卫生室档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇卫生室档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，加强卫生事业单位人事档案管理工作，是各单位加强行政管理不可缺少的重要组成部分。人事档案作为一种特殊的专门档案，是对个人成长的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容真实记载的文字材料，是单位全面考察了解和选拔任用人才的重要依据，也是干部职工晋升职称、提薪及福利待遇等切身利益的主要根据。因此，在新时期人事制度改革工作中，如何进一步提高人事档案管理工作水平，科学规范管理，最大限度发挥人事档案在行政管理工作的价值和作用，就显得十分重要。

一、人事档案管理工作存在的问题

1.人员不足现象比较突出。我市许多卫生事业单位的人事科（人力资源科）配备的人员多数只有2—3人，个别大一些的单位也只有4—5人。而且科室除了人事工作外，还兼管其他工作，工作人员分兼管的工作比较多，所以大多数单位的人事档案管理工作没有专职人员。兼管档案人员只能称得上是个保管员，档案材料放到档案室“一锁了之”，工作需要时才到档案室去查资料。人事档案长期无人整理，档案材料无鉴定、无人监督较普遍，人员变动时，档案交接程序不完整等，根本达不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，严重存在档案材料收集不及时、不完整，零乱无序、甚至有丢失等问题。对收集的资料只是集中放在一个资料盒，没有及时分类、归档、鉴别。

2.人员业务技能水平偏低现象比较普遍。人事档案管理是一项专业性较强的工作，对阅卷的规范、质量要求高。不少单位管档人员变动大，加上没有经过系统培训，更没有后续的培训，而且档案材料的分类，鉴别难度大，还有其他因素的影响，造成管档人员的业务技能偏低，材料分类混乱，影响数据的准确性。

3.管理手段滞后。目前多数单位的人事档案管理还是传统手工操作，而且还仅限于纸面管理，个别单位只是用电脑做一些简单的目录打印等一般性工作，没有建立信息化系统的管理。但是随着社会的进步发展，进入信息现代化管理的时代，各方面条件的改善，为了人事档案管理的科学化、规范化，建立人事档案信息现代化管理是大势所趋，也是当务之急。

二、加强人事档案管理的建议与措施

1.建立稳定的档案管理工作队伍。保持人事档案管理人员的稳定，是每个单位做好管好人事档案的关键，单位领导必须要高度重视，把档案管理工作纳入议事日程，为管理工作人员创造良好的工作环境。同时，作为档案管理工作人员，要不断提高自身的综合素质。一是加强政治责任感。要以严肃认真的态度对待工作，在工作中要坚持原则、严守纪律、执行制度、保守秘密，减少失误和差错。二是提高业务技能水平。认真学习，刻苦钻研业务知识，积极参加培训，熟悉和掌握人事档案工作的基本要求和各个环节，努力掌握现代科学的管理原则和方法，勇于开拓创新，探索新的管理模式，提高工作效率和质量，为单位使用人才资源提供真实可靠的材料。

2.全面加强档案管理人员的培训。档案工作人员的业务技能水平偏低，在每个年代都有其主客观的因素，但共通的一点就是大部分单位对档案管理工作队伍建设、人员培训提高没有引起足够的重视。人事档案记载的是每个人成长历史的真实面貌，有其鲜明的时代特点。因此，对新老档案管理人员来说，对当时很多事情并不了解，或者一知半解，在工作中碰到这样或那样的困难，提供数据有误差也就在所难免。所以，各单位应重视加强对档案工作人员的管理业务知识培训，从各方面关心和教育他们，全面提高档案工作人员的业务管理水平和工作处置能力，充分发挥他们的聪明才智和创新精神，做到档案材料各环节无差错，及时为单位、领导决策提供准确的人事档案信息。

3.加强档案基础性工作。各单位要加大对档案工作的投入力度，建立标准规范的综合档案室，购置质量好、能防盗、防虫、防潮、防火的档案柜，有条件的安装空调、监视器、电脑等设备。平时要加强对档案的维护和保护，逐步实现档案管理信息化，确保档案安全和有效利用。

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中图分类号：F24文献标识码：A文章编号：16723198（2013）23009902

0引言

随着事业单位管理体制的改革工作的迫切进行，提升人事档案管理水平也成为事业单位人事部门所关注的焦点。人事档案是事业单位与企业在对本组织的成员的使用与管理过程中所形成的档案。用于记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。将人事档案的统计、鉴定、保管、整理、收集和提供利用的活动。人事档案管理对于规范人事管理工作的流程具有重要意义。本文根据事业单位人事档案的管理所出现的问题，关于如何提升事业单位人事档案的管理水平提出了相应的建议与解决方案，以期对事业单位管理水平的提高有一定的促进和借鉴意义。

1事业单位人事档案管理存在的问题

伴随着档案管理中所出现的“虚假档案”“死档弃档”等现象日益增多。有关事业单位必须加强对人事档案制度的管理，从而彻底改变原有传统的人事档案制度的缺陷。充分发挥其作为社会公共管理工具的有效作用。

1.1人事档案内容不够完善

传统的纸质档案的管理方式给现象的人事档案管理水平的提高带来了一定的阻碍行。而一成不变的档案内容更是模式老套，格式僵化，反映问题的档案极其少。不能真实的反映出人才的信息，所提供的信息的真实性尤其是有关个人能素养等方面的问题更是让人对此表示怀疑。

1.2档案虚假依旧存在

一些档案由于人事档案管理制度的不健全以及事档案的标准不统一而缺少真实性，难以发挥其真正的功效及作用。档案虚假的状况，并没有得到更好地改善，故意篡改档案的现象更是时有发生。倘若，有关部门和负责人不加以处理，人事档案的管理部门就会形同虚设。

