档案管理意识模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理意识，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

（一）是社会公众对档案部门的要求。档案本身作为一种纪录历史的资料，在当前社会不断进步、经济飞速发展的背景下越来越受到人们的重视，人们对档案部门的要求、呼声也越来越高。对此，档案部门应积极突破传统档案管理理念的束缚，踊跃去探索档案管理、服务的新思路，充分挖掘自身的潜力，致力于寻找档案管理与社会发展的最佳结合点。

（二）是档案工作自身发展的需要。档案工作本身是为社会提供档案保管与服务的工作，其基本属性就是服务性，而服务性本身也是档案工作能够生存与发展的重要基础。要让档案工作充分发挥出其自身的价值，档案部门就必须要将服务放在当前工作的首要位置。档案工作的开展必须要紧紧围绕着社会中心工作服务，在档案工作的全过程都贯穿服务，为此必须要切实做好档案需求服务，对服务质量进行改善，积极转变服务形式，创新服务内容，并对管理理念、管理模式、管理手段以及方法进行充分创新，只有这样才能够让档案的存凭、留史、育人、资政等作用得到充分的发挥。

二、提升档案服务意识，改善档案管理质量

（一）树立起“以人为本，一切为利用者服务”的理念。当前，现代档案管理工作受到市场的严峻考验，为此，必须要从市场的实际情况出发，对档案服务的目标与内容进行明确，从利用者的实际需求出发，制定出具有针对性的计划，更好地为广大的群体服务。伴随着各种先进信息技术的运用，电子档案的使用越来越广泛，也有越来越多的利用者迫切希望可以利用计算机来对档案进行快速检索。有鉴于此，必须要做好充足的准备，尽可能地为利用者提供一个舒适、高科技的环境，以便于利用者能够快速、安心地获取自己需要的档案。?c此同时，档案工作人员自身还需要积极地改变服务理念，从市场角度、高科技角度出发，为利用者提供更高水平的服务。

（二）不断拓宽服务方式，充分发挥档案的社会效益与经济效益。档案工作开展的目的就在于让社会大众能够更加方便地获取各种信息，以便能够为经济、文化工作的开展提供参考研究，从这里能够看出档案的实际意义就是能够为其他各个领域提供支持。档案是一种非常重要的参考凭证，档案有着相当深刻的时代性，能够对当时的社会与经济水平进行充分的体现，通过对各个时期相同类别档案的比较，能够从其中发现各种规律，进而为社会与经济等领域的不断进步提供重要借鉴。例如生产、科研这方面的档案，可能对当代经济的发展有促进的作用，也具有十分强的操作性，但是档案的经济效益与此有所不同，档案所独具的参考作用使得更多领域能够从中获益，从而为其发展起到巨大的推动作用。随着档案工作的开展，需要档案管理工作人员对服务的方式进行不断改进，通过多元化、精深的服务改善档案部门的服务水平，为广大利用者提供良好的服务，充分发挥出档案的价值。

（三）加强档案资源的开发，为利用者主动提供服务创造条件。对于档案部门来讲，最大的优势就是丰富的信息资源，因此档案部门不能仅仅成为档案的守护者，同时还必须要成为档案信息资源的开发者以及传播者。档案管理人员通过挖掘信息资源，从而为利用者提供服务，这也是档案工作人员做好档案服务的重要前提。档案信息资源开发的基本手段之一即是档案的编研工作，根据利用者的需求，为他们提供良好的二次、三次文献服务，例如编制出专题汇编、专题文摘等等。面对快速发展的信息技术，档案工作人员需要拥有良好的超前意识、创新意识、信息意识以及市场意识，充分认识到档案本身不仅可以用来对过去的问题进行分析，同时还能够为现实工作提供重要的信息支持。以科研类档案为例，在经济方面存在潜在的价值，能够将档案信息资源转化为现代化的生产力，对此，就需要档案工作人员合理开发信息资源，以为经济建设提供服务。同时还应该充分利用自身馆藏优势，定期举办专题展览以达到宣传、思想教育的功能，从而将档案信息资源的作用最大限度地发挥出来。

篇2

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着我国经济社会的发展， 城市化进程的加快， 城建档案管理工作也面临着新的形势， 承担着新的任务。客观环境要求城建档案管理工作必须发挥自身积极性、 主动性， 由封闭型向开放型发展， 变被动服务为主动服务。突出服务意识， 既是城建档案管理工作其服务部门性质决定， 更是其自身的发展要求所决定。服务意识的体现，关键是落实， 需要从不断提高档案管理的软件和硬件配置两个方面着手。

1、 提高档案管理工作的软件配置， 就是抓档案管理工作的管理机制建设、 人员队伍建设。随着我国经济社会不断进步， 城市建设不断发展， 新事物、新情况不断涌现，我们的城建档案管理所处的社会背景大环境，以及社会的服务要求也发生了较大变化。要想在变化发展中充分发挥城建档案管理工作服务社会发展的功能，承担推动社会发展的历史重任， 城建档案管理工作自身就需要与时俱进， 跟上时展的步伐，使自身提供的服务始终符合发展变化中的社会需求。

1.1 档案管理工作管理机制建设。

首先，城建档案管理部门要不断加强自身体制建设。体制顺， 好比脉络通。体制建设， 对于部门理顺内部关系，发挥对外服务职能具有重要作用。这就需要档案管理部门根据新时期档案管理工作变化发展的新情况，适时调整管理部门的科室和人员配置， 消减不符合客观现实需要的科室， 科学合理的增设具有新职能的新科室，实现现有的机构编制和人员编制更好的服务当前经济社会发展。

其次， 要不断加强城建档案部门规范化、 标准化建设。完善制度， 结合本地实际， 对本地区的城建档案地方性规章及时进行修订和完善，建立健全配套完善的城建档案法律法规体系， 确保城建档案管理工作有法可依， 健康发展。严格管理， 有法必依， 有章必循， 这是确保档案管理规范化、 标准化建设的根本前提。城建档案管理工作的各个环节， 都要严格按照相关规章制度办理，确保档案管理不出疏漏，不出差错。同时， 相应简化档案使用的相关手续， 提高城建档案的利用率， 增强城建档案的社会服务功能。

1.2 案管理工作人员队伍建设。

人员队伍建设，是指不断提高城建档案管理工作人员的思想政治素质和业务素质。任何工作的开展都离不开人， 能否做好城建档案管理工作， 城建档案管理工作能否为城市建设保好驾、护好航，很重要的一个方面取决于是否拥有一支高素质的人员队伍。

首先要提高工作人员的思想政治素质。就是要不断学习党在新时期的理论思想和路线方针政策，深刻领会新时期社会发展 “以人为本” 理念的内涵， 牢固树立以人为本的服务理念。

其次要提高工作人员的业务素质。就是要求城建档案管理人员不断学习业务知识， 钻研业务技能， 在熟练掌握自身工作所需要基本知识技能之外，还要掌握档案管理新知识、新技

术， 借鉴发达国家城建档案管理工作好的经验。

总之， 城建档案管理部门工作人员管理上要抓思想作风， 强业务素质， 围绕当前城市建设工作的中心， 紧贴社会、 服务大局，激发干事创业的工作热情，为我国经济社会发展提供全面、 及时、 高效的服务。

2、 提高城建档案管理工作硬件配置， 就是指加强档案管理部门的场馆配置和设备配置，当代城建档案管理逐步向业务规范化、标准化，技术现代化、 信息化， 服务社会化、 多元化方向发展。城建档案管理工作今后必然也要强化其对社会服务的功能，提高社会服务的服务水平， 拓宽社会服务的服务层面。对比我国城建档案管理工作的现状， 要实现上述目标， 需要做的工作还有很多。

