档案管理主要内容模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理主要内容，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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科技馆在自身的发展中形成了档案，它是历史和工作活动的真实记录，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是工作查考的凭证和制定政策的参考，是弥足珍贵的无形资产。结合在市科技馆工作的实践，我发现科技馆档案管理工作是基础性工作，完整收集、科学管理、充分利用是科技馆档案工作最主要的内容，在具体实践中又是一个链条的各个环节，这就要求办公室及各业务部门负责人务必相互配合，提高整体档案意识。科技馆管理人员更须经常主动向领导汇报工作，配合中心工作，充分利用档案，发挥档案的特殊功能和作用。

一、 科技馆档案管理与利用工作最主要的内容

在实践中，目前档案管理最主要的内容有：

完整收集：档案工作人员要经常地、主动地向各部门、各承办人了解各项工作的资料情况，做到心中有数，并进行跟踪、把关、收集，以确保档案的完整性、准确性、系统性。

科学管理：合理组卷、立卷，将来在利用、查找时才方便、快捷，为利用服务。要制定管理制度并贯彻执行，形成规范化管理。

充分利用：以查考、汇编、统计、研究、复印等形式，为领导制定政策提供参考，为全馆及各部门总结工作积累数据，为对外宣传、举办专题展览提供素材，在与外部出现纠纷时提供诉诸法律的凭证，与各馆交流时提供管理制度，办法经验等。

1、收集、存放――做到底数清、收集齐、分类明。文件在整理立卷前，还不是档案，平时由办公室专人负责收集。因为办公室是文件的枢纽部门，各部室向馆级、馆级对部室，向馆上级请示、上级批复、馆对外文件都要经过办公室，应收集原始件，馆发文件至少要一式三份暂存（为入卷、汇编用）。各部室都要注意积累，有条件的单位各部室配计算机，行文一律要求用计算机打印则更便于统一格式、纸型，如建有局域网实现网上传送更方便。若是手写稿，一定要用钢笔，不可用圆珠笔、铅笔。如上级领导批示有用圆珠笔的则复印一份存档。其别要注意的是：有关公安消防、劳动法规、工程合同、承展合约等文件，主办人为工作方便，常常自己保管，但档案管理人员一定要底数清，先复印一份备查，原件一经用完，马上保存原件，给主办人复印件，不能含糊。当年正在运行中的文件平时应分类存放，如上级党政机关来文，本单位报字、办字文、党字文、简报、会议纪要、年度工作计划总结、劳资人事、各部门请示和报告、接待记录、重大活动安排、经济合同、工程合同、宣传广告协议、学术交流、展览协议等，可以按发文部门、文件种类、承办责任人几种类别分放，在整理立卷时就容易多了。要特别注意收集那些上级领导、机关部门对我馆请示和报告的批复，我馆申报、参评各种奖项、荣誉称号，上级批准颁发获奖的文件、决定，要从上级发文中提取出来，将原件收入馆档案相应案卷，与我馆相应报出的文件放在一起。

2、立卷――每年第一季度对上一年文件进行整理立卷。按照档案专业要求，应是谁发生，谁使用，谁立卷，这在大型企业、党政机关是行之有效的办法。在科技馆，如果以办公室为文件的集散地、总枢纽，最好是办公室整理立卷，与部室结合，在最后录卷、订卷之前，请有关部门负责人过目，检查有无遗漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用――为领导、内外提供服务也可使用条码技术，迎接流通管理质的飞跃。科技馆档案管理实践中经常看到，档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁的手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时，甚至有时一两天才有可能找到这条记录。解决这些问题，用识别器及计算机处理系统通过核实，存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案借由出到归还的管理和统计， 方便、快捷、准确，极大提供效率和管理水平。

二、新时期做好科技馆档案管理与利用工作的若干思考和建议

1、不断改善科技馆档案资料结构

科技馆档案管理与利用工作要结合新时期经济社会发展的特点，注重对档案资源中丰富的经济、科技等档案信息资源的整合与利用，为领导决策、地方经济发展和知识创新提供参考；不断整合与利用文化、教育等方面的档案信息资源，更好地促进先进文化建设；充分开发档案信息资源中与人民群众息息相关的档案信息资源，维护广大人民群众根本利益。同时，不断开阔视野，拓展科技馆档案工作领域，加强对新建领域建档工作的监管力度。此外，科技馆档案资源建设的重心要放在围绕中心服务大局的需要上。比如：政府职能正在转向经济转型升级、市场监管、社会管理和公共事务上。科技馆档案管理就要以此为中心做好相应馆、室、藏档案存量档案资源建设，而且要加强正在形成中的重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、单位信用档案、共建单位档案等增量档案资源的建设。唯有如此，科技馆档案资源结构才会得到不断改善，才会充分体现地方特色和时代特征。

2、建立健全科技馆档案管理制度

建立健全科技馆档案管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合科技馆的特点和档案管理实际，以适应科技馆档案管理与利用的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既要能约束领导又要能约束职工。领导的形象和行为直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。在规章制度执行过程中，要做到有功必赏，有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、切实加强科技馆档案信息化建设

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城市棚户区改造不仅关系到民生问题，还和城镇化建设有着非常密切的联系，所以受到社会各界的高度重视。在城市棚户区改造工作过程中，需要将一些重要的信息和资料以档案的形式真实地记录并保存下来，所以档案管理在城市棚户区改造工作中非常重要。

一、城市棚户区改造工作中档案管理的主要内容

政府和社会民众都对城市棚户区改造工作非常重视，在城市棚户区改造工作的各个阶段，都需要将相关的信息、资料真实准确地记录下来，并以档案的形式保管好。由于城市棚户区改造工作至关重要，所以对城市棚户区改造工作中的档案管理也提出了更高的要求。总体而言，档案管理部门需要加强城市棚户区改造工作中的档案管理，确保档案信息的真实性和完整性，最大限度地提高城市棚户区改造工作中档案管理工作的规范性和科学性，并充分发挥档案的价值，在档案不受损害的前提下提供利用服务。

在城市棚户区改造工程的整个阶段，档案管理工作的主要内容包括收集棚户区改造前的照片、音像等文件、棚户区改造工程的招投标文件、工程立项审批、设计图纸等副本文件以及棚户区工程施工前准备工作至竣工时形成的一系列文字、图表、电子形式的文件等，涉及到很多方面，档案管理工作难度较大。档案管理部门必须充分认识到档案管理在城市棚户区改造工作中的重要作用，采取有效措施，提高档案管理的规范性和科学性，为棚户区改造工作的实施奠定坚实的基础。