1.3人事管理重视度不够

一些单位人事档案工作长期处于被动应付的状态，领导往往不重视人事档案管理工作，导致人事档案工作质量偏低，难以为整个单位的人才建设服务，充分发挥其功效。

1.4人事档案信息资源没有达到有效利用

由于一些单位无纸化阅档基本没有实施，只是对职工个人的基本信息进行记录，对职工在工作生活中形成的原件却不予收录。给档案的长久性保存工作带来了极大的不便，严重制约了信息资源的开发利用。甚至影响信息服务以及彼此之间的交流互动，导致人事档案信息资源没有达到有效利用。

1.5人事管理人员不专业

为提高的档案管理水平，专业的人事管理人员是必不可少的。然而在一些事业单位，档案的管理工作却是由一些对档案收集意识淡薄的非专业人士所担任的。这样就极易影响档案管理质量和水平的提高。倘若不加以管理档案资料的流失等问题也会出现的。

1.6人事档案利用水平低

提高人事档案的利用价值与功能，提供人事决策参考，是人事档案管理工作的重要目的。然而档案管理制度执行的不力的现象频繁发生，档案利用方式单一，使用范围有限，没有把握好档案收集、整理以及保管的过程，导致档案工作规范性减弱，人事档案管理工作缺乏约束。

2事业单位人事档案管理的新途径

2.1推动人事档案管理的社会化

2.1.1人事档案应适应社会管理要求

建立一个集中的人事档案保管机构，极有利于促进人事档案应适应社会需求，对于解决“分散多头”等问题的出现，适应人员角色转化的需要。

2.1.2改革人事档案管理体制

集中开发，统一管理人事档案信息资源，是实现今天人事档案社会化管理所必须的。而传统的微观管理存在人员调配不合理、制度不完善、监督过程缺乏科学化管理等诸多问题。因此，为了推动人事档案管理机构的社会化，必须将档案部门、人事档案信息资源的管理对传统的体制改革。

2.1.3设置满足现实需要的管理机构

为满足现实需要，促进人事档案信息的整理与整合，建立健全事业单位行业联网的人事档案社会化管理机构。控制管理机构的规模与数量，尊重市场的瞬息变化，根据时代要求以及信息化建设的需要，完善档案部门的监督与管理、人事和社保门部相关的组织部门工作必须加强，满足整个工作单位的需要。

2.1.4加大人事档案管理的财政投入

加大对档案基础设施的资金投入，改善人事档案管理条件和设施。从物质上以及客观环境中的诸多因素等角度出发，增大财政支出，进而使事业单位加大对人事档案管理工作的注意，贯彻档案管理的重要性。

2.2促进人事档案管理的现代化

2.2.1人事档案管理电子化

传统人事档案管理纸质化所出现的一系列问题，针对人事档案所存在的制度困难，纸质版档案整理不当。所以，为了促进人事档案管理的现代化，实现人事档案的电子化是必不可少的。因此，为实现人事档案管理电子化，建构社会信用系统，便于整个人事档案资料的管理，真正实现档案的优化和处理。

2.2.2人事档案管理信息化

为提高人事档案信息的准确性、时效性，提高整个档案信息管理工作的效率。为了增强档案信息管理的时效性，一般都是通过以下方式来实现的：首先，通过网络查询，实现全社会共享。充分利用科学技术的现有资源，真正实现人事档案管理信息化。其次，加快人事档案管理信息化建设，充分利用现代信息化设备诸如扫描仪、照相机等，真正推动电子数据资料代替传统的纸质版的信息整理的科学化。当然，加强人员队伍建设，加大培训力度，培养高素质、高学历、不落伍的复合型人才。提高工作人员的技能水平。进而，真正实现相关人员，相关部门档案管理的信息化。

2.2.3人事档案信息标准化

通过系统软件支持，实现在统计、查询、利用等功能，进行人才信息资源的整合，有利于推动人事档案信息标准化目标的真正实现。然而，针对人事档案信息不标准，不科学，不合理等诸多问题的出现，必须通过对人事档案信息形成、存储、交换各个过程和阶段的监察和监督，必须建立健全统一的标准化的计算机软、硬件环境以及其他客观的外部的环境。

2.2.4人事档案信息网络化

伴随着我国经济水平的日益提高，人事档案信息管理的科学化日益增强。充分利用信息的网络资源，真正推动人事档案管理工作的进一步科学化以及提升管理工作的合理性，

发挥人事档案对社会、组织和个人的价值，人事档案信息网络化是极其必要的。充分利用网络优势，真正实现信息资源的共享，推动人事档案信息网络化进程。既符合时展对于人事档案信息管理工作的要求，也符合事业单位信息资源真正实现资源共享。

2.3人事档案内容适应社会经济变化

我们必须要认识到传统的人事档案的管理制度存在着诸多问题。诸如，人事档案内容选材缺乏多元化的特点，相关部门人员任意涂改，处理问题不客观公正，人事档案不够完善真实详尽。然而，面对这样的问题，从根本上解决该问题，必须保障人事档案内容适应社会经济变化。为了保障现行档案资料的正常运行，必须与时俱进，顺应时展要求。以创新的思维，进行体制改革，及时反映时代经济的需求。对于推动我国人事档案管理事业的发展，具有极大的促进作用。

3结束语

伴随着时代经济的发展，对于事业单位人员的信息的要求和利用率也越来越高。这在一定程度上，意味着事业单位人事档案管理工作面临着新的挑战。针对人事档案管理制度存在的诸如人事档案内容不够完善，虚假档案，人事管理重视度不够，人事档案信息资源没有达到有效利用，人事管理人员不专业等问题，必须坚持与时俱进，开拓创新的思想，以符合时代要求和经济发展的思想为指导，建立人事档案社会化开放式管理模式也是极为重要的。在社会主义市场经济条件下，本文依据现实的实践需要，根据事业单位人事档案管理工作所存在的一系列的问题。提出了相应的解决方案及途经，促进了档案管理的现代化。

参考文献

[1]钟宇雅.事业单位人事档案管理中存在的问题及建议[J].人力资源管理，2013，（7）：210211.