2.1 加强档案管理部门的场馆配置。

档案管理部门的场馆配置，包括档案保存场馆和对外服务场馆。我国城建档案保存场馆基本满足我国的城市建设发展要求， 但是要真正做到城建案服务的社会化、 多元化， 仅仅做到这一点是远远不够的。在具备了档案保存场馆条件的同时，我们还必须具有齐备的服务场馆。齐备的服务场馆，可以使城建案管理部门的行使对外服务职能时，挖掘服务资源，拓展服务层面。我们可以建设像城市发展展示馆等类似社会公益场馆，利用展馆向社会展示城市发展各个时期的资料以及远景规划资料， 让市民详实了解城市的发展历程， 历史文化、 人文风情以及美好的发展前景。同时， 通过展示展馆的建设， 还可以起到对外展示城市良好形象的作用。

2.2 加强档案管理工作的设备的配置。

当前， 我国城市建设发展已经驶入快车道， 城建档案资料日益繁杂， 资料应用范围逐渐增广，利用频率逐渐增强，真正保存好、 管理好、利用好这些档案， 做到对历史负责，为现实服务， 加强档案管理业务的规范化、 标准化， 服务的社会化、 多元化是必不可少的， 但是这一切离不开技术的现代化、 信息化， 更离不开现代化的管理设备。城建档案管理部门应紧跟档案管理发展潮流， 增加档案管理的技术含量， 引入当前档案管理的新技术、 新设备、 加快档案信息化建设。信息化已经成为当前档案管理工作的发展潮流， 它的建立， 必然使城建档案管理更科学、 对外服务更便捷、 更高效。我国城建档案管理部门旧有的管理、 办公设备大部分已经不具备这些新功能，更新设备已经成为城建档案工作发展的当务之急。

严谨而科学的管理机制，作风与技术同样过硬的人员队伍，现代化的硬件设施，必将更好的发挥城建档案管理部门的服务职能，更好的为我国城市建设及经济社会各项事业发展保驾护航。同时，我们也坚信， 城建档案管理部门只要时刻突出服务意识， 围绕服务社会这个主题开展工作，也必将推动自身各方面的发展， 开创城建案管理事业发展的美好未来。

参考文献

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二、高校档案管理工作在服务方面存在的问题和不足之处

（一）高校档案管理工作的服务意识不足

在服务意识上，大部分高校的档案管理工作，仍然停留在“自己上门，自找自查”的方式上，即需要档案信息查阅与使用的师生，必须自己跑到学校的档案室，然后自己在档案室众多的文件中进信息查找，根本就没有体现出档案管理工作人员的工作价值与岗位责任。出现这一问题的原因，笔者认为主要受到了三个方面的影响：一是高校档案管理工作人员自身工作意识、责任意识、服务意识的不足，没有想到为需求者提供什么服务；二是高校管理层对高校档案管理工作的服务要求不明确，导致档案室工作人员在服务上不知道从何下手；三是高校师生对档案管理工作的服务没有积极的提出个人建议，助长了档案室管理人员不作为的气焰。

（二）高校档案管理工作的服务管理不到位

服务管理主要指的是对高校档案管理工作人员为档案信息需求者提供的服务效率与服务质量的管理，由于高校领导对高校档案管理工作的不重视，高校管理层对档案管理工作的服务管理也就不到位，具体体现在三个方面：一是没有有针对性的对高校档案管理工作的服务方式、服务质量进行管理；二是对高校档案管理工作的服务管理过于形式化，通常就是走个过场式的看一下，只有在领导明确要求检查的时候，才对档案室管理人员作出要求，然后“表演“一下；三是在培训档案管理工作人员的服务思路方面的工作不落实，没有具体的对档案管理工作的服务管理作出正确的指导。因此，上述三个原因导致了高校档案管理工作的服务管理不到位，导致档案管理人员不能够为师生提供高质量的服务。

（三）高校档案管理工作的服务方式单一

以目前高校档案管理工作的服务方式来看，主要还是以人工服务为主，一定的计算机信息查询服务为辅，当然，这一情况还是针对某些已经进行了档案信息电脑输入、检索服务的高校而言，一部分根本就没有用上计算机技术的档案管理工作，就只有档案管理人员的单一指导服务。档案管理人员的服务能力是有限的，由于实体档案数量多，档案信息量大，所以档案室管理人员所提供的服务也比较局限，只能给档案信息需求者指出一个大概的查询范围，然后由需求者自己去查找；有些将档案信息输入到电脑中的高校，在信息的输入量上也比较有限，主要是重要的档案文件，且应用到的计算机技术，通常只是简单的信息输入、编辑、目录制定、内容检索的服务，对需求者的帮助不大。

（四）高校档案管理工作的服务研究工作未开展

高校档案管理工作的服务质量与服务效率始终不能得以提升，在很大程度上，是由于高校档案管理工作的服务研究工作没有具体落实，而导致这一情况出现的原因，则是高校管理层对档案管理工作不重视，对档案管理工作的服务管理不到位，且档案管理人员对服务存在懒惰心理，自身的工作意识与责任意识不高，不对师生主动积极的提供档案查阅服务。高校档案管理工作的服务研究，应当由高校管理层、档案管理人员、相关专家共同努力，致力于对高校档案管理工作的服务理念与服务方式完善，不仅要研究如何提升档案管理人员的服务意识，同时也要研究如何更好的将信息技术、网络技术结合到高校档案管理工作中，为师生提供更加便捷、高效的档案信息查询功能。

三、提升服务意识，加强高校档案管理工作的合理策略

（一）加强高校档案管理工作人员的工作意识与责任意识教育

高校档案管理工作效率的提升，首先应该强化的，就是高校档案管理工作人员的工作意识与责任意识，只有档案管理工作人员明确了自身工作任务的重要性，清晰的认识到了自身所肩负的责任，才会使档案管理人员在工作上转变懒惰的服务意识，积极主动的为师生提供档案管理服务，并通过多种手段来提高档案管理工作的效率，不断的缩短师生查阅档案信息所需要的时间，提高师生查阅档案的效率，在自身工作岗位上发光发热。

（二）完善高校档案管理工作制度与加强监管力度

高校档案管理工作，应当建立起一套完善的工作制度，主要包括档案的收集模式、档案的质量考评模式、档案信息提供的服务模式，以及档案管理人员的监管模式。通过高校档案管理工作制度的不同模式，形成有层次、有顺序的档案管理工作的管理，进而提高档案管理工作的服务质量。另外，还要对档案管理工作的监管力度进行加强，纠正以往高校管理人员对档案管理工作的忽视问题，采取正确、合理的管理措施来推动那档案管理工作的进步。

（三）创新高校档案管理工作的服务思路与服务方式

高校档案管理工作的服务思路也应该不断完善与创新，一是要加强的档案管理工作人员对服务的理解，二是向档案管理工作人员展示部分高校先进的服务形式，三是明确提出档案管理工作人员在服务方面的改进要求，促使档案管理人员的服务思路得以完善。其次是要对档案管理工作的服务方式进行创新，要摆脱单一的人工查找服务，多利用计算机技术与网络信息技术等，并设计与提供档案资料共享、宣传教育等服务，在服务方式上获得师生的认可和喜爱。

（四）加深国内外高校的档案管理工作的服务经验交流与学习

国外高校的档案管理工作与国内这方面的工作相比，要远远领先于国内高校，这主要是国外高校对档案管理工作十分看重，因为他们将学校的发展和档案作为一种荣誉，鼓励师生进行档案查阅与收集提供，不断丰富了馆藏；并且，国外高校还有充足的管理人员进行档案管理、分类排列、指引查阅，以及信息输入与资源共享服务等，这是我国高校尚无法达到的。因此，要加深国内外高校的档案管理工作的服务经验交流与学习，取长补短，不断完善我国高校的档案管理工作的服务思路与创新服务形式，在人力资源与信息资源上保障档案信息管理工作的正常有序开展。