二、档案管理在城市棚户区改造工作中的重要作用

（一）有助于检验棚户区改造工程质量。一方面，国务院在2000年颁布的《建设工程质量管理条例》中，明确规定档案管理是建设工程质量管理最重要的组成部分之一，以法律条文的形式确定了档案管理在工程质量管理中的重要作用和重要地位。棚户区改造工程质量管理最重要的就是严格落实质量终身责任制，而档案管理就是负责全面、准确地记录改造工程的施工情况以及质量责任落实情况，确保质量终身责任制严格落实，也就是说，棚户区改造工程档案管理的过程，也是对棚户区改造工程质量进行检测和监督的过程，是工程质量管理的重要环节。

另一方面，棚户区质量改造工程的最终产物，除了具体的建筑物，就是工程档案。一旦棚户区改造工程出现重大事故，需要开展调查工作。首先要做的就是了解棚户区改造工程施工全部的情况。而档案资料负责真实、全面地记录工程信息，真实反映工程的质量，具有唯一性、依据性、原始性等特点，可以全面、综合、客观地反映棚户区改造工程施工的全部情况，具有质量责任检验监督的效果。所以城市棚户区改造工作中实施档案管理有助于检验、监督棚户区改造工程的质量，进一步促进棚户区改造工程质量的提高。

（二）有助于查处事件。在工程建设领域，导致工程质量事故频发的主要原因之一就是，而档案则是分析、审查行为的重要信息。良好的档案管理可以及时提供档案利用，真实的档案信息是对工程招投标、回迁安置、资金使用等活动最原始、最直接的记录，所以只需要查找档案信息，通过对该工程土地出让、施工技术档案、预算和决算等档案的分析，就很容易找出其中存在的问题，充分发挥档案的凭证和依据作用，严厉打击犯罪分子，扼制棚户区改造工程领域中各种现象的滋生，确保棚户区改造工程中物尽其用、财尽其用，保障棚户区改造工程的顺利实施。

三、结语

综上所述，城市棚户区改造工作在促进城镇化发展、改善民生中具有非常重要的作用，而在城市棚户区改造工作中，严格规范档案管理，提高档案管理的规范性和科学性，确保档案收集的客观性和全面性，充分发挥档案的凭证、依据作用，有助于提高城市棚户区改造工程施工质量。同时可以为事件的查处提供依据，有力打击不法分子的犯罪行为，为城市棚户区改造工程的实施保驾护航。

【参考文献】

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在现阶段的高校管理过程中，由于部分基层单位自身的档案管理意识不强，因此使得在日常的档案管理运行过程中暴露出来诸多问题与缺陷，给高校管理工作带来一定的负面影响。因此这就要求我们在现阶段的教学管理过程中一定要做好档案自身的收集以及整理工作。同时也要充分有效地发挥教务档案在现阶段教学管理以及教学研究中的有效作用。本文就结合高校教务档案，对档案管理存在的问题与现状进行详细的分析与研究。

一、档案管理过程中存在的问题

1.教务档案管理意识相对比较薄弱

在现阶段的档案管理过程中，由于相应的管理人员认为对于自身的档案工作认识不到位，以至于部分档案管理人员认为当前高校教务部门的最主要工作就是做好教务管理工作，档案管理应由其他一些专门的机构去做，还有些人认为虽然归档作业过程中所需要的一些材料比较重要，但由于其在工作过程中经常会使用到，再加上归档会给其他的日常工作带来一些不方便，因此可能会对归档工作产生一些消极对待。另外还有一些人认为当前的教务档案是可有可无的，因此根本没有归档的必要，因而使得相关的档案管理人员在进行档案管理过程汇总时缺乏一定的责任心，不仅使得档案管理工作效率比较低下，同时也拖慢了整个档案工作的开展速度。

2.档案管理知识相对比较匮乏

当前部分高校从事档案管理的一些工作人员由于自身缺乏一些专业的培训和教育，使得他们对档案管理的一些专业知识掌握得很少，甚至在这些档案管理人员中，有很多人员只是兼职，因此根本没有多余的时间去学习以及掌握相应的档案管理知识。他们自认为掌握的知识，其实只是那些基础的存档，根本没有一定的理论作为支持。

3.档案管理相对比较混乱

在现阶段的教务档案管理过程中，依据其相应的载体以及档案内容，可以将档案管理工作具体划分为四类：学籍档案管理、教学管理档案、声像档案以及相应的教师业务档案。而其相应的主要内容一般都包括教学计划、教学大纲、执行细则、教学进度表、教学日历、相应的听课记录、工作量统计、教材的使用情况、相应的试题库、测试、考试安排、试卷分析以及相应的实验实习材料，等等。而学籍的档案管理则主要包含入学登记表、每次测试学生的成绩单、学生的学籍变动、学生奖惩材料等。相反，当前的教师业务档案其主要内容包含教师自身简介、实际的教学情况、具体的科研成果以及进修成果，等等。而声像档案的主要内容则包括磁盘、光盘、碟片等诸多形式。在当前这个阶段，档案管理主要从档案的实际整理、收集、保管等方面呈现出来。但由于受种种原因的影响，导致档案管理又存在着以下一些问题：

（1）收集材料不够及时。应该说，教学档案是在整个高校教学活动中以及相应的教学管理过程中逐渐演变而来的，而其教学活动中以及档案管理过程中所使用到的各种文件以及材料都是从传统的资料收集中不断转变而来的。由于它自身不同于一般性的文献材料，所以这就要求我们在第一时间就要做好相应的资料整理工作；同时对收集而来的资料予以安全的保存以及保管。

（2）资料不系统、不完整。现阶段的教学档案因其自身的信息数据相对比较复杂，是当前高校管理过程中的真实轨迹，因此对于其他类型的一些信息来源说，具有相当高的可靠性以及权威性。但是在一些基层部门的工作规划以及制定的制度当中鲜有涉及档案管理以及收集性的政策，因此使得档案收集以及整理相对比较困难。此外在一些方面由于档案资料相对比较单薄，也缺乏对陈述材料的有利支撑，因而使得一些资料虽然从表面来看，比较齐全，但从其内容来看却比较陈旧。

（3）对分类的标准不够统一。当前的档案管理过程中，对于教务档案根本没有制定统一、合理的分类标准，而且对于档案的存放都是按照自己的习惯来存放，以至于在档案管理过程中经常出现一些重复档案或者是档案死角。

（4）载体相对比较单一，而且落后。我国现阶段高校的一些教务档案仍然使用一些纸质的档案载体，但由于纸张的规格不统一，再加上注册标准相对比较零散，因此使得档案载体标准难以统一化。虽然经过一段时间的发展，一些高校已经开始使用一些先进的现代化手段，但由于其自身内容不够完整，以及技术标准相对较低，既不方便对电子档案进行全方位的维护保存，同时也无法对其进行及时有效的更新。

4.档案管理体制自身存在着较大的弊端

事实上，我国在教务档案这一块，使用率是相当高的。经常能够见到高校毕业生来索取自己的成绩以及公证处来核实学生学历。另外在教学过程中的教学评估以及相应的学位和管理工作的评估等都需要使用专业教务档案中的一些教学计划以及专业设置的数据。因此如果单从其自身的管理体制上来说，如果将教务档案全部移交到现阶段的高校档案管理部门，这势必会带来诸多不便。此外，在档案管理过程中，档案中一些数据也经常发生不相符合的情况。

5.信息化程度相对较低

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Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.