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人事档案管理在事业单位的发展过程中，发挥了不可替代的作用，具有较强的专业性和幕后性。又因为人事档案管理是单位管理环节中最基础的工作，一旦最基础工作没有做到位，将导致整个管理工作出现不可避免的问题。然而，在实际工作中，不管是员工还是事业单位的管理领导，对人事档案的管理仍然停留在最浅显的理解上，认为人事档案管理就是对员工的资料进行简单的收集和存储，这种错误的认识，也极大降低了事业单位人事档案管理工作的主动性。

2、事业单位对人事档案管理工作投入的资金不足

随着科学技术的不断发展，事业单位也因此进入一个信息化时代。以前传统的人事档案管理办法已然满足不了当代社会的步伐，人事档案管理工作必然会朝向信息化的趋势发展。然而，事业单位对于人事档案管理缺乏重视，在对其资金投入上也十分有限，导致人事档案管理工作得不到雄厚的资金支持，因此，促使事业单位的人事档案管理工作严重缺乏专业性，很大程度上限制了人事管理工作的正常运行。

3、事业单位人事档案的现代化管理水平不高

随着社会的不断进步，对事业单位的人事档案管理工作的技术要求也不断提高。但是，事业单位虽然在其他许多方面都已经实现了信息化，逐渐步入现代化的阶段，但是大部分事业单位企业在人事档案管理上仍然是手工操作完成的。手工操作不仅花费大量的操作时间，浪费了人力、精力，而且显著增加了人事档案管理的难度，实际工作效率较低，严重降低了事业单位管理工作的质量和效率，远远落后于现代化管理工作的需求。

二、提升事业单位人事档案管理的策略

1、提高人事档案管理意识

要想从根本上提升事业单位对人事档案的管理，首先要从意识方面着手，改变管理人员对人事档案管理的意识，加强他们对人事档案管理的了解，认识到提升人事档案管理的重要性。同时，事业单位的领导应该增强对干部人事档案管理工作的重视，做好基础性工作实践。从双方面同时着手，才能引导档案管理人员树立正确的档案管理工作意识，在实际工作中，将人事档案管理工作具体认真落实到位。

2、提高档案管理水平，实现人事档案管理方法的创新

为了适应社会发展的需要，事业单位在意识和观念上发生了很大的改变。尤其是在人事档案管理方面发生了翻天覆地的变化，从以往单位分散式的管理逐渐向社会化集中统一管理过渡。在新型的管理模式下，能够有效对人事档案管理机构进行合理的整合，从而实现对人事档案和相关信息资源进行集中保管、开发和统一的管理。另外，相关部门要不断完善相关的条例，对管理工作进行指导和监督，进一步推动事业单位的人事档案管理工作的顺利开展，显著提高了档案管理的水平。

3、加强人事档案管理人员自身建设，加大培训力度，提高人员素质

事业单位的人事档案具有较强的保密性和业务性，因此，进行人事档案管理工作也是一项重要的工作，对在职的档案管理人员在技能和素质方面提出了更高的要求。因此，事业单位在选拔档案管理人员时，尽可能选择工作勤勤恳恳、认真负责、责任心较强的人员，这样的员工才能全心全意投入到工作中，认真将，每项工作具体落实到位。由此可见，建立一支高素质、高管理水平的档案管理人才队伍是多么的重要。另外，事业单位要定期对企业内部的管理人员进行相关培训，不断加强对人事档案管理人员的自身建设，引导他们树立正确的价值观，传授新的档案管理方法，才能真正实现对事业单位档案管理工作的提升。

4、加强人事档案管理的信息化建设

随着科学技术的不断发展，所有事业单位都逐渐走上了信息化的道路，在单位内部的各项工作也都趋向信息化，人事档案管理也不例如。加强人事档案管理的信息化建设，打破了传统的手工操作管理方法，不再需要浪费大量的时间，促使人事档案信息能够高效快速的传输，显著提高了工作的效率。同时，事业单位要充分利用先进的信息化设备，通过这些设备进行辅助管理，改善了以往管理的方式，显著降低了对档案原件的损坏，大大延长了人事档案保管的年限。在先进的档案管理软件的运行下，能够快速正确搜索到想要查询的档案内容，极大提高了工作的效率，减少了不必要的浪费。利用先进的管理软件，能够实现人事档案更大的价值。

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各级卫生监督执行机构在食品卫生监督管理工作中所形成的文件材料较多，数量较大。凡是反映与食品卫生监督管理有关的卫生行政许可、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等活动、具有查考利用价值的各种形式的文件材料和特殊载体材料都必须收集齐全进行归档。

（一）食品卫生许可。食品卫生生产经营单位预防性卫生审核（选址、设计、竣工）材料、卫生许可证申请书、申请登记表、受理申请通知书存根、现场审查记录、申请人的资格证、生产经营场所使用证明文件、场地平面图、生产工艺流程图及卫生防护设施图、从业人员资格证明、采样记录、整改通知书、审结报批表、批准通知书等。

（二）食品卫生行政延续。行政许可通知书、受理申请通知书、卫生许可证延续申请书、行政相对单位原核准内容一致承诺书、预防性卫生审核（选址、设计、竣工）资料、现场审核记录、申请人资格证明文件材料、生产经营场所使用证明文件材料、生产经营场所平面图（其他图纸）、生产工艺流程及卫生防护设施图、从业人员资格证明、采样记录、整改意见文件材料、其他文件材料。