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长期以来，病历的管理与利用多停留在经验和习惯要求的层面上，其实病历作为医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像等资料的总和，它除了要受相关医疗卫生技术规范的约束，还应该受到《中华人民共和国档案法》及相关法规的调整， 所以病历档案的管理与利用，它必须依法管理。

1病历档案管理的重要性

病历档案是一种特殊的档案，它既有档案的共同属性—原始性、真实性和准确性。又有自己的专业特殊性[1]：一是病历档案的完整性与连续性。以一个患者的治疗过程所形成的全部文字、数据及图像材料构成一个立卷单位。二是病历档案的直接责任者为若干医疗工作者。病历档案载体材料的记录、填制、分析、诊断和拍片化验均由医生完成，除此而外的任何单位或个人均无法成为病历材料的责任者。三是一个病人入院到出院即构成一件病历档案。四是病历档案产生和形成很快、数量大，是临床、教学、科研和医院管理不可缺少的资料，是医疗事故纠纷、法律诉讼中的法定证据，也是沟通协调医患关系、体现患者的知情权和医疗权的重要手段。依据病历档案，医师可迅速正确诊断与治疗患者，医院亦可据之申请医保给付、理清法律责任等。

2病历档案的依法管理

病历档案的依法管理应该包括两个方面的内容，即病历形成过程中的依法管理和病历形成后的依法管理[2]。

2.1病历形成过程中的依法管理

病历是病人接受医务入员病情询问、检查、诊断、治疗、护理以及疾病发生、发展和转归等诊疗过程的原始记录，能为医疗教学、科研和医疗管理提供重要的信息资料，在某些涉及人身伤害、健康保险的刑事、民事案件审理及发生医疗纠纷时，病案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据，特别当最高人民法院在《关于民事诉讼证据的若干规定》中明确规定医疗纠纷的民事诉讼实行举证责任倒置后，病历更是医院或医务人员证明自己无过错的主要和重要的证据材料。

2.2病历形成后的依法管理

病历是医务人员对病人诊治过程的书面记载，因此，病历书写的主体必须是有关法规规定的人员。显然这里的医务人员指的是取得医师执业证书并对病人实施诊治的人员，不是病人的经治医师或未参加病人检查、治疗的医务人员不得书写病历。病历的内容应该符合客观、真实、准确的要求，在临床医疗中许多医务人员也为病人书写了病历，但由于缺乏与病历相关的法律问题的知识导致形成的病历存在许许多多的法律缺陷，如医师“敷衍了事，未仔细询问病史，凭主观臆断编造病史或为使其诊断成立，故意歪曲事实”或“编造虚伪检查、操作”甚至“涂改编造抢救记录、修改有诊疗失误的病案”等等，这样的病历无论是作为医疗、教学、科研的原始资料还是作为诉讼的证据其价值和作用都大打折扣。卫生部在《病历书写基本规范》第三条中明确指出:“病历书写应当客观、真实、准确。”病历记录的客观、真实准确，表面上是对病历内容的要求，实质上是对医务人员的执业要求。这体现在《执业医师法》第二十三条、第三十七条的规定中:医师“不得隐匿、伪造医学文书及有关资料”，否则要承担相应的法律责任。

2.2病历形成后的依法管理

病历的书写应按规定时限完成并符合相关卫生法规、规章的要求医师每天要诊治许多病人，如若不是每次诊治后及时记录，则有可能造成记忆的遗漏或混淆，万一有医疗纠纷发生或诉讼发生再去补写，其真实性和可信度必将受到怀疑，因此，病历及时完成是保证病历公证性的前提。《病历书写基本规范》对各种情况下病历书写时限做了详细明确的规定，如规定:“住院志、入院记录应当于患者入院后24小时内完成;24小时内出、入院记录应当于患者出院后24小时内完成;24小时内入院死亡记录应当在患者死亡后24小时内完成;首次病程记录应当在患者入院8小时内完成;死亡记录应在患者死亡后24小时内完成”等等，这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。除时限问题外，《病历书写基本规范》还具体规定了以下几个方面的内容:①病历的涂改、修改的规定:“书写过程中出现错字时，应当用双线划在错字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹”;“上级医务人员有审查修改下级医务人员书写的病历的责任。修改时，应当注明修改日期，修改人员签名，并保持原记录清楚、可辨，医嘱不得涂改，需要取消时，应当使用红色墨水标注‘取消’字样并签名，这些规定，解决了我国病历书写中长期存在的对于如何进行涂改的不统一、不规范的作法，明确了什么是病历的的合法涂改，为判断病历涂改的合法与否提供了标准。②体现在病历中有关知情同意的规定:“特殊检查治疗等医疗活动应当由患者本人签署同意书;患者不具备完全民事行为能力时，应当由其法定人签字;患者因病无法签字时，应当由其近亲属签字，没有近亲属的，由其关系人签字;为抢救患者，在法定人或近亲属、关系人无法及时签字的情况下，可由医疗机构负责人或者被授权的负责人签字”、“因实施保护性医疗措施不宜向患者说明情况的，应当将有关情况通知患者近亲属，由患者近亲属签署同意书，并及时记录。”这方面的规定与我国的相关法律法规相衔接、相一致[3]。

3法律知识缺乏造成医患纠纷[3]

我国正逐步进入法制社会，依法行医是每个医务人员应该自觉遵守的准则。每个医务人员应该认真学习《执业医师法》、《药品管理法》、《传染病防治法》、《献血法》、《母婴保健法》等等，针对医务人员所立的各项法律、法规。用各种法律条例规范自己的职业行为与道德规范，提高自己遵法的自觉性，这样有利于保护自己和医院不受损失[4]。例如，从对车祸肇事类病历的书写就可以反映出个别医生自我保护意识不够，遇到车祸病人不分主次，一律诊断为“车祸”。是司机酒后驾车撞伤病人还是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞车，应从病历记载中有所反映。应考虑病历记载对肇事双方负责，对医生本人负责，更应对医院负责。以便为交警，司法部门调查立案提供可靠的证据，并为当事的双方争得法律上的主动。

参考文献

[1]刘宁，孙素玲.关于病案书写中潜在性法律问题的探讨[J].中国医院管理，2001，21(3):45-46

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中图分类号：C93 文献标识码： A

引言

学校档案管理是学校决策、学校职能的重要体现，同时也是学校做好决策工作和体现学校职能的重要基础。新时期，学校档案管理工作出现了环境、机制和结构的新情况，需要对学校档案管理工作进行认真思考。本研究对于学校档案管理工作中现存的认识不足、现代化水平不高、管理质量不高、力度不足等问题进行了分析，提供了在提高认识、加强基础、注重工作细节、挖掘档案功能、推行学校档案管理信息化等方法和措施。

一、提高对学校档案管理工作的认识

学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的一项最基础的工作，是学校管理工作不可缺少的重要环节。重视档案管理工作是中央、省、市各级党委、政府的要求，也是各级各类学校建设与发展的客观要求。要充分认识学校档案就是学校宝贵的财富，学校档案管理工作就是学校自身形象和价值观建设工作的重要组成部分，从而进一步重视和加强学校档案管理工作，把学校档案管理工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员职责范围。做到学校布置工作与安排相关文件、资料的归档同步，检查工作与检查相关档案、资料的归档同步，总结工作与总结相关档案管理工作同步，实现学校档案集中统一管理，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、存在于学校档案管理工作的典型性问题

1、对学校档案管理重要性认知不足

学校档案管理工作具有专业性和幕后性的特点，属于基础型工作，既不能像教学工作那样容易引起关注，也不能做到工作绩效的显著体现。这会降低学校领导和教师对学校档案管理的重视程度，错误地对学校档案管理工作认知也就随之产生，他们将学校档案管理看作只是简单的资料收集和存放，一旦这样的印象形成，就会使学校档案管理工作陷入被动的状态，不能够为学校建设和教育改革提供内容丰富和形式多样的服务与支撑。