Keywords: road file management features and function main content management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

引文：

公路路政档案是路政管理机构在行政执法过程中形成的．具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。内容主要包括：路产、处罚、复议、超限运输、违章建筑、事故处理、机构管理文书等等，它是反映路政管理部门历史真实面貌的重要依据。路政档案是路政决策和制订政策的基础．也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政档案管理是路政管理工作的集中体现。

一・路政档案的特点与作用

1.路政档案的特点

1.1公路专业性强。

路政档案是路政执法活动的真实记录，它在档案的内容、形成过程及适用法律法规上明显反映出一定的公路专业特点。例如处罚档案中的一般事案、简易事案等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的公路专业性。

1.2独立性强。

路政案件是独立的路政执法活动，如查到某货车严重漏油污染路面一案，从立案到作出处罚决定会形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、送达处理意见书、作出处罚决定书、行政复议等全过程，是一个不可分割的整体，也不可与其他案件的档案混淆。

1.3保存性强。

路政执法档案是路政执法活动的结果，记载了路政执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、当事人口述内容、违法事实、处罚决定等等，存在着大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，在引起争议和处理类似执法案件时都可借鉴和利用，具有保存价值。

1.4规范性强。

目前，各省路政执法文书已高度统一、规范，处罚档案、强制措施档案等各类路政档案，完全符合《行政处罚法》、《公路法》、《路政管理规定》的规定，其规范性全面提高了路政工作的质量和效率。

2．路政档案的作用

2.1路政档案是路政执法活动的依据和凭证。

在路政执法活动中，路政执法档案的依据性同路政执法自身的复杂程度及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。

2.2路政执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。

它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，作为办案思路、方法、结果的载体，具有积累办案经验和

提高执法水平的作用。

二・路政档案管理工作的主要内容

1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附属设施真实情况的源泉，是领导决策及制定相应管理措施的重要依据之一，加强路政信息收集工作也是加强高速公路路政档案管理的一个重要方面。

2.整理。把收集来的执法档案，按规定程序，分门别类、系统排列和科学编目，以便于安全保管，满足对执法档案利用的方便和需要。

3.鉴定。鉴别路政档案的价值，挑选需要定期或永久保存的档案，并销毁无需保存的部分。

4.保管。采取必要措施，确保路政档案的完整与安全，防止并克服各种不利因素对路政执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。

5.编目与检查。路政执法档案分类应从实际出发，根据需要健全路政档案、处理档案、处罚档案等各种档案材料，为路政管理工作保存第一手资料，方便有关人员的查找和利用。

6.利用。以编制查考工具、汇编参考资料等方式，介绍和提供路政档案，为执法工作提供服务。

三、路政档案管理工作存在的问题

路政档案足路政管理工作的重要组成部分，是路政决策和制订政策的基础，也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政管理工作的成败在很大程度上依赖于路政档案管理水平，但在实际工作中，由于领导重视不够，档案管理人员素质不高，认识水平低等原因，使路政档案管理工作始终处于低水平运转，从而严重制约了路政管理工作的有效开展。

1.路政档案人员专业水平有待加强

路政档案工作既是一项繁琐的、细致的工作，又是一项严肃的、认真的工作，没有较强的事业心和责任感、没有吃苦耐劳的精神的人是小能很好地承担起这项工作的。同时，从事路政档案工作主要足文字、综合、管理工作，这就要求内业人员应具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。档案人员是路政管理机构的内当家、是领导的助手与参谋，档案人员素质的好坏，直接关系到路政内业工作的好坏，影响整个路政管理工作水平。但实际上，从事路政档案工作的人员中存在一种片面的认识，认为路政档案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具体琐碎，不被他人理解，比搞外业吃亏，因而工作积极性不高，而从事外业工作的人员又认为档案工作是内业人员的事，与已无关，对档案工作不关心、不支持、不配合，甚至本应由外业干的事也推给内业入员，造成互相扯皮、工作不协调，影响档案工作的正常开展。

2.路政档案归档管理不规范

路政档案管理工作存在着归档不健全、管理不集中、收集不完整、整理不规范等问题。在路政外业工作中，未能及时将工作处置情况录入路政应用系统软件，对路政资料的积累和归档存在认识小足、职责不清等问题，从而造成归档资料不齐全完整；同时，由于部分路政内业人员缺乏一定的档案管理知识，虽然日常路政工作资料能及时收集，但是却未能按照档案管理有关标准与要求进行规范整理，尤其是对路政案件的立卷归档、保管利用等方面缺乏经验，造成了利用率不高、帐物不符等现象。

3.管理服务手段落后

当前办公自动化已经在我省交通系统全面实施，各种业务系统软件也正在逐步推广，技术手段、产品形式和服务方式等都在发生深刻的变化，但是从总体情况来看，路政档案管理工作却相对落后，仍然处于传统、落后的纯手工管理阶段，基础设施投入不足，同时，由于办公自动化网络和业务软件未能很好符合实际工作，与路政日常实际工作有了一定的脱节，从而，造成了目前路政档案管理服务手段比较落后。

四、如何做好路政档案管理工作

路政档案管理是路政工作的主要内容之一，要以《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规为依据，切实做好档案管理工作。

1.加强领导，建立健全档案管理运作机制

搞好路政档案的管理，应加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入工作日程，真正做到认识到位、组织到位、措施到位。因此，需建立档案管理工作领导小组，将路政档案工作作为行政管理的一项重要内容纳入年度目标，与路政工作同部署、同组织、同考核，使之更加规范化、标准化，走上依法建档的轨道。

2.完善制度，明确职责

路政档案涉及面广、文件材料种类繁多、周期长短不一，这些特点给文件材料的收集和积累的准确性、完整性带来一定困难，因此，做好路政档案管理工作，必须始终坚持贯彻落实《中华人民共和国档案法》，健全完善档案材料立卷归档、档案查借阅、档案鉴定销毁等制度，明确档案管理人员职责，做到以制度管人，科学建档，科学管理，确保路政档案管理工作有章可循。

3.提高档案管理人员综合素质

高速公路路政档案管理是一项既繁琐、细致又严肃、认真的工作，需要管理人员具备较强的事业心和责任感，同时路政档案管理主要是文字、综合、管理工作，还需具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。因此提高路政档案管理人员的综合素质迫在眉睫。路政档案管理人员应不断加强自身学习，既要掌握公路法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，积极掌握计算机的应用技术，不断提高自身业务水平，快速适应档案发展的需要，实现路政档案工作的信息化和现代化。