（三）食品卫生行更。行政许可通知书、受理申请通知书、卫生许可证变更申请书、行政许可通知书行政相对单位名称核准通知书、现场审核记录、申请单位资格证明文件材料、生产经营场所使用证明文件材料、生产经营场所平面图（其他图纸）、生产工艺流程及卫生防护设施图、从业人员资格证明、监测记录、整改意见文件材料、其他文件材料。

（四）食品卫生行政年检。年检申请书、现场审核记录、采样记录、检验报告等。

（五）食品卫生日常监督管理。被监督单位基本情况（产品情况、人员情况、主要卫生设施和设备、质量保证体系等）、监督发现主要食品卫生问题、监督监测效果评价、现场检查笔录、监测检验报告等。

（六）食品卫生不良行为方面文件材料。行政处罚登记表等。

（七）食品卫生行政注销方面文件材料。申请报告、法定代表人全权委托书、注销登记表、收回的食品卫生许可证、注销通知书、送达回执存根等。

二、食品卫生监督档案的特点

食品卫生监督档案与一般文书档案在形成和管理上都有很大不同，具有动态性、双套制的特点。

（一）食品卫生监督工作的管理方式决定了食品卫生监督档案的动态性

主要表现在：食品卫生监督管理相对单位即食品生产经营单位发生变化（如环境情况、产品情况、从业人员情况），为加强食品卫生监督，卫生监督机构定期或不定期对食品卫生监督管理相对单位即食品生产经营单位进行监督执法检查，按照国家卫生标准要求，食品卫生监督管理相对单位的卫生许可证每年都要进行年检、变更、延续，日常监管、不良行为处罚等环节的工作程序。以上几种情况所带来的变化都会产生相应的文件材料，使食品卫生被监管单位所形成的文件材料具有了动态性。

（二）现阶段食品卫生监督管理工作的特点决定了食品卫生监督管理档案的双轨制

以前食品卫生监督管理工作是以手工操作为主，形成的各类报告、统计分析数据全部是纸质文件材料。随着科学技术的发展，现代化技术的应用，各级卫生监督机构普遍采用了计算机管理系统。各级卫生监督机构工作人员通过计算机数据库完成食品卫生监督管理相对单位的卫生许可的申请、审批、延续、变更、年检、注销等管理工作，并随时掌握食品卫生监督管理相对单位的情况，完成各级各类报告、统计分析数据的生成和管理。这样食品卫生监督工作不仅产生了纸质文件，同时也产生了相应的电子数据。食品卫生监督管理相对单位档案最初形成时，就保证了纸质档案和电子档案的双套并存，这也决定了食品卫生监督管理相对单位档案的双套制管理。

三、食品卫生监督档案的管理

基于食品卫生监督管理相对单位档案的内容和特点，在食品卫生监督工作中要采取有力措施，对食品卫生监督管理相对单位的档案实施全过程管理，保证文件材料收集齐全，管理有序。

（一）动态管理

食品卫生监督管理档案要以食品卫生监督管理相对单位的许可证为单元，形成一证一档，即食品卫生监督管理相对单位的行政许可、变更、延续、注销等文件材料处理完毕后，各具体承办科室应及时收集、整理和归档。按有关规定，食品卫生监督行政许可、变更、延续、注销文件材料应于卫生行政许可出证之日起三个月内归档；日常食品卫生监督管理活动文件材料可按年度进行整理，最迟应在次年一月底前归档；不良行为文件材料（食品卫生监督管理相对单位行政处罚记录）自结案之日起三个月内归档；省级以上卫生行政部门形成的许可审批材料应在反馈后三个月内归档。形成一证一档，一档多卷的动态管理。

（二）双套制管理

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二、社区卫生服务中心档案管理规范化对策

上文对社区卫生服务中心档案管理问题进行了相关分析。为了解决这些问题，可以从以下几个方面着手。首先，重视档案管理工作的宣传力度，加强社区卫生服务中心医务人员的档案意识。如社区卫生服务中心的领导可以组织相关的培训，采取多种方式对档案管理知识进行普及。并且对相关医务人员的医疗信息填写进行定期或者不定期的抽查，根据抽查结果设置一定的奖惩制度。第二，根据相关的法律法规，以社区卫生服务中心的工作实践为指导，完善档案管理工作中的各个环节，如档案的收集、档案的归档、档案的保管等等，进而健全档案管理制度，使其更加规范化。第三，创新档案管理念，认识到档案管理的工作为了今后档案的开发利用而服务。树立以利用、服务为中心的指导思想。第四，鼓励社区卫生服务中心加大对档案管理工作的资金投入，在硬件方面，配备专门的档案管理房，并在档案管理房内安防防盗、防火、防潮等设备。此外，鼓励一些有条件的社区卫生服务中心实现档案室、阅览室以及办公室“三分开”。

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因为医疗卫生行业的特殊性，专业技术人员的档案应当改变人事档案“千人一面”的传统模式，突出反映人的个性特点和专业能力，具体内容应包括如下几类:考核类，包括专业技术人员年度考核表、工作人员年度职业道德考核表；教育培训类，包括学历、学位、各类培训证明材料；奖惩类，包括奖励、惩处结果证明材料；论著成果类，包括论著期刊、成果奖励证明材料。此外，还有在工作中不断形成的有关聘用、奖惩、政治思想、职业道德、业绩水平以及履行岗位职责情况等真实记录。如上涵盖了职业能力、职业生涯和职业信誉的卫生专业技术人员档案，在体现医院的人才梯队、结构比例、技术力量等方面实力的同时，还能更好地为组织上选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据、凭证和参考。

