档案管理员的业务素质。文书档案管理人员的归档意识和业务能力直接影响着档案管理工作的质量。兼职档案管理人员专门负责本科室档案材料的收集工作，医院档案室专员定期到各科给予业务指导，提高实际操作的业务水平，规范文件归档的每个环节。通过医院院报、医院网站、中层干部例会等渠道，宣传档案的重要性，增强全员档案意识和法制观念。

第三，树立档案专职人员的服务意识。档案专职人员的服务意识体现在要关注医院建设发展大局，主动了解医院各项业务工作，搞清服务方向、服务对象和服务重点，用好用活档案，为医院发展献计献策。档案专职人员要做到医院的中心工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务意识的强弱、服务质量的高低，关系着档案工作自身的发展和档案开发的成效。

三、医院文书档案的开发和利用

是档案管理绩效考评的动力

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

秘书人员在学校的教学和管理工作中起着非常重要的作用。他是领导层的助手和参谋，为校领导的决策调查研究；是教职工的密切联系者，承上启下、协调服务；也是学校文书档案的管理者，用各种文献载体记录学校在各项活动中的历史印记。文档的整理和利用情况直接反映了秘书人员的职业素养，我认为，要做好学校文书档案的管理工作，秘书应具备以下职业素养。

一、职业道德

道德是人们调整自身行为及相互关系的思想意识和行为准则。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵守的，是社会道德在秘书职业活动中的具体表现。秘书人员与领导决策层接触最为频繁，得到信息的时间早，信息量也多，加之学校环境特殊，教职工文化程度和水平一般较高，遇事见解较多，学生群体基数大，若秘书人员不能把“德”放在首位，随意透露领导的意图，将会给学校带来不堪设想的后果。秘书人员在从事职业活动中，必须注重职业道德素质的培养，遵守职业道德规范，注重诚实、守信、求是的工作态度，努力成为一名具有高尚的职业道德素质的合格的秘书。

二、专业素质

1、文字水平与能力

古人称秘书为“常管文书并协助领导处理日常工作的人员”，可见擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。起草文稿是秘书文字工作的重要环节，文稿的起草，通常是由秘书在领导的口授或提示下完成，即由领导口述文稿主要内容，经秘书加工整理；或者是由领导示意提纲，秘书搜集资料，草拟文稿再讨论修改。秘书在拟稿的过程中，要根据文稿主要内容，提出相应的见解或解决方案，这样形成的文稿才能反映基层群众的面貌，从而全面、真实的反映领导的意图和决策，真正发挥好助手和参谋作用。在编写文稿的过程中，对于文字的运用和把握直接反映出秘书人员的文字水平和能力，因此，秘书不但要具备扎实的文字功底，同时还要有广、博、精、专的文化结构。秘书人员只有不断强化基础知识和专业技能的学习，拓宽知识结构，才能适应时展的需要。

2、做好领导的助手与参谋

秘书在学校的日常工作中，要真正发挥好助手和参谋的作用，首先要摆正自己的角色位置，领导与秘书虽说工作目标一致，但职责却是不同的。作为领导的助手、参谋，秘书要为领导编撰文稿，在一些场合为领导讲话，但秘书的工作性质始终是辅、参与性、支持性的，绝不是命令性、指挥性、决策性的，这就要求秘书必须善于领悟领导的工作特点，思想上主动服从领导，行动上与领导步调一致。

其次要熟悉学校教学管理、学生管理流程中的各环节，掌握其中的规律。学校文书档案的管理工作是为决策层提供辅助和服务的工作，它不仅可以协助学校领导和各业务部门做好信息的收集、传递和管理工作，为学校领导和各业务部门提供准确的信息和查询功能；还可以传达学校管理的方针、政策、制度，同时各部门的情况和问题也是通过文书工作的流程向上级报告、请示，按照如此的上下达情，左右疏通，学校的教学和学生管理工作才得以正常进行，保障了学校全面工作的顺利推进。

再次要深刻体会领导的意图，善于用直接或间接的方式，把领导的真正想法弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作主张、越俎代庖。在此基础上，通过敏锐的观察力透析事情的本质和关键，经过深思熟虑，形成有参考价值的意见。在这里要指出的是，协助领导参政尤其要把握好“度”，参政过度，将原本是在幕后工作的秘书放到台前的方法是不可取的；再是不能给领导“馊主意”,帮倒忙, 造成工作上的被动。