2、学校档案管理存在支撑力量上的不足

学校档案管理工作在专业发展上缺乏必要的力量支撑，特别是在很多环节和工作中学校档案管理工作不能做到被广大教师和主要领导的高度重视，进而出现支撑力量的不足，导致学校档案管理工作存在系统性缺乏，并且出现学校档案管理工作价值的降低。

3、学校档案管理质量不高

当前，学校档案管理工作人员一般由各类教育教学人员兼任，而这些人员的精力一般放在了教育教学工作上，繁重的工作致使人员的疲惫，进而降低了学校档案管理工作的投入，这会在学校档案管理中表现出系统性的缺乏，并且容易出现学校档案管理信息准确程度的降低，既不利于学校档案信息的有效利用，也不利于有效对学校档案进行进一步开发和价值挖掘。

4、学校档案管理的现代化水平不高

学校档案管理工作应该随着科学技术和管理手段的更新而发展，当前学校各项工作已经得到了信息化、现代化的发展，而很多学校的档案管理工作还停留在手工操作上，这不但不利于学校档案管理工作困难程度的降低，而且会在基础上形成对学校档案管理工作的影响，不能够将学校档案管理和档案信息等优势进行挖掘，失去了对学校各项工作的支持作用。

三、学校档案的规范化管理对策

1、注重学校档案材料的收集整理

领导在处理学校工作时，往往会根据一些档案材料来安排、部署、决策工作。档案材料的完整性是由文件材料的收集为前提，是学校工作有序开展的直接证明。过去，学校的档案材料收集工作并不规范，存在着资料不完整、短缺等问题，尤其是学校的一些文件材料，比如会议记录、计划、总结、名册、合同等等，都没有科学地进行归档整理。因而，具体来说学校应该要尽早每年制定一个考评表，其内容就是针对学校各个科室的档案资料整理、归档，以责任制来确定科室档案资料的规范管理负责人，将这些工作和教职工的年终考核、评优等结合起来。如果相关的管理人员不能保管好档案资料，档案没有及时归档，就不发年终奖，而那些在档案管理中成就突出的部门和个人，应该获得一定的奖励，以规范管理促进档案工作顺利进行。学校的档案材料的完整收集还与上级的档案管理要求密切相关，根据上级要求及时传阅、归档文件材料，适时清查档案材料，才能保证档案材料的完整性。并且，学校应该注重文书管理，认真收集活动中的文件材料，努力发挥材料的作用。档案管理者要认真查询那些没有请示、批复的文件材料，以确保这些材料的归档及时。档案人员对于那些有价值的复印文件应该在归档时保存好原件，便于以后归档时使用。

2、、重视学校档案的开发利用

档案管理工作的有效开展能够促进学校教育事业发展，分而言之，要做好两个方面的工作：一是深入发掘档案信息资源，扩宽档案收集范围，根据当前的档案信息做好超前服务。学校档案室有很多有价值的信息材料，例如关于教学研究、调查报告、规章制度、实验、管理经验等等，这些文书档案能促进学校管理质量、教学质量提升。管理人员需要认真了解室藏，通过超前服务工作来分类编制或者整理这些有价值的档案内容，将其制作成专题资料或者专题目录。也可以用计算机进行扫描，用网络信息技术将档案内容制作成光盘来收藏，或者整理到专题网中，让教职工在校园网上便捷使用。二是做好学校档案的编研工作。这是一项信息层次高的开发工作，通过档案编研提高材料的档次，深入地挖掘可以用来服务于教职工作，帮助学校管理层在决策时获得准确的决策信息。档案人员要敢于打破常规的档案编研方法，积极开发高价值的、关系到教育教学的档案材料。另外，档案管理人员应该根据党政重点工作、学校教职员工十分关注的问题来开发档案资源，整理档案信息，为学校的教育教学提供共享信息资源。

3、完善学校档案规范管理制度

要保证学校档案规范化管理工作的有效开展，就应该加强相关的档案管理制度。学校应该从本校的实际情况出发，规范档案管理机制，完善档案管理制度，学校可以根据档案室、档案人员、档案管理工作及保密内容、档案利用和保管等方面来制定管理制度，提高学校的档案管理意识。并对在档案编制中对文件材料进行分类保管，制定相应的管理制度，使之成为档案管理的依据。学校要有针对性地规范管理档案，以制度规范管理程序，以方法保证管理过程。档案保管按照程序进行有效地落实。档案管理科室在规范化的制度中明确职责，根据制度来确定档案管理范围，并以制度为依据，对档案的立卷、借阅、保密进行详细规定，以便于档案的开发利用，帮助学校做好档案规范化管理工作，促进学校的教育教学事业发展。

4、强化学校档案管理人员的整体素质

要想加强学校档案管理工作，就要要求档案管理人员要做到政治强、业务精、作风正，切实履行档案管理人员的工作职责：一要坚持原则，作风正派，做党的政策的模范执行者。二要忠于职守，遵纪守法，确保档案的绝对安全。三要掌握档案工作专业理论，精通档案工作业务。四要不断提高管理水平，加强档案人员自身业务建设，积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，更新知识，适应形势发展需要。档案工作者要立足本职默默奉献，干一行、爱一行、专一行，在平凡的工作岗位上建功立业，成为档案管理的行家里手，为构建和谐社会，为学校档案事业作出积极贡献。

结束语

在学校深化改革和发展的背景下，如何将这种具有十分重要意义的档案管理工作做好具有十分重要的现实意义。然而就目前的学校档案管理而言其无论是在管理体制管理规范还是在管理理念上都或多或少地存在一些问题，而这些问题在与相关管理素质并不高管理人员的综合作用之下，实际上极大地降低了整体档案管理效率从而对后续与其工作的开展设定了一定的阻碍。当然这些阻碍是不可能长期存在的相反的其总是需要运用相关措施及时地加以应对。

参考文献

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电力档案是电力工程建设的真实历史记录和反映,是工程建设和竣工验收的必备条件,更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。电力档案作为电力科技的详细资料,对整个电力的运营和维护都有着重要的现实意义,如果电力档案科学、规范、详细、信息化程度高,就会对今后的电力运营与维护起到很好的促进作用,反之,则会给这些工作带来很大的麻烦,造成不必要的损失。

1　增强服务创新意识

增强服务创新意识,需要档案部门档案工作者解放思想,更新观念,多渠道,全方位地为利用者服务。

电力企业作为知识型,技术密集型的企业,电力安全生产和经营建设的发展对企业档案工作提出了更新,更高的要求,企业的档案提供,利用亦发生了深刻地转变,因此,电力企业档案管理工作应一切以企业的安全生产,经营管理为中心,批准档案工作为企业服务的切人点。做到把正确的信息,在正确的时间,以正确的方式,传递给正确的对象。首先,档案工作者必须改变那种“躲进小楼成一统,管它春夏与秋冬”埋头业务,把自己的工作仅限于本单位,不与外界交流的狭隘做法,要以积极的姿态主动迎接挑战,吸取一切有益的做法,将档案工作做得更好。其次,要对以往的档案服务工作进行反思,只有反思才会有进步,才会有发展。要客观地实事求是地总结档案服务工作发展的历史和现状,既充分肯定成绩,又看到存在的不足和问题,并正确分析取得成绩和存在问题的原因,认清创新意识在档案服务工作发展中的重要作用,再次,要与相关专业或其他专业进行比较,取其精华,去其糟粕,认真地学习文博。图书事业服务工作的发展经验,从中得到有益的启示,同时,也要注重学习各地档案部门服务创新的先进经验,从而增强危机感和紧迫感,积极主动地迎接挑战,更好地创新档案服务工作。