二、卫生专业技术人员档案信息化的途径

（一）建立专门的信息管理系统。该系统应至少包含档案检索管理系统、查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统要结合各医院工作实际需求设置，具有统计功能、分析功能、预测功能，同时做到：基础性信息突出准确性，严格信息的审查制度；动态性信息突出时效性，录入、变更及时；经验性信息突出指导性，尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力；政策性信息突出针对性，保证信息为决策和执行服务。

（二）建立个人电子档案系统。利用计算机、扫描仪、照相机等现代设备和现代技术，将卫生专业技术人员的基本信息，常用的档案资料、表格等制成PDF文件或JPG格式的图片文件，形成电子档案，使档案信息数据化、信息化，以便于查阅、借阅、归档、统计等日常工作。

（三）多途径、多渠道地开发档案信息资源，对信息进行深度开发和加工。例如对专业技术人员职业能力、职业信誉等项目进行综合统计、量化分析，并将所得信息资源及时编写汇总，提供给领导及职能部门，作为相关人事工作的参考依据；还可以将档案信息数据库进行分类，根据工作实际需要，制成不同的表格，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。

（四）发挥档案信息在医、教、研工作中的辅助作用。以科研为例，如在课题申报结束后，档案人员了解课题项目情况后，通过档案信息数据库，将本院相关的科技成果汇集起来，经过综合分析、整理，提供给课题组，使研究者及时获取相关资料，避免重复劳动。

（五）建立规范的管理体系。采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份、恢复机制，以及访问安全管理制度，防止出现非法访问以及对档案作非法添加、修改等，处理好档案信息的保密与开发利用间的关系，解决好使用权和管理权问题。

三、卫生专业技术人员档案信息化需注意的事项

（一）加强对电子文件原始性、真实性的认定和管理。对于纸质文件来说，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，但电子文件的内容与形式是相对独立的，没有相对固定的形式，要对采集的电子文件进行全面、认真的检查可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防改写等技术措施，提高电子文件的可靠性。

（二）防止工作中的盲目性和随意性。要结合工作实际，不断完善信息化建设的体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确、真实、规范、统一。

（三）加强档案信息动态化管理，提升使用价值。不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加反映人的个性特点、专业能力和信用记录等方面的资料，加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。

（四）严肃档案信息化管理的工作纪律。严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，严格限定上网信息的内容和范围，严禁处理专业技术人员档案信息的计算机与网络连接，确保信息安全。切实抓好网络信息安全保密教育，增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。

四、卫生专业技术人员档案信息化的优势

（一）档案信息化属于一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，会造成人力、物力、财力和时间上的极大浪费；档案信息电子化、低成本，满足了人事档案需求的多样性，拓宽了服务范围。

（二）可以大大减轻人事档案工作者的劳动强度。由于人事档案是动态性的，需要人对发生变动的人事信息进行及时记载，实现档案信息电子化管理以后，档案管理人员可以快速及时地进行人事档案的处理调整，保持人事档案的动态性与连续性。

（三）档案信息具有备忘提醒功能，可及时提醒人事管理部门对职称晋升、工资调整、退休等人员办理手续，防止因工作繁忙造成疏忽或耽误。

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【关键词】

乡镇卫生院；人事档案管理；重要性；现状；设想

乡镇卫生院是构成我国基层医疗卫生体系的主体单位，对我国基层乡镇医疗卫生事业的推进与实施来说意义重大。在国家的重视与投入下，目前我国的基层乡镇卫生院在医疗卫生水平方面进步显著，但其他一些方面的工作开展得还不尽如人意，如人事档案管理。而在人本理念下，我们必须要重视并做好人事档案管理，这样才能促进乡镇卫生院人才的培养、储备、应用，以人才为核心动力，进一步推动基层乡镇医疗卫生事业发展与进步。

一、卫生院人事档案管理的含义与重要性

（一）卫生院人事档案管理的含义。

从档案管理学的角度来讲，人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。具体到卫生院人事档案管理，它指得是在卫生院人事管理活动中形成的，记述和反映卫生院工作人员个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

（二）卫生院人事档案管理的重要性。

卫生院人事档案记录得是医务人员及其他相关工作人员的个人材料信息，所包含的内容是非常丰富的，这在前面的文章当中已经做出了阐述，通过这些信息我们可以清楚掌握人才的业务情况、能力特长以及职业思想道德等，这可以作为卫生院人才培养、储备、应用的基本依据，提高卫生院人力资源管理的质量与有效性。我们知道，在人本理念之下，人才是推动所有事业发展的核心动力，即使今天的医疗卫生设备科学技术含量再高，都不可能替代工作人员的存在，而通过人事档案管理，则能够使得卫生院的人才培养更加具有针对性，人才储备更加具有战略规划性，应用更加高效合理，这对卫生院人才事业和医疗卫生事业的发展来说均具有重要的作用意义。

二、乡镇卫生院人事档案管理现状

在国家的重视与投入下，目前我国的基层乡镇卫生院在医疗卫生水平方面进步显著，但由于思想意识和环境条件等因素的影响，基层乡镇卫生院人事档案管理工作的开展却还不是非常令人满意，急需改进与完善。

（一）对人事档案管理的重要性认识不足。

当前，乡镇卫生院确实非常重视自身的医疗卫生技术水平建设，这确实提高了乡镇农村的卫生医疗质量，不过其改进的地方基本都在于基础设施建设和医疗卫生设备建设，很多行政方面的管理工作却还没有跟上脚步，其中最为明显的一点就是对人事档案管理的不重视。由于环境氛围、思想意识等方面的因素影响，目前我国乡镇卫生院还并没有认识到人事档案管理的重要性，没有将人事档案管理与人才建设、医疗卫生技术水平建设连系在一起，这就在一定程度上限制了乡镇卫生院整体发展。