4.整合资源，强化路政档案管理开发利用

社会的发展和科技的进步，对档案工作提出了更高的要求。在保守国家秘密的前提下，档案管理人员应做好路政档案的提供利用工作，充分利用路政档案编研一些有实用价值的档案资料，为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料，以充分发挥档案凭证和参考作用，实现由被动到主动的转变，更好服务于路政工作，为振兴公路事业做出贡献。

结语：

综上所述，可见路政档案管理业务工作是艰巨、繁多的，由此也更应不断探索思考如何科学组合、优化效能地做好路政管理的各项业务工作。路政档案作为一门保障路产及人身生命安全的专门档案，在公路管理中起着非常重要的作用，它不光是记载着整个路段、乃至整个交通系统网络的真实记录，也是路政执法管理人员在一线辛勤付出的见证，应不断研究与探索，总结与提升，让路政档案更好地为我国公路的营运与发展，社会的和谐与进步发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]钟晓玲 公路路政档案管理的法学思考 长安大学政治与行政学院法学系

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我国现代化技术以及网络技术的日益发展，在一定程度上推动了档案信息化的脚步。在具体档案管理工作中，工作形式也在发生了质的改变。除此之外，我国经济水平以及科学技术的飞速发展下促使了档案管理模式的不断完善带来了益处。从管理理念的角度出发，将以往档案管理目模式打破，从而推动新型模式的不断发展，从而使企业可以实现可持续发展的目的。

1 档案信息化建设的基本内容

档案信息化从其内容上看比较丰富，但是，具体来说主要可以分成广义和狭义两种。广义上讲，档案信息化主要是以实现各领域信息融合槟康模其中包括经济、政治、社会等方面的信息。将这些信息进行收集和整理，就可以实现信息的共享和信息的融合。狭义上看，档案信息的信息化只是档案内部资料的信息化，随着信息化技术的不断发展，档案资料的全面性和丰富性更加突出。实现档案的信息化，可以为信息利用者提供更加真实的信息。另外，将先进的技术应用到其中，可以实现信息的共享，满足大众对信息的需求，档案信息化进程和社会的发展浑然一体。这样，档案信息的价值得到了高效地提升，同时为信息利用者提供更大的获得信息的平台。可见，信息化建设的主要内容就是从广义和狭义两个方面来进行，只有这种才能档案信息建设的全面性。

2 改进档案管理的建议和措施

在实际的档案信息管理工作中，为了建立健全管理模式，需要以先进的管理技术和管理经验为指导，进而提升档案现代化建设的高效发展。科技的进步和档案管理水平的提升之间存在着密切的关系。另外，为了推进档案管理工作的高效性，就需要提升档案内容的价值，档案部门管理工作人员需要贡献自身的力量。传统的档案管理工作模式已经无法适应社会发展的需要，因此，改进档案管理工作的方式，势在必行。

2.1 提升管理人员的服务意识

在开展档案工作的管理过程中，相关人员的主要工作内容是为了社会的发展而提供高品质的服务，简单的说是档案管理工作的性质从服务角度来说能够和服务行业相媲美。相关人员需要正确的意识到档案工作的主要内容，从而具备大众服务的精神。然而，相关人员在更改工作理念的时候依然会存在一些苦难，由于以往档案管理工作的工作内容都是收集、整理一系列工作，没有对档案的使用引起重视，作为单相的档案管理。从目前的发展形势上看，档案管理工作应当打破以往的管理模式，不断的完善档案管理范围，从而正确的意识到服务性质。因此，相关人员需要依据此类问题加以明确，从理念上加以转变。

现如今，我国的档案管理工作对于档案管理人才的需求量不断提升，但是，对于工作人员来说，其专业知识和技能是一方面，更重要的是管理人员的工作意识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进社会发展的进程。

2.2 提高档案信息管理水平

随着我国国民经济水平的不断提高，现代化技术手段已经慢慢融入到档案中，电子档案也是一种普遍的方式。而计算机管理对于现代化管理工作带来了重要的作用，不但将信息管理工作的质量加以提高，而且也促进了档案信息化的脚步。

就档案文件所起到的作用就可以得知，是一种价值较高的信息资源，与此同时也作为社会进步的必不可少的一部分。而档案管理工作即使无法直接带来经济效益，但是它的存在却能够带来一些社会效益。因此，将管理质量加以提高的主要目的是提高档案管理质量的内容，同样也是无法避免的主要问题。

由于档案管理软件主要的服务对象就是电气文件，而恰当的选择管理软件，并采取针对性的方式加以研制和应用，对建设信息化档案有着重要的意义。档案管理软件的实现智能、便捷的特点，通过利用软件的开发使用，从而可以得到相应的有益积累以及发挥出电子文件的作用，最终可以使电子文件实现科学、规范的管理效果。

科学的选择新型的管理软件对于档案管理工作的开展是必要的途径，但是充分的调动员工的积极性以及凝聚力，将管理质量加以提高，是疏通信息化管理的重要方式，与此同时也进一步将工作水平加以提高的必要举措，在某种程度上可以关系到档案信息化的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。

相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。

档案工作人员应当充分的了解信息管理知识，并积极的参与到相应的研制工作中，选择恰当的管理软件，制定出切实可行的管理方案，将不满足当前发展的条理进行完善，打破地域和部门之间的分割情况，将信息共享质量加以提高，研制出可以为更多单位和部门使用档案信息所带来的益处。

合理的使用现代化设备，将档案管理水平加以替身。现代化设备的使用以及网络技术的飞速发展下，同时也为档案管理工作带来了更多的益处，使用现代化色和被以及网络所构件的平台，不但可以使档案实现动态管理的目的，而且还在某种程度上减少了过多的人力物力。确保档案信息化的建设以及社会信息化的一起发展，从而为推动国名经济的不断发展，提供更加优秀的档案信息服务。

结束语

总而言之，随着档案信息化的建设，能够推动档案管理质量的日益进步，采取新型的管理手段，能够将档案的收集以及整理水平加以提升，从而使档案信息可以达到真实的目的。利用档案信息化的管理形式，将档案信息潜在的价值加以提升，为更多的人员带来方便。而相关的工作人员需要熟练掌握档案管理的整个流程，进而可以促进档案信息化的不断进步。

参考文献

[1]陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014（12）.

[2]蔡杜娟.现阶段档案管理条件及实现档案信息化建设与管理[J].办公室业务，2012（13）.