3、文书档案管理中的保密

秘书是最贴近领导身边的人，不仅熟悉领导的工作习惯、工作作风，更能掌握领导的最新指示和信息。因此，秘书必须保持很强的保密意识和责任感，稍有疏忽就会带来严重的后果。这就要求秘书人员在任何时间、任何场合，要严格遵守规章制度和保密守则，自觉形成保密习惯，不该问的不问，不该说的不说，不该听的不听，做到“有些事情只做不说”。

三、创新素质

创新素质是指人在先天遗传素质基础上后天通过环境影响和教育所获得的稳定的在创新活动中必备的基本心理品质与特征。创新素质包括创新品质、创新思维和创新能力。

秘书人员面向人群的层面广，承担工作量大，要求标准高，并且不能出差错。所以秘书人员要在具体工作中求新、务实，在工作方法上有所创新，在思维方式上有所突破。在做任何事情时，秘书人员要学会做有心人，将点滴事务记录下来，提炼出自己的态度和看法，储备起来。在对待事情上，要有自己的思想，防止人云亦云，结合工作经验对客观事物进行主观分析，提炼确当的观点，积极稳妥的处理事件。在看待具体问题方面，秘书人员必须客观、实际的深入事实调查研究，坚持站在理性、创新的角度分析和解决问题。能从联系的角度看待问题，从多层面对待问题，不断寻求创新的工作方法，明察秋毫，举一反三，这样秘书的工作效能就会大大提高了。

四、心理素质

秘书工作是一个清高而辛苦的工作，劳心劳力又伤神，随时面对急事、要事、难事；有些事情处理起来时间紧、任务重、要求高，处理不到位还可能会受到领导的责备；别人下班后可以任意支配自己的业余时间，秘书人员可能正在熬夜加班写稿子；他人在节假日陪家人共享天伦之乐时，自己还在单位值班，坚守岗位。工作中秘书是无名英雄，不计个人的名利得失，不畏工作的艰难险阻，兢兢业业、任劳任怨。秘书工作性质决定了秘书人员要具备一颗平常心，宠辱不惊，泰然处之，工作做的好，领导赞赏乃分内之事，理所应当；工作有失误，虽被领导责备，但要及时总结、调整偏差，调节好自己的心态，不要因为领导的责备而灰心丧气，怀疑自己的能力，对工作失去信心。

五、提高秘书人员职业素养，促进文书档案的科学管理

文书档案的科学管理取决于专职人员的知识、素质和能力，提高秘书人员的素质是档案管理科学化的关键。首先要加强业务学习，树立质量管理意识。严格执行质量管理制度，学习档案有关法律法规和管理制度，学习文书档案的识别、鉴定、分类、归档的知识，不断提高业务能力。其次要顺应科学技术尤其是信息技术的发展对文书档案工作提出的新要求，充分发挥积极性和主动性接受新知识，强化学习新业务，坚持终身教育的理念，将信息技术和现代管理等知识相结合，努力将自己打造成为技术型和管理型的综合人才。最后是要强化服务意识。归根到底，档案是为学校教科研、广大师生员工服务的，秘书人员只有正确认识到这一点才能将档案管理作为一种事业对待，热爱本职工作，以精湛的业务能力、极大的服务热情投入到档案工作中。

综上所述，学校的秘书人员一定要以积极热情的工作态度，诚实守信、实事求是的工作作风，刻苦钻研业务，开拓创新，力争为学校的发展、学校领导和师生员工提供更加专业、高效的服务。

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中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)08-0037-01

1　档案管理与文秘工作的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是接着机关工作活动规律，保持文件之间的历史联系，再根据它们的连锁反映来区分价值，反映历史真实面貌，为档案的保管和查考提供便利。档案工作同文书处理工作是鱼水关系，档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现，而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系，它们是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。

2　文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。极为关键。首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息。使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增。是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

3　做好档案工作对文书处理工作的影响

(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科，它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此，搞好档案管理不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供信息，提高企业经济效益，促进改革发展发挥特有的作用。

(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁，也是文件转化为档案的必经之路，所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础，而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平，文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密，这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整，堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明，在文书处理文件立卷归档过程中，如若忽视档案工作对他们的监督指导作用，不仅会降低对文件立卷归档质量标准，而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定，不能有文必档。要找出文件的六个特征，即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量，最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来，健全两者之间统一的立卷归档制度。共同负责。使之规范化，这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

4　如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化

(1)强化“文档一体化”意识。

虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，在实际工作中，把住文书处理规范化的人口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。