（二）人事档案管理的手段落后、制度不健全。

现阶段乡镇卫生院的建设投资都集中在基础设施与医疗卫生设备方面，信息化建设还显得非常不足，但目前我国的档案管理已经基本进入了信息化时代，乡镇卫生院由于缺少必要的信息化技术能力，所以其人事档案管理的手段还较为落后，不能满足当前时代下的档案管理工作需求。另一方面，由于对人事档案管理工作的不重视，所以乡镇卫生院还没有针对人事档案制定完善、健全的管理制度，导致乡镇卫生院人事档案管理无法规范、有序地推进。

（三）人事档案管理工作人员能力水平有限。

档案管理是一门独立的学科，需要专业的知识与技能才能胜任这份工作，但当前乡镇卫生院人事档案管理的工作人员大多是“半路出家”，所修的并非是档案管理学科，后期的培训、教育又没有跟上，因此其档案管理方面的能力水平较为有限，不能很好地完成人事档案管理工作，显然这样一来乡镇卫生院的人事档案管理工作质量与效率就会大打折扣，无法对卫生院人才建设与人力资源管理提供具有价值的参考。

三、乡镇卫生院人事档案管理在未来的改进与完善

（一）提高对人事档案管理的重视力度。

乡镇卫生院要根据当前医疗卫生事业的发展情况，与时俱进，从思想意识上提高对人事档案管理工作的重视程度。乡镇卫生院的领导要充分认识到人事档案对于卫生院发展的重大作用，了解其对医院各部门发展的基础支持效能，只有这样，档案管理部门才会摆脱可有可无的附属地位，促进人事档案管理工作水平的提升。

（二）健全人事档案管理制度。

健全的人事档案管理制度，能够为乡镇卫生院人事档案管理工作提供制度保证，使人事档案管理工作有法可依。乡镇卫生院要根据卫生院的实际情况，构建一套符合卫生院发展实际的、完善的人事档案管理体系，使卫生院的人事档案管理工作走上规范、科学发展的道路。在制定和完善人事档案管理制度时，必须要依据和遵守国家在医疗卫生与档案管理方面出台的法律、规章，并结合自身的实际工作情况，以确保制度具有可操作性，使其在人事档案管理工作当中能够得到有效的实施。

（三）加强对人事档案管理工作人员的培训教育。

从卫生院的角度来看，卫生院要本着“走出去、请进来”的原则，定期邀请医院档案管理专业人士，从法律法规、专业知识、业务技能等方面，对卫生院的档案管理人员进行培训，并加强对培训结果的考核，避免培训流于形式；定期举办人事档案管理知识大赛，并将考核结果和比赛结果计入绩效考核中，以此来提高档案管理人员主动学习的意识。乡镇卫生院要从实际出发，打破常规的集中授课模式，采用分小组、分层次的形式，和面对面、手把手的方式，进行互动式培训，以帮助参加培训的人员，尽快消化吸收相关业务知识，提高人事档案管理业务水平。

（四）加快跟进人事档案管理信息化建设。

信息化是现代档案管理的必然发展趋势，目前我国绝大多数的档案管理早就已经实现了信息化建设，信息化下的档案管理工作具有诸多的优势，例如其信息容量大、传输速度快、计算能力强等等，能够大幅度减少人的工作量，并提高档案管理工作的效率与质量。针对现阶段乡镇卫生院人事档案管理信息化程度较低的问题，应当加快跟进信息化建设，在基础设施建设、医疗卫生设备减少和信息化建设中找到一个平衡点。人事档案管理信息化建设第一步是要完成软硬设施的搭建，配置必要的计算机与软件系统，为人事档案管理创建有利的基础平台，考虑到乡镇卫生院人事档案管理的信息量、工作量并不是非常庞大，所以在硬件的配置上要适中，考虑到适用性问题，避免资源浪费。然后是要加强人事档案管理的网络体系构建，以完善的网络来促进人事档案管理信息收集、更新与共享。人事档案管理信息安全也是乡镇卫生院需要考虑的问题，除了要安装常规的防病毒软件之外，还应当制定实施严格的上机规程，定时进行数据信息备份等等。

四、结语

人事档案管理与乡镇卫生院人才建设、医疗卫生技术水平建息息相关，我们必须要正确正视乡镇卫生院人事档案管理工作的重要性，并加强研究探讨与实践，不断改进和提升乡镇卫生院人事档案管理的质量与有效性，以促进乡镇卫生院人才事业和医疗卫生事业发展。

作者：申明高 单位：泰州市姜堰区顾高中心卫生院

【参考文献】

[1]刘红，刘淑芳.基层卫生院档案管理存在的问题和改进措施[J].科技创新导报，2015（02）:197.

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笔者2010年调查了本市20家卫生事业单位，发现普遍存在人员不足的突出问题，招考没有计划，只能通过聘用大中专生作为补充。调查过程中重点对流动人员人事档案管理现状进行了调查分析，得出结论如下：

1 流动人员人事档案管理工作重视不够

一是部分单位领导重视不够，没有认识到流动人员人事档案管理工作的重要性，认为这项工作没有技术含量，谁都能干好，让一部分从一线退下来的老职工进行流动人员人事档案管理。二是档案管理场所不符合规定，甚至于有的单位没有专门的档案室，与行政办公室合署办公，设备陈旧不堪。

2 流动人员人事档案管理工作不规范

流动人员人事档案管理工作不规范主要表现在以下几个方面。一是认为卫生事业单位流动人员工作普遍存有临时思想，不会在本单位长久工作下去，根本没有必要建立人事档案；二是考核、职称评定、工资晋升机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失；三是档案堆放杂乱，未按照规范进行整理、装订。四是流动人员的人事档案不能及时移交当地人才服务中心，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