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中图分类号:G271

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2010)08-0174-02

1建设工程档案编制质量的重要性

建设工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体,是建设项目全过程的原始、真实记录,是宝贵的信息资源,是一座丰富的知识宝库,是城市建设的一种潜在的生产力,在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。建设工程档案编制质量的重要性主要体现在:

1.1 建设工程档案是建设工程的有机构成。

建设工程档案贯穿于建设工程全过程。始于建设工程立项、贯穿于审批,招标、投标、勘测、设计、施工、运营、决算等全过程。是建设工程不可分离的有机构成。

1.2 建设工程档案是建设工程质量的直接反映。

建设工程质量不仅仅直接反映在工程实体,还直接反映在建设工程档案上。建设工程档案是对建设工程对其质量全面评价的来源和依据。对于基础工程等隐蔽工程,工程档案甚至是唯一的、不可替代的评价依据。建设工程档案的质量是建设工程质量的直接体现。

1.3 建设工程档案管理是建设工程质量控制的重要环节。

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系。

1.4 建设工程档案管理是提高建设工程质量的重要手段。

1.5 建设工程档案是建设工程维护、运营和改扩建的重要依据。

一个工程项目建成,犹如万里,才走完第一步。她必须经历数十年的使用、维护、运营和改造。她的每一步都离不开她的档案。

2建设工程档案编制存在的主要问题

2.1 对建设工程档案认识不足。

档案意识不强,是影响建设工程档案编制质量的最主要问题,是档案工作多年来老生常谈的问题。她无时无刻不制约档案工作的向前发展。工程档案资料管理制度不健全,职责没有落实到位。这主要是因为某些建设、施工单位领导档案意识不强,对档案工作认识不足引起的,日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设,抓“形象工程”,只注意安全生产、工程质量,而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作,某些档案工作人员,因没有工作压力,往往处于一种应付状态。由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长, 需要十几年甚至几十年的时间, 因此,人们对城建档案的地位作用了解甚少,城建档案法律意识还比较薄弱,认为城建档案没有什么大的作用,可有可无,以致违法行为频繁发生。

2.2 档案经费投入不足,是制约建设工程档案工作裹足不前的重要因素。

档案经费投入不足,设施设备落后导致建设工程档案从业人员工作积极性不高,工作负担重,岗位流失率高,没有工作成就感,责任心不强,甚至有些人心涣散。

2.3 工程建设的临时性问题,是工程档案工作的心腹大患。

工程建设是永久性的,工程施工却是临时性的。很多作为建设单位建设指挥部、工程部,以及施工项目部、监理项目部,都是随工程建设而组建,随工程竣工而撤销。近年来,一批批历史遗留问题工程档案的出现,是建设工程档案的临时性问题的最突出表现。人员流动性强,工程管理层,工程档案管理人员,工程档案员变动频繁,给建设工程档案带来巨大隐患!

2.4 档案从业人员参差不齐是建设工程档案质量建设的软肋。

档案工作要发展,人才是关键,档案工作需要是一支高素质人才队伍。为城建档案馆,为建设、施工、监理行业培养一大批合格的高素质人才队伍是建设工程档案的可持续发展的保证。

3提高建设工程档案编制质量的方法和途径

3.1 要完善法规,依法治档。

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规的实施,是政府对城建档案工作的极大重视和支持,对新时期的城建档案工作做了明确的规范和要求,为城建档案工作的发展指明了方向。在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实,提高思想素质和理论水平,做到有法必依,执法必严,违法必究,加大执法力度,实现工程档案在新时期的依法治档。

3.2 详尽、详实的业务规范是从事工程档案管理工作的行动指南。

谚云:纲举目张:又云:没有规矩不成方圆,仅仅有国家有关法律法规是远远不够的,各级各类法律法规为建设工程档案工作奠定法律基础,提供法律依据,指明发展方向。详尽、详实的业务规范才能指导档案工作实践。因此,各地城建档案馆根据自身需要,制定了许多详尽的规章规范,使各档案管理和编制单位有法可依,有章可循。使档案编制进一步规范。编制质量得到大幅度的飞跃。我馆近年来,在国家有关法律法规的基础上,结合湖南省和长沙的具体实际情况,分门别类地制定了一系列规范,具体体现在以下几个方面:

(1)建筑工程:了《建筑工程竣工档案主要内容及排列顺序》《钢结构工程竣工档案内容及排列顺序》《幕墙工程竣工档案内容及排列顺序》《建筑装饰装修工程竣工档案内容及排列顺序》《智能工程竣工档案内容及排列顺序》《消防工程竣工档案内容及排列顺序》《商品混凝土资料归档要求》

(2)市政工程:了《市政工程竣工档案主要内容及排列顺序》《绿化工程竣工档案主要内容及排列顺序》《地下管线竣工档案内容及排列顺序》《给水地下管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》《通信地下管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》,并联合长沙市路灯管理所了《长沙市道路照明工程竣工档案内容及排列顺序》,联合长沙市电缆管理所了《长沙市电缆通道土建工程竣工档案内容及排列顺序》。

(3)声像档案:了《市政工程声像档案归档内容及排列顺序》《管线工程声像档案归档内容及排列顺序表》《建筑工程声像档案归档内容及排列顺序表》

(4)农民安置房工程,了《农民安置房工程竣工档案主要内容及排列顺序》

这些规范和指引,为档案管理提供了依据,为各建设、施工、监理单位提供了极大的方便。受到各单位一致好评与推崇。

3.3 程序化管理是工程档案质量的保证。

将档案管理纳入建设行政管理程序,是建设工程档案质量控制与管理的基本保证。如果失去建设、规划等政府部门的支持与配合,则建设工程档案管理工作无存保证。

3.4 教育培训是提高建设工程档案质量的核心。

培养一支高素质的档案管理专业队伍。是提高建设工程档案质量的重要手段。现代化的城市建设离不开现代化的人才,高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内,工程档案管理人员要定期参加专业理论学习,懂技术、会管理、业务精,并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训,及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明,集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施,它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广,能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力,对建设工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。

3.5 深入现场,做好“一对一”,“点对点” 的检查指导工作。

多年来,我馆主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务,特别是对一些影响大、意义深远的工程,深入现场进行业务指导,组织建设、施工、监理各方,召开建设工程档案交底会,对工程档案编制过程容易出现的有关问题,就工程的有关特殊情况的档案编制方案进行指导,及时解决编制过程中出现的疑难问题,并做好该工程的跟踪服务和回访反馈工作。

3.6 实施电子归档,加强动态管理与网络化建设。

电子档案这一新型载体的产生,给传统管理带来了的极大促进与推动。使档案管理工作产生了质的飞跃!电子档案数据交换与电子检查,能够大幅档案检查的工作效率。进而大幅提高档案编制质量。电子档案归档后,使档案馆档案查阅、利用,编研工作上一个新的台阶。改变了由档案馆来进行档案数字化的被动局面。我馆了《关于加强建设工程电子文件归档管理的通知》,明确规定从2010年5月1日起,我市建设工程实施电子档案归档制度。并《建筑工程电子档案归档范围》、《市政工程电子档案归档范围》以及建筑工程和市政工程电子档案软件。