2　拓展服务创新途径

2.1变被动服务为主动服务

档案服务工作要想有活力,要想有生命力,必须摆脱“看摊守堆”的被动局面,想利用者急,送利用者之需,围绕电力企业中心工作,主动开展服务,一是要破除“甘当配角”的观念,主动深入到各项活动中层示档案工作的风采,档案工作是服务性工作,在电力企业中仅是个配角,同时,档案的效用是隐形的,信息是潜在的,不容易引起领导的重视和支持及社会的关注和理解,因此,需要破除“等,靠,要”等旧的思想观念,敢于创新,争取主动,变“配角”为“主角”。积极奋发向上,以突出的贡献争取领导的重视和关怀,以优质的服务赢得企业的支持和配合,二是要密切关注当前的电力工作重点和今后的发展方向,针对当前正在和将要解决的重要问题,有预见性地开展服务。作为电力企业,随着电网和电源建设的快速发展,各种新技术,新设备,新工艺不断投入应用,在此过程中,大量的工程图纸,科技资料形成档案。我们知道,任何一项科研技术成果都离不开对前人或他人研究成果的借鉴与汲取,如果企业开展档案信息跟踪服务,把过去的,现有的,别人的技术成果汇集起来,经过综合分析整理,精心加工,汇集起来,就可以及时帮助技术人员解决重要的工程技术问题。三是档案人员要具有敏锐的思想,善于快速捕捉有用的信息,及时找准服务的切入点,提供有效服务,并且及时了解和把握档案对维护权益的作用,学会适时提供档案,使电力企业的资产,财产免遭不必要的损失。

2.2拓宽服务领域,完善服务功能

档案工作无论从收集,整理,检索,利用等每个环节,始终都蕴含着“服务”这个主体,电力企业档案工作必须立足于这个主体,紧紧围绕电力改造发展这一大局,深入开展多形式,全方位的服务活动。一是拓宽服务领域,扩大档案工作的影响,改变过去”档案是保密的,仅限于本单位使用”的观点,对于一些不保密的技术文件等,可进行开架阅览,对外单位需要的档案信息,在不违反规定和不影响档案安全的情况下,可进行有偿服务。比如,可在档案室的基础上建立信息中心,实现档案,图书,资料信息一体化管理,最大限度地发挥信息的作用,还可将档案馆建设成为“电力企业成就展览中心”,“电力科技教育基地”,或利用资源优势,开展企业图片展,各项事业成就展以及编研各类资料等等,不断练就服务的内功。增强电力档案服务工作的感召力。而是建立开放的,现代的电力企业档案工作体系,适应电力企业发展的需要,拓宽服务渠道,改善服务功能,变从属性为主动性和预见性,树立”大档案”观念,服务到电力企业的经营发展,服务到领导的决策中去。要选好主动服务的突破口,越是重要的项目和工作,档案工作就延伸到那儿,档案信息就提供到那里,越是人们关注的事情,档案工作越要居身其中。同时,要进一步开放利用档案信息资源,要用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求,为利用者提高超前服务。只有这样,档案工作才能在服务企业中进一步扩大其影响,档案信息才能成为“源头活水”。三是适应我国键人世贸组织的新形势以及从根本上改变粗放型经济发展方式的要求,做好档案服务工作,为电力在中国,在东南亚以及更大范围,更广领域,更高层次上参与国际经济技术合作和竞争提供有效服务。总之,档案服务工作要围绕建立现代企业制度,加强企业管理,推动科技进步,开展厂务公开,企业战略调整和企业的法律事务等方面开展主动服务。

2.3以现代化管理方法为主要服务手段

提高档案利用效率,必须改革传统的手工方式,代之于现代化管理方法和手段来提高档案信息传递速度,实现真正意义上的信息共享。要在充分利用现有的现代化管理方法(诸如目标管理,质量管理等)和手段(计算机,缩微,光盘等)基础上,引进市场链,需求侧等其他专业先进的管理方法和手段,提高服务质量和水平。

2.4营造以人为本的服务氛围

坚持以人为本,加快培育造就一支责任心强,业务精,有干劲,会管理的档案专业人才队伍。档案工作的服务对象是人。一个吸引人的档案部门不仅在于室藏档案所蕴含的信息量,更重要的还在于其软硬环境能体现出一种“以人为本”的氛围,让利用者消除陌生感,感到舒适方便,让档案部门“门前冷落鞍马稀”成为历史,让具有非凡价值的档案不再“养在深闺无人识”。使档案作真正成为人们必需的信息资源,使档案室成为人们想去,愿意去的地方。

3　提高服务创新能力

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1.企业要从战略发展的高度考虑档案信息化向题

从历史经验来看，档案绝不单单是企业运行情况相关资料的‘储藏室”、“保管箱”，档案替理也不应是流水帐式的简单管理，对于档案的管理理应成为企业运行管理中很重要的一个环节。大多数企业领导已经充分认识到，开发利用档案信息资源是进行科学决策和管理的根本需要，但各企业实际情况不同，如何建设并利用好这样一个管理咨询信息系统，不同企业应灵活处理;全面提高档案利用效率，最大限度地满足企业各部门对档案利用需求，不但需要企业高层领导的高度重视并积极协调，更需要企业领导具备战略的眼光和务实的作风，将档案信息化建设纳入企业信息化总体规划之中，将档案建设纳人企业内部各部门的岗位职责范围之内，有计划、有组织、有安排，做到层层落实，项目清晰，并应当投人甲定资金予以支持。

2.企业档案信息化管理的主要内容

企业档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括:

(1)档案资源技术信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括:一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库;二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

(2)档案管理方法科学化。档案借巡匡作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客劝珠见律进行合理的组织计划和控制。白然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用叨隆手段，以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是旁彬势下管理现代化的核心。

(3)管理人员素质酬弋化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。

(4)档案月赂的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。

3．抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设

企业档案信息化建设正面临着难得的发展机遇，而且现代信息化技术的发展也提供了十分优越的客观条件，因此，必须统筹谋划，精心实施，在秉承传统工作的基础上，做好以下几点:

(1)建立健全制度，规范档案管理。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展，完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其提男肠些对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料;建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度;建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。 转贴于

(2)更新观念，多渠道开辟档案信息资源。对企业发展至关重要的档案信息要格外予以重视，适当勿二大档案收集对象和收集范围，不仅要收集与档案关系密切的各种资料，对枚关企业生产经营决策的信息资料也要注意收集。同时，企业档案的收集要充分利用现代通信电子手段，从收集信息的深度和广度两个方面加以拓展，档案保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。

要以市场为导向，挖掘各种适销对路的档案信息。如：企业为了定价，就必须知道市场状况;为了制定促销策略，就必须了解产品销售周期性及市场竞争状况;为了发掘新产品，就必须全面了解生产厂家，如此等等。如果档案人员能在这些方面为企业及时提供真实、详细的档案资料(数据、文字、图表等)，就会为企业的正确决策提供有力的支持，其为企业提供的服务就是高级的信息服务。

(3)加强档案人才队伍建设，建设好档案管理工作软环境。社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击，另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求，因此，提高档案管理人员的素质，是加速档案工作利技进步、推动档案事业利学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要，必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训，让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力，就会让档案为社会各界有效利用，并适应档案信息化建设的要求。

要确立档案信息化建设所需人才队伍建设的标准，明确培养目标和方向，完善档案信息化人才队伍培养的制度与机制，加快档案复合型人才培养，对不合理的岗位设置应及时予以调整，对做出突出贡献的档案管理人员给予表彰奖励;要挑选一批思想政治觉悟高，业务能力强，热爱档案事业，具有一定企业管理业务水平的人员充实到档案队伍中来。