分析以上原因，主要表现为：一是没有认识到流动人员人事档案管理工作的重要性；二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，使用人单位档案管理被动；三是人事服务质量不高，收费过高，还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要，致使事业单位的流动人员不愿意实行人事。。

3 流动人员人事档案管理人员素质亟待加强

对20家卫生事业单位调查中发现，流动人员人事档案管理人员为70人，无证上岗人员15人，占21.4%。档案管理人员学历层次为：大学本科学历1人，大学专科学历12人，中专28人，高中学历10人，其他19人。70人中受过档案专业培训的53人，占75.7。综上所述，流动人员人事档案管理人员素质相对较低，专业能力较差，亟待进一步加强。

4 加强卫生事业单位流动人员人事档案管理的对策

为了保证事业单位流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，必须认真做到以下几点：

一是流动人员人事档案管理工作者要注重开发领导层，要使此项工作引起领导重视，必须加强与上级机关和兄弟单位的交流，提供机会让领导走出去看一看，发现自身不足，在经费上予以倾斜，争取在场所上、设备上再上新台阶。

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二、卫生事业单位人事档案管理的重要性

在人事档案管理的过程中，因为档案具备一定机密性与专业性，人事部门应重视人事档案并加强管理，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。在卫生事业单位中，因为人员调动较为频繁、各种岗位轮换、人员晋级、卫生员退休、临时聘用等问题，人事档案管理极为重要。[3]然而在人事档案管理工作中，却存在着卫生事业单位人员的流动性较强等问题，制约了人事档案的管理，若是不及时进行人事处理，则极易造成人事档案资料不齐全、手续配备不齐全、手续不完备等问题。

某些医院注重药物管理工作，注重对医生、护士的考评管理等，却忽视了人事管理的重要性。医院负责人对人事管理工作的不重视，造成了人事管理以及人事档案管理工作中出现疏漏，直接导致了医生升职时评判的片面性，导致某些优秀医生对医院不满而出现跳槽等现象，幸好医院管理者及时认识到问题的严重性，加强对人事管理尤其是人事档案管理的重视程度，为医院的各方人事调动以及医生升职等提供重要依据，医院也因此而更上一层楼。

三、卫生事业单位人事档案管理现状

（一）人员不足现问题突出

在我国多数地区的卫生事业单位中，人事部门配备的人员普遍较少，多在3～5人之间，相较于卫生事业单位内部医生、护士以及其他部门人员来讲人数可忽略不计。在一些较小的卫生事业单位中，多数人事部门人员除人事工作外还兼职其他工作，对人事档案管理工作不够专注。多数人事部门的档案材料无人整理、无人监督，甚至出现人员已离职其档案仍混于在职人员的档案之中。

（二）人员业务技能水平普遍偏低

严格来讲，人事档案管理工作是一门专业性较强的工作，其对阅卷的规范、阅卷质量等要求较高。多数卫生事业单位因对人事管理方面的不重视，导致人事部门人员变动较为频繁，导致对档案管理较为片面。除此之外，人事部门对人员招收较为简单，人事对管理档案的技术水平不足，后期亦未受到专业化的培训，造成管理档案的人事技术水平较低，档案材料混乱、不完整，影响了数据的准确性。

（三）管理手段滞后

随着社会经济的发展，人事管理制度也在逐渐进行改革创新发展，电子化逐渐普及，然而，档案管理的电子化发展却仍显欠缺。据调查，目前我国多数卫生事业单位的人事档案管理仍然是较为传统的纸质管理，无论是档案的储存、整理还是保护，管理方式与手段较为落后，极易造成档案的丢失与损坏，仅有个别位于发达城市的大型卫生事业单位采用了电子化的档案管理。近几年，社会已经进入信息化管理时代，电子化、科学化、规范化是人事档案管理的必由之路，普及电子化人事档案管理是卫生事业单位以及各企业的当务之急。

四、卫生事业单位人事档案管理电子化应用分析

（一）在卫生事业单位建立电子档案的必要性

在卫生事业单位之中，单位的卫生系统是一项较为复杂的系统，其中存储着大量的人事信息档案，在管理之时非常困难，若要做好卫生事业单位的档案管理与保存工作，需要投入大量的人力、物力、财力等。因此建立电子化档案管理十分必要，将纸质档案转化为电子化数据，方便管理人员管理的同时节省大量的空间，且更方便快捷。就电子化的人事档案而言，除建立庞大安全的数据库存放档案外，也应对卫生事业单位工作人员的信息进行收集整理，全面掌握各部门间的人事档案信息，加强对各部门的掌控。

（二）电子化在人事档案管理工作中的具体应用

在人事档案管理中，相关档案管理者可以利用计算机网络将人事档案进行分门别类，如护士间可按照普通护士、高级护士等护士职位等级进行档案分类，而医生也可根据心脑科、骨科等从事职位进行分类，节省时间，方便查找。[4]除此外，也可在局域网内部进行资源数据的共享，当领导或者工作人员想要急需了解人员档案时可直接上网查找，增加档案透明度的同时，对数据库的原始档案也是一种保护。在档案管理员进行档案管理时，降低了工作压力，提高了工作效率。

（三）电子化在档案管理应用中的风险

在电子化广泛应用于人事管理档案后，为企业部门带来便利的同时也带来了一定的风险。其一，网络的共享增加了人事档案的透明度，在查看信息便捷的同时大大增强了人员信息泄漏的可能。作为记录人们成长过程的文档，其中包含着自上学以来的成长历程、学习经历、工作经历等，是人们求职时最重要的文件，若档案被盗，对相关人员的人身安全会造成一定威胁。其二，电子化档案依托于网络而存在，虽然压缩了纸质档案的存放空间，能更有效地保存档案，但网络也不是绝对安全的，各种病毒、黑客影响着网络的安全，若电子化人事档案被病毒入侵会造成档案丢失，甚至造成系统的崩溃。事实上，有利就有弊，电子化档案的风险虽然不可避免，却可以进行有效的控制，将风险控制在一定范围内，增强档案管理者的电子信息化知识，为卫生事业单位人事档案管理的发展提供保障。