根据信息化发展趋势,逐步建立档案管理的网络化和动态管理。建立档案网站:充分利用网络传播的优势,建立一个为社会提供优质服务的,具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上业务指导与交流等功能的高度互动的平台。

3.7 强化声像档案编制。

声像档案是建设活动中形成的,以摄录为手段,以感光胶片、磁性材料和电子介质为载体的档案。声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点,它在记录和反映各项工作和活动时,具有以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用。我馆把声像档案作为建设工程档案的重要组成,摆在纸质档案同样重要的地位,要求在建设工程过程中同步编制,同步审查,同步移交,确保了声像档案的编制质量。极大地丰富的建设工程声像档案资源。

3.8 严格建设工程档案初验与验收质量关。

建设工程档案初验与验收,是建设工程档案质量控制的两道重要环节。初验时,必须按照建筑工程档案编制规范、范围和要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,提出工程档案整改意见。

把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。长沙的做法是,移交合格工程档案的,向建设单位发放《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》。同时,按照《湖南省建筑市场不良行为记录公示制度》记严重不良行为记录一次。这一做法在即将出台的《长沙市城乡建设档案管理条例》中得到采纳。

3.9 建立及时催交制度,防止产生新的“历史遗留问题”。

建设工程档案“历史遗留问题”,有着各种各样的历史原因,似乎不可避免,但可以尽量减少。建立及时催缴制度,是防止产生新的“历史遗留问题”的最重要途径。某些大型工程由于其自身特点,工程量巨大,建设工期长,施工队伍繁多,建设程序繁杂,致使工程档案长期留存在施工单位手中,后患无穷。我馆因地适宜推出档案先交、催交制度。使建设施工单位卸下档案管理重负的最后一个包袱,彻底解放出来,既放心又省心。如国防科大佳园建设,仅房屋建筑工程就有九十多栋,我馆决定在该项目建设中每建设一栋,验收一栋,就由施工单位向我馆移交一栋,最后由建设单位统一办理归档手续。建设施工单位对这样的简易程序交口称赞。同时也避免了产生新的“历史遗留问题”。

4工程实例及成效

长沙市橘子洲提质改造工程,工程浩大,工期长,从工程拆迁到正式开园,已历时数年,后续工程还将历时数年才能完成。涉及防洪水利、风景名胜、文物古迹、道路桥梁、污水处理、绿化亮化等各个方面。涉及100多个标,50多家参建单位。我馆历经3批对口指导人员,对每一批进场的施工企业,都组织一次现场档案业务交底会,对水利施工企业更是和水利质监站共同召开业务交底会,共同组织中间检查指导,共同解决档案工作中出现的疑难问题。保证了工程档案的质量,保证了工程施工、验收的顺利进行。因其风景名胜园林建设特色,园林施工企业来自全国各地,尤以上海、江浙一带的居多,施工企业一旦完成建设,都希望尽快撤离,转移战场。我馆应施工单位所急,尽快为其办理归档手续,只要其项目验收完成,即可办理移交,最后的交接手续,则是若干年后的建设单位来办理。

5结语

新时期档案建设工程工作需要我们解放思想,转变观念。要跳出档案框框看档案。树立为工程建设服务,为城市建设服务,为经济建设服务的理念,立足建设工程档案,抓好档案质量。

参考文献:

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中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）30-0228-01

一、干部档案管理工作现状

1.干部档案管理人员结构不整。干部档案管理工作是一项专业性非常强的工作，其劳动强度、对专业化的要求不亚于任何其他专业性工作，干部档案的管理其实是一项技术含量比较高的工作，通常情况下需要专职的档案工作人员需要进行干部档案的管理工作。而我们现在通常情况下，对干部档案管理的工作人员一般时候都是兼职的，思想上的不重视造就了感觉在少发一个人工资的情况下完全可以兼顾，这使得干部档案管理水平不高。

2.干部档案管理工作计划性不够。在干部档案管理过程中，领导一般只认为干部档案能有多大用处，而档案的管理就是几张纸塞进去就行了，这又没什么多大技术含量。领导从思想上就根本不重视导致下面管理人员的不重视。现在的事业单位中，干部档案一般只表现在工资的调整等方面，更有不少单位目前的干部档案管理只是为方便流转,对干部档案进行一下流转手续，对于干部档案中的材料收集和归档，不当回事。更有甚者，对进出单位的干部档案，连封口都不开。从领导到下属的管理人员从思想上都不重视，何来干部档案的科学管理。

3.干部档案管理工作手段落后。现在有的单位还在进行着手工档案的记载，原始粗放，重复无效劳动，造成人力浪费，缺乏现代化管理手段。更不要谈什么对干部档案管理手段的开发服务，使得干部管理过程中信息不能及时畅通，不能满足需要，利用价值低。

二、项目管理思想的引入

干部档案管理过程中可以分为很多阶段（子过程），每个阶段可以看做是一个项目，使其项目化，结合项目管理方法进行控制。

项目管理思想是一种先进的管理方法，将项目管理融入到干部档案管理过程中，解决干部档案管理工作过程中的存在问题，有利于推动干部档案管理工作的动态管理，优化发展。

三、干部管理工作的项目化

项目化过程可以分为项目启动、项目计划、项目执行、项目控制和项目结束五个阶段。

1.项目启动。确定一个项目（阶段）的开始，确定项目的界限、计划和开始阶段的总评等。制造业物流根据战略发展的需要，在目标需求、技术水平和文化内涵的基础上，制定项目建议书。在干部档案管理工作过程中，首先要配备完整的干部档案管理人员组织结构，才能有效开展后续的干部档案管理工作。

2.项目计划。在整个项目的完成过程中，最重要、最关键的就是项目计划。项目计划可以为进度控制提供依据、可以为项目在实施过程中对各种资源的协调配置提供根据、可以为保质高效的完成目标提供保障。要明确制定项目计划的指导思想：计划不变是相对的，变时绝对的，要有预见性，要有动态管理思想。项目计划的主要内容有：范围计划、界定，活动定义、顺序安排，进度安排，资源协调，成本估算，计划研究。

3.项目执行。项目执行阶段是完成项目目标进行的实施活动。主要内容包括项目计划的执行，辅助内容有质量保证、培训人员的上岗、信息管理、资源协调和辅助管理等。

4.项目控制。项目本身决定其存在艰巨性和风险性，对项目实施有效的控制是完成项目目标的关键性工作。在项目实施过程中，要有规律的测评，一旦发现其偏离项目计划，要进行报告，重新确定实施程序。项目控制内容包括变化控制、进度控制、成本控制、质量控制、风险报告及控制等。