(4)加强理论知识学习，增强责任感和使命感。档案工作者自身要不断提升专业素质，开拓思路，勇于进取，超前介人企业管理流程，全方位参与企业信息化建设，将自身有机融人到信息系统中，使档案工作与五处业设计、生产、施工、管理等工作流程想衔接，以加强对企业各种类型文件材料运行的监控。档案工作者还要积极参与国际质量认证体系的贯标活动，实现文件、档案的制度化、规范化管理，主动配合企业计算机人员，建立和完善企业档案自动化系统。同时还必须积极主动地从各个渠道获取及综合处理各类信息，并编制出有一定水平的综合性、专题性的报告，供企业决策者分析和判断，提高服务水平。

(5)积极推进，尽快实现档案管理数字化。档案管理数字化是一项艰巨而又紧迫的任务。档案工作者不能观望等待，要主动出击。首先，在行文不规范的企业中，尽快完善文件制度，为各种机读档案目录的建立及管理软件的编制做准备;其次，根据企业馆藏特点，结合行业通用标准，及时编制出索引工具，以实现档案的自动化检索功能。

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摘 要：高校档案管理工作作为推动高校发展、加强高校建设过程的基础和不可或缺的一部分，它对高校维持高效的可持续发展具有重大意义.根据目前我国大多数高校档案管理工作的现状，依然存在着不少的问题和阻碍，而最大的问题就是在服务方面缺乏充分的研究和创新.其中包括：缺乏服务意识；管理、方式等等的研究和创新，导致整个高校档案管理工作受到阻滞，拉低工作效率，影响其工作质量.因此，本文就服务意识下的高校档案管理工作进行探讨与研究，从高校档案管理工作的现状入手，分析其在服务方面面临的问题和存在的不足，提出相应的解决对策，从多方面进行创新，促进高校档案管理工作的可持续发展，推动高校整体教学质量的发展.

关键词 ：服务意识；高校档案管理；解决对策；服务创新

中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0142-03

档案管理作为我国档案事业的一部分，它通过档案室工作人员对档案资料的管理，为有需求的人或团体提供相应的服务.为了充分体现高校档案管理工作的价值，高校领导以及所有工作人员需充分明白服务意识的必要性和重要性，在提高档案管理工作的效率，充分加强管理工作的同时，也要对相关服务意识、服务内容、服务手段进行创新和研究，将服务工作做到最好.

但就目前高校档案管理工作的现状而言，它的情况并不理想，由于高校对服务意识缺乏创新，从而导致档案管理工作服务意识落后、服务设备的不完善与缺乏、高校档案的循环利用性极低.这些情况的出现，在一定程度上对我国高校档案管理工作造成影响，阻碍了其可持续发展.因此，为了解决这些问题，应从理论知识研究出发，首先制定相应的解决方案，再通过实践来得出相关结论，将理论和实践相互融合，提高高校档案管理工作的服务意识和服务水平，促进高校档案管理工作的发展.

1 高校档案管理工作现状分析

高校档案管理工作是将教育教学过程中所创造的具有价值性的内容进行记录和保存.从而变成一种具有高校历史性见证的产物，为师生对学校的认知提供有利条件.就目前我国高校档案管理工作的现状而言，它包括如下四个方面：

1.1 高校档案管理工作缺乏重视，在高校管理中地位不高

高校档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是却存在不受重视、地位不高的问题，与其他高校管理工作相比，毫无地位可言，因此容易被人忽视.这在一定程度上，造成了我国高校档案管理工作的阻滞.

1.2 传统管理方式的局限性

随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术已经在人们的生活、学习、工作中得到普及，然而少数高校的档案管理形式，仍局限于传统的纸质管理形式，使得档案管理工作难以进行，存在局限性.其局限性主要体现在:（1）由于高校的不断发展，档案资料信息也越来越多，纸质档案所需的保存空间也越来越大，这在一定程度上，造成了高校资源的浪费，且不利于进行有效管理.（2）纸质档案不利于长期保存，将会影响高校档案资料的完整性，造成高校档案资源的丢失.（3）纸质档案的整体与收集耗费人力、物力以及时间，且在一定程度上，降低了档案管理工作的工作效率.

1.3 档案管理工作人员现状

1.3.1 人员分配不合理

大多数高校在档案管理工作的人员分配环节，缺乏科学性，为档案管理工作安排的工作人员数量太少，甚至只安排一个工作人员，影响整个档案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本职业素养

在高校档案管理工作中，大多数工作人员管理意识不够，对档案管理工作重视程度不够，缺乏工作基本素养.主要表现在：对工作不负责任、工作态度懒散、不够仔细认真、耐心不够等等方面.这在一定程度上导致了对工作的疏忽，造成档案遗失、档案信息记录错误等现象，无法实现档案管理工作的价值，让其变得可有可无，导致档案管理工作无法被学校领导、师生们所重视.

1.3.3 缺乏专业性人才

随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术在众多领域已进行了普及，高校档案管理工作也不例外.为了顺应社会的发展，计算机网络技术在高校档案管理中被广泛应用，由于其具有的高效、技术性特征，一般的工作人员无法进行实际操作，因此专业的技术人员必不可少，但是就目前大多数高校而言，它们缺乏专业技术人才，无法将档案管理工作的知识理论与计算机网络等技术进行完美融合，拖慢档案管理工作的进程，阻碍其进行有效发展.

2 高校档案管理工作在服务方面存在的问题不足

2.1 服务意识不够

服务意识不够是当前高校档案管理工作在服务方面存在的主要问题，就目前大部分高校而言，它们仍处于被动服务状态，浪费服务对象们的时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.这类问题的成因包括以下三个方面：（1）工作人员缺乏基本工作素养，工作意识不足，导致其态度马虎，行为懒散；服务意识不够，无法遵守服务原则，缺乏主动服务意识；责任意识不足，对工作不负责任，对自己不负责任，没有体现自身的工作价值.（2）高校领导对高校档案管理工作的服务需求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作.（3）高校师生不及时给予有效建议，助长工作人员懒散的气焰.

2.2 服务管理不够完善

服务管理，即对高校档案管理工作人员服务对象提供的服务进行管理，其中包括对服务态度、服务质量、服务效率等的管理.由于档案管理工作不被重视，造成档案管理工作的服务管理不到位、不完善，具体体现在：（1）缺乏一套完整的服务管理体系.原本的服务管理体系无法支撑目前的管理，缺乏针对性，导致整个管理流程不够规范，影响在服务过程中，对工作人员的管理.（2）服务管理缺乏具体化.目前大多数高校对档案管理工作的服务管理太过形式化，缺乏具体的管理模式，平常太过简单化，抱着草草了事的心态，仅仅为了应付上级领导的监督检查，而稍稍重视，之后又维持现状.（3）服务思路不清晰.高校档案管理工作人员自身服务思路不清晰，影响工作的正常落实，缺乏主动意识性，无法给予服务工作有效性建议.使得服务管理工作无法进行具体落实，缺乏具体化.

2.3 服务方法不全面，太过单一

就目前现状而言，高校档案管理工作的服务方法，以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅，但这仅仅针对于网络设备完善、基本网络服务已启动、高校档案资料已完整入库的高校，少数无法适应社会变化、没有及时进行资料更新的高校就只能依靠单一的服务方法进行服务管理工作的开展.

然而，由于纸质档案种类数量繁多且信息量过大，而档案管理工作人员的人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.

2.4 未开展服务研究

服务工作本身就需要不断进行研究，使之不断优化和进步，然而部分高校档案管理工作，仍然没有为其开展服务研究，这在一定程度上，无法提升其服务管理水平，无法促进高校档案管理工作的发展.造成这种情形出现的原因如下：（1）对高校档案管理工作不够重视.（2）服务管理不到位.（3）工作人员工作意识不够.

因此，高校档案管理工作的服务研究需要高校的每一个人相互配合、共同努力，在完善服务方式的同时，还需进一步加强对工作人员服务意识的培养，同时，也要对服务管理进行更深层次地研究，为促进高校档案管理工作的发展作贡献.