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新时代背景下，现代化管理与信息化建设是基层卫生和计划生育档案管理工作的必经之路，传统管理模式无法承受庞杂档案数据的收集、整理和开发，只有积极转变管理模式、尽快实现现代化管理才能提高档案管理的质量与工作效率，因此，明确现阶段基层卫生和计划生育档案管理存在的问题并积极探索优良的规范化档案管理模式和人才建设方式是目前亟待解决的重要课题。

1．基层卫生和计划生育档案管理存在的问题

1.1档案管理基础设施较差

我国基层卫生和计划生育档案管理的现有基础设备难以满足日益膨胀的档案管理需求，在硬件设备和软件应用上都有较大疏漏，这影响了档案管理的便捷性、全面性、准确性和高效性，由于某些基层卫生和计划生育档案管理单位的设备资金有限，因而不能及时买到先进的技术设备[1]，难以跟上科学技术发展的脚步。除了数量不足与资金有限之外，我国基层卫生和计划生育档案管理的基础设施还存在更新较慢的问题，系统升级维护水平较差，使得档案管理没有强大的设备支撑。

1.2档案管理现代化技术落后

在当今时代，科学技术发展迅速，如果不紧跟时代节奏，就难以得到又快又好的发展。我国基层卫生和计划生育档案管理的相关技术较为落后，一方面，纸质档案比例较大，数字档案比例较小，因此，数字档案的便利性没有得到充分利用，档案管理工作的整体信息化水平较为滞后，这不利于我国基层卫生和计划生育档案管理的进步与发展；另一方面，既有数字档案的质量不高，管理水平较差，档案信息的著录和安全无法得到有效技术保障，与发达国家的档案管理技术相比，我国档案管理工作还有很大进步空间。

1.3缺乏完整的档案管理系统

建立完整的档案管理系统有助于提高基层卫生和计划生育档案管理工作的效率，保证档案管理的各个工作环节有条不紊地运行，我国尚未健全档案管理系统，因此，档案管理人员在档案的收录采集、组织整理、存档归档等工作中缺乏有效指导和约束，部门与人员之间的配合也难以协调，这容易导致漏档等问题，不利于基层卫生和计划生育档案管理工作的高效运行和良好发展。

1.4档案管理人才素质偏低

档案管理人才的缺失是目前基层卫生和计划生育档案管理工作面临的严峻问题，人才是推动发展的重要动力，档案管理人才需要扎实的专业知识和工作经验，我国档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识，实际操作技能也有待提升，很多档案管理部门的工作人员都是年龄较大的人员，缺乏新鲜管理思想的注入，计算机水平高的人员较少，这不利于档案管理人才结构的优化和基层卫生和计划生育档案管理工作效率与质量的提升。

2．基层卫生和计划生育档案管理问题的对策

2.1强化档案管理认识与观念

基层卫生和计划生育档案管理水平密切联系着每一个人的工作和生活，关系到我国基层卫生和计划生育工作资料保存的完整性与真实性，单位领导与档案管理的工作人员应该提高对档案管理的重视程度，树立强烈的工作责任意识，拥有良好的工作使命感与积极性，这要求档案管理人员具备扎实的专业知识和业务技能。为了提高档案管理人员的工作技能，相关单位应该定期对人员进行培训，开展经验交流会，让有经验的工作人员向新入门的人员传授经验，让年轻的工作人员向不会计算机操作的人员提供技术指导。

2.2改善档案管理基础设施

基层卫生和计划生育档案管理的日常工作繁杂，涉及到诸多细节，劳动量与劳动强度较大，传统管理模式下的档案管理会耗损人力、物力与财力，因此，改善档案管理基础设施、提供档案管理技术手段是基层卫生和计划生育档案管理现代化的重要步骤，利用计算机处理档案信息不仅快速便捷，更容易长久保存，减少档案丢失率和损坏率，计算机还可以模拟人工立卷，按照类别把相应条目内容打印出来，或者按照文件形成的先后顺序排列打印[2]，这有利于提高基层卫生和计划生育档案管理的工作效率与准确性。

2.3建立健全档案管理系统

要建立较为完善的档案管理系统，就要从以下几个方面对现有的工作加以改善：首先，要对档案管理人员进行统一指导，使其熟知自己工作岗位的职责，强化员工工作责任意识，资历高的工作人员可以为资历低的人员传授经验，能力强的工作人员可以分享自己的业务处理技巧；其次，要规范工作流程并明确工作安排，加强员工间的工作交流，协调好各部门间的工作关系；再者，要建立科学合理的监督机制，对相关工作展开抽查与监督.

2.4提高档案管理人员素质

基层卫生和计划生育档案管理需要专业化人才，无论是档案学相关的理论知识，还是数字档案建设所需的计算机技能，档案管理人员都应该不断地学习并掌握，只有不断提高员工的专业素质，才能从根本上提高基层卫生和计划生育档案管理的工作水平，因此，督促档案管理人员学习知识并投入实践是档案管理发展的重要基础。结束语档案管理水平对基层卫生和计划生育工作有较大影响，推动档案管理从基础设备、管理理念和相关制度上快速发展是十分重要的。因此，档案管理人员与相关领导要强化对档案管理认识与观念，改善档案管理基础设施，建立健全档案管理系统，提高档案管理人员素质，这样才能更好地推动基层卫生和计划生育工作的发展。

参考文献：