5.项目结束。项目结束是项目完成的标志。干部管理工作的有序平稳运行，及时更新，信息化、科技化水平的提高，这表明干部管理工作这个项目取得了阶段性的结束。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01

0 引 言

随着信息化技术在现代办公管理中应用的不断普及，在档案管理工作中借助于信息化的手段进行管理，已经成为当前档案管理工作的主要技术手段。通过档案管理信息化，不仅可以大幅度地提高高校档案管理工作效率，同时也可以提高档案管理工作质量。但是现阶段，由于部分高校档案管理工作部门的管理理念较为落后，在档案管理模式上还存在一些问题，导致高校档案管理工作的整体信息化水平较低。因此，创新高校档案管理工作，实现高校档案管理工作的数据化、网络化、智能化以及信息化，已经成为当前高校档案管理工作改革的重点，这对于提升高校档案管理整体水平也具有非常重要的意义。

1 高校档案管理工作信息化建设的意义研究

（1） 高校档案管理信息化有利于实现档案资料的深度开发利用。档案作为高校教学科研活动的重要记录，具有较高的信息价值，传统的人工档案管理模式在档案整理完成后，借阅使用效率较低，因而各种有价值的资料得不到开发利用。通过信息化的档案管理手段，实现了档案资料采集、整理、归档保存以及查询使用的快捷化，能够随时随地地为有需求的用户提供相应的资料查询服务，因而有助于提高档案资料的利用价值，对于高校教学科研活动的顺利开展也非常有益。

（2） 高校档案管理工作信息化是高校教学改革发展的基本要求。在现代化的管理理念下，高校的管理工作早已经步入了信息化、自动化与数字化管理的阶段。对于档案管理工作而言，同样也应该结合时展的需要，将信息化的档案管理作为数字化校园建设的重要内容，实现高校信息资源网络体系的健全，并实现高校档案管理工作的标准与规范。

（3） 高校档案管理工作信息化能够推动文化科技的传播利用。高校档案资料作为一个高校教学以及科研活动为主体的资料集，最突出的特点是具有较高的文化科技含量，通过高校档案管理信息化建设，能够将这些宝贵的资源与社会相联通，因而能够实现文化科技资源的广泛传播与利用，这对于推动社会文化科技的进步具有重要的意义。

2 高校档案管理工作信息化建设的基本内容

（1） 软硬件设施的建设。高校档案管理工作的信息化离不开软硬件设施的支持，对于硬件设施主要是提供用于档案管理工作所需要的计算机以及存储设备，工作主要内容是做好计算机以及电子文件存储设备的安全维护与数据备份管理。对于软件设施，则主要是选择操作容易、维护简便以及具有查询功能的管理软件。通过充分、全面的软硬件设施，确保高校档案管理信息化的顺利开展。

（2） 高校档案信息资料。高校档案信息资料的收集整理主要是按照规范、标准以及统一的数据格式对各种电子文件资源进行整理，可以在档案管理信息部门设置中心系统，作为收发、存储以及整理电子文件的中转站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3） 档案管理系统的安全保密。由于部分高校档案信息资料属于具有一定密级的资料，因此对于这些资料，既要确保档案资料的真实、可靠、完整，同时也要确保电子档案数据库处于安全可靠的状态，对这些电子档案进行访问使用必须经过相应的授权后方可执行。

3 高校档案管理信息化完善策略研究

（1） 实现高校档案管理信息体系的标准化。提高高校档案管理信息化建设水平，应该注重对高校档案管理信息化体系的建设制定相应的标准。高校档案管理部门可以结合国家制定的《电子文件归档与管理规范》以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等规范性的文件，并结合高校管理部门的实际情况，制定标准的工作流程，指导高校档案资料的收集整理以及归档保存工作。通过这种制度管理的方式实现高校档案管理的标准化与规范化，促进高校档案管理工作的顺利开展。

（2） 结合高校的实际情况建立档案数据库以及网络平台开展档案管理工作。高校档案管理部门应该根据自身的档案类型将其分为教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、基建档案、人力资源管理档案以及学籍档案等几种类型，分门别类地建立档案资料数据库。其次，应该根据高校档案管理的数据库，建立档案资源共享网络平台，通过网络平台，高校内部或者是社会机构可以通过相应的权限，对高校档案资料进行查询，进而提高高校档案资料的使用效率。

（3） 提高高校档案管理部门的工作队伍的整体水平。高校档案管理工作人员的能力水平直接关系到高校档案管理工作质量，因此对于高校档案管理工作的改进应该提高档案管理工作人员的能力水平。重点针对档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论对工作人员进行教育培训，以提高其工作能力，确保高校档案管理工作水平的提高。

4 结 语

高校档案管理工作信息化不仅可以确保高校日常教学以及科研活动的顺利开展，同时也可以推动高校自身的建设发展，对于提高高校的教学科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校档案管理部门应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极地完善信息化的档案管理体系的建设，推动高校档案资源的共享以及文化交流的深入开展，实现高校办学水平的不断提高。

主要参考文献

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大多数学校是经过了漫长的发展历史逐渐的成长起来的，在漫长的发展中他们经理了各个时代的文化影响，并逐渐的形成了自己的办校理念。将流传下来的信息进行合理的处理，对学校建设中正在不断更新的信息进行保存，确保学校对校内建设及发展中所产生的信息能够进行合理有效的处理。所以，在学校档案管理的建设中，了解档案信息化的概念及主要内容就显得十分重要。档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化的内容包括：第一，档案信息化基础设施建设，主要是通过推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高学校档案管理信息化水平；第二，数字档案信息资源建设，包括加强数字档案目录数据库建设和目录中心建设、推进数字档案全文数据库和多媒体数据库建设、开展电子文件归档管理等措施；第三，档案信息化标准、规范建设，包括管理性标准、业务性标准和技术性标准的建设；第四，档案信息化人才队伍建设，要加强档案业务人员的培训工作，着力打造一批既熟悉档案业务，又熟悉计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才。

二、学校档案管理信息化建设“失范”的表现

在当前学校的建设中，由于学校发展的观念停留在育人为本的环节，对学校相关基础设施的建设工作并不是十分的重视，所以，在进行学校信息化档案管理的建设中并没有投入适当的资金进行管理，学校高层对档案管理的重视力度也不是非常的高，学校内部的档案管理工作人员对档案的重要性也不能够有效的认识等原因，最终导致了“失范”现象的发生。

2.1学校档案管理工作的资金投入少地位低下

当今学校的档案管理机构还不够健全，档案管理人员权益得不到应有的保障。档案管理人员的岁数和专业技术都达不到档案工作的需求，阻碍了学校档案管理信息化的发展，体现不出这个工作的价值，阻碍了档案管理信息化的建设。