3 高校档案管理工作中服务方面的有效措施

3.1 提高工作人员的服务意识

为了让高校档案管理工作更好地进行，第一个需要强化提升的就是档案管理人员的服务意识，其中包括责任认知意识和工作意识.首先工作人员应明白自身所肩负的职责所在，明白档案管理工作的必要性和重要性，改变原本懒散的工作度，提高主动积极的服务意识，然后用最大工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务.最终达到促进高校档案管理工作发展的目的.

3.2 建立健全的服务管理制度

为了方便高效管理工作中服务管理的有效进行，应建立一套完整的服务管理制度，方便档案管理人员在有效开展服务工作的同时，进一步强化自己的服务意识，以达到促进高校档案管理工作发展的目的.通过服务管理制度，对工作人员进行监督，同时也可设立合理的奖惩制度，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.

3.3 创新服务思路，采用多种服务方式

为了迎合社会的发展和科技的进步，高校档案管理工作的服务管理也应该不断地发展和完善，这样才能创新服务思路，运用不同的服务方式进行工作.（1）提高工作人员对服务管理的相关认知.（2）引进外校先进的服务方式.（3）强化、完善工作人员的服务思路.（4）利用计算机网络等技术，进行服务创新.

3.4 引进国外高校先进的服务管理方式，时常进行人才交流

国内高校的档案管理工作远不如国外的先进，导致这种情况的最主要因素是国外对档案管理工作的重视程度比国内高，他们将高校档案管理作为学校的荣誉体现和办学成果体现，为学校营造了良好的档案管理氛围.且国外的档案管理人才充足，他们在一定程度上，推动了档案管理工作的发展.因此，时常与国外尽心个人才交流必不可少，在交流的过程中，不断取长补短，引进他们的先进技术和管理方式，完善我国高校档案管理工作的服务管理制度，同时，促进我国高校档案管理工作的发展.

3.5 增加基础设备方面的资金投入

结合高校档案管理工作的实际情况，提升自身的基础设备水平，不断进行更新.用最全面的基础设备结合理论知识，将高校档案管理中的服务管理做到最好，提高档案管理工作的服务质量.

4 高校档案管理服务方面的创新

4.1 高校档案管理服务意识的创新

随着社会、科技的发展与进步，高校档案管理工作也在不断完善和发展，为了与时俱进，迎合现代化的教育潮流，就必须对高校档案管理进行不断创新，而意识创新作为管理创新的基础，因此只有通过对高校档案管理服务意识进行创新，才能实现高校档案管理服务的创新.

为此，应将创新精神贯穿在高校档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变人们对档案工作的了解，将原本被动的服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新能力，提高创新意识，促进高校档案管理事业的可持续发展.

4.2 高校档案管理服务内容的创新

在进行档案管理工作的过程中，必须跟上时代变化的脚步，不断地进行档案资料和信息的更新，并加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.

4.3 高校档案管理服务方式的创新

改变原先传统的服务形式，进行改革创新，充分发掘高校自身的潜能，结合自身所有的技术设备和管理理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级，以达到促进高校档案管理工作快速发展的目标.

4.4 高校档案管理服务手段的创新

4.4.1 利用计算机网络技术，建立健全的现代化管理机构

充分利用高校原有的有利因素，应用计算机网络等技术，建立健全的现代化管理机构，将最全面、完整的高校档案资料信息上传到自身的局域网内，设置网络查询系统，方便用户快速及时地进行信息查询，让网络变成档案管理服务的重要方式.提高档案管理的工作质量和效率，另外还需加强网络的安全建设，确保高校资源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用现代化技术，进行现代化管理

为了与时俱进，应和社会发展，档案管理工作，应利用现代化技术，进行现代管理，建立科学的档案系统，不断更新现代化基础设备，如：打印机、扫描仪、投影仪等等基础设备，为学校的发展奠定基础.

5 结束语

服务意识是高校档案管理工作中必不可少的一部分，也是促进其可持续发展的重要因素，本文通过高校档案管理工作现状分析，以及在服务方面面临的种种问题进行深入探讨，提出相应的解决对策，并结合高校档案管理服务方面的创新，提高档案管理工作的服务意识和服务能力，促进我国高校档案管理工作的可持续发展.

参考文献：

〔1〕吴珊.基于服务意识下的高校档案管理工作探究[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2014，11（8）.

〔2〕王立新.浅析新形势下高校档案管理工作者应具备的几种意识和能力[J].科技咨询，2012（9）.

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1.现代高校档案管理中存在的忧患

A.工作人员思想观念陈旧，档案馆藏的种类比较单一

据调查显示，目前我国高校档案管理人员的思想观念比较传统、陈旧，具体档案馆藏的种类也比较单一。由于受传统思想的影响，过去高校档案管理的意义在于为政治服务，很少有现代的服务意识。传统高校档案管理工作的方式仍以行政为主，根本没有将其纳入现代科学管理和法制管理的轨道。这主要是人为因素的影响，同时也是管理人员思想观念陈旧的具体表现；此外，从高校的档案库藏现状看，有关科研、教学以及那些时代信息含量高的资料所占的比例非常小，而行政方面的信息资料却比较多。自《档案法》颁布实施以后，虽然高校档案馆藏种类有所增多，但是仍不能满足现代高校发展的需求。

B.管理方式和手段有待进一步改进

从实践来看，在目前我国许多高校档案管理工作中仍然采用着传统的手工方式，在网络技术如此发达的今天，其自动化程度依然不高。究其原因，主要表现在以下两个方面：高校档案管理工作人员的业务素质普遍偏低，缺乏工作积极性，因此很难发挥主观能动性去为学校的发展贡献力量。由于没有这种主动服务的意识，因此成为档案管理工作的桎梏；由于管理人员的素质较低，再加上现代化的办公设备配备不到位，因此现代网络信息技术和手段很难在高校档案管理工作中得到广泛的应用和推广，从而限制了高校档案管理的价值体现。

C.高校档案管理保密工作面临新的挑战

由于现代高校管理中的领域比较多，从而增大了档案的保密管理难度。随着社会经济不断发展，各级党委政府和教育部门下发的高密文件、高校领导和专家拟定的学校发展规划和决策性文件以及各种社会舆论信息材料等，使高校档案管理的层面逐渐多元化，从而使高校档案管理的保密工作难度增大；随着计算机网络技术的不断应用和推广，高校档案资源之间的共享日渐频繁，同时也使档案保密管理工作变得更加复杂。从目前来看，现代高校都在践行着开放合作的教育理念，高校之间通过网络的联系和交流，不断加强彼此之间的档案资源共享。虽然多元化的交流形式值得提倡，但在此过程中也不可避免地造成了高校档案资料信息的不断泄露，从而加大了高校档案管理工作的难度。

2.传统忧患意识对现代高校档案管理工作的启示

基于以上对目前我国高校档案管理中普遍存在的问题分析，笔者认为，传统忧患意识对现代高校档案管理工作以深刻的启迪，主要表现在以下几个方面：

A.转变传统观念，提高管理人员的综合素质

自以上分析可知，现代高校档案管理工作人员的综合素质普遍偏低，而且受传统思想观念的影响比较严重，在现有的状态下很难实现管理工作的创新。因此应首先转变传统思想观念，不断提高综合素质，跟上现代高校发展的步伐。具体做法是：要加强领导重视。高校领导应正确认识到档案管理工作的意义，必须在档案管理人才队伍的建设和人才培养上加大资金投入力度，从根本上改变档案工作谁都能做、可有可无、做好做坏一个样的错误观念；建立健全激励机制，充分调动工作人员的积极性。要建立健全竞争机制和考核制度，将档案管理人员的综合素质纳入绩效考核之中，把工作的实绩与职称的评聘和工资的提升挂钩，从而充分调动管理人员的积极性和创造性；档案管理工作人员应当不断提高自身的思想修养和专业技能。提高管理人员的思想修养和业务水平是现代高校档案管理工作实现新突破的重要基础和保障。对高校档案管理工作人员而言，要努力做好以下三个方面的工作：应熟练掌握档案管理各个环节的具体管理方法；要能掌握现代档案网络化管理的知识，并熟练运用计算机等网络设备；要做全能型人才，不但懂得社会科学方面的知识，而且还懂得自然科学方面的知识，既有人文素养，又有创新意识与能力。因此，不断转变传统的思想观念，提高管理人员的综合素质，成为实现高校档案管理工作现代化的关键。