2.2学校档案管理工作的失衡

学校在管理过程中，一般不会顾及到档案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成学校管理整体的不完美。学校管理要想很好的发展必须认识档案管理的重要性，注重整体的发展，档案工作要和学校的主要工作放在同样的位置，最好能保持一碗水端平。

2.3学校档案管理工作的失速

档案管理工作是学校基础业务的重要工作，还是教育目标实现的重要条件。然而目前学校的档案工作跟不上学校的发展速度，使得学校档案的管理职能得不到充分发挥，档案的价值得不到提升，阻碍了学校档案管理的发展脚步。

三、档案管理信息化建设“失范”的解决对策

面对当前学校发展中对档案管理存在的不足，以及在进行档案管理信息化建设中存在的“失范”问题，为了保证学校能够有效的发挥档案的使用价值，提高对档案的管理能力，在学校建立信息化档案系统管理过程中有效的解决“失范”问题，以下将提出解决对策。

3.1学校档案管理制度的健全

学校应该明确学校档案管理的职能，搞清楚档案管理对学校管理的重要关系，建立独立的档案管理部门，成立管理学校档案的委员会，制定适合学校档案管理信息化的管理条例，完善学校档案管理的制度，体现档案管理的价值。

3.2增强学校档案的保密性

对学校档案的保护和管理，防止档案的外泄是学校档案管理人员的主要工作，档案资料具有特殊的作用和价值，关系到档案人员的隐私，所以学校档案管理人员必须明确自己的职责，对绝密的档案要设置保险柜，或者把纸质档案转变成电子档案并且加上密码，这样就能很好的保护档案的安全。

3.3实现学校档案管理的网络化

档案管理工作在学校管理中作为一项很复杂的工作，它需要整个学校人员的努力合作和密切配合。档案管理的网络化可以提高学校档案管理人员的工作速度，可以减少对资源的浪费，从而提高学校的经济效益。把纸质档案转换成电子档成为当今学校档案管理的趋势。

3.4利用学校文化建设推动学校档案管理信息化建设的发展

在学校制度的建设内容中加入档案管理工作，把建设学校的文化和学校的档案工作相互结合，共同发展，这样能很好的保障学校档案管理人员的权力和利益，调动档案管理人员的工作积极性，使得学校档案管理的建设得到飞速的发展。

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中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）34-7936-03

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。是企业选拔、任用、考核的主要依据。随着我国人事管理制度改革不断深化，对企业人事档案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事档案信息化管理，是目前企业人事档案管理工作中急需考虑的问题，如何使用信息化手段管理人事档案是当前企业人事档案管理的重要任务。

1 企业人事档案管理信息化的基本内容

企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对人事档案信息资源进行管理，因此企业人事档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：

1）实现人事档案信息的数字化

人事档案信息的数字化是整个人事档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。人事档案数字化管理是人事档案的管理由传统介质档案和纸质档案管理为主向数字化人事档案管理为主转变。企业首先要做好室藏档案的数字化进程，把以前形成的传统档案通过扫描、拍照等途径转化为数字文件，以便通过计算机直接利用。

2）实现档案查借阅的网络化

人事档案服务由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。人事档案信息化管理中，借阅者通过网络提交借阅申请，经相关人员批准后，档案管理人员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，方便借阅工作和开展，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。

3）实现信息检索的自动化

计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索的特点，是传统档案管理检索工具所不具备的。尤其当档案的数量较大时，传统检索工具的检索效率远远低于计算机检索。同时，计算机检索还可以通过网络实现。

2 人事档案管理信息化设计

人事档案信息化管理的实现，必须考虑到人事管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。

2.1 功能设计

人事档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。

2.1.1人事档案室基础设施管理

包括基础设施名称、数量等。以便于对照标准核对及上级检查工作

2.1.2人员信息管理

这里指人员的基本信息。主要包括姓名、个人身份（干部、工人）、性别、出生日期、身份证号、档案编号、人员状态（在职、退休、死亡）等。

2.1.3组织机构管理

组织机构管理根据企业具体情况设定。对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业，需要对组织机构进行分级别管理。对于一般的企业仅需具有部门管理即可，为了直观和方便一般和公司人力资源管理系统一致。

2.1.4人事档案目录管理

目录管理是人事档案管理的主要内容。主要包括档案材料类号、序号，形成材料时间、份数、页数、备注等。这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来。

2.1.5人事档案的转递管理

转递管理应包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等。

2.1.6人事档案的查（借）阅管理

查（借）阅管理是做查（借）阅记录。包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期。系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能。

2.1.7零散材料收集管理

零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作。主要内容可以与档案目录管理内容合并记录。零散材料转递应具有专门记录。

2.1.8档案整理记录及缺失材料登记管理

人事档案应定期整理。在整理过程中档案目录可能会有所变化。整理记录应当包括整理时间、整理人。同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集。

2.1.9相关统计查询管理

查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查（借）阅统计等功能。

2.1.10数据的导入导出管理

包括建立系统初期数据的迁移功能，日常维护的数据备份和数据恢复。

2.2 系统设计要求

2.2.1界面要友好、工作效率要高。

企业人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少企业培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。增加汇表工具提高数据的汇总的速度。

2.2.2兼容性要强、资源能共享

当前大部分企业建立了企业人事管理系统（HR-ERP），人事档案管理系统要和前期开发的企业人事管理系统（HR-ERP）功能兼容。企业的组织机构和人员信息等关键词段的兼容，使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能，汇表工具导出的数据以Ecxel、Access等格式保存，与办公系统软件兼容。同时，人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。

2.2.3克服工作矛盾，增强工作连续性

人事档案管理系统的建立，使企业人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。但是，系统在实施过程中并不是一帆风顺的，也存在着许多困难和矛盾，如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的，有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况，但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势，结合现代计算机技术，沿着人事档案管理的电子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向发展，人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用。

3 企业档案管理信息化必须解决的几个问题

3.1 企业领导的高度重视和大力推动

领导的重视和支持是人事档案管理的信息化建设的根本，领导的意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。企业的领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作人事档案管理现状，提出人事档案管理要求，指导人事档案管理部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

3.2 档案管理人员的培训教育

人事档案人员素质的提升，是档案管理信息化是不断完善、优化的基础。作为应用性很强的人事档案管理工作，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能。计算机技术的应用是人事档案信息化管理的主要内容和核心。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，人事档案管理者必须学会利用计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作

3.3 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变

任何管理方是的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个长期的过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不能出现因为过渡影响档案的保存和利用的问题，在一段时间内，可以采取信息化管理和手工管理双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。

3.4 安全问题

档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全，还包括人事档案信息传播过程中信息的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度。通过技术手段的提高和规章制度的建设，并把两者结合在一起，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免机密信息的泄漏。

参考文献：

[1] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.