B.充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程

信息化时代的到来，不仅加快了社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机网络信息技术和多媒体技术逐渐被应用于各个领域，高校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为高校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。据笔者所知，办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统可以使高校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理；档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、储存、分类、统计以及查阅等都变得方便、快捷；档案资料的传递速度与安全性提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加快速、安全；电子文件的保存比较稳定。较之于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。

C.建立和完善档案资料信息保障体系

建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真做好身份认证与密码管理工作，加强对档案管理系统的实时监控；同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免出现木马和中毒问题；档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时可对网上内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为高校档案管理工作的正常运行保驾护航。

[1]陈 丹.高校档案管理基础工作与档案管理现代化[J]黑龙江科技信息.2011.30

[2]苗丽娟.高校档案管理保密工作的重要性[J]科技与生活.2010.13

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中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）09-277-02

近年来，随着计算机网络技术和现代通信传输技术的发展与进步，各种载体形式大量增加，对档案系统发生了深刻的影响，传统形式的纸质档案正在被电子档案所代替。为适应这一未来档案工作发展的基本趋向，提高档案的管理水平，必须加强健全与完善医院人事档案信息管理系统，全面推进档案现代化，实现人事档案信息化、数字化，促进医院人事档案事业健康发展。

一、电子信息化是医院人事档案管理现代化的标志

医院人事档案是医院档案的重要组成部分，是人事工作全面、历史地考察一个人的依据。医院人事档案管理信息化是人事档案管理建设与发展的必然趋势，也是人事档案管理现代化的主要标志。然而，长期以来，医院人事档案管理创新滞后于经济改革。特别是基础设施差，管理手段落后的问题一直得不到解决。不少医院没有单独的人事档案室，常和人事办公室挤在一起。人事档案存放以纸质文件材料为主要载体。距离无纸化、电子化、网络化还有一定距离。因为没有单独的计算机和档案管理软件，档案管理人员的收集、整理、归类、编目、检索等工作还一直停留在手工操作阶段，以至影响人事档案材料归档整理的及时性与完整性。档案工作人员由于缺乏电子档案的管理经验，严重影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。案卷中缺乏反映个人工作能力和实绩的动态信息资料，一些职务、职称晋升、工资变动等连续性信息甚至出现断档现象。

实现人事档案信息化、数字化可以通过数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段的利用，有效弥补以上问题和不足，提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，为医院领导及人事部门准确提供各类人才信息和用人依据，继而告别传统的人事档案信息的管理与利用的手工方式，实现现代化层面的转变。

1.完整的保存效果。作为新生事物的电子文件，与计算机技术和通信技术有着密不可分的联系。与纸质文件相比，其具有容量庞大、利用率高、信息传递快、利用价值大的特点。撰写工具为计算机，存贮方式是磁盘，可以将形成的信息资料原始地、完美无缺地保存下来。医院应建立以现有人事档案管理人员为主，各科室辅助配合的电子文档归档制度。充分利用医院内部互联网，创建和完善医院人事档案管理系统.并利用电子信息管理医院人事档案。

电子信息化人事档案管理，最大的优点就是有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，有利于档案寿命的延长，实现长时期的完整保存。

2.快捷的检索速度。加强医院人事档案信息化建设，是实现医疗事业管理及办公自动化标准化的基础，是信息化和现代化的需要。传统的医院人事档案手工操作的管理模式查找不便，既影响档案资料的准确性和完整性，还浪费人力和时间。实现档案信息化管理后，从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到检索查找等一条龙服务可以全部实现自动化操作，完成了人事档案管理工作向智能化的转变。同手工操作相比，计算机的数字化管理系统信息存储量大，运算速度快，计算精度高，可以有足够的信息基础实现高效、精确的检索，可以应对各种复杂条件的精确查询。既减轻档案工作人员的重复性劳动，又节省大量人力和时间，有效推动了档案现代化管理水平的提升。

3.高效的信息流动。要实现医院人事档案管理的微机化、网络化，以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类，尽可能地实现人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享，进而实现信息的高效率流动,为众多档案人员、管理人员及技术人员所共享。

二、电子信息化管理有助管理效能的提高

医院人事档案的储存管理之效能与其管理方式密切相关。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。电子信息化管理具有快捷、严密的特点，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力资源信息的收集旨在信息资源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。医院人事档案信息化建设就是通过先进的档案管理软件和现有的办公网络相连，以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，从而实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，使档案管理趋于规范。以考核系统为例，在完成与人事信息系统的连接后，人力资源部可以直接通过网络系统将考核结果传发给各个科室，医疗保险系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，医务、科研、教学及党、政、工、团系统也可以直接从人事信息系统中收益，从中得到诸多的信息和帮助。

2.服务决策，准确快速。医院人事档案材料所具有的专业性、机密性、政治性三大特点决定了它可以为决策者提供有价值的信息参考。譬如，人才的培养和提拔，可以从人事档案电子版材料迅速提取当事人的学历、专业、经历、成果等人事资料，通过准确、全面的相关信息的了解，使决策者作出正确抉择。

3.节约资源，经济实惠。人事档案的电子信息化建设还具有一定经济意义和节约价值。传统的管理模式，要想全面完整地保存好档案资料，需要较大的档案馆库和设备，需要投入大量的费用和人员，而且需要购置大量防霉、防虫、防鼠，以及防氧化药物。利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、光存储介质及硬盘上，一是可以节约场地和纸张，二是可以节约费用和人员，提高工作效率，使档案人员从繁重的劳动中解放出来。

三、电子信息化管理需要适应性跟进

医院的电子信息化管理是一项系统工程，设施、人员及机制必须适应性跟进，在短期内形成一个完整而规范的运作体系。

1.硬件设施的跟进。医院人事档案管理信息化建设的加强，首先需要硬件设施的跟进。医院在建设医院信息系统时，应把人事档案管理信息化一并考虑，统筹安排，进行整体设计；并购置档案管理硬件设备，建设专用场馆，购买空调、档案密集架和电脑等附属设施，设置防火、防盗的自动监控系统；还有计算机管理软件的引进，人事档案的信息存储和检索系统的建立，为人事档案资源的合理配置和利用、优秀人才的选拔培植创造良好条件。特别是通过高效的科技档案管理系统的建立，实现医院人事档案功能与作用的大幅扩展。

2.人员素质的跟进。医院人事档案管理信息化建设还需要人员素质的跟进。要注重人事档案管理人员的知识更新，加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员参加学历教育、业务学习和业务培训。采取在职学习、短期培训等多种形式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，不断提高档案人员的业务素质，弥补在职人员现代科学知识和管理科学知识不足的弱点。或引人竞争机制，择优录用，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，形成一支懂管理、懂技术的复合型人事档案管理队伍。

3.维护机制的完善。随着医院人事档案管理信息化的建设和电子文件人事档案资料的产生，加之多媒体集成性及其组成和结构的复杂性，难免给人事档案的建设与管理带来一系列新的问题，诸如原始性的鉴定、保密方式的创新、设备的维修，以及故障的处理等，都需要妥善处理，以确保其安全可靠运行。

参考文献：